Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  • Identifiez-vous pour voir les commentaires

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  1. 1. CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 01 02 03 04 Những vấn đề cơ bản về tổ chức sự kiện Những rủi ro trong tổ chức sự kiện Phòng ngừa rủi ro Và hạn chế thiệt hại Case study trong tổ chức sự kiện
  2. 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tổ chức sư kiện là gì? Tại sao phải tổ chức sự kiện? Phân loại sự kiện Sơ đồ tổ chức sự kiện Quy trình tổ chức sự kiện 01. Là một quá trình các công việc… trong 1 thời gian – không gian cụ thể Nhằm mục đích truyền đạt thông điệp – đáp ứng những mục đích khác nhau
  3. 3. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tổ chức sư kiện là gì? Tại sao phải tổ chức sự kiện? Phân loại sự kiện Sơ đồ tổ chức sự kiện Quy trình tổ chức sự kiện 02. Là điểm nhấn cho hoạt động Marketing Tăng chú ý khách hàng với thương hiệu Bày tỏ cảm ơn với bạn hàng, đối tác Kênh phát triển dịch vụ or sản phẩm Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
  4. 4. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tổ chức sư kiện là gì? Tại sao phải tổ chức sự kiện? Phân loại sự kiện Sơ đồ tổ chức sự kiện Quy trình tổ chức sự kiện 03. - Theo địa điểm: trong phòng or ngoài trời - Theo mục đích: hội chợ, tiệc cảm ơn, lễ kỉ niệm… - Theo hình thức or quy mô…
  5. 5. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tổ chức sư kiện là gì? Tại sao phải tổ chức sự kiện? Phân loại sự kiện Sơ đồ tổ chức sự kiện Quy trình tổ chức sự kiện 04. - Event manager -Creative Director -> Ideas, Copywriter, Art Director, Graphic Designer - Event Operation Manager -> Event Executive, 3rd Parties
  6. 6. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tổ chức sư kiện là gì? Tại sao phải tổ chức sự kiện? Phân loại sự kiện Sơ đồ tổ chức sự kiện Quy trình tổ chức sự kiện 05. Briefing Concept and Theme Planning proposal Proposal Presentation Execution Evaluation and Report
  7. 7. RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Khái niệm rủi ro? Phân loại rủi ro? Khái niệm quản trị rủi ro? Nội dung quản trị rủi ro?
  8. 8. 5 GIAI ĐOẠN RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Lập kế hoạch vận chuyển trang thiết bị, đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, dự phòng rủi ro và các biến cố lớn. Lập kế hoạch đảm bảo an toàn, lắp đặt các thiết bị và dịch vụ Lên kế hoạch, thiết kế địa điểm, lựa chọn nhân sự, lựa chọn nhà thầu chính, nhà thầu phụ… Lập kế hoạch đảm bảo sự kiện diễn biến suôn sẻ. Lập kế hoạch quản lý rủi ro trong quá trình hậu sự kiện
  9. 9. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO TRONGMỘT SỰ KIỆN  Bước 1: Tìm hiểu về bối cảnh: Hãy xem xét loại hình của sự kiện, quản lý, các bên liên quan và môi trường xung quanh  Bước 2: Xác định rủi ro: liệt kê tất cả các mối nguy hiểm có thể xảy ra  Bước 3: Quyết định: xem xét, xác định rủi ro theo mức độ có thể xảy ra.  Bước 4: Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro và xem xét biện pháp phòng ngừa hiện tại đã đầy đủ chưa
  10. 10. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO TRONGMỘT SỰ KIỆN  Bước 5: Điều khiển: kiểm soát những vấn đề có thể phát sinh  Bước 6: Hành động giảm nhẹ: Hãy xem xét những biện pháp giảm thiểu rủi ro  Bước 7: Rủi ro sự kiện cụ thể: Xem xét các rủi ro sự kiện cụ thể  Bước 8: Ghi chú: Ghi lại phát hiện của bạn  Bước 9: Review: Xem lại các đánh giá và sửa lại nếu cần thiết
  11. 11. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO TRONGMỘT SỰ KIỆN
  12. 12. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Rủi ro trong lập kế hoạch: - Xác định sai về đối tượng/khách hàng mục tiêu của buổi Event. - Thiết kế, bài trí không gian không phù hợp với phong cách và không khí của buổi Event. - Chọn không đúng công ty dịch vụ hỗ trợ tổ chức Event - Thiết kế cơ cấu nhân sự không hiệu quả cho việc tổ chức Event
  13. 13. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách: - Nếu hoạch định Ngân sách thấp hơn thực tế thì sẽ thiếu ngân sách khi chạy Event. - Nếu hoạch định Ngân sách quá lớn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất. Tăng chi phí, giảm lợi nhuận của công ty.
  14. 14. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: - Thông báo không đúng khách hàng mục tiêu -> họ không biết đến event. - Khách hàng không cảm thấy ấn tượng, thu hút với buổi event -> mất hình ảnh của công ty với khách hàng.
  15. 15. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian: - Không gian tổ chức không phù hợp với lượng người tham gia. - Địa điểm khó khăn trong việc tìm or di chuyển. - Khách VIP không được đưa đón, bảo vệ chu đáo. - Vị trí tổ chức gặp khó khăn: kẹt xe, ồn ào, đông đúc…
  16. 16. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5. Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện: - Các tình huống cháy, hỏa hoạn… - Tình trạng bảo quản tài sản cá nhân và tài sản chung. - Tranh chấp, cãi vã, mất trật tự trong lúc diễn ra sự kiện. - Ngộ độc thực phẩm do thức ăn, nước uống trong sự kiện. - Có những nhóm anti sự kiên tham gia.
  17. 17. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 6. Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ: - Mất điện, mất kết nối Internet, âm thanh, ánh sáng không làm việc. - Thiếu số lượng bàn ghế cho khách mời, người tham gia. - Nhà cung cấp không giao hàng đúng nơi – giờ quy định or không giao hàng. - …
  18. 18. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 7. Rủi ro do các yếu tố môi trường: - Môi trường tự nhiên: mưa, gió, bão, động đất, … - Môi trường văn hóa - xã hội: thói quen, cách ứng xử của người tham gia sự kiện - Môi trường chính trị - pháp luật: thủ tục, giấy tờ cần thiết, quy định về thuần phong mỹ tục,…
  19. 19. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 1. Rủi ro trong lập kế hoạch: - Lập kế hoạch phù hợp với thực tế. Xác định đúng mục tiêu, khách hàng mục tiêu . - Đưa ra ý tưởng dựa vào Bảng định hướng sáng tạo. - Lựa chọn đối tác phù hợp, có khả năng hoạt động để có thể cùng nhau tổ chứa một sự kiện thành công.
  20. 20. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách: - Hoạch định ngân sách cần thực tế… - Phải liệt kê chi tiết những chi phí phát sinh và luôn cập nhật giá trên thị trường.
  21. 21. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: Phải có một đội chuyên đặc trách về những công việc liên quan đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.
  22. 22. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 4. Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian: - Xác định yêu cầu cơ bản đối với vị trí không gian, cần tính toán không gian, số lượng tham dự, khách mời. - Trường hợp mà nơi tổ chức sự kiện như khả năng di chuyển, khả năng cũa bãi đậu xe, khả năng tình trạng kẹt xe, thời gian, sự ồn ào…
  23. 23. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 5. Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện: - Có một đội An ninh có nhiệm vụ bảo vệ - Kiểm tra Check-in kỹ với khách mời để hạn chế: lấy cắp tài sản, phá rối. - Đối với Vấn thề Thức ăn và Nước uống cần kiểm tra kỹ - Có đội y tế túc trực suốt buổi Event, xe cứu thương…
  24. 24. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 6. Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ: Lập một bảng Check-List để liệt kê ra những thiết bị cần kiểm tra trước khi buổi Event bắt đầu.
  25. 25. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI 7. Rủi ro do các yếu tố môi trường: - Xem dự báo thời tiết nơi sẽ tổ chức sự kiện - Nghiên cứu các thói quen cũng như văn hóa của khách mời, người tham gia sự kiện tại từng vùng, khu vực tổ chức sự kiện. - Chuẩn bị đủ giấy tờ, thủ tục phòng các trường hợp rủi ro. - Tìm hiểu quy định pháp luật: cho phép và không cho phép các hoạt động/ hình thức nào được tổ chức.
  26. 26. CASE STUDY: FESTIVAL HUẾ 2014
  27. 27. NHỮNG CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH TẠI FESTIVAL HUẾ 2014 Đêm Hoàng Cung Lễ hội đường phố Lễ Bế mạc
  28. 28. RỦI RO TẠI FESTIVAL HUẾ 2014  Nạn "chặt chém" và tăng giá:  Vệ sinh an toàn thực phẩm  Vệ sinh môi trường
  29. 29. RỦI RO TẠI FESTIVAL HUẾ 2014 Bội thực hoạt động  Các sự kiện, các hoạt động vui chơi bị du khách đánh giá là nhạt nhẽo, thiếu bản sắc . Tổ chức, sắp xếp chương trình còn nhiều thiếu sót.
  30. 30. RỦI RO TẠI FESTIVAL HUẾ 2014 Tẻ nhạt… Nhàm chán
  31. 31. CASE STUDY: FESTIVAL HUẾ 2014  Không đủ lực lượng để trải đều các hoạt động, thiếu nhiều kinh nghiệm.  Sự đầu tư, chọn lọc các đoàn nghệ thuật quốc tế cũng như trong nước.  “Trăn trở chuyện nhà báo tác nghiệp tại Festival Huế”  Quản lý con người và đám đông
  32. 32. BÀI HỌC KINH NGHIỆM KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỚN Dự trù kinh phí hợp lý Kế hoạch tổ chức cụ thể Phương án dự phòng Chú trọng lựa chọn nhân sự Tổ chức chạy thử chương trình
  33. 33. CẢM ƠN CÔVÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE

×