SlideShare a Scribd company logo
1 of 26
Download to read offline
Helsingin yliopisto / Palmenia




Kirjaston Helmi -intranetin
käyttäjäkokemukset
Proseminaarityö
Maisa Korhonen




                                 2012
Sisällysluettelo
1     Johdanto .................................................................................................................................. 2

2     Teoriataustaa ja muuta taustatietoa ......................................................................................... 3

    2.1      Yhteisö- ja organisaatioviestintä ....................................................................................... 3

    2.2      Sisäinen viestintä ja markkinointi ...................................................................................... 3

    2.3      Viestinnän arviointi ............................................................................................................ 4

    2.4      Intranet sisäisen viestinnän kanavana .............................................................................. 5

    2.5      Intranetin tulevaisuus ja haasteet ...................................................................................... 6

    2.6      Käyttöliittymä .................................................................................................................... 7

    2.7      Helsingin kaupunginkirjasto .............................................................................................. 8

    2.8      Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi .................................................................. 8

3     Menetelmät ............................................................................................................................ 10

4     Tutkimustuloksia .................................................................................................................... 11

    4.1      Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan ........................................................ 11

    4.2      Helmin käyttö .................................................................................................................. 12

    4.3      Helmin hyväksi koetut puolet .......................................................................................... 12

    4.4      Helmin huonoksi koetut puolet ........................................................................................ 13

    4.5      Haastateltavien muutostoiveita ....................................................................................... 15

    4.6      Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt ................................................................... 17

    4.7      Visuaaliset muutostoiveet ............................................................................................... 19

5     Päätelmiä ............................................................................................................................... 20

    5.1      Kirjaston Helmin ongelmat .............................................................................................. 20

    5.2      Ratkaisuehdotuksia ........................................................................................................ 21

Lopuksi ......................................................................................................................................... 23

6     Lähteet:.................................................................................................................................. 24

7     Liitteet .................................................................................................................................... 25

    7.1      Kysymysrunko ................................................................................................................ 25




                                                                                                                                                    1
1 Johdanto

Tämä proseminaarityö käsittelee Helsingin kaupunginkirjaston ”Helmi” –intranetin käyttöä.
Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaisia käyttäjäkokemuksia kirjaston henkilöstöllä on
Helmistä. Käyttäjäkokemusten tutkimisen tavoitteena on saada selville, mitä hyvin toimivia ja mitä
huonosti toimivia puolia Helmissä on ja tätä kautta selvittää, miten Helmi -intranetia voisi kehittää,
jotta siitä tulisi toimiva viestintäkanava koko kaupunginkirjaston väelle. Tutkimuksessa keskitytään
erityisesti kirjaston Helmin ongelmiin sekä niiden ratkaisemiseen.


Tutkimusta lähdettiin tekemään Helsingin kaupunginkirjaston viestintäosaston toiveesta.
Viestintäosastolla on tavoitteena Helmin kehittäminen, mutta kaksi vuotta käytössä olleen kirjaston
Helmin käyttöä ei ole vielä tutkittu. Eri yhteyksissä viestintäosastolle on kuitenkin kiirinyt palautetta
erityisesti Helmin käyttöön liittyvistä ongelmista.


Helmi-intranet otettiin käyttöön Helsingin kaupunginkirjastossa keväällä 2010 ja se on osa
Helsingin kaupungin eri virastoissa käytössä olevaa yhteistä intranet-järjestelmää. Kaupungin
kaikilla virastoilla on käytössään samanlainen alusta, jota voidaan profiloida paikallisesti eri
virastoissa.


Tämä tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimus voi toimia
tutkimuspohjana ja suuntaa antavana selvityksenä laajemmalle tutkimukselle.




                                                                                                         2
2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa

2.1        Yhteisö- ja organisaatioviestintä

Yhteisöviestintää tai organisaatioviestintää voi lähestyä monella tavalla. Kokonaisuutena se
tarkoittaa kuitenkin työyhteisössä ja organisaatiossa tapahtuvaa sisäistä ja ulkoista viestintää.
Yhteisöviestintään perehtyneen professori Elisa Juholin (2009a, 141-145) mukaan
yhteisöviestintää voi lähestyä lääkeruiskumallin tai prosessimallin kautta sekä organisaation yhden
kokonaisuuden, viestintäkulttuurin kautta.


Uuden työyhteisöviestinnän agenda on Juholinin mukaan vastuullista dialogia ja vuoropuhelua:
”Viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset toimivat ja missä he tuottavat ja vaihtavat tietoa ja
kokemuksia vastuullisesti ja itseohjautuvasti”. Juholinin mukaan kuusi uuden työyhteisöviestinnän
peruspilaria ovat:
      1.    isoja ja merkityksellisiä asioita käsitellään yhdessä vuorovaikutteisesti
      2.    ajantasainen tieto on sitä tarvitsevien saatavilla
      3.    tunnelma on rento ja vapaamuotoinen
      4.    osallistuminen ja vaikuttaminen on mahdollista jokaiselle
      5.    yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilöitä ja yhteisöä
      6.    työnantajamaine on jokaisen työtä


Juholinin mukaan organisaation jokainen jäsen on viestijä (2009a, 156). Johdon ja johtoryhmän
tärkein tehtävä on sen sijaan strategisesti elintärkeiden asioiden saattaminen kaikkien tietoon sekä
niistä keskustelu. Johtamisen työkaluna viestintä on erittäin tärkeä tekijä ja viestintä liittyy
johtamiseen kiinteästi.


Sisäisen viestinnän foorumeita ja niiden täydentäjiä on paljon. Fyysinen työtila on keskeinen
viestintäpaikka, jossa työskennellään, vietetään taukoja ja kommunikoidaan. Erilainen
viestintäteknologia, kuten internet, intranet, sähköposti ja mobiilit viestintäverkot toteuttavat myös
nykyaikaista yhteisöviestintäkulttuuria. Uutena viestintävälineenä toimii sosiaalinen media, joka
myös edistää verkostoitumista. Somessa olennaista on kasvokkaisviestintääkin kuvaava
osallistuminen ja vuorovaikutus sekä se, että käyttäjät voivat luoda ja muokata sisältöjä.


2.2        Sisäinen viestintä ja markkinointi

Työyhteisön viestintä on pääosin henkilöstöviestintää ja sen merkitys on kasvanut jatkuvasti.
Yhteisön sisäiseen viestintään kuuluu yhteystoiminta (yhteydenpito henkilöstön kanssa) ja tiedotus
(sanomien ja tiedon välittäminen henkilöstölle). Siukonsaari (2002, 66) katsoo, että sisäiseen
viestintään kuuluvat:sisäinen yhteystoiminta.

                                                                                                         3
    sisäinen yhteystoiminta,                           perehdyttäminen,
          sisäinen tiedotus,                                 luotaus ja
          sisäinen markkinointi,                             työtiedotus.


Sisäinen viestintä on Åbergin (1993, 107) mukaan ensisijaisesti sosiaalistamista, kuten työhön ja
organisaatioon perehdyttämistä, ja toissijaisesti informoimista ja perustoimintojen sekä työn
tukemista. Sisäistä viestintää ohjataan viestintästrategialla, joka nojaa vahvasti organisaation
strategiaan. Tämän lisäksi sisäistä viestintää ohjataan vuosisuunnitelmalla sekä
hankesuunnitelmilla. Sisäisellä viestinnällä, kuten koko yhteisön viestinnälläkin, pyritään koko
yhteisön menestymiseen.


Yhteystoiminta ja kommunikaatio tuovat johdon ja työntekijät vuorovaikutuksen kautta lähemmäksi
toisiaan ja luo koko organisaation väestä yhteisöryhmän. Tiedotuksella välitetään tärkeää tietoa,
pidetään koko henkilökunta ajan tasalla, viestitään muutoksesta ja kirkastetaan yhteisön kuvaa.
Myös johtamis- ja esimiesviestintää toteutetaan sisäisessä tiedotuksessa.


Sisäinen markkinointi tarkoittaa yksinkertaistetusti työyhteisön toiminta-ajatuksen, arvojen, tapojen,
perusviestien, kampanjoiden yms. markkinointia henkilöstölle. Sisäisen markkinoinnin tavoitteena
on mm. työilmapiirin luominen ja parantaminen sekä organisaation asettamien tavoitteiden
saavuttaminen. (Siukonsaari, 2002, 122 - 124).


Sisäisessä viestinnässä ja markkinoinnissa täytyy muistaa, että tietojen muuttamiseen riittää
asiallinen tiedote tai uutinen, mutta asenteiden muuttamiseen tarvitaan henkilökohtaista
vaikuttamista (Åberg, 1993, 51).


2.3       Viestinnän arviointi

Elisa Juholinin (2010, 15) mukaan viestinnän arviointi ei ole ollut viestintäihmisten vahvinta aluetta.
Tämän takia viestintätyössä on tärkeää huomata, että yhteisöviestintää täytyy parantaa tarttumalla
epäkohtiin, tekemällä tutkimusta ja ratkaisemalla ongelmia. Myös jatkuva palautteen seuraaminen
on tärkeää. Kaiken yhteisöviestinnän täytyy tukea koko organisaation strategiaa ja sen täytyy olla
osa kaikkea organisaation toimintaa.


Arvioinnin avulla selvitetään, ”ovatko viestinnän tavoitteet linjassa koko organisaation strategian
kanssa, miten toimitaan, missä määrin asetetut tavoitteet on saavutettu ja missä on eniten
parantamisen varaa” (Juholin, 2010, 29). Arviointia (evaluation, assessment) on käytetty Juholinin
mukaan perinteisesti ainakin taloutta, tilivelvollisuuksia, laatua ja panos-tuotosta seuratessa.



                                                                                                      4
Yksinkertaisimmillaan arviointi on kuitenkin tutkimista, tuloksen ja muutoksen seuraamista
suhteessa tavoitteisiin.


Viestintää voidaan Juholinin (2010, 30-33) arvioida monesta eri näkökulmasta, kuten
velvollisuuksien, kehittämisen tai tietohallinnon näkökulmasta. Arviointi voi olla sidottu tavoitteisiin
tai niistä irrallista. Arviointi vaatii kuitenkin aina tutkimusta ja siinä katsotaan sekä taaksepäin että
eteenpäin. Arviointi lähtee organisaation päättäjien tai esimerkiksi sidosryhmien tarpeista tai
tavoitteista. Se voi olla lyhytkestoista tai tilannekohtaista, mutta myös pitkäkestoista: pitkäkestoinen
arviointi liitetään yleensä viestintästrategiaan ja viestinnän seurantaan. Arviointi on aina
suhteellista ja vertailevaa, koska absoluuttisia totuuksia ei tässäkään asiassa ole. Arviointiin
voidaan käyttää monenlaisia menetelmiä, joiden käyttöä on hyvä pohtia suhteessa arvioinnin
tavoitteeseen.


Digitaalisen ja verkkoviestinnän arvioinnissa voidaan käyttää apuna myös web-analytiikkaa, joka
on verkkosivun käyttäjätiedon hyödyntämistä siten, että verkkosivukävijöiden liikkumista, viipymistä
ja toimintaa seurataan tilastoista (Juholin, 2010, 136). Intranetinkin käyttöä voidaan seurata
käyttötilastoista.


2.4   Intranet sisäisen viestinnän kanavana

Intranet on ”sisäisen viestinnän verkko, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä” (Juholin, 2009a, 176).
Se on ”suora tie ihmiseltä toiselle, asiasta toiseen ja tilanteessa kuin tilanteessa” (Juholin, 2009a,
265). Intranetin hyötynä viestintäkanavana voidaan nähdä muun muassa se, että se on ainakin
osittain vähentänyt sähköpostin käyttöä.


Suhtautuminen intranetiin vaihtelee: osalle ihmisistä intranetin lukeminen on päivittäinen toiminto ja
rutiini sekä ajantasaisen tiedon päivittämisen kanava. Toisille se on taas turhauttava kokemus,
josta on vaikea löytää tietoa ja jonka hidas päivittyminen vie mielenkiintoa. (Juholin, 2009b, 77).


Intranetin osuutta yhteisöviestinnässä määrittelee digitaalisen viestinnän yläotsikko. Digitaalinen
viestintä on pääasiassa organisaation verkkoviestintää, jossa intranet on yksi merkittävänä
kanavana. Verkkoviestinnän tuleminen osaksi yhteisöviestintää ei ollut ratkaisu kaikkeen, vaan toi
mukanaan uusia ongelmia ja ennalta arvaamattomia tilanteita. Digitaalinen viestintä edellyttää
organisaatiossa esimerkiksi uudentyyppisten taitojen ja osaamisen kehittämistä: se vaatii
ominaislaatunsa mukaisen kerronnan ja ilmaisun ymmärrystä eli medialukutaitoa sekä mediatajua.
Digitaalinen viestintä on kuitenkin mahdollisuuksiltaan merkittävä ja se voi tukea tärkeällä tavalla
organisaation päivittäistä toimintaa ja strategiaa. (Luukkonen, 2009, 252-257).

                                                                                                            5
Sisäisen viestinnän kanavana verkko on ”lyömätön” (Luukkonen, 2009, 265). Se laajenee yhden
käyttäjän näpyttelemästä viestistä koko organisaatioon. Intranet mullistaa myös organisaation
viestintärakennetta käyttäjäkeskeiseksi laadittuna: käyttäjän tulisikin tuntea intranet omaksi
työkalukseen ja työkaluvalikoimakseen. Intranetin hyötyjä muihin organisaation sisäisen viestinnän
kanaviin verrattuna ovat kattavuus, nopeus ja tosiaikainen kohdistettavuus. Muun muassa
näistäkin syistä intranet on toimiva kanava organisaation strategian viestimiseen. Johdon on
sitouduttava intranetin käyttöön strategiansa kanavana ja heidän vastuullaan on kertoa sellainen
tarina, johon yhteisö voi luottaa ja uskoa. (Kuivalahti&Luukkonen, 2003, 46-49).


Intranetille viestinnän kanavana on olennaista, että se sisältää hyvin kattavasti organisaation kaikki
toiminnot: dokumentinhallinnan, henkilöstöhallinnon, henkilöstön kehittämisen, osaamisen
kehittämisen, tietojohtamisen ja niin edelleen. Intranetissä on myös mahdollisuus käyttää erilaisia
mediaelementtejä ja interaktiivisuutta. Julkaisu- ja sisällönhallintajärjestelmien infrastruktuuri
kehittyy koko ajan uusien sovellusten tullessa. Uusien elementtien mahdollisuuksia ja vaikutuksia
täytyy punnita tarkoin. Tällä hetkellä yleisimmin intraneteissa käytössä olevia mediaelementtejä
ovat (Kuivalahti&Luukkonen, 2009, 19):
          teksti                                              animaatio
          ääni                                                video.
          valokuva                                            tietokanta
          grafiikka                                           online-yhteydet.


Intranetin käytössä organisaatioviestinnän yhtenä kanavana tärkeää on Kuivalahden ja Luukkosen
(2009, 51) mukaan:
          oikea-aikaisuus
          hyvä käytettävyys
          viestinnällisesti perusteltu toteutustapa ja
          yhdenmukainen tekninen infrastruktuuri.

Luukkosen (2009, 266) mukaan intranetin tietoarkkitehtuurin ja toiminnallisuuden on palveltava
yksittäisen työntekijän tarpeita ja organisaation toiminnan realiteetteja. Sen täytyy palvella myös
organisaation muutosten onnistunutta läpiviemistä: intranet on muutosviestinnän tärkeä ja tehokas
väline.


2.5       Intranetin tulevaisuus ja haasteet

Intranetista on Luukkosen (2009, 266) mielestä alkanut muodostua myös aivan uudenlainen
virtuaalinen ympäristö, jossa työskennellään, opiskellaan, suunnitellaan, tehdään yhteistyötä ja
luodaan uutta tietoa sekä ajatuksia. Intranet voi siis saada jatkossa sosiaalisen median piirteitä, jos
niitä ei jo nyt ole.


                                                                                                      6
Intranetin tulevaisuudessa voidaan nähdä monenlaisia haasteita. Kuivalahden ja Luukkosen
mukaan (2009, 53-58) teknologiset haasteet liittyvät teknisiin erityispiirteisiin ja tekniseen
toteutukseen. Myös osaamisen haasteet liittyvät teknologiaan sekä työntekijöiden tietoteknisiin
valmiuksiin. Organisaation prosessien haasteet ovat haasteita, joita tulee, kun organisaation
prosesseja uudistetaan: jos prosessitalkoiden lopputulemat eivät päädy intranetratkaisujen osaksi,
on vaara, että ne jäävät käyttämättömiksi.


Tietohallinnon haasteet liittyvät erityisen tärkeänä osana intranetiin. Tietojohtamisen kanavana
intranet on erittäin tärkeä kanava: organisaatiot saavat kilpailuetua hallitsemalla organisaation
tietovirtoja. Haasteita liittyy luonnollisesti myös viestinnälliseen ilmaisuun: intranet edellyttää
sisällöntuottajilta osaamista ja hyvää mediatajua, mutta myös esimerkiksi keskusteluihin
osallistuvilta työntekijöiltä nettietikettiä.


Johtamiskulttuuriin liittyviä haasteita liittyy myös intranetiin. Intranetiin liittyvissä hankkeissa
johdolla on tärkeä rooli, mikäli viestintä halutaan saada onnistumaan: esimerkkijohtaminen on
hyvää johtamista intranetiinkin liittyen. Johdon läsnäoloa kaivataan intranetissa samalla tavalla
kuin fyysisessäkin työympäristössä. Organisaation johtamisen kannalta on tärkeää, että intraan
luodaan toimintoja, jotka liittyvät olemassa oleviin prosesseihin ja työn todellisuuteen. Toisin
sanoen, intranet täytyy olla osa organisaation viestintää sekä sen kaikkia toimintoja.


2.6     Käyttöliittymä

Käyttöliittymällä tarkoitetaan esimerkiksi internet-sivun tai matkapuhelimen rajapintaa käyttäjän
kanssa: näyttöä, näppäimistöä jne. Se koostuu kahdesta tasosta: visuaalisesta sekä
vuorovaikutustasosta. Käyttöliittymää suunnitellessa kiinnitetään huomiota visuaalisuuteen,
vuorovaikutuselementteihin sekä arkkitehtuuriin. Hyvä käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja
käyttäjäystävällinen. Hyvän käyttöliittymän käyttö sujuu nopeasti, sen käyttämiseen ei tarvita
koulutusta, sovellus ei sisällä turhia ominaisuuksia vaan on yksinkertainen ja johon käyttäjät ovat
tyytyväisiä, koska käyttäjäkokemus on positiivinen. (Jokela, 2011, 10-11). Käytettävyyttä
arvioitaessa voidaan tarkastella käytettävyystutkimuksen perusperiaatteita (Rouvari, 2012):
      1. opittavuus ja muistettavuus: miten helppo tuotetta tai palvelua on käyttää ja miten helposti
         sen käytön oppii
      2. sisäinen tehokkuus: miten nopeasti käyttäjä voi löytää haluamansa tiedon
      3. virhealttius: miten helposti virheen tekemisestä selviää ja auttaako systeemi siinä
      4. käytön tyytyväisyys: miten hyvin tuote tyydyttää käyttäjiä ja heidän tarpeitaan.


Käyttäjät ovat aina erilaisia monilta eri ominaisuuksiltaan ja sen vuoksi käytettävyyttä voi olla
vaikea tutkia. Käyttäjillä on erilaiset tarpeet, erilaiset tiedon tarpeet, erilainen käyttötarkoitus,


                                                                                                        7
erilainen sosioekonominen asema ja koulutus sekä erilaiset käytön tavoitteet ja seuraukset.
Käyttäjä kuitenkin on tärkeä henkilö tutkittaessa käyttöliittymää: erityisesti käyttäjän ja systeemin
vuorovaikutus on tärkeä asia tutkia. (Chu, 2010, 185-191).


Chu:n (2010, 185-191) mukaan tiedonhaun tutkimista kannattaa tarkastella käyttäjän kannalta.
Käyttäjäystävällisyyttä voi tutkia erityisesti komentokielen, menu-valikoiden ja graafisen
vuorovaikutuksen kannalta. Muita tarkastelun kohteita ovat myös hakutermien käytön,
hyperlinkkien ja kielen tarkastelu. Käyttäjä-systeemi -vuorovaikutusta voi Chu:n mukaan tutkia
tiedon hakemiseen kuluneen ajan, käyttönopeuden, käyttäjävirheiden määrän ja
käyttötyytyväisyyden tutkimisen avulla.


Tässä tutkimuksessa käsittelen käyttöliittymää vain pinnallisesti, koska pohja kirjaston Helmin
käyttöliittymään tulee kaupungilta ja kirjaston intranetin pohjaan voi tehdä muutoksia vain
profiloimalla sitä.


2.7   Helsingin kaupunginkirjasto

Helsingin kaupunginkirjasto on Helsingin kaupungin itsenäinen hallintokunta ja virasto eli osa
Helsingin kaupunkia. Helsingin kaupunginkirjasto on myös osa HelMet –kirjastojärjestelmää, johon
kuuluvat pääkaupunkiseudun metropolialueen kaupunginkirjastot (Espoo, Helsinki, Kauniainen ja
Vantaa). Kaupunginkirjastossa työskentelee noin 500 työntekijää. Kirjastoja on yhteensä 37 ja
tämän lisäksi kaupunginkirjastolla on kaksi kirjastoautoa sekä 11 laitoskirjastoa, kotipalvelu,
kohtaamispaikka Lasipalatsissa sekä verkkokirjastoyksikkö. Kaikki eri toimipisteet, ovat
hajaantuneet maantieteellisesti koko Helsingin kaupungin alueelle. (www.lib.hel.fi/organisaatio).


Organisaatiotasolla Helsingin kaupunginkirjaston viestintä koostuu kolmesta eri yksiköstä:
viestintäyksiköstä, tapahtuma- ja markkinointiyksiköstä sekä verkkokirjastoyksiköstä.
Kaupunginkirjastossa ei ole rakennettu omaa viestintästrategiaa, mutta sellainen on tarkoitus tehdä
vuoden 2012 aikana. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että intranetille ei ole tällä hetkellä tarkasti
määriteltyjä tehtäviä tai tarkoitusta.


2.8   Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi

Helmi on Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä eli kaupungin intranet-järjestelmä. Helmi kokoaa
yhteen kaupungin yhteisen intranetin ja virastojen omat intrat. Helmi tarjoaa myös hakupalveluja,
joilla tietoa voi etsiä eri osioista. Järjestelmä tarjoaa perinteisen intran lisäksi välineitä myös
yhteistyöhön ja verkostoitumiseen eli työtilat ja extranetin. (Tietoa järjestelmästä, 2012).


                                                                                                        8
Jokaisella virastolla, kuten Helsingin kaupunginkirjastollakin, on sisällöltään profiloitu Helmi eli
“oma” Helmi. (Ks. kuva seuraavalla sivulla.) Helsingin kaupunginkirjastossa Helmi -intranet otettiin
käyttöön keväällä 2010: nykyinen intranet on ollut siis käytössä kaksi vuotta. Vanha intranet,
”Kaivo”, oli käytössä kirjaston intranetina vuodesta 2002 ja se oli Sininen Meteoriitti Oy:n
SiteKit/Windows –julkaisujärjestelmä. Kaivo uudistettiin vuonna 2006, jolloin se alkoi toimia saman
yhtiön Meteor/Windows –järjestelmänä. Ennen Kaivoa käytössä oli ollut vuodesta 1996 lähtien
Linux-pohjainen intranet. (Taarasti, 2008).


Helsingin kaupunginkirjastossa on tehty vuonna 2007 sisäisen viestinnän analyysi, jossa selvitettiin
erityisesti intranetin roolia ja asemaa organisaatiossa. Tuolloin todettiin myös, että ”kirjastossa ei
ole laadittu virastoa koskevia toimintaohjelmia intran merkityksestä esimerkiksi johtamisen,
visioiden, ja tavoitteiden jalkauttamisen tai kehittämisen näkökulmasta” (Taarasti, 2007).




Kaupunginkirjaston Helmi -intranetin etusivua 10.7.2012.




                                                                                                         9
3 Menetelmät

Tämä proseminaarityöhön tehty tutkimus on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisena
tutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä on käytetty interpersoonallista teemahaastattelua sekä
sähköpostihaastattelua. Haastattelujen analysoinnissa ja tulkinnassa on käytetty laadullisen
tutkimuksen tapaan haastateltavien kokemusten ja havaintojen typologisointia ja koodaamista.


Ennen tutkimuksen aloittamista käytiin viestintätyössä työskentelevien työntekijöiden kanssa
keskusteluja kirjaston Helmistä ja kuunneltiin heidän näkemyksiään Helmistä ja sen ongelmista.
Näitä näkemyksiä sekä viestintäosastolle tullutta palautetta käytettiin hyväksi tutkimuskysymyksen
muovaamisessa sekä tutkimushaastattelujen suunnittelussa.


Haastateltaviksi valittiin työntekijöitä eri ikäryhmistä, koulutustasoilta ja työtehtävistä:
haastateltavien joukossa oli työntekijöitä kirjastovirkailijasta informaatikkoon sekä esimies- ja
johtotason työntekijöihin. Haastateltavia oli yhteensä kuusi henkilöä, joiden joukossa oli sekä naisia
että miehiä. Tutkimushaastatteluun osallistunutta kuutta henkilöä on haastateltu vain yhdellä
menetelmällä. Kahdenlaisen haastattelumenetelmän käytöllä pyrittiin välttämään yhteen
menetelmään liittyviä ongelmia. Sähköpostihaastattelun käyttäminen toi myös oman
mahdollisuutensa intranetin käyttöliittymän tutkimiseen haastatteluun vastattaessa.
Interpersoonallinen teemahaastattelu tehtiin neljälle tutkimukseen osallistuvalle ja kaksi tehtiin
sähköpostihaastatteluna.


Tutkimukseen osallistuneille haastateltaville kerrottiin, ettei heidän henkilöllisyyttä paljasteta.


Interpersoonalliset haastattelut olivat kestoltaan noin puoli tuntia. Haastattelun aluksi kysyttiin
avoimia kysymyksiä Helmistä, jotta haastateltava saattoi kertoa ajatuksistaan ja kokemuksistaan
avoimesti. Avointen kysymysten jälkeen kysyttiin tarkentavia kysymyksiä haastateltavan
vastauksiin sekä muita tarkempia kysymyksiä. Haastattelun lopuksi haastateltavan kanssa
katsottiin Helmiä tietokoneelta ja käytiin läpi haastateltavan ajatuksia ja kokemuksia samalla, kun
haastateltava käytti Helmiä ja teki haastateltavalle tavanomaisia toimiaan Helmissä.


Sähköpostihaastattelut toteutettiin samankaltaisella tavalla. Kysymykset lähetettiin
haastateltaville sähköpostitse ja haastateltavat vastasivat kysymyksiin vastaussähköpostissa.
Sähköpostissa annettiin ohjeet vastaamiseen ja tutkimuskysymykset esitettiin niin, että
sähköpostin alussa kysyttiin avoimia kysymyksiä ja lopussa tarkempia kysymyksiä. Sähköpostiin
vastaamiseen annettiin kaksi viikkoa vastausaikaa.


                                                                                                      10
4 Tutkimustuloksia

4.1        Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan

Haastateltavien toiveita tiedusteltiin haastattelujen aluksi kysymällä heiltä, ”mitä sinä toivoisit
kirjaston intranetilta?” ja ”mitä mieltä olet kirjaston Helmistä?”. Lähes kaikkien haastateltavien
vastauksissa tuli esille neljä toivetta:
      1.    että tietoa löytyisi helposti,
      2.    että vuorovaikutus ja yhteys muihin kirjastoihin sekä niiden työntekijöihin toimisi,
      3.    että intranet olisi ajan tasalla ja
      4.    että turhaa sisältöä poistettaisiin tai että sisältöä olisi vähemmän.


Tiedon hakeminen oli koettu hankalaksi ja asia tuli esille jo haastateltavien ensimmäisessä
kysymyksessä, joka ei edes koskenut Helmin negatiivisia puolia: moni vastaaja toi asian esille
ensimmäisenä asiana, joka tuli mieleen toiveista kirjaston intranetia kohtaan. Asia koettiin myös
hyvin turhauttavana, hankalana sekä aikaa vievänä. Ensimmäinen asia, joka monille Helmistä tuli
mieleen, oli siis negatiivinen.


Kaikki haastateltavat halusivat, että erityisesti työssä tarvittavat lomakkeet ja kaavakkeet löytyisivät
helpommin. Ongelma koski myös tiedonhaun ammattilaisia, jotka työskentelevät
tietopalvelutyössä:
                  ”Toivoisin, että tieto, kuten asiakirjat ja yhteystiedot, löytyisivät helposti.”
                  ”Haluaisin, että Helmi eläisi ajassa ja että tarvittavat dokumentit löytyisivät helposti.”
                  ”Toivon ennen kaikkea hyviä hakuominaisuuksia ja löydettävyyttä.”


Vuorovaikutusta eri kirjastojen sekä johdon ja työntekijöiden välillä pidettiin tärkeänä.
Haastateltavat kokivat, että intranet on tärkeä paikka keskustelulle ja hengen luomiselle kirjastoon:
                  ”Tämä on iso talo ja yhteinen keskustelu on tärkeä hengen luoja.”
                  ”Osallistun keskusteluun melkein joka päivä, ainakin pari kertaa viikossa.”
                  ”Toivon intranetilta toimivaa interaktiivisuutta.”


Kaksi vuotta käytössä ollut kirjaston Helmi koettiin edelliseen intranetiin, Kaivoon, verrattuna sekä
parempana että huonompana:
                  ”Nykyisessä Helmissä on paljon mahdollisuuksia, mutta ihan kaikkia ei ole saatu
                  käyttöön.”
                  ”Helmi on nykyaikaisempi ja siinä on paljon uusia ominaisuuksia, mutta Kaivosta oli
                  helpompi löytää tietoa, kun sisältö oli jaettu loogisemmin. Keskustelukin sujui



                                                                                                           11
paremmin, kun sitä ei ollut jaettu niin moneen eri paikkaan. Esimerkiksi X-foorumi
              tuntuu jotenkin väkisin luodulta paikalta keskustelulle.”


4.2   Helmin käyttö

Haastateltavat kertoivat käyttävänsä kirjaston intranetia ajankohtaisten asioiden ja uutisten
seuraamiseen, tiedon hakemiseen sekä keskusteluun ja vuorovaikutukseen:
              ” Käytän Helmiä asioiden seuraamiseen ja tarkistamiseen, yhteystietojen etsimiseen.”
              ”Haen ohjeita, tietoa ja dokumentteja, seuraan keskusteluja.”
              ”Luen uutisia ja Helmitaulun tiedotteita. Seuraan myös koulutuskalenteria.”


Kaikkien haastateltavien vastauksissa tuli esille samanlaisia käyttötarkoituksia. Esimies- ja
johtotason työntekijät kertoivat tarvitsevansa Helmiä enemmän tiedonhakuun, kuin virkailijatason
työntekijät. Keskustelut ja tiedotusasiat koettiin tärkeinä riippumatta työpaikasta tai tehtävästä.
Kaikki haastateltavat kertoivat myös lukevansa Helmiä ainakin kerran työpäivän aikana, useat
sanoivat tarkastavansa uutisia ja tiedotteita pari tai kolmekin kertaa työpäivän aikana. Helmi
koettiin tärkeäksi paikaksi kirjaston yhteisenä keskustelufoorumina.


4.3   Helmin hyväksi koetut puolet

Helmin hyviksi puoliksi koettiin nykyaikaisuus. Käyttöliittymä koettiin suhteellisen onnistuneeksi.
Osa haastatelluista oli myös sitä mieltä, että kirjaston Helmin visuaalinen puoli oli pirteä, osa halusi
parempaa visuaalista puolta:
              ”Tämä vaikuttaa interaktiivisemmalta, kuin edellisen työpaikkani intranet, joka tuntui
              aika viralliselta.”
              ”Kyllä tästä huomaa, että [intranetin] pohja [käyttöliittymä] tulee kaupungilta. Voi olla,
              että kirjaston intra olisi ollut surkeampi, jos se olisi ollut vain kirjastolle tehty. Pohja on
              ihan pirteä.”
              ”Ihan toimiva tuo [käyttöliittymä] on, mutta epälooginen ja tiedonhaku on vaikeaa, kun
              otsikot ja sisältö eivät vastaa toisiaan.”
              ”Visuaalisesti ihan pirteä, mutta kuvat ovat monesti melko harrastelijamaisia.
              Ylimääräiset tilpehöörit, kuten liekinkuvat keskusteluissa, ovat ihan ylimääräisiä.
              Hyvillä kuvilla saisi paljon mukavamman näköisen sivun.”


Oman kirjaston keskustelupalsta koettiin myös tärkeänä vuorovaikutus- ja tiedotuspaikkana:
              ”Käyn katsomassa parikin kertaa päivässä meidän kirjaston palstan. Tietää sitten,
              mitä on tapahtunut ja missä mennään.”


                                                                                                          12
”Oman kirjaston keskustelupaikka on hyvä tiedottamiseen ja asioista keskusteluun.”
              ”Helmitaulusta löytää aina tärkeimmät asiat.”


4.4   Helmin huonoksi koetut puolet

Tiedonhaku
Lähes jokaisen tutkimuksen osallistuneen haastateltavan vastauksissa kävi ilmi jo ensimmäisessä
vastauksessa voimakas turhautuminen tiedon vaikeaan löytymiseen kirjaston Helmistä:
              ”Helmistä ei löydä mitään.”
              ”Ei tiedä, mistä lähtee tietoa hakemaan.”
              ”Helmistä saa kaivaa tietoa tosi kauan ja lopulta yrittää käyttää hakukonetta, joka
              sekään ei toimi kunnolla.”
              ”Helmi on melko epälooginen. Otsikot ja sisällöt eivät vastaa toisiaan.”
              ”Liikaa tavaraa, tulee infoähky.”


Tiedonhaun vaikeudet ovat vaikuttaneet uuden intranetin myötä käyttäjien ajatuksiin jo omista
tiedonhaun taidoista. Myös tiedonhakemisen strategioita on joutunut epäloogisuuden takia
miettimään:
              ”Monesti mietin, kun tietoa ei löydy, että onko vika minussa tai enkö vain ymmärrä.”
              ”Tietoa hakiessa pitää alkaa miettiä, mikä yksikkö on tuottanut tiedon tai lomakkeen.
              Jos ei tiedä, kuka tiedon tuotti, ei varmastikaan löydä sitä.”
              ”Joskus menen jopa Y-asemalle hakemaan tietoa.”


Vuorovaikutus ja keskustelu
Lähes kaikki haastatellut kokivat vuorovaikutuksen yhdeksi tärkeimmäksi toiveeksi kirjaston
intranetia kohtaan. Haastateltavat halusivat keskustelua, jotta yhteys muihin kirjastoihin, muihin
työntekijöihin sekä johtajiin ja alaisiin pysyisi yllä, mutta keskustelu koettiin hankalaksi muun
muassa liian monen eri palstan takia hankalaksi: oman kirjaston keskustelupalstan lisäksi ollut
aikaa ja energiaa seurata useita eri palstoja:
              ”Kaivoon verrattuna keskustelu tuntuu kuihtuneen, jotenkin jäykistyneen, vaikka noita
              keskustelualueita on Helmissä enemmän.”
              ”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.”
              ”Haluaisin enemmän keskustelua, ettei etäänny alaisista.”
              ”Kaivossa keskusteltiin joskus niin, että tuli kymmeniä kommentteja. Helmissä ei näe
              sellaista.
              ”Keskustelua tuskin syntyy sillä, että kirjoitetaan keskustelunotsikkoon ”täällä ei
              tarvitse olla shh”. Se varmaan tappaakin keskustelua, on jotenkin holhoavaa. Ja jos

                                                                                                     13
ei tiedä, mihin noista palstoista oman aiheensa laittaa, niin sitä ei laita sitten
               ollenkaan.”
               ”Pitäisi luoda sellainen ilmapiiri, ettei tarvitsisi miettiä, uskaltaako laittaa jonkin asian
               keskusteluun. Keskusteluetikettiä pitäisi tosin noudattaa ja keskustelun pitäisi minun
               mielestäni olla positiivisempaa silloinkin, kun laitetaan jotain palautetta, joskus kun
               näkee aika ikävälläkin sävyllä kirjoitettuja kommetteja. ”
               ”Olisi kiva saada Helmiin sellainen Facebook-keveys, jotta tulisi matala kynnys
               osallistua keskusteluun.”


Sisällön määrä
Kirjaston Helmin suurin osa haastatelluista koki sisällöltään liian isoksi. Kun sisältöä on jo
etusivulla noin kolmen alas skrollatun ruudullisen verran, Helmin lukijalle tulee infoähkyä sisällön
paljoudesta:
               ”Etusivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.”
               ”Helmissä on ihan tosi paljon kaikkea. Joskus mietin, onko tämä kaikki ihan
               tarpeellista.”
               ”Liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita, kaikkea kun ei
               voi noteerata.”
               ”Kaikkea on liikaa ja asiat on hajautettu epäloogisesti.”
               ”Turhaa ja päällekkäistä sisältöä voisi karsia pois, tulisi varmaan toimivampi paketti.”


Otsikointi ja sisällön rakenteellinen jäsentäminen
Usea haastateltava mainitsi, että Helmin pääotsikot olivat sisällöltään epäselviä, että otsikoiden
sisältö ei vastannut otsikkoa ja että sisältö oli jaettu epäloogisesti:
               ”Yläotsikot eivät ole loogisia, otsikot eivät vastaa sisältöä.”
               ”Tarvitaan selkeää ja yksinkertaista ryhmittelyä eri aiheisiin, näppäristä otsikoista ei
               ole iloa, jos asia ei löydy.”
               ”Otsikoiden alta ei yleensä löydy minun logiikkani mukaan sitä, mitä otsikko kertoo.”
               ”Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku
               kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?”


Sisällön päällekkäisyys, se, että sama tieto tai lomake löytyy useammasta kuin yhdestä paikasta,
hämäsi myös tiedonhakijoita:
               ”Vaikea sanoa, että onko täällä päällekkäistä sisältöä, kun ei koskaan muista, mistä
               viimeksi löysi jonkun dokumentin. Luulen kyllä että on.”
               ”Olisi selkeämpää, jos yksi asia löytyisi vain yhdestä paikasta.”
               ”Harvemmin muistaa, että mistä löysi edellisen kerran jonkun tiedon.”

                                                                                                           14
Visuaalinen puoli ja taitto
Kirjaston Helmin visuaalinen puoli tyydytti suurta osaa haastatelluista. Visuaalinen puoli sai
kuitenkin osalta haastatelluista palautetta:
              ”Tämä pohja on visuaalisesti ihan mukava, mutta pienet tilpehöörit häiritsevät.
              Valokuvien tasoa pitäisi parantaa, koska niillä se visuaalisuus paranee.”
              ”Olen ihmetellyt, miksi tuossa paraatipaikalla on tuo kuva, joka ei edes vaihdu
              melkein koskaan. Vähän ärsyttää myös tuo markkinointilause, se on hieman liian
              alleviivaava.”
              ”Sininen väri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla enemmän,
              jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on aina isolla
              otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.”
              ”Visuaalisesti on vähän platku. Vähän kiinnostavampi voisi olla. Isompia kuvia ja
              enemmän ihmisiä kuvin.”


4.5   Haastateltavien muutostoiveita

Tiedonhaun parantamiseen liittyviä muutosehdotuksia tuli erityisesti tietopalvelutyössä
työskenteleviltä työntekijöiltä ja tietoteknisesti suuntautuneilta haastateltavilta. Muutostoiveet
liittyivät erityisesti otsikoiden kieleen, sisällön jakamiseen otsikoiden alle sekä turhan sisällön
vähentämiseen: lähes kaikki haastateltavat kaipasivat informatiivisesti muotoiltuja otsikoita, vaikka
ne olisivatkin tylsiä: asioista haluttiin otsikko asioiden oikeilla nimillä. Osa vastaajista halusi, että
haettua asiaa täytyisi voida hakea samojen otsikoiden alta, missä ne on julkaistukin. Hakukoneen
avulla kukaan ei kertonut löytävänsä erityisen hyvin hakemaansa asiaa.
              ”Otsikoita voisi miettiä uudelleen. Myös vähemmän on enemmän –periaate käyttöön.
              Esim. Blogit ja juttusarjat ja Vastaa IGS-kysymykseen voisi jättää pois: sivu on liian
              täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.”
              ” Näppäristä otsikoista ei ole iloa, jos asia ei löydy.”
              ”Otsikoita pitäisi muuttaa informatiivisemmiksi. Otsikosta pitää käydä selkeästi ilmi,
              mitä sen alla on.”
              ”Sisällön pitäisi vastata otsikkoa. Nyt se ei vastaa, ja sen takia tietoa on vaikea
              löytää.”
              ”Miksiköhän esimerkiksi kaikki lomakkeet eivät kuitenkaan löydy kohdasta ”lomakkeet
              ja asiointi”? Tällainen epäloogisuus johtaa tiedonhakijan harhaan. Sitten esimerkiksi
              laarissa on noita dokumentteja, mutta niitäkään ei ole jaettu minkäänlaisiin luokkiin.”
              ” Pitäisi voida etsiä (vanhaa koulutusta, uutista tai asiaa) samojen otsikoiden alta,
              missä ne on julkaistukin.”

                                                                                                            15
Toisiinsa sekoittuvat otsikot hämäsivät haastateltavia. He toivoivat selkeyttämistä erityisesti
”Asiakaspalvelu” , ”Työn tueksi” sekä ”Kirjastolaiset” otsikoille uusia nimiä, koska ne menevät
sekaisin. Tilalle toivottiin hyvin yksiselitteisiä otsikoita, joista kävisi heti ilmi otsikon alla oleva
sisältö.


Kirjastotyöntekijät ovat luokituksen ja asiasanoituksen mestareita ja he ovat oppineet lokeroimaan
sisällöt luokitusjärjestelmän mukaan. Voi olla, että erityisesti tämän takia kirjaston työntekijät eivät
ymmärrä epäloogisella tavalla järjestettyä sisältöä:
               ”Luokitukset täytyisi järjestää aiheen mukaan, niin kirjaston väki ajattelee.”
               ”Asiasanoitus voisi auttaa.”
               ”Aakkosellinen luettelo otsikoiden lisäksi voisi auttaa.”
               ” Yksiselitteinen ryhmittelymerkintä jokaiseen viestiin auttaisi löytämään asian
               myöhemmin saman otsikon alta.”


Toinen tärkeä muutostoive oli haastattelujen perusteella sisällön määrän vähentäminen, koska
sisällön suuri määrä aiheutti hahmottamisen vaikeutta ja tuotti informaatioähkyä:
tiedonhakutilanteessa haastateltavat kertoivat usein turhautuvansa suuren tietomäärän edessä ja
lopulta närkästyvänsä, kun tietoa ei löydy helposti ja nopeasti. Haastateltavien mielestä
epäloogisen sisällön jakamisen takia tietoa ei myöskään opi löytämään, koska reittejä tiedon
lähteelle ei opi muistamaan.
               ”Seuraavalla kerralla ei enää muista, mistä tiedon löysi.”
               ”Helmille tarvittaisiin innostunut toimittaja.”


Hakukoneeseen toivottiin myös parannusta, jotta tietoa löytyisi paremmin erityisesti silloin, kun sitä
ei löydy suoraan tietolähteeseen pyrittäessä. Hakukoneeseen toivottiin erityisesti sitä, että haku
voitaisiin rajata vain kirjaston Helmin sisältöön. Hakua toivottiin myös kaikkeen kirjaston Helmin
sisältöön, myös dokumentteihin:
               ” Kaikkia asioita pitäisi voida etsiä (ja löytää).”
               ”Pitäisi olla hyvä ”Helmi-Google”, joka löytäisi kaiken.”


Sisältöä haastateltavat halusivat karsia etenkin etusivulta, koska liian suuri sisällön määrä koettiin
ahdistavaksi, turhauttavaksi ja sen todettiin aiheuttavan hahmottamisen vaikeutta.
               ”Poistaisin etusivulta tavaraa. Yhdistäisin myös keskustelufoorumeita, niitä on nyt
               ehkä liian monta.”




                                                                                                           16
”Mikä tuo Huom! -kohta on? En ole koskaan tajunnut sen funktiota. Koulutukset on
              toinen epäselvä kohta: en ymmärrä, miten ne kulkevat ja vaihtuvat. Tarvitaankohan
              niitä etusivulla?”
              ”Blogit ja juttusarjat sekä Vastaa IGS -kysymykseen voisi jättää pois.”


Helmin etusivun alareunassa uutisten alla sijaitsevaan mediaseurantaan oltiin pääosin tyytyväisiä:
mediaseurantaan tulee sekä Helsingin kaupunginkirjastoa sekä muita kirjastoja ja kirjallisuuden
alan toimijoita koskevia uutisia eri medioista. Uutislinkit koettiin tarpeellisiksi, koska niistä pystyy
helposti seuraamaan alan uutisia ja kehitystä.


Mediaseurantaan toivottiin kuitenkin juttuarkistoa, koska haastateltavien mielestä monesti tulee
tilanteita, joissa jotain vanhaa uutista tarvitsisi etsiä. Osaa haastateltavista mediaseurannan
otsikoiden liikkuminen ei miellyttänyt, vaan Helmin etusivusta haluttiin staattinen.


4.6   Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt

Kirjaston Helmin koko koettiin turhan isoksi. Monen haastateltavan mielestä huomio ei riittänyt
kaikkeen sisältöön ja jotkut sanoivat, että jo Helmin etusivun koko tuntui ahdistavalta:
              ”Etusivua täytyy skrollata jonkun kerran, että pääsee alas. Tavaraa on vähän liikaa.”
              ”Mikä on laari? Ja mitä ovat kaikki nämä muut pienet otsikot? Tuntuu, että näitä
              linkkejä ja nippeleitä on liian paljon.”
              ” Sivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.”
              ”Helmissä on liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita.”
Haastateltavien toiveissa oli, että sisältöä vähennettäisiin ja yhdistettäisiin yläotsikoiden alle. Eri
sisältöjä koettiin tärkeiksi, toisia taas vähemmän tärkeiksi.


Tärkein sisältö
Haastateltavat kokivat Helmitaulun kaikkein tärkeimmäksi sisällöksi. Helmitaulusta pystyy
haastateltavien mukaan seuraamaan tärkeimpiä, koko organisaatiota koskevia ajankohtaisia
asioita. Toinen tärkeä paikka olivat oman kirjaston keskustelupaikat, joista seurataan oman
kirjaston tapahtumia ja tiedotteita.
              ”Helmitaulusta näkee heti, mitä kirjastossa tapahtuu.”
              ”Helmitaululle tulee aina tärkeimmät arkipäivän työhön liittyvät tiedoteasiat.”


Kirjaston omia uutisia haluttiin seurata myös ja ne tuntuivat asettuvan loogiselle paikalle etusivulla.
Kirjaston linkit -kohta koettiin nopeaksi ja helpoksi tavaksi siirtyä suoraan usein käytettyihin
osoitteisiin ja niitä haastateltavat kertoivat käyttävänsä ahkerasti.

                                                                                                           17
Puhelinluettelo koettiin tärkeäksi tietolähteeksi:
              ”Merexiä käytän jatkuvasti.”


Vähemmän tärkeäksi koettu sisältö
Vähemmän tärkeitä ja turhaksi koettuja sisältöjä oli jokunen. Moni haastateltava koki sivun
oikeassa yläreunassa olevan Huom! -kohdan turhaksi ja jokseenkin epäselväksi sisällöksi, jonka
tarkoitus ei käynyt erityisen hyvin selväksi haastatelluille.
              ”Huom! on aika outo ja hieman epäselvä kohta. Ilmaantuuko se siihen aina joskus?”
              ”En oikein tiedä, kenelle ja mihin se on tarkoitettu.”


Useat kokivat myös IGS -kysymyksen tarpeettomana, koska verkkotietopalveluun vastaavat
henkilöt näkevät kaikki kysymykset kirjautuessaan sisään. Niille, jotka eivät tee verkkotietopalvelu-
ja tietopalvelutyötä, IGS -kysymyksen sisältö jäi myös turhaksi sisällöksi: yksittäinen
tietopalvelukysymys ei ylitä kiinnostuskynnystä.
              ”Koska en tee tietopalvelutyötä, se [IGS -kysymys] ei anna minulle oikein mitään.”


Pari haastateltavaa ehdotti myös blogeja turhana ja tapahtuma- ja koulutuskalenterikaan ei
erityisemmin kiinnostanut haastateltavia:
              ”En lue blogeja, koska en saa niistä paljon. En tiedä, lukeeko niitä monikaan.”
              ”Onkohan tuon koulutuskalenterin oltava etusivulla? Sehän voisi olla jonkun otsikon
              alla, koska jos joku haluaa koulutukseen, niin hän kyllä hakee koulutustietoa.”


Moni haastateltava sanoi, että eri keskustelupalstoja täytyisi yhdistää, koska useaa
keskustelupalstaa ei jaksa seurata. Kaikki eri kirjastoissa työskentelevät kirjastotyöntekijät lukevat
ensisijaisesti Helmitaulua sekä oman kirjastonsa palstaa: näiden lisäksi ei jaksettu kiinnittää
paljonkaan huomiota muihin palstoihin.
              ”Tarvitaankohan näitä palstoja näin monta?”
              ”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.”
              ””Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku
              kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?”
              ”Keskustelupalstan ei tarvitsisi olla tuossa etusivulla, koska siinä on jo Helmitaulu,
              johon tulee myös keskusteluja. X-foorumi voisi olla tuolla yläotsikon takana niille,
              jotka haluavat sitten keskustella jostain kevyemmästä asiasta, joka ei liity työhön. Tai
              sitten voisi olla vain Helmitaulu, johon tulisi sitten ne työkeskustelutkin.”
              ”Minusta tuo kuuma linja on hyvä ja tarpeellinen varsinkin kaikissa
              ongelmatilanteissa, mutta X-foorumin paikka ei ole mielestäni etusivulla.”



                                                                                                       18
Osa haastateltavista poistaisi myös ”Kuuman linjan”:
               ”Miksi on erikseen kuuma linja? Kyllähän esimiehet ja johtokin lukevat Helmitaulua ja
               voivat vastata siihen. Minusta tämän voisi poistaa.”
               ”Kaikki keskustelut voisi yhdistää ja Helmitaulussa voisi olla, no, nuo arkityötä
               koskevat ilmoitukset, niin kuin tuossa lukeekin.”
               ”Mielestäni yksi iso, Facebook -tyylinen keskustelupalsta olisi hyvä.”


4.7   Visuaaliset muutostoiveet

Visuaalinen puoli kirjaston Helmissä koettiin pääosin hyvänä, mutta yksinkertaistamista ja selkeyttä
kaivattiin siihenkin. Turhista merkeistä ja symboleista kaivattiin eroon. Myös dynaamisempaa otetta
valokuviin toivottiin:
               ”Sininen pohjaväri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla
               enemmän, jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on
               aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.”
               ” Vähän ärsyttää tuo piirroskuvan markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava.
               Kuvan paikallahan voisi olla aina kirjaston uusin uutinen.”




                                                                                                   19
5 Päätelmiä

Tämän tutkimuksen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmi koetaan tärkeäksi viestinnän
kanavaksi, jota käytetään paljon vuorovaikutukseen koko organisaation tasolla ja oman kirjaston
tasolla sekä erilaisen tiedon hakemiseen. Kirjaston Helmistä seurataan myös ajankohtaisia asioita
ja uutisia sekä tiedotteita koko kirjaston sekä oman kirjaston tasolla.


Haastateltavien kokemuksissa ja kommenteissa kävi kuitenkin ilmi, että negatiivinen kokemus ja
erityisesti tiedon hakemisen vaikeus on monelle ensimmäinen asia, joka tulee mieleen kirjaston
Helmistä: moni haastateltava koki ensimmäisenä mielikuvanaan turhautumisen ja ahdistuksen
kokemuksia ajatellessaan kirjaston omaa intranetia. Tilanne vaikutta tämän vuoksi vaikealta,
erityisesti kun kirjastossa työskentelee tiedonhaun ammattilaisia, joilla on näkemystä ja kokemusta
tiedonhakemisesta, tiedonhakujärjestelmistä sekä tietosisältöjen haravoinnista.


Tiedonhaun ongelma aiheuttaa hankaluuksia arkipäiväiseen työskentelyyn, katkaisee työtehtävät
ja vie työaikaa turhaan. Tiedonhaun ongelmasta johtuva negatiivinen asenne voi vähentää myös
työntekijöiden osallistumista yhteiseen viestintään intranetissa.


Negatiivinen mielikuva voi ajan kuluessa siirtyä henkilökunnan asenteeseen intranetia kohtaan,
joillakin se tuntuu jo siirtyneen. Tämä voi aiheuttaa pahimmillaan hankaluuksia organisaation
sisäiseen viestintään ja tätä kautta myös ulkoiseen viestintään, joka toimii tiiviissä yhteydessä
sisäisen viestinnän kanssa. Ongelma voi olla erityisen hankala sen vuoksi, että intranet on ehkä
tärkein koko työyhteisön hengen luoja.


Ahdistavaa tunnetta ja informaatioähkyä aiheutti myös kirjaston Helmin suuri koko ja
haastateltavista liian laajalta tuntunut sisällön määrä: noin kolmen näytön mittaisella etusivulla on
niin paljon sisältöä, että intranetin käyttäjä ei pysty enää hahmottamaan sisältöä.


5.1    Kirjaston Helmin ongelmat

Tämän tutkimuksen haastattelujen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmin pahimmat
ongelmat ovat:
      1.   tiedon hakemiseen liittyvät ongelmat
      2.   intranetin sisällön suuri määrä
      3.   sisältörunko ja sisällön jäsennys
      4.   keskusteluun ja vuorovaikutukseen liittyvät ongelmat sekä
      5.   pienimuotoiset visuaaliset ongelmat.



                                                                                                    20
Lähes kaikki ongelmista liittyvät läheisesti myös toisiinsa, vaikka ne voidaan eritellä myös omiksi
ongelmikseen. Ratkaisuja haettaessa kaikkia on hyvä pohtia sekä yhdessä että erikseen.


5.2     Ratkaisuehdotuksia

Haastateltavilta tuli tutkimuksessa monia hyviä ehdotuksia kirjaston Helmin ongelmien
ratkaisemiseksi:
1. Menu-valikon otsikot täytyisi muuttaa informatiivisiksi. Otsikoihin ei kaivattu sanoilla leikittelyä
      vaan yksinkertaisia ja selkeitä sanoja. Otsikon alla oleva sisältö tulisi aueta jokaiselle yhdellä
      lukemalla. Esimerkiksi:
            Etusivu
            Henkilöstö
            Johtaminen
            Keskustelu

Haastateltavat ehdottivat myös, että otsikot muotoiltaisiin niin, ettei niiden sisältöä voisi sekoittaa
toisiinsa, koska tietoa hakiessa joutuu etsimään hakemaansa tietoa kahdesta tai useammasta
paikasta.


2. Haastateltavat ehdottivat, että turhaa sisältöä karsittaisiin. Erityisesti etusivua haluttiin
      pienemmäksi, koska hahmottaminen oli vaikeaa ja koska liika sisältö aiheutti informaatioähkyä.
      Myös päällekkäistä sisältöä haluttiin karsia pois. Poistattavaksi ehdotettiin:
            Vastaa IGS-kysymykseen
            Blogit ja juttusarjat
            Keskusteluja yhdistettäisiin
            Kuvituskuvan tilalle ehdotettiin uutisen paikkaa.


3. Haastateltavat ehdottivat, että sisältöä tulisi jäsentää uudelleen ja loogisemmin aiheen
      mukaan. Erityisesti haastateltavia hämäsivät otsikoiden ”Asiakaspalvelu”, ”Kirjastolaiset”,
      ”Suunta ja tavoite” ja ”Työn tueksi” otsikoiden sisällöt. Niissä oli haastateltavien mukaan
      epäloogisuutta ja päällekkäisyyttä.


4. Keskustelu koettiin tärkeäksi, mutta haastateltavien mukaan se toimi hyvin vain oman yksikön
      keskustelussa. Lähes kaikki haastateltavat ehdottivat, että yksi yhteinen keskustelupalsta
      riittäisi koko organisaatiolle. Ratkaisuksi tuli erilaisia ehdotuksia:
            pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu
            pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu ja Kuuma linja.


                                                                                                           21
5. Graafista vuorovaikutusta voisi parantaa yksinkertaisilla muutoksilla. Sisällön
   yksinkertaistamisen lisäksi haastateltavat ehdottivat intranetin visuaalisen puolen
   yksinkertaistamista poistamalla turhaksi koettuja symboleja ja merkkejä. Osa haastateltavista
   toivoi isompia kuvia ja esimerkiksi nykyisen kuvituskuvan muuttamista isoksi uutiseksi.




                                                                                               22
Lopuksi

Tämä proseminaarityö oli pieni tutkimus, jonka tarkoituksena oli kuulla kirjaston Helmin
käyttäjäkokemuksia: mitä hyviä ja mitä huonoja puolia Helmissä on ja miten tutkimustulosten
perusteella kirjaston Helmiä voisi kehittää. Tutkimuksella saatiin samanlaisia tuloksia, kuin
viestintäosastolle tulleessa palautteessa oli saatu, mutta myös arvokkaita parannusehdotuksia.

Kirjaston Helmin on ollut käytössä kaksi vuotta ja tutkimukseen osallistuneet haastateltavat ovat
päässeet jo yli muutoksen aiheuttamasta muutosvastarinnasta: tämän vuoksi palautteeseen olisi
hyvä suhtautua vakavasti. Erityisesti tiedonhaun ongelmaan olisi ehdottomasti hyvä puuttua,
koska se aiheuttaa hankaluutta arkipäivän työhön ja muuttaa työntekijöiden kokemusta ja
mielikuvaa intranetista negatiiviseksi. Tällä hetkellä kirjaston Helmin käytettävyys ei ole tässä
suhteessa mainittavan hyvä: intranetia olisi hyvä kehittää palvelemaan paremmin käyttäjien
tarpeita.

Haastateltavilta saatiin sekä hyviä että huonoja kokemuksia ja ratkaisuehdotuksia Helmin
ongelmiin. Monet ehdotukset ovat toimivia ja toteutettavissa sellaisenaan, toisia ehdotuksia voisi
tutkia tarkemmin muun muassa tutkimalla Helmin käyttölukuja.

Tiedonhakuongelmia voisi lähteä tutkimaan myös lisää kokoamalla esimerkiksi pienen, muutaman
kerran kokoontuvan työryhmän kaupunginkirjaston tietoammattilaisista: kirjastossa työskentelevät
ihmiset on koulutettu tiedonhallintaan ja tiedonhakemiseen, joten heiltä voisi saada myös hyviä
ratkaisuja.

Kirjaston Helmin kehittämisessä tulisi ottaa huomioon kirjaston strategia sekä tuleva
viestintästrategia, jossa olisi hyvä määritellä myös sisäisen viestinnän ja intranetin tavoitteet ja
suunta, jotka sitten ohjaisivat kirjaston Helmin sisältötyötä. Suuria muutoksia ei mielestäni kannata
lähteä tekemään, ennen kuin viestintästrategia on saatu ohjaamaan koko sisäisen viestinnän työtä
sekä intranetia.

Kirjaston Helmiä voisi mahdollisuuksien mukaan kehittää myös ottamalla käyttöön enemmän
sosiaalisen median piirteitä ja työkaluja, koska tällä hetkellä näyttää siltä, että somen erilaiset
sovellukset ovat muuttaneet ihmisten tapaa hahmottaa verkkomedioita ja koska somen eri
sovelluksista voi löytyä monia hyödyllisiä sovelluksia yhteisöviestintään, oppimiseen, ryhmä- ja
projektitöihin sekä erityisesti koko työyhteisön väliseen vuorovaikutukseen.

Kirjaston Helmillä on hyvä ja toimiva tulevaisuus kirjaston tärkeimpänä sisäisen viestinnän
kanavana, jos sen kehittämiseen suunnataan työtunteja, voimavaroja ja energiaa.




                                                                                                      23
6 Lähteet:

     Chu, Heting (2003). Information Representation and Retrieval in the Digital Age. ASIS&T.

     Jokela, Timo (2010). Navigoi oikein käytettävyyden vesillä. Opas käytettävyysohjattuun
      vuorovaikutussuunnitteluun. Väylä-Yhtiöt Oy

     Juholin, Elisa (2009a). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.

     Juholin, Elisa (2009b). Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. WSOY.

     Juholin, Elisa (2010). Arvioi ja paranna. Viestinnän mittaamisen opas. Infor.

     Luukkonen, Jussi (2009). Digitaalinen viestintä. Teoksessa Juholin, Elisa (2009):
      Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.

     Rouvari, Ari (2012). Digitaaliset kirjastot ja tietovarannot -kurssin luentomoniste. Helsingin
      yliopisto / Palmenia.

     Säteri, Riitta, Hosiokoski, Tiina (2008). Opas: Sisäisen viestinnän abc. TIedoteDeski
      Finland Oy. Luettavissa: http://tiedottaja.fi/pdf/sisaisen_viestinnan_abc.pdf

     Tietoa järjestelmästä. Helmi. Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä. Luettu 4.6.2012

     Taarasti, Riitta (2007). Helsingin kaupunginkirjaston sisäisen viestinnän analyysi.
      Tarkastelussa kaupunginkirjaston intranetin tila ja kehittämistarpeet. WERCOM –
      verkkoviestinnän opintokokonaisuus. Helsingin yliopiston viestinnän laitos ja Palmenia
      5.5.2007.

     Taarasti, Riitta (2008). Näin käytät Kaivoa. Taustaa. Helsingin kaupunginkirjaston
      käyttöohje Kaivo-intranetissa.

     Siukonsaari, Anssi (2002). Yhteisöviestinnän opas. 2. tarkistettu painos. Tietosanoma.

     Åberg, Leif (1993). Riemua johtamiseen! Esimiehen viestintäopas. Tietopaketti Oy.




                                                                                                   24
7 Liitteet

7.1     Kysymysrunko



      1. Mitä toivoisit kirjaston intranetilta?
      2. Mitä sinulle tulee mieleen kirjaston Helmistä?
      3. Mitä mieltä olet kirjaston Helmistä?
      4. Mitä pidät kirjaston Helmin visuaalisesta puolesta?
      5. Mihin käytät kirjaston Helmiä?
      6. Mitä toivoisit kirjaston Helmiltä?
      7. Mitkä ovat kirjaston Helmin hyvät puolet?
      8. Mikä on parasta kirjaston Helmissä?
      9. Mitkä ovat kirjaston Helmin huonot puolet?
      10. Mikä on huonointa kirjaston Helmissä?
      11. Mitä parannettavaa Helmissä on mielestäsi?
      12. Mitä muuttaisit kirjaston Helmissä?
      13. Mikä on tärkeintä tai oleellisinta sisältöä kirjaston Helmissä?
      14. Mikä ei ole tärkeää tai oleellista sisältöä kirjaston Helmissä?
      15. Onko tiedon hakeminen kirjaston Helmistä helppoa?
      16. Mikä vaikeuttaa tiedonhakua kirjaston Helmistä?
      17. Mikä helpottaisi tiedonhakua kirjaston Helmistä?
      18. Miten itse ratkaisisit kirjaston Helmin tiedonhaun ongelmia?




                                                                            25

More Related Content

Similar to Kirjaston Helmi -intranetin käyttäjäkokemukset

Verkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteet
Verkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteetVerkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteet
Verkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteetHarto Pönkä
 
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessäSosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessäHarto Pönkä
 
Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...
Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...
Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...Salla-Maaria Laaksonen
 
Palvelumuotoilu työ final
Palvelumuotoilu työ finalPalvelumuotoilu työ final
Palvelumuotoilu työ finalMatti Leskinen
 
Verkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöVerkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöSovelto
 
Verkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöVerkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöJuha Laamanen
 
Verkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöVerkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöJuha Laamanen
 
Sosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimus
Sosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimusSosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimus
Sosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimusJarno M. Koponen
 
Yhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessä
Yhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessäYhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessä
Yhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessäOskari Uotinen
 
Sosiaalinen media tiedon jakamisen välineenä
Sosiaalinen media tiedon jakamisen välineenäSosiaalinen media tiedon jakamisen välineenä
Sosiaalinen media tiedon jakamisen välineenäJohanna Wahlroos
 
Sosiaalinen media ja tulevaisuuden työ
Sosiaalinen media ja tulevaisuuden työSosiaalinen media ja tulevaisuuden työ
Sosiaalinen media ja tulevaisuuden työMarko Sykkö
 
Sosiaalisen median yhteisöllisyys
Sosiaalisen median yhteisöllisyysSosiaalisen median yhteisöllisyys
Sosiaalisen median yhteisöllisyysHarto Pönkä
 
Verkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsaus
Verkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsausVerkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsaus
Verkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsausHarto Pönkä
 
Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case Yle
Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case YleSosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case Yle
Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case YleKaisa Hilden
 
Case Forest-pedagogiikan tausta
Case Forest-pedagogiikan taustaCase Forest-pedagogiikan tausta
Case Forest-pedagogiikan taustaJorma Enkenberg
 
Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)
Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)
Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)Harto Pönkä
 

Similar to Kirjaston Helmi -intranetin käyttäjäkokemukset (20)

Verkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteet
Verkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteetVerkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteet
Verkko-opetuksen ja sosiaalisen median perusteet
 
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessäSosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
Sosiaalinen media oppilaitoksen sisäisessä kehittämisessä
 
Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...
Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...
Sosiaalisen median hyödyntäminen organisaatioissa mainestrategisesta näkökulm...
 
Osallistamisen käsikirja
Osallistamisen käsikirjaOsallistamisen käsikirja
Osallistamisen käsikirja
 
Luoti osa1 010212_pl2
Luoti osa1 010212_pl2Luoti osa1 010212_pl2
Luoti osa1 010212_pl2
 
Palvelumuotoilu työ final
Palvelumuotoilu työ finalPalvelumuotoilu työ final
Palvelumuotoilu työ final
 
Verkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöVerkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityö
 
Verkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöVerkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityö
 
Fountain Park Loppuraportti 2010
Fountain Park Loppuraportti 2010Fountain Park Loppuraportti 2010
Fountain Park Loppuraportti 2010
 
Verkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityöVerkostomainen ja luova tiimityö
Verkostomainen ja luova tiimityö
 
Sosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimus
Sosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimusSosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimus
Sosiaalinen media johtamisen tukena - taustakartoitus ja -tutkimus
 
Yhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessä
Yhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessäYhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessä
Yhteisöllinen oppiminen taloushallinnon alan pienyrityksessä
 
Sosiaalinen media tiedon jakamisen välineenä
Sosiaalinen media tiedon jakamisen välineenäSosiaalinen media tiedon jakamisen välineenä
Sosiaalinen media tiedon jakamisen välineenä
 
AnnalesC301Yliskyla
AnnalesC301YliskylaAnnalesC301Yliskyla
AnnalesC301Yliskyla
 
Sosiaalinen media ja tulevaisuuden työ
Sosiaalinen media ja tulevaisuuden työSosiaalinen media ja tulevaisuuden työ
Sosiaalinen media ja tulevaisuuden työ
 
Sosiaalisen median yhteisöllisyys
Sosiaalisen median yhteisöllisyysSosiaalisen median yhteisöllisyys
Sosiaalisen median yhteisöllisyys
 
Verkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsaus
Verkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsausVerkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsaus
Verkkomaailman ja sosiaalisen median tilannekatsaus
 
Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case Yle
Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case YleSosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case Yle
Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case Yle
 
Case Forest-pedagogiikan tausta
Case Forest-pedagogiikan taustaCase Forest-pedagogiikan tausta
Case Forest-pedagogiikan tausta
 
Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)
Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)
Sosiaalinen media yhdistää ihmisiä (Jyväskylä 23.2.2012)
 

More from Maisa Hopeakunnas

How to communicate open space? How to make people feel welcome?
How to communicate open space? How to make people feel welcome?How to communicate open space? How to make people feel welcome?
How to communicate open space? How to make people feel welcome?Maisa Hopeakunnas
 
Interaction and participation in library's communications
Interaction and participation in library's communicationsInteraction and participation in library's communications
Interaction and participation in library's communicationsMaisa Hopeakunnas
 
Uutisen kirjoittaminen 2 koulutus
Uutisen kirjoittaminen 2 koulutusUutisen kirjoittaminen 2 koulutus
Uutisen kirjoittaminen 2 koulutusMaisa Hopeakunnas
 
Verkkouutisen kirjoittamisen pikaopas
Verkkouutisen kirjoittamisen pikaopasVerkkouutisen kirjoittamisen pikaopas
Verkkouutisen kirjoittamisen pikaopasMaisa Hopeakunnas
 
Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014
Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014
Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014Maisa Hopeakunnas
 
Kirjasto somettaa järjellä ja tunteella
Kirjasto somettaa järjellä ja tunteellaKirjasto somettaa järjellä ja tunteella
Kirjasto somettaa järjellä ja tunteellaMaisa Hopeakunnas
 
Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...
Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...
Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...Maisa Hopeakunnas
 
Kirjastohistorian taitekohtia suomessa
Kirjastohistorian  taitekohtia suomessaKirjastohistorian  taitekohtia suomessa
Kirjastohistorian taitekohtia suomessaMaisa Hopeakunnas
 
Kirjastot ja viestinta_2.0_slide_share
Kirjastot ja viestinta_2.0_slide_shareKirjastot ja viestinta_2.0_slide_share
Kirjastot ja viestinta_2.0_slide_shareMaisa Hopeakunnas
 

More from Maisa Hopeakunnas (10)

How to communicate open space? How to make people feel welcome?
How to communicate open space? How to make people feel welcome?How to communicate open space? How to make people feel welcome?
How to communicate open space? How to make people feel welcome?
 
Interaction and participation in library's communications
Interaction and participation in library's communicationsInteraction and participation in library's communications
Interaction and participation in library's communications
 
Uutisen kirjoittaminen 2 koulutus
Uutisen kirjoittaminen 2 koulutusUutisen kirjoittaminen 2 koulutus
Uutisen kirjoittaminen 2 koulutus
 
Näin kirjoitan someen
Näin kirjoitan someenNäin kirjoitan someen
Näin kirjoitan someen
 
Verkkouutisen kirjoittamisen pikaopas
Verkkouutisen kirjoittamisen pikaopasVerkkouutisen kirjoittamisen pikaopas
Verkkouutisen kirjoittamisen pikaopas
 
Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014
Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014
Viestintä ja kirjastot -koulutus 14.11.2014
 
Kirjasto somettaa järjellä ja tunteella
Kirjasto somettaa järjellä ja tunteellaKirjasto somettaa järjellä ja tunteella
Kirjasto somettaa järjellä ja tunteella
 
Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...
Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...
Ketkä luovat suomalaisen talouskeskustelun agendan? Tärkeimpien suomalaisten ...
 
Kirjastohistorian taitekohtia suomessa
Kirjastohistorian  taitekohtia suomessaKirjastohistorian  taitekohtia suomessa
Kirjastohistorian taitekohtia suomessa
 
Kirjastot ja viestinta_2.0_slide_share
Kirjastot ja viestinta_2.0_slide_shareKirjastot ja viestinta_2.0_slide_share
Kirjastot ja viestinta_2.0_slide_share
 

Kirjaston Helmi -intranetin käyttäjäkokemukset

  • 1. Helsingin yliopisto / Palmenia Kirjaston Helmi -intranetin käyttäjäkokemukset Proseminaarityö Maisa Korhonen 2012
  • 2. Sisällysluettelo 1 Johdanto .................................................................................................................................. 2 2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa ......................................................................................... 3 2.1 Yhteisö- ja organisaatioviestintä ....................................................................................... 3 2.2 Sisäinen viestintä ja markkinointi ...................................................................................... 3 2.3 Viestinnän arviointi ............................................................................................................ 4 2.4 Intranet sisäisen viestinnän kanavana .............................................................................. 5 2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteet ...................................................................................... 6 2.6 Käyttöliittymä .................................................................................................................... 7 2.7 Helsingin kaupunginkirjasto .............................................................................................. 8 2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi .................................................................. 8 3 Menetelmät ............................................................................................................................ 10 4 Tutkimustuloksia .................................................................................................................... 11 4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan ........................................................ 11 4.2 Helmin käyttö .................................................................................................................. 12 4.3 Helmin hyväksi koetut puolet .......................................................................................... 12 4.4 Helmin huonoksi koetut puolet ........................................................................................ 13 4.5 Haastateltavien muutostoiveita ....................................................................................... 15 4.6 Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt ................................................................... 17 4.7 Visuaaliset muutostoiveet ............................................................................................... 19 5 Päätelmiä ............................................................................................................................... 20 5.1 Kirjaston Helmin ongelmat .............................................................................................. 20 5.2 Ratkaisuehdotuksia ........................................................................................................ 21 Lopuksi ......................................................................................................................................... 23 6 Lähteet:.................................................................................................................................. 24 7 Liitteet .................................................................................................................................... 25 7.1 Kysymysrunko ................................................................................................................ 25 1
  • 3. 1 Johdanto Tämä proseminaarityö käsittelee Helsingin kaupunginkirjaston ”Helmi” –intranetin käyttöä. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaisia käyttäjäkokemuksia kirjaston henkilöstöllä on Helmistä. Käyttäjäkokemusten tutkimisen tavoitteena on saada selville, mitä hyvin toimivia ja mitä huonosti toimivia puolia Helmissä on ja tätä kautta selvittää, miten Helmi -intranetia voisi kehittää, jotta siitä tulisi toimiva viestintäkanava koko kaupunginkirjaston väelle. Tutkimuksessa keskitytään erityisesti kirjaston Helmin ongelmiin sekä niiden ratkaisemiseen. Tutkimusta lähdettiin tekemään Helsingin kaupunginkirjaston viestintäosaston toiveesta. Viestintäosastolla on tavoitteena Helmin kehittäminen, mutta kaksi vuotta käytössä olleen kirjaston Helmin käyttöä ei ole vielä tutkittu. Eri yhteyksissä viestintäosastolle on kuitenkin kiirinyt palautetta erityisesti Helmin käyttöön liittyvistä ongelmista. Helmi-intranet otettiin käyttöön Helsingin kaupunginkirjastossa keväällä 2010 ja se on osa Helsingin kaupungin eri virastoissa käytössä olevaa yhteistä intranet-järjestelmää. Kaupungin kaikilla virastoilla on käytössään samanlainen alusta, jota voidaan profiloida paikallisesti eri virastoissa. Tämä tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimus voi toimia tutkimuspohjana ja suuntaa antavana selvityksenä laajemmalle tutkimukselle. 2
  • 4. 2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa 2.1 Yhteisö- ja organisaatioviestintä Yhteisöviestintää tai organisaatioviestintää voi lähestyä monella tavalla. Kokonaisuutena se tarkoittaa kuitenkin työyhteisössä ja organisaatiossa tapahtuvaa sisäistä ja ulkoista viestintää. Yhteisöviestintään perehtyneen professori Elisa Juholin (2009a, 141-145) mukaan yhteisöviestintää voi lähestyä lääkeruiskumallin tai prosessimallin kautta sekä organisaation yhden kokonaisuuden, viestintäkulttuurin kautta. Uuden työyhteisöviestinnän agenda on Juholinin mukaan vastuullista dialogia ja vuoropuhelua: ”Viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset toimivat ja missä he tuottavat ja vaihtavat tietoa ja kokemuksia vastuullisesti ja itseohjautuvasti”. Juholinin mukaan kuusi uuden työyhteisöviestinnän peruspilaria ovat: 1. isoja ja merkityksellisiä asioita käsitellään yhdessä vuorovaikutteisesti 2. ajantasainen tieto on sitä tarvitsevien saatavilla 3. tunnelma on rento ja vapaamuotoinen 4. osallistuminen ja vaikuttaminen on mahdollista jokaiselle 5. yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilöitä ja yhteisöä 6. työnantajamaine on jokaisen työtä Juholinin mukaan organisaation jokainen jäsen on viestijä (2009a, 156). Johdon ja johtoryhmän tärkein tehtävä on sen sijaan strategisesti elintärkeiden asioiden saattaminen kaikkien tietoon sekä niistä keskustelu. Johtamisen työkaluna viestintä on erittäin tärkeä tekijä ja viestintä liittyy johtamiseen kiinteästi. Sisäisen viestinnän foorumeita ja niiden täydentäjiä on paljon. Fyysinen työtila on keskeinen viestintäpaikka, jossa työskennellään, vietetään taukoja ja kommunikoidaan. Erilainen viestintäteknologia, kuten internet, intranet, sähköposti ja mobiilit viestintäverkot toteuttavat myös nykyaikaista yhteisöviestintäkulttuuria. Uutena viestintävälineenä toimii sosiaalinen media, joka myös edistää verkostoitumista. Somessa olennaista on kasvokkaisviestintääkin kuvaava osallistuminen ja vuorovaikutus sekä se, että käyttäjät voivat luoda ja muokata sisältöjä. 2.2 Sisäinen viestintä ja markkinointi Työyhteisön viestintä on pääosin henkilöstöviestintää ja sen merkitys on kasvanut jatkuvasti. Yhteisön sisäiseen viestintään kuuluu yhteystoiminta (yhteydenpito henkilöstön kanssa) ja tiedotus (sanomien ja tiedon välittäminen henkilöstölle). Siukonsaari (2002, 66) katsoo, että sisäiseen viestintään kuuluvat:sisäinen yhteystoiminta. 3
  • 5. sisäinen yhteystoiminta,  perehdyttäminen,  sisäinen tiedotus,  luotaus ja  sisäinen markkinointi,  työtiedotus. Sisäinen viestintä on Åbergin (1993, 107) mukaan ensisijaisesti sosiaalistamista, kuten työhön ja organisaatioon perehdyttämistä, ja toissijaisesti informoimista ja perustoimintojen sekä työn tukemista. Sisäistä viestintää ohjataan viestintästrategialla, joka nojaa vahvasti organisaation strategiaan. Tämän lisäksi sisäistä viestintää ohjataan vuosisuunnitelmalla sekä hankesuunnitelmilla. Sisäisellä viestinnällä, kuten koko yhteisön viestinnälläkin, pyritään koko yhteisön menestymiseen. Yhteystoiminta ja kommunikaatio tuovat johdon ja työntekijät vuorovaikutuksen kautta lähemmäksi toisiaan ja luo koko organisaation väestä yhteisöryhmän. Tiedotuksella välitetään tärkeää tietoa, pidetään koko henkilökunta ajan tasalla, viestitään muutoksesta ja kirkastetaan yhteisön kuvaa. Myös johtamis- ja esimiesviestintää toteutetaan sisäisessä tiedotuksessa. Sisäinen markkinointi tarkoittaa yksinkertaistetusti työyhteisön toiminta-ajatuksen, arvojen, tapojen, perusviestien, kampanjoiden yms. markkinointia henkilöstölle. Sisäisen markkinoinnin tavoitteena on mm. työilmapiirin luominen ja parantaminen sekä organisaation asettamien tavoitteiden saavuttaminen. (Siukonsaari, 2002, 122 - 124). Sisäisessä viestinnässä ja markkinoinnissa täytyy muistaa, että tietojen muuttamiseen riittää asiallinen tiedote tai uutinen, mutta asenteiden muuttamiseen tarvitaan henkilökohtaista vaikuttamista (Åberg, 1993, 51). 2.3 Viestinnän arviointi Elisa Juholinin (2010, 15) mukaan viestinnän arviointi ei ole ollut viestintäihmisten vahvinta aluetta. Tämän takia viestintätyössä on tärkeää huomata, että yhteisöviestintää täytyy parantaa tarttumalla epäkohtiin, tekemällä tutkimusta ja ratkaisemalla ongelmia. Myös jatkuva palautteen seuraaminen on tärkeää. Kaiken yhteisöviestinnän täytyy tukea koko organisaation strategiaa ja sen täytyy olla osa kaikkea organisaation toimintaa. Arvioinnin avulla selvitetään, ”ovatko viestinnän tavoitteet linjassa koko organisaation strategian kanssa, miten toimitaan, missä määrin asetetut tavoitteet on saavutettu ja missä on eniten parantamisen varaa” (Juholin, 2010, 29). Arviointia (evaluation, assessment) on käytetty Juholinin mukaan perinteisesti ainakin taloutta, tilivelvollisuuksia, laatua ja panos-tuotosta seuratessa. 4
  • 6. Yksinkertaisimmillaan arviointi on kuitenkin tutkimista, tuloksen ja muutoksen seuraamista suhteessa tavoitteisiin. Viestintää voidaan Juholinin (2010, 30-33) arvioida monesta eri näkökulmasta, kuten velvollisuuksien, kehittämisen tai tietohallinnon näkökulmasta. Arviointi voi olla sidottu tavoitteisiin tai niistä irrallista. Arviointi vaatii kuitenkin aina tutkimusta ja siinä katsotaan sekä taaksepäin että eteenpäin. Arviointi lähtee organisaation päättäjien tai esimerkiksi sidosryhmien tarpeista tai tavoitteista. Se voi olla lyhytkestoista tai tilannekohtaista, mutta myös pitkäkestoista: pitkäkestoinen arviointi liitetään yleensä viestintästrategiaan ja viestinnän seurantaan. Arviointi on aina suhteellista ja vertailevaa, koska absoluuttisia totuuksia ei tässäkään asiassa ole. Arviointiin voidaan käyttää monenlaisia menetelmiä, joiden käyttöä on hyvä pohtia suhteessa arvioinnin tavoitteeseen. Digitaalisen ja verkkoviestinnän arvioinnissa voidaan käyttää apuna myös web-analytiikkaa, joka on verkkosivun käyttäjätiedon hyödyntämistä siten, että verkkosivukävijöiden liikkumista, viipymistä ja toimintaa seurataan tilastoista (Juholin, 2010, 136). Intranetinkin käyttöä voidaan seurata käyttötilastoista. 2.4 Intranet sisäisen viestinnän kanavana Intranet on ”sisäisen viestinnän verkko, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä” (Juholin, 2009a, 176). Se on ”suora tie ihmiseltä toiselle, asiasta toiseen ja tilanteessa kuin tilanteessa” (Juholin, 2009a, 265). Intranetin hyötynä viestintäkanavana voidaan nähdä muun muassa se, että se on ainakin osittain vähentänyt sähköpostin käyttöä. Suhtautuminen intranetiin vaihtelee: osalle ihmisistä intranetin lukeminen on päivittäinen toiminto ja rutiini sekä ajantasaisen tiedon päivittämisen kanava. Toisille se on taas turhauttava kokemus, josta on vaikea löytää tietoa ja jonka hidas päivittyminen vie mielenkiintoa. (Juholin, 2009b, 77). Intranetin osuutta yhteisöviestinnässä määrittelee digitaalisen viestinnän yläotsikko. Digitaalinen viestintä on pääasiassa organisaation verkkoviestintää, jossa intranet on yksi merkittävänä kanavana. Verkkoviestinnän tuleminen osaksi yhteisöviestintää ei ollut ratkaisu kaikkeen, vaan toi mukanaan uusia ongelmia ja ennalta arvaamattomia tilanteita. Digitaalinen viestintä edellyttää organisaatiossa esimerkiksi uudentyyppisten taitojen ja osaamisen kehittämistä: se vaatii ominaislaatunsa mukaisen kerronnan ja ilmaisun ymmärrystä eli medialukutaitoa sekä mediatajua. Digitaalinen viestintä on kuitenkin mahdollisuuksiltaan merkittävä ja se voi tukea tärkeällä tavalla organisaation päivittäistä toimintaa ja strategiaa. (Luukkonen, 2009, 252-257). 5
  • 7. Sisäisen viestinnän kanavana verkko on ”lyömätön” (Luukkonen, 2009, 265). Se laajenee yhden käyttäjän näpyttelemästä viestistä koko organisaatioon. Intranet mullistaa myös organisaation viestintärakennetta käyttäjäkeskeiseksi laadittuna: käyttäjän tulisikin tuntea intranet omaksi työkalukseen ja työkaluvalikoimakseen. Intranetin hyötyjä muihin organisaation sisäisen viestinnän kanaviin verrattuna ovat kattavuus, nopeus ja tosiaikainen kohdistettavuus. Muun muassa näistäkin syistä intranet on toimiva kanava organisaation strategian viestimiseen. Johdon on sitouduttava intranetin käyttöön strategiansa kanavana ja heidän vastuullaan on kertoa sellainen tarina, johon yhteisö voi luottaa ja uskoa. (Kuivalahti&Luukkonen, 2003, 46-49). Intranetille viestinnän kanavana on olennaista, että se sisältää hyvin kattavasti organisaation kaikki toiminnot: dokumentinhallinnan, henkilöstöhallinnon, henkilöstön kehittämisen, osaamisen kehittämisen, tietojohtamisen ja niin edelleen. Intranetissä on myös mahdollisuus käyttää erilaisia mediaelementtejä ja interaktiivisuutta. Julkaisu- ja sisällönhallintajärjestelmien infrastruktuuri kehittyy koko ajan uusien sovellusten tullessa. Uusien elementtien mahdollisuuksia ja vaikutuksia täytyy punnita tarkoin. Tällä hetkellä yleisimmin intraneteissa käytössä olevia mediaelementtejä ovat (Kuivalahti&Luukkonen, 2009, 19):  teksti  animaatio  ääni  video.  valokuva  tietokanta  grafiikka  online-yhteydet. Intranetin käytössä organisaatioviestinnän yhtenä kanavana tärkeää on Kuivalahden ja Luukkosen (2009, 51) mukaan:  oikea-aikaisuus  hyvä käytettävyys  viestinnällisesti perusteltu toteutustapa ja  yhdenmukainen tekninen infrastruktuuri. Luukkosen (2009, 266) mukaan intranetin tietoarkkitehtuurin ja toiminnallisuuden on palveltava yksittäisen työntekijän tarpeita ja organisaation toiminnan realiteetteja. Sen täytyy palvella myös organisaation muutosten onnistunutta läpiviemistä: intranet on muutosviestinnän tärkeä ja tehokas väline. 2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteet Intranetista on Luukkosen (2009, 266) mielestä alkanut muodostua myös aivan uudenlainen virtuaalinen ympäristö, jossa työskennellään, opiskellaan, suunnitellaan, tehdään yhteistyötä ja luodaan uutta tietoa sekä ajatuksia. Intranet voi siis saada jatkossa sosiaalisen median piirteitä, jos niitä ei jo nyt ole. 6
  • 8. Intranetin tulevaisuudessa voidaan nähdä monenlaisia haasteita. Kuivalahden ja Luukkosen mukaan (2009, 53-58) teknologiset haasteet liittyvät teknisiin erityispiirteisiin ja tekniseen toteutukseen. Myös osaamisen haasteet liittyvät teknologiaan sekä työntekijöiden tietoteknisiin valmiuksiin. Organisaation prosessien haasteet ovat haasteita, joita tulee, kun organisaation prosesseja uudistetaan: jos prosessitalkoiden lopputulemat eivät päädy intranetratkaisujen osaksi, on vaara, että ne jäävät käyttämättömiksi. Tietohallinnon haasteet liittyvät erityisen tärkeänä osana intranetiin. Tietojohtamisen kanavana intranet on erittäin tärkeä kanava: organisaatiot saavat kilpailuetua hallitsemalla organisaation tietovirtoja. Haasteita liittyy luonnollisesti myös viestinnälliseen ilmaisuun: intranet edellyttää sisällöntuottajilta osaamista ja hyvää mediatajua, mutta myös esimerkiksi keskusteluihin osallistuvilta työntekijöiltä nettietikettiä. Johtamiskulttuuriin liittyviä haasteita liittyy myös intranetiin. Intranetiin liittyvissä hankkeissa johdolla on tärkeä rooli, mikäli viestintä halutaan saada onnistumaan: esimerkkijohtaminen on hyvää johtamista intranetiinkin liittyen. Johdon läsnäoloa kaivataan intranetissa samalla tavalla kuin fyysisessäkin työympäristössä. Organisaation johtamisen kannalta on tärkeää, että intraan luodaan toimintoja, jotka liittyvät olemassa oleviin prosesseihin ja työn todellisuuteen. Toisin sanoen, intranet täytyy olla osa organisaation viestintää sekä sen kaikkia toimintoja. 2.6 Käyttöliittymä Käyttöliittymällä tarkoitetaan esimerkiksi internet-sivun tai matkapuhelimen rajapintaa käyttäjän kanssa: näyttöä, näppäimistöä jne. Se koostuu kahdesta tasosta: visuaalisesta sekä vuorovaikutustasosta. Käyttöliittymää suunnitellessa kiinnitetään huomiota visuaalisuuteen, vuorovaikutuselementteihin sekä arkkitehtuuriin. Hyvä käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Hyvän käyttöliittymän käyttö sujuu nopeasti, sen käyttämiseen ei tarvita koulutusta, sovellus ei sisällä turhia ominaisuuksia vaan on yksinkertainen ja johon käyttäjät ovat tyytyväisiä, koska käyttäjäkokemus on positiivinen. (Jokela, 2011, 10-11). Käytettävyyttä arvioitaessa voidaan tarkastella käytettävyystutkimuksen perusperiaatteita (Rouvari, 2012): 1. opittavuus ja muistettavuus: miten helppo tuotetta tai palvelua on käyttää ja miten helposti sen käytön oppii 2. sisäinen tehokkuus: miten nopeasti käyttäjä voi löytää haluamansa tiedon 3. virhealttius: miten helposti virheen tekemisestä selviää ja auttaako systeemi siinä 4. käytön tyytyväisyys: miten hyvin tuote tyydyttää käyttäjiä ja heidän tarpeitaan. Käyttäjät ovat aina erilaisia monilta eri ominaisuuksiltaan ja sen vuoksi käytettävyyttä voi olla vaikea tutkia. Käyttäjillä on erilaiset tarpeet, erilaiset tiedon tarpeet, erilainen käyttötarkoitus, 7
  • 9. erilainen sosioekonominen asema ja koulutus sekä erilaiset käytön tavoitteet ja seuraukset. Käyttäjä kuitenkin on tärkeä henkilö tutkittaessa käyttöliittymää: erityisesti käyttäjän ja systeemin vuorovaikutus on tärkeä asia tutkia. (Chu, 2010, 185-191). Chu:n (2010, 185-191) mukaan tiedonhaun tutkimista kannattaa tarkastella käyttäjän kannalta. Käyttäjäystävällisyyttä voi tutkia erityisesti komentokielen, menu-valikoiden ja graafisen vuorovaikutuksen kannalta. Muita tarkastelun kohteita ovat myös hakutermien käytön, hyperlinkkien ja kielen tarkastelu. Käyttäjä-systeemi -vuorovaikutusta voi Chu:n mukaan tutkia tiedon hakemiseen kuluneen ajan, käyttönopeuden, käyttäjävirheiden määrän ja käyttötyytyväisyyden tutkimisen avulla. Tässä tutkimuksessa käsittelen käyttöliittymää vain pinnallisesti, koska pohja kirjaston Helmin käyttöliittymään tulee kaupungilta ja kirjaston intranetin pohjaan voi tehdä muutoksia vain profiloimalla sitä. 2.7 Helsingin kaupunginkirjasto Helsingin kaupunginkirjasto on Helsingin kaupungin itsenäinen hallintokunta ja virasto eli osa Helsingin kaupunkia. Helsingin kaupunginkirjasto on myös osa HelMet –kirjastojärjestelmää, johon kuuluvat pääkaupunkiseudun metropolialueen kaupunginkirjastot (Espoo, Helsinki, Kauniainen ja Vantaa). Kaupunginkirjastossa työskentelee noin 500 työntekijää. Kirjastoja on yhteensä 37 ja tämän lisäksi kaupunginkirjastolla on kaksi kirjastoautoa sekä 11 laitoskirjastoa, kotipalvelu, kohtaamispaikka Lasipalatsissa sekä verkkokirjastoyksikkö. Kaikki eri toimipisteet, ovat hajaantuneet maantieteellisesti koko Helsingin kaupungin alueelle. (www.lib.hel.fi/organisaatio). Organisaatiotasolla Helsingin kaupunginkirjaston viestintä koostuu kolmesta eri yksiköstä: viestintäyksiköstä, tapahtuma- ja markkinointiyksiköstä sekä verkkokirjastoyksiköstä. Kaupunginkirjastossa ei ole rakennettu omaa viestintästrategiaa, mutta sellainen on tarkoitus tehdä vuoden 2012 aikana. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että intranetille ei ole tällä hetkellä tarkasti määriteltyjä tehtäviä tai tarkoitusta. 2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi Helmi on Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä eli kaupungin intranet-järjestelmä. Helmi kokoaa yhteen kaupungin yhteisen intranetin ja virastojen omat intrat. Helmi tarjoaa myös hakupalveluja, joilla tietoa voi etsiä eri osioista. Järjestelmä tarjoaa perinteisen intran lisäksi välineitä myös yhteistyöhön ja verkostoitumiseen eli työtilat ja extranetin. (Tietoa järjestelmästä, 2012). 8
  • 10. Jokaisella virastolla, kuten Helsingin kaupunginkirjastollakin, on sisällöltään profiloitu Helmi eli “oma” Helmi. (Ks. kuva seuraavalla sivulla.) Helsingin kaupunginkirjastossa Helmi -intranet otettiin käyttöön keväällä 2010: nykyinen intranet on ollut siis käytössä kaksi vuotta. Vanha intranet, ”Kaivo”, oli käytössä kirjaston intranetina vuodesta 2002 ja se oli Sininen Meteoriitti Oy:n SiteKit/Windows –julkaisujärjestelmä. Kaivo uudistettiin vuonna 2006, jolloin se alkoi toimia saman yhtiön Meteor/Windows –järjestelmänä. Ennen Kaivoa käytössä oli ollut vuodesta 1996 lähtien Linux-pohjainen intranet. (Taarasti, 2008). Helsingin kaupunginkirjastossa on tehty vuonna 2007 sisäisen viestinnän analyysi, jossa selvitettiin erityisesti intranetin roolia ja asemaa organisaatiossa. Tuolloin todettiin myös, että ”kirjastossa ei ole laadittu virastoa koskevia toimintaohjelmia intran merkityksestä esimerkiksi johtamisen, visioiden, ja tavoitteiden jalkauttamisen tai kehittämisen näkökulmasta” (Taarasti, 2007). Kaupunginkirjaston Helmi -intranetin etusivua 10.7.2012. 9
  • 11. 3 Menetelmät Tämä proseminaarityöhön tehty tutkimus on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä on käytetty interpersoonallista teemahaastattelua sekä sähköpostihaastattelua. Haastattelujen analysoinnissa ja tulkinnassa on käytetty laadullisen tutkimuksen tapaan haastateltavien kokemusten ja havaintojen typologisointia ja koodaamista. Ennen tutkimuksen aloittamista käytiin viestintätyössä työskentelevien työntekijöiden kanssa keskusteluja kirjaston Helmistä ja kuunneltiin heidän näkemyksiään Helmistä ja sen ongelmista. Näitä näkemyksiä sekä viestintäosastolle tullutta palautetta käytettiin hyväksi tutkimuskysymyksen muovaamisessa sekä tutkimushaastattelujen suunnittelussa. Haastateltaviksi valittiin työntekijöitä eri ikäryhmistä, koulutustasoilta ja työtehtävistä: haastateltavien joukossa oli työntekijöitä kirjastovirkailijasta informaatikkoon sekä esimies- ja johtotason työntekijöihin. Haastateltavia oli yhteensä kuusi henkilöä, joiden joukossa oli sekä naisia että miehiä. Tutkimushaastatteluun osallistunutta kuutta henkilöä on haastateltu vain yhdellä menetelmällä. Kahdenlaisen haastattelumenetelmän käytöllä pyrittiin välttämään yhteen menetelmään liittyviä ongelmia. Sähköpostihaastattelun käyttäminen toi myös oman mahdollisuutensa intranetin käyttöliittymän tutkimiseen haastatteluun vastattaessa. Interpersoonallinen teemahaastattelu tehtiin neljälle tutkimukseen osallistuvalle ja kaksi tehtiin sähköpostihaastatteluna. Tutkimukseen osallistuneille haastateltaville kerrottiin, ettei heidän henkilöllisyyttä paljasteta. Interpersoonalliset haastattelut olivat kestoltaan noin puoli tuntia. Haastattelun aluksi kysyttiin avoimia kysymyksiä Helmistä, jotta haastateltava saattoi kertoa ajatuksistaan ja kokemuksistaan avoimesti. Avointen kysymysten jälkeen kysyttiin tarkentavia kysymyksiä haastateltavan vastauksiin sekä muita tarkempia kysymyksiä. Haastattelun lopuksi haastateltavan kanssa katsottiin Helmiä tietokoneelta ja käytiin läpi haastateltavan ajatuksia ja kokemuksia samalla, kun haastateltava käytti Helmiä ja teki haastateltavalle tavanomaisia toimiaan Helmissä. Sähköpostihaastattelut toteutettiin samankaltaisella tavalla. Kysymykset lähetettiin haastateltaville sähköpostitse ja haastateltavat vastasivat kysymyksiin vastaussähköpostissa. Sähköpostissa annettiin ohjeet vastaamiseen ja tutkimuskysymykset esitettiin niin, että sähköpostin alussa kysyttiin avoimia kysymyksiä ja lopussa tarkempia kysymyksiä. Sähköpostiin vastaamiseen annettiin kaksi viikkoa vastausaikaa. 10
  • 12. 4 Tutkimustuloksia 4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan Haastateltavien toiveita tiedusteltiin haastattelujen aluksi kysymällä heiltä, ”mitä sinä toivoisit kirjaston intranetilta?” ja ”mitä mieltä olet kirjaston Helmistä?”. Lähes kaikkien haastateltavien vastauksissa tuli esille neljä toivetta: 1. että tietoa löytyisi helposti, 2. että vuorovaikutus ja yhteys muihin kirjastoihin sekä niiden työntekijöihin toimisi, 3. että intranet olisi ajan tasalla ja 4. että turhaa sisältöä poistettaisiin tai että sisältöä olisi vähemmän. Tiedon hakeminen oli koettu hankalaksi ja asia tuli esille jo haastateltavien ensimmäisessä kysymyksessä, joka ei edes koskenut Helmin negatiivisia puolia: moni vastaaja toi asian esille ensimmäisenä asiana, joka tuli mieleen toiveista kirjaston intranetia kohtaan. Asia koettiin myös hyvin turhauttavana, hankalana sekä aikaa vievänä. Ensimmäinen asia, joka monille Helmistä tuli mieleen, oli siis negatiivinen. Kaikki haastateltavat halusivat, että erityisesti työssä tarvittavat lomakkeet ja kaavakkeet löytyisivät helpommin. Ongelma koski myös tiedonhaun ammattilaisia, jotka työskentelevät tietopalvelutyössä: ”Toivoisin, että tieto, kuten asiakirjat ja yhteystiedot, löytyisivät helposti.” ”Haluaisin, että Helmi eläisi ajassa ja että tarvittavat dokumentit löytyisivät helposti.” ”Toivon ennen kaikkea hyviä hakuominaisuuksia ja löydettävyyttä.” Vuorovaikutusta eri kirjastojen sekä johdon ja työntekijöiden välillä pidettiin tärkeänä. Haastateltavat kokivat, että intranet on tärkeä paikka keskustelulle ja hengen luomiselle kirjastoon: ”Tämä on iso talo ja yhteinen keskustelu on tärkeä hengen luoja.” ”Osallistun keskusteluun melkein joka päivä, ainakin pari kertaa viikossa.” ”Toivon intranetilta toimivaa interaktiivisuutta.” Kaksi vuotta käytössä ollut kirjaston Helmi koettiin edelliseen intranetiin, Kaivoon, verrattuna sekä parempana että huonompana: ”Nykyisessä Helmissä on paljon mahdollisuuksia, mutta ihan kaikkia ei ole saatu käyttöön.” ”Helmi on nykyaikaisempi ja siinä on paljon uusia ominaisuuksia, mutta Kaivosta oli helpompi löytää tietoa, kun sisältö oli jaettu loogisemmin. Keskustelukin sujui 11
  • 13. paremmin, kun sitä ei ollut jaettu niin moneen eri paikkaan. Esimerkiksi X-foorumi tuntuu jotenkin väkisin luodulta paikalta keskustelulle.” 4.2 Helmin käyttö Haastateltavat kertoivat käyttävänsä kirjaston intranetia ajankohtaisten asioiden ja uutisten seuraamiseen, tiedon hakemiseen sekä keskusteluun ja vuorovaikutukseen: ” Käytän Helmiä asioiden seuraamiseen ja tarkistamiseen, yhteystietojen etsimiseen.” ”Haen ohjeita, tietoa ja dokumentteja, seuraan keskusteluja.” ”Luen uutisia ja Helmitaulun tiedotteita. Seuraan myös koulutuskalenteria.” Kaikkien haastateltavien vastauksissa tuli esille samanlaisia käyttötarkoituksia. Esimies- ja johtotason työntekijät kertoivat tarvitsevansa Helmiä enemmän tiedonhakuun, kuin virkailijatason työntekijät. Keskustelut ja tiedotusasiat koettiin tärkeinä riippumatta työpaikasta tai tehtävästä. Kaikki haastateltavat kertoivat myös lukevansa Helmiä ainakin kerran työpäivän aikana, useat sanoivat tarkastavansa uutisia ja tiedotteita pari tai kolmekin kertaa työpäivän aikana. Helmi koettiin tärkeäksi paikaksi kirjaston yhteisenä keskustelufoorumina. 4.3 Helmin hyväksi koetut puolet Helmin hyviksi puoliksi koettiin nykyaikaisuus. Käyttöliittymä koettiin suhteellisen onnistuneeksi. Osa haastatelluista oli myös sitä mieltä, että kirjaston Helmin visuaalinen puoli oli pirteä, osa halusi parempaa visuaalista puolta: ”Tämä vaikuttaa interaktiivisemmalta, kuin edellisen työpaikkani intranet, joka tuntui aika viralliselta.” ”Kyllä tästä huomaa, että [intranetin] pohja [käyttöliittymä] tulee kaupungilta. Voi olla, että kirjaston intra olisi ollut surkeampi, jos se olisi ollut vain kirjastolle tehty. Pohja on ihan pirteä.” ”Ihan toimiva tuo [käyttöliittymä] on, mutta epälooginen ja tiedonhaku on vaikeaa, kun otsikot ja sisältö eivät vastaa toisiaan.” ”Visuaalisesti ihan pirteä, mutta kuvat ovat monesti melko harrastelijamaisia. Ylimääräiset tilpehöörit, kuten liekinkuvat keskusteluissa, ovat ihan ylimääräisiä. Hyvillä kuvilla saisi paljon mukavamman näköisen sivun.” Oman kirjaston keskustelupalsta koettiin myös tärkeänä vuorovaikutus- ja tiedotuspaikkana: ”Käyn katsomassa parikin kertaa päivässä meidän kirjaston palstan. Tietää sitten, mitä on tapahtunut ja missä mennään.” 12
  • 14. ”Oman kirjaston keskustelupaikka on hyvä tiedottamiseen ja asioista keskusteluun.” ”Helmitaulusta löytää aina tärkeimmät asiat.” 4.4 Helmin huonoksi koetut puolet Tiedonhaku Lähes jokaisen tutkimuksen osallistuneen haastateltavan vastauksissa kävi ilmi jo ensimmäisessä vastauksessa voimakas turhautuminen tiedon vaikeaan löytymiseen kirjaston Helmistä: ”Helmistä ei löydä mitään.” ”Ei tiedä, mistä lähtee tietoa hakemaan.” ”Helmistä saa kaivaa tietoa tosi kauan ja lopulta yrittää käyttää hakukonetta, joka sekään ei toimi kunnolla.” ”Helmi on melko epälooginen. Otsikot ja sisällöt eivät vastaa toisiaan.” ”Liikaa tavaraa, tulee infoähky.” Tiedonhaun vaikeudet ovat vaikuttaneet uuden intranetin myötä käyttäjien ajatuksiin jo omista tiedonhaun taidoista. Myös tiedonhakemisen strategioita on joutunut epäloogisuuden takia miettimään: ”Monesti mietin, kun tietoa ei löydy, että onko vika minussa tai enkö vain ymmärrä.” ”Tietoa hakiessa pitää alkaa miettiä, mikä yksikkö on tuottanut tiedon tai lomakkeen. Jos ei tiedä, kuka tiedon tuotti, ei varmastikaan löydä sitä.” ”Joskus menen jopa Y-asemalle hakemaan tietoa.” Vuorovaikutus ja keskustelu Lähes kaikki haastatellut kokivat vuorovaikutuksen yhdeksi tärkeimmäksi toiveeksi kirjaston intranetia kohtaan. Haastateltavat halusivat keskustelua, jotta yhteys muihin kirjastoihin, muihin työntekijöihin sekä johtajiin ja alaisiin pysyisi yllä, mutta keskustelu koettiin hankalaksi muun muassa liian monen eri palstan takia hankalaksi: oman kirjaston keskustelupalstan lisäksi ollut aikaa ja energiaa seurata useita eri palstoja: ”Kaivoon verrattuna keskustelu tuntuu kuihtuneen, jotenkin jäykistyneen, vaikka noita keskustelualueita on Helmissä enemmän.” ”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.” ”Haluaisin enemmän keskustelua, ettei etäänny alaisista.” ”Kaivossa keskusteltiin joskus niin, että tuli kymmeniä kommentteja. Helmissä ei näe sellaista. ”Keskustelua tuskin syntyy sillä, että kirjoitetaan keskustelunotsikkoon ”täällä ei tarvitse olla shh”. Se varmaan tappaakin keskustelua, on jotenkin holhoavaa. Ja jos 13
  • 15. ei tiedä, mihin noista palstoista oman aiheensa laittaa, niin sitä ei laita sitten ollenkaan.” ”Pitäisi luoda sellainen ilmapiiri, ettei tarvitsisi miettiä, uskaltaako laittaa jonkin asian keskusteluun. Keskusteluetikettiä pitäisi tosin noudattaa ja keskustelun pitäisi minun mielestäni olla positiivisempaa silloinkin, kun laitetaan jotain palautetta, joskus kun näkee aika ikävälläkin sävyllä kirjoitettuja kommetteja. ” ”Olisi kiva saada Helmiin sellainen Facebook-keveys, jotta tulisi matala kynnys osallistua keskusteluun.” Sisällön määrä Kirjaston Helmin suurin osa haastatelluista koki sisällöltään liian isoksi. Kun sisältöä on jo etusivulla noin kolmen alas skrollatun ruudullisen verran, Helmin lukijalle tulee infoähkyä sisällön paljoudesta: ”Etusivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.” ”Helmissä on ihan tosi paljon kaikkea. Joskus mietin, onko tämä kaikki ihan tarpeellista.” ”Liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita, kaikkea kun ei voi noteerata.” ”Kaikkea on liikaa ja asiat on hajautettu epäloogisesti.” ”Turhaa ja päällekkäistä sisältöä voisi karsia pois, tulisi varmaan toimivampi paketti.” Otsikointi ja sisällön rakenteellinen jäsentäminen Usea haastateltava mainitsi, että Helmin pääotsikot olivat sisällöltään epäselviä, että otsikoiden sisältö ei vastannut otsikkoa ja että sisältö oli jaettu epäloogisesti: ”Yläotsikot eivät ole loogisia, otsikot eivät vastaa sisältöä.” ”Tarvitaan selkeää ja yksinkertaista ryhmittelyä eri aiheisiin, näppäristä otsikoista ei ole iloa, jos asia ei löydy.” ”Otsikoiden alta ei yleensä löydy minun logiikkani mukaan sitä, mitä otsikko kertoo.” ”Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?” Sisällön päällekkäisyys, se, että sama tieto tai lomake löytyy useammasta kuin yhdestä paikasta, hämäsi myös tiedonhakijoita: ”Vaikea sanoa, että onko täällä päällekkäistä sisältöä, kun ei koskaan muista, mistä viimeksi löysi jonkun dokumentin. Luulen kyllä että on.” ”Olisi selkeämpää, jos yksi asia löytyisi vain yhdestä paikasta.” ”Harvemmin muistaa, että mistä löysi edellisen kerran jonkun tiedon.” 14
  • 16. Visuaalinen puoli ja taitto Kirjaston Helmin visuaalinen puoli tyydytti suurta osaa haastatelluista. Visuaalinen puoli sai kuitenkin osalta haastatelluista palautetta: ”Tämä pohja on visuaalisesti ihan mukava, mutta pienet tilpehöörit häiritsevät. Valokuvien tasoa pitäisi parantaa, koska niillä se visuaalisuus paranee.” ”Olen ihmetellyt, miksi tuossa paraatipaikalla on tuo kuva, joka ei edes vaihdu melkein koskaan. Vähän ärsyttää myös tuo markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava.” ”Sininen väri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla enemmän, jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.” ”Visuaalisesti on vähän platku. Vähän kiinnostavampi voisi olla. Isompia kuvia ja enemmän ihmisiä kuvin.” 4.5 Haastateltavien muutostoiveita Tiedonhaun parantamiseen liittyviä muutosehdotuksia tuli erityisesti tietopalvelutyössä työskenteleviltä työntekijöiltä ja tietoteknisesti suuntautuneilta haastateltavilta. Muutostoiveet liittyivät erityisesti otsikoiden kieleen, sisällön jakamiseen otsikoiden alle sekä turhan sisällön vähentämiseen: lähes kaikki haastateltavat kaipasivat informatiivisesti muotoiltuja otsikoita, vaikka ne olisivatkin tylsiä: asioista haluttiin otsikko asioiden oikeilla nimillä. Osa vastaajista halusi, että haettua asiaa täytyisi voida hakea samojen otsikoiden alta, missä ne on julkaistukin. Hakukoneen avulla kukaan ei kertonut löytävänsä erityisen hyvin hakemaansa asiaa. ”Otsikoita voisi miettiä uudelleen. Myös vähemmän on enemmän –periaate käyttöön. Esim. Blogit ja juttusarjat ja Vastaa IGS-kysymykseen voisi jättää pois: sivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.” ” Näppäristä otsikoista ei ole iloa, jos asia ei löydy.” ”Otsikoita pitäisi muuttaa informatiivisemmiksi. Otsikosta pitää käydä selkeästi ilmi, mitä sen alla on.” ”Sisällön pitäisi vastata otsikkoa. Nyt se ei vastaa, ja sen takia tietoa on vaikea löytää.” ”Miksiköhän esimerkiksi kaikki lomakkeet eivät kuitenkaan löydy kohdasta ”lomakkeet ja asiointi”? Tällainen epäloogisuus johtaa tiedonhakijan harhaan. Sitten esimerkiksi laarissa on noita dokumentteja, mutta niitäkään ei ole jaettu minkäänlaisiin luokkiin.” ” Pitäisi voida etsiä (vanhaa koulutusta, uutista tai asiaa) samojen otsikoiden alta, missä ne on julkaistukin.” 15
  • 17. Toisiinsa sekoittuvat otsikot hämäsivät haastateltavia. He toivoivat selkeyttämistä erityisesti ”Asiakaspalvelu” , ”Työn tueksi” sekä ”Kirjastolaiset” otsikoille uusia nimiä, koska ne menevät sekaisin. Tilalle toivottiin hyvin yksiselitteisiä otsikoita, joista kävisi heti ilmi otsikon alla oleva sisältö. Kirjastotyöntekijät ovat luokituksen ja asiasanoituksen mestareita ja he ovat oppineet lokeroimaan sisällöt luokitusjärjestelmän mukaan. Voi olla, että erityisesti tämän takia kirjaston työntekijät eivät ymmärrä epäloogisella tavalla järjestettyä sisältöä: ”Luokitukset täytyisi järjestää aiheen mukaan, niin kirjaston väki ajattelee.” ”Asiasanoitus voisi auttaa.” ”Aakkosellinen luettelo otsikoiden lisäksi voisi auttaa.” ” Yksiselitteinen ryhmittelymerkintä jokaiseen viestiin auttaisi löytämään asian myöhemmin saman otsikon alta.” Toinen tärkeä muutostoive oli haastattelujen perusteella sisällön määrän vähentäminen, koska sisällön suuri määrä aiheutti hahmottamisen vaikeutta ja tuotti informaatioähkyä: tiedonhakutilanteessa haastateltavat kertoivat usein turhautuvansa suuren tietomäärän edessä ja lopulta närkästyvänsä, kun tietoa ei löydy helposti ja nopeasti. Haastateltavien mielestä epäloogisen sisällön jakamisen takia tietoa ei myöskään opi löytämään, koska reittejä tiedon lähteelle ei opi muistamaan. ”Seuraavalla kerralla ei enää muista, mistä tiedon löysi.” ”Helmille tarvittaisiin innostunut toimittaja.” Hakukoneeseen toivottiin myös parannusta, jotta tietoa löytyisi paremmin erityisesti silloin, kun sitä ei löydy suoraan tietolähteeseen pyrittäessä. Hakukoneeseen toivottiin erityisesti sitä, että haku voitaisiin rajata vain kirjaston Helmin sisältöön. Hakua toivottiin myös kaikkeen kirjaston Helmin sisältöön, myös dokumentteihin: ” Kaikkia asioita pitäisi voida etsiä (ja löytää).” ”Pitäisi olla hyvä ”Helmi-Google”, joka löytäisi kaiken.” Sisältöä haastateltavat halusivat karsia etenkin etusivulta, koska liian suuri sisällön määrä koettiin ahdistavaksi, turhauttavaksi ja sen todettiin aiheuttavan hahmottamisen vaikeutta. ”Poistaisin etusivulta tavaraa. Yhdistäisin myös keskustelufoorumeita, niitä on nyt ehkä liian monta.” 16
  • 18. ”Mikä tuo Huom! -kohta on? En ole koskaan tajunnut sen funktiota. Koulutukset on toinen epäselvä kohta: en ymmärrä, miten ne kulkevat ja vaihtuvat. Tarvitaankohan niitä etusivulla?” ”Blogit ja juttusarjat sekä Vastaa IGS -kysymykseen voisi jättää pois.” Helmin etusivun alareunassa uutisten alla sijaitsevaan mediaseurantaan oltiin pääosin tyytyväisiä: mediaseurantaan tulee sekä Helsingin kaupunginkirjastoa sekä muita kirjastoja ja kirjallisuuden alan toimijoita koskevia uutisia eri medioista. Uutislinkit koettiin tarpeellisiksi, koska niistä pystyy helposti seuraamaan alan uutisia ja kehitystä. Mediaseurantaan toivottiin kuitenkin juttuarkistoa, koska haastateltavien mielestä monesti tulee tilanteita, joissa jotain vanhaa uutista tarvitsisi etsiä. Osaa haastateltavista mediaseurannan otsikoiden liikkuminen ei miellyttänyt, vaan Helmin etusivusta haluttiin staattinen. 4.6 Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt Kirjaston Helmin koko koettiin turhan isoksi. Monen haastateltavan mielestä huomio ei riittänyt kaikkeen sisältöön ja jotkut sanoivat, että jo Helmin etusivun koko tuntui ahdistavalta: ”Etusivua täytyy skrollata jonkun kerran, että pääsee alas. Tavaraa on vähän liikaa.” ”Mikä on laari? Ja mitä ovat kaikki nämä muut pienet otsikot? Tuntuu, että näitä linkkejä ja nippeleitä on liian paljon.” ” Sivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.” ”Helmissä on liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita.” Haastateltavien toiveissa oli, että sisältöä vähennettäisiin ja yhdistettäisiin yläotsikoiden alle. Eri sisältöjä koettiin tärkeiksi, toisia taas vähemmän tärkeiksi. Tärkein sisältö Haastateltavat kokivat Helmitaulun kaikkein tärkeimmäksi sisällöksi. Helmitaulusta pystyy haastateltavien mukaan seuraamaan tärkeimpiä, koko organisaatiota koskevia ajankohtaisia asioita. Toinen tärkeä paikka olivat oman kirjaston keskustelupaikat, joista seurataan oman kirjaston tapahtumia ja tiedotteita. ”Helmitaulusta näkee heti, mitä kirjastossa tapahtuu.” ”Helmitaululle tulee aina tärkeimmät arkipäivän työhön liittyvät tiedoteasiat.” Kirjaston omia uutisia haluttiin seurata myös ja ne tuntuivat asettuvan loogiselle paikalle etusivulla. Kirjaston linkit -kohta koettiin nopeaksi ja helpoksi tavaksi siirtyä suoraan usein käytettyihin osoitteisiin ja niitä haastateltavat kertoivat käyttävänsä ahkerasti. 17
  • 19. Puhelinluettelo koettiin tärkeäksi tietolähteeksi: ”Merexiä käytän jatkuvasti.” Vähemmän tärkeäksi koettu sisältö Vähemmän tärkeitä ja turhaksi koettuja sisältöjä oli jokunen. Moni haastateltava koki sivun oikeassa yläreunassa olevan Huom! -kohdan turhaksi ja jokseenkin epäselväksi sisällöksi, jonka tarkoitus ei käynyt erityisen hyvin selväksi haastatelluille. ”Huom! on aika outo ja hieman epäselvä kohta. Ilmaantuuko se siihen aina joskus?” ”En oikein tiedä, kenelle ja mihin se on tarkoitettu.” Useat kokivat myös IGS -kysymyksen tarpeettomana, koska verkkotietopalveluun vastaavat henkilöt näkevät kaikki kysymykset kirjautuessaan sisään. Niille, jotka eivät tee verkkotietopalvelu- ja tietopalvelutyötä, IGS -kysymyksen sisältö jäi myös turhaksi sisällöksi: yksittäinen tietopalvelukysymys ei ylitä kiinnostuskynnystä. ”Koska en tee tietopalvelutyötä, se [IGS -kysymys] ei anna minulle oikein mitään.” Pari haastateltavaa ehdotti myös blogeja turhana ja tapahtuma- ja koulutuskalenterikaan ei erityisemmin kiinnostanut haastateltavia: ”En lue blogeja, koska en saa niistä paljon. En tiedä, lukeeko niitä monikaan.” ”Onkohan tuon koulutuskalenterin oltava etusivulla? Sehän voisi olla jonkun otsikon alla, koska jos joku haluaa koulutukseen, niin hän kyllä hakee koulutustietoa.” Moni haastateltava sanoi, että eri keskustelupalstoja täytyisi yhdistää, koska useaa keskustelupalstaa ei jaksa seurata. Kaikki eri kirjastoissa työskentelevät kirjastotyöntekijät lukevat ensisijaisesti Helmitaulua sekä oman kirjastonsa palstaa: näiden lisäksi ei jaksettu kiinnittää paljonkaan huomiota muihin palstoihin. ”Tarvitaankohan näitä palstoja näin monta?” ”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.” ””Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?” ”Keskustelupalstan ei tarvitsisi olla tuossa etusivulla, koska siinä on jo Helmitaulu, johon tulee myös keskusteluja. X-foorumi voisi olla tuolla yläotsikon takana niille, jotka haluavat sitten keskustella jostain kevyemmästä asiasta, joka ei liity työhön. Tai sitten voisi olla vain Helmitaulu, johon tulisi sitten ne työkeskustelutkin.” ”Minusta tuo kuuma linja on hyvä ja tarpeellinen varsinkin kaikissa ongelmatilanteissa, mutta X-foorumin paikka ei ole mielestäni etusivulla.” 18
  • 20. Osa haastateltavista poistaisi myös ”Kuuman linjan”: ”Miksi on erikseen kuuma linja? Kyllähän esimiehet ja johtokin lukevat Helmitaulua ja voivat vastata siihen. Minusta tämän voisi poistaa.” ”Kaikki keskustelut voisi yhdistää ja Helmitaulussa voisi olla, no, nuo arkityötä koskevat ilmoitukset, niin kuin tuossa lukeekin.” ”Mielestäni yksi iso, Facebook -tyylinen keskustelupalsta olisi hyvä.” 4.7 Visuaaliset muutostoiveet Visuaalinen puoli kirjaston Helmissä koettiin pääosin hyvänä, mutta yksinkertaistamista ja selkeyttä kaivattiin siihenkin. Turhista merkeistä ja symboleista kaivattiin eroon. Myös dynaamisempaa otetta valokuviin toivottiin: ”Sininen pohjaväri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla enemmän, jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.” ” Vähän ärsyttää tuo piirroskuvan markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava. Kuvan paikallahan voisi olla aina kirjaston uusin uutinen.” 19
  • 21. 5 Päätelmiä Tämän tutkimuksen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmi koetaan tärkeäksi viestinnän kanavaksi, jota käytetään paljon vuorovaikutukseen koko organisaation tasolla ja oman kirjaston tasolla sekä erilaisen tiedon hakemiseen. Kirjaston Helmistä seurataan myös ajankohtaisia asioita ja uutisia sekä tiedotteita koko kirjaston sekä oman kirjaston tasolla. Haastateltavien kokemuksissa ja kommenteissa kävi kuitenkin ilmi, että negatiivinen kokemus ja erityisesti tiedon hakemisen vaikeus on monelle ensimmäinen asia, joka tulee mieleen kirjaston Helmistä: moni haastateltava koki ensimmäisenä mielikuvanaan turhautumisen ja ahdistuksen kokemuksia ajatellessaan kirjaston omaa intranetia. Tilanne vaikutta tämän vuoksi vaikealta, erityisesti kun kirjastossa työskentelee tiedonhaun ammattilaisia, joilla on näkemystä ja kokemusta tiedonhakemisesta, tiedonhakujärjestelmistä sekä tietosisältöjen haravoinnista. Tiedonhaun ongelma aiheuttaa hankaluuksia arkipäiväiseen työskentelyyn, katkaisee työtehtävät ja vie työaikaa turhaan. Tiedonhaun ongelmasta johtuva negatiivinen asenne voi vähentää myös työntekijöiden osallistumista yhteiseen viestintään intranetissa. Negatiivinen mielikuva voi ajan kuluessa siirtyä henkilökunnan asenteeseen intranetia kohtaan, joillakin se tuntuu jo siirtyneen. Tämä voi aiheuttaa pahimmillaan hankaluuksia organisaation sisäiseen viestintään ja tätä kautta myös ulkoiseen viestintään, joka toimii tiiviissä yhteydessä sisäisen viestinnän kanssa. Ongelma voi olla erityisen hankala sen vuoksi, että intranet on ehkä tärkein koko työyhteisön hengen luoja. Ahdistavaa tunnetta ja informaatioähkyä aiheutti myös kirjaston Helmin suuri koko ja haastateltavista liian laajalta tuntunut sisällön määrä: noin kolmen näytön mittaisella etusivulla on niin paljon sisältöä, että intranetin käyttäjä ei pysty enää hahmottamaan sisältöä. 5.1 Kirjaston Helmin ongelmat Tämän tutkimuksen haastattelujen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmin pahimmat ongelmat ovat: 1. tiedon hakemiseen liittyvät ongelmat 2. intranetin sisällön suuri määrä 3. sisältörunko ja sisällön jäsennys 4. keskusteluun ja vuorovaikutukseen liittyvät ongelmat sekä 5. pienimuotoiset visuaaliset ongelmat. 20
  • 22. Lähes kaikki ongelmista liittyvät läheisesti myös toisiinsa, vaikka ne voidaan eritellä myös omiksi ongelmikseen. Ratkaisuja haettaessa kaikkia on hyvä pohtia sekä yhdessä että erikseen. 5.2 Ratkaisuehdotuksia Haastateltavilta tuli tutkimuksessa monia hyviä ehdotuksia kirjaston Helmin ongelmien ratkaisemiseksi: 1. Menu-valikon otsikot täytyisi muuttaa informatiivisiksi. Otsikoihin ei kaivattu sanoilla leikittelyä vaan yksinkertaisia ja selkeitä sanoja. Otsikon alla oleva sisältö tulisi aueta jokaiselle yhdellä lukemalla. Esimerkiksi:  Etusivu  Henkilöstö  Johtaminen  Keskustelu Haastateltavat ehdottivat myös, että otsikot muotoiltaisiin niin, ettei niiden sisältöä voisi sekoittaa toisiinsa, koska tietoa hakiessa joutuu etsimään hakemaansa tietoa kahdesta tai useammasta paikasta. 2. Haastateltavat ehdottivat, että turhaa sisältöä karsittaisiin. Erityisesti etusivua haluttiin pienemmäksi, koska hahmottaminen oli vaikeaa ja koska liika sisältö aiheutti informaatioähkyä. Myös päällekkäistä sisältöä haluttiin karsia pois. Poistattavaksi ehdotettiin:  Vastaa IGS-kysymykseen  Blogit ja juttusarjat  Keskusteluja yhdistettäisiin  Kuvituskuvan tilalle ehdotettiin uutisen paikkaa. 3. Haastateltavat ehdottivat, että sisältöä tulisi jäsentää uudelleen ja loogisemmin aiheen mukaan. Erityisesti haastateltavia hämäsivät otsikoiden ”Asiakaspalvelu”, ”Kirjastolaiset”, ”Suunta ja tavoite” ja ”Työn tueksi” otsikoiden sisällöt. Niissä oli haastateltavien mukaan epäloogisuutta ja päällekkäisyyttä. 4. Keskustelu koettiin tärkeäksi, mutta haastateltavien mukaan se toimi hyvin vain oman yksikön keskustelussa. Lähes kaikki haastateltavat ehdottivat, että yksi yhteinen keskustelupalsta riittäisi koko organisaatiolle. Ratkaisuksi tuli erilaisia ehdotuksia:  pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu  pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu ja Kuuma linja. 21
  • 23. 5. Graafista vuorovaikutusta voisi parantaa yksinkertaisilla muutoksilla. Sisällön yksinkertaistamisen lisäksi haastateltavat ehdottivat intranetin visuaalisen puolen yksinkertaistamista poistamalla turhaksi koettuja symboleja ja merkkejä. Osa haastateltavista toivoi isompia kuvia ja esimerkiksi nykyisen kuvituskuvan muuttamista isoksi uutiseksi. 22
  • 24. Lopuksi Tämä proseminaarityö oli pieni tutkimus, jonka tarkoituksena oli kuulla kirjaston Helmin käyttäjäkokemuksia: mitä hyviä ja mitä huonoja puolia Helmissä on ja miten tutkimustulosten perusteella kirjaston Helmiä voisi kehittää. Tutkimuksella saatiin samanlaisia tuloksia, kuin viestintäosastolle tulleessa palautteessa oli saatu, mutta myös arvokkaita parannusehdotuksia. Kirjaston Helmin on ollut käytössä kaksi vuotta ja tutkimukseen osallistuneet haastateltavat ovat päässeet jo yli muutoksen aiheuttamasta muutosvastarinnasta: tämän vuoksi palautteeseen olisi hyvä suhtautua vakavasti. Erityisesti tiedonhaun ongelmaan olisi ehdottomasti hyvä puuttua, koska se aiheuttaa hankaluutta arkipäivän työhön ja muuttaa työntekijöiden kokemusta ja mielikuvaa intranetista negatiiviseksi. Tällä hetkellä kirjaston Helmin käytettävyys ei ole tässä suhteessa mainittavan hyvä: intranetia olisi hyvä kehittää palvelemaan paremmin käyttäjien tarpeita. Haastateltavilta saatiin sekä hyviä että huonoja kokemuksia ja ratkaisuehdotuksia Helmin ongelmiin. Monet ehdotukset ovat toimivia ja toteutettavissa sellaisenaan, toisia ehdotuksia voisi tutkia tarkemmin muun muassa tutkimalla Helmin käyttölukuja. Tiedonhakuongelmia voisi lähteä tutkimaan myös lisää kokoamalla esimerkiksi pienen, muutaman kerran kokoontuvan työryhmän kaupunginkirjaston tietoammattilaisista: kirjastossa työskentelevät ihmiset on koulutettu tiedonhallintaan ja tiedonhakemiseen, joten heiltä voisi saada myös hyviä ratkaisuja. Kirjaston Helmin kehittämisessä tulisi ottaa huomioon kirjaston strategia sekä tuleva viestintästrategia, jossa olisi hyvä määritellä myös sisäisen viestinnän ja intranetin tavoitteet ja suunta, jotka sitten ohjaisivat kirjaston Helmin sisältötyötä. Suuria muutoksia ei mielestäni kannata lähteä tekemään, ennen kuin viestintästrategia on saatu ohjaamaan koko sisäisen viestinnän työtä sekä intranetia. Kirjaston Helmiä voisi mahdollisuuksien mukaan kehittää myös ottamalla käyttöön enemmän sosiaalisen median piirteitä ja työkaluja, koska tällä hetkellä näyttää siltä, että somen erilaiset sovellukset ovat muuttaneet ihmisten tapaa hahmottaa verkkomedioita ja koska somen eri sovelluksista voi löytyä monia hyödyllisiä sovelluksia yhteisöviestintään, oppimiseen, ryhmä- ja projektitöihin sekä erityisesti koko työyhteisön väliseen vuorovaikutukseen. Kirjaston Helmillä on hyvä ja toimiva tulevaisuus kirjaston tärkeimpänä sisäisen viestinnän kanavana, jos sen kehittämiseen suunnataan työtunteja, voimavaroja ja energiaa. 23
  • 25. 6 Lähteet:  Chu, Heting (2003). Information Representation and Retrieval in the Digital Age. ASIS&T.  Jokela, Timo (2010). Navigoi oikein käytettävyyden vesillä. Opas käytettävyysohjattuun vuorovaikutussuunnitteluun. Väylä-Yhtiöt Oy  Juholin, Elisa (2009a). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.  Juholin, Elisa (2009b). Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. WSOY.  Juholin, Elisa (2010). Arvioi ja paranna. Viestinnän mittaamisen opas. Infor.  Luukkonen, Jussi (2009). Digitaalinen viestintä. Teoksessa Juholin, Elisa (2009): Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.  Rouvari, Ari (2012). Digitaaliset kirjastot ja tietovarannot -kurssin luentomoniste. Helsingin yliopisto / Palmenia.  Säteri, Riitta, Hosiokoski, Tiina (2008). Opas: Sisäisen viestinnän abc. TIedoteDeski Finland Oy. Luettavissa: http://tiedottaja.fi/pdf/sisaisen_viestinnan_abc.pdf  Tietoa järjestelmästä. Helmi. Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä. Luettu 4.6.2012  Taarasti, Riitta (2007). Helsingin kaupunginkirjaston sisäisen viestinnän analyysi. Tarkastelussa kaupunginkirjaston intranetin tila ja kehittämistarpeet. WERCOM – verkkoviestinnän opintokokonaisuus. Helsingin yliopiston viestinnän laitos ja Palmenia 5.5.2007.  Taarasti, Riitta (2008). Näin käytät Kaivoa. Taustaa. Helsingin kaupunginkirjaston käyttöohje Kaivo-intranetissa.  Siukonsaari, Anssi (2002). Yhteisöviestinnän opas. 2. tarkistettu painos. Tietosanoma.  Åberg, Leif (1993). Riemua johtamiseen! Esimiehen viestintäopas. Tietopaketti Oy. 24
  • 26. 7 Liitteet 7.1 Kysymysrunko 1. Mitä toivoisit kirjaston intranetilta? 2. Mitä sinulle tulee mieleen kirjaston Helmistä? 3. Mitä mieltä olet kirjaston Helmistä? 4. Mitä pidät kirjaston Helmin visuaalisesta puolesta? 5. Mihin käytät kirjaston Helmiä? 6. Mitä toivoisit kirjaston Helmiltä? 7. Mitkä ovat kirjaston Helmin hyvät puolet? 8. Mikä on parasta kirjaston Helmissä? 9. Mitkä ovat kirjaston Helmin huonot puolet? 10. Mikä on huonointa kirjaston Helmissä? 11. Mitä parannettavaa Helmissä on mielestäsi? 12. Mitä muuttaisit kirjaston Helmissä? 13. Mikä on tärkeintä tai oleellisinta sisältöä kirjaston Helmissä? 14. Mikä ei ole tärkeää tai oleellista sisältöä kirjaston Helmissä? 15. Onko tiedon hakeminen kirjaston Helmistä helppoa? 16. Mikä vaikeuttaa tiedonhakua kirjaston Helmistä? 17. Mikä helpottaisi tiedonhakua kirjaston Helmistä? 18. Miten itse ratkaisisit kirjaston Helmin tiedonhaun ongelmia? 25