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Présentation fonctionnelle complète de la solution de partage de fichiers, travail collaboratif et stockage en ligne NetExplorer

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Présentation fonctionnelle de la solution cloud Netexplorer

  1. 1. www.netexplorer.fr +33 (0) 5 61 61 20 10 contact@netexplorer.fr contact@netexplorer.fr Solution sécurisée pour le partage de fichiers collaboratif et le stockage de documents en ligne
  2. 2. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 2 | P a g e SOMMAIRE L’entreprise............................................................................................................................................................................................ 3 Quelques références ......................................................................................................................................................................................................................3 La solution ............................................................................................................................................................................................. 4 Les apps NetExplorer............................................................................................................................................................................ 5 Interface Web....................................................................................................................................................................................................................................6 NetSync ...............................................................................................................................................................................................................................................7 NetExplorer Drive............................................................................................................................................................................................................................9 NetExplorer for Outlook............................................................................................................................................................................................................10 NetExplorer Mobile .....................................................................................................................................................................................................................11 API REST ...........................................................................................................................................................................................................................................11 Fonctionnalités utilisateur................................................................................................................................................................. 12 Consultation et transfert de documents.............................................................................................................................................................................12 Partage temporaire......................................................................................................................................................................................................................13 Partage collaboratif .....................................................................................................................................................................................................................14 Collaboration..................................................................................................................................................................................................................................15 Outils..................................................................................................................................................................................................................................................16 Fonctionnalités administrateur......................................................................................................................................................... 17 Utilisateurs.......................................................................................................................................................................................................................................17 Groupes ............................................................................................................................................................................................................................................18 Droits d’accès AVANCES ...........................................................................................................................................................................................................20 Alertes emails.................................................................................................................................................................................................................................21 Espace disque ................................................................................................................................................................................................................................21 Administration avancée ..................................................................................................................................................................... 22 Journaux d’évènements.............................................................................................................................................................................................................22 Suivi des liens de partage et liens de dépôt émis..........................................................................................................................................................23 Suivi de l’utilisation de l’espace disque de la plateforme ...........................................................................................................................................23 Suivi des utilisateurs synchronisés ........................................................................................................................................................................................24 Archivage électronique des documents .............................................................................................................................................................................24 Configuration de la plateforme ........................................................................................................................................................ 25 Général..............................................................................................................................................................................................................................................25 Fonctionnalités ..............................................................................................................................................................................................................................25 Apparence visuelle.......................................................................................................................................................................................................................25 Sécurité.............................................................................................................................................................................................................................................26 Liaison LDAP / Active Directory..............................................................................................................................................................................................27 Authentification SSO...................................................................................................................................................................................................................27 Plugin Outlook...............................................................................................................................................................................................................................27 Nous contacter.................................................................................................................................................................................... 28
  3. 3. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 3 | P a g e L’ENTREPRISE Depuis 2007, NetExplorer met au point une solution pour le partage de fichiers et le travail collaboratif avec pour ligne de mire :  La simplicité et la facilité de prise en main pour les utilisateurs : l’ergonomie de nos produits fait l’objet de recherches approfondies afin de faciliter leur utilisation sans formation préalable.  La sécurité : afin de respecter la confidentialité des données, NetExplorer privilégie la sécurité et fait auditer ses applications par des professionnels.  L’accessibilité : quel que soit le lieu, depuis votre ordinateur ou votre smartphone, vos données sont en permanence accessibles, 24h/24, 7j/7. NetExplorer se démarque également en maitrisant l’intégralité de l’environnement de ses produits, du développement à l’infrastructure d’hébergement. Nos serveurs sont installés dans deux datacenters parisiens, et vous garantissent un stockage sécurisé 100% français. Nos bureaux sont situés près de Toulouse, pour les pôles commercial et technique, et à Paris, pour la partie infrastructure. La société compte une quinzaine de collaborateurs qui travaillent chaque jour au développement de la solution, cette structure à taille humaine vous assurant une expertise haut de gamme et un conseil au plus proche de vos attentes. QUELQUES REFERENCES Aujourd’hui, NetExplorer équipe plus de 1 500 entreprises et 200 000 utilisateurs dans des domaines d’activité très variés et de tailles différentes, des TPE/PME aux grands groupes côtés au CAC 40.
  4. 4. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 4 | P a g e LA SOLUTION NetExplorer est une solution sécurisée de partage de fichiers, travail collaboratif et stockage en ligne à destination d’entreprises, d’organismes publics et d’associations. Véritable alternative à un serveur de fichiers, elle vous permet :  De stocker en ligne les données et archives de votre entreprise de façon sécurisée  De bénéficier d’une sauvegarde quotidienne dans des datacenters haut de gamme reconnus  De permettre l’accès distant aux documents (depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette)  D’offrir des outils collaboratifs à vos utilisateurs pour favoriser leur travail d’équipe  De gérer finement les droits d’accès aux fichiers de tous les utilisateurs de la plateforme NetExplorer  D’assurer une traçabilité totale sur les actions réalisées par vos utilisateurs (qui fait quoi ?) Afin de répondre aux contraintes d’accès aux documents quelque soit le profil de l’utilisateur (mobile, connexion Internet aléatoire…), nous vous fournissons des applications adaptées à chacun de vos besoins. Et pour vous accompagner à l’international, NetExplorer est disponible en français, anglais, allemand, espagnol, portugais, et chinois.
  5. 5. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 5 | P a g e LES APPS NETEXPLORER Les applications NetExplorer vous permettent d'accéder facilement aux fichiers stockés sur votre plateforme, et de profiter d'une méthode d’accès adaptée à vos besoins. Que vous soyez au bureau, dans les transports en commun ou en déplacement, vos données sont toujours accessibles en un clic ! Toutes les applications sont disponibles gratuitement pour l'ensemble des utilisateurs NetExplorer.
  6. 6. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 6 | P a g e INTERFACE WEB Présentation générale L’interface Web NetExplorer vous permet d’accéder à vos documents depuis votre navigateur Internet. Elle est compatible avec tous les navigateurs récents : Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Opera, Safari 10 et supérieur et Internet Explorer 11. Interactions avec l’interface WEB Actions permises par l’interface Web NetExplorer : - Navigation dans les dossiers par double clic, ou à partir de l’arborescence de gauche - Menu contextuel sur les fichiers et dossiers, ouverture avec le clic droit ou à partir d’un raccourci placé sur l’élément pour les utilisateurs ne disposant pas du clic droit (certains utilisateurs MAC par exemple) - Sélection d’éléments multiples et glisser/déposer pour couper/coller des éléments - Renommer, supprimer, et détails des fichiers/dossiers - Affichage en mode détail ou miniature - Vue disponible en mode grille ou liste - Tri par nom/date/propriétaire/taille Raccourcis clavier NetExplorer implémente de nombreux raccourcis clavier : - CTRL+X, CTRL+C, CTRL+V : couper, copier, coller - CTRL+A : tout sélectionner - SUPPR : supprimer, MAJ+SUPPR : supprimer définitivement (sans passer par la corbeille) - F2 : renommer
  7. 7. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 7 | P a g e NETSYNC Synchronisation temps réel entre tous les ordinateurs et accès hors connexion NetSync peut s’installer sur les différents ordinateurs de vos utilisateurs, quel que soit l’environnement : Windows, ou MAC, et synchronise les dossiers souhaités avec NetExplorer. Avec NetSync, plus besoin de penser à envoyer les données sur NetExplorer pour y accéder de n’importe où, le logiciel s’en charge automatiquement. NetSync diffuse les documents à tous les collaborateurs en temps réel. Aussitôt déposé, aussitôt récupéré. Cette solution permet également un accès hors connexion aux fichiers (lorsque l’utilisateur ne dispose pas d’une connexion Internet et que vous êtes en déplacement par exemple). Intégration dans l'environnement utilisateur Le ou les répertoires synchronisés sont automatiquement placés dans la liste des favoris de l’explorateur, afin d’y accéder plus facilement. Des icônes directement visibles sur les dossiers et fichiers synchronisés informent l’utilisateur de l’état de la synchronisation sur l’élément. Dossiers et fichiers synchronisés Dossier en cours de synchronisation Fichier verrouillé Selon l’état du fichier, l’utilisateur peut le verrouiller ou bien le déverrouiller depuis le menu contextuel
  8. 8. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 8 | P a g e NetSync est également intégré dans le menu contextuel et permet le partage de fichiers par lien ou la réception de fichiers par lien dans un dossier cible, et ce directement depuis son ordinateur, sans passer par l’interface Web NetExplorer. Notifications de mise à jour Dès qu’un fichier est ajouté ou modifié, NetSync informe l’utilisateur avec une notification visible sur le bureau. Dans le cas de mises à jour fréquentes, une seule alerte informe l’utilisateur, en regroupant la liste des événements récents. La technologie au service de vos fichiers Aucune limite de taille NetSync synchronise n’importe quel type de fichier, quel que soit sa taille. Reprise de transfert et mode delta bloc En associant différentes technologies, NetSync accélère la diffusion des données. Par exemple, lorsqu’un fichier est modifié, seule la partie modifiée est transférée, afin de ne pas envoyer l'intégralité du document inutilement. Intégrité des données L'intégrité des fichiers est vérifiée à chaque transfert de documents, afin de garantir la cohérence de l'information.
  9. 9. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 9 | P a g e NETEXPLORER DRIVE NetExplorer Drive vous permet de connecter votre plateforme NetExplorer comme un disque réseau, directement sur le poste de travail de l’utilisateur (technologie WebDAV). Contrairement à la synchronisation NetSync, les documents ne sont pas dupliqués localement mais accédés directement par Internet. L’utilisateur se connecte avec le même identifiant/mot de passe que sur la plateforme NetExplorer. NetSync vs NetExplorer Drive NetSync WebDAV Disponibilité Hors-connexion Oui Non Notifications en temps réel des modifications Oui Non Génération de liens de partage Oui Non Verrouillage automatique des documents en cours d’édition Oui Oui Nécessite l’installation d’un logiciel Oui Non Utilise de l’espace disque local Oui Non Compatibilité système Windows, Mac OS Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS
  10. 10. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 10 | P a g e NETEXPLORER FOR OUTLOOK Envoi de pièces jointes sans limite de taille depuis Outlook Le plugin NetExplorer pour Outlook permet d’envoyer des fichiers en pièces jointes d’un email, peu importe leur taille et leur nombre, sans être bloqué par la limitation appliquée par le serveur de messagerie. Une fois installé sur le poste de l’utilisateur, il suffit à ce dernier d’ajouter des pièces jointes à son email comme il a l’habitude de le faire, via le menu Outlook ou en faisant un glisser-déposer. Côté réception, le destinataire télécharge les documents de la même façon que des pièces jointes classiques, en toute transparence, en cliquant sur les liens NetExplorer inclus dans l’email. NetExplorer for Outlook est compatible avec Outlook 2007 et supérieur. Traçabilité NetExplorer pour Outlook permet une traçabilité complète sur les pièces jointes. Vous savez désormais si le fichier a bien été récupéré par votre correspondant, quand, combien de fois, et depuis où. Optimisation de l’espace disque Avec le plugin NetExplorer pour Outlook, les pièces jointes sont stockées sur votre plateforme NetExplorer et n’engorgent plus l’espace disque des boites aux lettres. Le plugin permet la déduplication pour stocker qu’une seule fois les pièces jointes, et vous pouvez paramétrer leur durée de rétention (voir p.27), et choisir à partir de quelle taille une pièce jointe est gérée par le plugin NetExplorer pour Outlook.
  11. 11. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 11 | P a g e NETEXPLORER MOBILE Interface WEB adaptée aux smartphones et tablettes L’interface WEB a été spécialement optimisée pour être accessible aussi bien sur ordinateurs, que sur smartphones et tablettes. La vue mobile de l’interface WEB est adaptée aux écrans tactiles et permet un accès aux informations à partir d’un simple clic. Les applications NetExplorer Mobile NetExplorer propose également des applications natives à installer sur smartphone et tablette. - iPhone et iPad : https://itunes.apple.com/fr/app/netexplorer-for-ios/id929279418 - Android : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.netexplorer.netexplorerapp - Windows Phone : https://www.microsoft.com/fr-fr/store/apps/netexplorer/9nblggh5wbsb API REST L’API (Application Programming Interface) de NetExplorer au format REST (Representational State Transfer) permet de faire communiquer facilement un programme ou une application externe avec la plateforme de stockage NetExplorer. Celle-ci inclue toutes les fonctionnalités NetExplorer : ajout d’un utilisateur, gestion des droits, dépôt d’un fichier… La documentation de l’API est disponible à cette adresse : http://api.netexplorer.fr/.
  12. 12. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 12 | P a g e FONCTIONNALITES UTILISATEUR CONSULTATION ET TRANSFERT DE DOCUMENTS Envoi sans limite de taille NetExplorer permet le dépôt de fichiers sans limite de taille, par glisser/déposer ou à partir d’une fenêtre de sélection de fichiers. Il est également possible d’envoyer un dossier complet à partir d’un navigateur compatible (par exemple Google Chrome) ou l’une de nos autres méthodes d’accès : NetExplorer Drive ou NetSync. Téléchargement sans limite de taille Avec NetExplorer, vous pouvez télécharger des documents sans limite de taille. Sur l’interface WEB, lorsque l’utilisateur sélectionne plusieurs fichiers ou dossiers, NetExplorer télécharge un ZIP contenant l’ensemble de la sélection : - Génération du ZIP à la volée (l’utilisateur n’a pas à attendre la génération du ZIP pour le télécharger, le téléchargement débute instantanément) - Le ZIP est téléchargé directement par le navigateur Internet et ne nécessite aucun plugin - L’archive ZIP conserve l’intégralité de l’arborescence des fichiers et dossiers Aperçu des documents en ligne Afin de pouvoir consulter un document en tout lieu même sans disposer du logiciel adéquat, NetExplorer intègre un visualiseur de documents. Celui-ci supporte les principaux formats de documents : PDF, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), et OpenOffice. Il permet également la lecture de vidéos, ainsi que l’aperçu des fichiers au format dwg. Note : le visualiseur de documents NetExplorer ne nécessite aucun plugin et est compatible multi navigateurs.
  13. 13. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 13 | P a g e PARTAGE TEMPORAIRE Partage par lien La fonctionnalité de partage par lien consiste à générer un lien sur un ou plusieurs fichiers permettant à un correspondant de télécharger l’ensemble des documents sans être connecté et sans avoir de compte sur la plateforme NetExplorer. Un lien direct NetExplorer est unique et contient un ou plusieurs fichiers sans limite de taille, et est régi par différentes options : - Date limite de validité du lien - Nombre maximal de téléchargements par fichier - Protection du téléchargement par mot de passe - Clé unique du lien personnalisable - Accusé de réception dès que le correspondant télécharge les documents Une fois le lien de partage généré, celui-ci peut être copié dans le presse papier de l’utilisateur ou envoyé par email. Note : un lien de partage est un « porte document » auquel on peut attacher ou supprimer des fichiers à tout moment. Réception par lien A l’inverse du partage par lien, la réception par lien permet de recevoir de la part d’un correspondant externe à NetExplorer des dossiers et fichiers directement dans un dossier cible, qu’importe leur taille ou leur nombre. Le correspondant accède à une page affichant uniquement un formulaire d’envoi de documents, lui permettant de transférer l’ensemble des fichiers et dossiers souhaités.
  14. 14. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 14 | P a g e PARTAGE COLLABORATIF Les dossiers participatifs permettent aux utilisateurs d’inviter des collaborateurs au sein du dossier de leur choix et ce sans avoir à solliciter un administrateur pour appliquer des droits ou créer un compte sur la plateforme. Inviter des participants La plateforme NetExplorer vous permet d'inviter un participant sur le dossier de votre choix. Grâce à un processus rapide, l’utilisateur ayant le droit d’inviter peut ajouter un collaborateur déjà membre de la plateforme (qui possède un compte) ou en inviter un nouveau en renseignant son adresse email. Spécifier les droits d’accès Pour chaque participant, il est possible de spécifier les droits d’accès accordés : lire, modifier ou inviter, et de préciser, si nécessaire, une date d’expiration de l’invitation. Accéder à la liste des membres Toutes les personnes ayant le droit d’inviter ont également la possibilité de consulter ou de modifier la liste des membres autorisés à collaborer sur le dossier depuis l'onglet "Equipe".
  15. 15. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 15 | P a g e COLLABORATION Timeline Accessible depuis la vue « Détails » de chaque document, la timeline permet en un coup d’œil de retracer toute la vie du fichier. Grâce à elle, vous pouvez : - Télécharger une ancienne version du document - Savoir qui a consulté, partagé ou téléchargé la version du document - Annoter le document et répondre aux annotations des autres utilisateurs La Timeline prend en compte les différents droits d’accès des utilisateurs sur le dossier. Pour avoir accès à l’ensemble des informations citées ci- dessus, l’utilisateur doit au moins disposer du droit d’ajouter des documents. Verrouillage de fichiers NetExplorer intègre un système de verrouillage permettant d’empêcher la modification d’un document tant que celui-ci est en cours de modification par un autre utilisateur. Le verrouillage permet d’éviter les conflits. Deux types de verrouillage sont disponibles : en écriture, ou en écriture + lecture pour interdire la consultation du document le temps de la modification. Le verrouillage NetExplorer est fonctionnel quel que soit la méthode d’accès : Web, NetExplorer Drive, NetSync…
  16. 16. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 16 | P a g e Modification de documents en ligne La modification de documents en ligne NetExplorer permet de modifier des documents Office directement depuis l’interface Web à partir du logiciel adéquat installé sur l’ordinateur de l’utilisateur (par exemple Word, Excel…). A l’ouverture du fichier, celui-ci est automatiquement verrouillé, puis automatiquement déverrouillé dès que l’utilisateur ferme le document. Coédition : travaillez à plusieurs en même temps sur le même document ! Avec l’édition en ligne Office 365 intégrée à NetExplorer, vous pouvez modifier des documents Office directement depuis votre navigateur Internet, et même coéditer le document. OUTILS Corbeille utilisateur Chaque utilisateur NetExplorer dispose de sa propre corbeille, lui permettant de restaurer un fichier ou dossier supprimé. Tout élément supprimé est envoyé à la corbeille, que celui-ci soit supprimé depuis l’interface Web, NetExplorer Drive, NetSync ou NetExplorer Mobile afin d’éviter toute perte de donnée accidentelle. Note : l’administrateur peut choisir d’activer ou non la corbeille, mais également le temps de rétention des données contenues dans celle-ci afin de purger automatiquement les éléments les plus anciens. L’administrateur peut également consulter la corbeille d’un utilisateur pour restaurer de manière autonome un document. Moteur de recherche et recherche dans les documents Le moteur de recherche NetExplorer permet de rechercher un terme dans le nom des fichiers/dossiers, dans le contenu des documents (Office, Open Office et PDF), ainsi que dans les annotations apposées sur les fichiers et les dossiers.
  17. 17. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 17 | P a g e FONCTIONNALITES ADMINISTRATEUR UTILISATEURS NetExplorer intègre son propre système de gestion d’utilisateurs permettant de créer des comptes d’accès pour les différents collaborateurs et intervenants de plateforme. Général Seuls les champs identifiant et mot de passe sont obligatoires. Ils correspondent aux informations de connexion de l’utilisateur. Lorsque vous renseignez l’adresse email de l’utilisateur, NetExplorer détermine automatiquement l’identifiant, le prénom, le nom et l’organisation. Le champ email peut contenir plusieurs adresses emails, permettant à l’utilisateur d’être notifié sur plusieurs boites email. La case « Envoyer les informations de connexion à l’utilisateur » permet de faire parvenir automatiquement les détails de connexion à la personne concernée. Membre de Il est possible d’ajouter un utilisateur dans un ou plusieurs groupes. Si l’utilisateur est membre du groupe « Administrateurs NetExplorer », alors il est administrateur global de la plateforme. Par ailleurs, NetExplorer crée automatiquement un groupe pour chaque organisation renseignée lors de la création d’un utilisateur. Si vous avez ajouté un compte utilisateur dont l’organisation est « MaSociété », NetExplorer crée un groupe « MaSociété » où sera membre chaque nouvel utilisateur dont l’organisation sera « MaSociété ».
  18. 18. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 18 | P a g e Options de connexion (stratégie d’accès) L’onglet options permet de limiter l’accès à la plateforme pour l’utilisateur. L’option « synchronisation NetSync » permet d’autoriser ou non l’utilisation du client de synchronisation NetSync. La liste des adresses IP de connexion autorisées permet de limiter l’accès à NetExplorer depuis certains sites uniquement, afin de bloquer l’accès aux données depuis l’extérieur par exemple. Le blocage d’accès peut également être effectif sur une plage horaire et certains jours de la semaine. Par exemple, il est possible d’autoriser l’accès aux utilisateurs internes uniquement du lundi au vendredi, de 9h à 18h. Note : les options de connexion sont applicables par groupe et par compte utilisateur. Par défaut, la stratégie du groupe « Tout le monde » s’applique à l’ensemble de la plateforme. Si des stratégies sont définies sur des groupes de l’utilisateur, alors elles remplacent celle du groupe « Tout le monde » en étant cumulatives entre les groupes (par exemple si l’utilisateur est membre d’un groupe pouvant se connecter le lundi/mardi, et d’un autre groupe pouvant se connecter le mercredi/jeudi, alors il pourra se connecter du lundi au jeudi). Et enfin, lorsque la stratégie de connexion est redéfinie sur le compte d’un utilisateur, celle-ci prévaut et écrase toutes les stratégies précédemment définies. Aperçu des accès Afin de contrôler les droits d’un utilisateur sur la plateforme NetExplorer, l’onglet « Aperçu des accès » permet de lister l’ensemble des répertoires accessibles pour l’utilisateur, ainsi que ses droits respectifs sur chacun d’entre eux. GROUPES NetExplorer intègre un système de gestion de groupes permettant de rassembler des comptes utilisateurs au sein d’un même objet afin de faciliter l’administration, et notamment la mise en place de droits.
  19. 19. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 19 | P a g e Ainsi, pour un projet regroupant plusieurs acteurs, le groupe permettra d’appliquer des droits pour l’ensemble des acteurs en une seule opération. De même, la liste des acteurs pourra évoluer de manière autonome sans avoir à modifier les droits d’accès appliqués dès l’ajout ou la suppression d’un utilisateur. Général Un groupe est constitué d’un nom unique et d’une liste de membres. Il est possible à tout moment d’ajouter ou de supprimer des membres du groupe. Délégués (délégation d’administration) Les délégués sont des sous administrateurs ayant des pouvoirs d’administration uniquement au sein d’un groupe. Ils gèrent un seul aspect : la création ou la modification d’un utilisateur au sein d’un groupe. Les délégués permettent de reproduire l’organigramme hiérarchique de l’entreprise au sein de NetExplorer. Par exemple, dans le groupe « Commercial », le responsable commercial pourra créer ou modifier de manière autonome un utilisateur. Les utilisateurs sont autonomes dans les actions effectuées sur la plateforme, ainsi, le rôle des délégués permet de gagner en efficacité. La gestion des droits d'accès est désormais possible dès lors que l'utilisateur dispose du droit d'inviter sur le dossier cible. Options de connexion (stratégie d’accès) Les options paramétrables sont identiques à celles présentes sur la fiche utilisateur. Administrateurs Délégués Utilisateurs
  20. 20. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 20 | P a g e DROITS D’ACCES AVANCES Le système de droits NetExplorer Comme indiqué précédemment (voir p.14), il est possible de modifier les droits d’accès des utilisateurs directement depuis l’onglet « Equipe » sur le dossier de votre choix. Néanmoins, pour une gestion plus avancée, vous avez la possibilité de personnaliser les droits d’accès en cliquant sur « Modifier les droits d’accès » à partir de l’engrenage situé en haut à droite à côté du nom du dossier. Il est possible d’affiner les droits d’accès sur chaque dossier de la plateforme, quelle que soit sa profondeur. L’ensemble des droits sont automatiquement appliqués aux sous-dossiers pour faciliter la gestion des droits d’accès. Un bouton vous permet toutefois de ne pas appliquer cette règle. Note : les droits définis pour un utilisateur sont prioritaires à ceux définis pour son groupe. Le reste du temps, les droits sont cumulatifs (si l’utilisateur est membre de plusieurs groupes ayant des droits sur le dossier, les droits se cumulent). Note bis : il n’est pas possible d’appliquer des droits d’accès directement sur les fichiers afin de forcer les utilisateurs à structurer les données au sein d’une arborescence. En effet, il est préférable de créer deux dossiers distincts pour appliquer des droits différents plutôt que de positionner deux fichiers n’ayant pas les mêmes droits au même niveau de l’arborescence, et ce afin d’éviter toute confusion. Les différentes permissions d’accès Pour chaque utilisateur/groupe et pour chaque dossier, il est possible d’appliquer sept permissions différentes. - Naviguer : traverser le répertoire sans en voir le contenu - Consulter : voir le contenu du répertoire, visualiser les fichiers (fonction d’aperçu des documents) et leurs détails (taille, date de création, date de modification, propriétaire, etc.) - Télécharger : télécharger une copie locale du document sur son ordinateur, ou l’imprimer via l’aperçu - Ajouter : ajouter du contenu par envoi/création de fichiers/dossiers ou copier/coller - Modifier : modifier le contenu existant (renommer, déplacer) - Supprimer : supprimer le contenu existant - Inviter : inviter d’autres participants dans ce dossier Note : si le droit de télécharger n’est pas présent, l’utilisateur ne peut pas consulter la version originale du document et ne peut pas le récupérer sur son ordinateur. Il peut le consulter grâce au visionneur de documents intégré à NetExplorer. Le droit de télécharger est nécessaire pour modifier un document.
  21. 21. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 21 | P a g e ALERTES EMAILS Alertes automatiques lors de l’ajout ou de la modification d’un document Avec NetExplorer, il est possible d'alerter automatiquement des utilisateurs ou des groupes lors de l’ajout ou la modification d'un fichier dans un répertoire. Les alertes emails sont configurables par dossier, et pour chaque utilisateur/groupe. Un paramètre de configuration global permet de déterminer le temps minimal entre deux alertes emails. Ainsi, si le temps est fixé à une valeur faible, par exemple 10 minutes, l’utilisateur recevra fréquemment des alertes emails. A l’inverse, si le temps entre deux alertes emails est élevé, l’utilisateur recevra uniquement un email récapitulatif contenant l’ensemble des documents ajoutés et modifiés. Un alerte email peut contenir la liste des fichiers concernés, accessibles par lien direct pour permettre un téléchargement rapide. Note : lorsque l'email est envoyé à un groupe, il est envoyé à tous les membres du groupe. Si un utilisateur possède plusieurs adresses e-mails enregistrées, un email est envoyé à chaque adresse. Personnalisation de l’alerte email Tous les emails d’alerte envoyés par NetExplorer sont personnalisables. Les emails sont formatés au format HTML et contiennent des masques (par exemple {{prenom}} ou {{expediteur}}) qui seront automatiquement remplacés par la valeur adéquate lors de l’envoi. ESPACE DISQUE Il est possible de déterminer une politique de gestion de l’espace disque sur chaque dossier de la plateforme. Quota par dossier et suppression automatique des fichiers Le quota permet de limiter la taille totale du dossier (sous dossiers inclus). La règle de suppression automatique des fichiers permet de supprimer automatiquement les fichiers de plus de X jours, afin de purger automatiquement un répertoire d’échange temporaire par exemple.
  22. 22. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 22 | P a g e ADMINISTRATION AVANCEE JOURNAUX D’EVENEMENTS Traçabilité des actions NetExplorer assure une traçabilité totale sur l’ensemble des actions effectuées par les utilisateurs : connexion, ajout d’un fichier, modification d’un dossier, suppression d’un document… L’ensemble des actions sont agrégées au sein de journaux d’évènements qui intègrent un moteur de recherche pour localiser rapidement une action. Recherche par : - Mot clé - Utilisateur concerné - Adresse IP de l’utilisateur - Date de l’évènement (début et fin) - Statut de l’évènement : succès ou erreur - Type de l’objet : utilisateur, dossier, fichier, annotation… - Type de l’action : connexion, ajout, modification, suppression, téléchargement…
  23. 23. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 23 | P a g e Détails d’une action Sur chaque entrée du journal, NetExplorer stocke l’ensemble des détails de l’action : date à laquelle s’est déroulée l’action, l’auteur, le type d’action, l’objet concerné, l’adresse IP du client, le user agent, et des informations complémentaires. Par exemple, l’entrée du journal ci-contre nous indique que l’utilisateur Claire a ajouté un fichier le 02/08/2017 à 11h48. On sait également depuis quel lieu (adresse IP) l’action a été effectuée, et que le logiciel utilisé est Word. SUIVI DES LIENS DE PARTAGE ET LIENS DE DEPOT EMIS Les administrateurs disposent d’un suivi des liens de partage et liens de dépôt émis par les utilisateurs sur la plateforme, leur permettant notamment de supprimer à tout moment un lien généré afin de bloquer l’accès à une ressource. SUIVI DE L’UTILISATION DE L’ESPACE DISQUE DE LA PLATEFORME L’onglet système permet aux administrateurs de suivre l’utilisation d’espace disque de la plateforme, mais également de visualiser la répartition du stockage.
  24. 24. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 24 | P a g e SUIVI DES UTILISATEURS SYNCHRONISES Toujours dans l’onglet Système, vous avez un suivi des utilisateurs connectés via NetSync. Vous pouvez ainsi savoir s’ils sont connectés, qu’elle version de NetSync ils utilisent, et via quelle adresse IP ils sont actifs. ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS La zone d’archivage, tout comme la fonctionnalité d’« Archiver/Désarchiver », n’est accessible que pour les administrateurs. Ce véritable coffre-fort numérique permet de stocker de façon sécurisée un grand nombre de données mortes. Les données mortes désignent les archives, les fichiers que vous devez conserver « au cas-où » mais dont vous ne vous servez plus au quotidien, comme des bulletins de salaires d’il y a 10 ans, ou des anciens documents comptables par exemple. En tant qu’administrateur, vous pouvez à tout moment archiver un fichier ou un dossier ou en désarchiver un, par un simple clic droit. Pratique pour stocker l’ensemble des données de l’entreprise sans surcoût, la zone d’archivage dispose des mêmes garanties de sécurité et de sauvegarde que le reste de votre plateforme. Seules les fonctionnalités collaboratives et de partage y sont désactivées.
  25. 25. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 25 | P a g e CONFIGURATION DE LA PLATEFORME GENERAL Un grand nombre de paramètres NetExplorer sont personnalisables. Par exemple, vous pouvez activer ou désactiver la purge automatique des fichiers de votre corbeille et définir une durée de conservation de votre fichier (30 jours dans la corbeille dans le cas présent ). FONCTIONNALITES L’administrateur peut choisir d’activer ou non certaines fonctionnalités NetExplorer : modification de documents en ligne, corbeille, partage par lien, réception par lien, invitation de participant, gestion des versions, verrouillage écriture ou écriture+lecture, indexation plein texte. APPARENCE VISUELLE Chaque plateforme NetExplorer est totalement personnalisable : titre de page, logo, lien hypertexte apposé sur le logo et couleurs (code hexadécimal).
  26. 26. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 26 | P a g e SECURITE Gestions des mots de passe La stratégie de sécurité des mots de passe se définie en combinant 3 paramètres : - Longueur minimale du mot de passe, en nombre de caractères - Interdiction des mots de passe trop communs (parmi la liste des 10 000 mots de passe les plus fréquemment utilisés, et donc testés en premier en cas d’attaque) - Indice de complexité du mot de passe L’indice de complexité d’un mot de passe permet d’estimer le niveau de sécurité de celui-ci très précisément. En effet, imposer l’utilisation de minuscules, majuscules et chiffres n’engendrera pas forcément la création d’un mot de passe complexe pour l’utilisateur. Pire, celui-ci aura beaucoup de mal à le retenir et le notera sur un post-it, apposé sur son écran. Mot de passe Complexité pour l’utilisateur Niveau de sécurité Indice de complexité NetExplorer 1gZ6f4HsG Impossible à retenir Moyen (seulement 39 jours nécessaires pour le décoder) 25 Nous sommes NetExplorer Très simple Très élevé (1042 années nécessaires pour le décoder) 35 Comme on peut le voir avec l’exemple ci-dessus, l’utilisation de l’indice de complexité NetExplorer permet de s’assurer de l’utilisation de mots de passe complexes et mnémoniques pour l’utilisateur, sans dégrader la sécurité. Détection des tentatives d’intrusion NetExplorer intègre un système de détection de tentatives d’intrusion et peut ainsi identifier : - Un trop grand nombre de tentatives de connexion sur un compte utilisateur - Un trop grand nombre de tentatives de connexion depuis une adresse IP Lorsqu’une tentative d’intrusion est détectée, l’identifiant et/ou l’adresse IP de l’attaquant est bani. Le nombre de tentatives avant banissement et le temps de banissement est configurable par l’administrateur. Durée de connexion La durée maximale de la connexion d’un utilisateur (session) est paramétrable en nombre de secondes. Selon le niveau de sécurité requis pour la plateforme, l’administrateur pourra déterminer au bout de combien de temps les utilisateurs sont obligés de se reconnecter pour accéder au service.
  27. 27. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 27 | P a g e LIAISON LDAP / ACTIVE DIRECTORY Principe de fonctionnement Le connecteur LDAP permet à NetExplorer de se connecter directement à l’annuaire de l’entreprise. Cette liaison permet : - Pour l’administrateur : de disposer de l’ensemble des utilisateurs et groupes présents dans l’annuaire dans l’administration et lors de l’application des droits sur les dossiers - Pour les utilisateurs : de se connecter avec leur identifiant/mot de passe habituel - Pour l’entreprise : de centraliser la gestion des utilisateurs et des politiques de sécurité Note : la connexion à l’annuaire est directe. Il ne s’agit pas d’un simple import de comptes utilisateurs. Ainsi, toutes les actions effectuées sur l’annuaire se répercutent immédiatement dans NetExplorer (modification d’un mot de passe, désactivation d’un compte…). NetExplorer accède à l’annuaire en lecture seule. La création d’utilisateurs et groupes NetExplorer reste disponible en parallèle afin de permettre la création de comptes utilisateurs externes ayant accès à NetExplorer, tout est étant totalement indépendant du réseau interne de l’entreprise et de l’annuaire central. Il est également possible d’associer les comptes LDAP et les comptes NetExplorer : utilisateur NetExplorer membre d’un groupe LDAP, utilisateur LDAP membre d’un groupe NetExplorer, utilisateur LDAP délégué d’un groupe NetExplorer, etc. Paramètres applicables Plusieurs options permettent de configurer la liaison avec l’annuaire LDAP : - Identifiant du compte utilisateur avec lequel NetExplorer se connecte à l’annuaire pour lister les utilisateurs et groupes (généralement un compte ayant un accès global en lecture seule) - Base de l’annuaire (permet de limiter la visibilité à une branche de l’annuaire) - Liste des contrôleurs de domaine (répartition de charge automatique) - Sécurisation de la connexion par chiffrement SSL ou TLS - Groupes dont l’accès est autorisé sur NetExplorer (permet par exemple de créer un groupe « Membres NetExplorer » afin de contrôler depuis l’annuaire quels utilisateurs peuvent se connecter à la plateforme) - Possibilité de créer un répertoire d’accueil automatiquement à la première connexion de l’utilisateur, en lui appliquant un quota AUTHENTIFICATION SSO NetExplorer est compatible avec les serveurs d’authentification unique CAS et SAML. Cette technologie permet aux utilisateurs d’accéder à la plateforme NetExplorer sans avoir à se reconnecter. PLUGIN OUTLOOK La configuration du plugin NetExplorer pour Outlook permet : - D’autoriser les utilisateurs à installer le plugin Outlook sur leur poste, ou bien de le désactiver - De configurer le délai de rétention maximal des pièces jointes (30 jours par défaut) - D’activer ou non la purge automatique des pièces jointes expirées
  28. 28. Présentation fonctionnelle, solution NetExplorer 28 | P a g e NOUS CONTACTER 05 61 61 20 10 Du lundi au vendredi de 9h à 18h contact@netexplorer.fr .fr www.netexplorer.fr/contact/ TOULOUSE 11 boulevard Déodat de Séverac 31770 Colomiers PARIS 24 Boulevard des frères Voisin 92130 Issy-les-Moulineaux

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