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MHPDeepDive: eProcurement für die Generation Z

So gelingt die Auswahl der richtigen Tools

Lieferanten aus einer Excel-Liste auszuwählen, sie via E-Mail um ein Angebot zu bitten und die Bestellung dann zum Schluss an sie zu faxen, wirkt wie der Einkauf aus einer längst vergangenen Zeit. Tatsächlich ist es aber gar nicht so lange her, dass es im operativen Einkauf so aussah. Mittlerweile unterstützen digitale Tools zwar oftmals dabei, den Einkauf elektronisch abzuwickeln. Sie decken aber häufig nur einen Teil des Beschaffungsprozesses ab. Die vorhandenen Lücken zu schließen, wird jetzt aus zwei Gründen immer wichtiger. Erstens, weil es in unserer VUCA-Welt zunehmend darauf ankommt, auch kurzfristig zu handeln. Und zweitens, weil die jungen Einkäuferinnen und Einkäufer der Generation Z nicht auf digitale Technologien verzichten wollen. Unternehmen sollten also dringend beim E-Procurement nachrüsten. An Lösungen dafür mangelt es nicht. Eher im Gegenteil. Die Kunst besteht darin, angesichts der riesigen Auswahl das richtige Tool zu finden.

Das gelingt nur mit einer systematischen Evaluierung der verfügbaren Lösungen: von der Definition der fachlichen und technologischen Anforderungen über die kritische Betrachtung der einzelnen Lösungen bis zur Diskussion mit den Anbietern, wie sich etwaige Gaps zwischen Anforderungen und Tool schließen lassen. Für die Beurteilung E-Procurement-Lösungen haben wir ein Modell entwickelt, das vier Dimensionen in den Blick nimmt: Wie unterstützt die Software den Prozess? Wie fügt sich die Software in die bestehende Systemlandschaft ein? Wie benutzerfreundlich ist die Software? Welche Kosten fallen an und wie ist die Wartung organisiert? Die einzelnen Dimensionen werden bewertet und abhängig von der Relevanz für das Unternehmen gewichtet. Daraus ergibt sich ein Gesamtscoring.

In unserem MHPDeepDive „eProcurement für die Generation Z“ stellen wir Ihnen unser Evaluierungsmodell für E-Procurement-Lösungen vor. Zudem machen wir Sie am Beispiel von SAP Ariba damit vertraut, wie die Einführung eines Cloud-basierten Tools erfolgreich abläuft.

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MHPDeepDive: eProcurement für die Generation Z

  1. 1. l ENABLING YOU TO SHAPE A BETTER TOMORROW
  2. 2. © MHP Management- und IT-Beratung GmbH eProcurement für die Generation Z So gelingt die Auswahl der richtigen Tools
  3. 3. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 3 MHPDEEPDIVE TERMINE 22.10.2020 Digitale Steuerung in volatilen Zeiten 08.10.2020 Datenmanagement im IoT- Umfeld 15.10.2020 Erfolgsfaktor Kundenloyalität 22.10.2020 Data Warehousing mit SAP
  4. 4. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 4 eProcurement für die Generation Z Lukas Schillmeier Manager BA Sourcing & Supplier Solutions Bachelor Business Administration (B.A.), Masterand Business Consulting & Digital Management (M.Sc.) Prozessanalyse, -design und -optimierung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen • Vorteile der End – to – End digitalisierten Beschaffung
  5. 5. l 1. Beschaffung 2030 2. MHP Approach 3. Projektablauf (aus der Praxis) AGENDA
  6. 6. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 6 Beschaffung 2030
  7. 7. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 7 Beschaffung 2030 Minimierung der operativen Beschaffung ? Aufbau KI getriebener Risiko- Bewertungs-Systeme Business & Technologie ENABLER Integrierte Prozesse & Systemlandschaft (online!) Maximale Transparenz Ausbau des S2C Bereichs ? ? Die Hürden der Zukunft richtig meistern Digitale Neulinge Digitale Pioniere Digital Natives
  8. 8. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 8 MHP Approach Bild wird vom MHPDeepDive Team durch aktuelles Titelbild ersetzen
  9. 9. l Kosten / Wartung  Zukünftiger Betrieb der Lösung im Regelbetrieb (Incident Handling)  Lizenzkosten  (externe) Beratungskosten  Interne Wartungskosten IT / System Architektur  bestehende & erwartete Systemlandschaft  SAP S/4 Hana readyness  Wechsel vom Lieferanten zum Businesspartner Benutzerfreundlichkeit  Benutzerfreundlichkeit wird zum einem entscheidenden Faktor für dezentrale Anforderungen  Kann der SW-Anbieter nachweisen, wie die Benutzerfreundlichkeit gewährleistet wird?  Mobiler Zugang Prozesse  Welche Prozesse sollten unterstützt werden?  Darstellung der Prozesse in User Stories  End-to-end Szenarien, z.B. Connected Systems, Master Data Supply Software Evaluation eProcurement – Criterias for Evaluation Matrix Seite 9© MHP Management- und IT-Beratung GmbH
  10. 10. l Supplier Management Sourcing Contract Management Self Service Procurement  Selbstregistrierung  Lieferantenportal für Angebote, Auftragsübermittlung und –bestätigung  Kontinuierliche Auswertung  Zertifikatsmanagement  Lieferantenqualität support core  Benutzerführung durch bereitgestellten Einkaufslösungen (z.B. Kataloge)  Katalog-Konfigurator  Preisoptimierung  Web Shops & interne Kataloge  RFx  Angebotsvergleiche  Vergabeassistent  Genehmigungsworkflows  Klauselbasiert, Zusammenarbeit mit Lieferanten und Rechtsabteilung  Elektronische Vertragsgenehmigung, Gültigkeitsverwaltung ? Project Setup Seite 10 Kundenspezifischer Prozess © MHP Management- und IT-Beratung GmbH
  11. 11. l Definition der Kern-, Management- und Supportprozesse pro Stream Iterationen der Prozesse je Modul Dokumentation des IST und SOLL Prozesses Definition und Visualisierung, wie die erarbeiteten Prozesse im System genutzt werden sollen Dokumentation der identifizierten Software GAP/FIT pro Modul Definition, wie die identifizierten GAPs gelöst werden MHP Evaluation Model Seite 11© MHP Management- und IT-Beratung GmbH
  12. 12. l© MHP Management- und IT-Beratung GmbH Projektablauf Prozessanalyse Definition der IST und SOLL Prozesse Beauty Contest Durchführung Beauty Contest Vertragsverhandlung & Abschluss RFI Abfrage der Prozessleistungsfähigkeit je Anbieter UIX - Test Durchführung UIX Test Projektablauf und Vorteile mit dem MHP eProcurement Evaluation Modell Optimierung der Prozesse Erhöhung der Leistungsfähigkeit Dokumentierte FIT & GAP´s
  13. 13. l Scorecard Seite 13© MHP Management- und IT-Beratung GmbH
  14. 14. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 14 Projektaufbau aus der Praxis Bild wird vom MHPDeepDive Team durch aktuelles Titelbild ersetzen
  15. 15. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 15 Projektaufbau aus der Praxis Long list Short list Beauty Contest & UIX Test Winner SAPAriba JAGGAER COUPA ZYCUS IVALUA Synertrade …. SAPAriba JAGGAER ZYCUS IVALUA SAPAriba JAGGAER IVALUA SAPAriba
  16. 16. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 16 Aus der Praxis - Beschleuniger definiert OPERATIONALISIERUNG PROZESSBEZOGENE UMSETZUNG UMSETZUNGEVALUATIONÜBERGREIFENDE INITIIERUNG DEPLOYMENTTESTUMSETZUNGSTANDARDISIERUNGBUSINESS-CASEUSE-CASEINFRASTRUKTURSTRATEGIE AUFSATZPUNKT INHALT ERGEBNIS Identifizierter Use-Case aus Prozessanalyse Quantitative und qualitative Treiber liegen vor QUANTITÄT BUSINESS CASE Business Case der in der Prozessanalyse identifizierten Use-Cases QUALITÄT HERAUSFORDERUNGEN Wartung der individual Lösung? AUFWANDSTREIBER: Umsetzungskosten Laufende- und Infrastrukturkosten für IT EINSPARPOTENZIALE Einsparpotenzial bei Durch- und Ablaufzeit Weniger Rückfragen / Support QUALITATIVE TREIBER Vereinheitlichung der Prozessabläufe Verringerung von Fehlern Reduktion von Risiken Festlegung Umsetzungs- umfang
  17. 17. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 17 Aus der Praxis - Beschleuniger definiert Workshops Entwicklungen ZeitStörungen Änderungen Klassisch MHP Modell Synergien Führzeitige Identifikation von Potenziale & Berücksichtigung notwendiger Maßnahmen in den Projektplan Kollaboration Entwicklung / Umsetzung von Lösungen zu den identifizierten GAP´s MHP – SAP – Kunde Abschluss Reduktion der Gesamtprojektlaufzeit Source: AbleitungProjektberichte;Zeiterfassungen
  18. 18. l© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 18 LET‘S GET CONNECTED Lukas Schillmeier Manager Mobil: +49 (0) 152 3314-5846 E-Mail: lukas.schillmeier@mhp.com
  19. 19. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 19 MHPDEEPDIVE TERMINE 22.10.2020 Digitale Steuerung in volatilen Zeiten 08.10.2020 Datenmanagement im IoT- Umfeld 15.10.2020 Erfolgsfaktor Kundenloyalität 22.10.2020 Data Warehousing mit SAP
  20. 20. l08.10.2020© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 20 verpasst? Kein Problem! Alle vergangenen MHPDeepDives finden Sie hier: www.slideshare.net/MHPInsights www.youtube.de/MHPProzesslieferant
  21. 21. l WELCOME TO TOMORROW

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