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Bienvenue à
Toulouse !
Votre demande de Welcome Pack
Bienvenue à
Toulouse !
Une structure en appui de vos congrès
So*	Toulouse	Conven-on	Bureau	c’est	:		
	
  En	amont	de	votre	événement	:	
•  Aide	à	la	recherche	de	lieux	ou	de	prestataires	
•  Mise	en	contact	avec	les	acteurs		
•  Organisa7on	de	vos	visites	de	repérage	
•  Nouvel	ou7l	dédié	aux	demandes	:	«	Intranet	Client	»	
  Pendant	votre	événement	:	
•  Applica7on	mobile	
•  Mise	à	disposi7on	de	plans	et	documenta7ons	
•  Accès	à	une	galerie	photo	pour	illustrer	vos	supports	
•  Signalé7que	dédiée	dans	les	sites	d’accueil	
  Après	votre	événement:	
•  Enquête	de	sa7sfac7on	via	l’applica7on
Bienvenue à
Toulouse !
Pour être validé, ce dossier doit être
retourné complet avec l’ensemble des
pièces et des éléments constitutifs au
moins 3 mois avant la manifestation.
Grâce à ce Welcome Pack nous serons
votre seul interlocuteur pour organiser vos
évènements à Toulouse et réussir votre
«expérience Toulouse ».
Merci de remplir soigneusement ce
dossier avant de nous le retourner,
n’hésitez pas à nous contacter pour toute
question.
Sommaire
1.Votre manifestation
2. Soutenir votre candidature
3. Préparation de votre manifestation
4. Demande de documentation
5. Votre accueil
5.1. Accueil VIP
5.2. Accueil Aéroport
5.3. Accueil Gare Matabiau
5.4. Réception – Salle des Illustres
6. Vos déplacements
6.1. Offre Transports aériens
6.2. Pass Congrès
6.3. Offre Citiz
7. Votre confort
7.1. Offre Galeries Lafayette
7.2. Offre Grands Interprètes
7.3. Offre Tourisme
8. Vos outils de communication
8.1. Site web dédié à la manifestation
8.2. Application mobile
8.3. ICCA
8.4. Eléments marketing
1. Votre manifestation
Nom de la manifestation :...…………………………………………
Date du début de la manifestation : …../…../…..
Date de fin de la manifestation : …../…../…..
Lieu de la manifestation :………………………………………….
Nombre de personnes attendues : …………………
Nom de l’organisme : …………………………………………………
Adresse : ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Contact pour Pack Accueil
Civilité :…………………………………………….
Prénom :……………………………………………
Nom : ………………….…………………………...
Tel :…………………………………………………
Mail :……………………………………………….
Autre contact
Civilité :…………………………………………….
Prénom :……………………………………………
Nom : ………………….…………………………...
Tel :…………………………………………………
Mail :……………………………………………….
Votre manifestation
Dans un premier temps, merci de bien vouloir compléter les champs
ci-dessous :
Votre manifestation
		 Nom	de	l’évènement	
Adresse	
Web	
Edi-on	précédente	
nb	de	
personnes	
Series	
Code	Année	 Lieu	
1	 Exemple	congrès	 hIp://www.swafea.eu/	
Année	N-1	:	
09	-	10	Feb	2011	
Ville,	Pays	 300	
		
Année	N-2:	
15	-	16	Jul	2010	
Munich,	
Germany	
300	
Année	N-3:	
23	-	24	Apr	2009	
Brussels,	
Belgium	
300	
2	 Votre	évènement	:	
Année	N-1	:	 		
Année	N-2	:	
Année	N-3	:	
Merci de renseigner le tableau suivant :
Historique de la manifestation :
Date de la 1ère édition de votre manifestation ? ……………………
Présentation rapide des 3 dernières éditions ……………………….
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
Budget
Merci de fournir le budget prévisionnel de votre manifestation (recettes/
dépenses), incluant l’ensemble de vos demandes de subventions.
Merci de préciser les demandes d’aides indirectes (soutien à la
communication, services techniques…)
2. Soutenir votre
candidature
Concernant le déroulement de votre candidature :
Thème de la manifestation :...………………………………………
Modalités de candidature :...…………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Destinations concurrentes :..…………………………………………
Date de candidature : …../…../…..
Modalités de prise de décision :...…………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Critères de décision : :...……………………………………………….
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Organisme décisionnaire :...…………………………………………
Date de prise de décision : …../…../…..
So* Toulouse convention bureau peut vous accompagner tout
au long de votre candidature :
q Soutien dans la rédaction et la réalisation de votre dossier;
q Mise à disposition d’éléments marketing d’aide à la vente (photos,
vidéos, kakemonos, textes, présentation ppt…) ;
q Préparation et présence lors de la visite d’inspection ;
q Présence aux éditions préalables.
L’utilisation de ces éléments n’est autorisée que pour la
valorisation des manifestations et en aucun cas à des fins
commerciales
Soutenir votre candidature
3. Préparer votre
manifestation
Trouver des prestataires facilement
Afin de simplifier votre recherche de prestataires (hôtels, lieux de
réception, traiteurs, prestataires techniques, agences PCO ou
événementielles), nous mettons à votre disposition une plateforme
de questionnement.
Depuis cette plateforme vous publiez un appel d’offres, vous avez
accès aux réponses et devis, restez en contact direct avec les
prestataires et l’équipe So*Toulouse convention bureau.
Conditions : réservé aux signataires de la convention d’engagement.
Login et mot de passe sur demande.
Un site internet et une Application mobile dédiés à votre
manifestation
Depuis la plateforme vous pouvez créer le site internet de votre
manifestation et mettre en place une Application mobile.
Cf. Fiche 8. Vos outils de communication.
Préparer votre manifestation
4. Demande de
documentation
Date de la demande …./…./…..
Urgent ☐ Non urgent ☐
Nom de la structure
organisatrice
Personne référente pour la documentation (nom prénom, tel et
email)
Documents souhaités Plan Ville de Toulouse
Document Toulouse
Mode de remise au
demandeur
Retrait Donjon du
Capitole Square Charles
de Gaulle, 31000
Toulouse
Expédition (devis selon volume)
Langues Français/ Anglais Quantité …..
Français/Espagnol Quantité …..
Date de mise à disposition souhaitée
Demande de documentation
5. Votre accueil
Ø 5.1. Accueil VIP
Ø 5.2. Aéroport de Toulouse – Blagnac
Ø 5.3. Gare Matabiau
Ø 5.4. Réception à la Salle des Illustres
Vous accueillez des personnes importantes pour votre manifestation,
elles sont aussi importantes pour nous.
Merci de nous transmettre la liste complète de vos invités VIP pour
que nous puissions préparer ensemble leur accueil (accueil
personnalisé à leur arrivée à l’aéroport ou à la gare, attentions
particulières, cadeaux spécifiques…).
5.1. Accueil VIP
Date	
d’arrivée
Heure	
d’arrivée
Provenance
Numéro	de	
vol
Nombre	de	
personnes
Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à l’aéroport.
Conditions d’accès : service gratuit.
Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en
charge des bagages.
Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages
horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants.
A prévoir :
Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée.
Mini formation et liste des personnes présentes.
Afin de garantir le bon déroulement de cet accueil, nous avons
besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi
que leurs numéros de vols, à préciser ci-dessous :
5.2. Accueil Aéroport
5.3. Accueil Gare Matabiau
Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à la gare.
Conditions d’accès : service gratuit.
Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en
charge des bagages.
Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages
horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants.
A prévoir :
Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée;
Mini formation et liste des personnes présentes ;
Afin de garantir un bon déroulement de cet accueil, nous avons
besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi
que leurs numéros de trains, à préciser ci-dessous :
Date	
d’arrivée
Heure	
d’arrivée
Provenance
Numéro	de	
train
Nombre	de	
personnes
Date souhaitée
Horaires
souhaités
Nombre de
personnes
Descriptif:
Accueil et réception à la Salle des Illustres (Capitole, Hôtel de
ville). Mise en place d’un apéritif de bienvenue.
Conditions d’obtention :
vous devez envoyer un courrier de sollicitation à l’attention de
M o n s i e u r l e M a i r e d e T o u l o u s e :
jean-luc.moudenc@mairie-toulouse.fr
Merci de mettre en copie g.legou@so-toulouse.com pour
suivre votre demande:
Afin d’assurer la coordination avec les services de la Ville de
Toulouse, merci d’indiquer vos souhaits de réception :
5.4. Réception
6. Vos déplacements
Se rendre à Toulouse
Ø 6.1. Offre transports aériens
Se déplacer à Toulouse
Ø 6.2. Pass Congrès
Ø 6.3. Offre Citiz
6.1. Offre transports aériens
Congrès, salons et séminaires
Les compagnies aériennes offrent des conditions tarifaires incitatives pour les
congrès et conventions.
En fonction de l’origine de vos participants, nous pouvons vous aider sur les
programmes suivants:
Air France & KLM
Faites de votre événement un succès avec AIR FRANCE & KLM Global
Meetings. Gestion en ligne très simple et de nombreux bénéfices pour les
organisateurs d'événements et leurs participants.
Brussels Airlines
Que vos besoins d'affaires reposent sur l'affrètement d'un vol, l'expédition de
marchandises de fret ou l'organisation de congrès, nos solutions sont faites pour
vous.
Lufthansa United :Star Alliance
Conventions Plus est un service Star Alliance™ qui facilite l’organisation et la
participation à des congrès internationaux. Mise à disposition des horaires et de
tarifs réduits des 27 transporteurs membres à partir d’un seul endroit.
Turkish Airlines
Grâce aux programmes Turkish Conventions, Conventions Plus ou Meeting Plus,
vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux et de facilités d’organisation pour
optimiser la participation à vos événements.
J’autorise So* Toulouse convention bureau à initier les premières
démarches pour ma manifestation, cela n’implique pas d’obligation pour
ma structure.
Signature:
Les informations sur les pages jointes doivent être remplies
Votre	Profil	Client	
Civilité	:	 		
Prénom	:	 		
Nom	:	 		
Fonc7on	:	 		
Société	ou	associa7on	:	 		
E-mail	 		
Vos	coordonnées	
Téléphone	:	 		
Téléphone	mobile	:	 		
Télécopie	:	 		
Site	Internet	:	 		
Rue	/	Bâ7ment	:	 *		
Ville	:	 *		
Code	postal	:	 *		
Etat	/	Province	:	 		
Pays	:	 *	
Votre	évènement	
Nom	de	l'évènement	 		
Descrip7on	de	l'événement	:	
		
Webmaster	E-mail	:	 *		
Site	Internet	:	 *		
Téléphone	:	 		
		
Ville	ou	Aéroport	le	plus	
proche	:	
			*		
		
Date	de	début	:	 		
Date	de	fin	:	 		
		
Adresse	de		'événement	
		
Rue	/	Bâ7ment	:	 *		
Ville	:	 *		
Code	postal	:	 *		
Etat	/	Province	:	 		
Pays	:	 *
Estimation du nombre de participants
Merci d’indiquer le nombre estimé de participants (y compris exposants/accompagnateurs) par pays
de provenance susceptibles d'emprunter le transport aérien. Cette estimation doit être basée sur les
résultats passés ou, pour une première édition, le potentiel selon le fichier qualifié de la cible-
participants. Ces informations nous servent à estimer le potentiel de votre événement.
France (potentiel aérien) participants
Europe participants
Amériques participants
Asie / Pacifique participants
Afrique du Nord participants
Afrique / Océan Indien participants
Proche / Moyen Orient participants
Agences de voyages dédiées
Merci d’indiquer les numéros IATA de vos agences de voyages dédiées ou si
vous êtes une agence, merci d’indiquer votre numéro IATA
1. 2.
3. 4.
5. 6.
Evénements futurs
Merci d’indiquer le nombre de participants des événements futurs.
Par exemple : Salon ABC, Paris, France, 01/01/2006 - 31/12/2006, 3000 participants
Evénement futur #1 :
Evénement futur #2 :
Evénement futur #3 :
Informations générales sur l'organisme international de rattachement
Organisme
international :
Nom du
responsable :
Téléphone
E-mail :
Site Internet :
Adresse de
l'organisme
Rue / Bâtiment :
Ville :
Code postal :
Etat / Province :
Pays :
Descriptif 		
Pass comprenant les transports urbains ainsi que l’aéroport
et se déclinant en deux versions :
Un pass « traditionnel »
Recto : côté du ticket présentant la déclinaison
commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.)
Verso : côté du ticket opposé au recto, sur lequel est
apposé le bandeau magnétique
Possibilité de 20 caractères au verso : __/__/__/__/__/__/
__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/_
Un pass « personnalisé»
Recto : côté du ticket présentant la déclinaison
commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.)
Verso : entièrement personnalisé
Trois modes de financement	
• Gratuité
Conditions: le congrès doit rassembler plus de 300
personnes, être International (les précédentes éditions
doivent avoir eu lieu dans au moins 3 pays différents) et
être validé par So* Toulouse convention bureau.
• Facturation à l’utilisation avec offre préférentielle
Conditions : tout congrès, quel que soit le nombre de
participants, sous réserve de validation par So* Toulouse
convention bureau.
Facturation des trajets au « tarif plus de 10 trajets ».
• Participation forfaitaire de So* Toulouse convention
bureau.
6.2. Pass Congrès
Conditions d’utilisation:
  Age: +20 ans
  Permis de conduire de plus de 2 ans
  Passeport ou CNI
  Carte bancaire VISA ou MasterCard
  Caution 700€ (pré-autorisation CB)
Prix et charges:
Les tarifs sont modifiables sans préavis
(les tarifs au km sont indexés sur
l’évolution des prix du carburant). Ils
comprennent aussi les frais d’utilisation
forfaitaires, l’assurance tous risques, le
carburant, l’entretien du véhicule. Ils ne
comprennent pas les kilomètres
supplémentaires, les pénalités et services
supplémentaires facturés au retour.
6.3.Offre Citiz
Descriptif:
Mise à disposition, pour les organisateurs, d’une carte
Utilisation Citiz. Cette carte permet à tout moment d’avoir
accès à une voiture de location. Facturation à l’utilisation.
Demande	de	mise	en	contact
7. Votre confort
Activités extra-congrès
Ø 7.1. Offre Galeries
Lafayette
Ø 7.2. Offre Grands
Interprètes
Ø 7.3. Offre Tourisme
7.1. Offre Galeries Lafayette
Descriptif: les Galeries Lafayette, partenaires de So* Toulouse
convention bureau, vous proposent :
• Mise en place d’une carte de réduction spécifique pour les congressistes
internationaux (tout étranger ne résidant pas en France) cumulable avec la
détaxe (- 12% selon conditions pour les résidents hors Union-Européenne).
• Mise en place d’un flyer spécifique avec cadeau contre achat pour tous les
congressistes lors de leur passage aux Galeries Lafayette.
• Organisation, pour les congrès internationaux, d’une Welcome ou d’une
Farewell party incluant l’accès à la terrasse du 6ème étage des Galeries
Lafayette et d’un buffet « régional ».
• Mise en place de navette « shopping » avec , selon les cas la présence de
personal shopper
• Catalogue d’une dizaine d’articles « Sélection Galeries Lafayette » mis à
disposition des organisateurs afin qu’ils puissent acheter des cadeaux de
bienvenue à leurs participants.
• Proposition aux organisateurs de tenues à tarifs préférentiels pour les équipes
d’organisation des congrès (avec le logo du congrès et celui des Galeries
Lafayette).
Demande	de	mise	en	contact		
Date	souhaitée	:	_____________________________________________	
Détail	de	la	demande	:	
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________________	
Conditions d’accès: service gratuit
Conditions d’obtention: faire parvenir une demande au minimum 2
mois avant la date de l’événement
7.2. Offre Grands Interprètes
Descriptif:
L’association Les Grands Interprètes, partenaire de So* Toulouse
convention bureau, programme tout au long de l’année une série de
concerts de musique classique à Toulouse.
Les formules proposées:
• Mise en place d’un tarif spécifique pour les participants à
l’événement (- 10% sur les places en 2e et 3e catégories).
• Organisation d’une soirée de prestige autour d’un des
concerts avec accueil personnalisé des invités, places de
prestige, cocktail à l’entracte et/ou en fin de concert, possibilité
de visiter les coulisses de la salle et de rencontrer les artistes
(sous réserve de leur accord).
• Organisation de concerts privés sur mesure.
Plus d’informations : www.grandsinterpretes.com
Conditions d’accès: service gratuit
Demande	de	mise	en	contact		
Date	souhaitée	:	_____________________________	________	
Détail	de	la	demande	:	
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
7.3. Offre Tourisme
Descriptif
Découvrez gratuitement Toulouse lors de vos repérages !
Nous offrons une visite de la ville au comité d’organisation dans le
cadre de la visite d’inspection.
•  A pied, avec l’Office de Tourisme
Découverte du Capitole et ses salles d’apparat; Basilique
Saint-Sernin, église et cloître des Jacobins, Hôtel de Bernuy…
•  En bus, en route pour le City tour avec Pays d’Oc
Visite inédite en mini cabriolet : place Wilson, cathédrale Saint
Etienne, Jardin Royal, Garonne, Jardin des plantes, Canal du
Midi, Pont Neuf, Basilique Saint-Sernin…
•  Sur l’eau, avec la péniche Baladine
Départ quai de la Daurade pour une croisière sur la Garonne :
admirez les plus beaux monuments dont le Pont Neuf, l'Hôtel
Dieu, la Grave, les quais, la Prairie des Filtres, la Chaussée du
Bazacle...
Conditions d’accès: service gratuit
8. Vos outils de
communication
Ø 8.1. Site internet dédié
Ø 8.2. Application mobile dédiée
Ø 8.3. ICCA
Ø 8.4. Eléments marketing
8.1. Site internet
Descriptif :
So* Toulouse convention bureau vous propose la création d’un
site web dédié à votre manifestation, comportant notamment le
programme, vos partenaires et toute autre information pratique.
Conditions d’accès :
Service réservé aux signataires de la convention d’engagement.
Conditions d’obtention :
§ travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse
convention bureau,
§ fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation,
§ A initier au minimum 4 mois avant le lancement de la
manifestation.
Prestations supplémentaires payantes :
§ gestion des entrées,
§ administration des questionnaires satisfaction,
§ prise de rendez-vous professionnels,
§ etc.
8.2. Application mobile
	Descriptif :
So* Toulouse convention bureau vous propose la création
d’une Application mobile dédiée à votre manifestation. Vous
pourrez ainsi :
§  Faciliter la participation de vos invités à votre
événement grâce à la fonction calendrier,
§  Communiquer en direct avec les participants
(programme, actualités, informations pratiques),
§  Organiser leurs déplacements en ville en leur proposant
des partenaires de proximité,
§  Disposer d’une carte dynamique (géolocalisation des
lieux clés de votre évènement),
§  Valoriser vos partenaires en affichant leurs logos…
Conditions d’accès :
Service réservé aux signataires de la convention
d’engagement.
Conditions d’obtention :
§ travailler avec au minimum 5 acteurs
de So* Toulouse convention bureau,
§ fournir la liste des acteurs travaillant pour
la manifestation,
§ à initier au minimum 4 mois avant le
lancement de la manifestation.
8.3. ICCA
	
Descriptif :
Dans le cadre de la politique de développement de la
destination, nous mettons en place un système de
référencement des manifestations au sein de l’association
ICCA (International Congress & Convention Association).
Conditions d’accès :
La réunion doit être internationale, réunir un minimum de
50 participants et avoir eu lieu dans au moins trois autres
pays.
J’autorise So* Toulouse convention bureau à publier les
données concernant ma manifestation sur les supports de
communication ICCA.
Signature:
8.4. Eléments marketing
	
Descriptif :
N’hésitez pas à demander la Boîte à outils !
So* Toulouse convention bureau met à votre disposition :
§ photos des lieux emblématiques,
§ textes de présentation de la ville,
§ vidéos,
§ logo So*Toulouse,
§ présentations PowerPoint,
§ kakemonos…
Conditions d’accès :
Service réservé aux signataires de la convention d’engagement.
Conditions d’obtention :
§ travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse
convention bureau ;
§ fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation;
§ à initier au minimum 4 mois avant le lancement de la
manifestation ;
§ Merci d’envoyer votre demande à f.lafont@so-toulouse.fr
CONVENTION BUREAU
ARCHE MARENGO
1, Allée Jacques Chaban-Delmas
31500 TOULOUSE
France
www.so-toulouse.com
infos@so-toulouse.com
T. +33 5 81 31 30 20

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  • 1. Bienvenue à Toulouse ! Votre demande de Welcome Pack
  • 2. Bienvenue à Toulouse ! Une structure en appui de vos congrès So* Toulouse Conven-on Bureau c’est :   En amont de votre événement : •  Aide à la recherche de lieux ou de prestataires •  Mise en contact avec les acteurs •  Organisa7on de vos visites de repérage •  Nouvel ou7l dédié aux demandes : « Intranet Client »   Pendant votre événement : •  Applica7on mobile •  Mise à disposi7on de plans et documenta7ons •  Accès à une galerie photo pour illustrer vos supports •  Signalé7que dédiée dans les sites d’accueil   Après votre événement: •  Enquête de sa7sfac7on via l’applica7on
  • 3. Bienvenue à Toulouse ! Pour être validé, ce dossier doit être retourné complet avec l’ensemble des pièces et des éléments constitutifs au moins 3 mois avant la manifestation. Grâce à ce Welcome Pack nous serons votre seul interlocuteur pour organiser vos évènements à Toulouse et réussir votre «expérience Toulouse ». Merci de remplir soigneusement ce dossier avant de nous le retourner, n’hésitez pas à nous contacter pour toute question.
  • 4. Sommaire 1.Votre manifestation 2. Soutenir votre candidature 3. Préparation de votre manifestation 4. Demande de documentation 5. Votre accueil 5.1. Accueil VIP 5.2. Accueil Aéroport 5.3. Accueil Gare Matabiau 5.4. Réception – Salle des Illustres 6. Vos déplacements 6.1. Offre Transports aériens 6.2. Pass Congrès 6.3. Offre Citiz 7. Votre confort 7.1. Offre Galeries Lafayette 7.2. Offre Grands Interprètes 7.3. Offre Tourisme 8. Vos outils de communication 8.1. Site web dédié à la manifestation 8.2. Application mobile 8.3. ICCA 8.4. Eléments marketing
  • 6. Nom de la manifestation :...………………………………………… Date du début de la manifestation : …../…../….. Date de fin de la manifestation : …../…../….. Lieu de la manifestation :…………………………………………. Nombre de personnes attendues : ………………… Nom de l’organisme : ………………………………………………… Adresse : ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Contact pour Pack Accueil Civilité :……………………………………………. Prénom :…………………………………………… Nom : ………………….…………………………... Tel :………………………………………………… Mail :………………………………………………. Autre contact Civilité :……………………………………………. Prénom :…………………………………………… Nom : ………………….…………………………... Tel :………………………………………………… Mail :………………………………………………. Votre manifestation Dans un premier temps, merci de bien vouloir compléter les champs ci-dessous :
  • 7. Votre manifestation Nom de l’évènement Adresse Web Edi-on précédente nb de personnes Series Code Année Lieu 1 Exemple congrès hIp://www.swafea.eu/ Année N-1 : 09 - 10 Feb 2011 Ville, Pays 300 Année N-2: 15 - 16 Jul 2010 Munich, Germany 300 Année N-3: 23 - 24 Apr 2009 Brussels, Belgium 300 2 Votre évènement : Année N-1 : Année N-2 : Année N-3 : Merci de renseigner le tableau suivant : Historique de la manifestation : Date de la 1ère édition de votre manifestation ? …………………… Présentation rapide des 3 dernières éditions ………………………. …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….
  • 8. Budget Merci de fournir le budget prévisionnel de votre manifestation (recettes/ dépenses), incluant l’ensemble de vos demandes de subventions. Merci de préciser les demandes d’aides indirectes (soutien à la communication, services techniques…)
  • 10. Concernant le déroulement de votre candidature : Thème de la manifestation :...……………………………………… Modalités de candidature :...………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Destinations concurrentes :..………………………………………… Date de candidature : …../…../….. Modalités de prise de décision :...………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Critères de décision : :...………………………………………………. …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Organisme décisionnaire :...………………………………………… Date de prise de décision : …../…../….. So* Toulouse convention bureau peut vous accompagner tout au long de votre candidature : q Soutien dans la rédaction et la réalisation de votre dossier; q Mise à disposition d’éléments marketing d’aide à la vente (photos, vidéos, kakemonos, textes, présentation ppt…) ; q Préparation et présence lors de la visite d’inspection ; q Présence aux éditions préalables. L’utilisation de ces éléments n’est autorisée que pour la valorisation des manifestations et en aucun cas à des fins commerciales Soutenir votre candidature
  • 12. Trouver des prestataires facilement Afin de simplifier votre recherche de prestataires (hôtels, lieux de réception, traiteurs, prestataires techniques, agences PCO ou événementielles), nous mettons à votre disposition une plateforme de questionnement. Depuis cette plateforme vous publiez un appel d’offres, vous avez accès aux réponses et devis, restez en contact direct avec les prestataires et l’équipe So*Toulouse convention bureau. Conditions : réservé aux signataires de la convention d’engagement. Login et mot de passe sur demande. Un site internet et une Application mobile dédiés à votre manifestation Depuis la plateforme vous pouvez créer le site internet de votre manifestation et mettre en place une Application mobile. Cf. Fiche 8. Vos outils de communication. Préparer votre manifestation
  • 14. Date de la demande …./…./….. Urgent ☐ Non urgent ☐ Nom de la structure organisatrice Personne référente pour la documentation (nom prénom, tel et email) Documents souhaités Plan Ville de Toulouse Document Toulouse Mode de remise au demandeur Retrait Donjon du Capitole Square Charles de Gaulle, 31000 Toulouse Expédition (devis selon volume) Langues Français/ Anglais Quantité ….. Français/Espagnol Quantité ….. Date de mise à disposition souhaitée Demande de documentation
  • 15. 5. Votre accueil Ø 5.1. Accueil VIP Ø 5.2. Aéroport de Toulouse – Blagnac Ø 5.3. Gare Matabiau Ø 5.4. Réception à la Salle des Illustres
  • 16. Vous accueillez des personnes importantes pour votre manifestation, elles sont aussi importantes pour nous. Merci de nous transmettre la liste complète de vos invités VIP pour que nous puissions préparer ensemble leur accueil (accueil personnalisé à leur arrivée à l’aéroport ou à la gare, attentions particulières, cadeaux spécifiques…). 5.1. Accueil VIP
  • 17. Date d’arrivée Heure d’arrivée Provenance Numéro de vol Nombre de personnes Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à l’aéroport. Conditions d’accès : service gratuit. Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en charge des bagages. Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants. A prévoir : Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée. Mini formation et liste des personnes présentes. Afin de garantir le bon déroulement de cet accueil, nous avons besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi que leurs numéros de vols, à préciser ci-dessous : 5.2. Accueil Aéroport
  • 18. 5.3. Accueil Gare Matabiau Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à la gare. Conditions d’accès : service gratuit. Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en charge des bagages. Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants. A prévoir : Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée; Mini formation et liste des personnes présentes ; Afin de garantir un bon déroulement de cet accueil, nous avons besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi que leurs numéros de trains, à préciser ci-dessous : Date d’arrivée Heure d’arrivée Provenance Numéro de train Nombre de personnes
  • 19. Date souhaitée Horaires souhaités Nombre de personnes Descriptif: Accueil et réception à la Salle des Illustres (Capitole, Hôtel de ville). Mise en place d’un apéritif de bienvenue. Conditions d’obtention : vous devez envoyer un courrier de sollicitation à l’attention de M o n s i e u r l e M a i r e d e T o u l o u s e : jean-luc.moudenc@mairie-toulouse.fr Merci de mettre en copie g.legou@so-toulouse.com pour suivre votre demande: Afin d’assurer la coordination avec les services de la Ville de Toulouse, merci d’indiquer vos souhaits de réception : 5.4. Réception
  • 20. 6. Vos déplacements Se rendre à Toulouse Ø 6.1. Offre transports aériens Se déplacer à Toulouse Ø 6.2. Pass Congrès Ø 6.3. Offre Citiz
  • 21. 6.1. Offre transports aériens Congrès, salons et séminaires Les compagnies aériennes offrent des conditions tarifaires incitatives pour les congrès et conventions. En fonction de l’origine de vos participants, nous pouvons vous aider sur les programmes suivants: Air France & KLM Faites de votre événement un succès avec AIR FRANCE & KLM Global Meetings. Gestion en ligne très simple et de nombreux bénéfices pour les organisateurs d'événements et leurs participants. Brussels Airlines Que vos besoins d'affaires reposent sur l'affrètement d'un vol, l'expédition de marchandises de fret ou l'organisation de congrès, nos solutions sont faites pour vous. Lufthansa United :Star Alliance Conventions Plus est un service Star Alliance™ qui facilite l’organisation et la participation à des congrès internationaux. Mise à disposition des horaires et de tarifs réduits des 27 transporteurs membres à partir d’un seul endroit. Turkish Airlines Grâce aux programmes Turkish Conventions, Conventions Plus ou Meeting Plus, vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux et de facilités d’organisation pour optimiser la participation à vos événements. J’autorise So* Toulouse convention bureau à initier les premières démarches pour ma manifestation, cela n’implique pas d’obligation pour ma structure. Signature: Les informations sur les pages jointes doivent être remplies
  • 22. Votre Profil Client Civilité : Prénom : Nom : Fonc7on : Société ou associa7on : E-mail Vos coordonnées Téléphone : Téléphone mobile : Télécopie : Site Internet : Rue / Bâ7ment : * Ville : * Code postal : * Etat / Province : Pays : * Votre évènement Nom de l'évènement Descrip7on de l'événement : Webmaster E-mail : * Site Internet : * Téléphone : Ville ou Aéroport le plus proche : * Date de début : Date de fin : Adresse de 'événement Rue / Bâ7ment : * Ville : * Code postal : * Etat / Province : Pays : *
  • 23. Estimation du nombre de participants Merci d’indiquer le nombre estimé de participants (y compris exposants/accompagnateurs) par pays de provenance susceptibles d'emprunter le transport aérien. Cette estimation doit être basée sur les résultats passés ou, pour une première édition, le potentiel selon le fichier qualifié de la cible- participants. Ces informations nous servent à estimer le potentiel de votre événement. France (potentiel aérien) participants Europe participants Amériques participants Asie / Pacifique participants Afrique du Nord participants Afrique / Océan Indien participants Proche / Moyen Orient participants Agences de voyages dédiées Merci d’indiquer les numéros IATA de vos agences de voyages dédiées ou si vous êtes une agence, merci d’indiquer votre numéro IATA 1. 2. 3. 4. 5. 6.
  • 24. Evénements futurs Merci d’indiquer le nombre de participants des événements futurs. Par exemple : Salon ABC, Paris, France, 01/01/2006 - 31/12/2006, 3000 participants Evénement futur #1 : Evénement futur #2 : Evénement futur #3 : Informations générales sur l'organisme international de rattachement Organisme international : Nom du responsable : Téléphone E-mail : Site Internet : Adresse de l'organisme Rue / Bâtiment : Ville : Code postal : Etat / Province : Pays :
  • 25. Descriptif Pass comprenant les transports urbains ainsi que l’aéroport et se déclinant en deux versions : Un pass « traditionnel » Recto : côté du ticket présentant la déclinaison commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.) Verso : côté du ticket opposé au recto, sur lequel est apposé le bandeau magnétique Possibilité de 20 caractères au verso : __/__/__/__/__/__/ __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/_ Un pass « personnalisé» Recto : côté du ticket présentant la déclinaison commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.) Verso : entièrement personnalisé Trois modes de financement • Gratuité Conditions: le congrès doit rassembler plus de 300 personnes, être International (les précédentes éditions doivent avoir eu lieu dans au moins 3 pays différents) et être validé par So* Toulouse convention bureau. • Facturation à l’utilisation avec offre préférentielle Conditions : tout congrès, quel que soit le nombre de participants, sous réserve de validation par So* Toulouse convention bureau. Facturation des trajets au « tarif plus de 10 trajets ». • Participation forfaitaire de So* Toulouse convention bureau. 6.2. Pass Congrès
  • 26. Conditions d’utilisation:   Age: +20 ans   Permis de conduire de plus de 2 ans   Passeport ou CNI   Carte bancaire VISA ou MasterCard   Caution 700€ (pré-autorisation CB) Prix et charges: Les tarifs sont modifiables sans préavis (les tarifs au km sont indexés sur l’évolution des prix du carburant). Ils comprennent aussi les frais d’utilisation forfaitaires, l’assurance tous risques, le carburant, l’entretien du véhicule. Ils ne comprennent pas les kilomètres supplémentaires, les pénalités et services supplémentaires facturés au retour. 6.3.Offre Citiz Descriptif: Mise à disposition, pour les organisateurs, d’une carte Utilisation Citiz. Cette carte permet à tout moment d’avoir accès à une voiture de location. Facturation à l’utilisation. Demande de mise en contact
  • 27. 7. Votre confort Activités extra-congrès Ø 7.1. Offre Galeries Lafayette Ø 7.2. Offre Grands Interprètes Ø 7.3. Offre Tourisme
  • 28. 7.1. Offre Galeries Lafayette Descriptif: les Galeries Lafayette, partenaires de So* Toulouse convention bureau, vous proposent : • Mise en place d’une carte de réduction spécifique pour les congressistes internationaux (tout étranger ne résidant pas en France) cumulable avec la détaxe (- 12% selon conditions pour les résidents hors Union-Européenne). • Mise en place d’un flyer spécifique avec cadeau contre achat pour tous les congressistes lors de leur passage aux Galeries Lafayette. • Organisation, pour les congrès internationaux, d’une Welcome ou d’une Farewell party incluant l’accès à la terrasse du 6ème étage des Galeries Lafayette et d’un buffet « régional ». • Mise en place de navette « shopping » avec , selon les cas la présence de personal shopper • Catalogue d’une dizaine d’articles « Sélection Galeries Lafayette » mis à disposition des organisateurs afin qu’ils puissent acheter des cadeaux de bienvenue à leurs participants. • Proposition aux organisateurs de tenues à tarifs préférentiels pour les équipes d’organisation des congrès (avec le logo du congrès et celui des Galeries Lafayette). Demande de mise en contact Date souhaitée : _____________________________________________ Détail de la demande : __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Conditions d’accès: service gratuit Conditions d’obtention: faire parvenir une demande au minimum 2 mois avant la date de l’événement
  • 29. 7.2. Offre Grands Interprètes Descriptif: L’association Les Grands Interprètes, partenaire de So* Toulouse convention bureau, programme tout au long de l’année une série de concerts de musique classique à Toulouse. Les formules proposées: • Mise en place d’un tarif spécifique pour les participants à l’événement (- 10% sur les places en 2e et 3e catégories). • Organisation d’une soirée de prestige autour d’un des concerts avec accueil personnalisé des invités, places de prestige, cocktail à l’entracte et/ou en fin de concert, possibilité de visiter les coulisses de la salle et de rencontrer les artistes (sous réserve de leur accord). • Organisation de concerts privés sur mesure. Plus d’informations : www.grandsinterpretes.com Conditions d’accès: service gratuit Demande de mise en contact Date souhaitée : _____________________________ ________ Détail de la demande : __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________
  • 30. 7.3. Offre Tourisme Descriptif Découvrez gratuitement Toulouse lors de vos repérages ! Nous offrons une visite de la ville au comité d’organisation dans le cadre de la visite d’inspection. •  A pied, avec l’Office de Tourisme Découverte du Capitole et ses salles d’apparat; Basilique Saint-Sernin, église et cloître des Jacobins, Hôtel de Bernuy… •  En bus, en route pour le City tour avec Pays d’Oc Visite inédite en mini cabriolet : place Wilson, cathédrale Saint Etienne, Jardin Royal, Garonne, Jardin des plantes, Canal du Midi, Pont Neuf, Basilique Saint-Sernin… •  Sur l’eau, avec la péniche Baladine Départ quai de la Daurade pour une croisière sur la Garonne : admirez les plus beaux monuments dont le Pont Neuf, l'Hôtel Dieu, la Grave, les quais, la Prairie des Filtres, la Chaussée du Bazacle... Conditions d’accès: service gratuit
  • 31. 8. Vos outils de communication Ø 8.1. Site internet dédié Ø 8.2. Application mobile dédiée Ø 8.3. ICCA Ø 8.4. Eléments marketing
  • 32. 8.1. Site internet Descriptif : So* Toulouse convention bureau vous propose la création d’un site web dédié à votre manifestation, comportant notamment le programme, vos partenaires et toute autre information pratique. Conditions d’accès : Service réservé aux signataires de la convention d’engagement. Conditions d’obtention : § travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse convention bureau, § fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation, § A initier au minimum 4 mois avant le lancement de la manifestation. Prestations supplémentaires payantes : § gestion des entrées, § administration des questionnaires satisfaction, § prise de rendez-vous professionnels, § etc.
  • 33. 8.2. Application mobile Descriptif : So* Toulouse convention bureau vous propose la création d’une Application mobile dédiée à votre manifestation. Vous pourrez ainsi : §  Faciliter la participation de vos invités à votre événement grâce à la fonction calendrier, §  Communiquer en direct avec les participants (programme, actualités, informations pratiques), §  Organiser leurs déplacements en ville en leur proposant des partenaires de proximité, §  Disposer d’une carte dynamique (géolocalisation des lieux clés de votre évènement), §  Valoriser vos partenaires en affichant leurs logos… Conditions d’accès : Service réservé aux signataires de la convention d’engagement. Conditions d’obtention : § travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse convention bureau, § fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation, § à initier au minimum 4 mois avant le lancement de la manifestation.
  • 34. 8.3. ICCA Descriptif : Dans le cadre de la politique de développement de la destination, nous mettons en place un système de référencement des manifestations au sein de l’association ICCA (International Congress & Convention Association). Conditions d’accès : La réunion doit être internationale, réunir un minimum de 50 participants et avoir eu lieu dans au moins trois autres pays. J’autorise So* Toulouse convention bureau à publier les données concernant ma manifestation sur les supports de communication ICCA. Signature:
  • 35. 8.4. Eléments marketing Descriptif : N’hésitez pas à demander la Boîte à outils ! So* Toulouse convention bureau met à votre disposition : § photos des lieux emblématiques, § textes de présentation de la ville, § vidéos, § logo So*Toulouse, § présentations PowerPoint, § kakemonos… Conditions d’accès : Service réservé aux signataires de la convention d’engagement. Conditions d’obtention : § travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse convention bureau ; § fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation; § à initier au minimum 4 mois avant le lancement de la manifestation ; § Merci d’envoyer votre demande à f.lafont@so-toulouse.fr
  • 36. CONVENTION BUREAU ARCHE MARENGO 1, Allée Jacques Chaban-Delmas 31500 TOULOUSE France www.so-toulouse.com infos@so-toulouse.com T. +33 5 81 31 30 20