Recent developments in electronic exchange of the main documents in transport via the TLN standards

1. 20
Menno Lambooy
Ict-consultant bij TLN en betrokken bij meerdere
­implementatie­trajecten in het kader van papierloos transport
‘De interesse voor papierloos transport ontwikkelt zich gestaag, maar
het kan altijd sneller. Er zit in ieder geval een goede voortgang in de
­algemene acceptatie en toepassing van standaarden in de transportsec-
tor. Dat gaat op voor alle drie de onderdelen van papierloos transport:
de opdracht, de factuur en de vrachtbrief (TransFollow). De trigger
zit ‘m met name in het feit dat met de toenemende digitalisering van
informatiestromen ook de ict-beheerstaken toenemen bij transport-
bedrijven. Vooralsnog zorgt een uitbreiding van het aantal koppelingen
met interne systemen of systemen bij opdrachtgevers ervoor dat ook
het aantal bestandsdefinities van de im- of export toeneemt. Dit
moet allemaal weer onderhouden worden, bijvoorbeeld bij software-
updates of door aanpassingen in systemen van opdrachtgevers. Er
komt daardoor meer interesse voor standaarden. Tegelijkertijd werken
TMS-leveranciers aan een slimmere uitwisseling van gegevens met
externe partijen en worden de TLN-standaarden steeds vaker onder-
deel van de basissystemen.’
‘Doordaternogrelatiefveelnaarelkaarwordtgekeken,raaktpapier­loos
transportvooralsnognietineenstroomversnelling.TMS-leveranciers
wachtenmetdeontwikkelingtoteenklanteenstandaardgeïmplemen-
teerdwilhebben.Vervoerdersnemenophunbeurteenafwachtende
houding aan, totdat hun TMS-leverancier een klant-en-klare module
met standaarden oplevert. Verder is het voor veel vervoerders moei-
lijk om de standaarden aan hun opdrachtgevers op te leggen. Veelal
schikt men zich in de flexibele rol, vanuit de gedachte dat de oplossing
voor een koppeling zelf wordt opgelost. Dit betekent dat men afhan-
kelijk is van hun TMS-leverancier of dat men zelf weer een nieuwe
koppeling ontwikkelt. Sommige vervoerders met handige ict’ers in
dienst zien hierin juist hun meerwaarde. Bij vervoerders van middel-
grote of kleinere omvang ontbreekt het nog aan kennis en visie om
zich meer richting standaard oplossingen te ontwikkelen.’
‘Papierloos transport heeft zich al bewezen in de bouw- en
­distributiemarkt. In de bouwsector is de factuur die digitaal verstuurd,
ingelezen en ingeboekt kan worden de standaard. Hiermee is de
verwerkingstijd van facturen aanzienlijk verkort. Er wordt niet meer
met een pdf-­bestand gewerkt, maar met een factuur in xml-formaat
die bij ieder bekend financieel pakket kan worden ingeschoten. Een
aantal vervoerders, actief in de bouwsector, heeft deze ontwikkeling
aangegrepen om verder te gaan met de standaarden voor de trans-
portopdracht en vrachtbrief. Binnen TLN Distributie is het project
papierloos transport opgestart om de onderlinge uitwisseling beter
te faciliteren. Een onderzoek bij bedrijven in deze deelmarkt laat
zien dat er al veel digitaal wordt uitgewisseld en dat deze bedrijven
het intern al vrij aardig geregeld hebben. Wanneer men collega-
vervoerders inschakelt, wordt echter nog te vaak teruggegrepen naar
de oude werkwijze: een e-mail met een opdracht en bellen of mailen
als er informatie nodig is over de status van de zending. Hier liggen
kansen om de uitwisseling op basis van de TLN-standaard te laten
plaatsvinden.’
‘De succesfactoren voor deze deelmarkten liggen op het gebied van
samenwerking, onderlinge uitwisseling en initiatief bij grote spelers. In
de bouwsector was men al bekend met standaarden, bijvoorbeeld als
het gaat om de salesberichten. Daarnaast is er een aantal grote partijen
dat het initiatief heeft genomen om de uitwisseling met hun onder-
aannemers, de vervoerders, verder te optimaliseren. Een dergelijk
initiatief vanuit de verladende kant is voor andere deelmarkten lastiger,
omdat daar minder sprake is van ‘dominantie’ van één of enkele par-
tijen. Binnen de deelmarkt TLN Distributie is er veel samenwerking
en daarmee gepaard ook veel onderlinge uitwisseling. Vervoerders
maken gebruik van verschillende TMS-en, maar als deze systemen
de TLN-standaarden aanbieden, kan eerder worden gekozen voor
digitale uitwisseling. Men hoeft dan niet iedere keer het wiel op-
nieuw uit te vinden.’
ANALYSE
Meer informatie
Neem contact op met TLN voor meer informatie over en/of
­deelname aan de pilot papierloos transport van TLN Distributie:
tlndistributie@tln.nl.