https://www.lederne.dk/kompetencecenter/kurser/projektlederuddannelse

1. Lær at sætte klare mål for dit projekt
v/Kirsten Nielsen, KnowledgeDesign
1

2. Lidt om mig…….
2
• Selvstændig konsulent på 11. år, med base i Århus
• PRINCE2® certificeret projektleder
• Associeret konsulent og underviser for Ledernes Kompetencecenter gennem
snart 7 år - løser projektledelsesopgaver og -uddannelser på åbne kurser og
på virksomhedstilpassede forløb
• 30 års erfaring som udøvende projektleder og projektkonsulent i private og
offentlige virksomheder og organisationer, bl.a. Mannaz A/S
• Forfatter til ”Projektkoordination”, grundbog på uddannelsen Offentlig
Administration og medforfatter til, den kommende 6.udgave, af grundbogen
”Teori og metode - bind 2” på Administrationsuddannelsen
Eksempler på kunder:
Siemens Wind Power A/S, Vestas Wind Systems, Tytex A/S, SSP Technology, Danish
Crown, Vesthimmerlands Kommune, DS Smith Packaging Denmark, Lachenmeier-Monsun,
LB Consult Rådgivende ingeniører, Cryos International, Økologisk Landsforening,
Kommunikation & Sprog, Århus Universitet, VIA University, Forsvaret m.fl.

3. Hvad vil jeg introducere i dag?
3
Vi vil fokusere på, hvad der er grundlæggende for at få etableret en god
projektproces og –plan:
• Hvad er projektets grundelementer - Projekttrekanten som styringsredskab i
projektets livscyklus (projektmodel)
• Hvad er SMARTe mål og hvordan får vi forventningsafstemt hvad projektet
skal levere?
• Hvordan leverer vi SMARTe mål? Introduktion til metoden ‘Målhierarki’
/’Produktnedbrydning’ /’WBS’
• Fra mål til den gode plan og styringen af samme
Spil gerne ind med spørgsmål og tanker 

4. Hvad går galt i dine projekter?
4

5. Projekttrekanten
Ressourcer
Tid
Scope/Leverancer
Kritiske
opmærksomhedspunkter
• Risici
• Ændringer
5

6. SMART(e) leverancer og succeskriterier
• S pecifikke – Målene er præcist formuleret – ingen fortolkning
• M ålbare – Målene kan måles, helst i tal
• A ccepterede – De fleste interessenter er enige
• R ealistiske (og ambitiøse) – Målet kan nås med tilgængelige ressourcer og tid
• T idsfastsatte – er der en klar tidsfrist? Pyh… det var svært,
men det lykkedes!
6

7. Interessenter
Definition - Projektets interessenter omfatter de enkeltpersoner og grupper
af individer, der har interesse i projektet - typisk dem der direkte eller
indirekte påvirkes af projektet eller projektets leverance - og dem der kan
påvirke projektet eller opnåelsen af udbyttemål.
Off. myndigheder
Leverandører
FinansieringskilderSlutbrugere (kunder)
ProjektmedarbejdereRessourceydende
afdelinger samt
øvrige ansatte
Direktion/bestyrelse
Projektet
Konkurrenter
Referencegruppe
(RG)
Styregruppe (SG)
Medier
7

8. Projektets livcyklus og de SMARTe mål
Præ-projekt Planlægning Gennemførelse Afslutning
Drift
IDE
8
”Fluffy”
Foreløbigt
Detaljer og
specifikationer
øges – vi gør
det ‘SMART’
SMART
mål er på
plads og
trekanten
‘låst’
SMART mål er
udgangspunktet
for evaluering
og overlevering
af projektet
VIDEN VOKSER
SMART mål er
udgangspunktet
for løbende
styring og
evaluering

9. Målformuleringens niveauer
Mål – et samlet svar på 3 spørgsmål!
Formål………………………………Hvorfor skal projektet gennemføres?
”For at…”
Succeskriterier/effektmål…Er formålet nået?
Måling af projektets effekt i driftsfasen (knytter sig til formål)
”Ved at en eller anden effekt er indfriet…”
Leverancer (produkter)…….Hvordan opnår vi formålet?
”Ved at have leveret…”
9

10. Formål
Hvorfor dette projekt?
Succeskriterier/Effektmål/Gevinster/KPI’er
Hvordan vi måler indfrielsen
af formålet?
Eksempler:
• For at starte egen virksomhed
• For at øge omsætningen
• For at mindske sygefraværet
• For at få flere publikummer i teateret
Eksempler:
• Min. nuværende lønniveau ½ år efter opstart
• Min 8 % øget omsætning pr. 4.kvartal 2017
• Min. 10% mindre sygefravær pr. 2.kvartal 2018
• Min. 75 % belægning på årsbasis i 2018
Kend dit formål og dine langsigtede mål

11. Projektets formål - Hvorfor investere i projektet?
• Projektets formål (berettigelse) – BEGRUNDELSE
 HVORFOR skal projektet iværksættes (salgstale)
 HVILKEN ønsket virkning/effekt
 SKAL DEFINERES inden opstart
 Knytter sig til VIRKSOMHEDENS/ORGANISATIONENS BEHOV
• Projektets leverance (produktmål) – OUTPUT
 HVORDAN kan projektets formål realiseres?
 Det vi står med ”i hånden”, når projektet er færdigt og lukker ned
 Knytter sig til PROJEKTET
• Projektets succeskriterier – UDBYTTE
 Opnås først EFTER projektet er afsluttet (typisk)
 Beskriver den effekt vi ønsker af projektet
 Defineres før projektopstart, og måles (ofte) efter afslutning
 Knytter sig til PROJEKTETS FORMÅL
FORMÅL
Hvorfor?
Problem/mulighed
Ønsket udbytte
Vision
LEVERANCE
Hvordan eller Hvad?
Hovedleverancen
Delleverancer
Hvad der frembringes
SUCCESKRITERIER
Hvordan måles
formålsindfrielse?
Den ønskede effekt
Tidsbestemt
Målbart
11

12. Nedbrydning af projektet/Målhieraki/WBS
Hvad er en god
fest for Mette?
Sørge for
gæster
Sørge for
lokaler
Sørge for
underholdning
Spørge Jens,
gemalen
Spørge venner
Spørge
familien
Lave forslag til
festkoncept
Vælge
toastmaster
Booke musik til
dans
Lave tidsplan
for
underholdning
Booke pianist
Lave aktiviteter
for børn
Mettes
fødselsdag
Formål:
Lave
gæsteliste
Lave invitation
Sørge for
forplejning
Styre
tilmelding
Styr på logistik
v/ ankomst
Lave bordplan
Få 3 tilbud hjem
+ vælg eet
Lave
indretningspla
n
Indrette lokale
Pynte borde
Sætte bar op
Beslutte
koncept
Få 3 tilbud og
vælg leverandør
Lave tidsplan
for servering
Booke tjenere
Købe vin og
spiritus
Få godkendt
festkoncept
Hvorfor?
Hvordan?
For at fejre Mette /For at glæde Mette/ For at Jens (Mettes mand) og Mette kommer til flere fester
‘Produkt/Middel’ (leverancen)

13. Målsætning/målhieraki/WBS:
Nedbrydning af
opgaverne/leverancerne ud fra
formål og succeskriterier

14. Præ-projekt Planlægning Gennemførelse Afslutning
Drift
Analyse
Målafstemning
Omfang/kvalitet
Opdatér
Afstemning
Opdatér
Forhandling af
omfang/kvalitet
ved problemer
Målhierarki
Brug af målhierarkiet gennem projektet
Utydelige mål er den hyppigste årsag til fiaskoprojekter!
14
IDE

15. Fra målsætning til tidsplan
Først laves målhierarkiet i de
nedbrydningsniveauer, der er mulige
Målhierarkiet er en kreativ øvelse –
her anvendes ingen tid, og
afhængigheder. Her lister vi alle de
leverancer/opgaver vi kender
Dernæst ‘konverteres’ leverancerne
på niveau 2 til
indsatsområder/delprojekter +
Niveau 3 og nedefter bliver til
milepæle og aktiviteter. Her vil vi ofte
komme i tanker om flere leverancer.
Tidsplanen viser tid og
afhængigheder

16. 16

17. Projektstart
(analyse)
Planlægning Gennemførelse Afslutning
Drift
Etablér Projektplanen
Brug teamet
Afstem med interessenter
Identificér risici
Opdatér
Justér ved ændringer
Fremdriftsmåling
Kommunikation
Opdatér
Evaluér
Overgang til drift
Planlægning
Brug af planen gennem projektet
Hvis der er forskel på plan og virkelighed er det bedst at følge virkeligheden!
Dvs. at revidere planen!!!!
17
IDE

18. Projektorganisation Milepælsplan Formål og leverancer
Formål
Lev.
1
Tid
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Milepæle = delleverancer
Indsats-
område 1
Projekt-
ledelse
Indsats-
område 2
Indsats-
område 3
Indsats-
område 4
Indsats-
område 5
Lev.
5
Lev.
4
Lev.
3
Lev.
2
Styregruppe
Projektleder
Projekt-
gruppe
Reference-
gruppe
Beslutning BeslutningBeslutning
Organisering af
deltagerne i
indsatsområder
Projektets målformulering, plan og organisering
18

19. Tak for opmærksomheden
– hav en fortsat god eftermiddag 
19