COORDONNER      votre                  événementielodi.C tourisme07 octobre 2010
Assurer la coordinationpour la mise en œuvre de votre plan d’actions est une base de réussite   dans l’organisation de vot...
PLANIFIER LES ÉTAPES DE        VOTRE PROJET    Dans l’organisation de votre événement il est    essentiel d’en décliner to...
Á NOTER Il es important d’ajuster son rétro-planning et                    sa chek-list        au type de manifestation en...
Á titre d’exemple                  Rétro-planning et chek-list :                  les étapes quasi – communes             ...
Définition objectifs, public(s)                  ciblé(s)                  Choix date(s) et liste de(s) lieux,            ...
Choix de la programmation                  Choix visuel de l’événement et                  composition charte graphique   ...
Réunion et mise en place des pôles                  administratif, sécurité, communication                  Démarches (aut...
Contact « point de vente » (billetterie)                  Contact imprimerie (devis affiches,                  billets, tr...
Prévenir assurance + contrat ou avenant                  Envoi de communiqué de presse                  Contrats (artistes...
Premier collage et dépôt d’affiches                  Prévenir SACEM                  Envoi invitations (financeurs…)      ...
Actions médiatiques :(jeu concours avec                  radio pour faire gagner des places)    J - 20                  En...
1er Tractage et contrôle affichage                  Point avec l’équipe de base + bénévoles                  et planning r...
Second tractage et vérification affichage                  Vérification venue presse/médias    J-5           - nouvel arti...
Briefing de l’équipe                  Coordination équipes                  Contrôle des tâches du rétro planning         ...
Rapide briefing équipes                  Accueil artistes, techniciens, sécurité….                  Installation matériel,...
Mise en place « point de vente »                  Accueil artistes    Jour J                  Accueil presse              ...
LE JOUR J         Il est important de procéder, en amont,           à la répartition des tâches du JOUR J.             Pou...
La méthode du QQCOQP         Il est important de procéder, en amont,           à la répartition des tâches du JOUR J.     ...
Quelques questions de l’éventail    QUI :      est concerné par le sujet ?    QUOI :     quelle est l’idée principale ?   ...
Etat des lieux (salle, terrain…)          Vérification matériel et restitution          Débriefing avec l’équipe, bilan de...
Lors du bilan de votre événementiel                  Il est importantodi.C tourisme07 octobre 2010
D’analyser les retombées presse      Constituer un press-book :       – Quelle que soit l’envergure de l’opération de     ...
De définir des outils de mesure   Évaluer    – fréquentation, profil, satisfaction…       • Public,    – satisfaction, éco...
Quelques exemples :   Quel type de public ?    – origine géographique, âge, catégorie socio-      professionnelle…   Quel ...
LES ENQUÊTES                  Un outil de mesure                             efficaceodi.C tourisme07 octobre 2010
Garder toujours à l’esprit l’(les) objectif (s)mais également le dépouillement : – les questions permettront-elles d’obten...
La connaissance des retombéesapporteront :  – Une donnée qualitative (ton des critiques de    presse, satisfaction public…...
Par la prise en compte des différents  indicateurs liés aux    –   Médias,    –   Publics,    –   Acteurs locaux,    –   P...
MERCI                  DE VOTRE                  ATTENTION                        Chantal Couraletodi.C tourisme07 octobre...
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Odic tourisme - Chantal Couralet : Coordination d'événementiel (formation MOPA)

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Odic tourisme - Chantal Couralet : Coordination d'événementiel (formation MOPA)

  1. 1. COORDONNER votre événementielodi.C tourisme07 octobre 2010
  2. 2. Assurer la coordinationpour la mise en œuvre de votre plan d’actions est une base de réussite dans l’organisation de votre événementiel odi.C tourisme 07 octobre 2010
  3. 3. PLANIFIER LES ÉTAPES DE VOTRE PROJET Dans l’organisation de votre événement il est essentiel d’en décliner toutes les phases pour mieux les piloter. Pour aider à cette réalisation le rétro-planning est un outil adapté auquel il est utile d’associer une check-list permettant le contrôle des actions définiesodi.C tourisme07 octobre 2010
  4. 4. Á NOTER Il es important d’ajuster son rétro-planning et sa chek-list au type de manifestation envisagé.odi.C tourisme07 octobre 2010
  5. 5. Á titre d’exemple Rétro-planning et chek-list : les étapes quasi – communes à toute organisation d’un événementodi.C tourisme07 octobre 2010
  6. 6. Définition objectifs, public(s) ciblé(s) Choix date(s) et liste de(s) lieux, des thèmes et des artistes J - 180 Recherche aides, subventions Budget prévisionnel Recherche de bénévoles pour constitution d’équipesodi.C tourisme07 octobre 2010
  7. 7. Choix de la programmation Choix visuel de l’événement et composition charte graphique J - 90 Préparation documents (tracts, affiches) avec le visuel Recherche de partenariats, de sponsorsodi.C tourisme07 octobre 2010
  8. 8. Réunion et mise en place des pôles administratif, sécurité, communication Démarches (autorisation Mairie, Préfecture…) J - 60 Démarches sécurité (Pompiers, Gendarmerie, Croix Rouge…) Recherche hébergements artistes…et demande devis nuitées + restauration Évaluation besoins matériels + demande devis et demande de prêtodi.C tourisme07 octobre 2010
  9. 9. Contact « point de vente » (billetterie) Contact imprimerie (devis affiches, billets, tracts) J - 45 Constitution fichiers médias + plan de communication Récupération logos partenaires + invitation (relations publiques)odi.C tourisme07 octobre 2010
  10. 10. Prévenir assurance + contrat ou avenant Envoi de communiqué de presse Contrats (artistes, matériel…) J - 30 Réunion avec partenaires + pot « bon à tirer » à l’imprimeur Mise en place « point de vente » billets Logistique artistes/intervenantsodi.C tourisme07 octobre 2010
  11. 11. Premier collage et dépôt d’affiches Prévenir SACEM Envoi invitations (financeurs…) Préparation des badges (équipe, artistes, J - 20 techniciens…) Elaboration du questionnaire (outil de mesure) Envoi de plan d’accès (itinéraire) + fiche infos (hôtel, horaires) artistes/intervodi.C tourisme07 octobre 2010
  12. 12. Actions médiatiques :(jeu concours avec radio pour faire gagner des places) J - 20 Envoi du dossier de presse Comptage billetterie avec « points de vente »odi.C tourisme07 octobre 2010
  13. 13. 1er Tractage et contrôle affichage Point avec l’équipe de base + bénévoles et planning répartition des tâches J - 10 Vérification réceptions dossier presse Calendrier interview 2e Comptage avec « points de vente »odi.C tourisme07 octobre 2010
  14. 14. Second tractage et vérification affichage Vérification venue presse/médias J-5 - nouvel article + passage radio Récupération dons pour lots (commerçants)odi.C tourisme07 octobre 2010
  15. 15. Briefing de l’équipe Coordination équipes Contrôle des tâches du rétro planning Reconnaissance du parcours J-1 Mise en place de la signalisation Récupération arrêtés municipaux Vérification des lieux (salles exploitées) Livraison, vérification matérielodi.C tourisme07 octobre 2010
  16. 16. Rapide briefing équipes Accueil artistes, techniciens, sécurité…. Installation matériel, vigilance des accès secondaires, issues de secours…. Jour J Vérification des barrières de sécurité Mise en place des Arrêtés (fermeture de rues) Vérification du stationnement extérieur Préparation caisses pour diverses ventesodi.C tourisme07 octobre 2010
  17. 17. Mise en place « point de vente » Accueil artistes Jour J Accueil presse Accueil publicodi.C tourisme07 octobre 2010
  18. 18. LE JOUR J Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J. Pour en faciliter la réalisation : tout simplement un éventail de questions à se poser pour établir un véritable échange avec l’équipe et éviter les oublis, les erreurs…odi.C tourisme07 octobre 2010
  19. 19. La méthode du QQCOQP Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J. Pour en faciliter la réalisation : tout simplement un éventail de questions à se poser pour établir un véritable échange avec l’équipe et éviter les oublis, les erreurs…odi.C tourisme07 octobre 2010
  20. 20. Quelques questions de l’éventail QUI : est concerné par le sujet ? QUOI : quelle est l’idée principale ? COMMENT : dans quelles circonstances ? O : cela se passe t il ? QUAND : cela se produit il ? POURQUOI : pour quelles raisons ?odi.C tourisme07 octobre 2010
  21. 21. Etat des lieux (salle, terrain…) Vérification matériel et restitution Débriefing avec l’équipe, bilan de l’opération (points forts/faibles) Récupération des articles de presseetl’après Dépouillement et analyse des enquêtes Planifier une réunion et pot de remerciements pour les partenaires et les bénévoles Envoyer bordereau Sacem
  22. 22. Lors du bilan de votre événementiel Il est importantodi.C tourisme07 octobre 2010
  23. 23. D’analyser les retombées presse Constituer un press-book : – Quelle que soit l’envergure de l’opération de relations-presse, il est important d’en conserver la trace. – Pour ce faire un recueil de coupures de presse, référencées et datées, est constitué. – A court terme, c’est un bon indicateur des retombées de l’opération et permet, à moyen terme, d’apprécier l’efficacité de telle ou telle action, de confirmer ou de changer sa politique globale de communication. – En ce qui concerne le long terme le press-book est une excellente mémoire du programmeodi.C tourisme07 octobre 2010
  24. 24. De définir des outils de mesure Évaluer – fréquentation, profil, satisfaction… • Public, – satisfaction, économie, • Acteurs locaux – …. Se poser la question : « que m’importe t-il de connaître ?»odi.C tourisme07 octobre 2010
  25. 25. Quelques exemples : Quel type de public ? – origine géographique, âge, catégorie socio- professionnelle… Quel est l’animation/activité préférée ? – animation de rue, expo… Quel hébergement choisi ? – hôtel, gîte, famille…odi.C tourisme07 octobre 2010
  26. 26. LES ENQUÊTES Un outil de mesure efficaceodi.C tourisme07 octobre 2010
  27. 27. Garder toujours à l’esprit l’(les) objectif (s)mais également le dépouillement : – les questions permettront-elles d’obtenir des données exploitables ?odi.C tourisme07 octobre 2010
  28. 28. La connaissance des retombéesapporteront : – Une donnée qualitative (ton des critiques de presse, satisfaction public…) – Une donnée quantitative (fréquentation à l’événementiel et aux diverses activités…) – Une donnée économique (vente de prestations directement liées à l’événementiel ou associée aux acteurs locaux…)odi.C tourisme07 octobre 2010
  29. 29. Par la prise en compte des différents indicateurs liés aux – Médias, – Publics, – Acteurs locaux, – Partenaires – … Dépendra en majeure partie, la pérennisation de votre événement.odi.C tourisme07 octobre 2010
  30. 30. MERCI DE VOTRE ATTENTION Chantal Couraletodi.C tourisme07 octobre 2010

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