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Economic Office

  1. 1. economic officeOPTIMISEZ VOS PROCESSUSD’ACHAT – RÉDUISEZEFFICACEMENT VOS COÛTS 1
  2. 2. «Il ne suffit pas de réduire le prix des produits pour réduire ses coûts d’achat de fournitures de bureau. Seul un processus d’achat optimisé peut conduire à des résultats durables et significatifs.» Carmen Windhaber, Directeur des Ventes Autriche et Suisse chez Office Depot2
  3. 3. economic office tco e-business own brandsComment réduire enp e r m a n e n c e l e s co û t s !Economic Office – La solution pour réduire le TCO «Total Cost of Ownership», le coût de vosles coûts dans votre entreprise. commandes chez Office Depot est transparent et vous permet d’analyser où et comment économiser à longLes dépenses en fournitures de bureau de votre société terme.peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers d’eurospar an. Il est, par conséquent, crucial d’acheter vos stylos, Nous examinons tout à la loupe : la commande et lacartouches d’encre, classeurs et autres à des prix aussi réception des marchandises, la distribution et laéconomiques que possible. facturation, ainsi que l’ensemble du processus d’achat. Nos solutions sont pratiques et basées sur les produitsMais les acquéreurs le savent depuis longtemps: repères et les meilleures pratiques des clients existants.il est difficile de faire baisser le prix des produits. De plus,cela ne représente seulement qu’un tiers du coût total Vous pouvez passer votre commande électronique àde l’achat de fournitures de bureau. La plus grande partie partir de votre bureau et vous faire livrer directement auest générée par le processus d’achat lui-même. Donc, bureau. Nos solutions vont vous permettre d’optimiserqui veut économiser de façon significative doit prendre considérablement votre processus d’achat. Tous lesles mesures adéquates. produits et services d’Office Depot sont rassemblés en une source unique, vous n’avez donc plus besoin de faireAvec sa formule «Economic Office» (Bureau économique), appel à aucun autre fournisseur, ce qui représente desOffice Depot vous offre maintenant la possibilité économies supplémentaires.d’optimiser le processus d’approvisionnement enfournitures de bureau et d’économiser jusqu’à 30 % sur C’est avec plaisir que nous vous proposons une offreles coûts. À l’aide d’un mode nouvellement mis au point, personnalisée! 3
  4. 4. tco Calculer précisément • pter pour la livraison directe à votre bureau: O pour vous éviter de perdre du temps, ce qui réduit automatiquement les coûts. La méthode TCO: Analyser – Optimiser – Économiser • Remplacer les commandes par fax ou téléphone par les commandes électroniques: Les processus de commande de fournitures de bureau afin de simplifier et accélérer le processus de représentent énormément d’argent et de temps pour commande. les entreprises. Grâce à quelques changements simples, vous allez pouvoir économiser jusqu’à 30 % sur vos coûts. • Introduction au service d’impression géré: Afin de réduire les coûts autour de la gestion de Avec le «Total Cost of Ownership (TCO)» Office Depot l’impression a élaboré une méthode permettant de faire des économies dans le processus d’une première acquisition de matériel de bureau. Pour les entreprises qui veulent réduire leurs coûts d’achat non seulement sur le prix des produits, mais aussi sur les coûts du processus, c’est une étape – et le premier pas vers un «Economic Office». Très complète: la boutique en ligne Office Depot étudie et calcule concrètement votre Grâce à un contrat tout compris avec Office Depot, situation en se basant sur votre processus de commande vous vous fournissez auprès d’un seul partenaire de actuel. Office Depot vous indique alors comment et qualité et pouvez utiliser à tout moment tous nos combien vous allez pouvoir économiser à long terme en services afin de réduire vos coûts, qu’il s’agisse d’une suivant ses conseils. commande électronique ou d’une livraison directement à votre bureau. Voici les différentes étapes d’optimisation: Et parce que la méthode TCO est basée sur une • éduction du nombre des fournisseurs: R coopération à long terme, nous suivons vos Passer ses commandes chez un seul fournisseur succès dès les premières étapes de l’optimisation et simplifie le processus. mettons continuellement tout en œuvre afin d’y apporter toutes les améliorations possibles. • éduire la fréquence des commandes: R et par là même, réduire le nombre de factures à traiter. Ainsi, vos coûts de processus sont réduits à long terme et de façon durable. Cette manière plus efficace de passer • ugmenter la valeur moyenne de la commande: A vos commandes nous fait aussi faire des économies que et donc réduire le nombre d’opérations et de nous répercutons sur nos prix stables en permanence. factures à traiter. Tout le monde est gagnant! Avec Office Depot, nous pouvons automatiser notre processus d’achat qui s’en trouve considérablement amélioré et de plus nous faisons des économies. Marcel Pironato, Directeur des Achats pour l’entreprise Sika en Suisse.4
  5. 5. Exemple de processus et de coût total sur 5 ans Méthode TCO Prix des produits 1ère année 2nde année 3ème année 4ème année 5ème année Coût des produits (d’après l’appel d’offre Office Depot) 425.000 CHF 395 000 CHF 442 000 CHF 536 000 CHF 630 000 CHF Extra (autres filiales/gammes, etc.) – CHF 70 000 CHF 122 000 CHF 127 000 CHF 64 000 CHF Économie potentielle (1 année d’après l’année d’appel d’offres; ère 75.000 CHF 30 000 CHF 23 000 CHF 28 000 CHF 33 000 CHF années 2 à 5 comparées aux années précédentes) 15,00% 7,06% 5,82% 6,33% 6,16% Prix produit total (client) 425.000 CHF 465 000 CHF 564 000 CHF 663 000 CHF 694 000 CHF Coûts du processus - processus de commande et acceptation de la commande Taux horaire de l’employé 29 CHF 1 année ère 2nde année 3ème année 4ème année 5ème année Téléphone 70,00% 50,00% 30,00% 20,00% 10,00% Fax 3,00% 3,00% 3,00% 3,00% 3,00% En ligne 25,00% 45,00% 65,00% 75,00% 85,00% Articles hors catalogue 2,00% 2,00% 2,00% 2,00% 2,00% Coût total du processus de commande (client) 202 872 CHF 159 391 CHF 129 004 CHF 112 968 CHF 87 480 CHF Coût total de l’acceptation et du 33 124 CHF 25 296 CHF 19 455 CHF 2 804 CHF 3 160 CHF traitement de la commande (Office Depot) • es dépenses d’Office Depot augmentent car le nombre de L • n même temps les coûts de processus chutent, du fait que E sites commandant au même fournisseur augmente les commandes en ligne sont en progression constante. • Le coût du processus de commande est en baisse de 60 %. Coûts cachés pour la Coûts d’utilisation commande et l’utilisation des de la méthode TCO Sika économise grâce à TCO articles de catégorie c d’Office Depot Phase d’analyse et d’optimisation Les entreprises Sika en Suisse réduisent leurs Jusqu’à -30% coûts en fournitures de bureau grâce à la méthode TCO d’Office Depot. Le calcul a démontré que Sika peut réduire ses coûts de 40% sur trois ans grâce à une optimisation continue des processus de commande de fournitures de bureau. Le fait de centraliser les commandes chez un seul fournisseur au lieu de cinq et de passer lesMéthode TCO d’Office Depot: étape d’optimisation commandes en ligne sont des étapes importantes pour réduire les dépenses. De plus, la facturation mensualisée réduit le nombre de factures Un volume de commandes de La réduction des coûts de processus 200 000 CHF engendre environ suite à l’utilisation de la méthode d’environ 50%, ce qui amenuise considérablement 400 000 CHF de coûts de processus TCO s’élève jusqu’à 120 000 CHF les coûts de la comptabilité. L’introduction du Méthode TCO d’Office Depot: cas pratique montant minimum de commande minimise aussi Jusqu’à -30% de façon significative le nombre de commandes. D’autres mesures permettant la réalisation Modification des modalité de facturation d’économies sont les livraisons régulières au 400.000 CHF coûts de 280.000 CHF bureau et la diminution du nombre d’entrepôts. Modification de la coûts de processus livraison au bureau processus L’objectif est d’optimiser l’achat dans toutes les Modification des filiales de Sika dans le monde entier grâce à la commandes en ligne méthode TCO.Méthode TCO d’Office Depot: cas pratique 5
  6. 6. e-business Commander d’un seul clic! votre commande est passée! Des listes d’achat fixes facilitent la recherche des articles à commander, et toutes les informations concernant la facturation sont La solution «E-Business» automatiquement sauvegardées. E-Business est la base efficace du processus d’achat dans En réduisant les coûts indirects, vous réalisez des chaque entreprise moderne. Office Depot vous offre une économies à chaque commande. Et cela peut aller loin: gamme de services, dont la commande électronique le coût de la commande électronique est d’environ de votre matériel de bureau tout en réduisant vos 50 % inférieur à celui de la commande d’articles de coûts et en améliorant le processus: un seul clic et bureau ordinaire.6
  7. 7. Pour cela nous tenons à disposition de nos clients les E-Procurement - Commandez depuis votretechnologies les plus récentes en leur proposant des propre système informatiqueoptions d’achat adaptées à leurs besoins. Office Depottravaille avec vous à la meilleure stratégie Notre solution E-achat adapte sa technologie auxpour votre entreprise. Choisissez notre boutique en besoins de votre entreprise:ligne www.officedepot.ch, ou utilisez notre solution • Commander par l’intermédiaire de votre propre système E-achat personnalisée. Elle est intégrée directement à informatique ou d’une plateforme d’approvisionnementvotre système d’informatique, par exemple à l’aide de électroniqueSAP ou Oracle. • Mettre en place un catalogue de produits dans votre logiciel commercialNotre service E-achat au concret: une solution 100 % • Nos solutions adaptées à vos besoins et à votre système électronique! De la conception de votre E-catalogue • Plus d’erreurs de saisie jusqu’au traitement et règlement de votre E-facture. • Entretenir des relations exclusives avec votre fournisseur • Utiliser notre gestion simple de la facture électronique (E-Invoicing)Office Depot en ligne – la boutique webOffice Depot est la solution à vos commandes surInternet. Notre site web vous propose de commanderau quotidien rapidement, simplement et sûrement vosarticles de bureau en un seul clic: À savoir: 70 % de toutes• Manipulation simple pour l’utilisateur les transactions chez• Gamme complète Office Depot se font déjà• Fonction de recherche intelligente électroniquement.• Mise à jour régulière de notre gamme• Installation flexible et individuelle• isponible également en anglais et D pour la Suisse en italien et en français L’optimisation de la commande d’articles de bureau par Internet fait partie des points forts stratégiques d’Office Depot et est l’une des solutions principales d’Economic Office. Office Depot fait partie des Top 5 mondiaux de la vente d’articles de bureau par Internet. Jos van de Wiel, Responsable E-Business chez Office Depot 7
  8. 8. own brands8
  9. 9. Nos m a r ch é s ,vos p oss i b i l i t é s Nous veillons à la bonne qualité desLes marques Office Depot produits de nos marques!Le papier, les accessoires de bureau, les cartouches Afin de garantir en permanence la qualité des produitsd’encre et toners, ainsi que les articles pour l’hygiène ou de nos marques, nous sélectionnons nos partenaires etpour la cuisine représentent un coût non négligeable fournisseurs avec le plus grand soin. Nous avons mis autout au long de l’année. point des lignes directives et des mécanismes de contrôle garantissant une qualité élevée constante. Pour intensifierQuand vous souhaitez économiser, vous faites bien de cette garantie chère à nos yeux, nos clients reçoivent pourchoisir les marques Office Depot. Notre vaste gamme chaque produit un certificat et une fiche comportantde plus de 4 000 produits de qualité vous offre un faible toutes les informations sur le produit. Moins de 10 % decoût, une bonne qualité et une alternative fiable par nos produits proviennent d’Extrême-Orient. La plupart derapport aux grandes marques. nos fournisseurs produisent directement en Europe.V u e d ’ e n s e m b l e d e n os m a r q u e sC’est notre maison-mère mondiale: la gamme de La marque niceday enveloppe une gamme complètefournitures de bureau Office Depot est synonyme de d’articles de bureau de base. Choisissez parmi unebonne qualité et est une alternative peu coûteuse pour vaste gamme de fournitures de bureau standard à desvotre bureau. Elle comprend aussi une large sélection prix imbattables.de produits fabriqués de façon durable.Nos trois marques Ativa, Foray et Realspace vousoffrent également une gamme étendue de produitsexclusifs et de haute qualité.Foray est notre marque exclusive, sous laquelle nousvendons des articles pour l’écriture de haute qualité,du feutre au stylo bille en passant par les marqueurs Realspace vous propose un mobilier stable et de qualitépour tableau blanc. dans un design intemporel et moderne à un prix raisonnable. • rs Pro: Mobilier professionnel pour les entreprises professionnelles. • rs Soho: Mobilier de bureau de style moderne, sans Ativa représente l’innovation technique et de haute qualité compromis sur la fonctionnalitédes machines de bureau. Elle est capable de rivaliser avec les • rs to-go: Le choix judicieux de sièges de bureau grandes marques, mais à des prix considérablement plusbas. Ativa propose une vaste gamme d’équipements debureau tels que destructeurs de documents, calculatrices,lecteurs de cartes et clés USB. 9
  10. 10. « E conomic O ffice » d ’ O ffice D epot U n avantage pour votre entreprise Grâce au «Economic Office», vous réduisez vos coûts de la manière suivante: Augmentation de la transparence • alcul précis des coûts de processus existants C • étection des coûts à réduire D • echerche permanente de mesures d’optimisation potentielles R • alcul du coût de développement du processus sur plusieurs années C • valuation grâce à des rapports réguliers É • onnaissance précise du comportement d’impression dans les bureaux C Simplification des processus • ommande sur Internet au moyen de listes d’achat C • éduction du nombre d’imprimantes et de fax R • ans un bureau sans papier, un seul clic est suffisant D • éduction de la fréquence des factures R • éduction des fournitures d’impression R • n partenaire unique pour le matériel de bureau et les services U • ne livraison rapide qui élimine la nécessité de stockage U Gain de temps • ommande rapide sur la boutique en ligne C • urveillance externe de votre équipement S • ivraison directe à votre bureau L • lus de temps pour exercer votre métier grâce au soutien externe P • éduction de la gestion des appareils R • éduction de la fréquence des commandes grâce au montant minimum de commande R Réduction des erreurs • e bon matériel et le bon appareil au bon endroit L • éduction du temps d’attente à l’imprimante ou au fax R • ommande à partir de listes d’achat déjà existantes C • auvegarde des informations concernant les factures sur le site Web S • urveillance à distance indiquant l’état de l’ordinateur S • a bonne imprimante répondant à vos besoins réduit les fautes d’impression L10
  11. 11. Voulez-vous toujours essayer Préférez-vous les processus de réduire vos coûts de commande compliqués, de commande de fournitures par recherche dans les de bureau en réduisant catalogues ou en envoyant seulement leurs prix? des fax? Ou Ou Voulez-vous réduire Voulez-vous commander la totalité du coût variable simplement et facilement et économiser ainsi dans la boutique en ligne jusqu’à 30 %? ou en cliquant depuis votre E-commande? Lancez-vous un appel Est-ce que votre employé d’offres à chaque fournisseur doit mettre un processus de pour chaque stylo? commande en place pour chaque trombone dont Ou il aura besoin? Voulez-vous réduire le Ou nombre de sous-traitants, entretenir des relations Voulez-vous réduire le exclusives avec votre nombre de commandes fournisseur et travailler et les rassembler le plus efficacement à partir d’une efficacement possible? boutique centrale?Laissez-nous vous mener à votre Economic Office! d’Office Depot s’élève à environ 11,5 milliards de dollars et l’entreprise emploie environ 39 000 personnes.À propos d’Office DepotEn tant que fournisseur d’articles de bureau et de Avec des transporteurs et des filiales dans 58 pays,services, Office Depot compte des millions de clients l’entreprise approvisionne le plus grand nombre dedans le monde entier. De la boutique du coin jusqu’à fournitures de bureau au plus grand nombre de clientsl’entreprise classée au Fortune 500, Office Depot se et dans plus de pays que toute autre entreprise.préoccupe de ses clients dans le monde entier grâce à1 677 magasins, une équipe de vendeurs dévouée et Vous trouverez les actions Office Depot à la bourse deune activité d’E-commerce représentant 4,1 milliards New York sous le symbole ODP g.de dollars de transactions. Le chiffre d’affaires annuel 11
  12. 12. Office Depot GmbH Sägestraße 50-52 5600 Lenzburg Téléphone: 0844 11 00 10 Téléfax: 0844 11 00 01 E-Mail: service@officedepot.ch Internet: www.officedepot.chC3100302Z12 Référence article: 581620512

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