Delegation ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente - auch und gerade in Werbeagenturen. Dieses Papier richtet sich vor allem (aber nicht nur) an Agentur-Manager der zweiten Führungsebene. Ganz gleich ob Sie im Artbereich, Account, Produktion, in der Technik oder sonst wo in einer Agentur tätig sind – wenn auch Sie -wie so viele Manager mit Führungsverantwortung- zu häufig dazu tendieren, die Dinge lieber selber zu erledigen, als sie zu delegieren, dann könnte Ihnen dieses Papier helfen, künftig effizienter zu werden und vor allem mehr Zeit für sich selbst zu haben.

1. Delegation.
Ein wirksames Führungsinstrument
auch in Werbeagenturen
Berlin, den 27.12.2013
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2. Überlastung und Delegation.
Ein Grund für die Überlastung einzelner Mitarbeiter mit Führungsverantwortung in Agenturen
mit all ihren Folgen, liegt nicht selten darin, dass diese Manager zu selten von einem der
wichtigsten Instrumente erfolgreicher Führung Gebrauch machen – der Delegation.
Dieses Papier richtet sich vor allem (aber nicht nur) an Agentur-Manager der zweiten
Führungsebene. Ganz gleich ob Sie im Artbereich, Account, Produktion, in der Technik oder
sonst wo in einer Agentur tätig sind – wenn auch Sie -wie so viele Manager mit
Führungsverantwortung- zu häufig dazu tendieren, die Dinge lieber selber zu erledigen, als sie
zu delegieren, dann könnte Ihnen dieses Papier helfen, künftig effizienter zu werden und vor
allem mehr Zeit für sich selbst zu haben.
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3. Das mache ich lieber selber.
Natürlich hat es einen Grund, warum Sie soviel selber machen. Gerade vor dem Hintergrund
des teilweise enormen Zeitdrucks (bspw. auf Pitches) liefern manche Mitarbeiter suboptimale
Ergebnisse. Und dann sind Sie es, die (oder der) auf die letzte Minute an den Präsentationen
und Konzepten arbeitet, um sie wieder „gerade zu rücken“.
Der Druck wird so für alle noch höher und am Ende nehmen Sie sich vor, künftig lieber gleich
selber ans Werk zu gehen. Das gibt Ihnen das sichere Gefühl, dass auch alles von Anfang an
auf dem richtigen Wege ist.
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4. Alles nur Gefühl.
Viel mehr als ein subjektives Gefühl ist das allerdings nicht.
Weil Ihr Aufgabenspektrum weit größer ist, sind Sie in dem Moment, in dem Sie alles an sich
reißen, im höchsten Maße überlastet. Sie können sich längst nicht mehr mit der nötigen Tiefe
in alle Gewerke eines Projektes hineindenken.
Das führt in realiter zu Ergebnissen, von denen Sie zwar glauben, sie seien nun besser als
vorher. Tatsächlich aber bleiben die Resultate trotz Ihrer späten, aktiven und umfassenden
Zutuns (wenn auch in unterschiedlicher Ausprägung) auch weiterhin optimierbar.
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5. Optimierbar und frustrierend.
Neben einem optimierbaren Arbeitsergebnis hat diese Handlungsweise aber noch ganz andere
Folgen. Die Mitarbeiter nämlich, die zunächst mit den Aufgaben betraut waren und denen Sie
jetzt in die Parade fahren, fühlen – ganz gleich wie Sie Ihren Eingriff erläutern- Frustration.
Wiederholen sich solche Frustrationen, kehren Ihnen die Mitarbeiter innerlich den Rücken zu.
Sie vermeiden künftig Situationen, in denen sie frustriert werden könnten und limitieren sich
und ihren Beitrag zum Gelingen.
Kurz: Ohne echte Delegation ersticken Sie nicht nur selbst in Arbeit, sondern auch die
Lernbereitschaft und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter.
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6. Verständnis und Vertrauen.
Echte Delegation hängt von zwei zentralen Faktoren ab: Verständnis und Vertrauen.
Es ist wichtig, dass alle das gleiche Verständnis von der Aufgabe haben und das Sie Ihren
Mitarbeitern sichtbar Vertrauen entgegen bringen. Ihr Vertrauen als Vorgesetzter ersetzt
manch fehlendes Selbstzutrauen.
Für das gleiche Verständnis ist eine klare Aufgabenerklärung von größter Bedeutung. Denn
nur wer weiß, was von ihm erwartet wird, kann diese Erwartungen übertreffen. Daher nehmen
Sie sich die Zeit und formulieren Sie die Aufgabe schriftlich. Die nachfolgenden Punkte sollten
in jeder Aufgabenbeschreibung berücksichtigt werden.
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7. 1. Die Zielbeschreibung.
Das Ziel: Was wollen wir bewirken?
Nehmen Sie sich die Zeit, die Lage und das Ziel klar zu machen. Reduzieren Sie das Ziel nicht
auf schnöde Sätze wie: „Pitch gewinnen“ oder „Mehr Marge aus dem Kunden holen“. Machen
Sie sich die Komplexität und die Zusammenhänge der Teilziele und Zielhierarchien bewusst
und entwerfen Sie ein Bild davon. Sie werden schnell bemerken, wie facettenreich ein
optimaler Lösungsweg sein kann. Und Sie werden feststellen, wie wertvoll jeder einzelne
Mitarbeiter auf diesem Weg mit seinem Beitrag wird. Dazu muss aber jeder das Gesamtbild
kennen.
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8. 2. Die Auftragsbeschreibung.
Der Auftrag: Wer macht was?
In der Regel ergeben sich aus der Lage und Zielanalyse auch schnell die
Auftragsbeschreibungen für die einzelnen Teammitglieder, an die Sie delegieren möchten. Je
offener sie die Ausführung des Auftrages lassen, desto bessere Ergebnisse werden Sie
erzielen. Sorgen Sie nur dafür, dass der jeweilige Mitarbeiter seine persönliche „Ownership“ an
seinem Auftrag entfalten und mit Begeisterung ausleben kann. Erst Begeisterung verwandelt
den Weg zum Ziel in eine Mission. Und wer auf einer Mission ist, den hält so schnell nichts auf.
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9. 3. Die Mittelausstattung.
Die Mittel: Was brauchen wir dafür?
Machen Sie sich klar, welche Mittel der einzelne benötigen wird, um optimal zum Gesamtziel
beitragen zu können. Dabei geht es nicht nur um Arbeitsmittel oder Budget, sondern auch um
Autorisierung und vor allem um Mentoring. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter gezielt, indem Sie
die Rahmenbedingungen für sie schaffen, in denen sie sich voll entfalten können. Bieten Sie
gegebenenfalls Hilfestellung, aber überlassen Sie es den Mitarbeitern, an die Sie delegiert
haben, eine Lösung zu erarbeiten.
Sie werden schnell bemerken, dass Sie sich der Mehraufwand zu Beginn des Projektes lohnt
und sich bei Ihnen das sichere Gefühl, optimale Ergebnisse zu erzielen, bald einstellt.
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10. So sparen Sie Nerven und Geld.
Mit dieser losen „Auftragstaktik“ in Form von Delegation mit Ziel, Auftrag und Mitteln werden
Sie bessere Ergebnisse erzielen als mit reiner „Weisungstaktik“. Die Weisung zielt immer auf
die konkreten Schritte zur Umsetzung. Das zwingt Sie, jeden Schritt selber zu durchdenken, zu
planen und stets in jedes Detail involviert zu sein.
Die Delegation mit Ziel, Auftrag und Mitteln kostet nur zu Beginn des Projektes mehr Zeit. Am
Ende aber sparen Sie Ihre eigenen Ressourcen und die Ihrer Agentur und damit Nerven und
Geld. Das sind nicht unwichtige Güter in unserer Branche.
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11. Kontakt.
Der Autor ist Interim-Manager für Werbeagenturen. Sie erreichen ihn unter:
Kai.loehde@loehde.com
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