På dagens frukostseminarium pratade Metamatrix webb- och innehållsstrateg Pia Flodquist om vad som krävs för att skapa en fungerande förvaltningsorganisation för webbplatsen och de digitala kanalerna. En effektiv förvaltning av webbplatsen krävs för att organisationen inte ska tappa strategitänk, koncept och fokus på webben. Den behövs för att styra mot mål, skapa effektiva webbtjänster, hålla samman kommunikationen och få självgående webbredaktörer. Förvaltning av en webbplats är ett affärsmässigt viktigt och tidskrävande arbete som kräver planering och samordning. Förutom det krävs dessutom att det avsätts tid, resurser och möjlighet att arbeta över avdelningsgränserna. Arbetet i förvaltningsorganisationen sker på tre nivåer: strategisk, taktisk och operativ. Skilj på nivåerna och låt olika personer arbeta på olika nivåer. Idag arbetar många webbansvariga och redaktörer på alla tre nivåer vilket gör att man lätt tappar den strategiska och taktiska nivån. Den strategiska nivån handlar om till exempel om målstyrning, att godkänna strategier, årsplanering, uppföljning och kvalitetssäkring. Den taktiska nivån har bland annat ansvar för målgrupperna/användarna och för att planera arbetet, samordna kommunikationen och sköta webbanalys.Den operativa nivån ska fokusera på produktionen, exempelvis uppdateringar, support, drift.

1. 2016-11-24
Effektiv förvaltning av webbplatsen

2. 2
AGENDA
»Definition, problem och målbild
»Tre nivåer på förvaltning
»Hur gör man?
»Framgångsfaktorer

3. 3
AGENDA
»Definition, problem och målbild
»Tre nivåer på förvaltning
»Hur gör man?
»Framgångsfaktorer

4. 4
Utveckling
Målgrupps-
kännedom
Utveckling av
ny
funktionalitet
Buggrättning
Samordning
med andra
kanaler
Samordning
av innehåll
Tillgänglighet
Uppdateringar
Webbanalys
Användbarhet

5. 5
PROBLEMET
»Drar åt olika håll
»Kriget om startsidan
»Brist på långsiktig planering
»Organisationen skjuter från höften
»Ingen prioritering, styrning, riktlinjer
Bild: The Noun Project:Tyler Glaude

6. 6
Digital
transformation

7. 7
MÅLBILD - EFFEKTIVITET
»Inriktning och strategi
»Styrning mot mål
»Effektiva webbtjänster
»Förvaltning som en del av strategin
»Sammanhållen kommunikation
»Självgående redaktörer
Bild: The Noun Project: Julien Deveaux

8. 8
SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EFFEKTIVITET
Bild: The Noun Project: Tobias Strohbach, Froz

9. 9
LÖSNINGEN
Webben kräver en förvaltningsorganisation på tvärs.
Bild: The Noun Project: David Waschbusch

10. 10
AGENDA
»Definition, problem och målbild
»Tre nivåer på förvaltning
»Hur gör man?
»Framgångsfaktorer

11. 11
OLIKA NIVÅER PÅ FÖRVALTNING
Strategisk (styrgrupp, webbansvarig)
Inriktning och strategi, målstyrning, budget.
Taktisk (webbansvarig, huvudredaktör)
Handlingsplaner, löpande förvaltning, kompetensutveckling
Operativ (it, redaktör)
Servrar, innehåll

12. 12
STRATEGISK NIVÅ
Råd för digitala kanaler, styrgrupp, ledning
»Inriktning och målstyrning
»Besluta om strategiska frågor
»Godkänna årsplan
»Tilldela budget.
»Uppföljning
»Kvalitetssäkring

13. 13
TAKTISK NIVÅ
Webbråd eller intranätsråd
»Föra ned strategin
»Rapportera uppåt
»Utarbeta policies
»Handlingsplaner
»Samordna
»Webbanalys

14. 14
OPERATIV NIVÅ
Redaktörer
»Följa planer & riktlinjer
»Målgruppsfokus
»Följa upp (webbanalys)
»Uppdatera
»Skapa nytt
»Självgående

15. 15
OPERATIV NIVÅ
Redaktörer
»Håll ihop dem!
– Gemensam kompetensutveckling
– Föreläsningar
– Lära av varandra – SEO, ny funktionalitet.

16. 16
AGENDA
»Definition, problem och målbild
»Tre nivåer på förvaltning
»Hur gör man?
»Framgångsfaktorer

17. 17
MINDRE & MELLANSTORA ORGANISATIONER
Ledningsgrupp
(strategisk nivå)
• Ledningsgruppen
• Webbansvarig
Taktiska rådet (taktisk nivå)
• Webbansvarig
• Webbmaster
• Redaktör
• Innehållsansvarig
Redaktionsmöten (operativ nivå)
• Redaktörer
• Innehållsansvarig
• Skribenter

18. 18
DEFINITION AV ROLLER
Roll Kommunikationschef
Ansvar
Ansvarig för intern och extern kommunikation.
 Övergripande ansvarig för webbplatsen
 Ansvarar över budget för de digitala kanalerna.
 Fastställer organisationen för förvaltning av de
digitala kanalerna.
 Föredrar policies för beslut i ledningsgruppen.
 Initierar budgetdiskussion om stora
utvecklingsinsatser.
Roll Informationsansvarig
Ansvar
 Personalansvarig chef inom respektive
verksamhetsområde vilket innebär ansvar för att
resurser tilldelas för utpekade delar till de digitala
kanalernas förvaltningsorganisation.
 Kan delegera ansvaret till redaktörer eller
skribenter.

19. 19
Januari: Taktiska rådet,
planering för första halvåret
April: Ledningsgrupp,
uppföljning av
strategin
Maj/juni: Fokus på
målgrupper (enkäter,
fokusgrupper etc)
Augusti: Taktiska
rådet, planering för
andra halvåret
September: Taktiska
rådet, planera nästa år,
effektmål och budget
Oktober: Ledningsgrupp
fattar beslut om mål och
budget för kommande
verkamhetsår
November/December:
Rensa innehåll

20. 20

21. 21
FÖRSTÅ ORGANISATIONEN
Skatteverket Rättslig vägledning
ProcessOrganisation RiktlinjerFörvaltningsansvar
Vision
Syfte
Mål

22. 22
Delområde 1
Delområde 2
Delområde 3
Delområde 4
Delområde
4
Delområde 5
Delområde 6
Delområde 7
Delområde 8
ORGANISATION RÄTTSAVDELNINGEN
Skatteverket Rättslig vägledning

23. 23
Organisation
Förvaltning av Rättslig vägledning
Förvaltningsgrupp 1 Förvaltningsgrupp 2 Förvaltningsgrupp 3 Förvaltningsgrupp 5Förvaltningsgrupp 4 Förvaltningsgrupp 5
Webbråd

24. 24
AGENDA
»Definition, problem och målbild
»Tre nivåer på förvaltning
»Hur gör man?
»Framgångsfaktorer

25. 25
FRAMGÅNGSFAKTORER
» Strategiskt råd för digitala kanaler
» Fastställd förvaltningsorganisation
» Personella och ekonomiska resurser
» Årsplanering för kommunikation & innehåll
» Sammanhållen redaktörsorganisation
» Riktlinjer för webben

26. 26
Pia Flodquist
@PiaFlodquist
pia.flodquist@metamatrix.se