Consulting company is one of knowledge intensive company. Company should be able to manage knowledge of its people to become corporate level knowledge. Otherwise, company is always facing a risk of loosing its knowledge as its employees move to other company, even to competitor.
MM ITBK-MI-Inovasi Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi-noverino rifai
1. Tugas Kuliah MM 4383 Management of Innovation
Inovasi di Lingkungan Kerja
Inovasi Manajemen Pengetahuan
pada Perusahaan Konsultan
Teknologi Informasi
Karya Tulis oleh: Noverino Rifai
(noverino.rifai@gmail.com)
Coached by: Avanti Fontana
Institut Teknologi dan Bisnis Kalbe
Oktober 2011
2. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
Daftar Isi
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... 2
1 LATAR BELAKANG PENULISAN ................................................................................................................. 3
2 RANCANGAN PRODUK INOVASI .............................................................................................................. 5
3 TELAAN INISIATIF TERHADAP ILMU INOVASI ........................................................................................... 8
3.1 MENDEFINISIKAN INOVASI DAN MANAJEMEN INOVASI ...................................................................................... 8
3.2 STIMULATOR INOVASI ................................................................................................................................. 8
3.3 RANTAI NILAI INOVASI .............................................................................................................................. 10
3.3.1 Penggalian Ide ................................................................................................................................ 10
3.3.2 Pengembangan Ide ......................................................................................................................... 11
3.3.3 Penyebaran Ide ............................................................................................................................... 11
4 REFERENSI ............................................................................................................................................. 12
Halaman 2 dari 12
3. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
1 Latar Belakang Penulisan
Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi adalah perusahaan yang menyediakan jasa solusi di
bidang teknologi informasi. Seperti halnya perusahaan konsultan lainnya, seperti konsultan bisnis,
dan keuangan, komponen sumber daya yang paling berperan adalah sumber daya manusia.
Perusahaan jenis ini juga dikategorikan sebagai perusahaan knowledge intensive, yaitu perusahaan
yang sangat bergantung pada jumlah dan kualitas sumber daya pengetahuan yang dimiliki oleh
perusahan dan yang berada di dalam kepala karyawan perusahaan.
Aktivitas konsultansi, atau menyediakan solusi kepada suatu customer pada perusahaan ini dianggap
sebagai satu proyek yang memiliki identitas dan bisa dirujuk entitasnya. Proyek pada perusahaan ini
didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan yang bertujuan memberikan solusi terhadap kebutuhan dan
masalah teknologi informasi pada perusahaan client berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari client
dan biasanya memiliki batasan biaya dan waktu.
Perusahaan yang menjadi objek inovasi ini memiliki sejumlah portofolio produk dan solusi yang
ditawarkan. Portofolio produk dan solusi dibuat berdasarkan pengalaman proyek perusahaan dan
keberadaan sumber daya manusia--yaitu konsultan-- yang memiliki keahlian di bidang tersebut.
Meskipun perusahaan pernah menangani proyek mengenai produk tertentu di masa lalu, namun
tidak didukung dengan keberadaan konsultan, maka produk tersebut belum tentu dijadikan
portofolio perusahaan, karena jika ada kebutuhan dari client untuk memberikan solusi di bidang
produk tersebut, perusahaan belum tentu mampu memenuhi permintaan tersebut, dan itu bisa
menjadi image yang buruk bagi perusahaan di mata client.
Penulis sudah bekerja di perusahaan ini selama lebih dari 6 tahun, dan sudah terlibat pada banyak
proyek. Salah satu yang kadang menjadi ganjalan ketika terlibat di dalam proyek yaitu:
1. Proyek harus membuat suatu produk yang sebelumnya sudah pernah dibuat oleh orang lain
dalam proyek lain di masa lalu. Karena orang tersebut sudah pindah, maka terpaksa tim
proyek harus membuat ulang produk tersebut. Padahal, jika perusahaan memiliki
penyimpanan hasil pekerjaan untuk semua proyek yang sudah dan sedang dikerjakan, effort
seperti ini tidak perlu terjadi.
2. Suatu proyek dijalankan oleh sejumlah orang. Di tengah perjalanan, salah satu komputer PC
atau laptop tim proyek mengalami musibah kecolongan atau crash sehingga data hasil
pekerjaan dan yang sedang dikerjakan hilang. Ditambah lagi, data belum sempat di backup
ke tempat lain. Hilangnya data tersebut akan mempengaruhi jadwal penyelesaian proyek
dan dapat menurunkan motivasi anggota tim karena terhambat oleh kejadian tersebut.
3. Biasanya dalam satu waktu, ada lebih dari satu proyek yang berjalan. Terkadang, ada dua
atau lebih proyek yang sedang berjalan bersama membutuhkan konsultan yang sama karena
keahliannya tidak dimiliki oleh konsultan lain dan keahliannya tersebut sangat dibutuhkan
(bahkan kritikal) di kedua proyek tersebut. Minimal ada dua opsi yang biasa diambil oleh
perusahaan, yang pertama adalah konsultan tersebut terlibat di kedua proyek, jadi dilakukan
penjadwalan untuk berdada secara bergantian antara kedua proyek. Opsi kedua adalah
mengambil konsultan lain yang paling memiliki keahlian yang mendekati yang dibutuhkan
dan menugaskannya di salah satu proyek. Untuk pilihan pertama, biasanya hasil kerja
Halaman 3 dari 12
4. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
konsultan menjadi tidak maksimal karena fokusnya berada di dua buat proyek yang memiliki
constraint waktu dan kualitas. Jika perusahaan mengambil pilihan kedua, proyek yang
melibatkan konsultan yang tidak benar menguasai keahlian yang dibutuhkan akan beresiko
mengalami kegagalan.
4. Tenaga penjual biasanya dapat berasal dari latar belakang pengetahuan produk dan solusi
yang berbeda dengan portofolio perusahaan. Hal tersebut menyebabkan kinerja penjualan
tidak terlalu baik karena perusahaan tidak bisa terlalu mengharapkan seseorang yang tidak
menguasai suatu produk bisa menjual produk yang bersangkutan.
5. Seperti halnya konsultan, seorang sales juga memiliki sejumlah funnel atau jalur ke
perusahaan tertentu. Seringkali jika seorang sales keluar dari perusahaan, maka jalur
penjualannya juga ikut hilang. Ini menyebabkan hilangnya kesempatan bagi perusahaan
untuk bisa menjual produk dan solusi kepada client tersebut.
Hal-hal di atas merupakan beberapa dari permasalahan yang penulis kedepankan dalam karya tulis
ini. Jika diambil benang merah dari permasalahan-permasalahan tersebut, salah satu faktor yang
paling dominan yang menyebabkannya adalah karena perusahaan saat ini tidak memiliki mekanisme
untuk menghasilkan, menyimpan, menyebarkan pengetahuan. Jika diasumsikan bahwa perusahaan
memiliki sistem manajemen pengetahuan, permasalahan tadi bisa dijawab sebagai berikut:
1. Semua hasil pekerjaan suatu proyek disimpan oleh perusahaan, sehingga jika suatu saat ada
proyek lain yang disyaratkan untuk menghasilkan produk seperti yang sudah pernah dibuat,
maka tim proyek bisa mengambil produk tersebut dan cukup melakukan modifikasi sesuai
dengan kebutuhan spesifik proyek baru tersebut.
2. Sistem manajemen pengetahuan dapat mensyaratkan semua anggota tim proyek untuk
menyalin atau membackup hasil pekerjaannya pada repository terpusat. Efek kejadian
hilangnya laptop atau rusaknya laptop dapat diminimalisasi pada pekerjaan-pekerjaan yang
belum dibackup sejak terakhir kali dilakukan proses backup.
3. Salah satu fungsi manajemen pengetahuan adalah melakukan eksternalisasi, yaitu
mengubah pengetahuan tacit menjadi eksplisit. Pengetahuan yang sudah dieksplisitkan
dapat dipelajari oleh konsultan lain sehingga terjadilah proses transfer pengetahuan secara
langsung. Sistem manajemen pengetahuan juga memungkinkan diskusi secara langsung
antara konsultan ahli dengan konsultan lain yang membutuhkan ilmu spesifik tersebut.
Karena semua informasi dan pengetahuan tersimpan dan tertata dengan baik, maka jika ada
proyek yang membutuhkan spesifikasi konsultan tertentu, keberadaan konsultan tersebut
bisa digantikan oleh konsultan lain yang mendekati kemampuannya, ditambah dengan
dukungan pengetahuan eksplisit yang bisa dipelajari.
4. Tenaga penjual bisa belajar dari sumber daya pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem.
Jika perusahaan melakukan penataan pengetahuan sedemikian sehingga karyawan bisa
belajar sesuai dengan level pemahamannya, maka sistem ini akan bermanfaat sekali dalam
menambah wawasan tenaga penjual sehingga dia bisa menjelaskan kepada client secara
lebih detil dan bisa meyakinkan client tanpa banyak ketergantungan dengan tim teknis.
Halaman 4 dari 12
5. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
5. Daftar kontak client dan funnel jika tersimpan dengan lengkap dapat ditindaklanjuti oleh
sales-sales lainnya di kemudian hari, meskipun sales yang membuat funnel tersebut sudah
tidak berada di perusahaan.
2 Rancangan Produk Inovasi
Sistem manajemen pengetahuan yang akan diusulkan untuk dikembangkan di perusahaan konsultan
IT merupakan suatu sistem yang secara minimum dapat memenuhi kebutuhan penyimpanan
pengetahuan ke tingkat perusahaan. Jenis pengetahuan yang ingin disimpan terdiri dari:
1. Pengetahuan terstruktur, seperti dokumen-dokumen kontrak, tender, dokumen keuangan,
dan hasil pekerjaan yang diserahkan kepada client sebagai syarat selesainya suatu proyek.
2. Pengetahuan tidak terstruktur, yaitu berupa pengetahuan tacit yang berada dari dalam
pikiran seorang karyawan. Pengetahuan tacit apat berupa teknik membuat suatu produk,
algoritma penyelesaian suatu masalah, best-practice dalam suatu bidang solusi,
pengetahuan umum mengenai suatu produk dan solusi, pengetahuan mengenai situasi
persaingan pada suatu portofolio produk perusahaan, nilai kesempatan perusahaan dalam
memenangkan tender proyek, cara untuk mendekati seorang pelanggan, dan banyak lagi jika
ingin dibuat lebih detil. Contoh lain dari pengetahuan ini adalah sesi pelatihan dan
knowledge sharing yang dilakukan secara tatap muka, di luar materi pelatihan yang
terdokumentasi.
Sistem dan infrastruktur yang diperlukan dalam menyimpan kedua jenis pengetahuan tersebut
berbeda-beda. Hal itu karena pengetahuan terstruktur pada dasarnya sudah berupa sesuatu yang
bisa disimpan, disebarkan, dan bisa dipelajari oleh orang lain. Namun, pengetahuan tidak terstruktur
tidak berada pada suatu dokumen, namun berada pada diri setiap individu karyawan yang
memilikinya. Sayangnya belum ada alat yang bisa secara otomatis memindahkan pengetahuan
seseorang ke dalam bentuk tertulis. Karena itu, untuk bisa menyimpan pengetahuan tacit,
diperlukan tahapan lain untuk mengubahnya menjadi pengetahuan tertulis.
Sisitem dan infrastruktur untuk mengelola pengetahuan terstruktur:
1. Sistem manajemen dokumen. Sistem ini digunakan untuk menyimpan semua dokumen
tertulis yang dimiliki perusahaan. Jika hanya ada dokumen cetak, maka dokumen tersebut
harus di-scan dan disimpan ke dalam sistem ini. Sistem ini memungkinkan seseorang untuk
melakukan review terhadap suatu dokumen, memberikan komentar, memberikan rating
untuk memberi gambaran kepada orang lain mengenai nilai manfaat yang sudah
dikontribusikan oleh dokumen tersebut. Sistem ini harus bisa diakses dari internet, sehingga
jika seorang sales atau konsultan membutuhkan materi atau referensi pada suatu kontrak,
dia bisa segera membukanya tanpa perlu ke kantor terlebih dahulu atau menunggu kiriman
via email. Sistem ini sebaiknya memiliki mekanisme klasifikasi untuk mengelompokkan
dokumen ke dalam area tertentu, fungsi tertentu, ekspertise atau keahlian tertentu, dan
proyek tertentu. Suatu dokumen bisa dikelompokkan ke dalam lebih dari satu kategori.
Pengkategorian dokumen memerlukan perencanaan yang matang agar tidak terjadi
duplikasi dan sulitnya dalam mencari suatu dokumen secara hirarki.
Halaman 5 dari 12
6. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
2. Sistem versioning seperti Subversion. Sistem ini sangat populer di dunia pengembangan
perangkat lunak. Sistem ini biasanya digunakan pada proyek-proyek yang dikerjakan oleh
banyak orang dan dipecah menjadi modul-modul pekerjaan. Setiap hasil pekerjaan anggota
tim dikumpulkan ke dalam satu tempat. Sistem ini juga mempertahankan histori perubahan
suatu file. Jika seseorang secara tidak sengaja ataupun sengaja mengubah isi suatu program
yang menyebabkan aplikasi menjadi bermasalah, ketua tim bisa memutuskan untuk
mengembalikan status program ke versi lama yang stabil. Jika seseorang menghapus suatu
file, pada dasarnya file tersebut masih tersimpan di dalam sistem ini pada versi sebelumnya,
meskipun pada versi yang terbaru file tersebut sudah tidak nampak di dalam daftar. Sistem
ini harus bisa diakses dari internet karena tim proyek biasanya tersebar di berbagai tempat,
terutama di site, yaitu di tempat client. Kecepatan akses ke sistem ini juga menjadi perhatian
penting, karena anggota tim proyek secara rutin mengakses sistem ini, baik untuk
mengambil kode sumber yang sudah ada, melakukan update terhadap suatu file kode
sumber, dan menambahkan satu atau lebih file kode sumber. Jika suatu proyek sudah
selesai dikerjakan, seluruh hasil akhir kode sumber perlu dikompilasi, dibuat arsip, dan
dimasukkan ke dalam folder khusus yang berisi hasil akhir proyek. File arsip ini akan
direferensikan oleh item link di dalam sistem manajemen dokumen, sehingga keterkaitan
antara dokumen yang ada di dalam sistem manajemen dokumen dengan file kode sumber
yang berada di sistem versioning bisa dijaga.
3. Repositori aplikasi. Ini merupakan tempat menyimpan resource dan file-file aplikasi yang
dimiliki perusahaan. Seringkali perusahaan mendapatkan aplikasi trial dari vendor yang bisa
digunakan untuk latihan oleh karyawan perusahaan untuk mengeksplorasi lebih dalam
mengenai suatu aplikasi, namun aplikasi tersebut hilang karena CD rusak, hardisk rusak,
pegawai keluar, atau hilang begitu saja tanpa ada yang menyadari. Repositori aplikasi ini
perlu dibuat seperti sistem versioning, sehingga jika ada penghapusan terhadap suatu file
aplikasi, file tersebut bisa dikembalikan kembali untuk digunakan.
Sistem dan infrastruktur untuk mengelola pengetahuan tidak terstruktur:
1. email. Email sangat berperan sebagai bukti bukti legal dalam menjalankan aktivitas di
perusahaan. Perusahaan konsultan sebaiknya menjadikan email sebagai alat komunikasi
utama dalam melakukan korespondensi internal maupun korespondensi dengan pihak luar
perusahaan seperti pelanggan, pemasok, dan rekanan. Thread email harus tetap tersimpan
sebagai arsip perusahaan, dan seringkali suatu bukti legal bisa diperoleh dari email ketika
pegawai yang memiliki akun email tersebut sudah keluar dari perusahaan. Email yang terkait
dengan suatu aktivitas proyek atau funnel penjualan adalah salah satu sumber pengetahuan
berharga bagi anggota tim pada periode selanjutnya, yang mungkin belum pernah bertemu
dengan mantan karyawan, atau saat ini mendapat amanat menggantikan posisi mantan
karyawan tersebut. Bahkan, kalaupun karyawan yang bersangkutan belum keluar dari
perusahaan, histori email akan sangat bermanfaat bagi kedua belah pihak karena pihak yang
membutuhkan informasi tidak perlu terlalu sering berinteraksi langsung karyawan yang
digantikannya hanya untuk menggali informasi yang sebenarnya sudah ada di dalam email.
2. Forum diskusi internal. Seperti halnya forum-forum diskusi publik yang bisa diakses secara
bebas di internet, forum diskusi perusahaan merupakan sistem yang sangat bermanfaat
Halaman 6 dari 12
7. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
dalam pertukaran pengetahuan, dari tacit menjadi eksplisit lalu menjadi tacit kembali.
Forum diskusi ini dijadikan ajang untuk mencari ilmu dan mensharing ilmu dengan karyawan
lainnya. Isi dari forum harus selalu bisa diakses di masa depan, dan ada mekanisme
pencarian dengan metode pencarian sederhana maupun dengan metode pencarian yang
canggih seperti google.
3. Chatting. Seperti halnya forum, chatting merupakan sarana yang sederhana untuk
pertukaran pengetahuan. Saat ini, banyak perusahaan yang menyediakan fitur chatting.
Namun, sayangnya, perusahaan tidak memiliki dokumentasi mengenai apa yang dibicarakan,
terutama yang terkait dengan pekerjaan dan pengetahuan perusahaan. Dengan adanya
sistem ini, perusahaan bisa mengarahkan karyawan untuk mendiskusikan hal-hal yang
terkait dengan pekerjaan dengan menggunakan sistem chatting ini, namun untuk hal-hal
yang bersifat pribadi bisa menggunakan aplikasi chatting yang disediakan oleh pihak ketiga
seperti google, yahoo, msn.
4. Wiki perusahaan. Wiki merupakan ensiklopedia ilmu pengetahuan. Media ini bisa digunakan
untuk berisi penjelasan mengenai dasar suatu keilmuan, pengaplikasian suatu teori, best-
practice, tips dan trik, cerita mengenai kesuksesan perusahaan, sejarah suatu kebijakan,
penjelasan mengenai suatu proyek, dan lain sebagainya. Sistem wiki ini memiliki fitur seperti
halnya wikipedia.org yang berisi banyak pengetahuan.
5. E-learning. Sistem e-learning merupakan sistem ujung yang diharapkan dimiliki oleh
perusahaan yang memiliki basis data pengetahuan yang banyak. E-learning dapat berisi
materi pembelajaran suatu keahlian, rekaman sharing-session yang dilakukan di masa lalu
agar dapat ditonton oleh karyawan lain, materi persiapan untuk mengambil sertifikasi, dan
lain-lain. Materi pembelajaran dapat bersifat rekaman maupun live, yang biasanya saat ini
dibuat dalam bentuk webcast yang bisa diakses melalui internet. Sistem e-learning ini
sebaiknya memiliki mekanisme penilaian perkembangan seorang karyawan, gap antara
spesifikasi pekerjaan dengan kemampuannya, dan usulan rencana pelatihan dan
pembelajaran yang harus diikuti oleh karyawan yang bersangkutan.
Di samping sarana dan infrastruktur, beberapa hal lain yang harus dipikirkan agar pengembangan
sistem manajemen pengetahuan akan bermanfaat secara maksimal yaitu:
1. Struktur imbal jasa atau insentif bagi karyawan yang banyak berkontribusi ke dalam sistem
ini. Tujuannya adalah memberi motivasi kepada karyawan agar mau meluangkan waktunya
untuk berkontribusi pada sistem ini dan berbagi ilmu dengan karyawan lain.
2. Membangun budaya untuk berbagi pengetahuan sehingga kebiasaan ini menyatu dengan
aktivitas reguler karyawan.
3. Membentuk tim yang bertanggung jawab mengelola pengetahuan yang masuk, melakukan
klasifikasi, mengumpulkan pengetahuan yang tersebar di dalam PC atau laptop karyawan,
dan memastikan adanya dokumen dan pengetahuan yang semestinya ada.
Halaman 7 dari 12
8. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
3 Telaan Inisiatif terhadap Ilmu Inovasi
3.1 Mendefinisikan Inovasi dan Manajemen Inovasi
Inovasi didefinisikan sebagai keberhasilan ekonomi dan sosialberkat adanya pengenalan cara baru
atau kombinasi baru dari cara-cara lama dalam mentransformasi input menjadi output (teknologi)
yang menghasilkan perubahan besar atau drastis dalam perbandingan antara nilai guna yang
dipersepsikan oleh konsumen atas manfaat suatu produk (barang dan/atau jasa) dan harga yang
ditetapkan oleh produsen. Inovasi yang berhasil adalah yang dapat menciptakan nilai lebih besar
untuk konsumen.
Berdasarkan definisi-definisi inovasi yang ada di buku AF halaman 19, inisiatif pengembangan MP
masuk ke dalam kategori "mengadopsi sesuatu yang baru yang sudah dicoba secara sukses di tempat
lain". Hal ini dikarenakan sistem MP bukanlah hal baru, sudah banyak perusahaan maupun
organisasi yang menerapkan sistem ini. Karena itu, yang dilakukan perusahaan saat ini adalah
mengadopsi sistem MP.
Definisi inovasi yang dapat dihubungkan dengan inovasi ini adalah "melakukan perubahan", yaitu
membuat perubahan-perubahan yang memungkinkan perbaikan berkelanjutan. Sistem MP
melakukan perubahan sebagai berikut:
1. Secara organisasi ada unit atau tim baru di dalam struktur organisasi, yaitu tim MP.
2. Tim ini secara internal menerapkan struktur tim organik, yang berbeda dengan struktur yang
berlaku saat ini. Penerapan struktur organik bisa dikatakan prototipe atau ujicoba, jika
memang cocok, akan diterapkan di semua area di dalam perusahaan.
3. Budaya perusahaan perlu diubah untuk mengintegrasikan budaya berbagi pengetahuan
antara karyawan perusahaan.
Berdasarkan skenario penciptaan nilai, pengembangan sistem manajemen pengetahuan ini masuk
ke dalam skenario ke-4, yaitu CPV dan Price keduanya mengalami peningkatan. Namun peningkatan
CPV jauh lebih tinggi dibandingkan dengan peningkatan Price, sehingga hasil akhirnya (CPV/P > 1).
CPV menjadi lebih meningkat karena dengan adanya sistem MP, perusahaan memiliki aset
pengetahuan di tingkat corporate, yang sebelumnya tidak ada karena pengetahuan ada di tingkat
individu. Dengan adanya aset intangible tersebut, pemilik perusahaan bisa memasukkan komponen
nilai aset tersebut ke dalam penilaian aset perusahaan secara keseluruhan.
Dengan adanya sistem MP, setiap karyawan akan mendapatkan lebih banyak ilmu yang terkait
dengan kompetensi perusahaan. Hal itu akan meningkatkan kepuasan karyawan dan bisa
menurunkan tingkat turnover karyawan. Hal ini menguntungkan perusahaan karena resiko
kehilangan pengetahuan semakin kecil.
3.2 Stimulator Inovasi
Objek pembahasan mengenai stimulator inovasi adalah tim manajemen pengetahuan, yaitu tim yang
bertanggung jawab dalam melakukan eksplorasi, pengumpulan ide, pengembangan sistem, dan
pelaksanaan sistem manajemen pengetahuan.
Halaman 8 dari 12
9. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
Untuk membangun iklim inovasi di dalam tim MP, maka tim ini perlu memiliki karakteristik sebagai
berikut:
1. Struktur organisasi internal tim MP menerapkan struktur organik. Struktur ini sangat cocok
untuk unit yang menekankan pada tingkat inovasi yang tinggi karena bertanggung jawab
pada pengembangan sistem yang belum ada di perusahaan, dan bersifat strategis bagi
perusahaan. Karakteristik struktur organik yaitu:
a. Kerja tim lintas fungsi. Artinya, anggota tim MP tidak boleh terpaku pada area
pekerjaan pokoknya saja, namun harus memiliki peran pendukung terhadap anggota
lainnya yang diberikan tanggung jawab lain. Hal ini akan membangun suasana
keakraban, rilex, dan tolong menolong. Dengan demikian, setiap orang akan sedikit
banyak memikirkan kesuksesan pekerjaan temannya di samping kesuksesan
pekerjaan dirinya. Dengan demikian, setiap karyawan akan memiliki wawasan yang
luas mengenai setiap aspek aktivitas di dalam tim MP, dan pada saatnya dapat
menghadirkan ide-ide inovatif untuk kepentingan tim secara khusus dan perusahaan
secara lebih luasnya.
b. Arus informasi bebas mengalir. Semua anggota tim memiliki kesempatan yang sama
dalam mendapatkan informasi dari anggota tim lainnya. Keadaan ini dapat dianggap
sebagai prototipe budaya berbagi pengetahuan yang menjadi tujuan dari
pengembangan sistem MP. Dengan merasakan lingkungan yang saling bertukar
informasi, anggota tim diharapkan dapat mensosialisasikan manfaat dari MP yang
dianalogikan dengan keadaan internal tim MP. Semakin banyak informasi yang
dimiliki oleh anggota tim, semakin besar kemungkinan anggota tim MP
menghasilkan ide-ide inovasi dalam kaitannya dengan pengembangan sistem MP di
perusahaan.
c. Rentang kendali luas. Tim MP tidak perlu memiliki banyak pemimpin, satu pemimpin
utama saja cukup. Setiap anggota akan bekerja berdasarkan matriks tugas. Suatu
tugas akan memiliki satu PIC (Person In Charge) yang bertanggung jawab
menyelesaikan tugas sesuai dengan spesifikasi. Saat menjadi PIC, anggota tim
memiliki wewenang yang lebih besar dibandingkan dengan rekannya yang bukan
PIC. Namun, ketika ia terlibat pada task-force lain bukan sebagai PIC, dia harus
mengikuti instruksi anggota tim lain yang bertindak sebagai PIC.
d. Tingkat formalisasi rendah. Anggota tim dituntut untuk fokus pada pencapaian
target tim. Segala masukan, saran, dan kritik bisa dikemukakan langsung tentunya
dengan etika yang baik. Seorang PIC harus siap untuk di kritik, dan seorang anggota
harus berani mengkritik PIC jika ada hal yang dianggap tidak sesuai dan bisa
mengakibatkan suatu tujuan tidak tercapai.
e. Desentralisasi dalam pengambilan keputusan. Anggota tim yang bertindak sebagai
PIC memiliki wewenang mengambil suatu keputusan, tidak harus diputuskan oleh
ketua tim MP, kecuali untuk kondisi-kondisi tertentu yang kritikal, atau yang
membutuhkan otorisasi manajemen puncak atau pemilik perusahaan.
Halaman 9 dari 12
10. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
2. Ketua tim MP harus mengkondisikan situasi di dalam tim MP agar dapat menjaga dan
memelihara inovasi. Faktor-faktor budaya yang harus diterapkan antara lain adanya
kesiapan menerima situasi dan kondisi yang ambigu, memiliki keterbukaan terhadap hal-hal
yang belum kita ketahui, dan berfokus pada perspektif sistem terbuka.
3. Setiap anggota tim MP harus dibekali dengan coaching skills. Hal ini penting karena setiap
anggota nantinya dapat bertindak sebagai PIC suatu tugas, yang mungkin dia akan
memimping dua , tiga, atau lebih orang.
4. Penerapan sistem imbal jasa yang transparan, adil, dan terukur. Hal ini penting untuk
menjaga motivasi anggota tim agar memperhatikan target pencapaian.
3.3 Rantai Nilai Inovasi
Rantai nilai inovasi merupakan rangkaian proses sekuensial dan berkaitan secara proporsional yang
menunjang proses penciptaan nilai. Rantai nilai inovasi dapat dibagi ke dalam tiga aktivitas, yaitu
penggalian ide, pengembangan ide, dan penyebaran ide.
3.3.1 Penggalian Ide
Manajemen pengetahuan merupakan sistem yang akan digunakan oleh semua karyawan, lintas unit
dan divisi, bahkan jika dikembangkan lebih lanjut, sistem ini bisa digunakan oleh pihak luar seperti
rekanan, pemasok, dan pelanggan.
Beragamnya konsumen dari sistem ini mengindikasikan bahwa dalam tahap analisis dan
perancangan, tim manajemen pengetahuan harus menggali ide dari banyak pihak. Yang cukup
mencolok misalkan kebutuhan pengetahuan tim sales berbeda dengan kebutuhan pengetahuan
konsultan. Jika yang pertama lebih menekankan pada pengelolaan funnel dan kontak client,
konsultan lebih membutuhkan direktori pengetahuan teknis dan praktis dan akses terhadap solusi
yang pernah diberikan oleh perusahaan.
Sumber penggalian ide antara lain:
1. Karyawan internal organisasi. Mereka adalah konsumen utama sistem ini. Tim MP perlu
mencari permasalah yang dihadapi oleh karyawan yang disebabkan karena tidak adanya
sistem MP dan menerima segala jenis masukan baik fitur, prosedur, produk yang terkait
dengan sistem MP ini. Tim MP perlu berdiskusi banyak dengan konsultan internal yang
mendalami sistem manajemen pengetahuan yang sudah pernah mengimplementasikan
sistem ini di perusahaan client.
2. Kompetitor, yaitu perusahaan lain yang sudah memiliki sistem MP. Misalnya adalah
Accenture, perusahaan multinasional kelas dunia ini sudah lama menerapkan MP, mulai dari
penggunaan IBM Lotus Notes, hingga saat ini dimigrasikan ke sistem terpusat menggunakan
portal pengetahuan berbasis web. Arsitektur, produk, dan fitur yang bisa didapat dari
internet atau dari wawancara dengan karyawan Accenture dapat menjadi referensi dan
rujukan best-practice.
3. Pelanggan. Perusahaan memiliki pelanggan-pelanggan besar yang memiliki dukungan dana
besar. Sebagian dari perusahaan tersebut mungkin sudah mengimplementasikan sistem MP.
Perusahaan bisa menggali seperti apa MP diterapkan.
Halaman 10 dari 12
11. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
4. Organisasi lain. Tim MP bisa melakukan eksplorasi di internet untuk mendapatkan best-
practice dalam penerapan MP. Tim juga bisa mencontoh arsitektur yang sudah diterapkan
oleh perusahaan-perusahaan lain, terutama yang sejenis yang bergerak di bidang konsultan
teknologi informasi.
Pada tahap penggalian ide ini, tim MP harus mencatat semua masukan dan hasil eksplorasi yang di
peroleh.
3.3.2 Pengembangan Ide
Proses pengembangan ide terdiri dari dua tahap, yaitu:
1. Seleksi ide. Pada tahapan ini juga dilakukan kegiatan pendanaan, yaitu menentukan
anggaran perusahaan untuk mengimplementasikan dan menjalankan sistem MP. Ide-ide
yang dikumpulkan dari tahap penggalian ide diseleksi pada tahap ini. Tim MP harus
menentukan kriteria-kriteria yang digunakan untuk menentukan apakah suatu ide bisa
diterima atau tidak, atau apakah suatu ide belum bisa diterima saat ini, namun ada
kemungkinan diterima di tahap pengembangan berikutnya jika suatu kondisi terpenuhi.
Pihak yang terlibat dalam tahap seleksi ide yaitu:
a. Tim MP sebagai penanggungjawab dan pelaksana.
b. Manajer operasional sebagai promotor.
c. Manajemen puncak sebagai pihak yang berkepentingan secara strategis.
d. Pemilik perusahaan sebagai pihak yang sangat berkepentingan terhadap
pengembangan perusahaan dan pengembalian investasi dari inisiatif MP ini.
2. Pengembangan produk. Sistem manajemen pengetahuan merupakan sistem yang terdiri dari
infrastruktur TI, aplikasi MP, prosedur perusahaan yang terintegrasi pengetahuan, dan tim
governance dalam eksekusi pelaksanaannya nanti. Kegiatan pengembangan akan merujuk
pada visi dan misi perusahaan, dan berdasarkan ide-ide yang sudah diseleksi. Proses
pengembangan produk harus mempertimbangkan standar minimum kualitas, batas
maksimum waktu, dan batas maksimum biaya. Dalam mengembangkan suatu sistem yang
strategis seperti MP, tim MP harus mempertimbangkan untuk melakukan uji prototipe
secara berkala kepada calon pengguna. Kegiatan pengujian yang dilakukan sedini mungkin
akan menghindari dari pekerjaan ulang jika suatu permasalahan baru ditemukan di tahap
akhir pengerjaan.
3.3.3 Penyebaran Ide
Target konsumen sistem MP pada tahap awal pengembangan adalah karyawan internal perusahaan,
terdiri dari:
1. Pemilik perusahaan. Pemilik perusahaan akan melihat sistem MP sebagai aset intangible
perusahaan dan dapat dikonversi ke dalam nilai perusahaan secara ekonomi. Tim MP harus
mensosialisasikan kepada pemilik perusahaan mengenai nilai strategis sistem ini, dan
bagaimana agar pemilik perusahaan mau memberikan kontribusi pengetahuan ke dalam
sistem ini sebagai contoh agar sistem ini digunakan secara aktif oleh manajemen dan
Halaman 11 dari 12
12. Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi
karyawan. Kegiatan sosialisasi kepada pemilik dapat dilakukan pada sesi pertemuan rutin
mingguan antara pemilik dan manajemen puncak. Tim MP dapat menekankan pada
pencapaian, permasalahan yang dihadapi, dan alternatif solusi yang bisa dilakukan.
2. Manajemen puncak. Sosialisasi kepada manajemen puncak dapat dilakukan bersama-sama
dengan sosialisasi kepada pemilik perusahaan pada saat pertemuan rutin mingguan. Di
samping itu, tim MP bisa melakukan koordinasi ad-hoc di kantor pusat atau lewat media
komunikasi lain dalam menjalankan misi pengumpulan pengetahuan. Tim MP juga perlu
mengupdate atau membuat mekanisme push update informasi kepada manajemen
mengenai kondisi aset pengetahuan saat ini dibandingkan dengan target yang dicanangkan
sebelum pelaksanaan sistem MP ini.
3. Karyawan dan konsultan. Sosialisasi penggunaan MP kepada karyawan dan konsultan adalah
salah satu tantangan terbesar dalam fase ini. Hal itu dikarenakan rasio jumlah karyawan dan
konsultan adalah yang paling banyak, dan keberadaannya tersebar di banyak tempat,
tergantung pada lokasi client. Teknik sosialisasi yang bisa diterapkan untuk mereka adalah:
a. Roadshow keliling secara bergantian ke setiap tim proyek, menjelaskan fitur-fitur
MP, cara menggunakan MP, skema insentif, manfaat yang bisa dirasakan oleh
karyawan dan client.
b. Membuat kompetisi kecil contohnya untuk memilik kontributor terbaik atau
kontributor terfavorit.
c. Mengirimkan email regular kesemua karyawan mengenai perkembangan aset
pengetahuan perusahaan. Email ini juga berisi item pengetahuan apa yang
seharusnya sudah dimasukkan ke dalam sistem namun belum juga dimasukkan oleh
karyawan yang memilikinya.
Tim MP perlu melakukan review secara berkala mengenai efektifitas kegiatan sosialisasi.
Jika belum efektif, tim MP perlu merumuskan cara lain, dan bisa juga dengan lebih
mengintensifkan kegiatan sosialisasi.
4 Referensi
Avanti Fontana. Innovate we can!: manajemen inovasi dan penciptaan nilai individu, organisasi,
masyarakat. 2011. Cipta Inovasi Sejahtera.
Halaman 12 dari 12