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Télétravail et solutions Cloud:
quels points d’attention ?
Wivine Saint-Remy (Lexing)
Thomas Espeel (Lexing)
Marielle Grégoire (SD Worx)
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Présentation et logistique
Présentation co-organisée par Groupe Larcier et Lexing Belgium
à Namur et à Bruxelles
La présentation vous est envoyée par courriel
Les vidéos sont disponibles en ligne quelques semaines plus
tard : https://creactivity.lexing.be/earlegal/
Un fil rouge
Quatre questions
2
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Notre fil conducteur
 Suite à la crise sanitaire (COVID 19), la S.A. CYCLONE
envisage de favoriser le télétravail au sein de son
entreprise
 La S.A. CYCLONE s’interroge dès lors sur les
principaux aspects juridiques qu’implique une telle
démarche
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Programme
Comment organiser le télétravail au sein de l’entreprise ?
Comment indemniser le télétravail ?
Quels sont les pièges à éviter dans un contrat de Cloud Computing ?
Comment protéger les données de l’entreprise dans le cadre de solutions
Cloud ?
4
Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be
Comment organiser le télétravail au sein
de l’entreprise ?
5
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
SOUS L’ANGLE JURIDIQUE
Question préalable : quels sont les besoins de l’entreprise?
3 scénarios / 3 solutions:
Télétravail structurel
Télétravail occasionnel
Homeworking
2 principes communs:
Fonction compatible avec le télétravail
Accord entre les parties
6
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Télétravail STRUCTUREL
Base légale: CCT n° 85 du 9 novembre 2005, modifiée par la CCT n°
85bis du 27 février 2008
Définition :
« Forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les
technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail, dans
laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de
l’employeur, est effectuée hors de ces locaux de façon régulière et non
occasionnelle »
de façon régulière
utilisant les technologies de l’information
hors des locaux
7
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Télétravail STRUCTUREL
Comment ?
Accord des parties
À n’importe quel moment dans l’exécution du contrat
Convention écrite individuelle obligatoire
Mentions obligatoires (7)
Mentions facultatives
8
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Télétravail STRUCTUREL
Obligations des parties
Employeur
Fourniture du matériel
Bien être au travail
Fourniture d’un support technique
Système de protection des données
Travailleur
Prendre soin des équipements
Avertir en cas d’impossibilité de prestation
9
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Télétravail OCCASIONNEL
Base légale : article 22 et suivants de la loi du 5 mars 2017 concernant
le travail faisable et maniable
Définition:
« forme d’organisation et/ou de réalisation du travail dans le cadre d’un contrat
de travail, utilisant les technologies de l’information, dans laquelle des activités,
qui pourraient être réalisées dans les locaux de l’employeur, sont effectuées en
dehors de ces locaux de façon occasionnelle et non régulière »
2 hypothèses:
force majeure
raison personnelle
10
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Télétravail OCCASIONNEL
Comment?
Demande préalable du travailleur
Refus possible par l’employeur
Si acceptation, accord obligatoire sur 3 points
Pas de convention écrite obligatoire
11
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Homeworking
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www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
SOUS L’ANGLE RH
Identification des besoins
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Etes-vous(prêtàêtre)le
managerdedemainpour
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Nouveau rôle du manager
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3. Transparence & disponibilités réciproques
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5. Etre conscient d’un monde VUCA
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Marielle Grégoire
Directrice régionale SD Worx Liège
Conseillère en organisation pour les PME
marielle.gregoire@sdworx.com
0478/24 16 10
Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be
Comment indemniser le télétravail ?
19
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Indemnisation
Rappel des principes:
Prise en charge des frais :
Obligatoire en cas de télétravail structurel
Facultative en cas de télétravail occasionnel
Quels frais?
Deux possibilités
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20
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Indemnisation
Quelle indemnisation pour le télétravail structurel ?
Indemnité de bureau : 129,48 EUR / mois
OU
Forfait de 10% de la rémunération brute relatives aux prestations à domicile
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21
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contrat de Cloud Computing ?
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Clauses types du contrat de Cloud
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La protection des données de l’entreprise
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Clauses relatives à/ au :
Niveau de service (SLA)
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27
Clauses types du contrat de Cloud Computing
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
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28
Clauses types du contrat de Cloud Computing
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Clauses relatives à/ au :
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Sous-traitance
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Données
29
Clauses types du contrat de Cloud Computing
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Clauses relatives à/ au :
Niveau de service (SLA)
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30
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Clauses relatives à/ au :
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Clauses types du contrat de Cloud Computing
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Clauses particulières relatives aux données
Sécurité des données (intégrité, confidentialité et disponibilité)
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32
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Comment protéger les données de l’entreprise
dans le cadre de solutions Cloud ?
33
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
La restitution des données du client en fin de
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Clause de réversibilité
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Modalités de mise en œuvre
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Type de fichier utilisé ?
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…
34
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Postulat:
Fournisseur de services Cloud = sous-traitant
Entreprise utilisatrice du Cloud Computing = responsable du traitement
Choix d’un fournisseur de services approprié (art. 28.1. RGPD)
• Garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles
• Certification (ISO/IEC 27001 et ISO/IEC 27018)
Contrat de sous-traitance / conditions générales de sous-traitance (art. 28.3. RGPD)
• Sur instruction(s) du RT
• Exigences techniques et organisationnelles
• Droit des personnes concernées (not. portabilité)
• Localisation des données
• Sous-traitance ultérieure
• Fuite de données
• Réversibilité, portabilité, effacement/ destruction des données
• Accès des autorités étrangères
35
La protection des données à caractère personnel
dans le cadre des solutions Cloud
Voy. not. avis d’initiative n°10/2016 du 24 février 2016 de la CPVP relatif au recours au cloud computing par les responsables du traitement
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Transferts de DACP hors UE
ARRET SCHREMS II - (C-311/18) du 16 juillet 2020
La CJUE a invalidé le Privacy-Shield UE-USA
Accès via programmes de surveillance (ex. PRISM et UPSTREAM)
not. FISA 702 & E.O. 12.333
La CJUE a confirmé la validité des CCT et REC
Ssi niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti dans l’EEE
À défaut : obligation de suspendre ou mettre fin au traitement
36
www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Des questions ?
37
Wivine SAINT-REMY
w.saintremy@lexing.be
Thomas ESPEEL
t.espeel@lexing.be
Nous vous remercions
pour votre attention !

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earlegal #8 Télétravail et solutions Cloud – Quels points d’attention ?

  • 1. Télétravail et solutions Cloud: quels points d’attention ? Wivine Saint-Remy (Lexing) Thomas Espeel (Lexing) Marielle Grégoire (SD Worx)
  • 2. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Présentation et logistique Présentation co-organisée par Groupe Larcier et Lexing Belgium à Namur et à Bruxelles La présentation vous est envoyée par courriel Les vidéos sont disponibles en ligne quelques semaines plus tard : https://creactivity.lexing.be/earlegal/ Un fil rouge Quatre questions 2
  • 3. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Notre fil conducteur  Suite à la crise sanitaire (COVID 19), la S.A. CYCLONE envisage de favoriser le télétravail au sein de son entreprise  La S.A. CYCLONE s’interroge dès lors sur les principaux aspects juridiques qu’implique une telle démarche
  • 4. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Programme Comment organiser le télétravail au sein de l’entreprise ? Comment indemniser le télétravail ? Quels sont les pièges à éviter dans un contrat de Cloud Computing ? Comment protéger les données de l’entreprise dans le cadre de solutions Cloud ? 4
  • 5. Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be Comment organiser le télétravail au sein de l’entreprise ? 5
  • 6. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing SOUS L’ANGLE JURIDIQUE Question préalable : quels sont les besoins de l’entreprise? 3 scénarios / 3 solutions: Télétravail structurel Télétravail occasionnel Homeworking 2 principes communs: Fonction compatible avec le télétravail Accord entre les parties 6
  • 7. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Télétravail STRUCTUREL Base légale: CCT n° 85 du 9 novembre 2005, modifiée par la CCT n° 85bis du 27 février 2008 Définition : « Forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectuée hors de ces locaux de façon régulière et non occasionnelle » de façon régulière utilisant les technologies de l’information hors des locaux 7
  • 8. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Télétravail STRUCTUREL Comment ? Accord des parties À n’importe quel moment dans l’exécution du contrat Convention écrite individuelle obligatoire Mentions obligatoires (7) Mentions facultatives 8
  • 9. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Télétravail STRUCTUREL Obligations des parties Employeur Fourniture du matériel Bien être au travail Fourniture d’un support technique Système de protection des données Travailleur Prendre soin des équipements Avertir en cas d’impossibilité de prestation 9
  • 10. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Télétravail OCCASIONNEL Base légale : article 22 et suivants de la loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable Définition: « forme d’organisation et/ou de réalisation du travail dans le cadre d’un contrat de travail, utilisant les technologies de l’information, dans laquelle des activités, qui pourraient être réalisées dans les locaux de l’employeur, sont effectuées en dehors de ces locaux de façon occasionnelle et non régulière » 2 hypothèses: force majeure raison personnelle 10
  • 11. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Télétravail OCCASIONNEL Comment? Demande préalable du travailleur Refus possible par l’employeur Si acceptation, accord obligatoire sur 3 points Pas de convention écrite obligatoire 11
  • 12. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Homeworking Pas de base légale Liberté organisationnelle totale 12
  • 13. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing SOUS L’ANGLE RH Identification des besoins Solutions juridiques Mise en œuvre Aspects RH 13
  • 15. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Le télétravail, c’est sans risque aussi pour ma PME?
  • 16. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Créez-vous une nouvelle routine Communicationetbalancetravail–vieprivée Adaptationsàdomicile! Ne vous lancez pas seul : consultez notre ebook et faites vous accompagner par un spécialiste !  https://go.sdworx.com/fr/ebook-teletravail-telechargez L’efficience et la motivation c’est possible?
  • 17. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing 17 Nouveau rôle du manager 1. Gérer à distance = autonomie > controle 2. Gérer par objectifs = rôle > tâche 3. Transparence & disponibilités réciproques 4. Ouverture à la digitalisation 5. Etre conscient d’un monde VUCA 6. Connaître sa personnalité et celle de l’autre
  • 18. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Marielle Grégoire Directrice régionale SD Worx Liège Conseillère en organisation pour les PME marielle.gregoire@sdworx.com 0478/24 16 10
  • 19. Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be Comment indemniser le télétravail ? 19
  • 20. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Indemnisation Rappel des principes: Prise en charge des frais : Obligatoire en cas de télétravail structurel Facultative en cas de télétravail occasionnel Quels frais? Deux possibilités Matériel du travailleur Matériel fourni par employeur 20
  • 21. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Indemnisation Quelle indemnisation pour le télétravail structurel ? Indemnité de bureau : 129,48 EUR / mois OU Forfait de 10% de la rémunération brute relatives aux prestations à domicile prévues dans la convention de télétravail Utilisation du PC du travailleur : 20 EUR /mois Utilisation de la connexion internet du travailleur : 20 EUR / mois Forfaits exonérés de cotisations sociales et partiellement de précompte professionnel Autres frais : pas de forfait/remboursement sur base du coût réel 21
  • 22. Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be Quels sont les pièges à éviter dans un contrat de Cloud Computing ? 22
  • 23. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing L’usage de solutions Cloud 23 Qu’est-ce que le Cloud Computing ? Clauses types du contrat de Cloud Computing La protection des données de l’entreprise dans le cadre de solutions Cloud
  • 24. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Qu’est-ce que le Cloud Computing ? 24 SaaS, PaaS, IaaS, … Cloud « public » Cloud « privé » Cloud « hybride » Types de Cloud Computing Types d’implémentation
  • 25. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Les avantages/ inconvénients des solutions Cloud pour les entreprises 25 Les avantages: Coûts Evolutivité/ Flexibilité Accessibilité Rapidité
  • 26. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Les avantages/ inconvénients des solutions Cloud pour les entreprises 26 Les inconvénients: X Perte de contrôle et dépendance technologique X Sécurité des données X Connexion (internet) X Pannes ou faillite du prestataire X …
  • 27. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Clauses relatives à/ au : Niveau de service (SLA) Responsabilité Sous-traitance Fin du contrat Données 27 Clauses types du contrat de Cloud Computing
  • 28. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Clauses relatives à/ au : Niveau de service (SLA) Responsabilité Sous-traitance Fin du contrat Données 28 Clauses types du contrat de Cloud Computing
  • 29. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Clauses relatives à/ au : Niveau de service (SLA) Responsabilité Sous-traitance Fin du contrat Données 29 Clauses types du contrat de Cloud Computing
  • 30. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Clauses relatives à/ au : Niveau de service (SLA) Responsabilité Sous-traitance Fin du contrat Données 30 Clauses types du contrat de Cloud Computing
  • 31. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Clauses relatives à/ au : Niveau de service (SLA) Responsabilité Sous-traitance Fin du contrat Données 31 Clauses types du contrat de Cloud Computing
  • 32. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Clauses particulières relatives aux données Sécurité des données (intégrité, confidentialité et disponibilité) Localisation des données et loi applicable Récupération des données (« clause de réversibilité ») Données à caractère personnel 32 Clauses types du contrat de Cloud Computing Législations particulières Ex: Dir. NIS, Dir. PSI, … +
  • 33. Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be Comment protéger les données de l’entreprise dans le cadre de solutions Cloud ? 33
  • 34. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing La restitution des données du client en fin de contrat Clause de réversibilité Problématique : récupération et/ ou migration des données Modalités de mise en œuvre Délai ? Coûts ? Type de fichier utilisé ? Collaboration du client ? … 34
  • 35. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Postulat: Fournisseur de services Cloud = sous-traitant Entreprise utilisatrice du Cloud Computing = responsable du traitement Choix d’un fournisseur de services approprié (art. 28.1. RGPD) • Garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles • Certification (ISO/IEC 27001 et ISO/IEC 27018) Contrat de sous-traitance / conditions générales de sous-traitance (art. 28.3. RGPD) • Sur instruction(s) du RT • Exigences techniques et organisationnelles • Droit des personnes concernées (not. portabilité) • Localisation des données • Sous-traitance ultérieure • Fuite de données • Réversibilité, portabilité, effacement/ destruction des données • Accès des autorités étrangères 35 La protection des données à caractère personnel dans le cadre des solutions Cloud Voy. not. avis d’initiative n°10/2016 du 24 février 2016 de la CPVP relatif au recours au cloud computing par les responsables du traitement
  • 36. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Transferts de DACP hors UE ARRET SCHREMS II - (C-311/18) du 16 juillet 2020 La CJUE a invalidé le Privacy-Shield UE-USA Accès via programmes de surveillance (ex. PRISM et UPSTREAM) not. FISA 702 & E.O. 12.333 La CJUE a confirmé la validité des CCT et REC Ssi niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti dans l’EEE À défaut : obligation de suspendre ou mettre fin au traitement 36
  • 37. www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing Des questions ? 37 Wivine SAINT-REMY w.saintremy@lexing.be Thomas ESPEEL t.espeel@lexing.be
  • 38. Nous vous remercions pour votre attention !

Notes de l'éditeur

  1. Si, en tant qu'employeur, vous organisez maintenant temporairement et exceptionnellement du télétravail dans le cadre de la crise du Coronavirus, il est alors important de prévoir une annexe au contrat de travail. Cette annexe permet de fixer les dispositions concrètes du télétravail avec votre travailleur. Ces dispositions doivent au moins porter sur les points suivants : ·        l’accessibilité du travailleur ; ·        l’éventuelle mise à disposition par l’employeur des équipements nécessaires et du support technique ; ·        l’éventuel remboursement des frais liés à ce  télétravail (voir aussi la FAQ : En tant qu'employeur, devez-vous payer un remboursement des frais à votre télétravailleur occasionnel ?). Dans ce cadre, en tant qu'employeur, vous pouvez utiliser notre document-modèle « Contrat pour employés - annexe télétravail occasionnel - CORONAVIRUS ». Entre-temps, le gouvernement oblige les entreprises non essentielles à pratiquer le télétravail pour leurs travailleurs dont la fonction s'y prête. Les entreprises des secteurs cruciaux et des services essentiels doivent également organiser le télétravail dans la mesure du possible (voir également la FAQ : En tant qu’employeur, suis-je obligé d’organiser le télétravail ?).  Cette mesure gouvernementale vise à freiner la propagation du Coronavirus et est donc temporaire, c'est-à-dire du 18 mars 2020 (à partir de 12 heures) au 5 avril 2020 (avec des prolongations possibles) inclus. Toutefois, pendant cette période de télétravail obligatoire, l'employeur peut se limiter à communiquer une politique à tous ses travailleurs qui sont temporairement et exceptionnellement obligés de travailler à domicile. Cette politique sur le télétravail occasionnel doit couvrir au moins les mêmes éléments que ceux mentionnés ci-dessus (comme l'octroi ou non d'une indemnité pour les frais liés au télétravail occasionnel). Le contenu du document-modèle ci-joint « contrats pour employés - annexe télétravail occasionnel - CORONAVIRUS » peut servir d'inspiration pour l'élaboration d'une telle politique.  Attention ! Dès que l'obligation de télétravail du gouvernement cesse, une annexe au contrat de travail avec le consentement individuel du travailleur est nécessaire si vous souhaitez (continuer à) convenir d'un télétravail occasionnel avec votre (vos) travailleur(s) dans le cadre de la crise du Coronavirus.  Nous vous invitons aussi à consulter notre e-book, que vous pouvez télécharger gratuitement via le lien suivant : https://go.sdworx.com/nl/ebook-telewerken-download. Vous y trouverez non seulement le cadre juridique, mais aussi plusieurs conseils pratiques pour mener à bien le déploiement de cette méthode de travail dans votre organisation.
  2. EXERCICE HOLLANDAIS PREJUGES COURRANTS : Il n’y aura des jours sans personnes au bureau .. // règles clairs et communes (ex : il faut toujours trois personnes sur place + EXPLIQUER POURQUOI cette présence est nécessaire Choix du mercredi : excuse pour s’occuper des enfants  ils vont tous choisir le mercredi // disponibilité, transparence, règles communes // BRICKS (règle = avoir un endroit calme pour le HW no kids, no dogs…) Tout le monde va choisir le vendredi pour commencer son we à 14h (idem accord sur JOIGNABLE quand? DISPONIBLE! Et CSQ si on ne respecte pas les accords pris  on retire le droit au télétravail SOUVENT LES GENS PRENNENT PLUS DE RESPONSABILITE LORSQU’IL TELETRAVAILLENT Est-ce QUE PARCE QU’UNE PERSONNE DISFOCNTIONNE DANS L’EQUIPE JE DOIS NE PAS OFFRIR CETTE POSSIBILITE AUX AUTRES? COMMENT NE PAS TROP CONTROLER // OBJECTIF SMART! (pas associer le jour de télétravail à un contrôle et objectifs plus strict que lorsqu’on est au bureau!)
  3. Lukaku & racisme + DRH Colruyt, carrefour, etc, jobstudent = “orientation clients”…