La stack des agences web :
les process de A à Z
WEBINAR

Le som-mer
PLAN DE LA FORMATION
1. 󰗓 Démonstration de la méthodologie de gestion de projet d'une agence web comme Pilot'in
2. 󰗓 Analyse des différents outils et procédés. Avec une totale transparence sur nos méthodes.
3. 󰗓 Aurélio vous présentera comment utiliser WP Umbrella pour faciliter votre gestion de site
4. 󰗓 Réponses à toutes vos interrogations 😌

Qui sont Aurélio et Julien ?

Aurelio Volle
Profil LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/aurelio-volle-5b6566193/
Profile Twitter : @AurelioVolle
Citation préf : « On qualifie d'impossible les choses que l'on n'a pas vraiment
envie de faire.» Mike Horn
Gâteau préféré : La pizza 🍕
Aurelio@wp-umbrella.com
Co fondateur de WP Umbrella
L’expert du jour

Julien Dereumaux
Âge : 32 ans
Gâteau préféré : la galette des rois 󰛵
Passions : entrepreneuriat et running
🏃 🏭
julien@pilot-in.com / 06 05 49 69 69 / Profil LinkedIn
Capitaine de Pilot’in
Votre marin du jour

Bienvenue !
󰗞

Devenir un acteur français de renom dans la mise en place des outils digitaux et
la montée en compétence digitale des PME et ETI françaises pour valoriser leur
image de marque, développer leur notoriété, leurs ventes et recruter leurs
futurs talents
Vision

Donner du sens aux ambitions
digitales et faire grandir les
autres en y prenant le plus de
plaisir possible !
Notre posture / nos valeurs
Raison d’être :
● Enthousiasme
● Dépassement de soi
● Partage
Nos facteurs différenciant
● Spécialiste du sur-mesure avec WordPress
● Qualiopi (avec la formation)
● Accompagnement design (Branding, UX,
UI)
● Sécurité, RGPD, souveraineté des données

3 exemples de projets
Pour que vous puissiez nous mettre dans une case

󰗔 Lien vers le site

󰗔 Lien vers le site

󰗔Lien vers l’étude de cas

Nos 7 années de programmes de R&D
Pour avoir toujours une longueur d’avance
et contribuer à des projets Open Source
Contributeur actif WordPress
Nos équipes contribuent à l’amélioration continue de
l'écosystème WordPress. Nos plugins sont tous open-source
Contributeur actif Figma
Nos équipes contribuent à l’amélioration continue de l’
écosystème Figma en proposant des library Open Source
En savoir plus Notre library Pilo’Press

Une spécificité :
nos ateliers

Vous guider du
début jusqu’à la fin
de votre projet

CO-CRÉER ENSEMBLE : NOTRE OBJECTIF
POUR UN PROJET RÉUSSI ET SEREIN.
Un système d’atelier en entonnoir :
voir au plus large pour aller au plus précis.
ATELIER IDENTITÉ DE MARQUE
NOS ATELIERS
Pour nous et vous alignez sur votre positionnement de
marque, vos valeurs, vos besoins pour un début de projet
des plus sereins.
ATELIER NAMING
Vous aider à trouver LE nom qui définit votre entreprise
/ services selon l’atelier identité de marque
ATELIER UX (EXPÉRIENCE UTILISATEUR)
Pour vous guider sur la meilleure ergonomie et stratégie
pour votre site internet en lien avec l’atelier identité de
marque
ATELIER CADRAGE CAHIER DES CHARGES
Nous assurer de toutes les fonctionnalités attendues sur votre
futur site en fonction de l’atelier UX
1
2
3
4

Toute l’équipe de
Pilot’in te souhaite la
bienvenue au sein de
la Cab’in !
BIENVENUE À BORD !
Capitaines, marins, mousses et
matelots sont à ta disposition pour
répondre à toutes tes questions et
faire de ton expérience une
aventure enrichissante !

Conseil digital & web marketing Chargés de projet - Pilotes de clientèle
Conseil avant-vente
Direction Artistique Digitale & Vidéo - Motion design Développement WordPress
Capitainerie

13 ans d’histoire
2008
Julien Dereumaux lance son
activité webmarketing
#optimiste
2013
Lancement de la
SAS Pilot’in
#pilotine
2017
Démarrage de la
R&D
#pilopress
2023
26 personnes
dans l’équipage
#vedette

Formation et conseil en
stratégie digitale
· Conseil en stratégie digitale
· Conseil en prospection digitale
· Formations (SEO, marketing automation,
prospection…)
Nos expertises
· Rédaction de votre cahier des charges
· Direction artistique
· Webdesign (UI/UX)
· Tests utilisateurs
· Ergonomie
· Sites vitrine
· Sites e-commerce
· Site technique
· Maintenance et TMA
· Formation (SEO, WordPress)
Conception de site web
WordPress
· Direction artistique
· Atelier naming
· Création et refonte de logotype
· Création de charte graphique
Logos
& identités visuelles
· Création vidéo
· Motion design
· Shooting photo
· Iconographie
· Illustrations sur-mesure
Création
de contenus
01 02 03 04

Les étapes d’un projet

3
1 5
2
Avant-vente Réunion interne
de pré-lancement
Arborescence et
ateliers amonts
Créations de
contenus
Leads générés via notre
marketing uniquement :
● Qualification du
besoin
● Questionnaire
avant-vente
● Note d’intention
● Chiffrage
● Signature 🏆
● Transfert de
toutes les
informations
● Détermination
des premières
pistes graphiques
● Création de la
board Monday
● Naming
● Branding
● Workflow
● Arborescence
● UX
● SEO
● Tests utilisateurs
● ..
Chez Pilot’in nous pouvons
vous créer du contenu :
textes, photos, vidéos,
illustrations, icônes
sur-mesure.
En savoir plus
Réunion de
lancement
Réunion avec le client pour
que tout le monde puisse
se rencontrer 😍
Si pas d’ateliers :
présentation d’une
première version de
maquette de l’accueil.
4
Un projet made by Pilot’in de A à Z

9
7
Validation des
wireframes
Webdesign et
prototypage
Production et formation Intégration des contenus
sur les gabarits
Les contenus textes sont
censés nous être parvenu par
vos soins. Nous pouvons ainsi
passer au webdesign.
Version responsive (mobile)
sur-mesure sur demande,
mais fortement
recommandée
Nous mettons en ligne le site sur
la pré-production.
Nous vous formons au back-office
du site web pour que vous soyez
100% autonome dans la gestion
quotidienne de votre site.
Nous intégrons tous les contenus
sur les gabarits de pages
maquettées.
8
6
Mise en ligne et TMA
Nous assurons la mise en
ligne de votre site et vous
n’avez plus qu’à le faire vivre !
Découvrez nos garanties
10
Un projet made by Pilot’in de A à Z

Les outils utilisés au
quotidien chez Pilot’in

WordPress
Outil phare chez Pilot’in, celui avec
lequel sont développés tous les sites
de nos clients.
Google Suite (Drive, Gmail, Calendar,
Meet…)
Templates, stockage de fichiers, messagerie,
agenda perso et solution de visio (Google
meet) pour travailler dans les meilleures
conditions !
Slack
Pour échanger au quotidien sur les projets
et les bonnes nouvelles de l’agence !
Figma
Outil de maquettage pour designers.
Permet de gérer, partager, commenter et
itérer les designs de l’agence.
Monday
Notre outil de gestion de projet en ligne.
Permet l'organisation et la communication
entre les différents pôles métiers.
Les outils de production
Notion
Outil de rédaction de process dév,
design, gestion de projets
Octopus
Pour la création d’arborescence et
l’organisation des contenus des sites
de nos clients
Zoho Sign
Notre outil de signature électronique

Les outils RH
PayFit
Notre logiciel de paie et gestion des absences,
congés, notes de frais et onboarding
Alan
La mutuelle des marins dès le 1er janvier 2021 ! Plateforme
user-friendly pour tout comprendre sur les remboursements de
frais de santé !
Swile
Outil de gestion des tickets restaurant & de tickets cadeaux.
La plateforme en ligne te permet de suivre le solde de ta carte.
Les TR sont versés en fin de mois, au réel
Règle des Congés Payés (CP)
Cumul de 2.08 CP par mois, pas de congés en anticipé
Congés estivaux à poser avant le 15/05
Congés de fin d’année à poser avant le 15/11
Prévenir au moins 1 semaine avant le CP sur PayFit
Congés année N-1 à utiliser avant le 31 mai

Les outils marketing & vente
Zoho Books
C’est notre outil pour réaliser nos devis et factures
et permet les relances des factures impayées.
Active Campaign
Cet outil gère notre base de contacts, nos newsletters,
notre marketing automation,
notre nurturing et notre CRM pour les opportunités
commerciales.
Google Slides
Toutes nos présentations commerciales et outils
d’aide à la vente sont réalisés avec Google Slide.
Petit aperçu
Google Sheets
Il nous permet de tenir nos tableaux financiers
et reporting commerciaux.

ActiveCampaign
Outil marketing automation de Pilot’in
Hubspot
HubSpot est notre outil qui propose
plusieurs logiciels de l’inbound marketing
pour soutenir votre croissance.
Plezi
Outil de marketing automation
SemRush
Notre outil de référencement naturel pour
suivre notre stratégie SEO et trouver de
nouvelles idées tous les jours.
Les outils partenaires
Waalaxy
Outil de prospection et
automatisation digitale avec LinkedIn
O2Switch
o2switch est l’hébergeur web français
avec un excellent service client, une
démarche green et optimisé pour les
sites WordPress !
WP Rocket
Notre outil d’optimisation de la vitesse
de chargement de votre site WordPress

La gestion avec Monday

Génération de leads

Brief amont du besoin

Création de la note d’intention

Création du devis

Gestion du projet sur Monday

Monday, notre super outil de gestion de projet permet de formaliser et
partager le planning complet du projet et des étapes de validation.
Une fois le planning validé, le projet sera rondement mené, car les
engagements seront fixés de part et d’autre. Pensez à inclure ces temps de
travail dans votre planning pour tenir vos délais.
En cas de retard de votre côté, ce qui peut arriver, nous devrons simplement
fixer à nouveau le planning prévisionnel en prenant en compte les temps de
disponibilité des équipes de production. Le temps de gestion de projet
supplémentaire utile à ce recalibrage sera facturé au temps passé pour plus
de simplicité.
Par exemple, un délai supplémentaire de 2 semaines de votre côté pourrait
engendrer un décalage du projet de 2 mois dans certains cas ainsi qu’une
facturation additionnelle de 2h de gestion de projet.
Si le retard est de notre côté, une pénalité de 10%/an sur les étapes du projet
encore non livrées est prévue. Il est donc préférable de ne prendre aucun
retard des 2 côtés !
Nous aimons gérer les plannings

Nous avons fixé le nombre d’allers-retours sur les livrables au
nombre de 2.
C’est une moyenne du volume de retours nécessaire pour arriver au
résultat qui vous convient et surtout qui conviendra à vos propres
prospects et clients.
Nous pouvons nous permettre de dépasser ce fameux nombre
d’allers-retours dans le cas ou nous avons encore du temps disponible
sur nos prévisions (ex : 2 jours passés sur les 3 prévus initialement sur
le devis)
Les allers-retours complémentaires sur un temps de travail déjà
dépassé nécessitent un devis complémentaire ou une facture au
temps passé.
Allers-retours,
Nous vendons des moyens (temps) et du résultat (validation) !

L’arborescence

Les wireframes

Le webdesign

Avec nos supers devs :-)
Sur WordPress, en sur-mesure !
Le développement

Les sites internet développés par Pilot’in fonctionnent
correctement sur les dernières versions des navigateurs les plus
utilisés au monde, Firefox (v64 et suivantes), Google Chrome (71 et
suivantes), Safari (v12 et suivantes) et Edge (92 et suivantes), des
écarts de rendu non significatifs subsistent nécessairement. IE n’est
plus pris en compte.
Dans le cas d’absence de design mobile (pour des raisons
budgétaires en général), nous assurons un affichage lisible et
responsive de tous les éléments. Un ajustement du responsive est
possible dans le cadre d’évolution et de la signature d’un devis ou la
validation de l’utilisation de la TMA.
La phase de recettage

Nous avons pour ambition de réaliser des sites parfaits !
Nous sommes conscients que des petites erreurs peuvent survenir après le
lancement du site (ce que nous appelons des bugs). Il arrive aussi parfois que
des choses qui fonctionnaient bien ne fonctionnent plus (suite à des
demandes complémentaires ou une mise à jour de WordPress par exemple).
Cela peut passer outre la vigilance de tous (nous testons les sites de notre
côté, vous testez du vôtre).
Nous assurons toutes les corrections nécessaires liées à des bugs (pour les
améliorations, voir la slide sur la TMA) pendant 1 mois suivant la mise en ligne
du site.
Il est donc extrêmement important que vous puissiez utiliser et tester au
mieux votre site durant cette période.
30 jours de garantie pour signaler de potentielles
erreurs au lancement 󰞳

Un suivi qualitatif de votre projet via la maintenance et l’accompagnement
(TMA).
TMA : Tierce maintenance applicative, soit l’entretien d’un logiciel ou d’un
site et l’évolution de celui-ci.
La maintenance est réalisée tous les mois par nos équipes techniques et
donnent lieu à un document récapitulatif des interventions sur le site. La TMA
s’utilise dans le cadre d’ajustements, évolutions ou bugs apparus dans le temps
suite à la fin de la période de garantie.
La maintenance commence dès la mise en ligne du site ou lorsque le site est
déjà existant à la date de signature du présent devis pendant 24 mois avec
tacite reconduction.
Nous recommandons de faire plusieurs demandes en même temps, car un
temps incompressible est nécessaire quelle que soit la tâche (environ 30
minutes).
La facture est annuelle et les prélèvements mensuels.
La maintenance s’arrête avant la date anniversaire par simple mail de votre part,
ce n’est pas plus compliqué !
Nous assurons le suivi régulier et les évolutions 🔁

Lors de la signature du devis, nous allons cadrer un projet pour la version
1 de votre site.
Celui-ci pourra évoluer dans le temps via l’ajout de petites fonctionnalités ou
évolutions structurelles, voire un énorme changement ou une grosse
évolution (et dans ce cas, nous parlons de Version 2, Version 3….)
Afin que les plannings et le budget ne soient pas impactés, nous
recommandons fortement de ne pas complexifier le projet prévu
initialement lors du développement de la V1 et d’attendre que celle-ci
soit terminée pour commencer les évolutions et ajustements.
Pour conclure, une fois que le design est validé, il faut finaliser cette version
avant d’y ajouter des éléments complémentaires (qui donneront lieu à un
cahier des charges à part entière, un devis ou l’utilisation de la TMA).
Version 1, version 2, version 3…

Gestion de la maintenance

Gestion de la TMA

Gestion de la rentabilité au niveau macro

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transformer votre compte LinkedIn en
véritable outil de prospection
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Annexe Présentation
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Pilot’in :-)
La présentation
globale de l’agence
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Annexe Livre blanc
Le site, LinkedIn, Google Ads, SEO, Facebook,
Twitter, Youtube, Webinars et vidéos, E-mailing,
Sortlist, Proposr, Les pages jaunes, Marketing
Automation, Google My Business, Suivi de la
performance...
Notre stratégie de
prospection
digitale, en toute
transparence
Voir tous les retours
d’expériences

Les outils magiques
LinkedIn :
󰗔 Waalaxy : https://bit.ly/prospection-waalaxy
(code -20% : PILOTIN2021)
󰗔 Phantombuster : https://phantombuster.com
󰗔 Linkalyze : https://bit.ly/analyse-linkalyze
󰗔 ShieldApp : www.shieldapp.ai
󰗔 Kaspr : https://bit.ly/outil-kaspr
Automation :
󰗔 Active Campaign : https://bit.ly/ActiveCampaign_Marketingautomation
󰗔 Plezi : https://bit.ly/automation-plezi
󰗔 Rebump : https://bit.ly/e-mail-rebump
󰗔 Woodpecker : https://bit.ly/outil-woodpecker
󰗔 Zapier : https://zapier.com
E-mailing :
󰗔 Dropcontact : https://bit.ly/dropcontact-data
󰗔 SEM Rush : https://bit.ly/semrush-mot-clef
󰗔 Emailist Verify : https://bit.ly/emaillistverify

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Hunter
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prêt à l’emploi
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o2switch
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