N. Kerzreho CFTTR – Rennes 2

Captation et collaboration pour
construire une véritable chaîne de
production documentaire
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Les autres et moi
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Modèles d'information et
mutualisation des connaissances

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Sommaire
Grandes évolutions
Environnements traditionnel et collaboratif
Nouveaux interlocuteurs
Nouvelles méthodes et ...
Avènement du BIG DATA
Reconnaissance que l’information est un
bien des organisations
Entreprises doublent leur volume
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Grandes évolutions
Internationalisation – localisation
Mondialisation des équipes délocalisées
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Usage in...
Méthode traditionnelle
Rédacteur professionnel :
Développe et contrôle l’information
Choisi les canaux de diffusion
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Méthode traditionnelle (push)

Communicateur

 CFTTR 2012

Consommateurs
Équipes indépendantes

 CFTTR 2012
Caractéristiques de la doc
Formats fermés non-collaboratifs
– Internet / intranets

Validations et relectures papier
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Outils et système de gestion
Système de partage/archivage de fichiers
Base de données
Bibliothèque d’image
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ENVIRONNEMENT
COLLABORATIF
Environnement collaboratif
L’équipe transversale :
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Formats collaboratifs
– Commentaires, ajouts, notations

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Outils et système de gestion
Système transversal et générique de partage
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Échange avec les consommateurs
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Équipes mondialisées
Collaborateurs à distance ou sur le terrain
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(structuré, non structuré)
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Gouvernance
Former et guider les contributeurs
– Modularité
– Guide de styles
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contributeurs
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gestion
Les systèmes “universels” :
 Documents de l’entreprise
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Adoption des outils de rédaction
Les outils d’aide à la rédaction :
Correcteurs linguistiques
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Adaptation de l’information
Modulaire et ajustable
Développée rapidement (Agile)
Maintenable facilement et rapidement
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Adaptation de l’information
Modulaire et ajustable
Développée rapidement (Agile)
Maintenable facilement et rapidement
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Les structures documentaires
Par structure documentaire :
Environnement contraint (XML)
Modulaire
Structuré
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MISE EN PLACE D’UNE CHAINE
DE PRODUCTION
Ligne de montage
Avantages et inconvénients :
Opération répétables / répétées
Structuration de la production en étapes
...
Déboires en vue ?
Transfert des connaissances vers les outils
Pas de contrôle sur l’ensemble du processus
Révision plut...
Non, une chance !
Implication transversale
Implication directe avec les consommateurs
Nouvelles responsabilités et appl...
Compétences étendues
Taxonomie-ontologie
Architecte d’information
Gouvernance de l’information
Analyse des comportemen...
Une ligne de montage

 CFTTR 2012
Rédaction technique : un art ?

 CFTTR 2012
Compétences étendues
 Prescripteur de normes
 Contributeur des processus de développement,
maintenance, contrôle et anal...
Laboratoire de rédaction
Laboratoire de rédaction : projets internes
Rédaction collaborative
Outils
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Questions?
nolwenn.kerzreho@uhb.fr
nolwenn.kerzreho@componize.com
www.cfttr.fr
www.componize.com
@cfttr
@Componize
Bibliographie
 Information Mapping - Robert Horn 1974
http://www.stanford.edu/~rhorn/a/topic/stwrtn
g_infomap/artclInfoMa...
Sources
 http://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier:Enluminure_Drogon.jpg
 Survey: People Find Collaboration Dreadful!
http://...
Sources
 80% CEO collaboration is key to success tools but dreading waste of productivity
http://www.heikniemi.net/hardco...
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Les rédacteurs dans un environnement de production collaboratif - 26 Jan 2013

  1. 1. N. Kerzreho CFTTR – Rennes 2 Captation et collaboration pour construire une véritable chaîne de production documentaire Communication technique de plein champ – 26 Janvier 2013– Paris
  2. 2. Les autres et moi Maître de conférence associée à Rennes 2 Centre de Formation des Traducteurs-localisateurs, Terminologues et Rédacteurs techniques depuis 2010 Rédactrice technique et leader de projets d’implémentation DITA dans différents sites Technicolor. Administratrice Wiki, système de gestion documentaire pour l’ensemble de la division (SharePoint, Confluence). Consultante chez Componize Software : DITA CCMS.  CFTTR 2012
  3. 3. Modèles d'information et mutualisation des connaissances http://www.youtube.com/watch?v=PKLDXmpWmc&playnext=1&list=PL4813EFACE57FBC82&feature=results_main
  4. 4. Sommaire Grandes évolutions Environnements traditionnel et collaboratif Nouveaux interlocuteurs Nouvelles méthodes et outils Déboire ou opportunité ? Rôle du communicateur dans l'organisation  CFTTR 2012
  5. 5. Avènement du BIG DATA Reconnaissance que l’information est un bien des organisations Entreprises doublent leur volume d’information tous les deux ans Entreprises investissent dans des outils collaboratifs  CFTTR 2012
  6. 6. Grandes évolutions Internationalisation – localisation Mondialisation des équipes délocalisées et/ou distantes Usage intensif des plateformes mobiles Ascension Web social Interconnexion avec les consommateurs  CFTTR 2012
  7. 7. Méthode traditionnelle Rédacteur professionnel : Développe et contrôle l’information Choisi les canaux de diffusion Communication unidirectionnelle (push) +/- éloigné de ses consommateurs Un rôle pour la documentation technique  CFTTR 2012
  8. 8. Méthode traditionnelle (push) Communicateur  CFTTR 2012 Consommateurs
  9. 9. Équipes indépendantes  CFTTR 2012
  10. 10. Caractéristiques de la doc Formats fermés non-collaboratifs – Internet / intranets Validations et relectures papier – cycle de vie qui n’est pas totalement numérique Publication non-modifiables par l’utilisateur – PDF, print Mode de livraison contrôlé : CD, DVD, clés  CFTTR 2012
  11. 11. Outils et système de gestion Système de partage/archivage de fichiers Base de données Bibliothèque d’image Outils bureautiques Archive physique (revues) …  CFTTR 2012
  12. 12. ENVIRONNEMENT COLLABORATIF
  13. 13. Environnement collaboratif L’équipe transversale :  Contrôle l’information développée par d’autres  Ne maîtrise pas tous les canaux de diffusion  Peut analyser les comportements des utilisateurs (inconsciente)  Communication multidirectionnelle (consciente)  Rôle grandissant de la documentation technique : expérience d’information  CFTTR 2012
  14. 14. Environnement collaboratif ? Équipes transversales  CFTTR 2012 Consommateurs
  15. 15. Environnement collaboratif ? 1 2 Équipes transversales Consommateurs 1 2 Équipes transversales  CFTTR 2012 Consommateurs
  16. 16. Caractéristique de la doc Formats collaboratifs – Commentaires, ajouts, notations Analysable Fluide et adaptive (livraison) – Mises à jour régulières – Peut-être appelée par les utilisateurs Cycle de vie entièrement numérique Mode de livraison contrôlée sur de nombreux canaux  CFTTR 2012
  17. 17. Outils et système de gestion Système transversal et générique de partage de fichiers Bibliothèque d’image et média connectée Outils de développement moins bureautiques et de plus en plus en ligne Archives numériques …  CFTTR 2012
  18. 18. INTERLOCUTEURS COMMUNICATEUR
  19. 19. Échange avec les consommateurs Internationalisation Commentaires / annotations clients et support Suivi analytique des comportements Vérification des docs techniques développée par des clients, des consultants, des fans… Documentation totalement centrée utilisateurs / expérience utilisateurs  CFTTR 2012
  20. 20. Échange avec les contributeurs Équipes mondialisées Collaborateurs à distance ou sur le terrain Contributeurs ponctuels – Wikis… Contributeurs officieux – Clients…  CFTTR 2012
  21. 21. Résultat ? Documentation technique reconnue comme partie intégrante de : l’expérience produit (R&D) de l’image de la marque (Marketing) Responsable « expérience de l’information » (information experience)  CFTTR 2012
  22. 22. Mais un vrai casse-tête ! Multiplication des échanges, des formats (structuré, non structuré) Multiplication des contributeurs (rédacteurs professionnels, ponctuels) Multiplication des outils et des canaux d’information Il est temps de s’adapter !  CFTTR 2012
  23. 23. ADOPTION DES MÉTHODES ET OUTILS
  24. 24. Gouvernance Former et guider les contributeurs – Modularité – Guide de styles – Formations Superviser et contrôler l’information Favoriser l’interopérabilité des informations – Commentaires non structurés – Outils interconnectés  CFTTR 2012
  25. 25. Adaptation aux nouveaux contributeurs  Outil accessible à tous  Outil faciles à utiliser (wysiwoo/wysiwyg)  Processus automatisés de revue, validation, traduction et maintenance  Versionnage et archivage contrôlés et automatisés  Type d’informations (modèles) plus ou moins stricts  Automatisation maximale du développement et de la publication etc.  CFTTR 2012
  26. 26. Adoption des outils et systèmes de gestion Les systèmes “universels” :  Documents de l’entreprise  Fichiers média (images, vidéos, …)  Archives  Wikis  Sites intranet et extranet  Documents modulaires  Rationalisation des outils en cours  CFTTR 2012
  27. 27. Adoption des outils de rédaction Les outils d’aide à la rédaction : Correcteurs linguistiques Contrôles syntaxiques contenu (STE) Ontologies et taxonomies contrôlées Validation usage et contraintes (Schematron) Impacts et réutilisation (CCMS) Séparation contenu / forme  CFTTR 2012
  28. 28. Adaptation de l’information Modulaire et ajustable Développée rapidement (Agile) Maintenable facilement et rapidement Publiable instantanément vers plusieurs canaux de diffusion et formats Interconnecter les sources et les cibles Facilement contrôlable – Métadonnées  CFTTR 2012
  29. 29. Adaptation de l’information Modulaire et ajustable Développée rapidement (Agile) Maintenable facilement et rapidement Publiable instantanément vers structurées plusieurs Architectures modulaires et canaux de diffusion et formats basées sur le XML : DITA, DocBook, Interconnecter les sources et les cibles S1000D, … Facilement contrôlable – Métadonnées  CFTTR 2012
  30. 30. Les structures documentaires Par structure documentaire : Environnement contraint (XML) Modulaire Structuré Rubrique / Typage d’information Réutilisation Spécialisation  CFTTR 2012
  31. 31. MISE EN PLACE D’UNE CHAINE DE PRODUCTION
  32. 32. Ligne de montage Avantages et inconvénients : Opération répétables / répétées Structuration de la production en étapes Intégration et interconnexion des outils Deux mots-clés : processus et normalisation Cas du guide de migration – charte éditoriale  CFTTR 2012
  33. 33. Déboires en vue ? Transfert des connaissances vers les outils Pas de contrôle sur l’ensemble du processus Révision plutôt que développement de l’information Administration importante (overhead)  CFTTR 2012
  34. 34. Non, une chance ! Implication transversale Implication directe avec les consommateurs Nouvelles responsabilités et application des compétences Automatisation de tâches sans valeur ajoutée Révolution industrielle // révolution numérique  CFTTR 2012
  35. 35. Compétences étendues Taxonomie-ontologie Architecte d’information Gouvernance de l’information Analyse des comportement utilisateurs Établissement/suivi des normes Établissement/suivi des procédures Data mining / text mining  CFTTR 2012
  36. 36. Une ligne de montage  CFTTR 2012
  37. 37. Rédaction technique : un art ?  CFTTR 2012
  38. 38. Compétences étendues  Prescripteur de normes  Contributeur des processus de développement, maintenance, contrôle et analyse de l’information  Responsable de l’amélioration continue de l’information  Administateur des outils de partage de connaissance  Point d’accès dans l’entreprise aux informations  Référent pour la documentation technique  CFTTR 2012
  39. 39. Laboratoire de rédaction Laboratoire de rédaction : projets internes Rédaction collaborative Outils – Partage de doc Google Drive – Système de gestion enseignement (Moodle) – Numérisation des formulaires administratives – Componize DITA CMS Documents de support et de normalisation  CFTTR 2012
  40. 40. Questions? nolwenn.kerzreho@uhb.fr nolwenn.kerzreho@componize.com www.cfttr.fr www.componize.com @cfttr @Componize
  41. 41. Bibliographie  Information Mapping - Robert Horn 1974 http://www.stanford.edu/~rhorn/a/topic/stwrtn g_infomap/artclInfoMappingTraining.pdf  You can have any colour… as long as it’s black - Tony Self (2012) http://www.hyperwrite.com/Articles/showarticl e.aspx?id=90  Top 10 trends shaping tomorrow – Branham (2012)  DocBook DITA : http://www.oasis.org  CFTTR 2012
  42. 42. Sources  http://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier:Enluminure_Drogon.jpg  Survey: People Find Collaboration Dreadful! http://www.informationweek.com/software/productivityapplications/down-to-business-why-some-people-dreadc/227300062  CEO willing to spend on collaborative tool: Gartner: Five Considerations with Enterprise Collaboration Tools http://www.cmswire.com/cms/enterprise-collaboration/gartnerfive-considerations-with-enterprise-collaboration-tools011517.php  Charlie Chaplin http://www.youtube.com/watch?v=PKLDXmpWmc&playnext=1&list=PL4813EFACE57FBC82&feature=res ults_main  CFTTR 2012
  43. 43. Sources  80% CEO collaboration is key to success tools but dreading waste of productivity http://www.heikniemi.net/hardcoded/2010/06/avanade-collaboration-study-andwhat-can-we-learn-from-it/  Press release from Avanade: http://www.avanade.com/Documents/Press%20Releases/20100603_uscollabrele asefinal344577.pdf  IBM: Mobility, Collaborative, Social Business Top CEO Priorities http://www.cmswire.com/cms/information-management/ibm-mobilitycollaborative-social-business-top-ceo-priorities-016073.php  Resistance to change: budget, security, priority http://uknowva.com/blogs/73-enterprise-collaboration-tool-resistance-fromcompany  Leadership and organization change http://www.reliableplant.com/Read/23929/7-insights-collaboration-workplace  Social Collaboration Tools Can Make Your Business More Efficient http://mashable.com/2012/09/07/social-collaboration-tools/  Mobile content in the organization http://69.64.69.185/mobility/the-reality-of-enterprise-mobility-and-byod/  CFTTR 2012

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