4. Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así
como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que
éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la
planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos,
desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por
demás fortuita e improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas
del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección
de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de
realizar en el futuro. La planeación establece las bases para
determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la
ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los
buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario
planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definición de la
planeación, se analizarán algunas emitidas por los autores más
reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho
concepto.
5. ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar
los resultados.
O Cursos alternos de acción. Al planear es necesario
determinar diversos caminos, formas de acción y
estrategias, para conseguir los objetivos.
O Elección. La planeación implica la determinación, el
análisis y la selección de la decisión más adecuada.
O Futuro. La planeación trata de prever situaciones
futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para
contingencias y trazar actividades futuras.
Con los elementos es posible definir a la planeación
como:
La determinación de los objetivos y elección de los
cursos de acción para lograrlos, con base en la
investigación y elaboración de un esquema detallado
que habrá de realizarse en un futuro.
6. ¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA PLANEACION?
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede
ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.
O Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
O Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
O Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito.
O Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar
las cosas.
O Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
O Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
O Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
O Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
O Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
O Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
O Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales
operará la empresa.
O Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
O Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
7. PLANEACION
1.- La planeación es un proceso permanente y continúo: no se agota en
ningún plan de acción, si no que se realiza continuamente en la empresa.
En algunos autores, la planeación es mas una actitud de mentalidad
orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de
acción.
2.- La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la planeación se
halla ligada a la previsión, aunque no debe confundirse con esta. En el
fondo, la planeación es una relación entre tareas por cumplir y el tiempo
disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra
implícito en el concepto de planeación.
3.- La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones:
al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un
medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
4.- La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias
alternativas: la planeación constituye un curso de acción escogida entre
varias alternativas de caminos potenciales.
5.- La planeación es sistémica: la planeación debe tener en cuenta el
sistema y los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización
como totalidad (si la planeación se elaboro en el nivel organizacional) o
una unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel de ejecución).
8. 6.- La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden.
Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso
administrativo.
7.- La planeación es una técnica cíclica: la planeación se convierte
en realidad a medida que se ejecuta.
8.- La planeación es una función administrativa que interactúa con las
demás: esta estrechamente ligada a las demás funciones –
organización, dirección y control -, sobre las que influye y de las que
recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organización.
9.- La planeación es una técnica de coordinación e
integración: permite la coordinación e integración de varias
actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia
se haya ligado al ogro de los objetivos deseados, es necesario
integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos
órganos o unidades para conseguir los objetivos finales.
10.-La planeación es una técnica de cambio e innovación: constituye
una de las mejores maneras
deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una
empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente
programados para el futuro
9. ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIÓN?
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de
los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que
sirva de guía a la acción. Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay
ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar
por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
Principio de la universalidad. La planeación debe comprender suficiente cantidad
de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al
desarrollar el plan sea suficiente.
Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar
fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y
también los recursos necesarios para lograrlos.
El principio de la precisión. "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas."
El principio de la flexibilidad. "Dentro de la precisión –establecida en el principio
anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en
razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de
la previsión.
El principio de la unidad. "Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse
que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben
estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe
10. El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante
elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de
lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas
que actúan en el medio ambiente.
El principio e compromiso. La planeación debe comprender un periodo en el
futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento
de los compromisos involucrados en una decisión.
Principio de factor limitante. En la planeación se hace necesario que los
administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que
puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la
empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el
momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas
alternativas para llegar a un fin.
Principio de inherencia. La programación es necesaria en cualquier organización
humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de
alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar
conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a
los cambios sociales.
11.
12. Organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través
de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria
para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los
niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y
las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define
la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos
necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber,
las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y
administrativa. Melinkoff (1987), la define como el proceso administrativo a
través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan
los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los
deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados
previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo
estratégico ( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de
medida u actuación).
Para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes
elementos:
Los principios generales.
Los sistemas de organización.
Los instrumentos metodológicos.
13. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.
Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de
construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido
quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución según, se
pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.
Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines
permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos fines ayudaran a
estructurar en forma adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques
de la administración denominan misión a esta constelación a fines mas generales y
permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad
y Asistencia Social, etc.
Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio, en el organismo debe
existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de
comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.
Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el número de
personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el numero de personas
este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la
preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.
Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a medida que el directivo o jefe
delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la
organización sea total o de la parte de ésta que delegue.
Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la delegación de
autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien
definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad
delegada.
14. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no
puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.
Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser
seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas
extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.
Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea
susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su
identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos o cosas semejantes.
Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones
que sean indispensables para los fines del organismo.
Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboración y
compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa,
tanto directivos como subalternos.
Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la
misma materia.
Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de
autoridad desde en directivo superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a
través de toda organización.
Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear
grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.
Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción
de decisiones y la responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución y que hay
descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de decisiones y la responsabilidad se
distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y
la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política
y de orden normativo.
15. HAY 10 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE ORGANIZACIÓN QUE SON
CONSIDERADOS COMO GUÍAS PARA ESTABLECER UNA ADECUADA
ORGANIZACIÓN
1. La estructura facilita la contribución de las personas para el logro del objetivo
2. La asignación de actividades, mediante la división del trabajo debe de
conducir a la especialización de los individuos
3. La coordinación de personas y actividades es un propósito básico de toda
organización
4. Debe establecer líneas claras de autoridad para cada uno de los integrantes
5. La definición de cada puesto, jerarquía, autoridad, responsabilidad, y
relaciones debes quedar establecidas por escrito y ser comunicadas a todos los
miembros del grupo
6. La responsabilidad de cada jefe es absoluta en los que respecta a la
actuación de sus subordinados
7. Toda autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente al nivel que
le confiere
8. En cuanto a la capacidad de control ninguna persona de nivel superior debe
de supervisar a más de cinco subordinados directos y en los niveles más bajos el
numero debe de estar entre los ocho y doce subordinados
9. Es fundamental que exista proporción de autoridad y responsabilidad en las
16. Se puede concluir que la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo de antemano los principios que ha de seguirse, estableciendo de
antemano los principios que habrán de oriéntalo, la secuencia de operaciones para realizarlos y
las determinaciones de tiempos y de números, necesarias para su realización.
Podemos decir que las pequeñas empresa es suma importancia planear el curso que va seguir
la empresa y todo lo que en ella se va ser, esto con el fin de mejorar la eficiencia ya que el éxito
de las actividades que se realicen en la empresa no pueden ni deben ser fruto de improvisación,
sino que todo debe estar pensado y visualizado con anterioridad para poder llegar a el objetivo
que la empresa tiene establecido.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos
que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado que la
eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y
que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios
(órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el
administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales
que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
17. Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se
integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades
organizacionales de la organización en la cual los factores trabajan y se conjugan de
manera estructural para establecer condiciones de funcionamientos corporativas y
empresariales dentro de una empresa.
Uno de los factores más importantes es el proceso de planeación en el cual cada
empresa debe planificar sus acciones para garantizar una mejor participación por parte
de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la organización.
La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través de
ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se presentan y de esta
manera plantear la solución más idónea para mejorar la problemática planteada y
planificar una toma de decisión adecuada y sectorizada por prioridades.
Al utilizar la planeación y todas sus herramientas en la empresa, y al establecer los
lineamientos sobre los cuales se va a desarrollar y los cuales seguirá, se podrá tener
un control de lo antes establecido para alcanzar el objetivo de la empresa.
