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ALL OVER THE WORLD
Earlegal -
Comment se
préparer à un
contrôle de
l’Autorité de
protection des
données ?
20 janvier 2022
Fanny COTON
Marie DEJAER
Présentation et logistique
• Présentation co-organisée par Larcier-Intersentia et Lexing
Belgium
• La présentation est enregistrée – possibilité de couper votre
caméra
• La présentation vous est envoyée par courriel
• Les vidéos sont disponibles en ligne quelques jours plus tard
https://lexing.be/academie/earlegal/
• Un fil rouge - quatre questions
4 questions
1. Comment limiter les risques de contrôle en amont
2. Comment se déroule concrètement un contrôle ? Comment
y réagir ?
3. Quel est l’ensemble de la documentation à pouvoir produire
?
4. Que doit pouvoir prouver le DPO par rapport à l’exercice de
sa propre mission ?
1.
Comment limiter les risques en
amont ?
Pourquoi ?
Violations
du RGPD,
de la loi du 30 juillet 2018
mais aussi :
de la loi caméra
de la loi registre national
Qui peut se faire contrôler ? Quand ?
En pratique :
Une enquête fait suite à :
A. Une plainte
B. Une notification de fuite de données
C. Une priorité stratégique de l’APD
A. Plaintes - Principales sources
• Réponse insatisfaisante à
une requête
• Usage des caméras
• Marketing direct
A. Plaintes – Difficulté de qualifier les requêtes
Ex: Décision de l’APD 79-2021 : Le plaignant a adressé un courrier
à un magazine, qui a été traité par le département « abonnements »,
mais aucune suite n’a été donnée à la demande d’accès aux
données.
- La personne concernée ne doit pas préciser l’article du RGPD
sur laquelle elle se fonde.
- Il n’est pas nécessaire non plus qu’elle adresse sa demande via
le canal dédié.
« Madame, Monsieur,
J'ai reçu ce jour, une lettre datée du … concernant un prétendu contrat
[...] suite à un appel téléphonique qui n'a jamais eu lieu avec moi.
Veuillez me communiquer dans les 8 jours toutes les données que vous
possédez à mon sujet et, le cas échéant, au sujet de l'adresse de mon
domicile, cf. le RGPD. Comment avez-vous eu connaissance d’un numéro de
compte bancaire ? Je n'autorise jamais de domiciliations.
B. Notifications - Tentation de les éviter
?
• L’absence de toute notification pour
des gros acteurs est considérée
comme suspecte par l’APD
• Alourdissement des sanctions devant
la chambre contentieuse
• Ne pas notifier = infraction en soi
 pas une bonne stratégie
C. Priorités 2023 de l’APD
• Les DPO
• Les smart cities
• Les cookies
18 janvier 2023 : EDPB Report of the
work undertaken by the Cookie Banner
Taskforce
Comment faire bonne impression ?
A. à distance
B. sur place
A.1.Site internet
• Politique de protection des données accessible en bas de
chaque page
+ affichage spécifique à chaque formulaire
• Bannière cookies conforme
A.2. Ne pas oublier de notifier l’identité du DPD !
B.1. Soigner ce qui est visible depuis l'accueil
• Horaires / périodes de congés
visibles
• Planning des rendez-vous…
• Courrier entrant/sortant en
attente
• Moniteur d’ordinateur visible
• Ecran de visionnage d’une
caméra visible
B.2. Présence du pictogramme caméras
• A chaque entrée (parking
aussi)
• Complété suite à la
modification de la loi caméra en
2018 :
 numéro de téléphone
 coordonnées du DPD
 URL de la politique de protection des
données
 concernant les images des caméras
B.3. Registre des visiteurs
• nom
• adresse professionnelle
• employeur
• véhicule
• nom, section et fonction de la personne visitée
• moment de la visite
Recommandation d'initiative n° 01/2018
2.
Comment se déroule
concrètement un contrôle ?
Comment y réagir ?
Pouvoirs des inspecteurs
• recueillir des informations en ligne et/ou sur place
• se faire communiquer tous renseignements ou documents utiles
• auditionner des personnes
• prendre des mesures provisoires
• accès aux locaux
• saisie et mise sous scellés
• se faire assister par la police
Procédure écrite en général
Procédure devant le Service d’Inspection
généralement écrite, à l’exception de:
• visite sur place
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du Service d’Inspection
Délai
• Dans quel délai faut-il répondre ?
 le Service d'Inspection précise toujours un délai de réponse
 Délai plus court pour des documents qui devraient en principe
pouvoir être présentés immédiatement.
• Quid si délai impossible à respecter ?
 Demande motivée écrite de prolongation au Service
d'Inspection avant l'expiration du délai
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Manquement à l’obligation de coopération
Le refus de communiquer certaines pièces doit être motivé et ne
peut porter que sur certains éléments bien déterminés.
Droit d’être entendu ?
D’être assisté par un avocat ?
• Pas de droit à être entendu à ce stade.
• Le Service d’Inspection n’accepte aucune demande de
concertation (même par téléphone).
• Droit à l’assistance d’un avocat :
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Droit de faire parvenir au Service d’Inspection
tout document qu’on considère nécessaire
pour assurer sa défense.
MAIS ne pas répondre au-delà de ce qui est
demandé !
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Jusqu’où peut aller l’enquête ?
Ex : extension d’une plainte initiale
Ex 1 : Décision « Proximus »
• Enquête suite à une
 violation de données
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Ex. 2 : Commune
Plainte d’un locataire concernant le formulaire à remplir par le
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Le Service d’inspection avait demandé à la Commune :
• une copie de l’organigramme démontrant où s’y situait le
DPD,
• des documents démontrant à quoi était consacré son emploi
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 AVERTISSEMENT (décision APD 15/2020)
Langue de la procédure
Note de l’APD relative à la politique linguistique de la Chambre
Contentieuse
La langue de la procédure est celle de la région linguistique du
plaignant.
MAIS si le défendeur est une autorité publique : on utilise la
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Objection motivée à formuler dès le premier contact avec le Service
d’inspection – changement de langue doit se demander dès le
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Quelles infos sur l’origine de l’enquête ?
Droit d'être informé : le Service d’Inspection
doit informer la personne contrôlée :
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Rapport d’inspection
Constatations effectuées par le Service d'Inspection :
- violation ou non-violation d’une législation
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juridiquement les faits.
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Toujours secret !
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Suites possibles :
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• Enquête complémentaire
• Décision light
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• Décision au fond
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• Liste d’articles du RGPD etc. qui seraient violés
• Délai de « conclusions » imposés (+/- 3 mois)
• Accès pour la première fois :
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• Droit d’être entendu :
à demander expressément (après l’échange de notes =
plaidoiries)
Présence du DPO utile
3.
Quel est l’ensemble de la
documentation à pouvoir
produire ? ?
3.
Registre des traitements
(Registre en tant que sous-traitant)
Registre des caméras
• type de lieu,
• description technique des caméras,
• emplacement (éventuellement sur plan),
• mode d’information des personnes filmées
• lieu du traitement des images,
• visionnage en temps réel ou non, et manière
dont il est organisé,
• avis positif du conseil communal (pour les lieux
ouverts ou les caméras dirigées vers le périmètre
d’un lieu fermé),
• description des zones surveillées
et les périodes d’utilisation
(pour les caméras temporaires ou mobiles)
Déclaration des caméras
aux services de police
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• aux données de santé
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Registre de conservation
et procédure d’effacement
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personnel
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données
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donnée
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preuve d’effacement
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absence de nécessité d’une analyse d’impact
Procédure en cas de violation
de données
+/- circonstance atténuante
(Décision APD 22/2020)
Registre des incidents
= registre des violations de données
à caractère personnel.
- Aussi les incidents non-notifiés
- Assure la traçabilité et suivi des
violations en interne
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satisfaisant de sécurisation des
traitements
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• Dates
• Contenu / support
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arrivants
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4.
Que doit pouvoir prouver le
DPO par rapport à l’exercice
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earlegal#10 - Comment se préparer à un contrôle de l'Autorité de protection des données 2023

  • 1. ALL OVER THE WORLD Earlegal - Comment se préparer à un contrôle de l’Autorité de protection des données ? 20 janvier 2022 Fanny COTON Marie DEJAER
  • 2. Présentation et logistique • Présentation co-organisée par Larcier-Intersentia et Lexing Belgium • La présentation est enregistrée – possibilité de couper votre caméra • La présentation vous est envoyée par courriel • Les vidéos sont disponibles en ligne quelques jours plus tard https://lexing.be/academie/earlegal/ • Un fil rouge - quatre questions
  • 3. 4 questions 1. Comment limiter les risques de contrôle en amont 2. Comment se déroule concrètement un contrôle ? Comment y réagir ? 3. Quel est l’ensemble de la documentation à pouvoir produire ? 4. Que doit pouvoir prouver le DPO par rapport à l’exercice de sa propre mission ?
  • 4. 1. Comment limiter les risques en amont ?
  • 5. Pourquoi ? Violations du RGPD, de la loi du 30 juillet 2018 mais aussi : de la loi caméra de la loi registre national
  • 6. Qui peut se faire contrôler ? Quand ? En pratique : Une enquête fait suite à : A. Une plainte B. Une notification de fuite de données C. Une priorité stratégique de l’APD
  • 7. A. Plaintes - Principales sources • Réponse insatisfaisante à une requête • Usage des caméras • Marketing direct
  • 8. A. Plaintes – Difficulté de qualifier les requêtes Ex: Décision de l’APD 79-2021 : Le plaignant a adressé un courrier à un magazine, qui a été traité par le département « abonnements », mais aucune suite n’a été donnée à la demande d’accès aux données. - La personne concernée ne doit pas préciser l’article du RGPD sur laquelle elle se fonde. - Il n’est pas nécessaire non plus qu’elle adresse sa demande via le canal dédié. « Madame, Monsieur, J'ai reçu ce jour, une lettre datée du … concernant un prétendu contrat [...] suite à un appel téléphonique qui n'a jamais eu lieu avec moi. Veuillez me communiquer dans les 8 jours toutes les données que vous possédez à mon sujet et, le cas échéant, au sujet de l'adresse de mon domicile, cf. le RGPD. Comment avez-vous eu connaissance d’un numéro de compte bancaire ? Je n'autorise jamais de domiciliations.
  • 9. B. Notifications - Tentation de les éviter ? • L’absence de toute notification pour des gros acteurs est considérée comme suspecte par l’APD • Alourdissement des sanctions devant la chambre contentieuse • Ne pas notifier = infraction en soi  pas une bonne stratégie
  • 10. C. Priorités 2023 de l’APD • Les DPO • Les smart cities • Les cookies 18 janvier 2023 : EDPB Report of the work undertaken by the Cookie Banner Taskforce
  • 11. Comment faire bonne impression ? A. à distance B. sur place
  • 12. A.1.Site internet • Politique de protection des données accessible en bas de chaque page + affichage spécifique à chaque formulaire • Bannière cookies conforme
  • 13. A.2. Ne pas oublier de notifier l’identité du DPD !
  • 14. B.1. Soigner ce qui est visible depuis l'accueil • Horaires / périodes de congés visibles • Planning des rendez-vous… • Courrier entrant/sortant en attente • Moniteur d’ordinateur visible • Ecran de visionnage d’une caméra visible
  • 15. B.2. Présence du pictogramme caméras • A chaque entrée (parking aussi) • Complété suite à la modification de la loi caméra en 2018 :  numéro de téléphone  coordonnées du DPD  URL de la politique de protection des données  concernant les images des caméras
  • 16. B.3. Registre des visiteurs • nom • adresse professionnelle • employeur • véhicule • nom, section et fonction de la personne visitée • moment de la visite Recommandation d'initiative n° 01/2018
  • 17. 2. Comment se déroule concrètement un contrôle ? Comment y réagir ?
  • 18. Pouvoirs des inspecteurs • recueillir des informations en ligne et/ou sur place • se faire communiquer tous renseignements ou documents utiles • auditionner des personnes • prendre des mesures provisoires • accès aux locaux • saisie et mise sous scellés • se faire assister par la police
  • 19. Procédure écrite en général Procédure devant le Service d’Inspection généralement écrite, à l’exception de: • visite sur place • audition décidée uniquement à l’initiative du Service d’Inspection
  • 20. Délai • Dans quel délai faut-il répondre ?  le Service d'Inspection précise toujours un délai de réponse  Délai plus court pour des documents qui devraient en principe pouvoir être présentés immédiatement. • Quid si délai impossible à respecter ?  Demande motivée écrite de prolongation au Service d'Inspection avant l'expiration du délai • Quid si délai non-respecté ? Manquement à l’obligation de coopération Le refus de communiquer certaines pièces doit être motivé et ne peut porter que sur certains éléments bien déterminés.
  • 21. Droit d’être entendu ? D’être assisté par un avocat ? • Pas de droit à être entendu à ce stade. • Le Service d’Inspection n’accepte aucune demande de concertation (même par téléphone). • Droit à l’assistance d’un avocat : • Pour répondre aux questions écrites, • S’il y a une audition, • En cas de descente.
  • 22. Droit de faire parvenir au Service d’Inspection tout document qu’on considère nécessaire pour assurer sa défense. MAIS ne pas répondre au-delà de ce qui est demandé ! Pour ne pas susciter de nouvelles questions
  • 23. Jusqu’où peut aller l’enquête ? Ex : extension d’une plainte initiale
  • 24. Ex 1 : Décision « Proximus » • Enquête suite à une  violation de données  notifiée à l’APD • Conclut que la violation de données a bien été gérée – pas de sanction • Mais enquête étendue à d’autres postes, notamment l’indépendance du DPO • Sanction de 50.000 EUR en raison du conflit d’intérêts résultant de la position du DPO
  • 25. Ex. 2 : Commune Plainte d’un locataire concernant le formulaire à remplir par le propriétaire pour la taxe sur les secondes résidences Le Service d’inspection avait demandé à la Commune : • une copie de l’organigramme démontrant où s’y situait le DPD, • des documents démontrant à quoi était consacré son emploi du temps, • les documents qui démontraient ses compétences à exercer cette fonction, • une copie des avis qu’il avait donnés.  AVERTISSEMENT (décision APD 15/2020)
  • 26. Langue de la procédure Note de l’APD relative à la politique linguistique de la Chambre Contentieuse La langue de la procédure est celle de la région linguistique du plaignant. MAIS si le défendeur est une autorité publique : on utilise la langue de la région linguistique où elle se trouve. Objection motivée à formuler dès le premier contact avec le Service d’inspection – changement de langue doit se demander dès le début
  • 27. Quelles infos sur l’origine de l’enquête ? Droit d'être informé : le Service d’Inspection doit informer la personne contrôlée : • du but de l’enquête, • de la législation applicable. Mais enquête secrète : • Pas sûr que vient d’une plainte, • pas accès à la plainte, • pas d’info sur l’identité du plaignant éventuel
  • 28. Rapport d’inspection Constatations effectuées par le Service d'Inspection : - violation ou non-violation d’une législation particulière, - constatations permettant de qualifier juridiquement les faits. - circonstances aggravantes / atténuantes - tout élément que le Service d’Inspection considère pertinent Toujours secret ! Le RT ne reçoit pas de copie à ce stade
  • 29. Suites possibles • Transfert du dossier à la Chambre Contentieuse • Classement sans suite du dossier (par ex. si le plaignant ne répond pas) • Transfert du dossier au parquet • Transfert du dossier à une APD d'un autre état
  • 30. Si transfert à la Chambre contentieuse Suites possibles : • Classement sans suite, • Enquête complémentaire • Décision light (ordonnance non- contradictoire avec possibilité d’opposition) • Décision au fond • Transfert au parquet
  • 31. Procédure au fond devant la Chambre Contentieuse • Liste d’articles du RGPD etc. qui seraient violés • Délai de « conclusions » imposés (+/- 3 mois) • Accès pour la première fois : - à la plainte - au rapport d’inspection - dossier de pièces à demander expressément • Droit d’être entendu : à demander expressément (après l’échange de notes = plaidoiries) Présence du DPO utile
  • 32. 3. Quel est l’ensemble de la documentation à pouvoir produire ? ? 3.
  • 33.
  • 35. (Registre en tant que sous-traitant)
  • 36. Registre des caméras • type de lieu, • description technique des caméras, • emplacement (éventuellement sur plan), • mode d’information des personnes filmées • lieu du traitement des images, • visionnage en temps réel ou non, et manière dont il est organisé, • avis positif du conseil communal (pour les lieux ouverts ou les caméras dirigées vers le périmètre d’un lieu fermé), • description des zones surveillées et les périodes d’utilisation (pour les caméras temporaires ou mobiles)
  • 37. Déclaration des caméras aux services de police https://declarationcamera.be/ + validation ANNUELLE
  • 38. Registre des consultations du reg. national Avec motif de consultation !
  • 39. Liste des catégories de personnes ayant accès : • aux données de santé • aux condamnations pénales
  • 40. Registre de conservation et procédure d’effacement
  • 41. Registre de conservation et procédure d’effacement • Calendrier réaliste • Attribution de rôles pour l’effacement
  • 42. Contrats avec les prestataires ST : • Contrats/avenants signés • Conditions générales à télécharger pour les contrats d’adhésion • Clauses contractuelles types et mesures supplémentaires si hors UE Fournisseurs de données : • Contrats • Due diligence
  • 43. Documents sociaux • Contrats/avenants signés avec le personnel • Politique de protection des données • « IT policy » - charte etc.
  • 44. Suivi des requêtes des personnes concernées • Preuve de la réponse donnée • Problématique de la preuve d’effacement
  • 45. Analyses d’impact Ou note d’accountability : absence de nécessité d’une analyse d’impact
  • 46. Procédure en cas de violation de données +/- circonstance atténuante (Décision APD 22/2020)
  • 47. Registre des incidents = registre des violations de données à caractère personnel. - Aussi les incidents non-notifiés - Assure la traçabilité et suivi des violations en interne - Démontre à l’APD un niveau satisfaisant de sécurisation des traitements
  • 48. Preuve de conscientisation régulière • Dates • Contenu / support • Mise à niveau des nouveaux arrivants • Rappels pop up éventuels
  • 49. 4. Que doit pouvoir prouver le DPO par rapport à l’exercice de sa propre mission ?
  • 50. Les obligations du DPO pendant l’enquête Point de contact Conseille le RT/ST sur la réponse à apporter Ne doit pas répondre lui-même, mais uniquement s’assurer qu’une réponse soit envoyée Mais : • charte du Service d’inspection : possible que le SI exige explicitement une réponse à une question spécifique de la part du DPD • Demande souvent des documents concernant le DPO
  • 52. Preuve que le DPD dispose de suffisamment de temps
  • 54. Situation du DPD dans l’organigramme Preuve de rapport à l’échelon le plus élevé de la direction • Organigramme • Rapport annuel • Possibilité de rapporter à tout moment
  • 55. Être bien préparé Prendre au sérieux : - toute requête d’une personne concernée - toute demande de renseignements de l’APD Take away message
  • 56. Merci pour votre attention ! Des questions ?
  • 57. Prochains EARLEGAL • 17 février 2023 : Infractions urbanistiques en RW – comment en sortir ? • 24 mars 2023 : Recours à l'IA : comment anticiper le futur cadre juridique ? • 21 avril 2023 : Difficultés financières d’un sous-traitant, quelles précautions? • 2 juin 2023 : Comment tirer parti des règlements DSA/DMA ?
  • 58. Pensez à notre SERVICE DE VEILLE Analyse des décisions de l’APD et de la Cour des marchés Renseignements : f.coton@lexing.be