Présentation au Conseil municipal
Département de développement
communautaire
le 21 octobre 2015
Département de développeme...
Organization Study
Final Report
• La Municipalité de Clare a commencé la mise en œuvre de
nombreux changements recommandés...
Le développement communautaire est un processus.
Ce processus peut mener à:
Plus d'emplois, de revenus,
d'infrastructure, ...
Département de développement
communautaire
Branding (cartes
d’affaires, site
web, médias
sociaux)
Message uniforme Réunion...
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Objectifs
Événement de cyclisme
(tourisme, loisirs/activité
physique avec impact
économique)
100-150 participants
Revenu e...
Projet de partenariats
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Équipe Gran Fondo Baie Sainte-Marie
Municipalité &
Partenaires en
développement
communautaire
et économique
(MOU @
CDÉNÉ)
...
Division des taches
Chaque membre du comité
organisateur avait un role spécifique
Coordonateurs
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•Inscription
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• Participants et
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Inscription
• Nourriture et
divertissement
Hospitalité
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Finances
Bénévoles
Marketing
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Finances- Revenu
REVENU ANTICIPÉ ACTUEL NOTES
Municipality of Clare $ 15 000, 00 $ 15,000.00
Provincial - $ 15,000.00 $ $ ...
Finances- Expenses
EXPENSES ACTUEL NOTES
ADMINISTRATION/MGMT $ 3,500.00
Translation, Parking & route closure
assistance
RE...
Gran Fondo Volunteers
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Volunteer Orientation
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Volunteer Feedback
Survey sent out to 59 volunteers
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Overall level of satisfaction
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very satisfied satisfied
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How well were your
responsibilities explained to
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Every detail was covered! From the
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How well did orientation night
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responsibilities?
À cause de cette soirée, je sentais
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Do you feel the volunteer
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The best thing about this
experience was:
I was impressed with the level of
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la route à suivre.
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Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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MARKETING
SUMMARY
SOMMAIRE DE
MARKETING
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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23 2 2
412 Participants in Year 1!
104
Halifax Metro - 138
Valley - 47
Yarmouth Co. - 35
South Shore - 31
Other NS - 30
28...
2015 Marketing Plan
5000 rack cardsDépartement de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Participant Testimonials
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Media Coverage
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
29
Photography-Videography
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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2016 Marketing Plan
• Build on brand: scenic, friendly & engaged community event
• 2 day event : include a Medio Fondo 70-...
2016 expectation: 700 to 1000 participants!
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
33
Questions?
Département de développement
communautaire le 21 octobre 2015
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Gran Fondo Baie Sainte-Marie Presentation to Council

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Gran Fondo Baie Sainte-Marie presentation to Council, October 21st, 2015 by the department of community development.

Gran Fondo Présentation au conseil municipal le 21 octobre 2015 par le département de développement communautaire.

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  • 59 Registered Volunteers – all but one were local
    More than 59 – p ex. mere et pere de Louanne et pere de Alain – Michelle Dow
  • Legion - Thursday
    All but three volunteers attended
    An overall review of the event
    Then grouped with their coordinator to get more detail on their specific responsibility.
    Gold t-shirt – stars of the event
  • Survey was sent to all volunteers
    36 responded (two more today)
    9 questions
  • 94% very satisfied
  • 94% very satisfied
  • 72% very adequately
    25% Adequately

    Need to have a Not Applicable option as three people did not attend
  • 100% of respondents said ‘very well organised’

    Dr Dow volunteer as a physician
  • Things they’d like to change about their volunteer experience:
    - Some commented that they would not change anything.
  • Comments:
    10 constructive comments, the rest said great job.
    - About signage
    - Distinguishing water and gatoraid coolers
    - Cross roads
    Map for residents of Clare
    Avoir plus de jeunes
    Mechanics

  • Mail list for next year
    Will need more volunteers as the event grows
  • Gran Fondo Baie Sainte-Marie Presentation to Council

    1. 1. Présentation au Conseil municipal Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 1
    2. 2. Organization Study Final Report • La Municipalité de Clare a commencé la mise en œuvre de nombreux changements recommandés dans le rapport Organization Study Final Report présenté au conseil par Richard G. Ramsay Management Consultants Inc. en mars 2015. L'étude considérait la livraison actuelle des services municipaux avec des recommandations pour une collaboration étroite qui aiderait à assurer les meilleurs services à la communauté. Le premier changement à être effectué a été la création d'un nouveau département; le Département de développement communautaire. Ce nouveau département regroupe maintenant les services de loisirs, tourisme, développement / l'inspection des bâtiments et le développement économique de la municipalité. Alors que le nom a changé, tous les services aux résidents des anciens départements combinés continuent à être livrés par le même personnel professionnel engagé pour les résidents de Clare. Cette approche stratégique démontre l'engagement de la municipalité pour assurer les meilleurs services possibles aux résidents tout en apportant des changements positifs. L'étude Organization Study Final Report pour la Municipalité de Clare peut être consultée à www.clarenovascotia.com sous la rubrique “Quoi de neuf ». (bulletin automne 2015 Services de loisirs de Clare) Richard G. Ramsay Management Consultants Inc. Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 2
    3. 3. Le développement communautaire est un processus. Ce processus peut mener à: Plus d'emplois, de revenus, d'infrastructure, et , en retour, une communauté qui est mieux en mesure de gérer le changement. Les joueurs peuvent mieux mobiliser les compétences existantes, recadrer les problèmes, collaborer dans de nouvelles façons. Des mesures importantes: l'identification des préoccupations existantes l'engagement l'auto-examen la priorisation la planification et l'action Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 3
    4. 4. Département de développement communautaire Branding (cartes d’affaires, site web, médias sociaux) Message uniforme Réunions d’équipe Amélioration de la communication Collaboration élevée Activités/initiatives qui touchent le tourisme, les loisirs et le développement économique Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 4
    5. 5. Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 5
    6. 6. Objectifs Événement de cyclisme (tourisme, loisirs/activité physique avec impact économique) 100-150 participants Revenu estimé 50,000 $ Résultats 1er Gran Fondo en N.-É. 452 inscriptions/412 participants Revenu actuel 97 425,00 $ Premier projet en commun Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 6
    7. 7. Projet de partenariats Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 7
    8. 8. Équipe Gran Fondo Baie Sainte-Marie Municipalité & Partenaires en développement communautaire et économique (MOU @ CDÉNÉ) Secteur privé Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 8
    9. 9. Division des taches Chaque membre du comité organisateur avait un role spécifique Coordonateurs •Logistique •Inscription •Hospitalité •Sécurité •Bénévoles •Marketing •Finances/ Présidence du comité •Secrétaire Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 9
    10. 10. • CoursesLogistique • Participants et leurs besoins Inscription • Nourriture et divertissement Hospitalité Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 • Sécurité de la route, des participants, des bénévoles • Règlements Sécurité 10
    11. 11. Finances Bénévoles Marketing Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 11
    12. 12. Finances- Revenu REVENU ANTICIPÉ ACTUEL NOTES Municipality of Clare $ 15 000, 00 $ 15,000.00 Provincial - $ 15,000.00 $ $ 10,000.00 NS Reg Dev Program $5000 & Acadian Affairs $ 5000 Federal (ACOA) 75% of eligible costs $ 10,000.00 $ $ 35,418.00 ACOA- EDI program Other Grants Sponsorship $ 1,500.00 $ $ 3,400.00 Sponsorships Registrations @ $75 $ 11,250.00 $ $ 33,033.00 409 @ $75 and 18 @ $118 Registrations @ $118 $ 354.00 Walk-ins (1 on Saturday and 2 on Sunday) Other income $ 220.00 Extra meal ticket sales Total Income $ 52,750.00 $ $ 97,425.00 Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 12
    13. 13. Finances- Expenses EXPENSES ACTUEL NOTES ADMINISTRATION/MGMT $ 3,500.00 Translation, Parking & route closure assistance REGISTRATION $ 1,198.23 Tables, printing & office supplies RACE LOGISTICS $ 10,881.70 Commissaire, Chip Timing, First aid, water & rest station supplies, bibs, barricades, radios HOSPITALITY $ 27,856.99 Social evening, after event BBQ, prizes, swag bags & contents, jerseys SAFETY $ 1,207.71 Safety vests, car magnets VOLUNTEER $ 4,284.53 Training session, t-shirts, refreshments/food MARKETING & PROMOTION $ 33,911.91 Branded equipment, signage, online & print advertising, website, trade shows, rack cards, LEGACY $ 1,000.00 ”Learn to Fondo” program SUBTOTAL $ 83,841.07 non-refundable portion of HST $ 3,534.15 TOTAL EXPENSES $ 87,375.22 REVENU $ 97,425.00 $ 10,049.78 Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 13
    14. 14. Gran Fondo Volunteers Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 14
    15. 15. Volunteer Orientation Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 15
    16. 16. Volunteer Feedback Survey sent out to 59 volunteers Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 16
    17. 17. Overall level of satisfaction 94% 3% 3% very satisfied satisfied somewhat satisfied not at all satisfied Hands down the most appreciated volunteer work I have ever done.  Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 17
    18. 18. How well were your responsibilities explained to you? Every detail was covered! From the best case scenario to the worst case scenario, the organisers had an answer for all my questions.  86% 14% Fully Explained Explained Partially Explained Not explained Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 18
    19. 19. How well did orientation night prepare you to meet your responsibilities? À cause de cette soirée, je sentais que je faisais vraiment partie de quelque chose de grand et spécial  72% 25% 3% Very adequetly Adequately Somewhat adequately Not adequately Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 19
    20. 20. Do you feel the volunteer program was well organized? I was impressed with the level of preparation the team had made. The volunteers as well as the participants were well cared for. 100% Very organized Organized Fairly organized Not organized Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 20
    21. 21. The best thing about this experience was: I was impressed with the level of preparation the team had made. The volunteers as well as the participants were well cared for. 32 of 36 respondents provided comments: Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 21
    22. 22. Things I like to change are: Des enseignes plus grosses indiquant la route à suivre. 24 of 36 respondents provided comments: Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 22
    23. 23. Are there other aspects of the Gran Fondo that could be improved upon? Plus de signes pour indiquer les differents parcours. 16 of 36 respondents provided comments Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 23
    24. 24. Would you like to be contacted for the 2016 Gran Fondo? Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 24
    25. 25. MARKETING SUMMARY SOMMAIRE DE MARKETING Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 25
    26. 26. 23 2 2 412 Participants in Year 1! 104 Halifax Metro - 138 Valley - 47 Yarmouth Co. - 35 South Shore - 31 Other NS - 30 281 Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 26
    27. 27. 2015 Marketing Plan 5000 rack cardsDépartement de développement communautaire le 21 octobre 2015 27
    28. 28. Participant Testimonials Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 28
    29. 29. Media Coverage Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 29
    30. 30. Photography-Videography Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 30
    31. 31. 2016 Marketing Plan • Build on brand: scenic, friendly & engaged community event • 2 day event : include a Medio Fondo 70-80 km • Coordinate 4 promo videos: commercial & documentary • Registration to open in January 2016 • Facebook advertising campaign • Increase media coverage i.e. TV • Bicycle Trade Shows - Salon du Vélo, Montreal: Feb 12-14 - Toronto International Bicycle Show: March 4-6 • TMAC travel writer conference, Cape Breton: June 22-24 • STEAM Economic Impact Report – learn from feedback Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 31
    32. 32. 2016 expectation: 700 to 1000 participants! Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 32
    33. 33. Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 33
    34. 34. Questions? Département de développement communautaire le 21 octobre 2015 34

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