اتوماسیون اداری تحت وب به سیستم ها و نرم افزارهای متنوعی که به صورت دیجیتالی برای ایجاد؛ جمع آوری؛ ذخیره؛ دستکاری و انتقال اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی مورد استفاده قرار می گیرد؛ اشاره دارد. ذخیره‌سازی داده های پردازش نشده؛ انتقال الکترونیکی داده ها و فرآیندها و مدیریت اطلاعات در سازمان ها، از جمله اقدامات و وظایف مهم و اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهد.

1. ‫با‬ ‫آشنایی‬‫اداری؛‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬‫اتالف‬ ‫از‬ ‫جلوگیری‬ ‫و‬ ‫کاغذبازی‬ ‫حذف‬
‫وقت‬
‫وب‬ ‫تحت‬ ‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫به‬‫ها‬ ‫سیستم‬‫که‬ ‫متنوعی‬ ‫افزارهای‬ ‫نرم‬ ‫و‬‫صورت‬ ‫به‬
‫برای‬ ‫دیجیتالی‬‫ایجاد‬‫؛‬‫آوری‬ ‫جمع‬‫؛‬‫ذخیره‬‫؛‬‫دفتر‬ ‫اطالعات‬ ‫انتقال‬ ‫و‬ ‫دستکاری‬‫ی‬‫نیاز‬ ‫مورد‬
‫گیرد‬ ‫می‬ ‫قرار‬ ‫استفاده‬ ‫مورد‬ ‫اصلی‬ ‫کارهای‬ ‫انجام‬ ‫برای‬‫؛‬.‫دارد‬ ‫اشاره‬‫ذخیره‬‫داده‬ ‫سازی‬
‫های‬‫نشده‬ ‫پردازش‬‫؛‬‫الکترونیکی‬ ‫انتقال‬‫فرآیندها‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫داده‬‫در‬ ‫اطالعات‬ ‫مدیریت‬ ‫و‬
،‫ها‬ ‫سازمان‬‫جمله‬ ‫از‬‫اصلی‬ ‫و‬ ‫مهم‬ ‫وظایف‬ ‫و‬ ‫اقدامات‬‫سیستم‬ ‫یک‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫را‬
‫می‬ ‫تشکیل‬.‫دهد‬‫یک‬ ‫اصلی‬ ‫هدف‬‫وب‬ ‫تحت‬ ‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬،‫سازی‬ ‫بهینه‬
‫فرآیند‬ ‫خودکارسازی‬ ‫و‬‫در‬ ‫موجود‬ ‫های‬.‫باشد‬ ‫می‬ ‫سازمان‬ ‫یک‬‫یک‬ ‫جزء‬ ‫ترین‬ ‫مهم‬
‫سیستم‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫شبکه‬LAN‫ک‬ ‫است‬،‫سیستم‬ ‫این‬ ‫در‬ ‫موجود‬ ‫کاربران‬ ‫به‬ ‫ه‬
‫داده؛‬ ‫انتقال‬ ‫قابلیت‬‫انتقال‬‫نامه‬‫اداری‬ ‫های‬‫و‬‫انتقال‬ ،‫همچنین‬‫طریق‬ ‫از‬ ‫را‬ ‫صدا‬‫این‬
‫شبکه‬‫م‬ ‫ارائه‬‫ی‬.‫دهد‬‫دهه‬ ‫اواخر‬ ‫از‬ ‫حدودا‬ ،‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫این‬ ‫کاربرد‬1970‫دهه‬ ‫اوایل‬ ‫و‬1980
‫تدریج‬ ‫به‬‫بزرگ‬ ‫های‬ ‫شرکت‬ ‫در‬‫پیدا‬ ‫رواج‬‫ن‬.‫مود‬
‫با‬ ‫آشنایی‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬

2. ‫سازمانها‬ ‫به‬ ‫تکنولوژی‬ ‫ورود‬ ‫چگونه‬‫خواهد‬ ‫تجارت‬ ‫دنیای‬ ‫در‬ ‫تحول‬ ‫موجب‬
‫شد‬
‫خو‬ ‫معنای‬ ‫به‬ ‫اتوماسیون‬‫دکار‬.‫باشد‬ ‫می‬ ‫سازی‬‫امو‬ ‫ترین‬ ‫ساده‬ ‫انجام‬ ‫برای‬ ،‫گذشته‬ ‫در‬‫ر‬
‫کاغذبازی‬ ‫انجام‬ ‫به‬ ‫نیاز‬ ،‫اداری‬‫دستی‬ ‫پیچیده‬ ‫فرآیندهای‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫نگاری‬ ‫نامه‬ ‫ها؛‬‫و‬‫طاقت‬
‫اما‬ .‫داد‬ ‫می‬ ‫اختصاص‬ ‫خود‬ ‫به‬ ‫نیز‬ ‫را‬ ‫زیادی‬ ‫زمان‬ ‫که‬ ‫بود‬ ‫نیاز‬ ‫فرسایی‬‫بسیاری‬ ،‫امروزه‬
.‫باشند‬ ‫می‬ ‫انجام‬ ‫قابل‬ ‫ای‬ ‫ساده‬ ‫های‬ ‫روش‬ ‫به‬ ‫سازمانی‬ ‫فرآیندهای‬ ‫از‬‫سازی‬ ‫اتوماسیون‬
‫امور‬ ‫خودکارسازی‬ ‫همان‬ ‫یا‬،.‫باشد‬ ‫می‬ ‫اداری‬ ‫امور‬ ‫انجام‬ ‫در‬ ‫نوین‬ ‫روشی‬‫افزار‬ ‫نرم‬
‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫پایه‬ ‫بر‬ ‫اطالعاتی‬ ‫افزاری‬ ‫نرم‬ ،‫رایانه‬‫که‬ ‫باشد‬ ‫می‬‫نامه‬ ‫ارجاع‬‫؛‬‫مکاتبات‬
‫اداری‬‫؛‬‫بین‬ ‫را‬ ‫ارتباطات‬ ‫اشکال‬ ‫سایر‬ ‫و‬ ‫اسناد‬‫افراد؛‬‫آوری‬ ‫جمع‬ ‫ها‬ ‫سازمان‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫گروه‬‫؛‬
‫پردازش؛‬‫می‬ ‫انتقال‬ ‫و‬ ‫ذخیره‬‫ده‬.‫د‬‫نوع‬ ‫این‬‫سیستم‬،‫ها‬‫با‬‫جویی‬ ‫صرفه‬‫چشمگیر‬‫در‬
‫زمان‬‫و‬‫امور‬ ‫دقیق‬ ‫انجام‬‫در‬ ‫الزم‬‫اداری‬ ‫فرآیندهای‬‫برای‬ ‫تالش‬ ،‫نهایت‬ ‫در‬ ‫و‬‫و‬ ‫دسترسی‬
‫ارتباطات‬ ‫دریافت‬،‫سازمانی‬‫توانند‬ ‫می‬‫کاربران؛‬ ‫کاری‬ ‫بازده‬‫مدیر‬‫ان‬‫را‬ ‫پرسنل‬ ‫سایر‬ ‫و‬‫به‬
‫توجهی‬ ‫قابل‬ ‫میزان‬.‫دهند‬ ‫افزایش‬
‫سیستم‬ ‫و‬ ‫اشیاء‬ ‫اینترنت‬ ‫ارتباط‬‫اهداف‬ ‫پیشبرد‬ ‫در‬ ‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬
‫سازمان‬‫ها‬
‫جهانی‬ ‫تمایلی‬ ،‫امروز‬ ‫دنیای‬ ‫در‬‫جهت‬ ‫در‬‫هوشمندانه‬ ‫و‬ ‫خودکار‬ ‫انجام‬‫اکثر‬‫وجود‬ ‫کارها‬
‫سریع‬ ‫انجام‬ ‫در‬ ‫را‬ ‫بشر‬ ‫بیشتر‬ ‫روز‬ ‫به‬ ‫روز‬ ،‫جدید‬ ‫نسل‬ ‫خالقیت‬ ‫و‬ ‫ابتکار‬ ‫طرفی‬ ‫از‬ .‫دارد‬
‫امور‬‫یک‬ ‫از‬ ‫استفاده‬ .‫نمود‬ ‫خواهد‬ ‫یاری‬ ‫فرآیندها‬ ‫سازی‬ ‫خودکاری‬ ‫و‬‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬
‫اداری‬‫سازمان‬ ‫برای‬ ‫متفاوتی‬ ‫و‬ ‫مهم‬ ‫رقابتی‬ ‫مزیت‬ ،‫باکیفیت‬‫با‬ .‫رود‬ ‫می‬ ‫شمار‬ ‫به‬ ‫ها‬
‫جدیدی‬ ‫های‬ ‫ایده‬ ‫هرروز‬ ‫امور؛‬ ‫تدریجی‬ ‫شدن‬ ‫اتوماسیون‬ ‫و‬ ‫بشر‬ ‫زندگی‬ ‫به‬ ‫اینترنت‬ ‫ورود‬
‫اشیاء‬ ‫اینترنت‬ .‫کند‬ ‫می‬ ‫پیدا‬ ‫ظهور‬ ‫سازمانی‬ ‫امور‬ ‫سازی‬ ‫بهینه‬ ‫زمینه‬ ‫در‬)IOT(‫به‬
‫خیلی‬ ‫عبارت‬‫خودکار‬ ‫کنترل‬ ‫به‬ ‫ساده‬‫ابزارهای‬ ‫کامپیوتر؛‬ :‫جمله‬ ‫از‬ ‫مختلف‬ ‫امور‬ ‫و‬ ‫اشیاء‬
‫مایکروویو‬ ‫و‬ ‫گاز‬ ‫اجاق‬ ‫حتی‬ ‫و‬ ‫فن‬ ‫سوزی؛‬ ‫آتش‬ ‫حسگرهای‬ ‫روشنایی؛‬‫اینترنت‬ ‫وسیله‬ ‫به‬
‫می‬ ‫گفته‬‫سیستم‬ ‫سازی‬ ‫پیاده‬ ‫و‬ ‫طراحی‬ ‫اصلی‬ ‫هدف‬ .‫شود‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫استفاده‬ ‫با‬
‫برنامه‬ ‫یک‬ ‫طریق‬ ‫از‬ ‫اداری‬ ‫وسایل‬ ‫بیشتر‬ ‫اتوماسیون‬ ‫و‬ ‫کنترل‬ ‫اشیاء‬ ‫اینترنت‬ ‫از‬‫موبایلی‬

3. ‫قابل‬ ‫های‬ ‫روبات‬ ‫و‬ ‫کنترلرها‬ ‫امروزی‬ ‫اداری‬ ‫های‬ ‫اتوماسیون‬ ‫اصلی‬ ‫مؤلفه‬ ‫دو‬ .‫باشد‬ ‫می‬
‫یک‬ ‫های‬ ‫قابلیت‬ .‫هستند‬ ‫ریزی‬ ‫برنامه‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬.‫است‬ ‫تصور‬ ‫از‬ ‫فراتر‬
‫ب‬ ‫کنید‬ ‫تصور‬‫بتوانید‬ ‫اشیاء‬ ‫اینترنت‬ ‫تکنولوژی‬ ‫کارگیری‬ ‫به‬ ‫با‬ ‫و‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫این‬ ‫از‬ ‫استفاده‬ ‫ا‬
‫تنظیم‬ ‫به‬ ‫یا‬ ‫و‬ ‫نمایید‬ ‫کنترل‬ ‫دور‬ ‫راه‬ ‫از‬ ‫را‬ ‫کار‬ ‫محل‬ ‫در‬ ‫شده‬ ‫نصب‬ ‫ایمنی‬ ‫های‬ ‫سیتم‬
‫م‬ ‫روشنایی‬ ‫و‬ ‫نور‬ ‫میزان‬‫ح‬.‫بپردازید‬ ‫خود‬ ‫اتاق‬ ‫و‬ ‫کار‬ ‫ل‬‫تلفیق‬ ‫کاربردهای‬ ‫و‬ ‫مزایا‬ ‫البته‬
‫یعنی‬ ‫تکنولوژی‬ ‫دو‬ ‫این‬‫افز‬ ‫نرم‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫ار‬‫از‬ ‫بیشتر‬ ‫بسیار‬ ‫اشیاء‬ ‫اینترنت‬ ‫و‬
.‫شود‬ ‫واکاوی‬ ‫و‬ ‫بررسی‬ ‫گوناگون‬ ‫زوایای‬ ‫و‬ ‫جهات‬ ‫از‬ ‫باید‬ ‫و‬ ‫بوده‬ ‫شده‬ ‫ذکر‬ ‫موارد‬
‫و‬ ‫اشیاء‬ ‫اینترنت‬ ‫ارتباط‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫سیستم‬
‫بخش‬ ‫و‬ ‫امکانات‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫سیستم‬ ‫مختلف‬ ‫های‬
‫دبیرخانه‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬(‫نگاری‬ ‫نامه‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬)
‫کارتابل‬:‫کارتابل‬‫نامه؛‬‫کارتابل‬‫وظایف؛‬‫کارتابل‬‫ارجاعات؛‬‫کارتابل‬‫آفالین‬ ‫نامه‬
‫فرم‬‫فرم‬ ‫گردش‬ ‫موتور‬ ‫و‬ ‫ساز‬
‫سامانده‬ ‫و‬ ‫جلسات‬ ‫مدیریت‬

4. ‫الکترونیک‬ ‫آرشیو‬
‫سازمانی‬ ‫برون‬ ‫مکاتبات‬ ‫پرتال‬
‫پیام‬ ‫صندوق‬
‫کوتاه‬ ‫پیام‬ ‫ارسال‬ ‫سامانه‬
‫الکترونیک‬ ‫پست‬ ‫و‬ ‫فکس‬ ‫دریافت‬ ‫و‬ ‫ارسال‬ ‫سامانه‬
‫گزارش‬‫ساز‬
‫گشته‬ ‫تبدیل‬ ‫ضروری‬ ‫امری‬ ‫به‬ ‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫از‬ ‫استفاده‬ ‫چرا‬
‫است؟‬
‫کس‬ ‫صاحبان‬ ‫و‬ ‫مدیران‬ ‫بر‬ ‫ها‬ ‫سیستم‬ ‫این‬ ‫از‬ ‫استفاده‬ ‫اهمیت‬ ،‫مطمئنا‬‫ب‬‫پوشیده‬ ‫کار‬ ‫و‬
‫از‬ ‫تر‬ ‫پراهمیت‬ ‫اداری‬ ‫های‬ ‫رویه‬ ‫در‬ ‫را‬ ‫ها‬ ‫سیستم‬ ‫این‬ ‫کاربرد‬ ‫امروزه‬ ‫آنچه‬ ‫اما‬ .‫نیست‬
‫س‬ ‫آور‬ ‫سرسام‬ ‫افزایش‬ ‫است؛‬ ‫نموده‬ ‫قبل‬‫و‬ ‫شدن‬ ‫اتوماسیون‬ ‫و‬ ‫رقبا‬ ‫پیشرفت‬ ‫رعت‬
‫مزیت‬ ‫چند‬ ‫به‬ ‫ادامه‬ ‫در‬ .‫باشد‬ ‫می‬ ‫تجاری‬ ‫های‬ ‫جنبه‬ ‫تمام‬ ‫در‬ ‫ها‬ ‫فعالیت‬ ‫خودکارسازی‬
‫های‬ ‫سیستم‬ ‫از‬ ‫استفاده‬ ‫مهم‬ ‫بسیار‬‫وب‬ ‫تحت‬ ‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬:‫نمود‬ ‫خواهیم‬ ‫اشاره‬
1.‫فرآیندها‬ ‫پردازش‬ ‫زمان‬ ‫کاهش‬
2.‫عملکرد‬ ‫معیارهای‬ ‫با‬ ‫سیستم‬ ‫سریع‬ ‫و‬ ‫خطا‬ ‫بدون‬ ‫آشنایی‬‫فرآیند‬
3.‫تنگناهای‬ ‫شناسایی‬ ‫و‬ ‫فرایندها‬ ‫عمکرد‬ ‫در‬ ‫عمیق‬ ‫دیدگاهی‬ ‫آوردن‬ ‫دست‬ ‫به‬
‫احتمالی‬
4.‫گیری‬ ‫تصمیم‬‫صحیح‬‫تجارت‬ ‫مورد‬ ‫در‬‫پرسودتر‬ ‫و‬ ‫اصولی‬‫ها‬ ‫داده‬ ‫اساس‬ ‫بر‬‫و‬
‫موجود‬ ‫اطالعات‬
5.‫استفاده‬ ‫با‬ ‫مختلف‬ ‫فرآیندهای‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫فعالیت‬ ‫انجام‬ ‫سرعت‬ ‫توجه‬ ‫قابل‬ ‫افزایش‬
‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫این‬ ‫از‬
6.‫چندگانه‬ ‫کاربردهای‬ ‫دلیل‬ ‫به‬‫این‬‫تعداد‬ ‫استخدام‬ ‫به‬ ‫نیازی‬ ‫دیگر‬ ‫ها؛‬ ‫سیستم‬
.‫باشد‬ ‫نمی‬ ‫باال‬ ‫های‬ ‫هزینه‬ ‫صرف‬ ‫درنتیجه‬ ‫و‬ ‫پرسنل‬ ‫زیادی‬
7.‫اداری‬ ‫پرهزینه‬ ‫و‬ ‫کننده‬ ‫خسته‬ ‫های‬ ‫کاغدبازی‬ ‫حذف‬

5. 8.‫اطالعات‬ ‫و‬ ‫ها‬ ‫داده‬ ‫ساز‬ ‫ذخیره‬ ‫حجم‬ ‫کاهش‬‫پایگاه‬ ‫سازی‬ ‫یکپارچه‬ ‫علت‬ ‫به‬
‫داده‬‫بخش‬ ‫های‬‫سازمان‬ ‫مختلف‬ ‫های‬‫مانند‬‫دبیرخانه‬‫؛‬‫کارتابل‬...‫و‬
9.‫تغییر‬ ‫صورت‬ ‫در‬‫سازمان؛‬ ‫مختلف‬ ‫های‬ ‫برنامه‬ ‫یا‬ ‫فرآیندها‬‫افراد‬‫زیادی‬‫توانند‬ ‫می‬
‫طور‬ ‫به‬‫نمایند‬ ‫استفاده‬ ‫آنها‬ ‫از‬ ‫و‬ ‫کرده‬ ‫روز‬ ‫به‬ ‫را‬ ‫ها‬ ‫داده‬ ‫همزمان‬.
1 0.‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬.‫شد‬ ‫خواهد‬ ‫سازمان‬ ‫کار‬ ‫گردش‬ ‫در‬ ‫کارآیی‬ ‫افزایش‬ ‫باعث‬
1 1.‫انجام‬ ‫سرعت‬ ‫چشمگیر‬ ‫افزایش‬ ‫و‬ ‫سهولت‬ ‫موجب‬‫اداری‬ ‫کارکردهای‬ ‫کلیه‬،
‫تایپ؛‬ ‫دیکته؛‬ :‫جمله‬ ‫از‬‫پرونده‬‫فکس؛‬ ‫کردن؛‬ ‫کپی‬ ‫سازی؛‬Telex‫فیلم‬ ‫میکرو‬ ‫؛‬‫؛‬
‫عملیات‬ ‫سوابق؛‬ ‫مدیریت‬‫و‬ ‫مهم‬‫کلید‬...‫و‬ ‫سازمان‬ ‫ی‬.‫شد‬ ‫خواهند‬
1 2.‫کاهش‬‫انگیز‬ ‫حیرت‬‫دستی‬ ‫و‬ ‫انسانی‬ ‫خطاهای‬
‫سیستم‬ ‫تاثیر‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫سازمانها‬ ‫در‬

6. ‫طراحی‬‫برترین‬‫ترین‬ ‫کیفیت‬ ‫با‬ ‫و‬‫شرکت‬ ‫توسط‬ ‫اداری؛‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬
!‫آهارسافت‬
‫افزارهای‬ ‫نرم‬ ‫سزای‬ ‫به‬ ‫نقش‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫امری‬ ‫ها‬ ‫سازمان‬ ‫راندمان‬ ‫افزایش‬ ‫در‬
‫انتخاب‬ ،‫دارد‬ ‫قرار‬ ‫باالتری‬ ‫اهمیت‬ ‫درجه‬ ‫در‬ ‫آنچه‬ ‫اما‬ .‫است‬ ‫شده‬ ‫ثابت‬ ‫و‬ ‫بدیهی‬ ‫بسیار‬
‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬‫مناسب‬‫شرک‬ ‫با‬.‫شماست‬ ‫سازمان‬ ‫یا‬ ‫ت‬‫اداری‬ ‫اتوماسیون‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬
‫آهارسافت‬‫؛‬‫طراحی‬ ‫کاربری؛‬ ‫های‬ ‫رابط‬ ‫طراحی‬ ‫در‬ ‫کیفی‬ ‫درجه‬ ‫باالترین‬ ‫بودن‬ ‫دارا‬ ‫با‬
‫فرآیندها؛‬‫از‬ ‫برخورداری‬‫تر‬ ‫مهم‬ ‫همه‬ ‫از‬ ‫و‬ ‫مناسب‬ ‫بسیار‬ ‫قیمتی‬‫مندی‬ ‫بهره‬‫باالترین‬ ‫از‬
‫انتخابی‬ ‫امنیتی؛‬ ‫درجه‬‫بسیار‬‫مناسب‬‫برای‬‫سازمان‬‫ها‬‫شرکت‬ ‫و‬‫پیشبرد‬ ‫جهت‬ ‫در‬ ‫ها‬
‫می‬ ‫رقبا‬ ‫بر‬ ‫پیروزی‬ ‫و‬ ‫اهداف‬ ‫سریع‬.‫باشد‬