Ayon kay Sudprasert (2014), and adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong.
Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda ng pulong:
Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
mga paksang tatalakayin
mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
oras na itinakda para sa bawat paksa
Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
Ito ay nagbibigay din ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda
Tulad ng paggawa ng memorandum, mayroon ding sinusunod na hakbang sa paggawa ng adyenda. Tandaan na ang mga paksang tatalakayin ay hindi lamang sa isang tao magmumula kundi manggagaling sa mga taong kasapi sa pulong.
Narito ang mga hakbang na dapat isagawa sa pagsulat ng adyenda:
Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang email na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung email naman, kinakailangan magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minutong kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
3) Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan makikita ang adyenda o paksa, taong nagpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-uusapan.
4) Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay dito ang layunin ng pulong na ito, at kung kailan at saan ito gaganapin.
5) Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.
Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda:
1) Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. Ginagawa ito upang matiyak na ang bawat taong dadalo sa pulong ay may sapat na kaalaman hinggil sa mga paksang pag-uusapan. Gaya ng nabanggit sa unahan, maaari itong ibigay sa mga kasapi sa pulong, isang araw o dalawang araw bago ang pulong depende sa kultura ng organisasyon o institusyon. Maaaring magdala ng karagdagang kopya nito sa mismong araw ng pulong upang kung may nakalimot dalhin ito ay maaari mo s
2. Ayon kay Sudprasert (2014), and adyenda ang
nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa
pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at
sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng
matagumpay na pulong. Napakahalagang
maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa
mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong.
3. Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng
adyenda ng pulong:
1) Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
a. mga paksang tatalakayin
b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. oras na itinakda para sa bawat paksa
2) Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod
ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3) Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na
ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
4) Ito ay nagbibigay din ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging
handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5) Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang
tatalakayin sa pulong.
4. Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda
Tulad ng paggawa ng memorandum,
mayroon ding sinusunod na hakbang sa
paggawa ng adyenda. Tandaan na ang
mga paksang tatalakayin ay hindi lamang
sa isang tao magmumula kundi
manggagaling sa mga taong kasapi sa
pulong.
5. Narito ang mga hakbang na dapat isagawa sa
pagsulat ng adyenda:
1) Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya
naman ay isang email na nagsasaad na magkakaroon ng
pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong
araw, oras, at lugar.
2) Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang
katibayan ng kanilang pagdalo o kung email naman,
kinakailangan magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag
din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay
sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang
tatalakayin at maging ang bilang ng minutong kanilang
kailangan upang pag-usapan ito.
6. 3) Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang
lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na
magiging sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay nakalatag sa
talahanayan o naka-table format kung saan makikita ang adyenda
o paksa, taong nagpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal
pag-uusapan.
4) Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa
o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay dito
ang layunin ng pulong na ito, at kung kailan at saan ito gaganapin.
5) Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.
8. Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda
1) Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay
nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. Ginagawa ito
upang matiyak na ang bawat taong dadalo sa pulong ay
may sapat na kaalaman hinggil sa mga paksang pag-
uusapan. Gaya ng nabanggit sa unahan, maaari itong
ibigay sa mga kasapi sa pulong, isang araw o dalawang
araw bago ang pulong depende sa kultura ng
organisasyon o institusyon. Maaaring magdala ng
karagdagang kopya nito sa mismong araw ng pulong
upang kung may nakalimot dalhin ito ay maaari mo silang
9. 2) Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa. Sa
pagpaplano ng pulong, higit na makabubuti kung sa unang bahagi ng miting
tatalakayin ang pinakamahahalagang adyenda. Ginagawa ito upang matiyak
na kung kulangin man ang oras sa pagpupulong ay matalakay na ang
mahahalagang paksa. Gayundin, ang mga taong kasama sa pulong ay hindi pa
gaanong pagod at ito ay nakatutulong nang malaki upang maunawaan nang
lubos ang mahahalagang adyenda.
3) Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible kung kinakailangan.
Tiyakin na nasusunod ang itinakdang oras para s amga adyenda at paksang
tatalakayin. Maging “conscious” sa oras na napagkasunduan. Huwag maging
maligoy sa pagtalakay ng mga paksa. Tandaan na ayaw ng maraming tao ang
mahabang pulong. Ito ay kadalasang nagdudulot ng pagkainip o minsan
maging pagkainis sa mga kasapi sa pulong. Kung sakaling sumobra sa
itinakdang oras ang pagtalakay sa isang paksa dahil mahalaga ito at
nangangailan ng higit na paglilinaw, maaaring mag-adjust ng oras ng
pagtalakay sa ibang adyenda na maaaring matalakay nang mas mabilis.
10. 4) Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na
nakalagay sa sipi ng adyenda. Ang pagsunod sa
itinakdang oras ay nangangahulugan ng pagrespeto sa
oras ng iyong mga kasama. Kung maaari ay maglagay ng
palugit o sobrang oras upang maiwasan ang
pagmamadali.
5) Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng
adyenda. Makatutulong nang malaki kung nakahanda na
rin kasama ng adyenda ang mga kakailanganing
dokumento para sa mga paksang nangangailangan ng
estadistika, komputasyon, at iba pa upang mas madali
itong maunawaan ng lahat at walang masayang na oras.
