Un proceso de entendimiento de las auditorias de sistemas de gestión

2. ORGANIZACION INTERNACIONAL
DE NORMALIZACION

3. FUNDADA 1948
SEDE: GINEBRA SUIZA
MIEMBROS: MÁS DE 200 PAISES CON SUS
ENTUIDADES
NORMALIZADORAS
FUNCIONAMIENTO: A TRAVES DE COMITES (250)

4. “Promover el desarrollo de la estandarización y las actividades con ella relacionada
en el mundo con la mira en facilitar el intercambio de servicios y bienes, y para
promover la cooperación en la esfera de lo intelectual, científico, tecnológico y
económico”

5.  Son una herramienta gerencial que sirve para organizar una empresa de
manufactura o Servicio –MEJORA DE LAS ORGANIZACIONES
 Son una familia de normas que sirven para definir directrices o requisitos para los
Sistemas de Gestión de la Calidad.

6. ISO 14001:2015
Sistema de Gestión
Ambiental
ISO 45001:2018
Sistema de Gestión
Seguridad y Salud en el
trabajo
ISO 27001:2018
Seguridad Sistemas de
Información

7.  ISO 9000: Definiciones y Fundamentos
 ISO 9001: Requisitos
 ISO 9004: Directrices para la mejora del desempeño
 ISO 19011: Directrices para la auditoría ambiental y de la calidad
 ISO 10012: sistema de gestión de las mediciones
 ISO 10013: Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad
 ISO 10005: Planes de calidad

8. 1. ENFOQUE AL
CLIENTE
2. LIDERAZGO
3.
PARTICIPACIÓN
DEL PERSONAL
4. ENFOQUE
BASADO EN
PROCESOS
5. MEJORA
6. ENFOQUE
PARA TOMA DE
DECISIONES
7. GESTIÓN DE
RELACIONES

9. ISO 19011:2018

10. De acuerdo con lo ISO 9000:2015
“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
objetivas (3.8) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en
que se cumplen los criterios de auditoría”

11. “El objetivo de una auditoría no es la búsqueda de fallas ni de culpables, es la
identificación de oportunidades para mejorar.”

13. Proceso
Busca
Sistemático
Independiente
Documentado
Obtener
Evaluar
Evidencia
Acción Correctiva
Acción Preventiva
No
Conforme a
criterios
Conformidad
Oportunidad de
mejora
Si

14. CLIENTE
AUDITADO
AUDITOR
AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una
auditoría
CLIENTE DE LA
AUDITORIA
Organización o persona que solicita una auditoría ej.
Gerente general, responsable de un área/ director de
calidad
AUDITADO Organización que es auditada

15. Se compone de 7 capítulos:
1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Principios de auditoría
5. Gestión de un programa de auditoría
6. Realización de una auditoría
7. Determinación de la competencia del auditor

16. Este documento proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas de
gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de
auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación
sobre la evaluación de la competencia de las personas que participan en el proceso
de auditoría. Estas actividades incluyen a las personas responsables de la gestión
del programa de auditoría, los auditores y los equipos auditores.

18.  1. INTEGRIDAD:
Fundamento del profesionalismo, trabajo con ética, honestidad y
responsabilidad, imparcialidad,
 2. PRESENTACION IMPARCIAL:
Reportar hallazgos con veracidad - verdad.
 3. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL:
Diligencia y juicio al auditar-juicios razonables en diferentes
escenarios de la auditoria.
 4. CONFIDENCIALIDAD: Garantizar la seguridad de la
información

19.  5. INDEPENDENCIA: Base para ser imparcial en la auditoria,
objetividad para elaborar las conclusiones de la auditoria-evitar los
conflictos de interés.
 6. ENFOQUE BASADA EN EVIDENCIAS: Método racional para
generar conclusiones confiables en el proceso de auditoria.
 7. ENFOQUE BASADO EN RIESGO: Las auditorias debe
considerar los riesgos y oportunidades en cada uno de los procesos
que se auditen en la organización, a la vez en su planeación,
conducción y reporte de los hallazgos.

20.  Corresponde al auditor Líder designado en la organización.
 Debe establecerse si se va auditar uno o mas sistemas de gestión.
 Con la estructura del nuevo nivel de las normas es mas fácil auditar múltiples
sistemas de gestión en una misma auditoria.
 Extensión del programa varia según tamaño y complejidad de la empresa, así
como también considerando cada uno de sus procesos, a la vez sus riesgos y
oportunidades y la madurez del mismo sistema, no es lo mismo auditar que tiene
10 años a una que tiene 6 meses.

21. DOS DE SUS NOVEDADES SON:
1. Incluir en el programa la consideración de riesgos y oportunidades. Reflexionar
riesgos que estén asociados al programa, a fin de minimizarlos y convertirlos en
oportunidades.
2. Considerar las necesidades de sus partes interesadas a fin de garantizar
siempre su satisfacción

22.  Los auditores deben planificar todas sus actividades previo a ejecutarlas. Una de
las novedades, los auditores deben solicitar información relevante para asegurar
que los auditados están identificando y controlando los RIESGOS relevantes a sus
procesos, a la vez determinar que se identifiquen los requisitos LEGALES Y
REGLAMENTARIOS aplicables.
 Posterior a la conducción de la auditoria el auditor debe exponer los hallazgos y
establecerselos por escrito a su auditado en el Informe de auditoria.
 Cuando de distribuya el informe de auditoria, es necesario que el auditor brinde
un seguimiento a la misma.

23.  Tomando como base lo encontrado, los auditores deben asegurar que sus
auditados definan las acciones correctivas y/o preventivas para corregir o
mejorar, estableciendo un tiempo limite para hacerlo.
 El éxito del cierre de una auditoria es la comunicación entre el auditado y el
auditor,

24. AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA
DE AUDITORIA
DEFINICION DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
Objetivos/ Extensión
Responsabilidades
Recursos
Procedimientos
RIESGOS
IMPLEMENTACION DEL
PROGRAMA DE AUDITORIA
REGISTROS
SEGUIMIENTO Y REVISION DEL
PROGRAMA DE AUDITORIA
Identificación de actividades de
mejoramiento
MEJORA DEL
PROGRAMA DE
AUDITORIA
COMPETENCIA
DE LOS
AUDITORES
ACTIVIDADES DE
AUDITORIA
ACTUAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR

25. 6.2 Inicio de la auditoría
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Establecimiento del contacto con el auditado
6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría
6.3 Preparación de las actividades de auditoría
6.3.1 Realización de la revisión de la información documentada
6.3.2 Planificación de la auditoría
6.3.3 Asignación de las tareas al equipo auditor
6.3.4 Preparación de la información documentada para la auditoría

26. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORIA
 6.4.1 Generalidades
 6.4.2 Asignación de roles y responsabilidades de los guías y los observadores
 6.4.3 Realización de la reunión de apertura
 6.4.4 Comunicación durante la auditoría
 6.4.5 Disponibilidad y acceso de la información de auditoría
 6.4.6 Revisión de la información documentada durante la auditoría
 6.4.7 Recopilación y verificación de la información
 6.4.8 Generación de hallazgos de la auditoría
 6.4.9 Determinación de las conclusiones de la auditoría
 6.4.10 Realización de la reunión de cierre

27. 6.5 Preparación y distribución del informe de la auditoría
 6.5.1 Preparación del informe de la auditoría
 6.5.2 Distribución del informe de la auditoría
6.6 Finalización de la auditoría
6.7 Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría

28. OBJETIVO
ALCANCE
CRITERIOS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PROCESO
REQUISITO
A AUDITAR
FECHA LUGAR TIEMPO EQUIPO AUDITOR AUDITADO
COMPRAS 7.4 10-Feb.
Of.
Compras
2 horas LUIS ALBERTO LAURA
8.2.3 10-Feb
Of.
Compras
1 hora LAURA ALEJANDRA ALBERTO

29. Son herramientas que ayudan al desarrollo de las auditorías.
USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACION
Como ayudas de memoria.
Asegurar que se cubre todo lo planeado.
Asegurar que se auditen las interacciones entre los procesos.
Ayuda a controlar el tiempo.
Organiza la toma de datos.
Son parte del reporte de auditoría.

30. ITEM
REQUISITO
ISO
9001
PROCEDIMIENT
O
PREGUNTA
EVIDENCIA
DE
AUDITORIA
TIEMPO
CONFORME
NO
CONFORME
OBSERVACION
1 5.1 MC
Comunicación.
Requisitos de los
clientes
JP –
PC
10 C
2 6.2 PC1
Competencia.
Entrenamiento
eficiente
FO-01 20 NC
Ayuda a controlar la
secuencia
Debe ser consistente
con el Plan de Auditoría
Puede ser toda una
pregunta o un “tip”

31.  COMPETENCIA: Considerar, Experiencias, Conocimientos y Habilidades de cada
auditor.
El auditor debe conocer los riesgos y oportunidades del Sistema de Gestión por
auditar
 EVALUACION: El auditado debe evaluar a su auditor, si el auditor cumplió los
principios de auditoria, si se baso en el alcance definido y expuso las conclusiones
entre otras.

35. EVITAR MALOS HABITOS
 Fingir atención
 Sobreactuación
 Interrumpir a su interlocutor
 Ver sin mirar
 Escuchar solamente lo que quiere oir
 Distraerse
COMO HACER PREGUNTAS?
 Desarrolle las preguntas como en una conversación normal
 No haga preguntas cruzadas
 Evite el ejercicio pregunta, respuesta
 Una forma para evitar prolongaciones:
Muéstreme!

38. Es deseable que contengan tres elementos:
LA EVIDENCIA Hallazgos respaldados con evidencias
objetivas o atestiguadas por el suditado.
LA REFERENCIA Al requisito de la norma y/o Manual de
Calidad o procedimiento.
Un requisito a la vez, el que más aplica.
LA CONCLUSION Genérica, breve, precisa y aceptada
por el auditado.

39. EVIDENCIA
El procedimiento PA 001 tiene enmendaduras hechas a mano.
REFERENCIA
El procedimiento de control de documentos establece en su sección 5 que ningún
documento del sistema podrá tener enmendaduras hechas a mano.
CONCLUSIÓN
Esto es una contraversión a la norma ISO 9001:2008 en su cláusula 4.2.3 a)
TENGA CUIDADO
No se precipite ¡no todo lo que parece, es!
Esté seguro que tiene toda la evidencia.
Si tiene duda ¡investigue!
¡Esté seguro de que su evidencia es objetiva!

41.  OBJETIVO: Establecer las actividades y disposiciones necesarias para verificar,
que el sistema integrado de planeación y gestión-SIPG es conforme con las
disposiciones planificadas por la Alcaldía de Cota, definiendo los criterios y
metodologías para la selección y capacitación del personal que intervienen en las
auditorias , así como el cumplimiento de los requisitos en la prestación de los
servicios a los ciudadanos y normativa legal aplicable.
 RESPONSABLE: El responsable es el Líder del equipo de Calidad y grupo de
auditores de la Alcaldía de Cota
 ALCANCE: Inicia con la definición del programa de auditorías y evaluación y
finaliza con la presentación de los resultados de las auditorías al Comité del
Sistema Integrado de Planeación y Gestión

44. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE AUDITORIAS ISO
19011 EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 DE LA
EMPRESA KERAMIKOS