1.
1
07/02/2023

2.
2
07/02/2023

3.
Action de rassembler des personnes
en un lieu physique ou virtuel à une fin
déterminée (objectif ?)
3
07/02/2023

4.
 Pourquoi la réunion ?
 La réunion a un coût
 Réunion et objectifs
 Conduire ou animer la réunion
 Qui faut-il inviter à la réunion ?
 Les grands types de réunion
 Logigramme de la réunion
 Méthodes et styles d’animation de la réunion
Techniques d’animation
 Les 6 règles d’or de l’animation de la réunion
 Le compte rendu de la réunion
Le briefing
Plan de l’Intervention
4
07/02/2023

5.
C’est un
instrument
de
management
Le travail d’un manager peut être
divisé en :
Planifier (fixer des objectifs)
Organiser (optimiser l’efficacité du
personnel)
Intégrer (motiver et communiquer)
Mesurer (indicateurs et tableau de
bord)
Et développer le personnel
(formation, délégation, etc.)
5
07/02/2023

6.
C’est un
instrument de
management
C’est un moyen de communication du
haut vers le bas et inversement, mais
également horizontale quand plusieurs
fonctions veulent se rencontrer
C’est un moyen de partage et un
véhicule de diffusion des informations
et des directives
Elle permet d’engager une discussion
préalable à une décision à prendre
6
07/02/2023

7.
C’est un
instrument
de
management
Elle permet de mesurer l’effet
produit par une décision
En s’appuyant sur la dynamique du
groupe, la réunion est utilisée pour
ses effets d’émulation, de contagion
et d’entrainement
La réunion est aussi un lieu
d’échange des méthodes et des
expériences entre les participants
7
07/02/2023

8.
C’est un
instrument
de
management
Elle est utilisée pour le
perfectionnement des savoirs et des
comportements
Quand naissent des tensions dans
l’entreprise, c’est encore à la réunion
que l’on aura recours pour découvrir,
analyser et résoudre les problèmes
posés
C’est aussi un moyen d’apaiser les
inquiétudes, pour relâcher les tensions
et concilier les points de vue
divergents
8
07/02/2023

9.
9
07/02/2023

10.
Les réunions ont
des configurations
souvent différentes
en termes :
de durée,
de nombre de
participants,
de temps de
déplacements
des participants
pour y accéder
Exemple : 5 personnes qui se
réunissent quotidiennement 10 mn
pour recevoir des directives, le coût
annuel est d’environ :
(SH x 10 mn) x nbre de réunions
60 mn
Exemple : 10 personnes qui se
réunissent une fois par mois pendant
toute la journée, le coût annuel est
d’environ :
(Salaire mensuel) x nbre de réunions
26 j
10
07/02/2023

11.
Animer une réunion demande un minimum de
professionnalisme et, ce professionnalisme
commence par la réflexion sur les buts assignés à la
réunion (objectifs ?)
11
07/02/2023

12.
La manière dont va se dérouler la réunion dépend
essentiellement de son objectif.
12
07/02/2023

13.
L’OBJECTIF DOIT ETRE
S.M.A.R.T
13
07/02/2023

14.
L’OBJECTIF DOIT ETRE
S.M.A.R.T
•Spécifique
•Mesurable
•Ambitieux par l’ensemble du groupe
•Réalisable
•Temporisé
14
07/02/2023

15.
Animer une réunion, c’est avant tout lui donner vie,
la mettre en mouvement
Conduire une réunion, c’est la préparer, l’animer et
faire le suivi
15
1
07/02/2023

16.
Animateur
1) Définissez les objectifs
2) Sélectionnez les participants
3) Contactez les participants pour
confirmation de leur disponibilité
4) Retenez la salle de réunion et
prenez les dispositions pour
l'aménagement et les
rafraîchissements
5) Préparez l'ordre du jour
6) Lancez les invitations et distribuez
l'ordre du jour
7) Contactez les non-disponibles
8) Faites une dernière vérification de
la salle de réunion
participant
1) Retenez votre emploi du temps
pour la réunion
2) Confirmez votre participation
3) Définissez votre rôle
4) Déterminez ce dont l'animateur
a besoin venant de vous
5) Faites des suggestions pour le
choix des autres participants
6) Connaissez les objectifs
7) Sachez où et quand vous réunir
8) Accomplissez le travail
préparatoire nécessaire
Avant la réunion
16
07/02/2023

17.
Ne devraient normalement être invitées que les
personnes qui sont concernées par les décisions qui
seront prises.
Mais on n’omettra cependant pas d’inviter :
Celui qui apposera sa signature à la décision
Celui qui a agi en tant que conseil
Celui qui est compétent sur le sujet traité
Celui qui pourrait bien vous jouer un mauvais tour si
vous ne l’invitez pas
Etc.
17
07/02/2023

18.
REUNION
D’ INFORMATION
( ACTIVITE)
REUNION DE
RESOLUTION DE
PROBLEMES
( INFORMER, REFLECHIR,
PROPOSER, DECIDER)
REUNION
D’ ECHANGE
(INFORMER,
REFLECHIR, PROPOSER))
18
07/02/2023

19.
19
07/02/2023

20.
Cette disposition de
type salle de classe
freine (limite) les
échanges au sein du
groupe.
La forme circulaire (en
cercle) favorise (aide) le
contact en face-à-face.
L’animateur a une place
identique à celle des
autres.
Disposer les tables en
U facilite la
communication et
permet de concentrer
l’attention sur
l’animateur.
20
07/02/2023

21.
OBJECTIF :
FAIRE PASSER UN MESSAGE OU UNE INFOMATION STRUCTUREE
STYLE :
DIRECTIF
EXEMPLES :
CONFERENCE – EXPOSE,
REUNION DE SERVICE PRESIDEE PAR LE CHEF
21
07/02/2023

22.
OBJECTIF :
ECHANGER DES INFORMATIONS
(PETITS GROUPES SEULEMENT)
STYLE :
NON DIRECTIF
LES PARRTICIPANTS SONT SUR LE MEME PIED D’ EGALITE
CHAQUE PARTICIPANT PEUT COMMUNIQUER AVEC TOUS LES AUTRES
EXEMPLES :
REUNION INFORMELLE DE TRAVAIL ENTRE COLLEGUES
GROUPES D’ EXPRESSION – GROUPES DE COMMUNICATION
22
07/02/2023

23.
OBJECTIF :
RESOUDRE EN COMMUN UN PROBLEME
STYLE :
SEMI DIRECTIF
UN ANIMATEUR DIRIGE L’ ORGANISATION DE LA
REUNION MAIS N’ INTERVIENT PAS SUR LE
CONTENU DES IDEES
EXEMPLES :
CERCLES DE QUALITE – GROUPES DE PROGRES
GROUPES D’ ANALYSE DE LA VALEUR…
23
2
07/02/2023

24.
REUNION
OPPORTUNITE ?
OBJET - OBECTIFS
ORGANISATION
ACCUEIL–ANIMATION-METHODE
CONCLUSION - SYNTHESE
ECOUTE – PRISE DE NOTES
OBJECTIVITE
REDACTION - STYLE
2
DEROULEMENT
DE LA REUNION
3
COMPTE
RENDU
NON
TELEPHONE
NOTES ECRITES
CIRCULAIRES
1
PREPARATION DE LA REUNION
OUI
24
07/02/2023

25.
7.1- PREPARATION DE LA REUNION
A – DEFINIR L’ OBJET DE LA REUNION
OBJET?
Informer
Recueillir
Des
informations
Susciter
Echange
P. de vue
Produire
Des
idées
Passer
un
accord
Décider
en
commun
Faire
Admettre
P. De vue
25
07/02/2023

26.
7.1- PREPARATION DE LA REUNION
– LES PREPARATIFS D’ USAGE
PRIORITAIRES - SECONDAIRES
CONNAISSANCE DU SUJET - ATTENTES
INTERET - MOTIVATION
INFORMATIONS A TRANSMETTRE
CONTENU DE LA REUNION
ORDRE DU JOUR – POINTS A ABORDER
ORGANISATION MATERIELLE
CHOIX DU LIEU – IMPLANTATION MOBILIER
PREPARATION - CONTRÔLE MATERIEL
Rétro, Tableaux, Télé, Prise courant, Documents
INVITATION ≠ CONVOCATION
LIEU, DATE, HEURE, DUREE – ORDRE JOUR, OBJECTIF
DOCUMENTS D’INFORMATION PREALABLES, évent.
DEFINIR
OBJECTIFS
DRESSER LISTE
DES PARTICIPANTS
PROGRAMMER
L’ ORGANISATION
INFORMER
LES PARTICIPANTS
26
07/02/2023

27.
7.2 – DEROULEMENT DE LA REUNION
L’ ANIMATEUR DE LA REUNION DOIT :
A – PROCEDER A L’ ACCUEIL DES PARTICIPANTS
B – DESIGNER OU FAIRE DESIGNER UN SECRETAIRE DE SEANCE
C – PROCEDER AU RAPPEL DES THEMES ET OBJECTIFS : ORDRE DU JOUR
L’ ORGANISATION
LE RYTHME DE TRAVAIL
LA OU LES METHODES D’ ANALYSE
LE DECOUPAGE DES SEQUENCES
ORDRE DES CONTENUS DE REFLEXION
D - PROPOSER
ET
FAIRE ACCEPTER
27
07/02/2023

28.
7.2 – DEROULEMENT DE LA REUNION (suite)
2.1 - MISSIONS DE L’ ANIMATEUR DE LA REUNION
A - DYNAMISER LE GROUPE
B - INCITER LES MEMBRES DU GROUPES A S’EXPRRIMER
C - PROPOSER DES METHODES DE TRAVAIL
D - FAIRE LA SYNTHESE
Faire le bilan d’un travail achevé avant de passer au suivant
E - AIDER PSYCHOLOGIQUEMENT LE GROUPE
A SURMONTER LES BLOCAGES
F - VEILLER A UNE PROGRESSION CONFORMES AUX
OBJECTIFS FIXES
G - GERER LE TEMPS 28
07/02/2023

29.
7.2 – DEROULEMENT DE LA REUNION (suite)
2.2 – COMPORTEMENTS A ADOPTER PAR LES PARTICIPANTS
A – SAVOIR ECOUTER – DEVELOPPER SA CAPACITE D’ ECOUTE
NI PROVOCATION, NI CONFLIT…
B – EVITER D’ INTERROMPRE INTEMPESTIVEMENT CELUI QUI A LA PAROLE
C – PRENDRE LA PAROLE AU MOMENT OPPORTUN ET QUAND VOUS
AVEZ QUELQUE CHOSE A DIRE
D - RESPECTER LES IDEES ET LES OPINIONS DES AUTRES –
POSEZ LES VRAIS PROBLEMES – EVITER LES BLOCAGES
E – PARLER AVEC MESURE - NE PAS MONOPOLISER LES DEBATS
F – POUR VOTRE ANALYSE, SE BASER SUR LES FAITS ET
JAMAIS LES OPINIONS – REFECHIR AVANT DE REPONDRE
G – UTILISER LES SILENCES POUR LA REFLEXION & L’ ANALYSE
H – PILLER LES IDEES DES AUTRES – ASSOCIATION D’ IDEES
29
07/02/2023

30.
SELON SA PERSONNALITE LE PARTICIPANT VA CHERCHER A:
 BRILLER – SE METTRE EN VALEUR - DOMINER
 SE SOUMETTRE – ETRE PASSIF – NE PAS PRODUIRE –
NE PAS PRENDRE DE RISQUES
 ACCENTUER LES CONFLITS – ATTENTER AU MORAL DES AUTRES
DETERIORER L’ AMBIANCE
 AIDER A SOLUTIONNER LES CONFLITS - AMELIORER L’ AMBIANCE
 RECHERCHER LA PRODUCTIVITE & LA CREATIVITE DU GROUPE
L’ ANIMATEUR DOIT S’ APPUYER SUR TOUS LES ASPECTS
POSITIFS POUR DYNAMISER LE GROUPE
2.3 – LE PARTICIPANT ET LE GROUPE
30
07/02/2023

31.
7.3 – CONCLUSION DE LA REUNION
3.1 – NECESSITE DE FAIRE UNE SYNTHESE
SI UNE
DECISION EST
PRISE
DEFINIR AVEC PRECISION
QUOI ? LE CONTENU
QUI ? LES ACTEURS
COMMENT ? MOYENS & METHODES
QUAND ? DELAIS & PLANINGS
PREVOIR LE CONTRÔLE D’ EXECUTION
ET LES CRITERES DE REGULATION
31
07/02/2023

32.
7.3 – CONCLUSION DE LA REUNION
3.2 – QUALITES DE LA SYNTHESE
LA
SYNTHESE
DOIT
ETRE :
 BREVE ET PRECISE
 OBJECTIVE ET NEUTRE
 INDIQUER EN CONCLUSION
- SUITES A DONNER AU CR
- MISE EN ŒUVRE DE LA
DECISION
- PROCHAINE REUNION
32
07/02/2023

33.
Donnez-nous votre avis sur le déroulement de la
réunion en répondant aux questions suivantes.
1. La réunion a-t-elle été p suffisamment à l’avance
2. L’o du j a-t-il été communiqué à l’avance ?
3. Le s traité justifiait-il une réunion ?
4. Les p à la réunion ont-ils été bien choisis ?
5. Votre p était-elle nécessaire ?
6. Les conditions m étaient-elles satisfaisantes ?
7. La p des tables facilitait-elle la communication ?
8. Le t de la réunion et la d convenaient-ils ?
EVALUATION D’UNE REUNION
33
07/02/2023

34.
8 – METHODES ET STYLES D’ANIMATION
STYLES
DIRECTIF
SEMI
DIRECTIF
NON
DIRECTIF
34
07/02/2023

35.
STYLE
DIRECTIF
8.1 - STYLES D’ ANIMATION
 L’ ANIMATEUR INTERVIENT DE PLUSIEURS
FACONS
 DONNE SON AVIS SUR LES IDEES DU GROUPE
 IMPOSE L’ OBJECTIF, LA FACON DE TRAVAILLER,
LE POINT DE VUE SUR LE PROBLEME.
 ORGANISE LE DEBAT SELON UNE STRUCTURE
DONT IL EST LE CENTRE
 TOUT PASSE PAR LUI
35
07/02/2023

36.
STYLE
SEMI
DIRECTIF
 L’ ANIMATEUR PRESENTE L’ OBJET DU DEBAT
 TRAVAILLE AVEC LE GROUPE POUR DEFINIR
l’ OBJECTIF, LA PROBLEMATIQUE DU SUJET,
LA METHODE ET LE PLAN
 IL ORGANISE LES ECHANGES ENTRE LES
PARTICIPANTS
 IL EXPLIQUE LES PHENOMENES DU GROUPE
8.2 - STYLES D’ ANIMATION
36
07/02/2023

37.
STYLE
NON
DIRECTIF
STYLE
NON
DIRECTIF
 L’ ANIMATEUR EST SUR LE MEME PIED
D’ EGALITE QUE LES PARTICIPANTS
 IL TRAVAILLE AVEC LE GROUPE POUR DEFINIR
L’ OBJET ET LES MODALITES DU DEBAT.
 IL LAISSE LES PARTICIPANTS S’ EXPRIMER
ET REGULE LES ECHANGES, SEULEMENT SI
C’ EST NECESSAIRE
8.3 - STYLES D’ ANIMATION
37
07/02/2023

38.
9 - TECHNIQUES D’ ANIMATION
COMMENT?
FAIRE TAIRE
UN BAVARD
ARRETER
UN
APARTE
FAIRE
PARLER
UN
SILENCIEUX
38
07/02/2023

39.
9.1 - TECHNIQUES D’ ANIMATION
UTILISATION
DU
SILENCE
FAIRE TAIRE UN BAVARD
 FAIRE SILENCE SANS LE REGARDER
 PARLER DANS LE CRENEAU
FAIRE PARLER UN SILENCIEUX
 LE REGARDER DANS LES YEUX
 IMPOSER COURTOISEMENT LA PAROLE
ARRETER UN APARTE
 SE TAIRE
 FAIRE LE SILENCE
39
07/02/2023

40.
UTILISATION
DE
LA
VOIX
FAITRE TAIRE UN BAVARD
 EN SURIMPRESSION EN PARLANT FORT ET HAUT
 NE PAS LE QUESTIONNER
FAIRE PARLER UN SILENCIEUX
 Mr. Y QU’ EN PENSEZ – VOUS ?
 PUIS POSER UNE QUESTION SIMPLE
ARRETER UN APARTE
 FAIRE RIRE
 DIFFERENCE D’ INTENSITE DANS LE TON
9.2 - TECHNIQUES D’ ANIMATION
40
07/02/2023

41.
POSITION
GEOGRAPHIQUE
FAITRE TAIRE UN BAVARD
 EVITER DE LE PLACER DANS L’ AXE
 EVITER DE SE PLACER DANS SON AXE
FAIRE PARLER UN SILENCIEUX
 PLACER LE DANS L’ AXE
ARRETER UN APARTE
 SE RAPPROCHER DU TANDEM
9.3 - TECHNIQUES D’ ANIMATION
41
07/02/2023

42.
UTILISATION
DU
REGARD
FAITRE TAIRE UN BAVARD
 EVITER DE LE REGARDER
 EVITER DE QUETER SON REGARD
FAIRE PARLER UN SILENCIEUX
 QUETER SON REGARD
ARRETER UN APARTE
 CHERCHER SON REGARD – FIXER DIRECTEMENT
9.4 - TECHNIQUES D’ ANIMATION
42
07/02/2023

43.
UTILISATION
DU
GESTE
FAITRE TAIRE UN BAVARD
 MAIN EN POSITION D’ ARRET
FAIRE PARLER UN SILENCIEUX
 MAIN TENDUE EN OFFRANDE
ARRETER UN APARTE
 CALMER DE LA MAIN
9.6 - TECHNIQUES D’ ANIMATION
44
07/02/2023

44.
- 2 -
CHOISIR UN BUT ET NE
PAS LE PERDRE DE VUE
10 - LES 6 REGLES D’ OR DE L’ ANIMATION
-1 –
ASSURER AUX DISCUSSIONS
UN DEPART SUR
DES BASES SOLIDES
45
07/02/2023

45.
10 - LES 6 REGLES D’ OR DE L’ ANIMATION
- 3 -
PARLER AVEC MESURE
AVOIR LE SENS DE L’ ECOUTE
-4 –
EXPLOITER LE SUCCES
IMMEDIAT
46
07/02/2023

46.
10 - LES 6 REGLES D’ OR DE L’ ANIMATION
- 5 -
NE PAS ECRASER LE GROUPE
- 6 -
NE PAS PROVOQUER LE
GROUPE
47
07/02/2023

47.
10.1 - COMMENT ?
Favoriser la participation ouverte
Dégager les idées maitresses
Considérer toute idée comme constructive
Écouter activement et paraphraser
Traiter le problème, pas les personnes
Recentrer la réunion sur les objectifs
Respecter le temps prévu
48
07/02/2023

48.
10.2 - A EVITER DANS L’ANIMATION
Langue de bois
Afficher une opposition systématique
Interrompre et imposer un point de vue
Attaquer ad hominem
Occuper le temps
49
3
07/02/2023

49.
11 - LE COMPTE RENDU
11.6 - LE COMPTE RENDU DOIT
 REPRENDRE L’ OBJECTIF DE LA REUNION
 JOUR. HEURE, IDENTITE DES PARTICIPANTS
 INDIQUER LES PROBLEMES ABORDES
 PRENDRE EN CONSIDERATION
- LES ELEMENTS DE LA DISCUSSION
- LES PROPOSITIONS FAITES
- LES DECISIONS PRISES
- LES PROBLEMES LAISSES EN SUSPENS
55
07/02/2023

50.
Définition du briefing
Le briefing est en principe une réunion très courte, dont
le but est de :
donner des consignes de travail,
d'informer rapidement sur les activités en cours,
et éventuellement de susciter de la part des
participants des questions ou des remarques ou de
les amener à signaler des difficultés rencontrées
dans leurs activités. Pour cette partie, on parlera
également de "de-briefing".
07/02/2023 56

51.
Quand faire le briefing ?
 Le briefing peut se faire une fois par jour, le matin,
avant de commencer le travail, une fois par
semaine, une fois par quinzaine, le rythme est
à déterminer en fonction des besoins.
 Il est important aussi de garder à l'esprit que les
briefings doivent répondre à un besoin réel,
 des briefings systématiques sans contenu
deviendraient immédiatement lassants pour
l'animateur et les participants.
07/02/2023 57

52.
Durée du briefing
Le briefing doit durer de 10 à 20 minutes
maximum.
Dans certaines entreprises, on le pratique debout,
solution radicale pour éviter qu'il ne dure trop
longtemps, sur le lieu de travail, si le bruit
environnant le permet, ce qui est plus
dynamique que dans une salle de réunion, or
une fois assis, les participants risquent de
devenir passifs. .
07/02/2023 58

53.
Durée du briefing
Il est habituellement animé par le responsable de
l'équipe, mais peut-être est-il opportun de
désigner dans l'équipe un animateur suppléant, ce
qui libérera le responsable en cas d'absence, et
maintiendra la régularité du briefing.
07/02/2023 59

54.
Rôle du briefing
 Ce n'est pas une réunion de prise de décision, ni de
management, elle doit avant tout informer. Pourquoi
informer ?
 Parce que être informé correspond à un besoin
fondamental des collaborateurs, c'est une des
conditions de leur motivation pour le travail.
 Donner du sens au travail effectué, aider à poser un
regard distancié sur ce qui a été produit, par rapport
à un ensemble, à une organisation, une entreprise.
07/02/2023 60

55.
Les objectifs d'un briefing
Comme dans tout acte de management, il est
indispensable de formuler et de communiquer
des objectifs clairs avant d'agir.
Quand on parle d'objectifs d'une réunion, ce
qui est essentiel c'est de se poser quelques
questions avant de commencer :
07/02/2023 61

56.
qu'est ce que je veux que les participants
sachent, sachent faire, ou changent dans
leur attitude après la réunion que je vais
animer ?
On ne se situe pas du coté de l'animateur,
mais bien du coté du participant.
Annoncer l'ordre du jour.
Les objectifs d'un briefing
4
07/02/2023 62

57.
Proverbe chinois
J’entends et j’oublie
Je vois et je me souviens
Je fais et je comprends
07/02/2023 63

58.
07/02/2023 64
14/9
Coaching
1/10
Evaluation
Suivi de la Formation

59.
MERCI
POUR VOTRE PARTICIPATION
65
07/02/2023