Artikel av Gunnar Loxdal publicerad i AppleNews 2/1991
HYPERCARD HJÄLPER DIG ATT HITTA RÄTT
Ge informations-
hanteringen
ett mänskligt ansikte!
Ge informations~
hanteringen ett
mänskligt ansikte!
Krister Pettersson
på ABB Power
Systems i Västerås,
är entusiastisk över
möjligheterna att
förenklaprojekt-
ledning med hjälp
av I@yperCard.
Foto: DAN COLEMAN
I ett stort projektär det
livsviktigt att hålla ordning
på informationen.
Krister Pettersson på ABB i
Västerås har jobbat mycket med att förbättra
informationshanteringen med hjälp av HyperCard.
Det är inte lätt att hålla koll på ett stort projekt.
En massa bollar att hålla i luften hela tiden. Budget, planering, beställningar, uppföljningar - hela
tiden nya mängder av information om hur projektet framskrider. Dessutom finns informationen på
många olika ställen.
En del siffror sitter insatta i pärmar, annan viktig information staplas i arkivskåp, en del finns i
manualer, annat finns i kortregister, eller i centrala databaser. Undra på om det blir svårt att hitta
rätt information när den behövs.
En massa tid går åt i onödan, bara för att det inte går att få fram rätt uppgifter vid rätt tidpunkt. Det
blir komplicerat att göra riktigt bra sammanställningar över hur projektet går vidare, när
informationen om ekonomin finns på ett ställe, planeringen någon annanstans, och uppföljningen på
ett tredje ställe.
Problemen är desamma oavsett vad projektet handlar om; utveckla en ny bil, bygga ett nytt kontor,
dra igång en marknadsföringskampanj. Få personer känner till informationsproblemen i stora
projekt bättre än Krister Pettersson som är civilingenjör på ABB Power Systerns, och dessutom
konsult i projektadministration. Krister Pettersson har jobbat med projektledning bland annat i
Argentina, Mexiko, Spanien och Saudiarabien.
PROJEKT PÅ FLERA MILJARDER
Hans senaste stora utlandsprojekt var ansvar för kraftöverföringen från Itaipú i Brasilien. Världens

största vattenkraftverk, där enbart själva kraftöverföringen var ett projekt på flera miljarder kronor.
Under sin tid som projektledare, har han funderat mycket över hur arbetet kan bli ännu mer
effektivt, och hur man kan utveckla arbetsmetoderna inom projektledning.
Hur gör man informationsflödet smidigare? Hur kan information om projektet bli mer lättillgänglig
och begriplig?
- Projektledning handlar om att se till att rätt pryl finns på rätt plats vid rätt tillfälle och till rätt
kostnad säger Krister Pettersson.
Det betyder att det .handlar om att hantera informationen i projektet rätt sätt. Det är ofta mycket
viktigare att få fram rätt information i rätt tid, än att skapa ännu mer information om verksamheten.
Den främsta poängen med bättre informationstrukturer är självklart bättre kontroll över
informationen och att det ger bättre förutsättningar för att jobba effektivt med projektet. Man kan få
bättre framförhållning, minska kapitalkostnaderna och öka lönsamheten.
Det finns alltså stora pengar att spara genom bättre informationshantering Plus att arbetet blir
roligare, om man har koll på det man jobbar med.
Den bästa vägen att skapa en effektiv informationsstruktlur, är förstås att lära sig att utnyttja sin
persondator rätt
Krister Pettersson har genom åren arbetat mycket med att utveckla datorstöd för projektledning.
Han har jobbat med olika datorer ända sedan datorhistoriens gryning under 60-talet.
Redan 1983 skaffade han en Applemaskin - Macintoshens föregångare Lisa, som var den första
persondatorn med ett grafiskt användargränssnitt. Lisa köpte han i samband med ett bygge av ett
ställverk i Saudiarabien.
Först hade jag tänkt mig att skaffa en Facit till, som jag hade jobbat med tidigare. Men så fick jag
syn på Lisa, och jag behövde inte jobba länge med den för att se vilket enormt lyft det var med den
enkla hanteringen att kunna blanda grafik och text. Det var ett "major step forward".
Om jag ville att alla medarbetarna skulle använda dator, var Lisan en förutsättning. Vi gjorde i
princip allt på Lisa. Brev, register, fakturor, siffror som kunde omvandlas till pajdiagram och grafer.
Vi använde kalkylprogram, jobbade med tidplanering osv.
I dag använder Krister Pettersson Macitnosh, han jobbar mest med en Portable - flyttbarheten är ett
måste i ett rörligt jobb.
-Jag betraktar datorn som mitt främsta arbetsredskap. Jag klarar mig utan någon sekreterare, med
hjälp av datorn. Full kontroll över all information.
UTVECKLAR EGNA TILLÄMPNINGAR
Självklart är det enkelheten hos Macintosh och det grafiska användargränssnittet som Krister
Pettersson har fastnat för.
Men dessutom har han utvecklat egna tillämpningar i HyperCard, som gör Macintosh ännu mer
lättanvänd - och hjälper till att skapa bättre ordning och överblick i en splittrad verksamhet.
- Man kan jämföra Finder och HyperCard med varandra. Båda innehåller symboler, och dokument
och verktyg som man når genom att trycka på en knapp. Men i jämförelse med HyperCard, är
Finder mer låst. Symbolerna ser likadana ut hela tiden, menyer är likadana, och det går inte att
ändra på det hierarkiska filsystemet, säger Krister Pettersson.
- Med hälp av HyperCard kan man göra menyerna mer intuitiva. En meny kan göras i form av en
ritning eller en blankett, och leda till rätt verktyg via inbyggda knappar. Du kan lägga in knappar

för att nå program, checklistor, blanketter, modeller, samtidigt med instruktioner för programmens
användning, kontraktstexter, och manualer. Kraftfulla presentationer kan göras med möjligheter till
animering. HyperCard hjälper helt enkelt till att skapa en bättre arbetsmiljö. Det blir lättare och
roligare att jobba.
Datahantering med ett mänskligt ansikte, alltså. Särskilt viktigt för den som har ett
informationsintensivt jobb - som projektledning.
Krister Pettersson jämför HyperCards möjligheter till informationshantering, med
ett verktygsskåp.
Man kan se HyperCard som ett skåp med verktyg, mallar, och instruktionsböcker - och ett antal
tomma krokar där man kan hänga in annat man behöver. Det finns redan standardverktyg som
almanacka, adressregister, med mera färdigt i programmet.
Kontrakttexter, offerthandbok, projektledarmanual, kalkylprogram, beräkningsmodeller,
investeringskalkyler, produktbeskrivningar, presentationsprogram, kommunikationsprogram,
blanketter - allt kan göras lättare tillgängligt via HyperCards verktygslåda.
I Krister Petterssons vision över kunskapsnavigation i en stor organisation, förnyas den
gemensamma delen av innehållet i skåpet centralt - över nät från en centraldator, eller genom att
uppdaterade disketter eller CD-skivor går ut till medarbetarna.
En annan effekt av mer utvecklad bättre datoranvändning i projektledning, är att det blir lättare att
förklara komplicerade resonemang. Det är så mycket enklare att förstå vad någon menar, om man
fritt kan blanda text och bilder och till och med animationer över hur en verksamhet eller ett projekt
skall bedrivas eller utvecklas.
Beställarna och medarbetarna begriper bättre hur projektet ska utvecklas. Och - inte minst viktigt -
verktygslådan kan bidra till ännu mer kreativa diskussioner i projektgruppen. Medarbetarna i
projektet kan visa sina idéer grafiskt, och snabbt åskådliggöra hur ändrade förutsättningar påverkar
resultatet.
HALVERA LEVERANSTIDERNA
Just nu arbetar Krister Pettersson med ett omfattande projekt inom ABB, T50, som bland annat går
ut på att förkorta leveranstider, genom att decentralisera arbetet och utveckla medarbetarnas
kunnande.
Förbättrad informationshantering är en viktig del av arbetet.
Målsättningen är att leveranstiden ska kunna halveras jämfört med i dag, bland annat genom mer
parallellt arbete, och mindre byråkrati. Och det kan man inte göra utan en effektivare
informationshantering.
Har man effektiv kontroll över informationsflödet, får man tidigare signaler om att något är på väg
att gå galet, arbetet kanske sackar efter någon tidplan. Och får man bara reda på det i tid, är
möjligheterna att rätta till projektet betydligt större.
En av Krister Petterssons idéer för bra informationsstrukturer, är att införa ett konsekvent synsätt för
att klassificera informationen i ett projekt.
Allt projektarbete kan i princip beskrivas på samma sätt. Olika slags resurser förbrukas i olika
aktiviteter för att skapa färdiga produkter.
Använder man dessa tre dimensioner - resurser, aktiviteter, produkter - för att konsekvent
klassificera informationen i projektarbetet, så är förutsättningarna mycket bättre för att hantera
informationen mer fleixbelt och kraftfullt.
Man har en enorm nytta av att strukturera informationen i konsekventa dimensioner.

- Det gäller att sätta effektiva etiketter och koder på informationsbitarna i alla delar av projektet, för
att kunna hitta rätt. säger Krister Petterson
FORTFARANDE VISST MOTSTÅND
ABB är ett stort företag, och ligger långt framme när det gäller högteknologi. Men ändå finns det
fortfarande visst motstånd mot den nya informationsteknologin, menar Krister Pettersson.
- Förvånansvärt många arbetar med högteknologi utan att använda den moderna
informationsteknologi som finns - och som kan spara mycket pengar och tid.
- Vissa äldre chefer är avvaktande till de nya möjligheterna. De som redan använder datorer i sitt
arbete ser däremot bara positivt på de nya möjlighetema. För dem som tagit till sig datorn som
arbetsredskap är frågan inte om de ska utnyttja den nya informationsteknologin, utan när.
GUNNAR L OXDAL