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【Web運用】劇的に負荷を軽減する運用設計Before・after運用設計の重要性 ~運用を劇的に軽減させる設計方法とは~(2013/2/20メンバーズWebマネジメントセミナー)

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【Web運用】劇的に負荷を軽減する運用設計Before・after運用設計の重要性 ~運用を劇的に軽減させる設計方法とは~(2013/2/20メンバーズWebマネジメントセミナー)

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【Web運用】劇的に負荷を軽減する運用設計Before・after運用設計の重要性 ~運用を劇的に軽減させる設計方法とは~(2013/2/20メンバーズWebマネジメントセミナー)

  1. 1. 2013年2月20日(水)劇的に負荷を軽減する運用設計Before・After運用設計の重要性~運用を劇的に軽減させる設計方法とは~株式会社メンバーズhttp://www.members.co.jp/
  2. 2. 運用、お困りですか?
  3. 3. Page 2MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.日々の更新でよく起きる問題リンクや文言の間違いが多いガイドラインなどを守らない更新に時間がかかりすぎる約束の期日に間に合わないデザインがダサい動きがもっさりしている時間外の対応が悪いオーダーの変更を嫌がるメールが多すぎる/連絡がこない誰に連絡したらいいか分からない承認をきちんと取らない何でも承認を求める改善提案が出てこない課題改善に取り組めない融通が利かないすぐ追加料金を請求されるアウトプットのQCDプロセスへの満足
  4. 4. Page 3MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.裏側で起きていることガイドラインはどこ?更新はどれが先?何が大事なんだ?今頃変更?人がいないよ!誰が関係者なの?誰の承認がいるの?忙しすぎる!オーダーは早く言って!
  5. 5. Page 4MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.やっていることはシンプルWeb担当編集担当Web担当制作担当Web担当公開担当こうしたいサイトではこう表す承認制作してテストする承認公開!早く、正確に、更新を実現する。瑕疵ゼロ 公開遅延ゼロ が KPI
  6. 6. 本当にシンプル?
  7. 7. Page 6MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.すぐ対策できる課題は3つSpecificationScheduleStakeholder
  8. 8. Page 7MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.課題タイプ①「何が正しいのか」が明確になっていない
  9. 9. Page 8MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.原因運用への期待が明確でない品質基準(ガイドライン)が明確でない指示(原稿)の内容が明確でない
  10. 10. Page 9MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策1短納期が大事なら、案件の優先順位は決めておく至急案件期日指定案件指定なし案件定義事前に予測不可能な形で発生し、早急に対応しないとユーザーに大きな不利益が生じるもの。基本更新タイミング以外での公開も可。ただし、必ず電話または口頭で、至急である旨を明確に伝えること。特定の期日に公開する必要があるもの特定の期日に公開する必要がなく、希望公開日近傍で任意に調整可能なもの更新内容1番2番3番優先度 例・金額・日時など数字の変更・プログラム変更等の緊急告知・キャンペーン情報の公開・新機器の発表・あおり文句、リード文の書き換え・文字の平仄合わせ
  11. 11. Page 10MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策2本体サイト サブサイト 関連サイト運営ガイド ○ ○ ○サイト設立規則 ○ ○ ○運用マニュアル ○ ▲ ×効果検証マニュアル ○ × ×U/Aガイド ○ ▲ ▲制作マニュアル ○ ▲ ×個社要件定義書 ○ ▲ ×コンテンツモデル定義書 ○ × ×原稿開発ルール ○ ▲ ▲お客さま応対ガイド ○ ▲ ▲システム系ドキュメント ○ ○ ×セキュリティポリシーなど ○ ○ ▲サイト別適用ガイドライン表+さらに、ガイドライン更新・周知の手続きも決めておくサイト別品質チェックシート
  12. 12. Page 11MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策3曖昧ワードの定義集認識齟齬が生じた部分を修正管理表に記録し改善・テンプレート化を図っていく入稿シート
  13. 13. Page 12MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.課題タイプ②直前ギリギリまでスケジュールが曖昧
  14. 14. Page 13MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.原因コンテンツの更新頻度が分からない公開日時がなかなか決められない公開直前にイレギュラーが起こる
  15. 15. Page 14MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策1コンテンツごとに更新トリガー・頻度・分量の整理実際の依頼数作業数・修正数を記録やりたいこと + 実測値 の両方を確認して作業予定を仮組みする
  16. 16. Page 15MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策2基本の更新タイミング、制作リードタイム定常体制での作業キャパシティを明確化
  17. 17. Page 16MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策3検品ルールを作って合格したものへの修正回数を制限する
  18. 18. Page 17MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.課題タイプ③関係者の交通整理ができていない
  19. 19. Page 18MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.原因責任者、承認手順・方法が曖昧「分かる人」が一人しかいない複数ベンダーのまとめ役がいない
  20. 20. Page 19MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策1オーナー側体制図責任者一覧(主/副)承認フローコンテンツオーナー側の体制図も作る承認フロー、不在時の対応も明確に
  21. 21. Page 20MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.対策2公開スケジュールを立てて、弊社が一元管理することでミスは防げる。Web担当者制作ベンダー作業依頼【事務局】・スケジューリング・ファイル管理・公開作業・物量把握公開予定の連絡ファイルの納品Webサイト更新運用事務局による公開一元管理
  22. 22. Page 21MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.No. 施策 期待効果001 コンテンツごとの期待品質、必達品質を明確にする 品質リスク、手戻り・修正負荷の低減002 ドキュメント類の更新担当者、更新手続きを明確にする 品質リスク、手戻り・修正負荷の低減003 人により解釈が変わりそうな重要ワードの定義を明確にする 品質リスク、手戻り・修正負荷の低減004 品質チェックシートを作ってチェック項目を摺り合わせる 品質リスク、手戻り・修正負荷の低減005 障害管理表を使って障害の削減を図る 品質リスク、手戻り・修正負荷の低減006 標準フォーマット・テンプレート活用 品質リスク、手戻り・修正負荷の低減007 コンテンツごとの作業ボリューム、想定の更新頻度・スケジュールを正しく見積もる 納期リスク、リソース調整コストの削減008 更新リードタイムのイメージを摺り合わせる 納期リスク、リソース調整コストの削減009 通常体制で一度に作業可能な量を明確にしておく 納期リスク、リソース調整コストの削減010 受付依頼管理表、修正管理表、公開・削除ファイル一覧を使って作業ボリュームを測定する 納期リスク、リソース調整コストの削減011 コンテンツごとのクライアント側責任者(最終承認者)を明確にする コミュニケーションロスの削減012 クライアント側担当者の行動スケジュール・休暇予定を共有する コミュニケーションロスの削減013 制作ベンダーの集約 コミュニケーションロスの削減014 運用ツールを使ったレスポンス改善 コミュニケーションロスの削減015 コンテンツ依頼用の帳票またはチェックシートを作って抜け漏れ無く依頼できるようにする 品質リスク、手戻り・修正負荷、コミュニケーションロスの削減016 コンテンツモデルの作成と、それに基づくサイト改善 品質リスク、手戻り・修正負荷、コミュニケーションロスの削減017 毎日の基本の更新タイミングを決めておく 納期リスク、リソース調整コスト、コミュニケーションロスの削減018 運用事務局を置いて更新スケジュール管理、公開ファイル管理を行う 品質リスク、納期リスク、デグレリスク、修正負荷の低減019 更新トリガーの整理と原稿・素材のフォーマット化 品質リスク、納期リスク、手戻り・修正負荷、コミュニケーションロス低減020 納品ルールを決めておく 検品コストの低減021 Webマスター支援要員による支援 クライアント担当者の負荷軽減、非注力業務の品質向上・コスト削減やったこと、色々
  23. 23. Page 22MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.改善結果の例月の制作600ファイル/公開120回+大型更新1回(150箇所)+αのサイト【Before】専任19名+兼任数名作業過多でミス誘発【After】専任13名+兼任数名ミスほぼゼロ
  24. 24. Page 23MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.ご支援後のクライアント評価ミス・ムダがなくなったミスやムダは無くなり、念願のミスゼロを実現できた!スピードUP1日3回、タイムリーで正確な情報発信が実現!業務負荷軽減企業側・ベンダー側の担当者の業務負荷が軽減された!新しいことにチャレンジできる環境ができたスマートフォンなどの多デバイスやソーシャルメディアなどにも安心して取り組める。安心感がある。
  25. 25. Page 24MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.運用設計とは?人と役割の整理業務とスキルの整理成果物と品質の整理環境とツールの整理業務フローとコミュニケーションの設計
  26. 26. Page 25MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.運用設計とは?人と役割の整理業務とスキルの整理成果物と品質の整理環境とツールの整理業務フローとコミュニケーションの設計① ③② ④⑤
  27. 27. Page 26MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.これでOK?体制・役割表 作業カタログガイドライン表 環境・ツール図業務フロー図
  28. 28. Page 27MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.運用設計は何のため?リソースの最適化ハプニング対応成果の測定属人化の防止運用の安定化業務の改善○ ○ ○○ ? ?
  29. 29. 運用基盤はできたけど地球の裏側だった・・・なんて??
  30. 30. Page 29MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.ゴール指標と行動計画が必要目標数値成果目標(KPI)コンテンツ改善目標業務改善目標教育・成長目標スケジュール「やりたいこと」のゴールとスケジュールも共有しよう!いつ頃 何をする
  31. 31. オマケ
  32. 32. 運用改善提案がこない・・・こんなこと、思っていませんよね?
  33. 33. Page 32MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.社内だけでは無理だな・・・提案に来るのは営業営業新規施策改善手法ディレクター
  34. 34. Page 33MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.悩みをきちんと相談しようディレクターに問題を伝えれば解決策は出てくる解決できたらすごく嬉しいご協力いただければできます
  35. 35. Page 34MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.それでもダメだったら・・・運用コンサル 引継ぎ・テストラン本番運用開始1ヶ月 1ヶ月弊社コンサルをご依頼ください改善コンサルのみ 1ヶ月~ベンダー変更なら 2ヶ月~
  36. 36. Page 35MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.Webマネジメントまでできる運用チームをご用意できます
  37. 37. Page 36MEMBERS CO., LTD ALL RIGHTS RESERVED.高い意識を持った運用チームですクライアントWebマスターの業務を洗い出して、将来支援できそうな業務を仕分けしておく。①あちこちに散在するサイトの更新情報やルールを集約して事務局で一元管理できるようにする。②更新などの作業ボリュームを記録して、1年間の概算スケジュールや、課題の種が見えるようにする。③きちんと業務フローを設計してサイトを運営し、要件や課題の変化に応じて、設計を見直していくようにする。④日々の更新をきちんとやる (瑕疵ゼロ、公開遅延ゼロ)+
  38. 38. お問い合わせはこちら株式会社メンバーズhttp://www.members.co.jp/m_smd@members.co.jp

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