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S'organiser au travail : outils personnels

Présentation réalisée pour une formation : "l'organisation personnelle au travail > mieux s'organiser pour travailler plus sereinement". Gérer ses mails, faire des to do lists efficaces, gérer son temps ...

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L’ORGANISATION
PERSONNELLE AU
TRAVAIL > MIEUX
S’ORGANISER POUR
TRAVAILLER PLUS
SEREINEMENT
25/26 Janvier 2018
Malvina Artheau
www.malvina-artheau.org
Usages existants
Mails – to do lists – prise de notes –
gestion du temps
Malvina ARTHEAU
Pistes
d’amélioration
Mails – to do lists – prise de notes –
gestion du temps
Malvina ARTHEAU
Mails: bonnes pratiques
1. C’est vous qui envoyez, c’est à vous de faciliter le traitement
2. Réponse courte – réponse qui tarde : ne le prenez pas mal
3. Soyons clair·e·s
Sujet clair, des catégories pour le statut [info], [pour action@, [non prioritaire].
Un mail de plus de 5 lignes, la première doit donner les raisons du mail.
Si vous répondez en changeant de sujet : changez l’objet du mail
4. Evitons les questions ouvertes
“Comment puis-je aider?" VS “Puis-je aider en a) passant un
coup de fil b) organisant une réunion ou c) ne m’en mêlant pas?!"
5. Utilisons CC avec parcimonie & « répondre à tous »
n’est pas notre ami!
6. Les longues conversations peuvent être réduites
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7. EOM & NNTR
8. Déconnectons-nous !
Source : https://www.emailcharter.orgMalvina ARTHEAU
Mails: classer - supprimer
1. Des tags pour les projets en cours,
pour les routines
2. Des dossiers pour les archives
3. Prévoir du temps pour
supprimer/nettoyer (i.e tag « supprimable en 2019 »)
Malvina ARTHEAU
Mails: le bon moment
1. Désactiver les notifications
2. Choisir les moments pour consulter
ses mails : pas plus d’une fois par
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3. Consulter sa boite mail N’EST PAS la
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  • 1. L’ORGANISATION PERSONNELLE AU TRAVAIL > MIEUX S’ORGANISER POUR TRAVAILLER PLUS SEREINEMENT 25/26 Janvier 2018 Malvina Artheau www.malvina-artheau.org
  • 2. Usages existants Mails – to do lists – prise de notes – gestion du temps Malvina ARTHEAU
  • 3. Pistes d’amélioration Mails – to do lists – prise de notes – gestion du temps Malvina ARTHEAU
  • 4. Mails: bonnes pratiques 1. C’est vous qui envoyez, c’est à vous de faciliter le traitement 2. Réponse courte – réponse qui tarde : ne le prenez pas mal 3. Soyons clair·e·s Sujet clair, des catégories pour le statut [info], [pour action@, [non prioritaire]. Un mail de plus de 5 lignes, la première doit donner les raisons du mail. Si vous répondez en changeant de sujet : changez l’objet du mail 4. Evitons les questions ouvertes “Comment puis-je aider?" VS “Puis-je aider en a) passant un coup de fil b) organisant une réunion ou c) ne m’en mêlant pas?!" 5. Utilisons CC avec parcimonie & « répondre à tous » n’est pas notre ami! 6. Les longues conversations peuvent être réduites ou synthétisées 7. EOM & NNTR 8. Déconnectons-nous ! Source : https://www.emailcharter.orgMalvina ARTHEAU
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  • 6. Mails: le bon moment 1. Désactiver les notifications 2. Choisir les moments pour consulter ses mails : pas plus d’une fois par heure. 3. Consulter sa boite mail N’EST PAS la dernière chose à faire avant de quitter le bureau Malvina ARTHEAU
  • 7. To Do Lists : généralités 1. Affecter une durée pour chaque liste : à faire dans la journée, dans la semaine, dans le mois… à faire un jour 2. Différencier « tâche » et « objectif » : les listes sont pour les « tâches », il suffit de lire la liste pour savoir ce que l’on a à faire 3. Tester différents supports/formats pour différents types de listes Malvina ARTHEAU
  • 8. To Do Lists : exemples Journée Mois A faire un jour Malvina ARTHEAU
  • 9. To Do Lists 1. Affecter une durée pour chaque liste : à faire dans la journée, dans la semaine, dans le mois… à faire un jour 2. Différencier « tâche » et « objectif » : les listes sont pour les « tâche », il suffit de lire la liste pour savoir ce que l’on a à faire 3. Tester différents supports/formats pour différents types de listes Malvina ARTHEAU
  • 10. Adapté de https://nicolasberetti.com/ressources/la-to-do-list-la-plus- simple-et-la-plus-efficace-du-monde/ To Do Lists : journée 1. Lister toutes les tâches que l’on voudrait faire dans la journée de façon précise, y compris personnelles, y compris agréables. Pour les tâches prenant plusieurs jours, préciser la partie que l’on souhaite réaliser 2. Une feuille A4 pliée en 4 3. UNE tâche prioritaire : celle dont on sera fièr·e le soir en rentrant, celle qui nous fait le plus peur 4. TROIS à CINQ tâches secondaires : les plus urgentes, les plus importantes 5. Préparer sa to do la veille pour le lendemain Malvina ARTHEAU
  • 11. To Do Lists : mois 1. En début de période : lister l’ensemble des choses à faire y compris personnelles, y compris agréables 2. Répartir les tâches sur une matrice d’Eisenhower 3. Réfléchir à ce que l’on peut déléguer (collègues, responsables, étudiant·e·s, enfants, conjoint·e·s, etc.) 4. Réfléchir à ce qui ne mérite pas qu’on n’y passe trop de temps, qui n’a pas besoin d’être parfait 5. Rédiger sa liste par ordre de priorité Malvina ARTHEAU
  • 12. To Do Lists : Kanban A FAIRE EN COURS FAIT Malvina ARTHEAU
  • 13. Prise de note : Collaborer https://mensuel.framapad.org Framapad Malvina ARTHEAU
  • 14. Gérer son temps 1. Plus on a de choses à faire, plus il faut accepter de « perdre » du temps pour planifier 2. Se fixer des durées pour chaque tâche et les écrire 3. Définir des temps de non- disponibilité (débrancher le téléphone – fermer sa messagerie – accrocher un panneau sur sa porte) 4. Se forcer à faire des bilans réguliers Malvina ARTHEAU
  • 15. Gérer son temps : Pomodoro Pour une séquence de travail de 2h : 1. Décider de la tâche à effectuer 2. Régler un minuteur sur 25 min 3. Travailler sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne, sans interruption (mails, téléphone etc.) 4. Prendre une courte pause - 5 min 5.Répéter ce cycle 4 fois et terminer par une pause plus longue - 15 min IMPORTANT : se forcer à terminer la tâche prévue dans le temps impartit Malvina ARTHEAU
  • 16. Ça ne mange pas de pain … 1. « Classeur magique » : pour y ranger ces documents dont a besoin régulièrement mais pas souvent 2. Dates de péremption : pour supprimer/ jeter rapidement et sans états d’âme 3. Quelques rituels : pour mettre son cerveau en condition 4. Partager ses trucs et astuces d’organisation sans complexes : pour que les autres nous disent aussi ce qui fonctionne pour eux Malvina ARTHEAU
  • 17. Et surtout, n’oublions pas de respirer … 25/26 Janvier 2018 Malvina Artheau www.malvina-artheau.org