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  1. 1. Tuteur  :  Céline  Pulido     Etablissement/  Formation  :  114,  Rue  Marius  Aufan  92300  Levallois   Entreprise  d’accueil  :  61,  Rue  Jules  Auffret  93500  Pantin   RAPPORT DE STAGE                                                  ASSISTANTE  CHEF  DE  PROJET  EVENEMENTIEL     BESSIERES  LOUISE   DU  09/01/17  AU  28/04/17    
  2. 2.   2   Sommaire………………………………………………………….……………………………………………………….……1   Remerciements…………………………………………………………………………………………………………….…2   Evaluation  de  stage……………………………………………….……………………………………………………..3-­‐4   CV  actualisé………………………………………………………………………………………………………………....….5   Introduction……………………………………………………………………………………………….……….........…6-­‐7   Interview……………………………………………………………………………………………………………………….8-­‐9   I)   Présentation  de  l’entreprise     A)   Cartographie  de  l’entreprise……………………………………………………………………..10   B)   Présentation  de  l’organisation  du  groupe  LA  FONDERIE  ………………………..10-­‐11   C)   Organigramme…………………………………………………..………………………………………11     II)   Description  des  missions  effectuées   A)   Enjeux  de  mes  missions  au  sein  de  pôle  Heatlhcare,  méthodes  et  résultats   obtenus…………………………………………………………………………………………………12-­‐31     III)   Présentation  de  la  réunion…………………………………..……….…………………………...22-­‐24   IV)   Bilan  de  stage   A)   Réflexion  autour  du  secteur  d’activité……………………………………………….………25   B)   Comportement  développé………………….…………………………….……………………26-­‐27   C)   Compétences  acquises…………………………………………………..…………………………..27   V)   Conclusion   A)   Axes  d’amélioration  de  mon  comportement  en  entreprise  …………………….28-­‐29   B)   Bilan  de  ma  mission  effectuée………………………………………………………………..29-­‐30   C)   Réflexion  sur  mon  projet  professionnel………………………………………………….30-­‐32   Annexes       SOMMAIRE  
  3. 3.   3     Je  tiens  à  remercier  toutes  les  personnes  qui  ont  contribué  au   succès  de  mon  stage  et  qui  m’ont  aidé  lors  de  la  rédaction  de  ce   rapport. Tout  d’abord,  je  tiens  à  remercier  Céline  Pulido,  directrice  de   clientèle,  de  m’avoir  accueilli  pour  effectuer  mon  stage,  en   m’offrant  ainsi  la  possibilité  d’acquérir  une  expérience   professionnelle  très  enrichissante.   De  plus,  je  tiens  à  remercier  vivement  ma  maître  de  stage,  Mme   Aminta  Timera,  directrice  de  projet  au  service  Healthcare,  au  sein   de   l’entreprise   La   fonderie,   pour   son   accueil,   le   temps   passé   ensemble  et  le  partage  de  son  expertise  au  quotidien.     Grâce  aussi  à  sa  confiance  j’ai  pu  m’accomplir  totalement  dans   mes  missions.  Elle  fut  d’une  aide  précieuse  dans  les  moments  les   plus  délicats.     Je   remercie   également   tout   le   service   Healthcare,   pour   leur   accueil  et  leurs  disponibilités.     Enfin,  je  tiens  à  remercier  toutes  les  personnes  qui  m’ont   conseillé  et  relu  lors  de  la  rédaction  de  ce  rapport  de  stage  :  ma   famille.       REMERCIEMENTS  
  4. 4.   4     ÉVALUATION  DE  STAGE  
  5. 5.   5    
  6. 6.   6    
  7. 7.   7     Dans   le   cadre   de   ma   deuxième   année   à   l’EFAP,   l’école   des   nouveaux  métiers  de  la  communication,  j’ai  eu  l’opportunité  de   réaliser  un  stage  en  tant  qu’Assistante  Chef  de  Projet  au  sein   d’une  agence  événementielle  :  La  fonderie.     Ce  stage  était  ma  première  expérience  dans  ce  domaine.     Suite  à  un  entretien  concluant  avec  Céline  Pulido,  directrice  de   clientèle,  j’ai  intégré  son  entreprise  du  9  janvier  au  28  avril  2017.   Mes  horaires  étaient  de  9H30  à  13H00  et  de  14H00  à  17H30.     Ce  stage  devait  me  permettre  de  mettre  en  pratique  ce  que  j’ai   pu  apprendre  au  sein  de  mon  école  en  milieu  professionnel.     Ma  décision  était  plus  facile  à  prendre  que  l’année  dernière  car   je   n’avais   aucune   expérience   professionnelle.   Selon   moi,   les   stages   sont   une   découverte   d’un   secteur   d’activité   et   m’apportent  des  éléments  permettant  d’éclairer  mon  choix  futur   entre  les  différentes  spécialisations  proposées  par  l’EFAP.     Cette  année,  ayant  déjà  eu  un  stage  dans  une  agence  de  presse   spécialisée  dans  la  mode,  je  savais  déjà  ce  que  je  ne  voulais  plus   faire.  Durant  mes  deux  années  scolaires,  j’ai  pu  découvrir  de  plus   près   ce   qui   touchait   le   monde   de   la   communication   et   ainsi   apprécier  ou  non  certaines  matières.       INTRODUCTION    
  8. 8.   8     J’ai  particulièrement  approuvé  le  domaine  de  la  communication   interne   et   me   voyait   ainsi   travailler   dans   une   agence   évènementielle   B   to   B.   L’organisation   d’évènements   est   un   domaine   qui   m’a   toujours   attiré,   que   j’ai   toujours   voulu   découvrir.  Je  pense  que  ma  personnalité  correspond  bien  à  ce   métier   puisque   j’aime   communiquer,   j’apprécie   les   relations   humaines  et  la  proximité  avec  les  individus.  De  plus,  j’affectionne   particulièrement  la  création,  la  créativité  et  l’image  depuis  mon   enfance.  Le  fait  de  travailler  au  sein  d’une  agence  évènementielle   pour   des   laboratoires   pharmaceutiques   me   plait   davantage   puisque  ces  deux  spécialités  m’intéressent.     L’agence  LA  FONDERIE  s’est  installée  en  2003,  à  Pantin,  dans  une   ancienne  fonderie  de  fer,  un  site  où  brûle  encore  une  énergie   créative  et  où  souffle  une  promesse  de  qualité  et  d’innovation,   au  service  des  annonceurs.  Leurs  vocations  sont  de  développer   l’expérience  du  LIVE  au  cœur  des  dispositifs  de  communication   de  leurs  clients.                
  9. 9.   9     J’ai  fais  le  choix  d’interviewer  ma  maître  de  stage  car  c’est  elle   qui  m’a  accompagné  durant  le  long  de  ces  4  mois.  J’ai  beaucoup   appris  grâce  à  elle.  Grâce  aussi  à  sa  confiance,  j’ai  pu  m’accomplir   totalement  dans  mes  missions.  Elle  fut  d’une  aide  précieuse  dans   les  moments  les  plus  délicats.       Quelles   sont   les   principales   activités   d’un   chef   de   projet   événementiel  ?  Quel  est  son  rôle  ?   Le  rôle  de  chef  de  projet  est  assez  varié.  L’objectif  principal  du   chef   de   projet   est   de   «   vendre   du   rêve   »   à   son   client.   Il   doit   répondre   au   mieux   à   ses   besoins   et   à   ses   exigences   afin   de   concevoir   l’évènement   qu’il   souhaite.   Il   doit   également   faire   beaucoup   de   commercial   et   de   communication,   afin   de   promouvoir  son  évènement  et  trouver  les  meilleurs  sponsors  en   adéquation   avec   l’évènement.   Il   gère   également   la   sécurité   comme,  par  exemple,  accompagner  le  client  pour  l’ouverture  de   sa  manifestation…   Quelles  ont  été  vos  motivations  pour  travailler  dans  le  milieu   de  l’événementiel  ?   Ce  qui  m’a  plu  dans  l’évènementiel  est  surtout  le  dynamisme  du   métier.  On  ne  s’ennuie  jamais.  J’apprécie  également  le  contact   avec  les  personnes,  et  le  fait  de  relever  des  défis  constamment.   INTERVIEW  
  10. 10.   10   Quelles  sont  les  qualités  et  les  compétences  nécessaires  à  un   chef  de  projet  événementiel  ?   En  ce  qui  concerne  les  point  forts,  c’est  un  métier  qui  bouge  tout   le  temps,  on  ne  s’ennuie  jamais  car  on  n’a  pas  le  temps  pour.  On   développe  son  réseau  à  chaque  évènement,  ce  qui  est  important   dans  ce  métier.  Plus  on  a  de  contacts,  mieux  c’est  pour  la  suite.   Pour  être  un  bon  chef  de  projet,  il  faut  être  organisé,  sérieux,   mais   parfois   aussi   autoritaire,   avoir   une   bonne   condition   physique,  ne  pas  compter  ses  heures,  et  tout  donner  à  chaque   client,  ne  jamais  s’économiser.   Quels   sont   les   inconvénients   de   ce   métier   ?   Il  ne  faut  pas  compter  ses  heures  en  évènementiel,  vous  êtes  peu   chez  vous  et  vous  avez  rarement  du  temps  libre.  Vous  vivez  pour   votre  métier.  Si  vous  êtes  carriériste,  c’est  parfait  pour  vous.   Si  vous  deviez  résumer  ce  métier  en  UN  seul  mot,  quel  serait-­‐il   ?   Si  je  devais  résumer  ce  métier  en  un  seul  mot  :  EXCITANT.   Que   diriez-­‐vous   à   un   étudiant   qui   viendrait   vous   demander   conseil  ?   D'abord,  de  varier  les  environnements  de  stage  pour  vraiment   fixer  son  choix  de  carrière  et  se  rendre  compte  par  soi-­‐même  des   réalités  du  travail  dans  les  différentes  structures.  Ensuite,  quel   que   soit   le   lieu   où   tu   travailles,   il   ne   faut   pas   avoir   peur   de   t'affirmer  pour  proposer  tes  idées.  Et  enfin,  il  faut  savoir  que  dans   ce  milieu,  les  postes  sont  souvent  temporaires,  il  est  rare  de  faire   toute  sa  carrière  au  même  endroit.  En  général,  si  on  veut  évoluer,   on  est  amené  à  changer  d'entreprise  au  fil  du  temps.    
  11. 11.   11     A)  Cartographie  de  l’entreprise     -­‐  la  taille  :  -­‐29  salariés
-­‐  115  collaborateurs  pour  le  groupe     -­‐  Statut  :  Société  par  Action  Simplifiée
   -­‐  domaine  :  Evénementiel  et  Travel
   -­‐  partenaires  :  Expert  Lead,  Prod’arev,  Bmisystem,  TF1events,   Tucania,  -­‐  CA  2016  :  13  643  642€     26  millions  €  de  CA  pour  le  groupe     PAROLES  DE  CHEF  DE  PROJET   «   La   fonderie,   pour   nous,   c’est   d’abord   une   forte   culture   d’agence  qui  est  véritablement  présente  dès  les  premiers  jours.   Cette  culture  est  en  premier  lieu  faite  d’un  vrai  sens  du  service   client,  d’un  profond  respect  quant  à  ses  attentes.  Une  autre   dimension   aussi   très   forte   :   la   culture   du   resultat   fini,   de   la   réalisation  concrète  et  le  goût  du  détail  qui  va  avec..  »     B)  Présentation  de  l’organisation  du  groupe  LA  FONDERIE.   La   fonderie   est   un   groupe   de   115   collaborateurs.   Il   y   a   deux   groupes  dans  l’agence  :  Events  &  travels  et  Healthcare.  J’ai  pu   intégré   l’agence   au   sein   du   groupe   Healthcare.   Nos   clients   n’étaient  que  des  laboratoires  pharmaceutiques.  De  plus,  dans   I) PRESENTATION  DE  L’ENTREPRISE        
  12. 12.   12   ces  deux  sous  groupes,  on  peut  retrouver  3  pôles  :  PLACE  GRAND   PUBLIC,  LES  ARTS  MIGRATEURS  et  SDT  évents.
     C)  Organigramme  du  groupe  de  l’agence       Marc-ElieWEIL PrésidentDirecteurGénéral StéphanieROUCOU DirectionExternalisation Equipede40personnes CélinePULIDO DirectionHealthcare Equipede9personnes Jean-PaulBRUSQ DirectionTravel Equipede11personnes BrunoBELLETIER DirectionEvent&Création Equipede4personnes CorinneMOREIRA DirectionAdministrative Equipede4personnes Annie-ClaudeMIARA DirectricecommercialTravel NathalieMORLOT AssociéeConseil LaurentTORDJMAN Directeurcommercial Event -Healthcare-DMOS GadWEIL AssociéConseilet DirecteurArtistique PaulMIARA DirecteurConseil BPIFrance Associé Servicecommercial 3personnes Service Qualité&Audit et ServiceIT 2personnes C A C O D I R C O P I L ORGANIGRAMMELAFONDERIE2017
  13. 13.   13      A)  Enjeux  de  mes  missions  au  sein  du  pôle  Healthcare,   méthodes  et  résultats  obtenus                                                    1)  GESTION  ATRIUM       Le  Chef  de  projet  Évènementiel  est  en  charge  de  la  conception   d’évènements,  de  son  suivi  logistique,  de  la  planification  et  du   suivi  de  lancement  de  projets.  Il  veille  à  la  réalisation  des  briefes   et  des  recommandations,  il  s’assure  de  l’élaboration  des  devis  et   du   respect   des   budgets.   Le   chef   de   projet   évènementiel   est   responsable  de  la  gestion  et  de  la  coordination  des  prestataires.     Pour  gérer  l’organisation  de  l’évènement,  nous  utilisons  un   logiciel  nommé  :  ATRIUM.  Celui-­‐ci  est  spécifique  aux  industries   de  santé.  La  plateforme  collaborative  Atrium  est  une  réponse   globale  aux  processus  de  gestion  des  événements  ainsi  qu’aux   exigences  locales  et  internationales  de  la  transparence  (EFPIA,   Sunshine  Act,  DMOS,  Loi  Bertrand).  J’ai  appris  lors  d’une   réunion  que  DMOS  se  définit  par  l’interdiction  de  proposer  ou   procurer  des  avantages  aux  Professionnels  de  santé.  On  parle   des  entreprises  qui  commercialisent  des  produits  remboursés   par  la  Sécurité  sociale.  Les  professionnels  de  santé  sont  les   médecins,  pharmaciens,  chirurgiens-­‐dentistes,  sages-­‐femmes,   II) DESCRIPTION  DES  MISSIONS  EFFECTUÉS        
  14. 14.   14   infirmier(e)s,  masseurs-­‐  kinésithérapeutes.       Atrium  Congrès  est  l’outil  complet  qui  prend  simultanément  en     charge  les  aspects  logistiques,  budgétaires  et  transparence.  Le   laboratoire  peut  autoriser  l’accès  à  la  gestion  d’un  événement   donné   à son   agence   prestataire   :   les   données   (invitations,   restauration,  hébergement,  plans  de  transport,  remboursement   de   frais...)   sont   alors   récupérées   à   la   source.   Bien   qu’externalisée,  toute  la  gestion  de  l’événement  est  alors  tracée   et  monitorée  par  le  laboratoire.     Selon  moi,  Atrium  est  un  outil  communicant  car  chaque  invité  à   une  manifestation  reçoit  une  invitation  par  courrier  électronique   qui   lui   permet   de   se   connecter   sur   son   mini-­‐site   dédié   pour   valider   sa   participation,   ses   modalités   d’hébergement   et   de   transport  ou  encore  signer  sa  convention  électroniquement.     Atrium   Congrès   assure   au   quotidien   avec   fiabilité   la   gestion   d’événements  de  taille  conséquente.  En  tant  qu’assistante  chef   de   projet,   j’ai   appris   à   gérer   des   événements   internes   et   des   symposiums,  pour  une  gestion  globale  des  événements.                 2)  GESTION  DES  INVITATIONS       Mes  missions  principales  étaient  de  faire  du  mailing  comprenant   invitations,   suivis   des   coupons   réponses   qui   serviront   à   déterminer  quels  invités  participeront  ou  ne  participeront  pas.    
  15. 15.   15         Lorsque   nous   sommes   au   courant   de   leurs   présences   à   l’évènement,  c’est  que  nous  avons  reçu  un  fax  avec  le  cachet  du   médecin  et  sa  réponse  sur  le  coupon-­‐réponse  que  nous  lui  avons   envoyé  avec  l’invitation  par  voie  postale.   A  chaque  réponse,  nous  devons  mettre  à  jour    la  liste  des  invités   dans   Atrium   afin   que   le   laboratoire   soit   mis   au   courant   des   nouveautés.     Ceci   est   un   des   principaux   outils   de   communication   pour   organiser  et  gérer  l’événement  en  tant  que  chef  de  projet.     Les  canaux  de  communication  sont  différents  selon  l’événement   à  organiser.  Si  nous  faisons  face  à  une  RP,  nous  envoyons  les   invitations  par  courrier.  S’il  s’agit  d’un  gros  événement  dans  le   quel  nous  avons  à  gérer  automatiquement  les  acheminements  et   les  hébergements  des  invités,  la  communication  par  email  est   nécessaire,   car   il   est   plus   efficace   d’échanger   diverses   informations  et  traiter  les  modifications  de  manière  directe.                    3)  RELANCES  TÉLÉPHONIQUES       Il  est  préférable  de  ne  pas  en  rester  sur  la  réponse  des  invitations   coupons-­‐réponses  que  nous  avons  envoyé  par  voie  postale.  J’ai  
  16. 16.   16   donc   procédé   aux   relances   téléphoniques   pour   savoir   si   les   participants   confirmaient   bien   leurs   présences,   et   leurs   propositions  d’acheminement.                    4)  GESTION  D’HEBERGEMENT       Par  ailleurs,  la  gestion  d’hébergement  est  primordiale  pour  les   invités  qui  se  trouvent  à  plus  de  50  km  du  congrès.  J’ai  appris  que   les   invités   locaux   n’ont   pas   le   droit   d’être   hébergés   lorsqu’ils   habitent  à  moins  de  50  km  du  lieu  de  l’événement.  Nous  devons   donc  prévoir  des  hébergements  pour  les  STAFF  et  les  médecins.   Les  STAFF  sont  des  individus  en  interne  issus  des  laboratoires   pharmaceutiques.  Il  m’est  arrivé  plusieurs  fois  de  devoir  faire  des   demandes   de   devis   par   mail   ou   téléphone   concernant   des   réservations   de   groupe   en   précisant   les   dates,   le   nombre   de   chambres  et  en  précisant  notre  budget  TTC,  au  sein  de  plusieurs   hôtels.     Lorsque  le  service  réservation  m’indique  que  toutes  les   chambres  sont  disponibles  avec  le  budget  que  nous  avons,  mon   rôle  était  aussi  de  leur  demander  si  nous  étions  commissionnés,   les  conditions  d’annulations  et  la  date  de  l’option.  Si  les  budgets   de  l’hôtel  ne  correspondaient  pas  à  celui  que  nous  avons,  il   m’est  arrivé  de  faire  des  négociations  de  prix.  Nous  ne  pouvons   pas  accepter  tout  de  suite  la  réservation  auprès  de  l’hôtel.  Bien   évidement,  nous  devons  attendre  le  choix  des  clients  entre  les   différents  hôtels  que  nous  leur  avons  proposés.              
  17. 17.   17            5)  GESTION  DE  RESTAURATION       Une  autre  de  mes  missions  était  de  gérer  la  restauration  des   invités.  J’ai  donc  dû  rechercher  des  restaurants  qui   correspondaient  aux  demandes  des  clients  à  Paris  et  à  Madrid.   Les  clients  pour  l’événement  à  Madrid  voulaient  un  restaurant   original,  atypique  tout  en  restant  de  haute  gamme.  En  ce  qui   concerne  les  évènements  à  Paris,  les  clients  réclamaient  un  lieu   chic  avec  une  salle  dansante  à  l’intérieur,  ou  bien,  des  lieux   atypiques  et  chaleureux.  Comme  pour  l’hébergement,  j’ai  dû   demander  des  devis  en  précisant  le  nombre  de  personnes  qui   dineront  au  sein  du  restaurant,  la  date,  le  programme  et   d’autres  informations  nécessaires  pour  que  le  devis  soit  fait   correctement.                            6)  PRESENTATION  DES  LIEUX
     Par   la   suite,   j’ai   crée   plusieurs   RECOS.   Une   Reco   est   une   présentation   sur   power   point   présentant   les   propositions   de   lieux  d’hébergement  et  de  restauration  pour  un  événement.  Je   devais  donc  rechercher  des  visuels  illustrant  bien  les  lieux  tout   en  faisant  leurs  promotions  avec  une  description,  afin  que  les   clients   choisissent   ceux   qu’ils   préfèrent.   Il   arrive   parfois   qu’ils  
  18. 18.   18   refusent  toutes  propositions,  dans  ce  cas  nous  devons  encore   chercher  des  lieux  qui  correspondraient  plus  à  leurs  attentes.                                  7)  GESTION  D’ACHEMINEMENT       L’agence   se   chargera   de   rechercher   le   meilleur   itinéraire   de   voyage   possible   en   tenant   compte   de   la   ville   de   départ,   des   impératifs   horaires   des   invités,   des   conditions   tarifaires   et   du   confort   du   voyage.
La   recherche   d’acheminement   est   une   mission  très  importante  pour  que  les  médecins  et  «  les  staff  »   puissent  participer  à  l’heure  aux  différents  événements.  J’ai  par   conséquent  dû  traiter  les  billets  de  chaque  individu.     Une  fois  tous  les  noms  des  médecins  et  des  staff  mis  sur  ATRIUM   par  la  cliente  (la  responsable  du  laboratoire  pharmaceutique),   mon  objectif  était  d’assigner  les  invités  à  leurs  activités,  leurs   hôtels   et   leurs   acheminements.   Par   la   suite,   ils   reçoivent   une   invitation   par   courrier   électronique   qui   leur   permet   de   se   connecter  sur  le  mini-­‐site  dédié  pour  valider  leurs  participations.   Il  m’est  souvent  arrivé  de  traiter  certains  mails  ou  certains  appels   téléphoniques   de   participants   qui   souhaitaient   faire   des   modifications  de  leurs  itinéraires.                                      8)  GESTION  DE  LOGISTIQUE  AVEC  FLEXSIGMA  ET  4D     Après  nos  relances  téléphoniques  auprès  des  invités  confirmés   n’ayant   pas   validé   leur   proposition   d’acheminement,   nous  
  19. 19.   19   passons  à  l’étape  des  pochettes  voyage.  Les  pochettes  voyages   se  caractérisent  par  l’envoi  des  titres  de  transport,  la  réservation   hôtelière  et  informations  pratiques  par  mail.  Cette  e-­‐pochette   comprendra  l’ensemble  des  informations  concernant  l’accès  au   lieu,  le  programme.     Lorsque  les  titres  de  transport  des  participants  contiennent  des   billets  à  valeur  (billet  sncf  papier  donc  non  électronique),  il  est   préférable   d’adresser   leurs   pochettes   voyages   par   courrier   suivi.
À  maintes  reprises,  j’ai  dû  vérifier  si  les  titres  de  transports   correspondaient  aux  bonnes  informations  émises  dans  la  gamme   de  logiciel,  propre  à  l’agence  :  4D.  Par  définition,  4D  est  la  gamme   de   logiciel   qui   permet   d’avoir   les   coordonnées   des   invités,   le   détail  des  réunions  et  de  leurs  acheminements.  Il  est  important   que   toutes   les   informations   sur   4D   et   Atrium   soient   toujours   mises  à  jour,  afin  de  travailler  dans  de  meilleures  conditions.     Après  avoir  envoyé  les  pochettes  voyages  aux  invités  confirmés,   nous  procédons  au  mailing  de  confirmation  avec  le  titre  de  la   réunion,  la  date  et  le  lieu.
De  plus,  Flexisgma  est  aussi  un  logiciel   propre  à  l’agence,  permettant  d’organiser  les  factures  client,  les   fournisseurs,  et  les  dépenses  annexes.  La  gestion  des  données   (des  factures  et  des  notes  de  frais)  est  primordiale  dans  le  métier   d’évènementiel.                  9)  POST  EVENEMENT     Plusieurs   fois,   ma   mission   a   été   d’envoyer   le   formulaire   de   remboursement   de   frais   à   tous   les   participants   avant   l’évènement.  Pour  chaque  dépenses  individuelles  des  individus   lors  du  congrès  (tickets  de  bus,  dîners,  taxis,  hébergement...  ),  
  20. 20.   20   leur  rôle  est  de  nous  renvoyer  le  formulaire  de  remboursement   par   courrier   afin   que   l’agence   rembourse.   Au   sein   de   ce   formulaire,   après   l’événement,   le   participant   doit   obligatoirement  justifier  ses  achats  avec  des  tickets  de  caisse.   Sinon,  il  ne  sera  pas  remboursé.     Par   la   suite,   nous   envoyons   au   comptable   le   chèque   de   remboursement  de  frais  sur  4D  avec  diverses  informations  :  La   date,   le   libellé,   la   rubrique   et   le   montant.   Le   but   est   que   le   comptable   fasse   la   démarche   de   remboursement   grâce   à   nos   actions  sur  cette  base  de  donnée.     Lorsque  l’événement  est  passé,  la  cliente  nous  envoie  une  liste   d’émargement.   Une   liste   d’émargement   est   une   feuille   de   présence,   document   faisant   foi,   sur   lequel   on   appose   sa   signature.  Je  devais  à  plusieurs  reprises  modifier  sur  atrium  le   statut  post  évent  des  participants  pour  que  la  cliente  soit  mise  au   courant.   Par   exemple,   Il   est   arrivé   que   nous   gérions   l’acheminement  et  l’hébergement  d’un  invité  à  Madrid,  qui  n’a   pas  participé  à  la  réunion.  Nous  avons  donc  conclu  qu’il  est  allé  à   Madrid  pour  des  vacances  et  non  pour  la  réunion  des  médecins,   comme  ce  qui  était  censé  être  prévu.                      10)  SIGNALÉTIQUES     Lors   d’une   organisation   d’un   événement,   il   est   primordial   de   créer  des  signalétiques  pour  que  les  participants  se  retrouvent   lorsqu’ils  sortent  de  l’avion  afin  de  savoir  ou  ils  vont,  ou  bien,   avoir  des  informations  nécessaires  sur  le  déroulement  de  leur   voyage.  J’ai  donc  dû  créer  sur  Word  des  panneaux  A4  que  les   hôtesses  mettent  bien  en  vue  pour  les  collaborateurs.  Le  texte  
  21. 21.   21   était  uniquement  :  -­‐  «  Séminaire  des  équipes  France  »  sur  un  fond   ciel  bleu.       B)   Mission   effectuée   et   présentation   du   pôle   :   Place   grand   Public   J’ai  pu  faire  diverses  rencontres  et  m’intéresser  aux  différents   pôles  que  propose  l’agence,  notamment  celui  de  «  Place  Grand   Public  ».  Place  grand  Public  traite  les  évènements  grands  publics.   L’évènement  qui  aura  lieu  prochainement  sera  à  Avenue  Foch  du   3  au  5  juin  2017,  et  se  nomme  :  BIODIVERSITERRE.   Biodiversiterre   est   une   installation,   une   œuvre   végétale   et   humaine  qui  métamorphose  l’avenue  Foch.     Elle  convie  le  public  parisien  et  francilien  à  un  voyage  dans  un   monde  agricole  et  horticole  plus  respectueux  de  la  nature.     Au   gré   d’une   promenade   festive,   entre   découverte   et   plaisirs   simples,   Biodiversiterre   met   en   scène   les   enjeux   de   la   responsabilité  de  l’homme.     Dix   tableaux   vivants   et   interactifs   permettront   au   public   de   comprendre  et  de  réagir  sur  les  questionnements  et  les  paris  du   futur.     Chaque  tableau  est  une  facette  qui  contribue  à  former  une  vision   contemporaine  et  active  de  la  biodiversité  et  de  l’agro-­‐écologie.        
  22. 22.   22   Par  ailleurs,  j’ai  pu  mettre  en  application  mes  compétences  sur   Photoshop  pour  le  projet  :  INFINITERRE.  Cet  événement  aura  lieu   en  2018.      Ma  mission  était  de  créer  un  visuel  qui  représente  une  vue  en   plongée.  De  cette  vue,  je  devais  mettre  en  place  un  champ  sous   la  forme  de  l’infini.  Puis,  autour  de  ce  champ,  des  rizières  aux   couleurs  de  la  terre  afin  que  les  participants  marchent  sur  ces   rizières  et  arrivent  à  l’entrée  du  champ.                              
  23. 23.   23     J’ai  participé  à  un  séminaire  dédié  à  l’agence,  le  lundi  16  janvier   2016  à  9H30  à  L’idéal  Artist  House  au  159  quai  de  Valmy  Paris,   10ème  arrondissement. Le  but  principal  de  cette  réunion  était  de   faire  le  point  sur  l’année  2016.  En  effet,  j’ai  trouvé  la  réunion   intéressante  puisqu’elle  m’a  permise  de  me  rendre  compte  des   objectifs  d’une  agence  à  long  terme.  Le  début  de  la  réunion   était  à  10h  pendant  2H00.   J’ai  vécu  pour  la  première  fois  un  brainstorming.  Par  définition,   un   brainstorming   est   une   technique   de   recherche   d’idées   originales,   surtout   utilisée   dans   la   publicité   et   fondée   sur   la   communication   réciproque   dans   un   groupe,   des   associations   libres  de  chacun  de  ses  membres.     Deux  animateurs  dirigeaient  notre  groupe.     Premièrement,   nous   étions   face   à   de   multiples   tableaux.   La   plupart   étaient   des   tableaux   de   paysages   de   golf,   plutôt   similaires.  Il  y  en  avait  deux  qui  sortaient  du  lot.  Nous  étions  en   équipe  de  2  et  devions  choisir  un  tableau  pour  2.  Le  principe  de   l’exercice  était  de  devoir  dire  chacune  notre  tour,  pourquoi  nous   n’aimions   pas   le   tableau,   et   à   contrario,   pourquoi   nous   l’apprécions.   L’objectif   de   cet   exercice   était   de   travailler   son   ouverture   d’esprit,   afin   de   comprendre   les   points   de   vue   de   l’autre,  même  si  notre  avis  était  différent  de  notre  coéquipier.     Le  principe  du  deuxième  exercice  était,  tout  d’abord,  de  dire  ce   III) PRÉSENTATION  DE  LA  RÉUNION      
  24. 24.   24   qu’il  nous  passait  par  l’esprit,  du  mot  «  créativité  ».  Des  réponses   étaient  parfois  surprenantes,  mais  c’était  bel  et  bien  le  but  du   jeu.   Se   rendre   compte   de   l’individualité   de   l’imagination   de   l’autre.     Le  3ème  exercice  était  le  plus  complexe,  mais  le  plus  intéressant.   Nous  étions  des  équipes  de  6.  Notre  objectif  était  de  répondre  à   la  problématique  «  en  tant  qu’agence  imaginative,  quels  sont  les   moyens  de  révéler  les  désirs  cachés  des  clients  ?  »     Nous   disposions   d’un   tableau,   de   magazines,   puis   devions   découper  des  photos/  phrases  de  ces  magazines,  et  les  collées   sur  le  tableau  afin  de  raconter  une  histoire  et  de  répondre  à  la   problématique.  Nous  sommes  partis  sur  le  fait  que  nous  sommes   une  agence  qui  correspondrait  à  tous  les  profils  (photographie  de   plusieurs  yeux,  de  différentes  couleurs  ),  et  qui  sait  gérer  son   temps  (nous  avons  découpés  une  phrase  écrit  :  «  TIEMPO  ».)  De   plus,  nous  étions  une  agence  qui  pouvait  «  vous  amener  sur  tous   les   territoires   possibles   »   (photographie   d’une   maison   abandonnée   au   sein   d’une   montagne   de   neige).   Bien   évidemment,   la   concurrence   entre   les   agences   est   féroce   et   l’objectif   étant   de   bien   faire   en   peu   de   temps,   afin   que   la   productivité   soit   maximale.   En   effet,   ce   type   d’activité   entre   collaborateurs   nécessite   de   la   créativité   et   du   sérieux,   mais   autorise  également  de  l’humour  puisque  c’est  en  parti  un  jeu  afin   de  renforcer  la  cohésion  d’équipe.     À  la  fin  du  brainstorming,  nous  avions  tous  rendez-­‐vous  dans  la   salle  de  la  réunion  qui  a  eu  lieu  le  matin.  Encore  une  fois,  j’ai  pu   participer  à  une  nouvelle  activité.    
  25. 25.   25   Un  professionnel  de  Beatbox  nous  a  fait  un  cours  de  1h00.  Les   participants  commençaient  par  être  gênés,  mais  se  sont  fait  à   l’idée  que  cette  activité  était  en  réalité  organisée  pour  détendre   l’atmosphère.  La  réunion  prend  fin,  et  je  suis  rentrée  chez  moi,   satisfaite  d’avoir  pu  participer  à  cette  journée.                                  
  26. 26.   26     A)  réflexion  autour  du  secteur  d’activité       L’événementiel  s’avère  être  un  domaine  vaste.  C’est  pourquoi,   nous   allons   faire   un   bref   aperçu   de   tous   les   types   de   manifestations  que  l’on  peut  rencontrer  à  l’heure  d’aujourd’hui.     Ainsi,  on  peut  retrouver  2  grandes  catégories  d’évènements  qui   sont  :     •  Évènements  grand  publics  
   •  Évènements   d’entreprise.   
Les   évènements   grand   publics   peuvent   être   de   nature   non   marchande.   En   effet,   le   but   recherché  est  de  séduire  à  une  simple  volonté  d’animation   d’une   ville,   d’une   rue   ou   encore   d’un   quartier.
Les   évènements   d’entreprise   peuvent   être   réalisés   soit   en   interne   soit   en   externe.   Ainsi   les   évènements   réalisés   en   externe  concernent  toutes  les  participations  des  entreprises   à   des   foires   ou   salons   dans   le   but   de   faire   connaître   ses   produits  et  son  savoir  faire  au  sein  d’un  stand  préparé  pour   l’occasion.  Le  client  représente  le  cœur  de  cible  de  ce  genre   de  manifestation.  
À  l’inverse,  pour  les  évènements  réalisés   en  interne  (organisation  d’un  séminaire,  d’une  journée  du   personnel...  )  ce  sont  les  salariés  mêmes  de  
   IV)  BILAN  DU  STAGE    
  27. 27.   27   l’entreprise   qui   s’avèrent   être   les   sujets   de   ce   genre   de   rassemblement.       B)  Comportement  développé       Mon  stage  m’a  permis  de  mettre  un  pied  dans  le  monde  de  la   communication   et   plus   précisément   dans   le   monde   de   l’évènementiel.  Tout  d’abord,  le  dynamisme  et  l’enthousiasme   sont   deux   qualités   requises   pour   exercer   un   métier   dans   la   communication.   Il   faut   donc   être   de   nature   communicative,   savoir  accepter  les  difficultés  et  se  relever  aussitôt.     De  plus,  lorsque  nous  faisons  de  l’évènementiel  en  interne,  il  faut   savoir   gérer   et   accepter   les   modifications,   les   exigences   et   le   manque   de   réponses   des   clients   qui   sont   parfois   très   inattendues.   Lorsque   ceci   arrive,   un   stress   et   une   angoisse   peuvent  parfois,  même  très  souvent,  arriver.  Pour  s’habituer  à  ce   métier,   sans   avoir   de   surprise,   un   des   comportements   que   j’adopterai  le  plus  rapidement,  est  le  fait  de  gérer  son  stress  en   étant   le   plus   organisé   possible.   De   solides   qualités   rédactionnelles  sont  aussi  primordiales  car  c’est  le  fil  conducteur   de  la  communication  autour  de  l’événement.   Je  pense  en  premier  temps  aux  mailings  avec  les  clients,  sachant   qu’ils  sont  la  source  de  la  réussite  de  notre  métier.  De  plus,  la   gestion  du  temps  est  un  comportement  indispensable  lorsque   nous  faisons  de  l’évènementiel.  Il  nous  est  arrivé  de  préparer  un   séminaire  pour  400  personnes  en  1  mois  et  demi  en  comptant  2  
  28. 28.   28   semaines   de   vacances.   Après   ces   4   mois   de   stage,   je   me   suis   rendu  compte  que  les  clients  peuvent  parfois  être  très  difficiles,   tout  comme  des  personnes  très  agréables  qui  rendent  le  métier   attachant.   Par   ailleurs,   au   sein   de   l’agence,   les   collaborateurs   s’entendent  tous  très  bien  et  savent  être  solidaires  entre  eux,   contrairement  au  stage  que  j’ai  pratiqué  l’année  dernière.       3)  Compétences  acquises       Mes   missions   m’obligeaient   à   être   extrêmement   précise   et   concentré.  Par  exemple  lorsque  je  devais  faire  du  mailing  aux   clients,   je   devais   faire   attention   à   l’orthographe   pour   ne   pas   donner  une  mauvaise  image  de  notre  agence.  Par  ailleurs,  lors  de   mes  créations,  je  devais  respecter  les  petits  détails.  J’ai  crée  des   signalétiques  qui  étaient  placées  à  la  sortie  du  bus  pour  que  les   clients   se   repèrent   en   allant   à   l’aéroport.   Je   devais   donc   parfaitement   centrer   la   photo   et   la   police   puisque   les   clients   allaient  les  voir  par  la  suite.     Lorsque  j’utilisais  les  outils  bureautiques  tel  que  Excel  et  Word,   j’ai  appris  davantage  de  techniques  afin  de  faciliter  mon  travail   et  le  rendre  plus  agréable.  Ces  4  mois  de  stage  m’ont  permis  de   m’améliorer  en  rigueur  et  en  organisation.  Lorsque  nous  faisons   ce  métier,  nous  devons  penser  à  tous  les  petits  détails  pour  que   l’événement  se  passe  parfaitement  bien  et  que  les  clients  aient   un  agréable  voyage  sans  contraintes.      
  29. 29.   29   A)  Axes  d’amélioration  de  mon  comportement  en   entreprise       Lors  de  mon  ancien  stage,  une  de  mes  plus  grosses  difficultés   lors  de  mon  entrée  dans  la  vie  professionnelle,  était  le  fait  de   m’intégrer  dans  l’agence.  Ayant  d’habitude  une  forte  capacité   relationnelle,  je  ne  savais  pas  vraiment  comment  me  comporter   au  sein  de  l’agence.  Je  ne  savais  pas  si  je  devais  plus  interroger   mon  responsable  lorsque  je  ne  comprenais  pas  quelque  chose,   attendre  qu’il  ne  soit  plus  occupé  pour  ensuite  tout  demander   d’un  coup  ou  bien  lui  demander  petit  à  petit  pour  le  laisser   travailler.  Au  sein  du  stage  de  cette  année,  ma  responsable  m’a   directement  mise  à  l’aise.  Lorsqu’il  y  avait  quelque  chose  que  je   ne  comprenais  pas,  je  ne  doutais  pas  sur  le  fait  que  je  pouvais   demander  sans  être  obligée  de  déranger.  Au  contraire,  plus  je   pose  de  questions  moins  je  fais  d’erreurs,  il  est  donc  préférable   de  demander  sans  avoir  peur  de  gêner.  Je  ne  savais  pas  s’il  était   plus  difficile  de  s’intégrer  dans  une  grande  entreprise  où  nous   ne  pouvons  pas  rencontrer  tout  le  monde  et  où  il  est  vite  facile   de  se  perdre  dans  la  masse  ou  bien  dans  une  petite  agence  ou   les  affinités  sont  déjà  créées.  Ayant  passé  mes  deux  stages  dans   une  petite  et  grande  entreprise,  je  peux  dire  que  je  préfère   travailler  au  sein  d’une  grande  agence.     V)  CONCLUSION  
  30. 30.   30   De  plus,  il  est  toujours  perturbant  de  passer  du  statut   d’étudiant  «  libre  et  indépendant  »  à  un  statut  de  stagiaire   surtout  lorsqu’on  est  sous  une  hiérarchie.  Patience  et   adaptation  sont  donc  de  rigueur.     Une  bonne  mémoire  est  indispensable  pour  faire  ce  métier.   Lors  de  la  gestion  des  participants,  qui  sont  bien  évidement  tous   des  cas  différents,  il  m’est  arrivée  de  recevoir  de  multiples   appels  téléphoniques  afin  de  régler  leurs  problèmes  individuels   quelconques.  Il  m’est  arrivé  de  parfois  oublier  pour  quel   congrès  participe  l’invité  et  pourquoi  je  l’avais  appelé  la   dernière  fois.  Au  début  de  mon     stage,  je  travaillais  que  sur  un  seul  événement  :  l’événement   COPHY  à  Madrid.  Plus  le  temps  passait,  plus  j’avais  à  gérer  des   évènements  différents.  La  difficulté  était  donc  d’être  le  plus   organisé  possible  pour  se  repérer,  étant  donné  le  nombre  de   participants  à  gérer  pour  chaque  évènement.     B)  Bilan  de  ma  mission  effectuée     J’ai  également  trouvé  qu’au  sein  de  mes  missions,  il  manquait   une  part  de  créativité.  J’ai  été  quelque  peu  déçue  de  ne  pas   pouvoir  montrer  mes  compétences  et  prouver  que  je  valais  en   création  au  sein  de  mon  pôle.  Néanmoins,  j'ai  trouvé  mes   missions  très  variées,  ne  se  ressemblant  pas  beaucoup  et   m’obligeant  à  être  extrêmement  précise,  rigoureuse  et   concentrée.  Les  missions  variaient  en  fonction  des  besoins  des   clients,  et  des  types  d’évènements.     Je  me  suis  également  rendue  compte  qu’il  faut  vraiment  que  
  31. 31.   31   j’approfondisse  mes  compétences  linguistiques,  notamment  en   anglais.
Il  m’est  arrivé  de  faire  quelques  erreurs,  mais  c’est   grâce  à  ça  que  je  me  rends  compte  de  l’importance  des  stages   dans  la  future  vie  professionnelle  d’un  étudiant,  car  c’est  grâce   à  ces  petites  erreurs  que  nous  apprenons,  que  nous  nous   relevons.  C’est  ce  qui  nous  permet  d’évoluer,  de  murir  et  de   vaincre  notre  timidité  a  chaque  expérience,  pour  mieux  se   relever.     De  plus,  la  mission  m’a  apporté  beaucoup  d’assurance.  J’ai   remarqué  que  dans  ce  milieu,  il  est  indispensable  d’être  sûr  de   soi  et  de  ne  montrer  aucune  faiblesse.  Ce  que  j’ai  découvert  est   différent  de  l’image  qui  en  découle,  plus  relationnel  que  créatif.   J’ai  commencé  à  remplir  un     carnet  d’adresses  qui  va  me  servir  tout  au  long  de  ma  carrière,   j’ai  rencontré  des  gens  qui  m’aideront  par  la  suite,  j’ai  tissé  des   liens  avec  des  personnes  qui  sauront  me  conseiller,  dans  ce   milieu  qui  fourmille  de  gens  et  de  professions.  Grâce  à  ses   rencontres  et  à  ma  motivation,  j’ai  été  prise  en  stage  l’année   prochaine  au  sein  du  pôle  Grand  Public.       C)  Réflexion  sur  mon  projet  professionnel : Le  domaine   d’activité  que  je  souhaite  découvrir       L’organisation  d’évènements  est  un  domaine  qui  m’a  toujours   attiré,  que  j’ai  toujours  voulu  découvrir.  Je  pense  que  ma   personnalité  correspond  bien  à  ce  métier  puisque  j’aime  
  32. 32.   32   communiquer,  j’apprécie  les  relations  humaines  et  la  proximité   avec  les  individus.  De  plus,  j’affectionne  particulièrement  la   création,  la  créativité  et  l’image  depuis  mon  enfance.  Après  4   mois  de  stage  dans  une  agence  évènementielle  corporate  pour   des  laboratoires  pharmaceutiques,  j’aimerais  découvrir  le   métier  d’évènementiel  sous  un  autre  angle  :  le  Grand  Public.  En   effet,  travailler  dans  la  même  agence  au  sein  d’un  autre  pôle   me  plairait  d’avantage  puisque  j’ai  tissé  des  liens  avec  des   individus,  notamment  mon  prochain  maître  de  stage,  :  Associé   conseil  et  Directeur  Artistique.     Je  pense  que  dans  ce  métier,  je  pourrais  montrer  mes   compétences  en  création  par  les  logiciels  bureautiques  tel  que   Photoshop  et  Indesign.  De  plus,  la  communication  est  plus   présente  en  Event  grand  Public  qu’en  interne,  car  le  but  est  de   promouvoir  l’événement  avant  et  après  par  diverses  moyens  de   communications  (autre  que  le  mailing  et  le  phoning  ).  Je  parle   en  premier  temps  du  street  marketing  puis  du  viral  marketing   par  les  réseaux  sociaux.  Le  digital  est  une  perspective   d’évolution  très  intéressante  à  suivre.  Le  monde  de  la   communication  est  très  vaste  et  il  y  a  beaucoup  de  choses  à  voir   et  à  comprendre  avant  de  se  lancer  dans  une  voie  définitive.  Je   n’ai  pas  encore  déterminé  le  milieu  précis  dans  lequel  je  me   verrai  pour  le  reste  de  ma  vie  professionnelle.  Ce  stage  m’a   permis  de  savoir  si  cet  environnement  pourrait  être  le  mien  ou   pas.  Je  n’envisage  pas  d’être  chef  de  projet  évènementiel  en   interne  car  j’aimerais  faire  part  de  ma  passion  pour  la  création   et  la  créativité.     Cependant,  j’ai  découvert  un  univers  que  j’affectionne.  Un  
  33. 33.   33   univers  remplit  d’information,  de  communication  et  de   contacts.  La  création  d’événement  est  un  domaine  dans  le  quel   je  me  verrais  également.  J’aimerais  prendre  mon  temps  afin   d’analyser  et  découvrir  tous  les  milieux  qui  touchent  au  monde   de  la  communication.     Il  y  a  une  expression  qui  me  vient  à  l’esprit  :  «  l’important  est  de   participer.  »     Après  ces  4  mois  de  stage,  je  suis  plus  amenée  à  penser  que  :  «   l’important  est  de  communiquer  ».                                        
  34. 34.   34     A)  Photographie  de  mon  bureau  au  sein  de  l’agence             1   VI)  ANNEXES  
  35. 35.   35   B)  Présentation  de  l’agence  dans  sa  globalité       2  
  36. 36.   36         3  
  37. 37.   37       4  
  38. 38.   38       5  
  39. 39.   39         6  
  40. 40.   40       7  
  41. 41.   41       8  
  42. 42.   42           9  
  43. 43.   43           10  
  44. 44.   44         11  
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