Mit digitalen Prozessen können Abläufe nicht nur effizienter gestaltet, Kosten reduziert und einfacher händelbar gemacht werden. Auch steigern ineinandergreifende Prozesse die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, sodass es langfristig erfolgreich sein kann.

1. Prozessdigitalisierung 2.0 –
von der Idee bis zur Umsetzung

2. AGENDA
Prozess-
digitalisierung 2.0
Ihr Weg in die
Digitalisierung
Praxisbeispiele
Digitalisierung
Förderprogramme
Digitalisierung
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Digitalisierung – was genau ist das?
● Umwandlung analoger zu digitalen Prozessen
● Verarbeitung/Speicherung von Daten in einem digitalen System
● Vernetzung von Systemen
● Digitale Präsenz
è …zielgerichtete Identifikation und das konsequente Ausschöpfen von
Potenzialen, die sich aus Digitaltechnik ergeben!
Prozessdigitalisierung 2.0
„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren,
dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“
Thorsten Dirks, CEO Telefónica Deutschland

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Digitalisierung – wieso, weshalb, warum?
Prozessdigitalisierung 2.0
ü Orientierung an den sich verändernden Kundenbedürfnissen
ü Optimierung von analogen Abläufen
ü Nachhaltige Produktivitätssteigerung
ü Reduktion Ihrer Zeitaufwände & Kosten
ü Hohes Maß an Transparenz & Nachvollziehbarkeit
ü Schnellere Verarbeitung, Verteilung und Vervielfältigung von Daten

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Prozessdigitalisierung 2.0
Digitalisierung – wie erkenne ich mein Potenzial?
● Viele Systembrüche
● Diverse Datenquellen
● Viele verschiedene Zuständigkeiten
● Manuelle Prüfprozesse
● Manuelle Benachrichtigungsketten

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Folgende Fragen sollten gestellt werden…
Ihr Weg in die Prozessdigitalisierung
● Welche Prozesse sind zurzeit sehr zeit-/kostenintensiv?
● Was ist meine Motivation? Wo liegt mein Potenzial?
● Wie setzt sich meine digitale Infrastruktur zusammen?
● Wer ist von den Prozessen betroffen? Wer kann es firmenintern umsetzen?
● Wie ist mein Kosten- und Nutzen-Verhältnis?

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In 3 Steps von der Idee bis zur Umsetzung
Ihr Weg in die Prozessdigitalisierung
1. Kennenlernen &
Bestandsaufnahme
Kostenloses Erstgespräch
Kennenlernen & Austausch
Aufnahme Ihrer
Herausforderungen,
Wünsche, Anforderungen
2. IT-Analyse &
Potenzial-Analyse
Durchführung einer
IST- und Potenzial-Analyse
Vertiefung ausgewählter
Prozessketten
Vor-Prüfung der Maßnahmen
3. Konzepterstellung &
Umsetzung
Erstellung eines Konzeptes
und Projektplans
Umsetzung der Maßnahmen
Controlling, Abschluss,
Weiterentwicklung

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1/3: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Branche: IT & Software | Investitionsvolumen: 20-50 Tsd € | Mitarbeiter: 50
Herausforderungen
• Hoher Zeitaufwand für die Erstellung von Angeboten & Rechnungen
• Fehlende Einheitlichkeit der Layouts & Bausteine
• Manuelle Übertragungsfehler durch händisches „copy + paste“
• Keine Übersicht über Angebote & Rechnungen

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1/3: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Vorher:

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1/3: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Nachher:

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1/3: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Nachher:

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1/3: Automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Ergebnisse & Mehrwerte
ü Effizientere Dokumentenerstellung
ü Fehlerfreie Preiskommunikation
ü Verringerung des Prüfungsaufwandes
ü Digitale Übersicht über Dokumente

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2/3: Optimierte Bestellabwicklung durch Vertriebs-App
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Branche: Wohnaccessoires & Deko | Investitionsvolumen: 80-150 Tsd € | Mitarbeiter: 110
Herausforderungen
• Unhandliche MDE-Geräte zur Erfassung von Daten
• Geringe visuelle Attraktivität durch klassische Papierkataloge
• Hoher Verwaltungsaufwand für Vertriebsmitarbeiter
• Fehlender aktueller Warenbestand durch papiergebundene Bestellungen

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2/3: Optimierte Bestellabwicklung durch Vertriebs-App
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Vorher:

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2/3: Optimierte Bestellabwicklung durch Vertriebs-App
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Nachher:

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2/3: Optimierte Bestellabwicklung durch Vertriebs-App
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Ergebnisse & Mehrwerte
ü Keine manuellen Übertragungsfehler
ü Zeitersparnis von 3 Std./Woche durch
direkte Bestellabwicklung
ü Schnellere Bearbeitung durch bessere
Übersicht
ü Moderner, digitaler Produktkatalog

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3/3: Automatische Ermittlung von Ausgleichszahlungen
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Branche: Windenergie | Investitionsvolumen: 80-100 Tsd € | Mitarbeiter: 30
Herausforderungen
• Fehleranfällige manuelle Prozessschritte
• Hoher Zeitaufwand für Mitarbeiter
• Fehlendes Rollenmanagement
• Intransparente Kommunikation

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3/3: Automatische Ermittlung von Ausgleichszahlungen
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Vorher:

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3/3: Automatische Ermittlung von Ausgleichszahlungen
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Nachher:

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3/3: Automatische Ermittlung von Ausgleichszahlungen
Praxisbeispiele: Prozessdigitalisierung 2.0
Ergebnisse & Mehrwerte
ü Reduzierte Fehleranfälligkeit durch weniger
Systembrüche/manuelle Datenübertragungen
ü Einhaltung der Prozesskette durch definierte
Zuständigkeitsbereiche und Rollensystem
ü Optimierung des manuellen Prüfprozesses
durch Datenvisualisierung
ü Zeitersparnis: 80%

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Programm „Digital aufgeLaden“ für Einzelhändler in NDS
Fördermöglichkeiten für Digitalisierung
● Förderprogramm für Digitalisierungsberatungen für Einzelhändler* in Niedersachsen
● 100 % nicht rückzahlbarer Zuschuss und somit maximal 2.500 Euro für Ihre Digital-Idee
● Für unterschiedliche Branchen des Einzelhandels
o KFZ, Lebensmittel, Tiernahrung, Apotheken, Raumausstatter, Apotheken, Fahrrad, etc.
● Verschiedene Themenfelder möglich
o Prozessoptimierung, digitale Lösungen, Shop-Systeme, Geschäftsfeldmodelle, etc.
* Einzelhandelsunternehmen sind Unternehmen, die Waren an Verbraucher und somit Endkunden veräußern.
Waren sind dabei bewegliche Sachen, die Gegenstand des Handelsverkehrs sind.

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Programm “go-digital“ für KMU
Fördermöglichkeiten für Digitalisierung
● Förderprogramm zur Einführung & Optimierung digitaler Geschäftsprozessen für KMU
● Bis zu 50 % nicht rückzahlbare Förderung und somit maximal 16.000 Euro für Ihr Digital-Projekt
● Digitalisierte Geschäftsprozesse
o Digitale Lösungen: Versand- und Retouren-Management, Logistik, Lagerhaltung, etc.
● Digitale Markterschließung
o Online-Marketing-Strategie, Webseite, Online-Shop, Social-Media
● IT-Sicherheit
o Risiko- und Sicherheitsanalyse, Optimierung betriebliches IT-Sicherheitssystem

23. Haben Sie Fragen?
Julia Schloen
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