Presentación sobre "Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico" en las VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL en Málaga 2014.

1. 1
VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA
ADMINISTRACIÓN LOCAL
Normas técnicas de Interoperabilidad e
instrumentos para el documento electrónico
Málaga, 23 de mayo de 2014
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

2. 2
1. Un marco legal exhaustivo relativo al
documento-e
2. Normas técnicas de interoperabilidad relativas
al documento-e
3. Seguimiento de la adecuación al ENI, ¿dónde
estamos en la práctica?
4. Actuar con instrumentos y herramientas
5. Conclusiones y retos

3. 3
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
1. Un marco legal exhaustivo
relativo al documento-e
Una oportunidad que había que aprovechar.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos:
Incluye entre las piezas de la administración-e al
documento-e, expediente-e y archivo-e.
En relación con la cooperación de las AA.PP., crea:
el Esquema Nacional de Interoperabilidad,
regulado por el RD 4/2010.
el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el
RD 3/2010.
Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas
por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, …
El documento-e en el desarrollo de la administración-e

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
El Esquema Nacional de Interoperabilidad

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Por qué se ocupa el ENI del documento electrónico
Interoperabilidad

7. 7
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con
el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y
conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.
Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto
a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto
del ciclo de vida de los documentos-e.
Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).
Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en el ENI.
Digitalización de documentos en soporte papel, según la NTI.
ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Real Decreto 1708/2011, arts. 20 y 21

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Normas técnicas de interoperabilidad, RD 4/2010,d.a.1ª
Desarrollan aspectos concretos necesarios para la aplicación del ENI:
Catálogo de estándares.
Documento electrónico.
Digitalización de documentos.
Expediente electrónico.
Política de firma electrónica y de certificados.
Protocolos de intermediación de datos.
Relación de modelos de datos comunes.
Política de gestión de documentos electrónicos.
Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión.
Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales.
Reutilización de recursos de información (RD 1495/2011,d.f.1ª).
CISE
STORK

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
ENI, RD 4/2010, art. 22:
 Se aplicará lo previsto en el ENS
en cuanto a cumplimiento de:
Principios básicos y requisitos
mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a
los medios y soportes en los que se
almacenen los documentos.
 Se aplicarán medidas con el fin
de garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,
calidad, protección, accesibilidad y
conservación física y lógica de los
documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que
puedan estar expuestos
y a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
ENS, RD 3/2010
Art. 7. Prevención, reacción y
recuperación
...
5. ..., el sistema garantizará la conservación
de los datos e informaciones en soporte
electrónico.
De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los
servicios durante todo el ciclo vital de la información
digital, a través de una concepción y procedimientos
que sean la base para la preservación del
patrimonio digital.
Art. 21. Protección de información
almacenada y en tránsito.
...
2. Forman parte de la seguridad los
procedimientos que aseguren
la recuperación y conservación a largo
plazo de los documentos-e producidos por las
AA.PP. en el ámbito de sus competencias.
...
Seguridad adecuada a riesgos y plazos

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Marco Europeo de Interoperabilidad

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
2. Normas técnicas de
interoperabilidad relativas al
documento-e
Principio de seguridad jurídica
Aplicación de prácticas seguidas en otros ámbitos
¿Somos conscientes de lo que hemos hecho, de lo
que tenemos?

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Política de gestión de documentos electrónicos:
Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
Documento electrónico:
Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para su intercambio.
Condiciones relativas al acceso al documento.
Expediente electrónico:
Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
Digitalización de documentos:
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión:
Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Fuente: Elaboración propia
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar
conceptos y requisitos generales y de detalle.
Esfuerzo en materia de documento electrónico

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Objeto: Establecer las directrices para la definición de políticas de
gestión de documentos electrónicos.
NTI de Política de gestión de documentos electrónicos

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Esquema de metadatos para la gestión del documento-e

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
• Objeto: establecer los componentes
del documento electrónico, contenido, en
su caso, firma electrónica y metadatos, así
como la estructura y formato para su
intercambio.
• Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3
a) Documentos administrativos electrónicos.
b) Cualquier otro documento-e susceptible de
formar parte de un expediente-e.
NTI de Documento electrónico

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
• Objeto: Establecer la estructura y el
formato del expediente electrónico, así
como las especificaciones de los servicios de
remisión y puesta a disposición.
• Ámbito de aplicación:
Expedientes-e en ámbito RD 4/2010, art. 3.
Se podrán aplicar a otros conjuntos de
documentos-e, creados al margen de un
procedimiento reglado, mediante agregación, como
resultado de una secuencia de actuaciones coherentes
que conducen a un resultado específico.
NTI de Expediente electrónico

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Objeto: Establecer los requisitos a
cumplir en la digitalización de
documentos en soporte papel o en
otro soporte no electrónico susceptible
de digitalización a través de medios
fotoeléctricos.
NTI de Digitalización de documentos
Fuente: Guía de aplicación de NTI de Digitalización de documentos.
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Objeto: Establecer las reglas para la
generación de copias electrónicas
auténticas, copias papel auténticas de
documentos públicos administrativos
electrónicos y para la conversión de
formato de documentos electrónicos.
NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Hay otras NTIs relacionadas

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
+ Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:
Fuente:
http://administracionelectronica.gob.es
+ Guías de aplicación

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
3. Seguimiento de la
adecuación al ENI, ¿dónde
estamos en la práctica?
Con el foco puesto en la recuperación y
conservación del documento-e

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Adecuación al ENI, Seguimiento
El 30.01.2014 venció el plazo de 48 meses para la
adecuación al ENI.
Seguimiento en las AA.PP.:
 Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo
Superior de Administración Electrónica en octubre de
2012. Incorporación de las demás AA.PP.
 Seguimiento: febrero (solo AGE), mayo, septiembre,
diciembre de 2013 y marzo de 2014.
 Participación de carácter voluntario.
 Cuestionario, disponible en el Portal de la
Administración Electrónica.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
 X.1 Se dispone de una Política de gestión de documentos electrónicos
conforme a la NTI.
 X.2 Se ha establecido un Repositorio electrónico.
 X.3 Se han definido los calendarios de conservación de documentos-
e y de las series documentales.
 X.4 Se generan documentos-e conforme a la NTI de Documento-e.
 X.5 Se intercambian documentos-e conforme a la NTI.
 X.6 Se generan expedientes-e conforme a la NTI.
 X.7 Se intercambian expedientes-e conforme a la NTI.
 X.8 Se ha definido la normativa para la atribución de las
competencias en cuanto a la generación de copias auténticas.
Cuestionario de seguimiento, Cap. X
14, preguntas (1/2)

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
 X.9 Se generan copias auténticas, y en su caso se realizan
conversiones, conforme a la NTI.
 X.10 Se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) al
repositorio electrónico.
 X.11 Los documentos y expedientes-e se firman de acuerdo con la
Política de firma electrónica y de certificados aplicable.
 X.12 Se emplea la firma longeva para preservar la conservación de las
firmas a lo largo del tiempo.
 X.13 La conservación de los documentos-e atiende a lo previsto en
los artículos 11 y 23 del RD 4/2010 y en la NTI de Catálogo de estándares.
 X.14 Los documentos se digitalizan según lo previsto en la NTI de
Digitalización de documentos.
Cuestionario de seguimiento, Cap. X
14, preguntas (2/2)

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Adecuación al ENI, ¿dónde estamos?

27. 27
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
https://joinup.ec.europa.eu/elibrary/document/interoperability-maturity-model
¿Y la noción de madurez?

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
4. Actuar con instrumentos y
herramientas

29. 29
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Elaborar y aprobar la política de gestión de
documentos electrónicos de la entidad

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Modelo de Política de gestión de documentos electrónicos
Objetivo:
Servir como referencia para la
elaboración de una Política de
Gestión de documentos
electrónicos
conforme al ENI,
siguiendo lo dispuesto en la NTI
y en su correspondiente Guía de
Aplicación.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
 Roles y responsabilidades
 Cuadro de clasificación
 Esquema institucional de metadatos
 Herramientas a utilizar
Algunas cuestiones dentro de la política a
perfilar en cada entidad

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Herramientas, Sistema de gestión de
documentos electrónicos (SGDE)
Da soporte a la gestión diaria de los documentos para el
desarrollo de los procesos de negocio.
Orientado básicamente al control, almacenamiento y gestión de
la documentación de los archivos de oficina.
Básicamente permite:
 la modificación de los documentos
 la existencia de varias versiones de los documentos
 el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
 controles de retención de los documentos
 estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los
usuarios.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
InSide funciona sobre un gestor
documental que cumpla los estándares
CMIS para la gestión documental de
expedientes-e y documentos-e, según
especificado en las NTIs del ENI.
Se almacenan los documentos, firmas, metadatos,
versiones de un mismo documento, etc.
Permite su consulta y gestión por medio de
servicios web para la integración con cualquier
aplicación que desee gestionar sus documentos de
acuerdo con lo especificado en las normas ENI.
Operaciones generales:
• Gestión Avanzada de Expedientes Electrónicos:
• Alta de los expedientes
• Búsqueda de Expedientes
• Generación del Indexado
• Firma de los Índices (Dep-eUtils)
• Versionado de los ExpedientesEni
• Modificación de los Metadatos
• Cierre del Expediente. Cierre Índice y Generación ENIs
definitivos (Dep-eUtils)
• Generación de Vistas Abiertas y Cerradas
• Importación y Vinculación de Expedientes
• Pendiente: Archivado del Expediente. Integración con
Sistema de Archivo.
•Gestión Básica de Documentos Electrónicos:
• Alta de Documentos
• Búsqueda de Documentos
• Gestión de Documentos Internos (posible dependencia eUtils)
• Gestión de Documentos Externos (Dep-eUtils)
• Firma y Sellado de los Documentos (Dep-eUtils)
• Versionado de los DocumentosEni
• Generación DocumentoENI on-the-fly (o recuperación tras
cierre)
• Copiado Auténtico de Documentos (con/sin cambio de formato)
• ReSellado de Documentos
INSIDE: Apoyo a documento y expediente electrónico

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Herramientas, Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
Se caracteriza por lo siguiente:
 Impide que los documentos de archivo sean modificados.
 Sólo permite la existencia de una versión final de los documentos.
 Impide el borrado de documentos salvo en circunstancias estrictamente
controladas.
 Incluye controles de retención rigurosos.
 Incluye una estructura de organización de los documentos rigurosa, el
cuadro de clasificación, mantenida por un administrador.
 Puede dar soporte al trabajo diario, pero orientado primariamente a
proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de
negocio.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
5. Conclusiones y retos.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Retos
 Actualizar el ENI, a la luz de la experiencia, del feedback y
de los emergentes en materia de interoperabilidad: aspectos
que puedan afectar al Capítulo X y normas técnicas de
interoperabilidad relacionadas. Ej.: ¿transferencia de archivos?
 Continuar el esfuerzo de desarrollo de infraestructuras,
servicios, herramientas y documentación de soporte. Ej.:
revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del
Documento-e; una guía de aplicación del Esquema,…
 Mantener el alineamiento con las tendencias en la Unión
Europea.
 [Todos] Promover la política de gestión de documentos-
e en las propias entidades.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Esfuerzo colectivo
Liderazgo de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e
Impulso de la Administración Electrónica.
> 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e de:
Administración General del Estado,
Comunidades Autónomas,
Corporaciones Locales (Federación Española de Municipios y Provincias - FEMP),
Universidades (Conferencia de Rectores de Universidades Españolas - CRUE),
Ámbito judicial (EJIS).
Perfiles de conocimiento diversos: TIC, archivos, jurídico, ...

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Muchas
gracias
Portal de la Administración
Electrónica:
http://administracionelectronica.gob.es