Une gouvernance simple et 
efficace 
NATHALIE JARD
QUI SUIS-JE ? 
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2 
Nathalie Jard 
Analyste SharePoint – Scrum Master 
(Migration – Analyse – Gouv...
Table des matières 
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1. BÂTIR LA GOUVERNANCE 
2. PUBLIER ET COMMUNIQUER 
3. APPLIQUER ET FAIRE ÉV...
INTRODUCTION 
www.sharepointsummit.org 
POURQUOI FAIRE UNE GOUVERNANCE ? 
4 
 Perte de contrôle 
 Architecture d’informa...
INTRODUCTION 
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6 
Source: Microsoft 
SERVICES 
Infrastructure, Opération et Maintenance 
CONTENU ...
INTRODUCTION 
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7 
DÉFINITION 
 Règles 
 Rôles et responsabilités 
 Processus 
 Guider 
 Diri...
INTRODUCTION 
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8 
QUI DOIT RÉDIGER LE PLAN DE GOUVERNANCE ? 
Business vs IT ? 
1 personne vs un g...
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Bâtir le plan de 
gouvernance 
UNE QUESTION À LA FOIS
PERSONNES 
Bâtir le plan de gouvernance 
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1. DÉFINIR LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS 
• Qui fait quo...
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2. METTRE EN PLACE LE COMITÉ DE GOUVERNANCE 
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Représenter 
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3. ARCHITECTURE LOGIQUE 
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Applications 
SharePoi 
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Exemples d’architecture logique 
Collaboration 
Publication 
Interne 
Publication 
Externe 
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4. GABARITS DE SITE 
14 
Description sommaire 
Durée de vie 
Conte...
Gabarit de site de projet 
Collaboration 
/Projets /Équipe /AdHoc 
 Les sites de projet permettent à des membres d une mê...
CONTENU 
Bâtir le plan de gouvernance 
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5. TYPE DE GESTION 
16 
FLEXIBLE 
Le propriétaire du site...
Gabarit de site de projet 
Collaboration 
/Projets /Équipe /AdHoc 
 Les sites de projet permettent à des membres d une mê...
18 
Définition des gabarits de site 
Résumé 
Gabarit Quotas Date de fin Permissions Gestion 
Site de projet 2 GB Fin du pr...
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6. PROCESSUS DE DEMANDE DE CRÉATION DE SITE 
19 
Processus de dema...
PERSONNES CONTENU CYCLE DE VIE 
Bâtir le plan de gouvernance 
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7. AUTRES POINTS À COUVRIR 
20 
 ...
Processus de soutien 
aux utilisateurs 
SERVICES
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8. ARCHITECTURE ET DÉVELOPPEMENT 
22 
 Environnements 
 Déploiem...
PERSONNES CHANGEMENT 
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9. COMMUNICATION ET FORMATION 
23 
PLAN DE C...
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Publier et 
communiquer la 
gouvernance
Publier et communiquer la gouvernance 
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1. PUBLIER 
25 
 Créer un wiki à la racine de votre plat...
Publier et communiquer la gouvernance 
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2. COMMUNIQUER 
26 
 Messages pertinents, concis et bien...
Publier et communiquer la gouvernance 
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3. GESTION DU CHANGEMENT 
27 
Les 8 clés du succès: 
 Co...
www.sharepointsummit.org 
Appliquer et faire 
évoluer la 
gouvernance
Application et évolution 
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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 
29 
 Passer en lecture tout le document de g...
Application et évolution 
www.sharepointsummit.org 
1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 
30 
COMITÉ DE GOUVERNANCE 
 Former le comité...
Application et évolution 
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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 
31 
FORMULAIRE DE CRÉATION DE SITE 
 Créer l...
Application et évolution 
www.sharepointsummit.org 
1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 
32 
 Rester dans les grandes lignes 
 Désig...
Application et évolution 
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2. METTRE EN PLACE TOUS LES MÉCANISMES DE SUIVI 
33 
 Règles d’utilis...
Application et évolution 
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3. ÉVOLUTION 
34 
 Approche Agile 
 Soyez à l’écoute 
Plan 
Do 
Insp...
THANK YOU FOR YOUR 
ATTENTION! 
THIS PRESENTATION WILL BE AVAILABLE ON THE 
MONTREAL 
SHAREPOINT SUMMIT WEB SITE AFTER THE...
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Bâtir une gouvernance simple et efficace

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Bâtir une gouvernance simple et efficace pour vos environnements SharePoint.
Présentation faite au SharePoint Summit de Montréal.

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  • Cas les plus fréquents que j’ai pu voir
    Nous avons mis en place SharePoint 2007 et nous avons maintenant 147 sites dont 24 sur 2007, 54 sur 2010 et 69 sur 2013, 25 600 documents dont 56% sont des doubles et 3 utilisateurs actifs
    Nous souhaitons aller vers O365
    Nous avons fait affaire avec des consultants différents pour développer nos applications et il nous est impossible de comprendre le code
    Nous avons développé notre site web avec SharePoint mais jamais personne n’a édité le contenu
    Nous voulons mettre en place les meilleures pratiques
    Nous voulons inclure toutes les parties prenantes dans le processus décisionnel
  • Le plan de gouvernance est un document d’affaires. Il est destiné à toutes les personnes qui utilisent la plateforme SharePoint. La gouvernance est un ensemble de règles, de rôles, responsabilités et de processus qui sert à guider, diriger et contrôler la façon de travailler des utilisateurs et des équipes qui utilisent la plateforme avec un but commun : de faire en sorte que les objectifs d’affaire de l’entreprise soient comblés.
  • Qui doit écrire le plan ?
    Business Vs Ii

    Quel type de plan ?
    Dépend du niveau de maturité de l’entreprise
  • Qui fait quoi dans le projet SharePoint
    Mettre en place des limites
    Un peu politique
  • Rôle le plus important
    Enjeu politique
    Représente l’entreprise au complet
    Support important quand vient le temps d’argumenter
    Roadmap de la solution
    Évaluation des objectifs
    Définition des règles et des processus
    Définition des rôles et responsabilités
    Création de rapport auprès du comité de gestion
  • Regroupement d’éléments qui partagent les mêmes paramètres, configurations et politiques de gestion
    Rester à un haut niveau (WebApplication et si connu au niveau des collections de sites)
  • Visio est votre ami
  • Résumé – Gabarit de site
  • Résumé – Gabarit de site
  • Résumé gabarit de site et règles associées
  • Il faut dans tous les cas le renseigner
    En restant simple
    Utilisez vos outils actuels
    Courriel, helpdesk
    Création d’un formulaire (Word)
    En automatisant
    Création d’un formulaire en ligne
    Automatiser la création d’un site
  • La chronologie et le degré d’urgence jouent aussi un rôle important dans l’efficacité d’un message.
  • Règles d’utilisation
    Règles de rétention
    Cycle de vie de l’information

    3. Mettre en place tous les mécanisme de suivi
    Alertes (ex: Création du site + 3 mois)
    Outils de suivi
  • Bâtir une gouvernance simple et efficace

    1. 1. Une gouvernance simple et efficace NATHALIE JARD
    2. 2. QUI SUIS-JE ? www.sharepointsummit.org 2 Nathalie Jard Analyste SharePoint – Scrum Master (Migration – Analyse – Gouvernance) nathalie.jard@gsoft.com @najard http://spdynamite.net
    3. 3. Table des matières www.sharepointsummit.org 1. BÂTIR LA GOUVERNANCE 2. PUBLIER ET COMMUNIQUER 3. APPLIQUER ET FAIRE ÉVOLUER 3
    4. 4. INTRODUCTION www.sharepointsummit.org POURQUOI FAIRE UNE GOUVERNANCE ? 4  Perte de contrôle  Architecture d’information inexistante  Pas de cycle de vie  Recherche inefficace
    5. 5. INTRODUCTION www.sharepointsummit.org 6 Source: Microsoft SERVICES Infrastructure, Opération et Maintenance CONTENU Topologie de site, gabarit, métadonnées PERSONNES Rôles et responsabilité, Réseau Social CYCLE DE VIE Création, approbation, expiration CHANGEMENT Formation, gestion du changement, Personnalisations DOMAINES
    6. 6. INTRODUCTION www.sharepointsummit.org 7 DÉFINITION  Règles  Rôles et responsabilités  Processus  Guider  Diriger  Contrôler  Combler des objectifs d’affaires  Document Plan de gouvernance Processus de gouvernance
    7. 7. INTRODUCTION www.sharepointsummit.org 8 QUI DOIT RÉDIGER LE PLAN DE GOUVERNANCE ? Business vs IT ? 1 personne vs un groupe ? Le comité de gouvernance ? QUEL TYPE DE PLAN ? Politique – Opérationnel ? > Cela va dépendre de la maturité de l’entreprise
    8. 8. www.sharepointsummit.org Bâtir le plan de gouvernance UNE QUESTION À LA FOIS
    9. 9. PERSONNES Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 1. DÉFINIR LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS • Qui fait quoi dans le projet SharePoint ? 10 Rôle Responsabilité Nom(s) Comité de gouvernance Assigner les rôles et responsabilités pour la plateforme SharePoint Approbation des règles et procédures Mario Luigi Peach Dixie Architecte SharePoint Traduire les besoins d’affaires en solutions SharePoint Pauline Tableau complet
    10. 10. Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 2. METTRE EN PLACE LE COMITÉ DE GOUVERNANCE 11 Représenter l’entreprise Limiter l’implication des TI Approuve le plan de gouvernance Évalue les objectifs Priorise les demandes Un responsable du comité Décider des responsabilités du comité PERSONNES C’est très souvent l’étape la plus longue et la plus laborieuse !!!
    11. 11. Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 3. ARCHITECTURE LOGIQUE 12 Applications SharePoi nt Publication Interne Publication Externe Collaboration  Vision globale d’utilisation  Une gouvernance adaptée pour chaque éléments de la vision Collaboration /Projets /Sites d’équipe /Communauté CONTENU
    12. 12. Exemples d’architecture logique Collaboration Publication Interne Publication Externe Applications Architecture logique /Wiki /Blogue /Projets /Équipe /AdHoc SharePoint 2013 Collaboration http://collab.monsite.com Applications http://apps.monsite.com Politiques Wikis FAQ Équipes /equipes/<nom_equipe> Projets /projets/<nom_projet> Équipe 1 Projet 1 Projet 2 Application 1 Application 2 Équipe 2 Équipe 3 Projet 3
    13. 13. Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 4. GABARITS DE SITE 14 Description sommaire Durée de vie Contenu par défaut Règles de sécurité Quotas CONTENU
    14. 14. Gabarit de site de projet Collaboration /Projets /Équipe /AdHoc  Les sites de projet permettent à des membres d une même équipe de collaborer tout au long d un projet pour la création de contenu et le partage d information  Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la gestion du site (propriétaire du site)  Les membres peuvent appartenir à la même unité d affaire ou non  La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet Bibliothèques: - Documents du projet - Livrables - Images - Wiki Listes: - Tâches - Membres de l équipe - Flux de nouvelles - Liens utiles Nom du gabarit: Site de projet Quota: 2 GB Date de fin: Date de fin de projet Permissions: - Propriétaire du site - Membres du projet Convention de nomination: - Appliquer le numéro du projet (ex: P2014-254)
    15. 15. CONTENU Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 5. TYPE DE GESTION 16 FLEXIBLE Le propriétaire du site possède tous les droits sur son site  Gestion de la sécurité  Gestion des éléments de listes  Création de listes et bibliothèques CONTRÔLÉE La gestion et la sécurité du site sont contrôlées par l’équipe de développement. Les membres du site peuvent:  Gérer les éléments de listes  Ajouter et consulter le contenu Lister aussi les actions que les utilisateurs ne peuvent pas faire
    16. 16. Gabarit de site de projet Collaboration /Projets /Équipe /AdHoc  Les sites de projet permettent à des membres d une même équipe de collaborer tout au long d un projet pour la création de contenu et le partage d information  Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la gestion du site (propriétaire du site)  Les membres peuvent appartenir à la même unité d affaire ou non  La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet Bibliothèques: - Documents du projet - Livrables - Images - Wiki Listes: - Tâches - Membres de l équipe - Flux de nouvelles - Liens utiles Flexible – Droits du propriétaire: - Gestion de la sécurité du site - Créer et modifier les pages de contenu - Gestion des éléments de liste et création et gestion des listes et bibliothèques - Assume la responsabilité des informations qui sont hébergées sur le site - Administration du site Créer des sites et des sous-sites Nom du gabarit: Site de projet Quota: 2 GB Date de fin: Date de fin de projet Permissions: - Propriétaire du site - Membres du projet Convention de nomination: - Appliquer le numéro du projet (ex: P2014-254)
    17. 17. 18 Définition des gabarits de site Résumé Gabarit Quotas Date de fin Permissions Gestion Site de projet 2 GB Fin du projet + 2 mois Propriétaire du site Membres du projet Flexible Site d’équipe 2 GB Indéterminée Propriétaire du site Membres de l’unité d’affaire Flexible Site adhoc 1 GB 2 mois Propriétaire du site Contrôlée
    18. 18. Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 6. PROCESSUS DE DEMANDE DE CRÉATION DE SITE 19 Processus de demande de création de site Demandeur Centre de Support TI Analyste SharePoint Site de projet Écrire une demande directement dans le centre de support TI Filtrer la demande Faire remplir le questionnaire de création de site SharePoint Remplir le formulaire Assigner la tâche Créer le site Accepter les conditions d utilisation du site Faire accepter les conditions d utilisation du site Utiliser le site Fournir l URL du site  Documenter le processus CYCLE DE VIE
    19. 19. PERSONNES CONTENU CYCLE DE VIE Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 7. AUTRES POINTS À COUVRIR 20  Gestion des sites inutilisés  Règles de sécurité  Conditions d’utilisation  Lignes directrices  Politiques sociales  Langues  Processus de soutien aux utilisateurs
    20. 20. Processus de soutien aux utilisateurs SERVICES
    21. 21. Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 8. ARCHITECTURE ET DÉVELOPPEMENT 22  Environnements  Déploiements des solutions  SharePoint Designer  Convention de noms CYCLE DE VIE SERVICES  Sauvegarde des données  Gestion du code source  Installation de mises à jour DEV QA PRÉ-PROD PROD
    22. 22. PERSONNES CHANGEMENT Bâtir le plan de gouvernance www.sharepointsummit.org 9. COMMUNICATION ET FORMATION 23 PLAN DE COMMUNICATION  Bâtir un plan  Décider les types d’alertes à communiquer  Annoncer les changements PLAN DE FORMATION  Bâtir un plan  Super Utilisateurs  Outils de formation
    23. 23. www.sharepointsummit.org Publier et communiquer la gouvernance
    24. 24. Publier et communiquer la gouvernance www.sharepointsummit.org 1. PUBLIER 25  Créer un wiki à la racine de votre plateforme  Publier le document en PDF  Toujours rendre visible un accès pour poser des questions  Aux experts  Au comité de gouvernance  S’assurer d’avoir un seul et unique endroit de publication.
    25. 25. Publier et communiquer la gouvernance www.sharepointsummit.org 2. COMMUNIQUER 26  Messages pertinents, concis et bien ciblés  Cible: Haute direction, gestionnaires, employés  Chronologie, Degré d’importance Lancement du projet Présentation des membres du comité Mises à jour de la gouvernance Formulaire de création de site en ligne Formulaire de demande support Diffusion de la gouvernance
    26. 26. Publier et communiquer la gouvernance www.sharepointsummit.org 3. GESTION DU CHANGEMENT 27 Les 8 clés du succès:  Confiance mutuelle  Vision commune  Compétences  Ressources  Reconnaissance (Incitatifs)  Plan d’action participatif  Bénéfices mutuels rapides à court terme Source: Claude Emond SlideShare
    27. 27. www.sharepointsummit.org Appliquer et faire évoluer la gouvernance
    28. 28. Application et évolution www.sharepointsummit.org 1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 29  Passer en lecture tout le document de gouvernance et lister les choses à faire  Par domaine  Par chronologie  Monter un backlog (Carnet de produit)
    29. 29. Application et évolution www.sharepointsummit.org 1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 30 COMITÉ DE GOUVERNANCE  Former le comité  Désigner le responsable des comptes rendus  Définir la fréquence et réserver les plages horaires  Définir les contenus de chaque rencontre  Décider de l’emplacement des documents et décisions RÔLES ET RESPONSABILITÉS  Informer les personnes de leurs nouvelles responsabilités  Embaucher au besoin  Ajuster la description des postes au besoin  Former les personnes afin de s’assurer qu’ils peuvent accomplir leur nouvelles responsabilité
    30. 30. Application et évolution www.sharepointsummit.org 1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 31 FORMULAIRE DE CRÉATION DE SITE  Créer le formulaire dans SharePoint  Ajuster la réception des demandes dans le système de support  Ajouter l’envoi automatique du courriel des conditions d’utilisation GABARIT DE SITE  Création du gabarit de site  Intégration de la taxonomie  Mise en place des règles de rétention  Design du site  Navigation
    31. 31. Application et évolution www.sharepointsummit.org 1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL 32  Rester dans les grandes lignes  Désigner les personnes responsables  Allouer du temps pour la mise en place
    32. 32. Application et évolution www.sharepointsummit.org 2. METTRE EN PLACE TOUS LES MÉCANISMES DE SUIVI 33  Règles d’utilisation  Règles de rétention  Cycle de vie 3. METTRE EN PLACE LES MÉCANISMES DE VÉRIFICATION  Alertes  Sites ou contenu inactifs  Changement des paramètres  Outils de vérification  Alertes personnelle, listes  Sharegate Gouvernance
    33. 33. Application et évolution www.sharepointsummit.org 3. ÉVOLUTION 34  Approche Agile  Soyez à l’écoute Plan Do Inspect Adapt
    34. 34. THANK YOU FOR YOUR ATTENTION! THIS PRESENTATION WILL BE AVAILABLE ON THE MONTREAL SHAREPOINT SUMMIT WEB SITE AFTER THE EVENT. Merci de votre attention ! Cette présentation sera disponible sur le site internet de SharePoint Summit Montréal, après l’événement.
    35. 35. SVP évaluez ma session! Complétez le sondage et courez la chance de gagner une tablette Surface Please rate this session! Fill out the survey and get a chance to win a Surface

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