1. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Welche Möglichkeiten gibt es?

2. Vorstellung / Agenda
dmc digital media center GmbH Agenda
 Heiko Robert  Vorstellung dmc
Senior Consultant
dmc digital media center GmbH
 Aufgabenstellung / Ausgangssituation
heiko.robert@dmc.de  Möglichkeiten der SAP-Integration
 Praxisbeispiele
 Bewerbermanagement
 Beschaffungsanfrage (PO)
 Zusammenfassung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 2

3. Vorstellung dmc digital media center GmbH
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 3

4. dmc auf einen Blick
Daten und Fakten
Gründung
dmc ist die größte inhabergeführte
1995 in Stuttgart
Internetagentur Deutschlands und
500 TEUR Stammkapital
realisiert in über 40 Ländern weltweit
Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte.
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
199 FTE (Ende 2009)
Umsatz 2009
18,955 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 4

5. dmc und seine Kerngeschäftsfelder
Besseres E-Commerce Besseres ECM
Mehr Reichweite, Informationen zur
mehr Umsatz, richtigen Zeit am
mehr Erfolg. richtigen Ort.
Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung
von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.
dmc ist Alfresco-Platinum-Partner
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 5

6. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 6

7. Aufgabenstellung
Ausgangssituation
 SAP ist in vielen Unternehmen die oder eine führende Geschäftsanwendung
 Der Zugriff auf SAP ist aus unterschiedlichen Gründen nur einem Teil der der
Prozessbeteiligten möglich bzw. gewollt
 Mobilität / Reisen
 Lizensierung / Komplexität der Anwendung
 Kein Mitarbeiter: Lieferanten, Bewerber, Kunden
 Geschäftsprozesse sollen besser integriert werden
 Wettbewerbsfähigkeit soll durch Verbesserung der
Prozessgeschwindigkeit und Qualität ausgebaut
werden
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8. Möglichkeiten der SAP-Integration
SAP ArchiveLink
 Verbindung zu externen Dokumenten-Speicher-Systemen Dokumenten-
zentrischer Ansatz
 Standard-API für die alternative Speicherung von Dokumenten
 Zugriff grundsätzlich weiterhin über SAP / SAP-GUI
 Standard-Implementierung auch für Alfresco verfügbar
 z. B. CTAC SAP-ECM Merger (zertifiziert für ArchiveLink)
Anwendungsfälle
 Eingehende Dokumente
 Ausgehende Dokumente
 Datenarchivierung
 Drucklisten-Archivierung
 [Data Retention]
 [SAP Workflow]
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9. Möglichkeiten der SAP-Integration
SAP Java Connector (JCo)
 Java-Schnittstelle für SAP R/3-Systeme
 Transaktionale Prozess-Schnittstelle für schreibende und lesende Zugriffe
 Abfragen von aktuellen Daten PurchaseRequisition
(Bestellanforderung)
 Aufruf von Funktionen / Transaktionen
 Zugriff auf EmployeeUser
 BAPIs (Business Application Programming Interface) / Business Objects (HR-Stammdaten)
 RFMs (Remote Function Modules)
Connector
Prozessorientierter Java
Ansatz Applikation Java
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10. Anwendungsfälle für die Prozessintegration mit SAP
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 10

11. Bewerbermanagement
Bewerbung über das Internet
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12. Bewerbermanagement
Aufgabenstellung
 Jobsuchende sollen sich direkt über das Internet bewerben können
 Informationen zum Bewerber sollen direkt in SAP-HR angelegt/abgelegt werden, obwohl SAP
nicht über das Internet zugänglich ist
 Der bei einem Provider gehostete Internet-Aufritt darf keine personengebundenen
Informationen speichern
 Bewerbungsunterlagen sollen zentral in entsprechenden Bewerberakten gespeichert werden
 Workflows sollen bei der Bearbeitung der Bewerbungen unterstützen
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13. Bewerbermanagement
Die Lösung
 Realisierung eines eigenständigen JSP-Formulars für das Internet
 Formulardaten & Dokumente werden ohne Zwischenspeicherung verschlüsselt an Alfresco
übergeben
 Alfresco legt per Java Connector einen neuen Bewerber an und übergibt die Formulardaten an
SAP
 Alfresco informiert den Bewerber und den zuständigen
HR-Mitarbeiter per E-Mail.
 Die Bewerbungsunterlagen werden in Alfresco
mit Referenz auf die SAP Bewerber-ID abgelegt
 Zugriffsrechte sind auf das HR-Team beschränkt,
können aber vom Bearbeiter auf fachliche Entscheider
zwecks Beurteilung erweitert werden.
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 13

14. Bewerbermanagement
Internet Intranet Mitarbeiter der
Personalabteilung
6 7 8
Bewerber
5 HR-Modul
Firewall
1 2
Bewerber-
4 management 3
Online-
Bewerbungsformular
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 14

15. Demo Bewerbermanagement
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

16. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 16

17. Bestellanforderung
Initiierung, Genehmigung und Erstellung einer Bestellung
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 17

18. Bestellanforderung
Aufgabenstellung
 Da Alfresco bereits für diverse Workflows im Intranet genutzt wird, soll über Alfresco
auch die Initiierung und Genehmigung von Beschaffungsanfragen abgewickelt werden
 Der bisherige Arbeitsablauf von Mail, Telefon und Papier soll durch einen insgesamt
transparenteren, nachvollziehbareren Prozess abgebildet werden.
 Doppelarbeiten in den kaufmännischen Abteilungen durch erneute Eingabe von Bestelldaten
soll weitestgehend vermieden werden.
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 18

19. Bestellanforderung
Die Lösung
 Realisierung eines Formular-Wizzards in Alfresco
 Eingaben, Wertelisten aus LDAP und SAP
 Starten eines Workflows über alle notwendigen Entscheider
 Nach Genehmigung erfolgt eine automatische BANF-Anlage in SAP
 Der Mitarbeiter in der kaufmännischen Abteilung muss
diese nur noch bestätigen
 Beteiligte benötigen keine SAP-Zugang
 Genehmigungen können auch über Blackberry erfolgen
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 19

20. Bestellanforderung
Alfresco Bestellprozes SAP FI Modul
Budgetlimit
2 3 4
Mitarbeiter Abteilungsleiter Bereichsleiter FI-Mitarbeiter
1
4
Lieferanten SAP Stammdaten [Kostenstellen, Lieferanten, Lieferadressen]
Angebot
Alfresco Prüfung & Freigabe Prüfung & Freigabe
Bestellformular
Revisionssichere Ablage Anlegen Bestellung
der Bestellung 5
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21. Demo Beschaffung (Purchase Order)
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis

22. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 22

23. Zusammenfassung
Zusammenfassung  Prozessoptimierung mit SAP durch Alfresco
 Nutzung von offenen Workflowsystemen
 Bildung von Akten
 Nahtlose Integration und Erweiterung des
Benutzerkreises
 Spürbare Beschleunigung und Verbesserung
 Einbindung von SAP-ArchiveLink als sinnvolle
Ergänzung
 Nachvollziehbarkeit in logischen Akten
 Arbeitsschritte sind jederzeit von allen Beteiligten
nachvollziehbar
Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 23

24. Zusammenfassung
 Warum Alfresco?
Zusammenfassung  Offene, flexible & schnell zu implementierende
Schnittstellen
 Leistungsfähige Workflow-Engine ohne Zugangs-
beschränkungen
 Open Source als interessantes Geschäftsmodell mit
Enterprise Support
 Warum dmc?
 Alfresco Platinum Partner
 Prozess-Know-how & Best-Practice
 Erweiterung von Alfresco
 Integration von SAP-Systemen
 Tools
 Alfresco Workflow Composition Engine
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25. Diskussion & Fragerunde
Haben Sie weitere Fragen
oder offene Punkte zur
Integration von SAP?
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26. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Ihr Referent
 Heiko Robert
Senior Consultant
heiko.robert@dmc.de
Kontakt
 Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
ecm@dmc.de
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
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27. www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Telefon: +49 711 601747-357
Mail: ecm@dmc.de