Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

Optimisation du fonctionnement drhj marie caroline taillat

104 vues

Publié le

Marie Caroline TAILLAT
DRH

Publié dans : Business
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Optimisation du fonctionnement drhj marie caroline taillat

  1. 1. DRHJ - 121206 1 DRHJ:Caprentrée2012 Marie-Caroline TAILLAT DRH ------------ CAP rentrée 2012 Principales conclusions Direction des Ressources Humaines et Juridiques Document validé
  2. 2. Rappel sur les enjeux de notre projet « Cap rentrée 2012 » 1. Faire un recensement exhaustif de nos activités pour : ➢ Supprimer les doublons ➢ Identifier ce qui n’est pas couvert ➢ Valider les responsabilités ➢ Traiter les interfaces 2. Optimiser nos fonctionnements au sein de la DRHJ, pour : ➢ Fiabiliser le fonctionnement général ➢ Améliorer les délais et qualité de réponse à nos clients internes ➢ Avoir une organisation lisible et compréhensible par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise 3. Avoir une équipe forte et solidaire au service de l’entreprise, ce qui nous impose : ➢ D’avoir des « règles du jeu » internes claires et partagées, ➢ De comprendre et intégrer les priorités et contraintes mutuelles DRHJ - 121206 2 DRHJ:Caprentrée2012
  3. 3. Principes retenus 1. Recentrer sur le cœur de métier de chacun 2. Supprimer les interférences entre activités pour avoir • Une responsabilité identifiée et identifiable • Un minimum d’intervenants sur un même dossier • Une organisation lisible et communicable dans l’entreprise • Une gestion des dossiers plus rapide et plus facile 3. Rationnaliser les interfaces • Le rôle de responsable ou de contributeur a été clairement identifié 4. Définir des règles du jeu de fonctionnement général DRHJ - 121206 3 DRHJ:Caprentrée2012
  4. 4. Activités RH - DRHJ - 121206 4 DRHJ:Caprentrée2012 Mission : Assurer et sécuriser la paie, la gestion et l’administration du personnel, dans une logique de contrôle de gestion sociale A développer : - mise en œuvre et le suivi des accords, - le budget, - les études et analyses, - la rationalisation de l’archivage, - l’ouverture et la prise de recul, - les outils appropriés Mission : Gérer, optimiser et sécuriser le processus de recrutement et de mobilité Mission : Optimiser le budget de formation, et construire et mettre en œuvre le plan de formation Mission : Optimiser et sécuriser le référentiel métiers et les trajectoires professionnelles GGAP A développer : - les viviers, - les relations écoles et associations, - les formes alternatives d’emploi,, - l’ouverture et la prise de recul, - les outils appropriés A développer : - l’intégration de la politique emploi, - une projection pluri annuelle, - une évaluation des actions, - l’ouverture et la prise de recul, - les outils appropriés A développer : - la construction et la gestion des parcours professionnels (passerelles, compétences …), - la gestion des fins de carrière, - le benchmarking, - l’ouverture et la prise de recul, - les outils appropriés Recrutement Formation Développement RH
  5. 5. Activités RH - DRHJ - 121206 5 DRHJ:Caprentrée2012 Mission : Sécuriser la mise en œuvre de la DASC en pilotant l’évaluation et le reporting, gérer des projets RH transverses A développer : - structuration de la démarche, - sécurisation du planning et du reporting, - mise en place d’alertes et de propositions - Propositions sur les projets transverses Mission : Assurer l’assistanat de la Directrice RHJ, la coordination au sein de l’équipe, la gestion de dossiers spécifiques Gestion de projets RH A développer : - l’organisation et le suivi de l’assistanat de la directrice des ressources humaines & juridiques, - la circulation de l’information, - la prise de recul , - les outils appropriés Assistanat de la DRHJ
  6. 6. GAP ce qui va changer Activités reprises sous la responsabilité de GAP : • Traitement des augmentations individuelles  intégration des décisions d’augmentation & études • IRP : heures et frais de délégation, formation syndicale  attente de la procédure et de l’accord • Maladies professionnelles et handicap (saisie et suivi des échéances par GAP) • DIF  voir pour une automatisation entre INSER et la paie • Refinancement des contrats aidés  quelle que soit l’aide • AT : la reprise du suivi des AT est lié à la sous- traitance du scan (dégager du temps) Conséquences pour les autres activités de la DRHJ : • Le Développement RH gère la partie du processus « augmentations individuelles » jusqu’aux décisions • Contrôle par le Juridique (procédure d’exercice du droit syndical en cours, révision de l’accord sur l’exercice du droit syndical pour mars 2013) • Déclaration handicapés par l’assistanat RH (inchangé) • Le Développement RH n’intervient plus • Plus d’intervention d’autres services, mais information à transmettre au service paie dès conclusion du contrat • À coordonner avec le Développement RH avant bascule complète - DRHJ - 121206 6 DRHJ:Caprentrée2012 Etude de faisabilité à lancer : • Faire sous-traiter le scan de tous les éléments de dossiers pour dégager du temps sur les autres activités A prendre en charge : • , suivi des accords, regroupement de toutes les parties d’un dossier collaborateur
  7. 7. Recrutement & Mobilité  ce qui va changer Activités reprises sous la responsabilité du service recrutement & mobilité : • Exploitation des différents entretiens (partie mobilité des EAA, documents ACS …) • Pilotage du processus « recrutement & Mobilité »  audits, ajustements , communication… • Etre destinataire de toutes les fiches mouvement Conséquences pour les autres activités de la DRHJ : • Les responsables d’activité concernés sont contributeurs et transmettent les documents – les entretiens sont gérés par le service recrutement & mobilité • Le responsable de la mise en circulation de fiches mouvement transmet systématiquement une copie au service recrutement & mobilité - DRHJ - 121206 7 DRHJ:Caprentrée2012 Analyser la pertinence : • Cellule mobilité A supprimer : • Passation de marchés A prendre en charge : • L’ouverture sur l’extérieur, les contacts écoles ou associations, le suivi de la législation (notamment sur les formes alternatives d’emploi)
  8. 8. Formation  ce qui va changer - DRHJ - 121206 8 DRHJ:Caprentrée2012 Proposition à valider : • A reprendre par chaque direction  l’organisation et le suivi de la facturation des séminaires, informations, colloques … hors plan de formation • A reprendre par la direction générale  l’administratif du suivi de la ligne budgétaire sur les adhésions (budget à la DG) A supprimer : • Passation de marchés, intégration au bilan de formation des journées de séminaires et colloques gérés hors plan A étudier pour optimiser l’activité : •Allocation du temps de l’équipe sur les différentes missions et réorganisation suite aux derniersmouvements de personnel •Renfort administratif Activités à développer par le service formation : •Plan de formation qualitatif •Suivi de l’efficacité des actions de formation évaluation à chaud et à froid •Évaluation des prestataires
  9. 9. Développement RH  ce qui va changer Activités reprises sous la responsabilité du service développement RH : • Faire vivre le référentiel métiers (ajustements, fiches de poste, délégations, cohérence générale …) • Construction et gestion des parcours professionnels • Validation des fiches de poste Conséquences pour les autres activités de la DRHJ : •Pour action par les services opérationnels concernés (notamment la formation) •Le service recrutement valide la fiche de poste du manager avec le développement RH - DRHJ - 121206 9 DRHJ:Caprentrée2012 Analyser la pertinence : • Cellule mobilité A supprimer : • Passation de marchés, traitement des AT, interventions sur des dossiers divers A prendre en charge : • Prospective et benchmarking • Garantir une classification pertinente en fonction la stratégie et de l’évolution de l’entreprise (référentiel de postes, fiches de poste, grille de rémunération et délégations) • Gestion des fins de carrière
  10. 10. Assistanat RH  ce qui va changer Activités reprises sous la responsabilité de l’assistante de la directrice des ressources humaines & juridiques : • Fiches mensuelles cadre pour l’ensemble de la DRHJ • Contrôle de l’application de la procédure et à terme de l’accord sur l’exercice du droit syndical • Passation des marchés Conséquences pour les autres activités de la DRHJ : • Transmission des données • Transmission des données mensuelles par le service GAP • En amont  Transmettre les éléments nécessaires à la passation du marché En aval  Suivi et respect du marché passé par chaque responsable de l’activité concerné - DRHJ - 121206 10 DRHJ:Caprentrée2012 Proposition à valider : • Transfert du suivi des heures de délégation au service GAP lorsque la procédure et l’accord seront entré en vigueur A supprimer : • Traitement des AT, heures de délégation (à terme) A prendre en charge : • Organisation des réunions de service • Coordination et communication au sein de la DRHJ
  11. 11. Gestion de projets RH  ce qui va changer • Gestion générale du projet de sécurisation de la mise en œuvre de la DASC (assurer le reporting global au comité de suivi, être le garant du planning, présenter des synthèses globales sur l’évaluation de la démarche …) • Suivi et analyse (coordination des 9 chantiers, appui méthodologique aux pilotes, reporting au comité de suivi, alertes, propositions d’ajustement …) • Pilotage des chantiers RH (constitution de groupes de travail, propositions …) • Gestion de dossiers RH transverses : « séniors » et « santé & bien-être au travail » pour 2012-2013 Conséquences pour les autres activités de la DRHJ : • Sortie de la phase projet  chaque responsable opérationnel reprend l’opérationnel de son secteur d’activité • Les différents services (y compris hors DRHJ, sont contributeurs) • Les différents services (y compris hors DRHJ, sont contributeurs) • Les différents services (y compris hors DRHJ, sont contributeurs - DRHJ - 121206 11 DRHJ:Caprentrée2012
  12. 12. Règles du jeu au sein de l’équipe DRHJ - DRHJ - 121206 12 DRHJ:Caprentrée2012 1. Performance • Anticiper et être force de proposition • Mettre en place une veille sur son périmètre de responsabilité et savoir alerter • Avoir un degré d’exigence pour soi et ses équipes • Etre exemplaire 2. Collaboration et solidarité • Respecter le périmètre de chacun • Ne pas répondre ou ne pas prendre d’engagement sur le périmètre de responsabilité de ses collègues • Etre solidaires face au management et au reste de l’entreprise • Partager l’information 3. Confidentialité • Garder la confidentialité sur tout ce qui peut être porté à votre connaissance • Rester neutre et garder de la distance sur les personnes et les situations avec toute personne extérieure à la DRHJ • Garder la confidentialité sur tout ce qui se dit ou se fait à l’intérieur de la DRHJ
  13. 13. GAP - DRHJ - 121206 13 DRHJ:Caprentrée2012 Interface avec A supprimer A recentrer ou à répartir A ajouter Activité formation • DIF  calculs des plafonds, des droits à transmettre en direct (se fait en automatique dans ARCOLE) Activité recrutement • Fiche mouvement clarifiée Activité développement RH • Recouvrements • Responsabilité du traitement des augmentations individuelles Assistanat RH • Traitement des fiches mensuelles cadres DRHJ • Heures de délégation : informatisation du suivi dans la paie OPAC • Traitement du contentieux avec loyers des agents de résidence logés par le service contentieux (pas le métier de la paie) • AT : rassembler toutes les parties du dossier + saisie dans ANAEL par la paie • Maladie professionnelle : recentrage sur GAP avec saisie dans la paie • Handicap : recentrer sur GAP pour un suivi des dates de fin de prise en charge DRHJ • Partager les informations pour une meilleure anticipation Activité Paie & administration du personnel • le travail de scan pour la GED • Meilleure gestion des ressources • Revoir organisation du Pôle paie • Refinancement des contrats aidés • Suivi des accords • Regroupement de tous les dossiers d’un même collaborateur (paie, juridique, formation, recrutement …), au moins avant archivage
  14. 14. Recrutement - DRHJ - 121206 14 DRHJ:Caprentrée2012 Interface avec A supprimer A recentrer ou à répartir A ajouter Activité Formation • Partager le tableau de suivi contrats pro, … Activité Administration Paie • Fiche mouvement clarifiée • Recevoir systématiquement la fiche mouvement (entrée, départ, mutation) Activité Développement RH • Recentrer l’exploitation des EAA sur le plan des mobilités • Bilans de compétences • Validation des fiches de postes • Avoir en direct les entretiens sur demandes de mobilité Entreprise • Cellule mobilité ? • DRHJ • ne plus intervenir sur les marchés • Centraliser les marchés • Partager les informations pour une meilleure anticipation Activité recrutement • Suivi et gestion des outils informatiques dédiés au recrutement • Suivi et gestion du process recrutement / mobilité
  15. 15. Formation - DRHJ - 121206 15 DRHJ:Caprentrée2012 Interface avec A supprimer A recentrer ou à répartir A ajouter Activité Paie • DIF  transmission du réel consommé Activité Formation • Partager le tableau de suivi contrats pro, … Activité Développement RH • DIF  tableau des droits DIF • CIF : qui fait quoi ? Entreprise • Organisation (billetterie, hôtels …) et suivi de la facturation pour des séminaires hors plan et budget de formation • Intégration de ces journées au bilan de formation • suivi de la ligne budgétaire sur les adhésions « clubs » (budget à la DG & administratif à la formation) DRHJ • partager les informations pour une meilleure anticipation Activité formation • Suivi et gestion des outils informatiques dédiés à la formation • Elaboration du plan de formation • Alléger la gestion administrative des dossiers formation (Uniformation) • Allocation du temps de l’équipe en fonction des différentes missions (accueil, déjeuners, administratif, ouverture vers l’extérieur, sélection et évaluation des fournisseurs, politique et plan …) • Politique formation • Suivi qualitatif des actions (process et évaluation)
  16. 16. Développement RH - DRHJ - 121206 16 DRHJ:Caprentrée2012 Interface avec A supprimer A recentrer ou à répartir A ajouter Activité administration paie • • Traitement des augmentations individuelles • Traitement des AT • Activité recrutement • EAA mobilité • Validation des fiches de poste • Activité formation • DIF • Bilans de compétences • DRHJ • Dossier AT • Appui dans tous les services de la DRHJ • Intervention sur l’ensemble des outils informatiques de la DRHJ • Participation à la cellule mobilité ? • Partager les informations pour une meilleure anticipation • Activité Devt RH • • Recentrer sur référentiel, trajectoires, passerelles, prospective, benchmarking • Regrouper tous les éléments du dossier d’un même collaborateur • Analyses liées aux salaires
  17. 17. Assistanat RH - DRHJ - 121206 17 DRHJ:Caprentrée2012 Interface avec A supprimer A recentrer ou à répartir A ajouter Activité développement RH • Traitement des AT • Activité administration Paie • Délégation : pas de suivi complet (heures, frais, par élu, par organisation, par secteur …) – à coordonner • Centralisation des fiches mensuelles cadres DRHJ DRHJ • AT : rassemble toutes les parties du dossier + saisie dans ANAEL possible par la paie • Handicap : valider ce qui doit rester (déclaration ?) et ce qui est traité par GAP • Formation syndicale + heures de délégation : information aux correspondants chronos et archivage dans dossier du collaborateur • RTT : décliner par l’intermédiaire des assistantes de direction, d’agence … ce qui responsabilise localement Activité assistanat DRHJ • Regrouper tous les éléments du dossier d’un même collaborateur • Faire l’ensemble des marchés pour un suivi global et maîtrisé au niveau de la DRHJ • Préparation des réunions de service pour une meilleure circulation de l’information (collecte des infos, comptes- rendus, agenda, rappel des échéances …)
  18. 18. Marie-Caroline TAILLAT - DRH MAXEMFormation-OPACdu Rhône-DRHJ-121206 18

×