Gestion de riesgos 23 marzo de 2013

ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
1
Falta de afinamiento en la
BD de SIR
03-ago-12
Datacenter principal
Datacenter alterno
SIR
17% 9 1.53
Percepción de Lentitud en
operación de usuarios finales
SIR y caídas del servicio SIR
Ejecutar actividades de
afinamiento y
administración de la base
de datos.
Trimestral a partir del 24 de
julio de 2012. 24 de octubre
de 2012, 24 enero de 2013.
ETB
Planeación de las labores
de afinamiento de la BD.
Entregar el segundo
informe de actividades
de afinamiento del
trimestre.
04-feb-13
Informe de
actividades de
afinamiento
Migración de
Cañasgordas: 16 de
agosto de 2012
Actas de migración
Migración de Ituango: 23
de agosto de 2012
Actas de migración
Migración de Fredonia: 31
de agosto de 2012
Actas de migración
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de
septiembre de 2012
Actas de migración
Migración de Santafé: 26
septiembre de 2012
Actas de migración
Migración de Itsmina: 03
de octubre de 2012
Actas de migración
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de
Octubre de 2012
Actas de migración
Migración de Concepción:
16 de Noviembre de 2012
Actas de migración
Migración de Sopetran:
23 noviembre de 2012
Actas de migración
Migración Bolívar: 07
diciembre de 2012
Actas de migración
Migración: Abejorral: 14
diciembre de 2012
Actas de migración
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 diciembre
de 2012
Actas de migración
Migración Tamesis: 03
enero de 2013
Actas de migración
Migración Yolombó: 17
enero de 2013
Actas de migración
Migración Amalfi: 24
enero de 2013
Actas de migración
Migración Santuario: 30
de enero de 2013
Actas de migración
Migración Pacora y
Zapatoza: 23 de febrero
de 2013
Actas de migración
Migración San Andres: 01
marzo de 2013
Actas de migración
Migración Charalá: 09
marzo de 2013
Actas de migración
Migración de
Cañasgordas: 16 de
Actas de migración
Migración de Ituango: 23
de agosto de 2012
Actas de migración
Planeación de la
migración. Ejecución de
las migraciones
SNR
De acuerdo al cronograma de
migración definido por SNR
Cumplimiento de los
tiempos establecidos para
entrega de los
prerequisitos en el proceso
de migración
2 9 1.5317%
La oficina no sale a producción
dentro de SIR
Impacto negativo en el servicio
Matriz de Gestión de Riesgos
SIR03-ago-12
Fallas en el proceso de
migración de oficinas
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 marzo de 2013 1 of 8

Migración de Fredonia: 31
de agosto de 2012
Actas de migración
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de
septiembre de 2012
Actas de migración
Migración de Santafé: 26
septiembre de 2012
Actas de migración
Migración de Itsmina: 03
de octubre de 2012
Actas de migración
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de
Octubre de 2012
Actas de migración
Migración de Concepción:
16 de Noviembre de 2012
Actas de migración
Migración de Sopetran:
23 noviembre de 2012
Actas de migración
Migración Bolívar: 07
diciembre de 2012
Actas de migración
Migración: Abejorral: 14
diciembre de 2012
Actas de migración
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 diciembre
de 2012
Actas de migración
Migración Tamesis: 03
enero de 2013
Actas de migración
Migración Yolombó: 17
enero de 2013
Actas de migración
Migración Amalfi: 24
enero de 2013
Actas de migración
Migración Santuario: 30
de enero de 2013
Actas de migración
Migración Pacora y
Zapatoza: 23 de febrero
de 2013
Actas de migración
Migración San Andres: 01
marzo de 2013
Actas de migración
Migración Charalá: 09
marzo de 2013
Actas de migración
Planeación del despliegue
2.7.7: 15 de septiembre
de 2012
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.7
2.7.8: 07 de noviembre de
2012
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.8
2.7.9: 12 de enero de
2013
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.9
2.7.9.1: de 2013
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.9.1
2.8: de 2013
Plan de pruebas del
despliegue 2.8
Formar equipos de
pruebas con personal
disponible y con
conocimiento en SIR
De acuerdo a prioridad fijada
por SNR
SNR
Planeación de la
migración. Ejecución de
las migraciones
ETB
3 SIR 50%
ETB
Planeación de
despliegues
Definir plan de pruebas
completos
por SNR
2 9 1.5317%
La oficina no sale a producción
dentro de SIR
Seguir procedimiento de
migración establecido
entre las partes. Ajustar
procedimiento de
migración de ser necesario
De acuerdo al cronograma de
migración definido por SNR
9 4.50
Demora en la implementación
de nuevos requerimientos
SIR03-ago-12
Fallas en el proceso de
migración de oficinas
Demoras en el proceso de
pruebas funcionales a los
desarrollos
03-ago-12

Realizar recomendaciones
de acuerdo a los hallazgos
encontrados durante la
ejecución del
mantenimiento
preventivo.
Reuniones de seguimiento ETB
Planeación del
mantenimiento
preventivo, ejecución del
mantenimiento
preventivo
Finalización del
mantenimiento
preventivo el 20 de
febrero de 2013
Formato de
prestación del
servicio
Autorizar compra de
repuestos
por SNR
SNR
Autorización de gasto
por la bolsa de repuestos
Ampliacion de la bolsa de
repuestos
Adición del contrato
453.
5
Incumplimiento de los
tiempos de garantía de los
terceros
03-ago-12
Mesa de ayuda
integral
17% 9 1.53 Indisponibilidad del servicio
Entrega de contratos con
terceros
Cada vez que ingrese oficinas
nuevas, o cada vez que SNR
firme un contrato
SNR
Entrega de
documentación a ETB
Cada vez que ingrese
oficinas nuevas, o cada
vez que SNR firme un
contrato
Copia de contratos
6
Aumento en el volumen de
llamadas por ingreso de
nuevas ORIPS
03-ago-12
Mesa de ayuda
integral
17% 5 0.85
Degradación del servicio e
incumplimiento de ANS
Disposición de hasta 2
personas adicionales
03 agosto de 2012 ETB
Disponibilidad del
personal
24 julio de 2012
Personal en la mesa
de ayuda
7
Falta de integración de los
requerimientos de portal
con los requerimientos de
agenda de conectividad.
03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1.53
No lograr la certificación GEL
3.1
Definir plan de trabajo
Realizar verificaciones de
avance cada 15 días
Quincenal ETB
Planeación de desarrollo
de requerimientos,
desarrollo de
requerimientos
09 agosto de 2012
Matriz de
cumplimiento
Choconta: 29 Agosto de
2012
Facatativá : 31 Agosto de
2012
Zipaquirá: 28 Agosto de
2012
Orocue:24 Septiembre de
2012
Mitu:28 Septiembre de
2012
Mocoa: 26 Septiembre de
2012
Puerto Asís: 25 Octubre
de 2012
Puerto Carreño: 31
Octubre de 2012
Puerto Inírida: 09
Noviembre de 2012
Caloto: 30 Noviembre de
2012
El Bordo: 27 Noviembre
de 2012
Santander de Quilichao:
29 Noviembre de 2012
Puerto Tejada: 14
Diciembre de 2012
Samaniego: 19 Diciembre
de 2012
Túquerres: 18 Diciembre
de 2012 Florencia: 23
enero 2013 Quibdo: 29
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0.85 Degradación del servicio
Realizar la depuración de
cuentas de correo
Constantemente, de acuerdo a
las cuentas de correo que
indique SNR
ETB
Depurar cuentas de
correo
Constantemente, de
acuerdo a las cuentas de
correo que indique SNR
Cuentas de correo
depuradas
Mesa de ayuda
integral
17%
17% 5 0.85
No cumplir con las políticas
establecidas en el manejo de
correo corporativo
Realizar campañas de
mejoramiento de uso de
correo
La no utilización del servicio
de correo corporativo
03-ago-12 Hosting de correo
9 1.53 Impacto negativo en el servicio
Realizar las campañas
Informes del
servicio
8 09 agosto de 2012 ETB
4
Fallas en la plataforma
computacional y eléctrica de
las ORIPS
03-ago-12

10
Incumplimiento de las
políticas para el uso de
correo
03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0.85 Degradación del servicio
Divulgación de las políticas
de correo
Formalizar documento
para que los usuarios
conozcan las políticas de
correo institucional, e
intensificar la restricción
por el proxy de la entidad
de correos como hotmail,
gmail, yahoo etc.
Constantemente SNR
Divulgación de las
políticas de uso de
correo
Constantemente
Correos del área de
divulgaciones
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1.53 Indisponibilidad del servicio
Ejecuta pruebas de
vulnerabilidad para el
nuevo portal
Una mensual ETB
Ejecución pruebas de
vulnerabilidad
Primera: 28 agosto de
2012. Segunda: 29
septiembre de 2012.
Tercera: 27 octubre de
2012. Cuarta: 24
noviembre de 2012.
Quinta: 29 diciembre de
2012. Sexta: 23 de
febrero de 2013.
Septima: 26 febrero de
2013
Informe pruebas de
vulnerabilidad
12
Daños en la infraestructura
de comunicaciones de la
mesa de ayuda
03-ago-12
Mesa de ayuda
integral
Activación de los celulares
Correo electrónico
Activación de los
celulares
Correo electrónico
03 agosto de 2012
Celulares
disponibles
13
Falta de suministro de
energía eléctrica en
instalaciones de la mesa de
ayuda
03-ago-12
Mesa de ayuda
integral
UPS por dos horas
Traslado al DC con celular y
correo
03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
14
Indisponibilidad del
personal por alteraciones
del orden público
03-ago-12
Mesa de ayuda
integral
Activación de los celulares
Correo electrónico
Activación de los
celulares
Correo electrónico
03 agosto de 2012
Celulares
disponibles
15
Indisponibilidad de
infraestructura por
desastres naturales (Sismos,
Terremotos, Inundaciones,
Descargas eléctricas)
03-ago-12
Datacenter alterno
SIR
Visitar al DCP y DCA para
verificar que cuenta con las
especificaciones que
mitigan estos eventos
28 agosto de 2012 SNR
Planeación de la visita y
ejecución de la misma
25 septiembre de 2012
Actas de
seguimiento
16
Indisponibilidad de
infraestructura por fallas de
hardware
03-ago-12
Datacenter alterno
SIR
Planeación y Ejecución de
un simulacro
15 diciembre de 2012, se
cambia la fecha para el 12 de
enero de 2013 por cronograma
de migraciones
ETB
Planeación y ejecución
del simulacro
12 enero de 2013
Plan e informe del
simulacro
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0.85
Demoras en la ejecución de las
actividades propias del
proyecto
Planes de transferencia de
conocimiento
Entrega de la primera
versión del plan de
transferencia
30 agosto de 2012
Plan de
transferencia V1.0
18
Falta de claridad en la
definición de los
requerimientos de SIR
16-ago-12 SIR 17% 9 1.53
Demoras en la implementación
Diseño erróneo
Realizar sesiones SNR/ETB
para aclarar o ampliar la
información sobre el
requerimiento.
Revisar los requerimientos
afectados, así como toda la
documentación y código
derivado de los mismos
hasta el punto de aparición
del cambio
En reuniones de seguimiento y
cada vez que SNR solicite
requerimientos
ETB
Definición de
requerimientos
En reuniones de
seguimiento
Actas, Definición de
requerimientos,
Plan de pruebas,
Actas de despliegue

19
Pérdida de documentación
y/o otros artefactos
16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1.53
Pérdida de Conocimiento o
Información crítica de la
operación de SNR
Publicar el Conocimiento o
Información en la
herramienta de KM
Constantemente, cada vez que
se aprueben los documentos
ETB Publicar CoI
Constantemente, cada
vez que se aprueben los
documentos
Herramienta de
gestión de
conocimiento
(www.gestionconoc
imientosnr.com)
20
Falta de seguimiento al
proyecto
16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1.53
Incumplimiento de la
planeación
Realizar reuniones de
seguimiento
De acuerdo al plan de
comunicaciones
ETB
Reuniones de
seguimiento por línea
De acuerdo al plan de
comunicaciones
Actas de
seguimiento
21
Plan de transferencia
dimensionado
inadecuadamente en lo
referente a: Tiempos,
documentación a entregar,
precisión y completitud en
la información a entregar al
nuevo operador, personal
involucrado en el proceso,
oportunidad de entrega por
parte de ETB
29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4.50
Indisponibilidad del servicio
Calificación inadecuada en
plan gobierno en línea
Planeación del proceso de
transferencia que
involucre:
Equipo de alto desempeño
de las tres partes (ETB,
SNR, Nuevo operador)
Tiempo (Optimo para
ejecutar el plan,
priorización de actividades
de la operación)
Alcance (Detallado ,
especifico y documentado
en las líneas críticas)
Antes de iniciar el proceso
licitatorio de BPO
SNR
Definición plan de
transferencia
Antes de iniciar el proceso
licitatorio de BPO
Plan de
transferencia V1.0
22
Fallas en el inicio de la
operación con el nuevo
operador.
28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4.50 Indisponibilidad del servicio
Asegurar que la operación
del servicio sea ejecutada
por el equipo de alto
desempeño del nuevo
operador que participo en
el proceso de
transferencia.
Durante la planeación y
ejecución del proceso de
transferencia
SNR
Realizar seguimiento y
control durante el
proceso de transferencia
transferencia
Realizar seguimiento
puntual y frecuente a los
terceros (proveedores de
ultimas millas) que realizan
los traslados y realizar
seguimiento ETB/SNR
quincenalmente.
Durante las actividades de
traslados
ETB
Seguimiento a
proveedores de UM
Durante las actividades de
traslados
Actas, correos,
saturaciones de los
canales que fueron
objeto de traslado
Realizar las solicitudes a
ETB teniendo en cuenta los
tiempos establecidos para
ello
Durante la ejecución del
contrato
SNR
Solicitar con el tiempo de
anticipación acordado los
traslados
contrato
Solicitudes por
correo
24
visitas programadas en los
mantenimientos
preventivos.
04-oct-12
Mesa de ayuda de
ofimática
17% 5 0.85 Impacto negativo en el servicio
Realizar seguimiento a los
terceros que realizan los
mantenimientos en las
ORIPS y realizar
seguimiento ETB/SNR
semanalmente.
contrato
ETB
reportar avance en las
reuniones de
seguimiento con SNR
En las reuniones de
seguimiento de MAO
Actas de
seguimiento
Entregas parciales
Impacto negativo en el servicio23 4.50950%Conectividad04-oct-12
actividades de traslados

25
Falta de correspondencia de
los diagnósticos con los
tiquetes.
04-oct-12
Mesa de ayuda de
ofimática
En las reuniones de
seguimientos con una
frecuencia quincenal se
revisaran los reportes de
diagnostico enfocándose
en las recomendaciones
contrato
ETB
reportar avance en las
reuniones de
seguimiento con SNR
En las reuniones de
seguimiento de MAO
Actas de
seguimiento
Entregas parciales
26
Falta de disponibilidad de
los diagnósticos de los
mantenimientos
preventivos.
04-oct-12
Mesa de ayuda de
ofimática
En las reuniones de
seguimientos con una
frecuencia quincenal se
revisaran los reportes de
diagnostico enfocándose
en las recomendaciones
contrato
ETB
Entrega de diagnósticos
parciales
En las reuniones de
seguimiento de MAO
Actas de
seguimiento
Entregas parciales
27
No coincidencia de los datos
de origen con la data creada
en SIR de la información
básica.
04-oct-12 SIR 17% 9 1.53 Indisponibilidad del servicio
Mejorar el proceso de
migración, incluyendo una
verificación del nombre de
los círculos creados en SIR .
Durante las migraciones ETB
Ajustar procedimiento de
migración
Durante las migraciones
Procedimiento de
migración
28
Entrega tardía del export de
parte de SNR a ETB.
04-oct-12 SIR 17% 9 1.53
Mala calidad del servicio
Seguimiento al tercero en
la entrega de la
información.
Verificar calidad de la
información antes de ser
enviada a ETB.
Durante las migraciones SNR Entrega de exports Durante las migraciones
Actas de entrega de
BD
29
No contar con un tercero
(interventor) que avale el
proceso de transferencia.
04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7.56
Retrasos en el proceso de
transferencia
Planeación del proceso de
transferencia que
involucre:
Equipo de alto desempeño
de las tres partes (ETB,
SNR, Nuevo operador)
Tiempo (Optimo para
ejecutar el plan,
priorización de actividades
de la operación)
Alcance (Detallado ,
especifico y documentado
en las líneas críticas)
Monitoreo y control de la
ejecución del plan de
transferencia
Sugerir a la SNR iniciar
proceso de interventoría
transferencia
SNR
control durante el
transferencia
Listar los PC están siendo
cubiertos por la consola de
antivirus
30 Octubre de 2012 ETB
Entregar listado de PC
cubiertos a SNR
30 Octubre de 2012
Actas de
seguimiento
Comparación PC vs
PC protegidos
Comparar y asegurar que
el 100% de los PC están
siendo cubiertos por la
consola de antivirus
15 Noviembre de 2012 SNR
50% 911-oct-12
SIR
Mesa de Ayuda
Funcional
Mesa de Ayuda
Ofimática
Conectividad
4.50Virus en la red30

Listar las sedes principales
que usuarios tienen
instalado software como el
Ultrasurf
30 Octubre de 2012 ETB
Entregar listado de PC
con software prohibido
30 Octubre de 2012
Actas de
seguimiento
Informes de
diagnóstico
Definir políticas de uso de
software
32
Falta de legalización del
licenciamiento Linux
06-nov-12
SIR
DCP
DCA
84% 9 7.56
Legalizar el licenciamiento
de Linux
Desde el inicio del contrato SNR
Correo Indisponibilidad del servicio
Conectividad Mala calidad del servicio
Encolamientos de correo, alto
procesamiento en las
máquinas y saturación de los
canales del cliente.
Definición plan de trabajo
de choque entre las partes
Próxima reunión seguimiento
(18 diciembre de 2012)
SNR
Definición de fechas de
hitos
18 diciembre de 2012
Actas de
seguimiento
Próxima reunión seguimiento
(18 diciembre de 2012)
ETB
Definición de fechas de
hitos
18 diciembre de 2012
Actas de
seguimiento
35
Falta de disponibilidad de
recursos por parte de SNR
para las pruebas de
requerimientos de SIR
18-dic-12 Todas las líneas 50% 9 4.50
Incumplimiento de
obligaciones contractuales
NO actualización de SIR de
acuerdo a las necesidades de
SNR
10 enero de 2013 SNR
36
Interrupción en la
prestación del SIR a nivel
nacional ocasionado por un
plan de transferencia
articulado inadecuadamente
31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4.50
Calificación inadecuada en
plan gobierno en línea
Incluir el Plane del proceso
de transferencia en los
pliegos del BPO
En la prepración de los pliegos
de la licitación de BPO
SNR
Asignación de personal con
habilidades en la
transmisión de
conocimiento, con
experiencia en los temas
En la etapa de planeación de la
transferencia con el nuevo
operador
ETB
Ajustes al plan de
transferencia
Durante el mes de enero y
febrero
Plan de
transferencia V
preliminar
Solicitud de personal con
conocimientos
especializados.
En la prepración de los pliegos
de la licitación de BPO
SNR
Ajustes al plan de
transferencia
Durante el mes de enero y
febrero
Plan de
transferencia V
preliminar
Asignación de personal
cumpliendo con lo
solicitado por SNR.
Al inicio del nuevo contrato de
BPO
NUEVO
OPERADOR
38
Retrasos en las actividades
acordadas en el plan de
transferencia
Estar fuera del tiempo de
contrato entre ETB y SNR.
transferencia.
Seguimiento semanal a la
ejecución del plan.
Semanalmente una vez inicie el
semanalmente
ETB
Verificación y
actualización de la
información
En el mes de marzo
Documentación
actualizada
50%
SIR
Mesa de Ayuda
Funcional
Mesa de Ayuda
Ofimática
Conectividad
11-oct-12
1.53
Definición y aplicación de
políticas de uso de correo
Software prohibido en los
PC
31
33
Mal uso de la disponibilidad
de la capacidad de
almacenamiento de correo
30-nov-12 17% 9
4.509
Fallas en la transmisión y
aprendizaje del nuevo
conocimiento.
37
No asignación de personal
idóneo en el proceso de
transmisión y recepción de
conocimiento
31-ene-13 Todas las líneas 50%
9 1.53
Incumplimiento de
obligaciones contractuales
34
Falta de definición de fechas
de hitos
10-dic-12 Todas las líneas 17%
9 4.50

39
El funcionamiento de las
Líneas de Servicio
entregadas al nuevo
operador, no coincide con la
documentación, manuales y
demás elementos técnicos
de consulta socializados al
nuevo operador
Retrasos en la ejecución del
plan
Revisión previa de la
documentación
En la etapa de preparación de la
operador
ETB
Revisión y actualización
documentación
40
Operación del servicio
afectada por la ejecución de
la fase de Transferencia y
Transición a nuevo operador
31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4.50 Indisponibilidad del servicio
transferencia.
Semanalmente una vez inicie el
semanalmente
ETB
41
La información entregada al
nuevo operador es
insuficiente para arrancar
con la operación de las
líneas y el funcionamiento
de la PMO y la gerencia del
Retrasos en la ejecución del
plan
Revisión previa de la
documentación
operador
ETB
Verificación y
información
En el mes de marzo
Documentación
actualizada
42
Algún elemento, aplicación
o producto no se entregue al
nuevo operador.
31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4.50 Indisponibilidad del servicio
transferencia.
operador
ETB
Verificación y
información
En el mes de marzo
Documentación
actualizada
43
Caida del sistema en el
servidor SNRCALIDAD
18-mar-13 SIR 84% 9 7.56 Indisponbilidad del servicio NC
Aprovisionar
infraestructura para el
servicio de NC
30-abr-13 SNR
Informe del
comportamiento
del servidor

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