Communiquer

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LA COMMUNICATION
SUR VOTRE ÉVÉNEMENT


IDENTIFIER DES MOYENS

RÉALISER DES ACTIONS



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Elaboration


             d'un plan
      de communication


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Le plan de communication est basé sur
trois actions principales

 Inventaire et classement hiérarchique des
 destinataires...
Élaboration des messages en fonction des
supports de communication :
  communiqué de presse,
  dossier de presse,
  confér...
Planification des étapes,
   mettre en place un « rétro-planning » pour lister
   chaque action,
   • inclure un budget sp...
Il EST ÉGALEMENT
     IMPORTANT…

                            de définir



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Les objectifs de communication

 Ils se définissent à trois niveaux :
   information et notoriété « se faire connaître » ;...
Le positionnement

 Il s'agit de préciser les spécificités de votre
 événement à partir desquelles se construira
 son imag...
Une identité visuelle
 Elle permet de renforcer le message que
 vous souhaitez diffuser, le « ton » est :
   informatif,
 ...
à noter l’importance de

                 créer le visuel
et de réfléchir à l'harmonisation des couleurs,
             de ...
Identification des moyens

 Repérer Les grands médias : La presse, la
 radio, la télévision, le cinéma, internet
 Répondre...
Médias locaux et régionaux

 Il est primordial d'entretenir de bonnes relations,
 régulières avec eux
   et de se constitu...
Il est important de :

 prévenir les médias à temps (en tenant compte de
 leurs délais de quot;bouclagequot;) de la date e...
Et répondre à ces questions :

A quels médias l'adresser ?                     A QUI ?

Combien de temps avant l'événement...
La presse écrite


envoi d’articles de journaux et
                     magazines


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A qui ?
 Principalement au rédacteur en chef et aux
 journalistes en charge de la rubrique culturelle et
 de l'agenda
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Comment ?

 Par courrier ou e-mail




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La Radio




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A qui ?

 aux radios susceptibles de toucher les
 spectateurs potentiels, le public visé

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Quand ?
 En gnéral 2 à 3 semaines avant le spectacle.


Comment ?
 Par courrier, fax ou e-mail.




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La Télévision
               (y compris locale)




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A qui ?
 aux télévisions susceptibles de toucher les
 spectateurs potentiels, le public visé

Quand ?
 En général 2 à 3 se...
Les web-magazines
       sur Internet



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A qui ?
 A la personne quot;contactquot;, rédacteur en chef ou
 cyberjournaliste.


Quand?
 Environ 2 semaines avant l'évé...
Comment ?

 Selon les sites, il faut, soit :

   envoyer le dossier, de préférence par e-mail,
   avec le texte en format ...
Utilisation

          des différents supports
de communication et mise en action



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Réalisation de diverses actions de
communication telles que :


 Rédiger un communiqué de presse ;
 Élaborer un dossier de...
Le communiqué de presse

 Répond au « QQCOQP »

 il doit permettre au journaliste de :
    se faire rapidement une idée du...
Quelles informations y faire figurer ?

 les informations pratiques :
    lieu,
    date,
    horaire
    les coordonnées ...
VISUEL


             COMMUNIQUE DE PRESSE
                 (date de rédaction)

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Quelques conseils pour la forme :
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A qui l'envoyer ?

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Le dossier de presse
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Quelles informations y faire figurer ?

1ere partie : la présentation
   Couverture : titre, dates de l’évènement, nom du
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  2e partie : le développement ;
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Quelques conseils pour la forme :
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A qui l'envoyer ?

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   (également à vos partenaires)

Quand l'envoyer ?
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Les affiches
Il faut définir la quantité et les formats d’affiche en
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Où déposer les affiches ?
  Les différents points d'appui possibles sont
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Quelques conseils
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Quelques pistes
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Quand déposer vos affiches ?


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Les dépliants et les flyers

 Il sont le support de base de tous les envois
 postaux
 Ils peuvent être également
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D’autres actions de communication
 Les relations publiques
   courrier, téléphone, mailings
   réception
 La conférence de...
Conclusion
Avant d’entreprendre vos actions de
communication il est important de bien étudier
et de définir à la fois
  ce...
Sites de référence

  http://www.guidon.asso.fr (communication)
  www.culture.gouv.fr




              odi C tourisme - 1...
MERCI DE VOTRE
              ATTENTION

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Communiquer Sur LéVéNementiel 13 Novembre 2008

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Communiquer Sur LéVéNementiel 13 Novembre 2008

  1. 1. Communiquer Sur l’événementiel odi C tourisme - 13/11/08
  2. 2. LA COMMUNICATION SUR VOTRE ÉVÉNEMENT IDENTIFIER DES MOYENS RÉALISER DES ACTIONS odi C tourisme - 13/11/08
  3. 3. Elaboration d'un plan de communication odi C tourisme - 13/11/08
  4. 4. Le plan de communication est basé sur trois actions principales Inventaire et classement hiérarchique des destinataires : la presse, le public visé, les partenaires, les élus les participants invités, … odi C tourisme - 13/11/08
  5. 5. Élaboration des messages en fonction des supports de communication : communiqué de presse, dossier de presse, conférence de presse, invitation, affiches, flyers… odi C tourisme - 13/11/08
  6. 6. Planification des étapes, mettre en place un « rétro-planning » pour lister chaque action, • inclure un budget spécifique et répartir en fonction des coûts : graphisme ; impression affiches et flyers, encarts publicitaires, diverses réceptions… définir et répartir les tâches entre les membres engagés dans l’action. odi C tourisme - 13/11/08
  7. 7. Il EST ÉGALEMENT IMPORTANT… de définir odi C tourisme - 13/11/08
  8. 8. Les objectifs de communication Ils se définissent à trois niveaux : information et notoriété « se faire connaître » ; objectifs affectifs « se faire aimer » (image ; personnalité forte et attractive) objectifs de comportement « faire agir » (inciter à se déplacer ; déclencher des contacts) odi C tourisme - 13/11/08
  9. 9. Le positionnement Il s'agit de préciser les spécificités de votre événement à partir desquelles se construira son image. odi C tourisme - 13/11/08
  10. 10. Une identité visuelle Elle permet de renforcer le message que vous souhaitez diffuser, le « ton » est : informatif, basé sur l'émotion, humoristique, …. Elle est associée à des contraintes : charte graphique à respecter odi C tourisme - 13/11/08
  11. 11. à noter l’importance de créer le visuel et de réfléchir à l'harmonisation des couleurs, de l'image et du texte pour composer la charte graphique odi C tourisme - 13/11/08
  12. 12. Identification des moyens Repérer Les grands médias : La presse, la radio, la télévision, le cinéma, internet Répondre à deux questions : Quels sont les moyens les plus pertinents pour atteindre les objectifs fixés ? Comment puis-je toucher le public ? odi C tourisme - 13/11/08
  13. 13. Médias locaux et régionaux Il est primordial d'entretenir de bonnes relations, régulières avec eux et de se constituer un fichier Les médias et les supports seront choisis suivant leur qualité informative, leur audience, le public visé les tarifs (en ce qui concerne l'achat d'espace) odi C tourisme - 13/11/08
  14. 14. Il est important de : prévenir les médias à temps (en tenant compte de leurs délais de quot;bouclagequot;) de la date et du contenu des manifestations que l'on organise leur proposer une campagne d'information en plusieurs étapes : sensibilisation, présentation, interview… odi C tourisme - 13/11/08
  15. 15. Et répondre à ces questions : A quels médias l'adresser ? A QUI ? Combien de temps avant l'événement ? QUAND ? Sous quelle forme l'envoyer ? COMMENT ? Quel coût ? COMBIEN ? odi C tourisme - 13/11/08
  16. 16. La presse écrite envoi d’articles de journaux et magazines odi C tourisme - 13/11/08
  17. 17. A qui ? Principalement au rédacteur en chef et aux journalistes en charge de la rubrique culturelle et de l'agenda Quand ? En tenant compte de la périodicité et de la date/heure de bouclage du média prendre contact par téléphone avec les rédactions pour connaître ces délais et amorcer un dialogue de manière à valoriser le spectacle. odi C tourisme - 13/11/08
  18. 18. Comment ? Par courrier ou e-mail odi C tourisme - 13/11/08
  19. 19. La Radio odi C tourisme - 13/11/08
  20. 20. A qui ? aux radios susceptibles de toucher les spectateurs potentiels, le public visé S'adresser au chef de la programmation, au journaliste en charge de la rubrique quot;culturequot; ou à l'animateur de l'émission visée. odi C tourisme - 13/11/08
  21. 21. Quand ? En gnéral 2 à 3 semaines avant le spectacle. Comment ? Par courrier, fax ou e-mail. odi C tourisme - 13/11/08
  22. 22. La Télévision (y compris locale) odi C tourisme - 13/11/08
  23. 23. A qui ? aux télévisions susceptibles de toucher les spectateurs potentiels, le public visé Quand ? En général 2 à 3 semaines avant l'événement. Comment ? Par courrier, fax ou e-mail. odi C tourisme - 13/11/08
  24. 24. Les web-magazines sur Internet odi C tourisme - 13/11/08
  25. 25. A qui ? A la personne quot;contactquot;, rédacteur en chef ou cyberjournaliste. Quand? Environ 2 semaines avant l'événement. odi C tourisme - 13/11/08
  26. 26. Comment ? Selon les sites, il faut, soit : envoyer le dossier, de préférence par e-mail, avec le texte en format rtf ou word, ainsi que les visuels en format jpeg. saisir directement sur le site (formulaire) et envoyer les éventuels visuels par mail. odi C tourisme - 13/11/08
  27. 27. Utilisation des différents supports de communication et mise en action odi C tourisme - 13/11/08
  28. 28. Réalisation de diverses actions de communication telles que : Rédiger un communiqué de presse ; Élaborer un dossier de presse ; Déposer des affiches, Envoyer des flyers, Organiser une conférence de presse ; …. odi C tourisme - 13/11/08
  29. 29. Le communiqué de presse Répond au « QQCOQP » il doit permettre au journaliste de : se faire rapidement une idée du contenu et de l'intérêt de la manifestation, rebondir sur l’information brute et vous contacter pour avoir plus de renseignements odi C tourisme - 13/11/08
  30. 30. Quelles informations y faire figurer ? les informations pratiques : lieu, date, horaire les coordonnées d'une personne quot;contactquot;. odi C tourisme - 13/11/08
  31. 31. VISUEL COMMUNIQUE DE PRESSE (date de rédaction) TITRE 4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : elles répondent aux QQCOQ 10 lignes maximum développent ensuite les idées complémentaires. (P) Contact presse ( nom, téléphone, adresse, mail). odi C tourisme - 13/11/08
  32. 32. Quelques conseils pour la forme : format A4 texte de présentation court un communiqué de presse est en recto. Le journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ; pas de papiers de couleurs vives, utiliser papier à « en-tête » ou papier blanc simple ; utiliser du papier de 90/100 grammes : Ils ont l’avantage de moins se froisser et le document garde une bonne tenue odi C tourisme - 13/11/08
  33. 33. A qui l'envoyer ? à tout les médias généralistes ou spécialisés de la région De préférence « nominativement » ; L'information peut également être insérée dans les bulletins municipaux ou associatifs. odi C tourisme - 13/11/08
  34. 34. Quand l'envoyer ? La date est fonction du sujet et du délai de bouclage votre communiqué peut annoncer l’arrivée d’un dossier de presse, Il peut être suivi d’un coup de fil pour quot;s’assurer de la bonne réceptionquot;. Si le premier communiqué ne donne rien, n’hésitez pas relancer. odi C tourisme - 13/11/08
  35. 35. Le dossier de presse est le document de référence de votre communication c’est un outil de travail pour le journaliste qui va utiliser ce document pour annoncer votre événement, voire réaliser un article ou un reportage Le principe de conception est le même que pour un communiqué : présentation simple mais rigoureuse En général, un dossier de presse se rédige en 2 parties odi C tourisme - 13/11/08
  36. 36. Quelles informations y faire figurer ? 1ere partie : la présentation Couverture : titre, dates de l’évènement, nom du document « dossier de presse » (possibilité de reprendre le visuel de l’évènement) 1ere page : historique de votre structure ; 2e page : note claire et précise d’intention de l’initiateur du projet : votre évènement doit être appréhendé dans sa particularité, son intérêt, sa philosophie. 3e page : les objectifs (passés) et futurs ; odi C tourisme - 13/11/08
  37. 37.   2e partie : le développement ; programme détaillé de l’événement ; biographies des artistes ; prix des places, n°s de renseignements, de réservations, moyens d’accès (si besoin) ; articles de presse (dans le cas d’événement(s) passé(s)) • faciliter la lecture en soulignant les passages importants ; mentionner le nom du média, la date de parution et le nom du journaliste remerciements aux partenaires ; fiche contact odi C tourisme - 13/11/08
  38. 38. Quelques conseils pour la forme : Format A4 Présentation simple uniquement en recto. Faire des paragraphes ; privilégier les phrases courtes : sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée par phrase ; Utiliser les espaces, (une pleine page de texte ne donne pas envie d’être lue) ; Relire à deux en restant attentifs aux dates, n°s de téléphone, orthographe des noms  Relier le document odi C tourisme - 13/11/08
  39. 39. A qui l'envoyer ? Aux destinataires du communiqué de presse (également à vos partenaires) Quand l'envoyer ? En général, entre 15 et 20 jours avant l’événement odi C tourisme - 13/11/08
  40. 40. Les affiches Il faut définir la quantité et les formats d’affiche en fonction des endroits que vous ciblez et de votre budget. Faites une évaluation du coût de chaque moyen de communication employé. Ce coût doit être justifié par des éléments tels que : le format, le coût unitaire, le nombre de parutions, coût de fabrication. Il existe plusieurs formats d'affiches : 30 x 40 cm, 40 x 60 cm, 60 x 80 cm, 80 x 120 cm 4x3m odi C tourisme - 13/11/08
  41. 41. Où déposer les affiches ? Les différents points d'appui possibles sont essentiellement : chez les commerçants, sur les panneaux municipaux sur colonnes quot; Morris quot; en zone urbaine pour format 80 x 120 odi C tourisme - 13/11/08
  42. 42. Quelques conseils ne pas coller plus de 3-4 affiches à la fois, l'affichage dans la commune doit se limiter aux espaces aménagés sinon votre Association peut être condamnée pour affichage sauvage et devoir indemniser la commune du coût des travaux de remise en état des lieux dégradés, votre Association peut également louer des espaces publicitaires à des sociétés privées. odi C tourisme - 13/11/08
  43. 43. Quelques pistes faire un appel à projets auprès d’écoles de design, d’Instituts de Communication ou d’assos d’écoles de graphisme pour trouver un visuel et une affiche Anticiper les différentes possibilités de communication, telles que les affiches dans les abribus (dont l’impression est parfois prise en charge par les sociétés de transport) qui sont des partenariats à fixer 5-6 mois à l’avance odi C tourisme - 13/11/08
  44. 44. Quand déposer vos affiches ? l'affichage doit être en place au plus tard huit jours avant votre événement. odi C tourisme - 13/11/08
  45. 45. Les dépliants et les flyers Il sont le support de base de tous les envois postaux Ils peuvent être également distribués de la main à la main, avec un échange personnalisé, • à la sortie d'autres spectacles, • lors de foires ou de marchés. mis en dépôt chez les commerçants, dans les Mairies, les bibliothèques… odi C tourisme - 13/11/08
  46. 46. D’autres actions de communication Les relations publiques courrier, téléphone, mailings réception La conférence de presse c'est une rencontre programmée entre l'organisateur, les artistes impliqués dans la mesure du possible et des journalistes odi C tourisme - 13/11/08
  47. 47. Conclusion Avant d’entreprendre vos actions de communication il est important de bien étudier et de définir à la fois ce que vous voulez faire connaître, les publics ciblés, les moyens repérés. les actions choisies, l’évaluation des coûts ; mais aussi les résultats que vous escomptez et le mode d’évaluation des retombées, odi C tourisme - 13/11/08
  48. 48. Sites de référence http://www.guidon.asso.fr (communication) www.culture.gouv.fr odi C tourisme - 13/11/08
  49. 49. MERCI DE VOTRE ATTENTION Chantal Couralet odi.c-tourisme@orange.fr   06 33 96 72 42 odi C tourisme - 13/11/08

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