KAK - Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala pada Lembaga Inspektorat

1. KERANGKA ACUAN KERJA
Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala pada
Lembaga Inspektorat
Disusun Oleh:
Muhajir Bin Abd. Latif 05111640000104
Departemen Informatika
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh
undang-undang 1945 dalam memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab
tentang keuangan negara. Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para
auditor melakukan kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat
TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah
perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala
yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi
antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, maupun
keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut
ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan
perangkat TI sangat banyak sedangkan personal yang menangani kendala
mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul
terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan
waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan
berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan
kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah
sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan
kendala.
1.2. Maksud dan Sasaran
Maksud pengembangan Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala ini
adalah untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan
dan kendala yang akan mampu:
● Membantu penanganan keluhan dan kendala agar dapat dilakukan
dengan cepat dan mudah
● Menyimpan semua rekam keluhan dan kendala yang dilaporkan
● Mempermudah pengelolaan data keluhan dan kendala yang dilaporkan
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan pengembangan Sistem
Perekaman Keluhan dan Kendala ini adalah:
● Kemudahan dalam pengolahan data yang berkaitan dengan keluhan dan
kendala yang dilaporkan
● Kemudahan dalam penanganan keluhan dan kendala yang dilaporkan

3. 1.3. Hasil Akhir yang Diharapkan
Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan Pengembangan Sistem
Perekaman Keluhan dan Kendala ini adalah mempermudah proses pelaporan
keluhan dan kendala, mulai dari tahap pelaporan hingga tahap penanganan
keluhan dan kendala yang dilaporkan.
1.4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan kegiatan pengembangan
Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala adalah 60 hari.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup kegiatan Pengembangan Aplikasi Web Pengajuan Tugas Akhir
yang harus dilaksanakan oleh Development Team terdiri atas 6 tahapan sebagai berikut:
● Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
● Perancangan Sistem
● Pembangunan Sistem
● Uji Coba Operasional
● Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
● Penyusunan Dokumentasi Sistem
2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
Pekerjaan pengembangan Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala diawali
dengan:
1. Survey Pendahuluan dalam rangka:
a. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan
b. Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan pengembangan
Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala
2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan yang di dalamnya paling
tidak mencakup:
a. Deliverables yang harus dihasilkan
b. Kegiatan yang akan dilaksanakan
c. Personil yang akan ditugaskan di setiap kegiatan
d. Perangkat-perangkat yang dipergunakan dalam menunjang
pelaksanaan setiap kegiatan
e. Waktu pelaksanaannya dalam periode harian

4. 2.2. Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis, tim pengembang kemudian menyusun rencana
sistem yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada
sistem perangkat keras dan sistem perangkat lunak pendukung yang tersedia.
Adapun rancangan yang dimaksud paling tidak mencakup aspek-aspek berikut:
1. Deskripsi Sistem
● Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala ini berbasis website dan
aplikasi mobile
● Menggunakan bahasa pemrograman HTML5, CSS, Javascript
dan PHP dengan framework Laravel untuk website dan
menggunakan Java untuk aplikasi mobile
● Menggunakan database MySQL
2. Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem yang digunakan merupakan arsitektur MVC, dan
arsitektur jaringan akan menggunakan client-server. Serta akan
menggunakan REST API untuk menghubungkan antara website dan
aplikasi mobile.
2.3. Implementasi Sistem
Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan telah
sesuai dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug (error). Implementasi
selanjutnya diikuti dengan training aplikasi Sistem Perekaman Keluhan dan
Kendala kepada user sehingga user dapat memanfaatkan aplikasi tersebut
dengan efektif dan efisien.
2.4. Uji Coba Operasional
Pada tahap ini, dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai disusun.
Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah
benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan
yang terkandung didalamnya.
2.5. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem
Dilakukan pembuatan semua dokumen yang diperlukan, dan juga akan diberikan
pelatihan bagi para calon pengguna Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala
ini.

5. 2.6. Metodologi
Metodologi-metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan Sistem
Perekaman Keluhan dan Kendala pada Lembaga Inspektorat ini adalah
metodologi yang mampu mendukung pengembangan berskala cepat (fast
development) yang sesuai dengan standarisasi dalam System Development Life
Cycle (SDLC). Alasan utama digunakannya metodologi pengembangan berskala
cepat dikarenakan alokasi waktu yang disediakan untuk kegiatan relatif singkat
sementara scope pekerjaan yang cukup luas. Diharapkan dengan menggunakan
metodologi pengembangan berskala cepat maka proses pengembangan Sistem
Perekaman Keluhan dan Kendala ini dapat terlaksana dengan baik dan sesuai
dengan waktu dan anggaran yang disediakan. Selain itu metodologi-metodologi
pengembangan berskala cepat juga memiliki proses kontrol yang cukup baik
karena metodologi ini dijalankan dengan melibatkan peran serta user secara aktif
sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kegagalan implementasi.
2.7. Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatan pembuatan sistem ini adalah selama 60 hari kerja atau
2 (dua) bulan dengan rincian sebagai berikut:
Kegiatan
Mei 2019 Juni 2019
I II III IV I II III IV
Perencanaan
Perancangan
Implementasi
Uji Coba dan
Evaluasi
Pelatihan dan
Pelaporan
3. Serahan Pekerjaaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan pengembangan Sistem
Perekaman Keluhan dan Kendala adalah sebagai berikut:
● Laporan Kemajuan Pekerjaan yang terdiri atas:

6. a. Laporan pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian
pekerjaan, jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, analisa awal terhadap lingkup
pekerjaan.
b. Laporan antara yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan
pengembangan Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala.
c. Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan
pengembangan Sistem Perekaman Keluhan dan Kendala.
● Aplikasi
Aplikasi website akan diberikan dalam bentuk website yang sudah di deploy ke
server dan dapat diakses menggunakan domain tertentu. Sedangkan aplikasi
mobile akan di upload di playstore dan dapat langsung diunduh dan digunakan.
● Dokumentasi Sistem
a. Manual untuk administrator yang akan memudahkan administrator untuk
melakukan maintenance.
b. Manual untuk pengguna yang akan memudahkan pengguna dalam
penggunaan aplikasi.
● Migrasi Data
Migrasi data diperlukan agar data baru yang diintegrasikan ke sistem tidak
merusak data lama.
● Pelatihan, Pendampingan, dan Pemeliharaan Aplikasi
Poin ini ditujukan agar pengguna memiliki pengetahuan terhadap sistem beserta
cara penggunaannya.
● Hak Kepemilikan
Seluruh dokumentasi dan aplikasi serta segala properti intelektual lainnya yang
dihasilkan pada kegiatan pengembangan sistem baik hardcopy maupun
softcopy, semua akan menjadi hak milik klien yaitu Lembaga Inspektorat.
4. Tenaga Ahli
4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli
a. Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga ahli dengan kualifikasi dan
jumlah sebagai berikut:
● Project Manager, berpendidikan minimal S-2 bidang TI atau Manajemen,
memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen, mempunyai pengalaman
sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi,
sebanyak 1 orang.
● Team Leader, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, memiliki pengalaman
sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi,
sebanyak 1 orang.

7. ● System Analyst, berpendidikan minimal S-2 Bidang TI, berpengalaman
minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, memiliki sertifikat
keahlian bidang system development, sebanyak 1 orang.
● Database Analyst, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, yang memiliki
pengalaman minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi,
memiliki sertifikat keahlian bidang database, sebanyak 1 orang.
● Programmer, berpendidikan minimal S-1 jurusan Ilmu Komputer atau
Teknik Informatika, memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun yang
dibuktikan dengan surat referensi, menguasai framework dan memiliki
sertifikat keahlian dibidang pemrograman, sebanyak 5 orang.
b. Tenaga Pendukung
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga pendukung dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut:
● Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika,
sebanyak 1 orang.
● Tenaga dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan,
sebanyak 1 orang.
● Administrasi, berpendidikan minimal D3 Jurusan Manajemen atau
Administrasi, sebanyak 1 orang.
4.2. Tugas Pokok Tenaga Ahli
a. Tenaga Ahli
I. Project Manager
Bertugas untuk mengawasi jalannya proyek dan pengambil
keputusan dalam lingkup proyek.
II. Team Leader
Bertugas untuk memimpin dalam tim proyek dan bertanggung jawab atas
koordinasi tim.
III. System Analyst
Bertugas menganalisis kebutuhan agar fitur yang akan diberikan dapat
sesuai dengan kebutuhan yang ada.
IV. Database Analyst
Bertanggung jawab dalam menerjemahkan angka-angka menjadi laporan
yang dapat dengan mudah dimengerti oleh manajemen.
V. Programmer
Bertugas untuk mengimplementasikan program, mulai dari
mendefinisikan kebutuhan hingga melakukan pengujian program.
b. Tenaga Pendukung
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga pendukung dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut:
I. Technical Support

8. Bertugas untuk memberikan dukungan teknis dalam membantu user
untuk mengoperasikan sistem.
II. Tenaga dokumentasi
Bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.
III. Administrasi
Bertugas untuk membantu melakukan inputasi data dan kegiatan
administrasi lainnya.
5. Pembiayaan
Kegiatan ini diperkirakan akan membutuhkan biaya sebesar ​Rp 211.000.000,00 (Dua
Ratus Sebelas Juta Rupiah)​ yang bersumber dari dana Lembaga Inspektorat.
6. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada kegiatan pengembangan Sistem
Perekaman Keluhan dan Kendala pada Lembaga Inspektorat ini disusun sebagai
pedoman pelaksanaan proyek.