Cette présentation PowerPoint sert d'outil pour toutes personnes intéressées par les projets de numérisation dans les études de notaires. Notre équipe présente les différentes étapes de numérisation et de destruction de documents.

1. Comment mettre en place des
procédures de numérisation pour
une étude de notaires en 20 jours?
Présentation par Julie Boulanger et Caroline Brière Perreault,
étudiantes des Techniques de la documentation du Collège Lionel-Groulx.

2. Problématiques de l’étude de notaires
• Espace restreint dans la voûte sécurisée.
• Difficulté à repérer l’information.
• Manque d’efficacité pour la destruction des documents.
• Aucune méthode de numérisation ou de destruction en place.
Roy & Roy Notaires. (n.d.). Logo récupéré le 9
mai 2017 de http://royetroynotaires.com/

3. Solutions envisagées
• Mettre en place de nouvelles procédures pour la numérisation et la
destruction des documents inactifs et actifs.
• Préparer des outils de travail pour aider les employés.
• Procédurier(s)
• Bordereaux de travail
• Aide-mémoire

4. Étape 1: Valider à nouveau avec le milieu leurs
besoins documentaires
• Rencontrer les responsables du milieu avant de commencer le travail.
• Valider avec l’étude de notaires les documents considérés essentiels pour le tri des
documents et le nommage des fichiers PDF ou PDF/A.
• S’assurer de bien comprendre les attentes du milieu.
• Avoir la permission et les consignes du milieu avant d’entrer en contact avec les
fournisseurs.
Temps estimé: 1 heure

5. Étape 2: Contacter les fournisseurs
• Contacter le fournisseur du système de gestion notariale
(Eurêka).
• Vérifier avec ce fournisseur les fonctionnalités possibles du
logiciel.
• Contacter le fournisseur (EBL Inc.) du
numériseur/photocopieur/télécopieur.
• Vérifier les fonctionnalités potentielles du numériseur et les frais
reliés.
• Discuter avec la notaire (personne responsable) des limites
imposées par les fournisseurs.
Temps estimé: 1 heure
Eurêka. (n.d.).
Logo récupéré le 8 mai 2017 de
http://www.eurekatech.ca/fr/eureka.html
EBL INC. (n.d.)
Logo récupéré le 8 mai 2017 de
http://ebl.ca/

6. Étape 3: Faire un procédurier sommaire
• Effectuer des recherches.
• Consulter des guides de numérisation et des grilles de contrôle de qualité.
• Établir les critères de qualité pour les numérisations.
• Établir la marche à suivre pour la numérisation des documents, selon le milieu.
• Estimer les différentes étapes nécessaires du traitement, de la numérisation et de la destruction
des documents.
• Faire une liste (une ébauche) des étapes à effectuer.
Temps estimé : 3 heures

7. Étape 4: Préparer les
bordereaux de travail
• Décider du nombre de grilles à créer.
• Décider du format des grilles à créer (mise
en page).
• Décider quels sont les éléments importants à
ajouter dans chaque grille.
• Décider quels éléments seront à cocher ou à
écrire au long.
Temps estimé: 4 heures

8. Bordereau de traitement (suite)

9. Étape 5: Débuter le traitement et la numérisation
de 5 dossiers afin de valider les bordereaux de travail
• Récupérer un dossier dans la voûte sécurisée.
• Utiliser les bordereaux de travail pour guider les étapes.
• Faire l’inventaire du dossier et le tri des documents.
• Effectuer la préparation matérielle (déplier les feuilles, retirer les agrafes, les trombones et autres).
• Valider les informations dans le dossier numérique du logiciel.
• Numériser les documents, selon les paramètres appropriés.
• Vérifier la qualité des fichiers PDF ou PDF/A.
• Transférer les fichiers dans le bon dossier numérique.
• Répéter chaque étape pour les cinq dossiers.
Temps estimé : 4 heures

10. Étape 6: Modifier les bordereaux de travail,
à la suite des premiers essais de traitement,
de numérisation et de téléversement.
• Prendre en notes les différentes lacunes des bordereaux de travail.
• Faire les modifications nécessaires aux différents bordereaux.
• Diviser les bordereaux au besoin.
• Valider avec le milieu si les bordereaux sont simples et efficaces à utiliser.
Temps estimé: 1 heure

11. Étape 7: Faire le traitement et la numérisation
de dossiers
• Récupérer les dossiers dans la voûte sécurisée.
• Utiliser les bordereaux de travail pour guider chacune des étapes.
• Vérifier l’existence des dossiers en version numérique (dans le système de gestion notariale) et valider les informations
(vérifier les numéros de minutes, les noms des participants, etc.).
• Faire l’inventaire du dossier et le tri des documents.
• Effectuer la préparation matérielle.
• Numériser les documents, selon les paramètres appropriés, déterminés par les critères de qualité.
• Vérifier la qualité des fichiers PDF ou PDF/A.
• Transférer les fichiers dans le bon dossier numérique.
• Répéter.
• Toujours noter les lacunes des bordereaux ou les modifications de la liste des étapes de travail.
Temps estimé: 12 jours

12. Étape 8: Destruction des dossiers
• Faire vérifier un des dossiers parmi 20 dossiers traités, numérisés et transférés par
un ou une notaire.
• Faire approuver la destruction des dossiers par ce notaire.
• Utiliser le bordereau de destruction complet ou abrégé.
• Faire la contre-vérification des fichiers PDF ou PDF/A en utilisant les bordereaux
de traitement et de numérisation déjà remplis.
• Détruire les documents à la déchiqueteuse.
• Mettre au recyclage les retailles.
Temps estimé: 3 jours

14. Cette version du bordereau de destruction
doit seulement être utilisée lorsque les
bordereaux de traitement et de numérisation
ont été remplis.
Une étude de notaires utilisera davantage un
résumé des trois bordereaux, tel que le
bordereau de destruction complet.

15. Étape 9: Faire le procédurier
pour la numérisation
• Établir chaque étape suivie lors du processus de traitement, de
numérisation, de téléversement et de destruction.
• Déterminer nos différentes recommandations à donner au milieu.
• Photographier les différents boutons et les différentes fonctions
utilisées sur le numériseur.
• Faire des captures d’écran des différentes fonctionnalités du logiciel
employé par le milieu.

16. Étape 9: Faire le procédurier
pour la numérisation
• Déterminer les éléments importants des procédures.
• Déterminer la division des sections du procédurier.
• Traitement
• Numérisation
• Vérification et téléversement
• Numérisation des documents actifs
• Recommandations
• Destruction
• Annexes (Bordereaux de travail)
• Décrire en étapes distinctes dans un document Word
la marche à suivre.
Asterion. (n.d.). Image récupéré le 8 mai 2017 de
https://www.asterion-int.com/fr/numerisation-des-
archives-quesako/

17. Étape 9:
Faire le procédurier
pour la numérisation
• Ajouter les photographies et les captures
d’écran aux bonnes étapes dans le document
Word.
• Ajouter des flèches et des cercles aux bons
endroits pour mettre l’accent sur certaines
actions.
• Ajouter des zones de texte pour expliquer des
éléments importants.
• Correction.
• Sauvegarder le document en version PDF.
Temps estimé : 3 jours

18. Nos recommandations pour le milieu
• Numérisation de masse des dossiers inactifs
• Numériser des ensembles de documents.
• Assurer un rythme de travail rapide.
• Numériser uniquement les documents essentiels pour le milieu notarial.

19. Nos recommandations pour le milieu
• Numérisation des documents actifs
• Numériser les documents dès qu’ils sont reçus ou finalisés.
• Ne jamais photocopier les preuves d’identité. Toujours les numériser.
• Destruction
• Détruire les dossiers moins de 6 mois après le délai de conservation.
• Utiliser le bordereau de destruction pour guider la vérification finale.
• Détruire les documents le vendredi après-midi pour éviter de déranger le travail
quotidien de l’équipe.

20. Étape 10:
Préparer l’aide-mémoire
• Déterminer les éléments importants pour l’aide-mémoire.
• Numériser les preuves d’identité.
• Types de documents.
• Critères de qualité.
• Déterminer la mise en page de l’aide-mémoire.
• Déterminer les couleurs à utiliser.
• Déterminer le meilleur emplacement pour l’afficher
• Exemples : Sur le numériseur ou le mur à proximité du
numériseur.
Temps estimé : 1 heure

21. Étape 11: Validation des outils de travail
• Remettre le procédurier, les bordereaux de travail et l’aide-mémoire au
notaire responsable.
• Rencontrer le responsable pour mieux présenter chaque instrument de
travail.
• Expliquer notre processus de travail et nos recommandations au responsable.
Temps estimé : 1 heure

22. Répartition des 20 jours
du projet de numérisation
Distribution du temps, selon
chaque étape du projet
Le traitement, la numérisation et le téléversement
des fichiers au logiciel sont les tâches de l’étape
7. Celle-ci est la plus longue des étapes, car ces
tâches ont été effectuées sur une période de 12
jours.
La destruction des documents (étape 8) et le
procédurier (étape 9) prennent ensemble
environ 6 jours à effectuer.
Toutes les autres étapes ont seulement demandé
11 % de notre temps (16 heures).
2%
2% 2%
59%
15%
15%
Temps
Étape 1
Étape 2
Étape 3
Étape 4
Étape 5
Étape 6
Étape 7
Étape 8
Étape 9
Étape 10
Étape 11

23. Bilan
• Préparation de 4 bordereaux de travail.
• Traitement, numérisation et téléversement dans le système de gestion notariale
Eurêka! de 100 dossiers.
• Destruction de 91 dossiers.
• Préparation de deux procéduriers, incluant nos recommandations.
• Préparation d’un aide-mémoire.
• Présentation du travail accompli à la personne responsable.

24. Pour aller plus loin…
• BAnQ Archives. (n.d.). Les caractéristiques des archives notariales. Récupéré le 20 décembre 2016 de
http://www.banq.qc.ca/archives/genealogie_histoire_familiale/genealogie_banq/guide/archives-notariales/caracteristiques.html
• Bibliothèque et Archives nationales du Québec. (2012, mai). La numérisation des documents. Récupéré le 4 janvier 2017 de
http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/Numerisation_des_documents.pdf
• Bureau de coopération interuniversitaire. (2014). Guide de gestion d’un projet de numérisation. Récupéré le 4 janvier 2017 de
http://www.crepuq.qc.ca/IMG/pdf/Guide_Gestion_Projet_Numerisation_VF_Depot-intranet_nov-14.pdf
• Chambre des notaires du québec. www.cnq.org
• OACIQ. (2015). Guide de numérisation : visez la qualité et documentez-vous! Récupéré le 7 mai 2017 de
https://synbad.com/uploads/ckeditor/attachments/933/guide-numerisation-ctr-agce-vfra.pdf
• Vianai, É. (2016). Quelles solutions numériques pour l’activité notariale : le cas de l’offre de la société Computys (mémoire de master 1, Université
Toulouse Jean Jaurès, France). Récupéré de DANTE, le Dépôt et archivage numérique des travaux étudiants : http://dante.univ-
tlse2.fr/1705/1/VIANAI_Elodie_M%C3%A9moire.pdf

25. Remerciements
Notre équipe aimerait bien sûr remercier notre milieu
d’accueil Roy & Roy Notaires. Cette étude nous a permis de
mettre en pratique nos différentes connaissances acquises
lors de notre formation.
Nous aimerions également remercier notre enseignante
Isabelle Roy qui a supervisé notre projet de numérisation
dans le cadre du cours Projet d’intervention dans un milieu
documentaire.