Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.
VERKENNING EN ADVIES
UNIFORME ICT INKOOPVOORWAARDEN
VAN GEMEENTEN
2
VERSIEHISTORIE
Versie Status Datum Auteur Toelichting
0v8 Concept 27-03-2015 R. Klaassen
L. Huisman
P. Klaver
J.C. Schuu...
3
Inhoud
Managementsamenvatting 4
1 Inleiding 6
2 Methode van onderzoek 7
2.1 Algemeen 7
2.2 Uitvoering verkenning 7
2.3 A...
4
Managementsamenvatting
In opdracht van de VNG heeft KING een verkenning uitgevoerd naar uniformering van ICT
inkoopvoorw...
5
 Een modulaire ICT voorwaardenstructuur is noodzakelijk voor het situationeel toepassen
van de voorwaarden op verschill...
6
1 Inleiding
In de Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) van de VNG in november 2014 heeft 97%
van de leden goedk...
7
2 Methode van onderzoek
2.1 Algemeen
Het project is aangepakt volgens onderstaand schema. De stappen na besluitvorming o...
8
Naast het bespreken van de voorlopige resultaten is in de expertworkshop aan de orde gekomen:
1. Ervaringen van de gemee...
9
3 Uitkomsten
3.1 Beeld van gebruikte ICT voorwaarden
In de enquête is uitgevraagd welke voorwaarden momenteel gebruikt w...
10
Figuur 2. Ervaringen deelnemers bij het gebruik van de gebruikte voorwaarden
Het blijkt dat een aantal bepalingen terug...
11
3.3 Analyse op toegestuurde voorwaarden
Deelnemers van de online enquête is verzocht om voorwaarden die zij gebruiken t...
12
3.5 Analyse per aandachtsgebied en thema
In de enquête is gevraagd naar het belang van het goed opnemen van bepaalde
aa...
13
4 Conclusies en aanbevelingen
In het onderzoek is een groot aantal tekortkomingen en belemmeringen van ICT
inkoopvoorwa...
14
Aanbeveling 2 : Streef naar gedragen en evenwichtige voorwaarden onder
gemeentelijke verantwoordelijkheid
Betrek vroegt...
15
2. Flexibiliteit in licenties (inclusief gebruikersrechten en mogelijkheid overdragen licenties en
exit strategie, mede...
16
Conclusie 6: De op te stellen uniforme ICT inkoopvoorwaarden moeten aansluiten op
nieuwe ontwikkelingen
Zowel de inform...
17
5 Opzet project vervolg
5.1 Beschrijving project
Goed opdrachtgeverschap en professionele inkoop van ICT is cruciaal vo...
18
De scope van het project en de beoogde resultaten betreffen:
- Het inrichten van een projectorganisatie en een governan...
19
5.6 Aanpak
Het opstellen van de uniforme ICT inkoopvoorwaarden, de afstemming met de markt en het
inrichten van een ond...
20
groepsbijeenkomsten, kennissessies, hulpmiddelen en tools. Daarbij wordt waar mogelijk gebruik
gemaakt van bestaande pl...
21
5.9 Planning
De globale projectplanning is:
Projectplanning Uniformering ICT Inkoopvoorwaarden
2015/Q2 2015/Q3 2015/Q4 ...
22
Bijlagen
Bijlage 1. Deelnemers expertworkshop 17 maart 2015 te Utrecht
Heidi Vos, Leveranciersmanager gemeente Tilburg
...
23
Bijlage 3. Prioritaire ICT inkoopvoorwaarden
Prioritaire aspecten Mogelijk aanvullende onderdelen2
Algemene bepalingen
...
24
Prioritaire aspecten Mogelijk aanvullende onderdelen2
Cloud en hosting services - audits door onafhankelijke deskundige...
25
KWALITEITSINSTITUUT
NEDERLANDSE GEMEENTEN
NASSAULAAN 12
2514 JS DEN HAAG
POSTBUS 30435
2500 GK DEN HAAG
T 070 373 80 08...
Prochain SlideShare
Chargement dans…5
×

Rapportage verkenning en_advies_uniformering_ict_inkoopvoorwaarden

784 vues

Publié le

ICT voorwaarden

  • Soyez le premier à commenter

Rapportage verkenning en_advies_uniformering_ict_inkoopvoorwaarden

  1. 1. VERKENNING EN ADVIES UNIFORME ICT INKOOPVOORWAARDEN VAN GEMEENTEN
  2. 2. 2 VERSIEHISTORIE Versie Status Datum Auteur Toelichting 0v8 Concept 27-03-2015 R. Klaassen L. Huisman P. Klaver J.C. Schuuring Conceptversie voor review 1.0 Definitief 16-04-2015 R. Klaassen L. Huisman P. Klaver J.C. Schuuring Definitieve versie Opgesteld door Peter Klaver, Jeroen Schuuring, Ludo Huisman en Rien Klaassen Datum 16 april 2015 Versie 1.0 Definitief
  3. 3. 3 Inhoud Managementsamenvatting 4 1 Inleiding 6 2 Methode van onderzoek 7 2.1 Algemeen 7 2.2 Uitvoering verkenning 7 2.3 Advies, besluitvorming en vervolg 8 3 Uitkomsten 9 3.1 Beeld van gebruikte ICT voorwaarden 9 3.2 Bekendheid met huidige convenant afspraken en addenda 10 3.3 Analyse op toegestuurde voorwaarden 11 3.4 Samenwerkingsverbanden en collectivisering 11 3.5 Analyse per aandachtsgebied en thema 12 4 Conclusies en aanbevelingen 13 5 Opzet project vervolg 17 5.1 Beschrijving project 17 5.2 Doelstelling project 17 5.3 Verantwoording keuze 17 5.4 Scope en resultaat 17 5.5 Betrokkenen 18 5.6 Aanpak 19 5.7 Projectstructuur en fasering 19 5.8 Projectorganisatie 20 5.9 Planning 21 Bijlagen 22 Bijlage 1. Deelnemers expertworkshop 17 maart 2015 te Utrecht 22 Bijlage 2. Participanten in de totstandkoming en review 22 Bijlage 3. Prioritaire ICT inkoopvoorwaarden 23
  4. 4. 4 Managementsamenvatting In opdracht van de VNG heeft KING een verkenning uitgevoerd naar uniformering van ICT inkoopvoorwaarden van gemeenten (hierna ICT inkoopvoorwaarden). Deze opdracht is gegeven in het kader van een besluit van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van de VNG. Het belang van de verkenning wordt bevestigd vanuit een verzoek van het VIAG ICT beraad en de Gebruikersvereniging Centric tot het uitvoeren van zo’n verkenning en vanuit ervaringen die zijn opgedaan binnen Operatie NUP, binnen het leveranciersmanagement van KING. Uniformering van ICT inkoopvoorwaarden heeft tot doel het professionaliseren van het gemeentelijk opdrachtgeverschap en het strikter aansturen van de ICT markt vanuit de inkoopfunctie van gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Onder ICT inkoopvoorwaarden wordt verstaan de algemene ICT inkoopvoorwaarden, de aanvullende voorwaarden, kaders en modelcontracten die gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden gebruiken voor inkoop van ICT producten en diensten bij privaatrechtelijke leveranciers. Deze verkenning heeft tot doel: 1. Vast te stellen welke voorwaarden en modellen door gemeenten thans worden gebruikt; 2. Inventariseren van de globale tekortkomingen en belemmeringen in het huidige gebruik; 3. Verkennen welke nieuwe en aanvullende behoeften gemeenten hebben om in te spelen op de toekomst; 4. Adviseren over de contouren en prioriteiten van de onderwerpen die meegenomen moeten worden in uniforme ICT inkoopvoorwaarden en een aanpak voor het vervolgtraject voor het opstellen en implementeren van deze voorwaarden. Uitvoering van de verkenning heeft plaatsgevonden door analyse van toegezonden ICT inkoopvoorwaarden zoals momenteel gebruikt door gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden, een online enquête en een expertworkshop. Uit de verkenning komt naar voren dat:  De diversiteit in voorwaarden en modellen die gemeenten gebruiken groot is. De ARBIT en van de ARBIT afgeleide voorwaarden worden vaak toegepast. De ARBIT kan als basis gebruikt worden voor het opstellen van uniforme ICT inkoopvoorwaarden voor gemeenten;  Prioritair is behoefte aan het opstellen/aanpassen van aspecten ten aanzien van: o Algemene bepalingen (boetes, aansprakelijkheden, schades, intellectuele eigendomsrechten); o Flexibiliteit in licenties (inclusief gebruikersrechten en mogelijkheid overdragen licenties en exit strategie, mede ook in geval van overgaan naar een samenwerkingsverband c.q. herindeling of uitbesteding van taken aan ketenpartners); o Toepassen van standaarden en bepalingen rondom onderhouds- en releasetermijnen van koppelingen en standaarden (het kunnen maken van tempo t.a.v. releases en beschikbaar komen van nieuwe koppelingen en standaarden); o Cloud en hosting services; o Informatiebeveiliging en privacy; o Aansluiten op de Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur inclusief de basisregistraties en generieke dienstverlening (DigiD, e-herkenning, e.d.); o Escalatiebepaling; o Compliancy (aantoonbaar voldoen aan normen en standaarden, architectuur en acceptatie- en garantievoorwaarden);
  5. 5. 5  Een modulaire ICT voorwaardenstructuur is noodzakelijk voor het situationeel toepassen van de voorwaarden op verschillende categorieën van ICT producten. Dit geeft tevens de mogelijkheid om voorwaarden gefaseerd op te stellen en ter beschikking te stellen.;  Naast voorwaarden moeten ook sjablonen en hulpmiddelen beschikbaar gesteld worden te samen met actieve ondersteuning aan implementatie. Geconcludeerd wordt dat grote behoefte bestaat aan uniforme ICT inkoopvoorwaarden voor gemeenten. Een projectmatige aanpak is voorgesteld (zie hoofdstuk 5) om in de periode juli 2015 t/m eind 2016 te komen tot gedragen uniforme ICT inkoopvoorwaarden voor de geprioriteerde onderdelen. In de Algemene Ledenvergadering van de VNG van 3 juni a.s. wordt hiertoe projectfinanciering gevraagd.
  6. 6. 6 1 Inleiding In de Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) van de VNG in november 2014 heeft 97% van de leden goedkeuring gegeven aan de uitwerking van een collectieve gemeentelijke aanpak voor dienstverlening en informatiebeleid. Goed opdrachtgeverschap en professionele inkoop van ICT zijn cruciaal voor digitalisering van de dienstverlening, uitvoering en bedrijfsvoering van gemeenten. Binnen het programma Operatie NUP is een beeld ontstaan over de status, onbalans en tekortkomingen van ICT inkoopvoorwaarden die gemeenten, leveranciers en gebruikersverenigingen hanteren. In dit rapport wordt onder ICT inkoopvoorwaarden verstaan de algemene ICT inkoopvoorwaarden, de aanvullende voorwaarden, kaders en modelcontracten die gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden gebruiken voor inkoop van ICT producten en diensten bij privaatrechtelijke leveranciers. Striktere en uitgebreidere ICT inkoopvoorwaarden zijn nodig om belemmeringen weg te nemen en om in te spelen op nieuwe gemeentelijke ontwikkelingen (Cloud-, SAAS- en IAAS oplossingen, goed opdrachtgeverschap etc.) en ontwikkelingen zoals standaardisatie, gemeentelijke samenwerking en collectivisering. Mede vanuit dit belang is ook vanuit het VIAG ICT Beraad en de GebruikersVereniging Centric (GV Centric) aan VNG een verzoek gedaan de ICT inkoopvoorwaarden te verbeteren en te uniformeren. VNG heeft aan KING de opdracht gegeven tot een verkenning voor uniformering van ICT inkoopvoorwaarden. Dit is onderdeel van het programma “Ondersteuning gemeenten ter overbrugging periode tussen Operatie NUP en Collectieve aanpak” en sluit aan op de ingezette lijn rondom leveranciersmanagement en verbetering opdrachtgeverschap Gemeenten om meer grip te krijgen op het ICT aanbod van de markt. Deze verkenning heeft tot doel: 1. Vast te stellen welke voorwaarden en modellen door gemeenten thans worden gebruikt; 2. Inventariseren van de globale tekortkomingen en belemmeringen in het huidige gebruik; 3. Verkennen welke nieuwe en aanvullende behoeften gemeenten hebben om in te spelen op de toekomst; 4. Adviseren over de contouren en prioriteiten van de onderwerpen die meegenomen moeten worden in uniforme ICT inkoopvoorwaarden en een aanpak voor het vervolgtraject voor het opstellen en implementeren van deze voorwaarden. De resultaten hiervan zijn in onderliggend rapport weergegeven. Hoofdstuk 2 betreft de gevolgde aanpak. In hoofdstuk 3 is de analyse op de uitkomsten opgenomen. De conclusies en aanbevelingen staan in hoofdstuk 4. Tot slot is in hoofdstuk 5 het projectvoorstel voor het vervolg opgenomen.
  7. 7. 7 2 Methode van onderzoek 2.1 Algemeen Het project is aangepakt volgens onderstaand schema. De stappen na besluitvorming op de ALV van juni 2015 zijn uitgewerkt in hoofdstuk 5. 2.2 Uitvoering verkenning De verkenning is uitgevoerd met een analyse van enkele inkoopvoorwaarden die nu door gemeenten gebruikt worden, een online enquête en een expertworkshop. De enquête is uitgestuurd onder zowel inkoop- als I&A professionals van gemeenten. Voor het uitnodigen van de gemeentelijke inkopers is gebruik gemaakt van het netwerk en kennisplatform van PIANOo (onderdeel van het ministerie van Economische zaken, netwerk van 3500 inkopers van de overheid). Voor I&A professionals is gebruik gemaakt van de relatiebestanden van KING, VIAG en IMG 100.000+. Tevens zijn via die relatiebestanden inkoop- en I&A professionals uitgenodigd voor de expertworkshop. Expliciet is gekozen leveranciers in deze verkenning niet mee te nemen, om zodoende zuiver het beeld ten aanzien van (ervaringen met) ICT inkoopvoorwaarden te krijgen vanuit het gemeentelijke veld. Wel worden leveranciers betrokken bij de volgende fase waarin uniforme ICT inkoopvoorwaarden opgesteld worden. De online enquête is voor gebruik door diverse belanghebbenden beoordeeld. Er zijn 8 ICT inkoopvoorwaarden van gemeenten ontvangen en 2 van gemeentelijke samenwerkingsverbanden. In totaal hebben 105 deelnemers meegedaan aan de enquête. Doordat niet alle respondenten de volledige vragenlijst hebben ingevuld is de netto respons kleiner. 65 deelnemers hebben de enquête volledig ingevuld. De verdeling van respondenten is representatief naar gemeentegrootte en naar verhouding inkoopprofessionals versus I&A professionals. Hiermee ontstaat een voldoende beeld om de verkenning uit te voeren. De expertworkshop is gebruikt voor duiding van de uitkomsten. De deelnemers staan vermeld in bijlage 1.
  8. 8. 8 Naast het bespreken van de voorlopige resultaten is in de expertworkshop aan de orde gekomen: 1. Ervaringen van de gemeenten met het gebruik van inkoopvoorwaarden, modellen en inkoopkaders; 2. De prioritering van ICT aandachtsgebieden voor uitwerking van uniforme ICT inkoopvoorwaarden; 3. De wijze van borging in documenten (eigen overeenkomst, modelovereenkomsten en/of ICT inkoopvoorwaarden); 4. De implementatie-aanpak. De concept-rapportage is ter review verspreid aan de deelnemers van de expertworkshop, aangevuld met andere experts. In bijlage 2 is aangegeven wie dit betreft. De verbetersuggesties naar aanleiding van de conceptversie zijn verwerkt. Bij review is gebleken dat de gepresenteerde conclusies worden gedeeld. 2.3 Advies, besluitvorming en vervolg De analyse op de ingestuurde ICT inkoopvoorwaarden, de enquêteresultaten en de expertworkshop zijn in hoofdstuk 3 opgenomen. Op basis van de conclusies en aanbevelingen die in hoofdstuk 4 staan, is een projectvoorstel opgenomen voor het vaststellen van uniforme ICT inkoopvoorwaarden (hoofdstuk 5). Het projectvoorstel is opgenomen binnen het projectenportfolio dat voorgesteld wordt op de aankomende Algemene Ledenvergadering van de VNG van 3 juni a.s. Na goedkeuring wordt het project vervolgens uitgevoerd.
  9. 9. 9 3 Uitkomsten 3.1 Beeld van gebruikte ICT voorwaarden In de enquête is uitgevraagd welke voorwaarden momenteel gebruikt worden in inkooptrajecten. Onderstaande figuur geeft dit weer (meerdere antwoorden waren mogelijk voor respondenten). Figuur 1 Gebruikte ICT voorwaarden op dit moment. Het meeste wordt gebruik gemaakt van eigen algemene inkoopvoorwaarden, gevolgd door leveranciersvoorwaarden en de ARBIT1 . De algemene inkoopvoorwaarden van VNG worden redelijk vaak gebruikt, terwijl in de toelichting op deze voorwaarden staat dat ze minder geschikt zijn voor leveringen en diensten met betrekking tot ICT. In de expertworkshop is aangegeven dat de toepassing van leveranciersvoorwaarden met name van toepassing is bij standaard pakketsoftware en nog sterker bij Amerikaanse leveranciers. Ook een aantal grote spelers op de gemeentemarkt trachten de eigen voorwaarden te laten gebruiken voor hun oplossingen. Doorvragen op de reden om eigen algemene voorwaarden te gebruiken leert dat vaak een gebrek aan betere voorwaarden wordt ervaren. Ongeacht welke voorwaarden worden gebruikt, is maatwerk in veel gevallen vereist om deze te laten aansluiten op de opdracht en de marktsituatie. Tevens leiden de gebruikte voorwaarden in 27% van de gevallen tot discussie. Zie hiervoor figuur 2, waarbij de verdeling van de antwoorden evenredig is verdeeld over de gebruikte voorwaarden. Het blijkt dus niet veel uit te maken of de ARBIT, eigen voorwaarden of leveranciersvoorwaarden worden gebruikt ten aanzien van de discussie en de behoefte tot het maken van aanpassingen. 1 Bij bestudering van beschikbaargestelde eigen inkoopvoorwaarden is gebleken dat meerdere gemeenten de eigen voorwaarden op de ARBIT hebben gebaseerd.
  10. 10. 10 Figuur 2. Ervaringen deelnemers bij het gebruik van de gebruikte voorwaarden Het blijkt dat een aantal bepalingen terugkerend ter discussie worden gesteld. Tekortkomingen en belemmeringen in het huidige gebruik betreft met name: boetes, aansprakelijkheden, directe en indirecte schade, verzekeringen en intellectuele eigendomsrechten. Oorzaak hiervan is onbalans in de voorwaarden welke vaak niet passen bij de situatie, zowel qua proportionaliteit (bijvoorbeeld t.a.v. aansprakelijkheid) als inhoud (bijvoorbeeld t.a.v. intellectueel eigendom i.r.t. pakketsoftware). In de expertworkshop is de vergelijking gemaakt met de UAV voorwaarden (ten behoeve van de GWW-sector (grond- weg en waterbouw)) welke paritair met de leveranciers afgestemd zijn. Bij de UAV voorwaarden is veel minder discussie dan in de ICT branche doordat bij het opstellen goede afstemming heeft plaats gevonden tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Bijkomend voordeel is dat van paritair vastgestelde voorwaarden alleen gemotiveerd mag worden afgeweken. Dit reduceert de diversiteitvan gebruikte voorwaarden, voorkomt discussies bij inkoop en leidt tot een meer gelijk speelveld in de markt. Het nadeel van paritaire voorwaarden is dat het opstellen en implementeren erg lang kan duren. 3.2 Bekendheid met huidige convenant afspraken en addenda Onderzocht is de bekendheid van de convenantafspraken en addenda die KING met 150 leveranciers heeft afgesloten. Het is beoogd dat gemeenten bij inkoop expliciet vragen om naleving van de gemaakte afspraken tussen KING en de leveranciers. Het merendeel van zowel de deelnemende gemeentelijke inkopers als I&A professionals blijkt niet bekend te zijn met de convenantafspraken en de addenda. Van de deelnemers die wel hiermee bekend zijn heeft een ruime meerderheid aangegeven dat het meegenomen dient te worden in de ICT inkoopvoorwaarden. De lage bekendheid onderstreept de noodzaak van uitgebreide implementatie van de op te stellen uniforme ICT voorwaarden bij informatiekundige- en inkoopprofessionals van gemeenten en bij leveranciers.
  11. 11. 11 3.3 Analyse op toegestuurde voorwaarden Deelnemers van de online enquête is verzocht om voorwaarden die zij gebruiken toe te sturen. Van tien deelnemers zijn documenten ontvangen. Dit betrof de gemeenten Amersfoort, Apeldoorn, Assen, Barneveld, Hoorn, Nijmegen, Schagen en Tilburg en de gemeentelijke samenwerkingsverbanden BIZOB en Servicepunt71. Het merendeel van de ontvangen documenten is een afgeleide van de ARBIT. Enkele gemeenten hebben enkel de gemeentenaam aangepast en de ARBIT inhoudelijk geheel overgenomen. Enkele gemeenten hebben bepalingen toegevoegd of delen herschreven. De structuur van ARBIT is ook bij die laatste voorbeelden gehandhaafd. Ontwikkelingen op technologisch gebied zijn over het algemeen niet goed opgenomen in bestaande ICT inkoopvoorwaarden. Een aantal gemeenten/samenwerkingsverbanden hebben dit zelf opgelost door dit in de eigen voorwaarden op te nemen. Dit betreft onder andere SaaS, hosting, verwerking persoonsgegevens en exit-strategie. In de nieuwe ICT inkoopvoorwaarden dient dit (mogelijk als separate module) adequaat geregeld te zijn. Gezien dat de ARBIT door gemeenten zelf wordt gebruikt (al dan niet aangepast) wordt geconcludeerd dat de ARBIT een goede basis biedt voor de op te stellen uniforme ICT inkoopvoorwaarden. 3.4 Samenwerkingsverbanden en collectivisering De meerderheid van de participanten heeft aangegeven structureel samen te werken met andere gemeenten op het vlak van ICT. Inkoopvoorwaarden dienen aan te sluiten op het feit dat samengewerkt wordt en dienen hiertoe voorbereid te zijn. De onderzoekers merken op dat samenwerking bij gemeenten alleen maar zal toenemen. Als voorbeeld hiervan zien we door de recente decentralisatie van zorgtaken een toenemende mate van samenwerking zowel in uitvoering van taken als in de informatievoorziening en ICT. In de informatievoorziening moeten softwareproducten van gemeenten op een veilige, betrouwbare en gestandaardiseerde manier aansluiten op een landelijke infrastructuur voor informatie-uitwisseling met ketenpartners of landelijke voorziening. Ook dienen voorwaarden voldoende flexibiliteit te bevatten voor het soepel in- en uittreden van gemeenten in een samenwerkingsverband of bij het overstappen naar een andere leverancier van cloud-diensten.
  12. 12. 12 3.5 Analyse per aandachtsgebied en thema In de enquête is gevraagd naar het belang van het goed opnemen van bepaalde aandachtsgebieden en thema’s binnen ICT inkoopvoorwaarden. Aanvullend is gevraagd naar hoe goed deze inhoudelijke aspecten op dit moment zijn meegenomen in de gebruikte voorwaarden. De aspecten met relatief het meeste belang en met een groot verschil tussen huidige en gewenste invulling zijn: 1. Algemene bepalingen (boetes, aansprakelijkheden, schades, intellectuele eigendomsrechten); 2. Flexibiliteit in licenties (inclusief gebruikersrechten en mogelijkheid overdragen licenties en exit strategie, mede ook in geval van overgaan naar een samenwerkingsverband c.q. herindeling of uitbesteding van taken aan ketenpartners); 3. Toepassen van standaarden en bepalingen rondom onderhouds- en releasetermijnen van koppelingen en standaarden (het kunnen maken van tempo t.a.v. releases en beschikbaar komen van nieuwe koppelingen en standaarden); 4. Cloud en hosting services; 5. Informatiebeveiliging en privacy; 6. Aansluiten op de Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur inclusief de basisregistraties en generieke dienstverlening (DigiD, e-herkenning en andere landelijke voorzieningen); 7. Escalatiebepaling; 8. Compliancy (aantoonbaar voldoen aan normen en standaarden, architectuur en acceptatie- en garantievoorwaarden). De huidig gebruikte voorwaarden lijken wel goed aan te sluiten op de inhuur van personen en dienstverlening zoals opleiding, detachering, advisering en projectmanagement. Hiervoor zijn geen aanpassingen in ICT inkoopvoorwaarden nodig. Goede voorwaarden voor pakketsoftware en hardware worden als belangrijk gezien en zijn tevens op goed niveau. Wel geldt voor pakketsoftware dat interoperabiliteit en gebruik van standaardkoppelingen belangrijk is en aangescherpt dient te worden in de ICT inkoopvoorwaarden. In de voorwaarden moet ook bepalingen voor nieuwe versies van standaarden en voor cloud diensten worden opgenomen. Tot slot is het beschikbaar stellen van functionaliteit en informatie op elk device / via meerdere browsers belangrijk. In bijlage 3 zijn de hoofdonderwerpen verbijzonderd op basis van suggesties uit de reviewronde.
  13. 13. 13 4 Conclusies en aanbevelingen In het onderzoek is een groot aantal tekortkomingen en belemmeringen van ICT inkoopvoorwaarden naar voren gekomen waar gemeenten tegen aan lopen. Alle participanten in de verkenning zien het belang en zijn voorstander van uniformering en verbetering van ICT inkoopvoorwaarden. Meerdere verbeterpunten zijn naar voren gekomen waarmee gemeenten beter kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen zoals cloud-diensten en collectivisering. Betere en uniforme voorwaarden bieden niet alleen voordelen voor individuele gemeenten het leidt ook tot een meer gelijk speelveld voor de markt en bevordert de adoptie van normen en standaarden van de overheid als geheel. Onderstaande opsomming vat de belangrijkste conclusies en aanbevelingen samen. Conclusie 1. De behoefte aan uniforme ICT inkoopvoorwaarden is groot Bijna driekwart van de gemeenten maakt gebruik van eigen voorwaarden of aangepaste voorwaarden van derden. In mindere mate worden die van leveranciers gebruikt. De diversiteit van ICT inkoopvoorwaarden blijkt groot. Er bestaat een breed gedragen behoefte aan uniformering van ICT inkoopvoorwaarden. Het beeld over de mate van uniformiteit verschilt. Veel gemeenten maken al gebruik van de ARBIT voorwaarden met daarin eigen aanpassingen. Deze zijn redelijk tot goed bruikbaar als algemene basisvoorwaarden voor ICT. De bruikbaarheid van eigen voorwaarden verschilt gemiddeld niet met de ARBIT. Enkele participanten geven aan dat het wenselijk is om op overheidsniveau of zelfs op Europees niveau tot uniforme inkoopvoorwaarden te komen. Het is echter de vraag of dat binnen een redelijke termijn haalbaar is. Aanbeveling 1: Start met uniformering van ICT inkoopvoorwaarden voor gemeenten en neem ARBIT als vertrekpunt Start met de uniformering van ICT inkoopvoorwaarden voor gemeenten en neem de ARBIT als vertrekpunt. Sluit waar mogelijk aan op en maak hergebruik van resultaten van andere werkgroepen (zoals de ARBIT werkgroep). Houdt rekening met bestaande en beoogde wet- en regelgeving zoals de Aanbestedingsweg 2012, Gids proportionaliteit etc. Conclusie 2. Draagvlak bij leveranciers is noodzakelijk Goede en vroegtijdige afstemming met leveranciers is cruciaal om tot goed toepasbare en gedragen inkoopvoorwaarden te komen. Zowel bij het gebruik van de ARBIT als bij gebruik van andere voorwaarden vindt veel discussie plaats. Dit komt door de onbalans in de belangen van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Evenwichtige voorwaarden hebben de voorkeur voor de brede acceptatie. Enkele gemeenten zijn voorstander van voorwaarden die paritair worden vastgesteld. Daarmee is afwijking enkel gemotiveerd mogelijk. In de praktijk blijkt het bereiken van paritaire voorwaarden een lastig en langdurig proces en niet altijd haalbaar.
  14. 14. 14 Aanbeveling 2 : Streef naar gedragen en evenwichtige voorwaarden onder gemeentelijke verantwoordelijkheid Betrek vroegtijdig en intensief de markt bij het realiseren van nieuwe voorwaarden. Streef naar evenwichtig vastgestelde inkoopvoorwaarden die breed draagvlak genieten onder gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en marktpartijen. Op sommige onderwerpen zal het bereiken van overeenstemming tussen gemeenten/gemeentelijke samenwerkingsverbanden en marktpartijen niet binnen het gewenste tempo lukken. Gemeenten/gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn daarin als opdrachtgever en afnemer van ICT producten en diensten eindverantwoordelijk en hebben het laatste woord voor vaststelling. Binnen de voorwaarden moet inzichtelijk worden voor welke onderwerpen overeenstemming is bereikt en voor welke niet. De besluitvorming en formele vaststelling van uniforme ICT inkoopvoorwaarden kan binnen de bestaande governance structuur van de VNG plaats vinden. Conclusie 3. Een modulaire structuur van ICT inkoopvoorwaarden is noodzakelijk De diversiteit aan aandachtsgebieden binnen de ICT is groot. Afhankelijk van het product en de dienst die wordt ingekocht is vaak slechts een deel van de ICT inkoopvoorwaarden van toepassing. Een goede structuur van inkoopvoorwaarden, modellen en andere inkoopkaders is noodzakelijk om deze situationeel in te kunnen zetten. Om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen en behoeften is een uitbreidbare structuur van voorwaarden nodig. Aanbeveling 3: Zorg voor een modulaire en uitbreidbare structuur van voorwaarden, modellen en andere inkoopkaders Zorg voor een modulaire ICT voorwaardenstructuur om voorwaarden makkelijk en situationeel te kunnen inspelen op de inkoopbehoefte, voorwaarden gefaseerd te kunnen realiseren en in de toekomst uit te kunnen breiden. Naast algemene voorwaarden dienen aanvullende voorwaarden, modellen, bestekteksten en andere inkoopkaders meegenomen te worden. Conclusie 4. Enkele inhoudelijke aspecten zijn prioritair om tot betere ICT inkoopvoorwaarden te komen Uit de verkenning is gekomen dat aanpassingen en aanvullingen van voorwaarden nodig zijn voor strikter opdrachtgeverschap. Enkele aspecten moeten prioritair aangepakt worden. Andere aspecten leiden tot minder problemen. Aanpakken van de prioritaire aspecten leidt tot het wegnemen van de grootste belemmeringen en komt tegemoet aan toekomstige behoeften. Aanbeveling 4: Stel voorwaarden en focus op de belangrijke onderwerpen De prioritaire aspecten zijn: 1. Algemene bepaling (boetes, aansprakelijkheden, schades, intellectuele eigendomsrechten);
  15. 15. 15 2. Flexibiliteit in licenties (inclusief gebruikersrechten en mogelijkheid overdragen licenties en exit strategie, mede ook in geval van overgaan naar een samenwerkingsverband c.q. herindeling of uitbesteding van taken aan ketenpartners); 3. Toepassen van standaarden en bepalingen rondom onderhouds- en releasetermijnen van koppelingen en standaarden (het kunnen maken van tempo t.a.v. releases en beschikbaar komen van nieuwe koppelingen en standaarden); 4. Cloud en hosting services; 5. Informatiebeveiliging en privacy; 6. Aansluiten op de Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur inclusief de basisregistraties en generieke dienstverlening (DigiD, e-herkenning en andere landelijke voorzieningen ); 7. Escalatiebepaling; 8. Compliancy (aantoonbaar voldoen aan normen en standaarden, architectuur en acceptatie- en garantievoorwaarden). Conclusie 5. Effecten worden alleen bereikt als gemeenten en leveranciers de voorwaarden toepassen De effecten van nieuwe uniforme ICT inkoopvoorwaarden zullen alleen worden bereikt als veel gemeenten de nieuwe en uniforme ICT inkoopvoorwaarden binnen hun inkoop en ICT managementprocessen gebruiken en leveranciers ze accepteren. Dit betekent dat naast het opstellen van voorwaarden de implementatie ervan veel aandacht vergt. Monitoring van de adoptie van de voorwaarden moet hier deel van uitmaken. Aanbeveling 5: Zorg voor snelle en brede implementatie van de voorwaarden Richt een tijdelijke ondersteuningsorganisatie op voor het ontwikkelen en implementeren van uniforme ICT inkoopvoorwaarden. Faciliteer implementatie door middel van bijvoorbeeld kennisuitwisseling, opleidingen, training en hulpmiddelen voor opdrachtgeverschap en inkoop. De implementatie richt zich op alle doelgroepen van bestuur, management en professionals, in bedrijfsvoering, inkoop, informatievoorziening en ICT en bij leveranciers. Betrek bestaande (koepel)organisaties (zoals IMG100.000+, VIAG, Gebruikersverenigingen, PIANOo) op basis van de rol en meerwaarde voor de invoering in de invoering. Test ontwikkelde nieuwe delen van de voorwaarden in één of meer praktijksituaties. Stel reeds beschikbare voorwaarden en modellen ter beschikking. Maak een raamwerk, instrumenten en tools voor overeenkomsten, noodzakelijke bijlagen zoals ICT inkoopvoorwaarden, bestekteksten voor inkopers en I&A professionals en ondersteun gemeenten daarin met sjablonen, beslisbomen en modellen. Monitor en publiceer de adoptie van de voorwaarden bij gemeenten en leveranciers. Zorg dat deze hulpmiddelen op bestaand instrumentarium voor markttransparantie en leveranciersmanagement zoals de softwarecatalogus en compliancy monitor voortbouwen en aansluiten.
  16. 16. 16 Conclusie 6: De op te stellen uniforme ICT inkoopvoorwaarden moeten aansluiten op nieuwe ontwikkelingen Zowel de informatietechnologie zelf als de toepassing ervan binnen gemeenten zijn continu in ontwikkeling. De digitale dienstverlening, de informatiesamenleving en e-overheid, het vergroten van het innovatievermogen en het benutten van nieuwe technologische ontwikkelingen voor gemeenten is een continu proces. Het vergt goede inkoop van ICT producten en diensten. Inkoopvoorwaarden, modellen en instrumenten maken daar deel van uit en zullen regelmatig bijgesteld moeten worden op basis van nieuwe behoeften en ontwikkelingen. Aanbeveling 6: Zorg voor borging en doorontwikkeling Evalueer periodiek met gemeenten en leveranciers of door (technologische of maatschappelijke) ontwikkelingen of behoeften het noodzakelijk is de ICT inkoopvoorwaarden, modellen inkoopkaders en/of bijbehorend instrumentarium bij te stellen en/of aan te vullen. Zorg dat de projectresultaten overgedragen worden aan een organisatie voor borging en doorontwikkeling.
  17. 17. 17 5 Opzet project vervolg 5.1 Beschrijving project Goed opdrachtgeverschap en professionele inkoop van ICT is cruciaal voor digitalisering van de dienstverlening, uitvoering en bedrijfsvoering van gemeenten. Onderliggende projectvoorstel draagt bij aan het verder versterken van het opdrachtgeverschap van gemeenten voor ICT producten en diensten. De afgelopen jaren is binnen grote gemeentelijke programma’s als OperatieNUP, OperatieBRP en ISD (Informatievoorziening Sociaal Domein) een beeld ontstaan over de status, onbalans en tekortkomingen van ICT inkoopvoorwaarden die gemeenten, leveranciers en gebruikersverenigingen hanteren. Uniformering van ICT inkoopvoorwaarden heeft tot beoogd effect het professionaliseren van het gemeentelijk opdrachtgeverschap en het strikter aansturen van de ICT markt vanuit de inkoopfunctie van gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Dit projectvoorstel is tevens een logisch vervolg op de ingeslagen weg naar meer collectivisering en het kunnen benutten van nieuwe ontwikkeling zoals cloud. 5.2 Doelstelling project Het hoofddoel is het versterken van het opdrachtgeverschap van gemeenten door het verbeteren, aanvullen en uniformeren van de ICT inkoopvoorwaarden. Hier wordt invulling aan gegeven door het opstellen van uniforme ICT inkoopvoorwaarden voor gemeenten, de afstemming met de markt en het inrichten een ondersteuningsorganisatie met instrumenten voor het toepassen van de voorwaarden. Verder wordt overdracht georganiseerd voor de doorontwikkeling en het beheer. Het geeft hiermee invulling aan de aanbevelingen uit de uitgevoerde verkenning. 5.3 Verantwoording keuze Tijdens de Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) van 17 november gaven gemeenten (met 97% van de stemmen) het VNG-bestuur de opdracht om voor de ALV van juni 2015 een collectieve gemeentelijke aanpak uit te werken voor dienstverlening en informatiebeleid. Een meerjarige projectenagenda, governance en financiering maken hier onderdeel van uit. Het projectresultaat van Uniformering ICT inkoopvoorwaarden is een onmisbaar onderdeel van de genoemde collectieve gemeentelijke aanpak. Tevens is vanuit het VIAG ICT Beraad en de GV Centric een formeel verzoek gedaan om ICT inkoopvoorwaarden te verbeteren en te uniformeren. Dit project past in het vervolg op de door gemeenten, VNG en KING ingezette weg van beter ICT opdrachtgeverschap, meer transparantie (softwarecatalogus) en aantoonbare compliancy op standaarden, normen en eisen (o.a. gebruik testplatform). 5.4 Scope en resultaat Onder ICT inkoopvoorwaarden wordt verstaan de algemene ICT inkoopvoorwaarden, de aanvullende voorwaarden, kaders en modelcontracten die gemeenten gebruiken voor inkoop van ICT producten en diensten. Als algemene inkoopvoorwaarden wordt ARBIT als vertrekpunt gehanteerd.
  18. 18. 18 De scope van het project en de beoogde resultaten betreffen: - Het inrichten van een projectorganisatie en een governance structuur voor het vaststellen van de uniforme ICT inkoopvoorwaarden; - Het realiseren van quick wins; - Het opstellen van uniforme ICT inkoopvoorwaarden voor het inkopen van ICT producten en diensten. Prioritaire aspecten hierbij zijn: o Algemene bepaling (boetes, aansprakelijkheden, schades, intellectuele eigendomsrechten); o Flexibiliteit in licenties (inclusief gebruikersrechten en mogelijkheid overdragen licenties en exit strategie, mede ook in geval van overgaan naar een samenwerkingsverband c.q. herindeling of uitbesteding van taken aan ketenpartners); o Toepassen van standaarden en bepalingen rondom onderhouds- en releasetermijnen van koppelingen en standaarden (het kunnen maken van tempo t.a.v. releases en beschikbaar komen van nieuwe koppelingen en standaarden); o Cloud en hosting services; o Informatiebeveiliging en privacy; o Aansluiten op de Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur inclusief de basisregistraties en generieke dienstverlening (DigiD, e-herkenning en andere landelijke voorzieningen); o Escalatiebepaling; o Compliancy (aantoonbaar voldoen aan normen en standaarden, architectuur en acceptatie- en garantievoorwaarden); - Het opstellen van instrumenten voor toepassing van de ICT inkoopvoorwaarden (zoals modelcontracten); - Vaststelling van de uniforme ICT inkoopvoorwaarden via een te bepalen governance structuur; - Implementatie-ondersteuning met bijbehorende zaken als communicatie, kennisdeling, tools en monitoring; - Overdracht naar beheer. 5.5 Betrokkenen Voor uitvoering van dit project worden de volgende partijen betrokken: - Gemeenten: Inkoopprofessionals en informatiemanagers; - Gemeentelijke samenwerkingsverbanden; - Gemeentelijke koepels (IMG100.000+, VIAG, Gebruikersverenigingen); - Inkooporganisaties / inkoopkennisplatform (PIANOo); - Leveranciers van gemeentelijke ICT producten en diensten; - Leverancierskoepels en branchorganisaties (ICT Nederland); - Juridische, inkoop en technische experts van VNG, KING en/of derden. VNG/KING zorgt voor een projectmatige ondersteuning van het proces en verzorgt inhoudelijke expertise (penvoering). Uitvoering geschiedt door professionals met relevante ervaring. Gemeenten en gemeentelijke organisaties (samenwerkingsverbanden en koepels) zijn leidend bij het samenstellen en vaststellen van de producten. Waar mogelijk wordt met één centrale vertegenwoordiging van leveranciers (bijvoorbeeld ICT NL) samenwerkingsafspraken gemaakt. Consultatie met leveranciers vindt plaats – mogelijk via leverancierskoepels – om te komen tot voorwaarden die zoveel mogelijk door leveranciers gedragen worden.
  19. 19. 19 5.6 Aanpak Het opstellen van de uniforme ICT inkoopvoorwaarden, de afstemming met de markt en het inrichten van een ondersteuningsorganisatie met instrumenten voor het toepassen van de voorwaarden zal projectmatig worden aangepakt. In de aanpak is gekozen voor een incrementele aanpak waarbinnen de nieuwe voorwaarden volgens een groeipad deel voor deel worden opgesteld en geïmplementeerd. Dit leidt tot een modulaire en uitbreidbare structuur van ICT inkoopvoorwaarden. Aanvullende modules kunnen worden toegevoegd en gericht zijn op een bepaalde productcategorie of een thema. Bij het gebruik van de voorwaarden binnen een inkooptraject worden de relevante modules gekozen wat leidt tot een samenhangend en op de situatie toegesneden set van voorwaarden en kaders. Een belangrijk uitgangspunt is dat evenwichtige en goed bruikbare voorwaarden worden gemaakt die door gemeenten en de ICT leveranciers worden geaccepteerd. Er zal dan ook worden gestreefd om in samenwerking met de markt tot evenwichtige voorwaarden te komen. De samenwerking met de markt gebeurt bij voorkeur via een bestaande overkoepelende vertegenwoordiging van leveranciers. Dat kan via bijvoorbeeld ICT Nederland of anders via een overleg en samenwerkingsstructuur met de meer dan 150 leveranciers waarmee KING convenanten heeft. Op sommige onderwerpen zal het bereiken van evenwichtige voorwaarden niet lukken. Gemeenten zijn daarin als opdrachtgever en afnemer van ICT producten en diensten eindverantwoordelijk en hebben het laatste woord over de voorwaarden die als norm worden gesteld. Bij de vastgestelde voorwaarden wordt inzichtelijk gemaakt op welke onderdelen overeenstemming is met de markt en waar niet. De besluitvorming en formele vaststelling van nieuwe en aanvullende ICT inkoopvoorwaarden zal binnen een gemeentelijke regie-organisatie worden ondergebracht. Daarbij wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de bestaande governance structuur van de VNG. 5.7 Projectstructuur en fasering Het project bestaat uit initiële en overkoepelende activiteiten, zoals inrichten van de projectorganisatie, communicatie, overlegstructuur en het opzetten van een modulaire en uitbreidbare ICT voorwaardenstructuur, het maken van samenwerkingsafspraken met de markt en de nadere uitwerking van de prioritering, planning en aanpak. De realisatie en implementatie van de ICT inkoopvoorwaarden vindt thematisch in vier delen plaats waarbij de modulaire voorwaardenstructuur als het ware wordt (aan)gevuld. Bij het opstellen wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van bestaande voorwaarden zoals ARBIT en andere beschikbare modellen en kaders binnen de overheid. Waar nodig worden deskundigen betrokken met expertkennis over het betreffende thema. Direct aansluitend aan het opstellen van een module van de ICT inkoopvoorwaarden wordt deze geïmplementeerd. Daarvoor wordt binnen de projectkaders de implementatie-aanpak van VNG/KING gehanteerd zoals gebruikt binnen programma’s als OperatieNUP en ISD. Doel daarvan is dat de ICT inkoopvoorwaarden goed binnen het inkoopprocessen worden ingebed en efficiënt kunnen worden gebruikt. Binnen deze implementatie aanpak worden gemeenten ondersteund bij het invoeren van nieuwe ICT inkoopvoorwaarden. De ondersteuning bestaat uit pilots/praktijkbeproevingen,
  20. 20. 20 groepsbijeenkomsten, kennissessies, hulpmiddelen en tools. Daarbij wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van bestaande platforms zoals PIANOo. De adoptie door leveranciers wordt vanuit het project gestimuleerd door het betrekken van leveranciers (mogelijk via ICT NL), via het reguliere leveranciersmanagement (bijvoorbeeld via een convenant)en via op leveranciers toegesneden sessies. Voor monitoring van de adoptie van de voorwaarden door gemeenten en leveranciers wordt een monitor ingericht. Om administratieve lasten te beperken zal dit worden gerealiseerd binnen het bestaande instrumentarium van gemeenten zoals de ‘Softwarecatalogus’, ‘waarstaatjegemeente.nl’ en ‘Vensters voor Bedrijfsvoering’. Na het projectmatige deel volgt een cyclisch proces van beheer en doorontwikkeling zodat ICT inkoopvoorwaarden beschikbaar blijven en waar nodig worden periodiek aangepast moeten worden aan nieuwe wet/regelgeving, behoeften en ontwikkelingen. Binnen het project is de overdracht voorzien. 5.8 Projectorganisatie Opdrachtgever is de Algemene Ledenvergadering van de VNG. Gedelegeerd opdrachtgever is het hoofd EC IB. Opdrachtnemer is KING. De projectleider van KING ziet toe op het binnen de projectkaders realiseren van de resultaten en aansturing van deeltrajecten voor elk van de vier delen. Per deel wordt een werkgroep geformeerd met daarin (ieder participeert op eigen kosten): - Projectleiding: KING - Penvoerding: KING (eventueel met externe experts) - Inhoudelijke kennis Inkoop: gemeentelijke inkopers en leveranciers - Inhoudelijke kennis I&A: gemeentelijke informatiemanagers en leveranciers - Inhoudelijke kennis ICT recht (juridisch): inkoop jurist De penvoering is verantwoordelijk voor het opstellen van de inkoopvoorwaarden en instrumenten voor toepassing en voor afstemming met leveranciers. De overige leden van de werkgroep geven input en hebben een review taak. Dit betreft een iteratief proces. De werkgroep adviseert over de opgestelde inkoopvoorwaarden en instrumenten. Op basis van het advies wordt voor formele vaststelling de governance van de VNG gevolgd (via een advies van de Commissie D&I naar besluitvorming in de Directieraad). Mogelijk wordt voor vaststelling een pilot bij een gemeente ondersteund om toepassing van de voorwaarden in de praktijk te toetsen.
  21. 21. 21 5.9 Planning De globale projectplanning is: Projectplanning Uniformering ICT Inkoopvoorwaarden 2015/Q2 2015/Q3 2015/Q4 2016/Q1 2016/Q2 2016/Q3 2016/Q4 2017-> 0 Verkenning/analyse/advies 1 Projectinrichting Projectplan en inrichting, stakeholders Communicatie alg inrichten Overlegstructuur Monitoring adoptie >>>> 2 Overkoepelende zaken Ontwerp voorwaardenstructuur Aanpak/procesuitwerking/prioritering Quick wins/ delen kennis/voorbeelden Inrichten Governance ICT inkoopvoorw Tooling/hulpmiddelen/sjablonen 3 Voorwaarden deel 1 Opstellen (incl. afstemming markt) Implementeren proef gebruiken 4 Voorwaarden deel 2 Opstellen (incl. afstemming markt) Implementeren proef gebruiken 5 Voorwaarden deel 3 Opstellen (incl. afstemming markt) Implementeren proef gebruiken 6 Voorwaarden deel 4 Opstellen (incl. afstemming markt) Implementeren proef 7 Overdracht/doorontwikkeling/ borging >>>>>
  22. 22. 22 Bijlagen Bijlage 1. Deelnemers expertworkshop 17 maart 2015 te Utrecht Heidi Vos, Leveranciersmanager gemeente Tilburg Kees Droogendijk, senior inkoper gemeente Gouda Fred Wijnhof, Gemeentelijke Inkoop Platform Arnold Veenstra, senior inkoper Sud West Fryslan Wendy Bak, senior inkoper samenwerking Equalit Nicole Karman, senior inkoper gemeente Apeldoorn Henrie Mors, senior inkoper Gemeente Assen en Pianoo forum Willem Zwijgers, unitleider van samenwerking Equalit Anita Potters, architect samenwerking Equalit. Bijlage 2. Participanten in de totstandkoming en review Ad Kint, CIP Anita Potters, samenwerking Equalit Arend van Beek, VIAG Arnold Veenstra, Sud West Fryslan Athina Tsoukalas, Gemeente Arnhem Barry Zuiderwijk, PIANOo Bart Geerdink, KING Chris Batist, IMG/Den Haag Floris den Boer, PIANOo Fred Wijnhof, Gemeentelijke Inkoop Platform Hans Enhus, Gemeente Rotterdam Harry Veldman, gemeente Meppel Heidi Vos, gemeente Tilburg Henri Rauch, KING Henrie Mors, gemeente Assen Herman Timmermans, KING Hindrik Dyks, VIAG/Sudwest Fryslan Johan Draijer, Gemeente Den Haag Joost Beljon, Gemeente Oss Karin Tang, Gemeente Haarlem Kees Droogendijk, gemeente Gouda Kees Duijvelaar, VNG Kees Groeneveld, KING Marijke Hermes, VIAG/Leudal Martin Vos, gemeente Assen Nicole Karman, gemeente Apeldoorn Paul Rekveld, Gemeente Gouda Rens Speksnijder, Gemeente Delft Rob Heimering, gemeente Heerhugowaard Ronald van Mil, Gemeente Nijmegen Theo Peters, KING Theo van den Brink, KING Tjerk Venrooy, KING Wendy Bak, samenwerking Equalit Wicher Venema, GV Centric Willem Zwijgers, samenwerking Equalit
  23. 23. 23 Bijlage 3. Prioritaire ICT inkoopvoorwaarden Prioritaire aspecten Mogelijk aanvullende onderdelen2 Algemene bepalingen boetes, aansprakelijkheden, schades, intellectuele eigendomsrechten - aanbestedings-/inkoopstrategie - betaaldiscipline en betaaltermijnen - digitale afdoening facturatie - gedragscode ICT leveranciers (commissie Elias) - interoperabiliteit beter regelen - mediation - Nieuwe aanbestedingswet 2016 - Openbaarheid en transparantie - overbrugging functionele eisen (opdrachtgever) en technische invulling daarvan (opdrachtnemer) - samenwerking gemeenten met andere (Rijks)organisaties - samenwerking gemeenten onderling - social return/MVO etc. - Uitsluiting leveranciers nieuwe aanbestedingen bij niet goed functioneren Flexibiliteit in licenties gebruikersrechten en mogelijkheid overdragen licenties, het kunnen gebruiken software/licenties door ketenpartners en exit strategie, mede ook in geval van overgaan naar een samenwerkingsverband c.q. herindeling of uitbesteding van taken aan ketenpartners); - app’s - escrowregeling - experimenteel gebruik software - minder bilateraal afsluiten maar zoveel mogelijk gezamenlijk - ondersteuning van een aantal versies van standaarden door leveranciers - recht om onderling tussen gemeenten informatie uit te wisselen inzake gebruik, prijzen etc. - licenties in software catalogus - structureel downsizen van onderhoudsbedrag na bijvoorbeeld 5 jaar gebruik Toepassen van standaarden en bepalingen rondom onderhouds- en releasetermijnen van koppelingen en standaarden het kunnen maken van tempo t.a.v. releases en beschikbaar komen van nieuwe koppelingen en standaarden en standaarden voor ondersteuning van elk device en meerdere browsers - beschikbaar komen van nieuwe koppelingen - het kunnen maken van tempo t.a.v. releases - openheid gebruikte interfaces 2 De in deze kolom opgenomen onderwerpen zijn tijdens de verkenning en de review genoemd en worden waar mogelijk en voor zver passend binnen de projectkaders in de uitwerking van de prioritaire aspecten meegenomen.
  24. 24. 24 Prioritaire aspecten Mogelijk aanvullende onderdelen2 Cloud en hosting services - audits door onafhankelijke deskundige inzake beveiliging en opslag van gegevens in datacenter (niet buitenland) Informatiebeveiliging en privacy - audits door onafhankelijke deskundige inzake beveiliging - aanbevelingen commissie Elias Aansluiten op de Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur (de basisregistraties generieke dienstverlening DigiD, e- herkenning en andere landelijke voorzieningen n.v.t. Escalatie bepaling n.v.t. Compliancy Aantoonbaar voldoen aan normen en standaarden, architectuur en acceptatie en garantievoorwaarden - bescherming van eerder gedane investeringen bij wijziging/aanvullingen op functionaliteiten - e-procurement/e-facturatie etc. (als onderdeel van een applicatie) - innovatief vermogen leverancier - overstapregeling - werkzaamheden door derden
  25. 25. 25 KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 08 F 070 363 56 82 INFO@KINGGEMEENTEN.NL WWW.KINGGEMEENTEN.NL

×