GESTION DE TEMPS ET QUELQUES
TECHNIQUES D’ORGANISATION AU
TRAVAIL
SAMEDI 2-11-2013
Animé par khalid SABOURI DAAL
PLAN
1. Qu’est ce que le temps?
2. Horloge biologique personnelle
3. Gestion de son temps
4. Mes critères de gestion du te...
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Objectifs d’une organisation
efficace de son temps
•

Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités...
•Qu’ est ce que le temps?
– Chaque individu qui naît dispose d’un «capital temps », la durée de sa vie
– Chaque matin nous...
Horloge biologique
personnelle
Type A : Personnalités nerveuses et
Type B

énergiques
: Personnalités décontractées et
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•Diagnostic de temps
•– Répartition du temps quotidien :
 Sommeil, repos...
 Loisirs, activités relationnelles,courses,
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Exercice Gestion de son temps
• Remplir la feuille
•Gestion de son temps
•

Question

Jamais Parfois Souvent Toujours

Résultat

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•

•Gestion de son temps

Question

Jamais Parfois Souvent Toujours

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Mon horaire de temps

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7h
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Midi
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Mes critères de gestion du temps
• L’important est souvent dissimulé, caché au
milieu de la « pile » des urgences.
• L’URG...
L’Important et L’Urgent
Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :

• Qu’est ce qui est vraiment important pour...
Mes critères de gestion du temps

L’IMPORTANT et L’URGENT
 L’URGENT, c’est le présent :
Il commande l’action, le résultat...
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OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS
1. Tendances naturelles
• Privilégier les résultats immédiats avant la planification à lon...
OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS
2. Bénéfices secondaires
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Biologique = stimuli physiques
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Obstacles à la gestion du temps
3. Crise lorsque ce qui est important pour la
personne ne se retrouve pas dans sa vie,
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Vidéo
Processus pour gérer son temps
1. Adopter une attitude positive
–
–

Prendre conscience de l'importance de gérer son temps...
« Si nous ne savons pas ce que
nous faisons, nous ne pouvons pas
faire ce que nous voulons ».
Feldenkrais
•Video japonais 4 mn
Techniques d’organisation de travail
Organiser son temps avec les autres
Faire respecter son propre temps:
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Techniques d’organisation de travail
 Organiser son temps avec les autres:
 Éviter de perturber le temps des autres:
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Techniques d’organisation de travail

Faire respecter son propre temps:
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Techniques d’organisation de travail

Préparer et gérer les réunions et le entretiens:
– Avant la réunion:
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Techniques d’organisation de travail
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Techniques d’organisation de travail
Gérer votre courrier:
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Optimiser votre classement:
– Avoir un ordre de classement cohérent
– Le faire connaître à l’entourage
– Déléguer à la sec...
Évaluer l’intérêt de vos déplacements:

– Envisager les autres moyens: téléphone, déplacement de l’interlocuteur,
– Clarif...
Encourager l’esprit d’initiative et le travail d’équipe
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 La flexibilité : la gestion par projet et par éq...
Avantages du travail en équipes
– Plus forte implication et motivation
– Meilleures information et interaction
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Adp  gt frigos tarik 2 octobre 2013
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Adp gt frigos tarik 2 octobre 2013

  1. 1. GESTION DE TEMPS ET QUELQUES TECHNIQUES D’ORGANISATION AU TRAVAIL SAMEDI 2-11-2013 Animé par khalid SABOURI DAAL
  2. 2. PLAN 1. Qu’est ce que le temps? 2. Horloge biologique personnelle 3. Gestion de son temps 4. Mes critères de gestion du temps :l’urgent et important 5. Quel génération êtes vous en gestion du temps ? 6. Grille d’EISENHOWER 7. Obstacles à la gestion du temps 8. Processus pour gérer son temps 9. Techniques d’organisation de travail
  3. 3. ‫ﺣﻘﺎﺋﻖ ﻋﻦ اﻟﻮﻗﺖ‬ ‫.‬ ‫1اﻟﺪﻗﯿﻘﺔ ﺗﺴﺎوى 06 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬‫اﻟﺴﺎﻋﺔ = 06 دﻗﯿﻘﺔ = 0063 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬ ‫اﻟﯿﻮم = 42 ﺳﺎﻋﺔ = 0441 دﻗﯿﻘﺔ = 00468 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬ ‫اﻷﺳﺒﻮع = 7 أﯾﺎم = 861 ﺳﺎﻋﺔ = 08001 دﻗﯿﻘﺔ = 008406 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬ ‫اﻟﺸﮭﺮ = 03 ﯾﻮم= 027 ﺳﺎﻋﺔ = 00234 دﻗﯿﻘﺔ = 0002952 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬ ‫اﻟﺴﻨﺔ = 21 ﺷﮭﺮ = 563 ﯾﻮم = 0678 ﺳﺎﻋﺔ = 006525 دﻗﯿﻘﺔ = 00063513 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬ ‫اﻟﻌﻘﺪ = 01 ﺳﻨﻮات = 0563 ﯾﻮم = 00678 ﺳﺎﻋﺔ = 0006525 دﻗﯿﻘﺔ = 000063513 ﺛﺎﻧﯿﺔ.‬ ‫اﻟﻘﺮن = 001 ﺳﻨﺔ = 00563 ﯾﻮم = 000678 ﺳﺎﻋﺔ = 00006525 دﻗﯿﻘﺔ = 0000063513 ﺛﺎﻧﯿﺔ .‬ ‫2اﻟﻜﻞ ﯾﻤﻠﻚ اﻟﻮﻗﺖ ﻧﻔﺴﮫ .‬‫3اﻟﻮﻗﺖ ھﻮ اﻟﺤﯿﺎة .‬‫4اﻟﻮﻗﺖ ﯾﻤﺮ ﺑﺴﺮﻋﺔ ﺛﺎﺑﺘﺔ .‬‫5اﻟﻮﻗﺖ ﻻ ُﺨﺰن .‬‫ﯾ‬ ‫6اﻟﻮﻗﺖ ﻻ ﯾﻤﻜﻦ زﯾﺎدﺗﮫ أو ﺗﻨﻘﯿﺼﮫ .‬‫7اﻟﻮﻗﺖ ﻻ ﯾﺒﺎع و ﻻ ﯾﺸﺘﺮى و ﻻ ﯾﺴﺘﺒﺪل و ﻻ ﯾﺴﺘﻌﻮض .‬‫-8اﻟﻮﻗﺖ ﻻ ﯾﺘﻮﻗﻒ .‬ ‫ﻏﯿﺮ اﻧﻨﺎ ﻻ ﻧﻨﺘﺒﮫ ﻟﻠﻮﻗﺖ‬ ‫‪Le temps s’écoule sans cesse‬‬
  4. 4. Objectifs d’une organisation efficace de son temps • Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités • Agir plutôt que de réagir • D'atteindre ses objectifs • De s’organiser dans son travail • D’optimiser son budget temps
  5. 5. •Qu’ est ce que le temps? – Chaque individu qui naît dispose d’un «capital temps », la durée de sa vie – Chaque matin nous nous réveillons avec un certain nombre d’heures devant nous que nous répartissons entre le travail,loisirs,repas réflexion...); – Avons-nous toujours le temps de faire ce que nous voulons faire, ou courrons-nous après le temps? – Finissons - nous toujours ce que nous avons entrepris? – Quelles frustrations ressentons-nous lorsque nous n’avons pas la possibilité de mener à bien certaines activités, faute de temps?
  6. 6. Horloge biologique personnelle Type A : Personnalités nerveuses et Type B énergiques : Personnalités décontractées et calmes 7
  7. 7. •Diagnostic de temps •– Répartition du temps quotidien :  Sommeil, repos...  Loisirs, activités relationnelles,courses,  Medias(TV, radio, journaux)  Repas  Travail,  Travaux ménagers, enfants  Déplacements  To i l e tt e  Autres
  8. 8. Exercice Gestion de son temps • Remplir la feuille
  9. 9. •Gestion de son temps • Question Jamais Parfois Souvent Toujours Résultat 1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ? 2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ? 3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ? 4. avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ? 1. attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ? 1. arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ? 7-votre table de travail est-elle encombrée ? 8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ? 9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ? 10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ? 11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ? 12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ? 13-vous est-il difficile de vous décider à agir ? 14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ? Votre résultat final •7
  10. 10. • •Gestion de son temps Question Jamais Parfois Souvent Toujours 1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ? 0 1 2 3 2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ? 3 2 1 0 3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ? 3 2 1 0 4- avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ? 0 1 2 3 5- attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ? 3 2 1 0 6- arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ? 0 1 2 3 7-votre table de travail est-elle encombrée ? 3 2 1 0 8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ? 3 2 1 0 9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ? 0 1 2 3 10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ? 0 1 2 3 11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ? 3 2 1 0 12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ? 3 2 1 0 13-vous est-il difficile de vous décider à agir ? 3 2 1 0 14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ? 0 1 2 Résultat 3 Votre résultat final •6 •7
  11. 11. Mon horaire de temps Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim 7h 8h 9h 10 h 11 h Midi 13 h 14 h 15 h 16 h 17 h 18 h Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim 19 h 20 h 21 h 22 h 23 h Minuit 1h 2h 3h 4h 5h 6h 12
  12. 12. Mes critères de gestion du temps • L’important est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences. • L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT • L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT
  13. 13. L’Important et L’Urgent Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions : • Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place? • Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute chose? • Qu’est ce que je peux déléguer?
  14. 14. Mes critères de gestion du temps L’IMPORTANT et L’URGENT  L’URGENT, c’est le présent : Il commande l’action, le résultat immédiat, le quantitatif, il nécessite d’agir vite.  L’IMPORTANT, c’est le futur : C’est le futur, le court, moyen ou long terme. Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.
  15. 15. [GRILLE D’EISENHOWER] Urgent Pas urgent Important B A Pas important C D
  16. 16. GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER] URGENT PAS URGENT B IMPORTANT PAS IMPORTANT · · · · · · · · · Crises Problèmes pressants Rendez-vous Échéanciers C Interruptions Appels Échéanciers Activités populaires Sollicitation A •· Planification •Compte rendu et pv •· •· •· •· · · · · · Activités personnelles Opportunités Préparation, prévention de crises Cultiver ses relations interpersonnelles D Courrier Téléphone Activités reportées Lectures d’évasion, télé 17
  17. 17. GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER] URGENT PAS URGENT B · Faire mon horaire · panne d’auto, · Rendez-vous dentiste, · devoirs à remettre; examen demain; assister au cours ; IMPORTANT A · · Aller nager ; m’inscrire à une activité, · parler à un ing. à la visite industrielle; · faire vérifier mon horaire; · planifier un evenement à l’entreprise Préparer un compte rendue C D · · ménage · PAS IMPORTANT Interruptions à l’étude; Date limite pour voir une expo · Répondre à courriels · Sollicitation pour joindre 5 à 7, · Téléphones à faire,/à répondre pub, jeux video, · Activités reportées · Lectures d’évasion, télé 18
  18. 18. Quel génération êtes vous en gestion du temps ? 0 génération – Aucun efforts , juste l’habitude et l’exécution, machine • 1ère génération – Notes et listes • 2ième génération – Grilles horaire – Agenda, rendez-vous • 3ième génération – Planification quotidienne – Gestion par priorité – Objectifs, valeurs • • 4ère génération Emphase sur ce qui est important et non pas sur ce qui est urgent
  19. 19. OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS 1. Tendances naturelles • Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme; • L’action avant la réflexion; • Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît; • Ce qui va vite avant ce qui prend du temps; • Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous; • Ce qui est urgent avant ce qui est important; • Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi;
  20. 20. OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS 2. Bénéfices secondaires – – – – Sociaux = stimuli Biologique = stimuli physiques Psychologique = évitement Existentiel = confirme notre vision de soi et du monde
  21. 21. Obstacles à la gestion du temps 3. Crise lorsque ce qui est important pour la personne ne se retrouve pas dans sa vie, dans son quotidien. 4. Faire choix : important vs urgent 5. Manque de sens, direction, objectifs; 6. Illusion qu’on pourra tout faire; 7. Résistances à tout planifier;
  22. 22. Vidéo
  23. 23. Processus pour gérer son temps 1. Adopter une attitude positive – – Prendre conscience de l'importance de gérer son temps Développer les convictions nécessaires & se consacrer du temps pour réfléchir 2. Se fixer des priorités – – – Clarifier vos objectifs Identifier les règles du jeu Prioriser les activités appropriées 3. Planifier – – – Analyser l'utilisation actuelle de son temps Estimer le temps requis pour ses activités scolaires Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités 4. Exécuter – – – – Réduire les pertes de temps Utiliser des techniques de gestion efficace Prévoir des conditions facilitantes Protéger son temps – Évaluer – Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié
  24. 24. « Si nous ne savons pas ce que nous faisons, nous ne pouvons pas faire ce que nous voulons ». Feldenkrais
  25. 25. •Video japonais 4 mn
  26. 26. Techniques d’organisation de travail Organiser son temps avec les autres Faire respecter son propre temps: Préparer et gérer les réunions et le entretiens Gérer vos communications téléphoniques Gérer votre courrier Optimiser votre classement Évaluer l’intérêt de vos déplacements Encourager l’esprit d’initiative et le travail d’équipe • Avantages du travail en équipes • • • • • • • •
  27. 27. Techniques d’organisation de travail  Organiser son temps avec les autres:  Éviter de perturber le temps des autres:  Regrouper les sujets et les questions,  Prendre rendez-vous,  Annoncer l’objet du rendez-vous  Utiliser le mode de communication le plus rapide: – fax, téléphone,e-mail.
  28. 28. Techniques d’organisation de travail Faire respecter son propre temps: – Clarifier les plages de disponibilité/ non disponibilité vis à vis des collaborateurs ou des collègues, – Se mettre d’accord sur une durée avant tout entretien ou réunion.
  29. 29. Techniques d’organisation de travail Préparer et gérer les réunions et le entretiens: – Avant la réunion: opportunité,participants,ordre du jour,durée.. – Pendant la réunion: respect de l’heure, de l’objet, ordre du jour, facilitation et Régulation – Après la réunion: diffuser le compte rendu avec rappel des conclusions, les plans d’action et suivre l’exécution des décisions prises.
  30. 30. Techniques d’organisation de travail Gérer vos communications téléphoniques: – Prévoir une plage de temps dans la journée pour regrouper les appels – Aller directement à l’essentiel et terminer une conversation qui s’enlise – Organiser un filtrage par la secrétaire – Couper son téléphone pendant les moments de réflexion,réunion,entretien
  31. 31. Techniques d’organisation de travail Gérer votre courrier: – Ne consulter le courrier qu’une fois par jour, – Classer le immédiatement en quatre corbeilles: A:important et urgent B: important et non urgent C: pas important, mais urgent D: pour information – Réserver une plage de temps aujourd’hui pour A – Réserver une plage de temps cette semaine pour B – Déléguer le traitement de C – Garder le contenu de D comme lecture pendant les moments creux.
  32. 32. Optimiser votre classement: – Avoir un ordre de classement cohérent – Le faire connaître à l’entourage – Déléguer à la secrétaire la gestion du classement des dossiers, – Prévoir un temps de rangement une fois par mois au minimum
  33. 33. Évaluer l’intérêt de vos déplacements: – Envisager les autres moyens: téléphone, déplacement de l’interlocuteur, – Clarifier les objectifs du rendez-vous et le préparer comme une réunion, – Planifier les moindres détails, – Regrouper les déplacements et les rendez-vous – Annuler le déplacement si le rendez-vous important est annulé.
  34. 34. Encourager l’esprit d’initiative et le travail d’équipe pour favoriser:  La flexibilité : la gestion par projet et par équipe rend une organisation plus flexible  L’adaptation: réactions rapides aux contraintes internes et externes   Le décloisonnement entre les métiers, les individus et les fonctions  La mobilité géographique et professionnelle  Le redéploiement des effectifs selon le volume des activités  L’apprentissage continu
  35. 35. Avantages du travail en équipes – Plus forte implication et motivation – Meilleures information et interaction – Meilleure communication – Gestion dynamique et communautaire – Rapprochement entre les intérêts individuels et les intérêts de l’organisation – Facilite le contrôle et l’évaluation – Allégement de la hiérarchie – La délégation

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