uitleg van het ACCESS CLIENTDOSSIER gerelateerd aan een WORD-INTAKEFORMULIER EN FACTUUR. tbv therapeuten

1. de encyclopedie voor het naslaan van alle belangrijke (klant- en financiële) gegevens.
T.B.V. HET PROGRAMMA VOOR THERAPEUTEN
GALENA PRAKTIJK
Opgesteld door B.O.S.S., Marijke Barkey
The key to a perfect fit program

2. Als je gebruik maakt van de Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK
wordt ieder stukje belangrijke informatie automatisch geregistreerd
in de database/cliëntdossier.
Zelfs na jaren, vind je informatie eenvoudig en snel terug.
HOE WERKT HET? EN HOE GA JE ER MEE OM?
Een kleine “cursus”.

3. Een tabel in ACCESS
De manier waarop je gegevens invoert verschilt.
In Excel kun je een regel invoegen.
In Access voeg je alleen onderaan de tabel nieuwe informatie toe . Access zet dat op zijn plaats.
Het overzicht kan verloren gaan als er heel veel kolommen of rijen zijn.
Access kan de informatie uit de tabellen op meerdere manieren presenteren: in
•een formulier,
•Een rapport
•Een query
De lay-out daarvan leg je 1x vast.

4. De tabellen in ACCESS zijn de basis. Deze lijken precies op de tabellen in EXCEL.
Je kunt ze heel makkelijk koppelen en uitwisselen.
Access gebruikt de gegevens uit de tabellen, maar anders gepresenteerd.
Access kan snel en eenvoudig groeperen, sorteren, filteren en presenteren.
Daarvoor heeft het programma GALENA PRAKTIJK formulieren, queries en rapporten ontwikkeld
en deze ondergebracht in knoppen in het STARTMENU.
De keuzelijsten in de formulieren zijn er voor bedoeld dat informatie consequent wordt
ingevoerd.
De Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK (zie dia 11)
zorgen er voor dat de belangrijke gegevens automatisch en op consequente wijze in de database
komen.
Daar hoef je niet meer over na te denken.

5. Dia 3 START
Het STARTscherm verschijnt als Access wordt
geopend.
De grijze knoppen leiden naar de:
•formulieren (toevoegen en wijzigen) en
•rapportages (alleen raadplegen)
•Queries (filteren van gegevens)
Helaas heeft Access weinig mogelijkheden
Links van het
om hier iets moois van te maken.
Startformulier Een bedrijfslogo kan het uiterlijk wat
vind je de verbeteren.
originele tabellen.

6. Dia 4.1 In het formulier:
Staan alle contactpersonen
met hun eigen specifieke
gegevens bij elkaar.
•Bij de groene pijl een link naar de
behandelregistratie/-
intakeformulier in Word.
•Op de hoogte van de zwarte pijl:
diverse tabs met informatie over de
contactpersoon/cliënt.
•Bij de rode pijl blader je door de
gegevens en voeg je contactpersonen
toe
• Bij de zwarte pijl een keuzelijst met alle namen die in de database voorkomen.

7. DIA 4.2 Het formulier:
Een contactpersoon:
ZOEKEN/Wijzigen:
1.
klik bij de zwarte pijl op het
grijze pijltje, maak een keuze
uit de lijst of typ de
eerste letters van de naam
OF
2. Vul onderaan (bij de rode
pijl) bij “zoeken” in wat je
zoekt. OF
3. Zet de cursor in een veld (achternaam), klik rechts met je muis en maak een keuze,
4. OF Gebruik de verrekijker:
Opties 2, 3 en 4 gebruik je ook om te zoeken in andere velden.

8. Dia 4.3 Het formulier:
Een contactpersoon
TOEVOEGEN:
Als je Access afsluit
blijven de gegevens
automatisch bewaard.
Je hoeft niet “op te slaan”
Klik onderaan het scherm op het icoon
Gebruik de keuzelijsten (herkenbaar aan de grijze pijltjes) om gegevens in te voeren.

9. DIA 5 Nog wat meer informatie over ACCESS
In de volgende dia’s
iets meer over de
•Tabellen
•Queries
•Formulieren en
•Rapporten

10. EN HOE DOE JE DAT?
Toevoegen
Onder de rechter muisknop:
Verwijderen De cursor in de Kolom De cursor in de Kolom email:
Postcode:
In het veld 1102 VN:
Zoeken
Sorteren
Bladeren
Filteren
Selecteren
Berekenen

11. DIA 7 Bij een FORMULIER
Staan de gegevens van 1 cliënt of 1 rij
meestal gegroepeerd
per cliënt/contactpersoon.
Je wijzigt of voegt informatie toe aan de
tabel, die hier anders is gepresenteerd.
In een formulier vind je meestal keuzelijsten, die je .
herkent aan het grijze pijltje rechts van het
invulveld.
Ze dwingen je tot een consequente keuze om
query’s goed te kunnen uitvoeren.
Directe invoer in de tabel is daarom niet wenselijk.
Een formulier kan ook in tabelvorm

12. Dia 8 Een voorbeeld van een
RAPPORT is
een telefoonlijst.
Een rapport geeft alleen weer. Je vindt hier nooit keuzelijsten.
TOEVOEGEN EN WIJZIGEN breng je altijd aan in het formulier: hier
Alles wat je toevoegt of wijzigt wordt direct aangepast in alle formulieren,
rapporten en queries, die gemaakt zijn op basis van de achterliggende tabel.
Grote voordelen vind je bij financiële rapportage. Direct (consequent) overzicht op
(sub)totalen, gemiddelden. Vaste sorteer-opties als periode, grootboek, etc).

13. Dia 9: Een voorbeeld
dat duidelijk maakt,
dat het invoeren van gegevens in het
formulier, resultaten geeft in de
rapportages:
Bovenstaande afbeelding is een stukje uit de dia’s 4.1-4.3 .
Hier staat bij de naam Martin Barkey “op telefoonlijst vermelden” aangevinkt.
Haal je dit vinkje weg, dan ziet de telefoonlijst van dia 8 er nu zo uit:
Wordt het vinkje weer aangebracht, dan heb je de
telefoonlijst van Dia 8 weer terug.

14. Dia 10.1 De QUERY’S
Het is heel handig als je een query zelf kunt
maken, maar voor het programma GALENA
PRAKTIJK is dat niet nodig.
De QUERY’S worden gebruikt om
de gegevens te filteren en te
De gefilterde en gesorteerde informatie is al
sorteren opgenomen in diverse formulieren en
rapportages.
Al deze formulieren en rapportages zijn
ondergebracht onder knoppen in het
STARTFORMULIER van ACCESS.

15. Dia 10.2
“een kijkje
achter de schermen”
van de query
Deze Query van de tabel
“Contactpersonen” geeft alleen de rijen
aan met de postcode “1102 VN”.
De query is vooral handig bij het maken van rapportages.
Ter verduidelijking van het belang van consequente invoer:
Als je in het veld “plaats” wilt sorteren op “Amsterdam”, dan worden alleen alle rijen/contactpersonen
met “Amsterdam” opgenomen. Heb je ergens “A’dam” getypt, dan blijft deze buiten de selectie.

16. Dit was een kleine “cursus” Access.
Op deze manier gepresenteerd op basis
van vragen die mij in de loop der jaren
zijn gesteld.
Met de combinatie van Access, Word-SJABLONEN, Excel en Outlook is vrijwel alles
mogelijk.
Zie ook mijn Powerpoint presentaties
EEN FACTUUR MAKEN EN REGISTREREN
EEN INTAKEFORMULIER MAKEN EN REGISTREREN

17. Word-sjablonen De gegevens die deze Word-sjablonen automatisch
zorgen er voor dat belangrijke gegevens kunnen wegschrijven naar Access/Excel zijn bijv.:
automatisch en op consequente wijze in
•Factuurvolgnummer
ACCESS komen.
Het kan zijn een offerte, email en meer specifiek •De datum van aanmaak
voor therapeuten: •Bedrijfsnaam,
•Klant ID
•Referentie-dossiernummer
•Het factuurbedrag incl. en excl. BTW
•Uurtarief-
•productprijs,
•totaal in uren of aantal
•Het BTW bedrag
•De grootboekrekening –consolidatiegroep
•Het boekjaar
•De omschrijving
•Eventuele bijlage
•Bestandsnaam en directory
•Hyperlink naar het originele bestand
Een ACCESS database herken je •Datum voor betalingsherinnering
aan het paarse sleuteltje
•Aantal bestede minuten
•Uw eigen specifieke wensen (kortingsregelingen, etc)

18. B.O.S.S.
Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services.
The key to a perfect fit program.
Telefoon: 06 -52043900
E-mail: b.o.s.s@wxs.nl