Jak wzmocnić swoją pozycję jako eksperta ds. komunikacji wewnętrznej w organizacji? Jak powiązać działania komunikacji wewnętrznej ze strategią organizacji? Jak zbudować pozycję partnera dla biznesu? Podsumowanie cyklu artykułów STARTegia - Jak strategia komunikacji wewnętrznej pomaga wystartować specjalistom ds. komunikacji?, które znaleźć można na blogu www.czesciwspolne.pl.

1. JAK STRATEGIA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ POMAGA WYSTARTOWAĆSPECJALISTOM DS. KOMUNIKACJI?
Marzena Tajchman
PO CO? CO? KOMU? KTO? KIEDY? JAK?

2. Jeśli nie chcesz
ugrzęznąć w gąszczu surowych informacji,
realizacji jakichkolwiek wydarzeń uzależniać od niespodziewanych rezerw w budżecie,
a swojej roli specjalisty ds. komunikacji sprowadzać do redagowania gazetki firmowej i gaszenia pożarów,
potrzebujesz strategii komunikacji wewnętrznej.
STARTegia

3. Strategia pomaga nazwać i powiązać ze sobą cele i działania, które chcemy i powinniśmy podjąć.
Kiedy mówisz o strategii komunikacji wewnętrznej, mówisz językiem osób, które decydują o budżetach, działaniach i roli komunikacji wewnętrznej w organizacji.
Strategią budujesz pozycję komunikacji (i Twoją) jako partnera biznesu.
STARTegia

4. PO CO?
Wkażdejorganizacjisąosoby,któreznająodpowiedzinatepytania–dyrektorgeneralny,szefHR,szefPR. Zaproponujspotkanieizapytaj:
jakiestawiająsobieiorganizacjicelenanajbliższyczas?cotrzebazrobić,żebyjeosiągnąć?poczympoznają,żejeosiągnęli?
jakichzachowańoczekująodosóbworganizacji? cowszyscyworganizacjipowinniwiedziećirozumieć,żebypomagaćwrealizacjicelów?
którecechyorganizacjibędąatrakcyjnedlaklientów,kontrahentów,przyszłychpracowników,obecnychpracowników,otoczenia?
jakiezmianylubważnewydarzeniaplanują?jakieczekająichwyzwania?jakierysująsięnatenrokmożliwości?
Wysłuchaj,przeanalizuj,znajdźczęściwspólneróżnychspojrzeńnaorganizacjęizbudujznichobrazorganizacji.
TobędziewłaśnieodpowiedźnapytaniePoco?
POCOCHCEMYSIĘKOMUNIKOWAĆ?
JAKIOBRAZORGANIZACJICHCEMYKOMUNIKACJĄWZMOCNIĆ?
JAKIEWARTOŚCIIJAKĄKULTURĘORGANIZACJIPROMOWAĆ?
NAJAKICHOBSZARACHDZIAŁALNOŚCISIĘKONCENTROWAĆ?

5. CO?
Sprawdź,czyodpowiedźnapytanieco?jestpełna:
Czykażdyzelementówobrazuorganizacjiprzekładasięnakonkretnyobszartematów,którechceszkomunikować?
Czykażdyzobszarówdziałaniaorganizacjijestuwzględniony?Czytematybiznesowe,hr-owe, zarządczeiadministracyjneznalazłyswojeodzwierciedleniewwybranychtematach?
Czywybranetematypozwoląwytłumaczyćplanowaneworganizacjizmianylubważnewydarzenia?
TREŚĆTOCOŚWIĘCEJNIŻINFORMACJA.TREŚĆPRZYBLIŻANASDOROZUMIENIAORGANIZACJIWTENSAMSPOSÓB.
TREŚĆOZNACZA,ŻEINFORMACJEPODAWANESĄWKONTEKŚCIE.
KONTEKŚCIE,KTÓRYWYNIKAZODPOWIEDZINAPYTANIE–POCO?

6. KOMU?
Zastanówsię,wedługjakichkryteriówwyróżnićgrupyodbiorcówwTwojejorganizacji.Najbardziejpodstawowe(aleniejedyne)kryteriatostażpracy,specyfikapracy(produkcja,sprzedaż,pracownicywsparcia),miejscewstrukturze(szefowie,szeregowipracownicy),geografiaorganizacji(centralaaoddziały).
PostarajsiędotrzećdopotrzebTwoichodbiorców.
PrzeanalizujwynikibadańprowadzonychwTwojejorganizacji.Prześledźforadyskusyjne,wewnętrznesiecispołecznościowe,organizacyjnewiki,czyteżjakiekolwiekinnenarzędziadyskusji,którefunkcjonująwTwojejorganizacji.Porozmawiajzliderami–zarównoformalnymiinieformalnymi.Zorganizujgrupyfokusowe.
Znajomośćpotrzebtokluczdopodziałunagrupydocelowe.
SŁUCHAJ,OBSERWUJ,PYTAJ,BADAJ. ZRÓBCOTYLKOMOŻESZ,ŻEBYJAKNAJLEPIEJPOZNAĆIZROZUMIEĆSWOICHODBIORCÓW.
CZEGOPOTRZEBUJĄ,COCHCIELIBYWIEDZIEĆ,COICHINTERESUJE,ZKIMIWJAKISPOSÓBCHCIELIBYSIĘKOMUNIKOWAĆ?

7. KTO?
Prezes,CEO,szefHR,dyrektorzy-cennybrakczasu
Wysokopoziomowespojrzenieiautorytet.Idealnagrupanadawcówdouruchamianiazmian,wyznaczaniastrategii, misjiiwizji.
Bezpośredniprzełożeninawagęzłota
Relacjaprzełożony–podwładnyjestdlasukcesukomunikacjiwewnętrznejkluczowa.Celemdobrejstrategiikomunikacjijestwspieraćiprzygotowywać,aniezastępowaćbezpośrednichszefów.
Pracownicy
Pracownikompowinniśmyzapewnićdostępneiintuicyjnenarzędzia,żebyichgłosnieginąłwpróżni.Przykładowetematy,wktórychwartooddaćinicjatywępracownikomtowymianadoświadczeń,zgłaszanieusprawnień,oddolneinicjatywy,komentarzeiinformacjezwrotnedlaprowadzonychworganizacjidziałań/zmian,wspólnerozwiązywanieproblemów.
KTOPOWINIENBYĆNADAWCĄ?
IJAKZBUDOWAĆSTRATEGIĘKOMUNIKACJIWEWNĘTRZNEJ, ŻEBYNADAWCOMPOMÓC?

8. KIEDY?
Wyczuciechwili.Tozjednejstronyznajomośćrozkładudnianaszegoodbiorcy,azdrugiejstronywyczucieorganizacjiitematów,którymiżyje.
Określenie,cokomunikowaćregularnie,acozzaskoczenia.
Kolejność.Nawettenajbardziejdemokratyczneorganizacjamająswojąstrukturę.Itrzebajązaszyćwprocesykomunikacyjne.
Termintojednozeskuteczniejszychnarzędziwpływujakieposiadasz.Używajgorozważnie.
Marginesnatomiasttojednazeskuteczniejszychtechnikrelaksacyjnychwpracyspecjalistyds.komunikacji. Szczególniedużymarginespodczasplanowania;)
KIEDYDANAINFORMACJAZASTANIENASZYCHODBIORCÓWJUŻSAMOWSOBIEJESTKOMUNIKATEM.
KIEDYNASZODBIORCAMACZAS, ŻEBYOTRZYMAĆWIADOMOŚĆ? WJAKIEJKOLEJNOŚCIPRZEKAZYWAĆKOLEJNEWIADOMOŚCI?OCZYMKOMUNIKOWAĆREGULARNIE, AOCZYMZZASKOCZENIA?

9. JAK?
Narzędziabudującerelacje.
Rozmowyindywidualne,warsztaty,wszelkiegorodzajuspotkania.Polecamzawsze,kiedywgręwchodząemocje–odkonfliktupoświętowanie.
Grupydyskusyjne,fora,serwisyspołecznościowe, platformywspółpracy,videokonferencje–szczególniewprzypadkuzespołówwirtualnych.
Narzędziainformujące.
E-maile,artykuły,serwisyintranetowe,bazywiedzy, książki,informatory–tekst.Idealnedoedukacji, sprawozdań,dlainformacjizkategorii„pull”.
Narzędziaprzekazująceemocje.
Filmy,zdjęcia,plakaty,loga.Obrazyłatwiejprzekazująemocje,przykuwająiutrzymująuwagę.Przydająsięwkampaniachpromocyjnychikiedypróbujemyangażowaćodbiorcę.
KTÓREWIĄZKITEMATÓWSĄBARDZIEJINFORMACYJNE?
GDZIEZALEŻYCINABUDOWANIURELACJI?
WJAKICHTEMATACHPOTRZEBUJESZZAANGAŻOWANIA?
JAKIMIXNARZĘDZISPRAWDZISIĘPRZYTAKZDEFINIOWANYCHTEMATACH, NADAWCACHIODBIORCACH?

10. PO CO? CO? KOMU? KTO? KIEDY? JAK?
Definiującstrategiękomunikacji:
ustalcele(Poco?)
wybierzgłównetematy(Co?)
określpriorytetowegrupydoceloweoraznadawców(Komu?Kto?)
określkolejnośćiregularnośćdziałań(Kiedy?)
wybierznarzędzia(Jak?)
zaplanujmierniki.

11. WIĘCEJ O KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJW ORGANIZACJACHWWW.CZESCIWSPOLNE.PL
Marzena Tajchman
PO CO? CO? KOMU? KTO? KIEDY? JAK?