een overzicht van de mogelijkheden van een intakeformulier dat de gegevens automatisch verwerkt in cliëntdossier en of Excel overzicht

1. Programma in Microsoft Office t.b.v. therapeuten
Word-Sjablonen in 3 stappen
met registratie in Access/Excel
INSTRUCTIE/UITLEG GALENA
HET INTAKEFORMULIER
INHOUD:
DIA 1 DE BESTANDEN
DIA 2.1 DE AANMAAK – STAP 1 EN 2
DIA 2.2 DE AANMAAK STAP 3
DIA 3.1 – 3.4 DE RESULTATEN – IN WORD
DIA 4.1 – 4.5 DE RESULTATEN IN ACCESS
De GEHELE directory GALENA met submappen moet worden gekopieerd/geïnstalleerd op de C:of D: of driveletter naar keuze.

2. DIA 1: DE BESTANDEN VAN GALENA:
 Mappen: SJABLONEN:
In de map “SJABLONEN” staan:
 de Word-sjablonen . Het gaat hier om:
 de database
 en het bestand om de volgnummers op te hogen
• Alle Word-Intakes worden vanzelf opgeslagen in de map: INTAKES
• De bestandsnaam wordt vanzelf opgebouwd met achternaam, voornaam, omschrijving en startdatum

3. DIA 2.1: DE AANMAAK - stap 1 en 2:
Met dit formulier worden de cliëntgegevens ingevoerd.
STAP 1: Open “G:GALENA .. SJABLONEN
STAP 2: Vul de gegevens in:
Bovenaan de persoonsgegevens
Onderaan de pagina’s /tabs m.b.t.:
klachten,ziekten, voeding, psychis
ch, sociaal en vrouw,
zoals opgesteld door de N.V.S.T.
En klik op OK
• Keuzelijsten maken de invoer sneller en eenvoudiger (deze zijn te herkennen door het pijltje rechts)

4. DIA 2.2: DE AANMAAK - stap 3:
STAP 3: KLIK OP “OPSLAAN” als de voorgestelde Directory en Bestandsnaam OK zijn.
En KLAAR!
Op de volgende dia’s zijn de resultaten te zien.

5. DIA 3.1: DE RESULTATEN –Het intakeformulier in Word:
 Vooraf: Blz 1 Behandelregistratie
 Blz 2 Toestemmingsverklaring
In stap 2 Dia 2.1)
werd de naam
slechts 1 x
ingevuld.
De naam staat
meerdere malen
in de tekst
vermeld.
Hij/zij –cliënt of
cliënte is
automatisch
aangepast.

6. DIA 3.2: DE RESULTATEN –Het intakeformulier in Word:
 Blz 3 INTAKEFORMULIER -Persoonlijke gegevens, motivatie
 Blz 4 Oorzaak, beperkingen, verwachtingen, medicijnen
Alles wat in stap 2 (dia 2.1) werd ingevuld, hoeft nooit meer getypt te worden. Het wordt “gerecycled” .
De naam verschijnt voortaan in een keuzelijst op factuur, brief, mail, notities, tussentijdse evaluatie, etc.
De bijbehorende (adres) gegevens worden dan vanzelf “op hun plaats” gezet.
Zie als voorbeeld de PowerPoint presentatie: „UITLEG/INSTRUCTIE FACTUUR”

7. DIA 3.3: DE RESULTATEN –Het intakeformulier in Word:
 Blz 5 Tekening
 Blz 6 Medische voorgeschiedenis/behandeling/allergie/slaapgedrag
Helaas blijft dit iets “handmatigs”

8. DIA 3.4: DE RESULTATEN –Het intakeformulier in Word:
 Blz 7 overige klachten en voedingspatroon
 Blz 8 psychisch/sociale en familie anamnese
Blz 9 is vrouw-gerelateerde informatie

9. DIA 4.1: DE RESULTATEN –in ACCESS Het Cliëntendossier :
In de map sjablonen: openen. Klik op de knop
Tab 01 – Persoonlijke gegevens
Zoek de naam in de keuzelijst Het klant ID nummer is Hyperlink om DE
door de eerste letters in te typen. automatisch aangemaakt BEHANDELREGISTRATIE en het
INTAKEFORMULIER in Word te openen
Door het
aankruisvak
je aan te
klikken, ver
schijnt de
naam op de
telefoonlijst

10. DIA 4.2: DE RESULTATEN –in ACCESS Het Cliëntendossier :
Tab 02 – Hulpvraag, oorzaak , beperkingen, verwachtingen
En de link naar Behandelregistratie en intakeformulier

11. DIA 4.3: DE RESULTATEN –in ACCESS Het Cliëntendossier :
 Tab 03 Medische informatie en voeding

12. DIA 4.4: DE RESULTATEN –in ACCESS Het Cliëntendossier :
 Tab 04 Psyche, sociaal en familie anamnese en vrouw gerelateerd

13. DIA 4.5: DE RESULTATEN –in ACCESS Het Cliëntendossier :
Tab 06 Correspondentie en
Tab 07 Facturen zijn voor het Intakeformulier niet van toepassing
 Tab 08: Overige contact/bank /bedrijfsgegevens en BESTANDSGEGEVENS

14. Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services
Amsterdam en Osterwald –D
Marijke Barkey
Vragen bij voorkeur via email: b.o.s.s@wxs.nl