Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas
•
0 j'aime•175 vues
Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas (Feb, 2019 / 2019 vasario mėn.) Pranešimas Verslo Žinių renginyje B2B Pirkimai 2019
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas
Similaire à Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas (20)
Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas
- 1. Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas B2B pirkimai 2019, VŽ konferencija 2019 02 05 Marijus Strončikas Vadovas, įkūrėjas Lietuvos IT vadovų klubas CIO.lt ex-IT ir Pirkimų direktorius Koncernas MG Baltic / Valdybos narys Apranga CISA (Certified Information Systems Auditor) / CGEIT (Certified in Governance of Enterprise IT) / ITIL Foundation
- 2. Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas • IT pirkimai. • IT sistemos, IS • Pirkimų skyrius vs. IT skyrius • Kaip pirkti sėkmingiau • Įprasta praktika - žingsniai, sunkumai • IS pirkimo struktūra • Praktikos ir patarimai © 2019 Marijus Strončikas 2
- 3. • Marijus Strončikas • https://www.linkedin.com/in/stroncikas/ • IT vadovas 16+ metų • Pirkimų vadovas 8+ metų • Valdybose 8+ metų • IT pardavimai 5+ metų • Tikiu, kad dalijimasis gera patirtimi duoda naudą visai rinkai • „klientams“ – jums ir man: ko ir kaip prašyti • „tiekėjams“ – ką siūlyti, kaip tobulėti, atitikti augančius lūkesčius • „Lietuvos IT vadovų klubas“ CIO.lt • Įkurtas ir veikia jau 4 metus, nuo 2015 m. • Patirties dalijimasis tarp didelius IT ūkius turinčių Lietuvos įmonių • LinkedIn grupė „Pirkimų vadovai LT (Sourcing / Procurement / Purchasing)“ • https://www.linkedin.com/groups/4367147/ Apie mane © 2019 Marijus Strončikas 3
- 4. • IT techninė įranga • Kompiuteriai, tarnybinės stotys (serveriai), spausdintuvai, tinklo įranga ir kt. • IT programinė įranga (licenzijos) • Biuro programinė įranga, Operacinės sistemos, Duomenų bazės valdymo sistemos ir kt. • IT paslaugos • Žmogiškos: priežiūros, aptarnavimo, administravimo, programavimo, analizės ir kt. • Kompleksinės: spausdinimo, ryšio linijų, duomenų perdavimo ir kt. • IT sistemos, IS* • *Informacinė Sistema – visuma, skirta informacijai talpinti, apdoroti, formuoti (kurti) ir skleisti (siųsti ir gauti): [IT techninė įranga] + [IT programinė įranga] + [IT paslaugos] + [organizacijos ištekliai ir duomenys] IT pirkimai 4 IS pirkimai – sudėtingiausias atvejis © 2019 Marijus Strončikas 4
- 5. • Verslo valdymo ir apskaitos (ERP) • Rivilė, Skaita, Labbis, QAD, Microsoft Dynamics NAVision, AXapta, SAP ir pan. • Specializuota veiklos padalinio IS • Prekybos vadybininkų mobilaus darbo (SFA, RE). Atsargų valdymo ir optimizavimo (IM). Sandėlių valdymo (WMS). Transporto parko bei maršrutų planavimo (TMS, TPS, YMS). Mažmenos valdymo (Retail, POS). Žmogiškų išteklių valdymo (HRM). Klientų ryšių valdymo (CRM) ir pan. • Įmonės vidaus bendradarbiavimo ir turinio dalijimosi IS • El. paštas, kalendoriai, kontaktai (Messaging). Vieningas komunikavimas ir nuotoliniai susitikimai (UC). Intranetas. Failų talpykla. Dokumentų valdymo sistema (DVS) • Programinė įranga pagal užsakymą • Web svetainės. E-prekybos web svetainės. Savitarna. Mobilios programėlės ir pan. IS pavyzdžiai 5 © 2019 Marijus Strončikas 5
- 6. Pirkimų skyrius vs. IT skyrius Kas turi pirkti IT sistemas? • Pirkimų skyrius? • nesupranta IT... • IT skyrius? • nesupranta pirkimų proceso... • Šių dviejų skyrių NEPAKANKA! © 2019 Marijus Strončikas 6
- 8. Kokiais žingsniais įprastai perkama IS 8 KLIENTAS TIEKĖJAS ETAPAS REZULTATAS Analizė Funkcinių reikalavimų dokumentas (FRD), kiti Projektavimas Techninė užduotis (TU) Pritaikymas (prg) Pritaikyta IS Diegimas Įdiegta IS, parengta naudojimui Eksploatacija Naudojama IS, gimsta nauji reikalavimai Poreikis Iškyla problemos Atsiranda nauji norai Pasirinkimas Vertinami būdai spręsti problemas, realizuoti norus, pasirenkamas tinkamiausias Pokytis Verslo procesai pakeičiami diegiant IS ir organizaciškai Pasirengimas Parengiama aplinka tinkama IS (serveriai, infrastruktūra, DBVS, aptarnavimas) Konkursas Pasiūlymas © 2019 Marijus Strončikas 8
- 9. Pagrindiniai sunkumai 9 KLIENTAS TIEKĖJAS ETAPAS REZULTATAS Analizė Tikslas „pritempti“ savo IS priešingas kliento tikslui Projektavimas Klientas to nesupranta ir nenori tvirtinti prielaidų Pritaikymas (prg) Testavimo kiekis ir pasidalinimas Diegimas Kada laikome, kad IS įdiegta? Eksploatacija Klaida ar “feature”, garantija ar naujas noras Poreikis Sunku atskirti būtinybę nuo „malonumo“ Pasirinkimas Kaip pasirinkti IS, kai neturi jos naudojimo patirties ir nesupranti savybių vertės veiklai Pokytis Klaidingai manoma, kad pokytis įvyks pats, arba už tai atsakingas tiekėjas Pasirengimas Kiek nauja IS turi užduoti technologijas, o kiek turime rinktis IS, kuri tenkina turimas Konkursas Mažiausiais kaštais padaryti lemiamą įspūdį © 2019 Marijus Strončikas 9
- 10. Atsakomybė!? 10 Kas atsakingas už prielaidas ir galutinį rezultatą [Kliento norai realizuoti, problemos išsisprendė] = [Klientui įdiegta nauja IS] ? © 2019 Marijus Strončikas 10 Pirkimai? IT? Veikla? Tiekėjas?
- 12. IS pirkimo struktūra Žingsniai 1. Poreikis • Reikalavimai • Funkciniai. Nefunkciniai. Paslaugoms - aptarnavimui, vystymui • Standartizuota skaitmeninė forma (xlsx etc.) 2. Pasirinkimas • Konkursas • Lyginimas • Gap-Fit, TCO, vertinimas (viskas – xlsx!) • Bandymas (pilotinis projektas, POC, POV) • Sutartis 3. Pasirengimas 4. Pokytis © 2019 Marijus Strončikas 12 Pirkimų skyriaus rolė
- 13. Pirkimų skyriaus rolė • Pirkimo procesas • griežtas struktūravimas nuo poreikio iki sutarties • Finansinis vertinimas • Kaina (TCO), apimant ilgą IS naudojimo periodą ir IS poveikį veiklai • Konkurencijos didinimas • tiekėjų rato išplėtimas • tiek IT, tiek verslo reikalavimų kvestionavimas • Objektyvumas lyginime • Išankstinio nusiteikimo oponavimas IT ir veiklos skyriams © 2019 Marijus Strončikas 13
- 14. IT skyriaus rolė • Techniniai reikalavimai IS aplinkai • vartotojams, serveriams, infrastruktūrai • Pradiniai vienkartiniai ir nuolatiniai • Suderinamumas, integracija • su esama ir būsima įmonės IT, kitomis IS • Iniciatyva skaitmenizavimui • Veiklos efektyvumo ir automatizavimo didinimas - plačiau nei tik ši IS! • Galimas „sąjungininkas“ vietoje „opozicijos“ © 2019 Marijus Strončikas 14
- 15. Verslo padalinio rolė • IS poreikis ir poveikis • Reikalavimai funkcionalumui (FRD ir kt.) • IS įtaka veiklai • problemų ir sąnaudų mažinimas • proceso greičio ir pajamų didinimas • Projekto vadovas – būtinai iš veiklos padalinio • Pradės darbus dar pirkimo procese • Tęs iki pilno IS projekto įgyvendinimo • Kasdien gyvens su IS po įdiegimo © 2019 Marijus Strončikas 15 IS pirkimas – veiklos projekto dalis (ne IT projekto!)
- 17. • Mažiausia kaina? • Didžiausias funkcionalumas? • Labiausiai patyręs tiekėjas? • Inovatyviausias, šiuolaikiškiausias variantas? • ...-iausias variantas? NETINKA KAIP KRITERIJUS - NEI VIENAS ATSKIRAI IS vertinimo kriterijai 17 © 2019 Marijus Strončikas 17
- 18. TINKA KRITERIJUS: „MAŽIAUSIA KAINA TARP TINKAMŲ* VARIANTŲ“ * tinkamas: atitinkantis pagrįstus** verslo reikalavimus ** pagrįstas: svarbus verslo proceso rezultatui - kuomet „būtinybė“ atskirta nuo „malonumo“ IS vertinimo kriterijai 18 © 2019 Marijus Strončikas 18 IS pirkimams dažnai ir to nepakanka!
- 19. © 2019 Marijus Strončikas 19 • TCO („Total Cost of Ownership“) - pilni IS turėjimo kaštai laikotarpiui: vienkartiniai + nuolatiniai = [Įsigijimo kaina] + [Darbų kaina] + [Metiniai kaštai] x [metų kiekis] + [Mėnesio kaštai] x [mėnesių kiekis] + [Periodiniai kaštai] + [Kaštai dėl turėjimo] – [Taupymas dėl turėjimo] Laikotarpis – toks, kurį sistema bus tikrai naudojama pvz. 5 metai • Lyginti visų svarstomų variantų TCO! • „Esamo“ varianto – būtina taip pat! TCO metodas – IS kainai vertinti
- 20. • Vienkartiniai kaštai: • (jokių: veiklos nuomos atvejis) IS pirkimo TCO 20 • Įžvalgos: • Vienkartinio įsigijimo kaštus verta keisti nuolatiniais (SaaS, DC resursų nuoma) - ypač kai galimas kiekio kitimas • Funkcionalumą išvysčius, poreikiui stabilizavus – svarstyti ar būtinas metinis naujinimo mokestis, kiek mažinti mėnesio aptarnavimą VIENKARTINIAI KAŠTAI • Programinės įrangos licencijos • Techninė įranga: serveriai, infrastruktūra, ryšiai, kompiuteriai, nešiojami įrenginiai • Pradiniai darbai: sistemos diegimas, pritaikymas, vartotojų mokymas NUOLATINIAI KAŠTAI Pvz. 5 metams • Mėnesiniai mokesčiai: aptarnavimas, vartotojų konsultavimas • Metiniai mokesčiai: naujų versijų ir palaikymo • Periodiniai funkcionalumo vystymo / programavimo darbai • Papildomas licencijų kiekis augant sistemos vartojimui • Papildomas darbuotojo etatas sistemos administravimui • (naudos punktai - priešingu ženklu) pvz. Padidinti pardavimai dėl greitesnio proceso; sumažintas apskaitininkų kiekis eliminavus suvedinėjimą rankomis LYGINTI TCO / pilnam laikotarpiui TCO / 1 mėn. TCO / 1 vartotojui / 1 mėn. © 2019 Marijus Strončikas 20
- 21. Pagrindiniai kriterijai: • IS • Paskirtis tokio tipo norams realizuoti, problemoms spręsti (funkcionalumas tiksliausiai atitinka Kliento poreikį) • Reikalavimai IS veikimo aplinkai (ar Klientas tokią turi, ar gali parengti) • Kainos (TCO) santykis su atnešama nauda, išsprendžiamų problemų kaina • Papildomos galimybės bei “know-how”, ką Klientas gauna ir naudòs • Tiekėjas • Praktinė patirtis IS, analogiškoje kaip Kliento IS veikimo aplinkoje • Konkretūs žmogiški resursai, turintys tą patirtį, dirba pas tiekėją ir bus priskirti šiam IS projektui • Geri kitų klientų atsiliepimai • Atsakomybė už rezultatą:- suvokimas ir prisiėmimas Lyginimas IS technologijų ir IS tiekėjų 21 © 2019 Marijus Strončikas 21 Būtinas Pirkimų ir IT bendradarbiavimas
- 22. © 2019 Marijus Strončikas 22 • Standartizuota skaitmeninė forma • Pageidautina vienas failas (pvz. xlsx) • Pasiūlymas pildomas tame pat reikalavimų faile! • Aiškios pildymo instrukcijos ir/ar ribojimai viduje Reikalavimai konkursui
- 23. © 2019 Marijus Strončikas 23 Pvz. Funkcinių Reikalavimų Dokumentas
- 24. © 2019 Marijus Strončikas 24 • Svarbūs ateities klausimai - pradžioje • Fiksavimas terminui, formulė keitimui ateityje: • Darbų įkainiai • Aptarnavimo mokesčiai • Versijų naujinimo mokesčiai • Reakcijos laikai: • į problemas - kritines ir nekritines • į papildomus darbus – skubius ir neskubius • Garantinio laikotarpio sąlygos – pradiniams darbams ir ateities vystymui Reikalavimai konkursui
- 25. © 2019 Marijus Strončikas 25 • Atliekant daug IS keitimo darbų (programavimo) • Skirti laiko dalies specifinių funkcinių reikalavimų atsisakymui: • „1 val. analizės sutaupo 5 val. programavimo“, o toliau 5-7 metus nuolatinio šio programavimo tobulinimo ir perdarymo... • Vengti kurti unikalią IS „pagal užsakymą“ • Nebent tai įmonės veiklos, paslaugų ar produktų išskirtinumo dalis Reikalavimai konkursui
- 26. © 2019 Marijus Strončikas 26 • Būsimos priklausomybės nuo IS tiekėjo mažinimui - privaloma: • galimybės perduoti IS aptarnavimą ir vystymą kitam tiekėjui – Klientui panorėjus • „neužrakinti“ IS programavimo darbų • autorinių teisių perdavimo Klientui išplėtimas – Tiekėjas turi leisti naudoti, keisti, perdaryti IS Kliento nuožiūra • IS funkcinių reikalavimų ir pakeitimų dokumentavimas • Naudoti paplitusias IS technologijas, kuriems yra kitų tiekėjų Reikalavimai konkursui
- 27. © 2019 Marijus Strončikas 27 • Kaip įgauti žinias naujoje IS srityje „eksternu“ • Reikalavimai – esminis fokusas, didžiausias vertinimo svoris • Trūkumų būdas • įvardijimas – tiekėjai apie kitų tiekėjų IS (kritika) • supratimas – kiekvieni tiekėjai komentuoja gautą kritiką • reali praktinė svarba – pats klientas vertina • „Extra“ papildomos IS savybės, mažesnis vertinimo svoris • Išskirtinumų būdas • įvardijimas – patys tiekėjai apie savo IS • kritika – kiekvieni tiekėjai kritikuoja kitų tiekėjų IS • realus poreikis praktikoje – pats klientas vertina (jokių „kažkada pravers“) • Kainos ir sumos derybos • Tiekėjams rodyti jų pačių pilną TCO • (įskaitant ir pilnus IS aplinkos pritaikymo/įsigijimo kaštus kuriuos patirs pats Klientas) Konkursas ETIKA LABAI SVARBU!
- 28. © 2019 Marijus Strončikas 28 • Bandymai • IS pilotinis projektas, POC, POV • Veiklos atstovai privalo dalyvauti ir vertinti • Rizikos mažinimas (kai Tiekėjo patirtis nepakankama jūsų veiklai su siūloma IS) • skaidymas mažesniais etapais, ar pan. Lyginimo gale
- 29. © 2019 Marijus Strončikas 29 • Ką pasirinkti? • Funkcionalumui vertinti → funkcionalumo balai • metodas „Gap-Fit“ • kiekvieno reikalavimo „svoriai“ x vertinimo balai • Kainai vertinti → TCO laikotarpiui EUR • Lemia kombinacija Pasirinkimas funkcionali brangesnė ar mažiau funkcijų pigesnė ?
- 30. © 2019 Marijus Strončikas 30 • Sutarčių kiekis ir ryšiai • viena ar kelios? • IS projektas, IS aptarnavimas, IS vystymas, IS licenzijos kt. • „Kepurinė“ + dvišalės? • Sutartyje būtini priedai • Reikalavimai • Pasiūlymas (galutinis) • Tvarkaraštis su atsakomybėmis • Priedų prioritetai: sutarties punktas su galimybe Klientui „apsidrausti“ nuo paslėptų dalykų Sutartis
- 31. Reziume • Kaip sėkmingiau pirkti IT sistemas: • Bendradarbiavimas tarp Pirkimo, IT ir Veiklos skyrių • Rolių pasidalijimas • Pirkimo proceso išlaikymas • IS pirkimo praktikų taikymas • Suskaičiuotas lyginimas • Pasvertas sprendimas © 2019 Marijus Strončikas 31
- 32. © 2019 Marijus Strončikas 32 Klausimai? Pirkimo vadovus kviečiu aktyviau jungtis į bendruomenes, dalintis praktikomis bei patirtimi, pvz. LinkedIn Groups: Pirkimų vadovai LT (Sourcing / Procurement / Purchasing) https://www.linkedin.com/groups/4367147 Marijus Strončikas marijus@stroncikas.lt Ačiū už Jūsų dėmesį!