Gisela Bäcklander forskare via KTH
•1 j'aime•293 vues
Signaler
Partager
Télécharger pour lire hors ligne
Gisela Bäcklander är doktorand i arbetsvetenskap på KTH. Hon forskar om självledarskap och förutsättningarna för det i kunskapsarbete, där bland annat den fysiska arbetsmiljön, arbetssätt och ledarskap ingår. Vi tror ofta att man leder sig själv bäst genom disciplin och mycket fokus på sig själv, men faktum är att det oftast är mer effektivt att fokusera på att ändra sin miljö!
Contenu connexe
Similaire à Gisela Bäcklander forskare via KTH
Similaire à Gisela Bäcklander forskare via KTH(20)
Plus de Evensify
Plus de Evensify(20)
Gisela Bäcklander forskare via KTH
- 1. 1P a g e Arbetslivsdagarna Presenterar Gisela Bäcklander Kungliga Tekniska Högskolan
- 2. 2P a g e Utmaningar för individen och möjliga lösningar i det nya arbetslivet FLEXIBILITET
- 3. 3P a g e Gisela Bäcklander Undervisning och kursansvar Bl.a. Organisation och kunskapsintensivt arbete (CivIng Data), Team Leadership & HRM (Industriell Ekonomi), Arbets- och Organisationspsykologi (psykologi), handledarutbildning tekniksprånget (KTH Executive) DOKTORAND Industriell arbetsvetenskap, KTH Forskar om Självledarskap i kunskapsintensivt arbete, hur ser det ut? Vad krävs? Hur kan organisationer stödja & utveckla självledarskap hos medarbetare? Hur blir det med självledarskap på aktivitetsbaserade kontor, där man ”kan jobba varsomhelst, närsomhelst, med vem som helst?”
- 4. 4P a g e UTMANINGAR FÖR INDIVIDEN VIRTUALISERING - AVFÖRKROPPSLIGANDE STÄNDIGT UPPKOPPLAD 1 2
- 5. 5P a g e ISOLERING COLLABORATION OVERLOAD 3 4 5 VIKTIGASTE ARBETET TRÄNGS UT
- 6. 6P a g e “if you look at people… you shouldn’t be mailbox driven, but my work is mailbox driven.” Strateg #1 Ständigt uppkopplad
- 7. 7P a g e Ok kanske om du är statsministern. Den som behöver vara reaktiv och svara fort behöver vanligen bara vara det specifika tider, inte alltid. INGEN BEHÖVER VARA NÅBAR HELA TIDEN Alla pling, alla flashar, alla vibrationer - av STÄNG AV NOTIFIKATIONER Det är mer återhämtning att ha semester i 6 dagar och sen hantera mejl i 4 timmar, än att jobba varje dag på semestern. SAMMANHÄNGANDE ÅTERHÄMTNING Är mejlprogrammet igång för att du lite grann hoppas att det ska komma något spännande och avbryta det du jobbar med? STÄNG AV MEJLPROGRAMMET Uttalat, eller bara för dig själv. “Mellan 15-16 svarar jag på mejl.” “Tisdag och Torsdagar sitter jag i cafét och är öppen för samtal.” INFÖR ”OFFICE HOURS” FÖR MEJL Har du egentligen tid och lust att jobba med att lösa något problem, som ev dyker upp i mejlen på kvällen? Om inte så behöver du inte ens se de mejlen, förrän nästa dag. KOLLA INTE BARA FÖR ATT 04 02 06 03 01 05
- 8. 8P a g e “Jag var en av de där killarna med högar av papper och kartor på skrivbordet och det var stressande. Nu har jag inte det. Jag frågade min kollega vad hon skulle göra över jul och hon sa “ja, jag brukar ju sortera papper I två dagar men nu har jag inga papper. Jag är fri.” Avdelningschef #2 Virtualisering ”Avförkroppsligande”
- 9. 9P a g e Med Kanban-tekniken visualiserar du arbetsflöden. Har du för mycket Work In Progress är det mer påtagligt med fysiska lappar! T.EX. KANBAN WORK IN PROGRESS Du minns bättre och djupare det du antecknar för hand än på dator, visar studier. Anteckningsbok är också mobilt! ANTECKNA FÖR HAND Lägg till på att ordna skrivbordet så att du kan följa ditt arbete – var ska du börja idag? Så att du ser det som är viktigt. Och inte störs av det som int e är så viktigt. (igen: notifikationer etc). JOBBA VISUELLT MED DET DIGITALA Rita eller klistra postits för att mappa upp (tanke)processer. Det fysiska ger en mer omedelbar överblick. Sen kan du fota och spara digitalt. T.ex. Evernote kan läsa handskrivet. VISUALISERA, POSTITS, WHITEBOARDS All läsning är inte lika viktig. Men om du t.ex. har något som beslutsunderlag, eller i övrigt verkligen behöver förstå vad du läser. SKRIV UT VIKTIG LÄSNING PÅ PAPPER Får man en överblick, rensar man ut gammalt, på ett sätt som kanske inte sker digitalt? FINNS DET NÅGOT VÄRDE I ATT SORTERA PAPPER? 04 02 06 03 01 05
- 10. 10P a g e “Vad jag märker är att jag jobbar mest effektivt mellan 16-19. Och det är för att ingen annan är här då. Det är svårt när man har en stödjande roll, alla vill prata med en.” Kommunikationschef #3 Collaboration Overload
- 11. 11P a g e I USA-studien: överbelastade experter skapade diskussionsgrupper på intranätet för alla intresserade av deras ämnen. Tar initialt mer tid, men över tid en källa till information som avlastade dem, SPRIDA KUNSKAP, UTBILDA ANDRA Besvara de vanligaste frågorna och sprid den aktivt till de som behöver din hjälp. SKRIV EN FAQ OCH SPRID Man vill inte vara en flaskhals varken för sin egen eller för organisationens skull. Ta hjälp uppifrån! ESKALERA TILL EN CHEF Till exempel med “office hours” SÄTT GRÄNSER Självbevarelsedrift kan leda till utmaning 4… Isolering GÖM DIG 04 02 03 01 05
- 12. 12P a g e “Skönt att inte ha en chef hängandes över axeln som kontrollerar allt man gör och så. Men jag skulle ändå vilja träffa min chef oftare.” Projektledare # 4 ISOLERING 4
- 13. 13P a g e Även du som är introvert och inte så social gör antagligen rätt i att äta lunch med eller fika med kollegor då och då. GÄLLER ÄVEN SOCIALA AKTIVITETER Checka in då och då även med de självständiga. De flesta har behovet att någon ser dem oc h deras arbete. CHEFER: VISA ATT DU SER Checka in regelbundet på vissa platser, kanske, även om du ej i förväg vet att något speciellt ska hända. Var öppen för “serendipity”. INTE FÖR LÄNGE ÅT GÅNGEN 02 03 01
- 14. 14P a g e “Om jag känner att jag verkligen behöver några timmar för att jobba på någonting. Då blockerar jag de timmarna i kalendern.” Chef # 5 Viktigaste arbetet trängs ut 5
- 15. 15P a g e Omvänt, skriv en tydlig agenda vad som ska avhandlas på möten du själv bjuder in till, så folk kan avgöra om de behöver delta. VEM SKA GÅ PÅ DITT MÖTE? Kanske jobbar du bäst på morgonen, innan du hunnit bli uppstressad av annat? Använd då den tiden till det svåraste tankearbetet. SKYDDA DINA BÄSTA TIMMAR Behövs din input på mötet eller kan det räcka att få en kort sammanfattning av info efteråt? BEHÖVER DU GÅ PÅ MÖTET? Ta alltid tid att fundera varje dag, vad som är det viktigaste just idag, och avsätt tid för det. PROAKTIV, INTE REAKTIV PRIORITERING Vad skapar mest värde? Vad kan bara du göra? Kan du (ta hjälp att) automatisera delar av arbetet? Är det egentligen någon annan som borde göra arbetet (känslig fråga). VAD ÄR EGENTLIGEN DITT VIKTIGASTE ARBETE? 04 02 03 01 05
- 16. 16P a g e TACK FÖR ER UPPMÄRKSAMHET! www.linkedin.com/in/giselabacklander http://www.giselajonsson.se Industriell Ekonomi, Kungliga Tekniska Högskolan gisela.backlander@indek.kth.se
- 17. 17P a g e Arbetslivsdagarna Presenterar Anna Denell Vasakronan
Notes de l'éditeur
- Jag kommer att presentera FEM möjliga utmaningar för INDIVIDEN i det aktivitetsbaserade kontoret. Jag kommer att ge en kort bild av kraven som kommer av arbetssättet, vad den utmaningen konkret blir för individen baserat i psykologisk- och organisationsforskning brett. På varje bild får ni också ett illustrativt citat, från en aktuell forskningsstudie som jag deltagit i tillsammans med bland annat Lena Lid-Falkman. Personer som jobbar aktivitetsbaserat har intervjuats om hur de arbetar och leder sig själva i en sådan miljö. Sedan kommer några konkreta förslag för att möta utmaningen, men jag tror att ni själva också kan komma på bra förslag som passar just er, utifrån utmaningen och det forskningen visar.
- Beskriv "kravet", grundat i ABWE-litteraturen. Flexibiliteten och friheten som det aktivitetsbaserade arbetssättet ska ge, bygger på att vi är uppkopplade digitalt. Då kan vi jobba ”närsomhelst, varsomhelst ifrån”. Vi lovar heller inte, i princip, att vi ska befinna oss på en viss plats en viss tid (dvs, vid vårt eget skrivbord 9-17 på vardagar), om vi inte särskilt bokat ett möte såklart. Men vi måste ju vara tillgängliga för kunder, chefer, medarbetare, och kollegor. 2. Vad blir utmaningen för individen? Stöd i forskning. Risken här är kanske uppenbar: att man är nåbar jämt, och att detta påverkar individens möjlighet till dels återhämtning, dels fokus. Det här kommer inte att gälla alla. Vissa är jättebra på att stänga av och dra gränser. Men av Unionens medlemmar använder 59 % av tjänstemän fritiden till arbete ibland eller ofta. 44 % är tillgängliga för kunder utanför arbetstid. Varannan svensk kollar mejlen på semestern. Påverkan på FOKUS: En studie som kom i våras visade att bara det att se sin egen mobiltelefon i ögonvrån försämrade arbetsminnet, även fast den inte ens signalerade. Vissa studier på kunskapsarbetare har sett att man växlar aktivitet, t.ex. mellan ett word-dokument och sin mobiletelefon, ungefär var 3:e minut. Och hälften av dessa avbrott var till synes initierade av personen själv, alltså ”självavbrott”. Och det tar drygt 23 minuter, i medel, att komma tillbaka till det man höll på med. Påverkan på ÅTERHÄMTNING: 3. Hur kan man hantera? Praktiska tips. Inför ”office hours” uttalat eller bara för dig själv. Typ, mellan 15-16 varje dag svarar jag på mejl. Tisdag och Torsdag sitter jag alltid i cafét och är öppen för diverse frågor. Stäng av notifikationer, gå istället in själv och kolla mejl vid vissa tider. Har du mejlprogrammet på när du jobbar för att du hoppas att det ska komma mer spännande mejl och avbryta det du håller på med? Kanske du ska sluta med det. Såklart måste vissa vara mer reaktiva och svara fort – dessa behöver dock vanligen bara så nåbara och snabba vissa specifika tider, inte jämt. https://www.unionen.se/filer/rapport/alltid-uppkopplad-aldrig-avkopplad-en-undersokning-om-det-granslosa-arbetslivet https://computersweden.idg.se/2.2683/1.685640/jobbmejl-semester-sakerhet
- Inför ”office hours” uttalat eller bara för dig själv. Typ, mellan 15-16 varje dag svarar jag på mejl. Tisdag och Torsdag sitter jag alltid i cafét och är öppen för diverse frågor. Stäng av notifikationer, gå istället in själv och kolla mejl vid vissa tider. Har du mejlprogrammet på när du jobbar för att du hoppas att det ska komma mer spännande mejl och avbryta det du håller på med? Kanske du ska sluta med det. Såklart måste vissa vara mer reaktiva och svara fort – dessa behöver dock vanligen bara så nåbara och snabba vissa specifika tider, inte jämt.
- Beskriv "kravet", grundat i ABWE-litteraturen. När man inte har en egen plats så har man begränsade möjligheter att så att säga sprida ut sig i rummet och använda själva rummet som del av sitt tänkande, till exempel genom att sätta upp grejer på väggarna och flytta runt, eller sprida ut massa papper över skrivbordet, ha vissa pärmar på en bokhylla framför sig och så vidare. Och det blir i vilket fall JOBBIGARE att ”vara fysisk” eftersom man måste kånka saker fram och tillbaka från ett skåp då. Så det mesta ska ske digitalt, via skärm. 2. Vad blir utmaningen för individen? Stöd i forskning. Det här kan bli flera olika utmaningar för individen. Det fysiska rummet fungerar oerhört direkt på oss. Ligger ett papper på vår stol eller vårt keyboard påminns vi omedelbart: just det, det här är det viktigaste. Att läsa och skriva på dator är inte lika effektivt för minne och förståelse som det är att läsa och skriva för hand, det finns det flera forskningsstudier som visar. (sen är det ju inte så att man alltid antecknar och läser för maximal ihågkomst och förståelse – faktiskt.) 3. Hur kan man hantera? Praktiska tips. Skriv ut texter som är viktiga och där bättre förståelse har betydelse, t.ex. om du ska fatta beslut om något baserat på det. Anteckna för hand om du trivs med det – du kommer bättre ihåg det än om du antecknar på dator. En anteckningsbok är också väldigt mobil. Använd inte din inbox som 2do-lista utan skriv en på papper
- Skriv ut texter som är viktiga och där bättre förståelse har betydelse, t.ex. om du ska fatta beslut om något baserat på det. Anteckna för hand om du trivs med det – du kommer bättre ihåg det än om du antecknar på dator. En anteckningsbok är också väldigt mobil. Använd inte din inbox som 2do-lista utan skriv en på papper Jag vet att många insisterar på att det digitala är överlägset för dem. För förståelse och minne så är det inte det, där är papper och penna överlägset. Men tycker man att det funkar tillräckligt bra ändå så kör, absolut! Det jag vill säga är främst till dem som tycker att papper är rätt bra: ni har rätt. Så skäms inte för det.
- Beskriv "kravet", grundat i ABWE-litteraturen. En poäng med ABWE är att bryta upp stuprör – man sitter inte bara på ”sin avdelning” utan man möter folk från olika delar av organisationen. Forskning publicerad i år i Environment & Behavior stödjer att så också sker. (Gerdenitsch et al 2017) 2. Vad blir utmaningen för individen? Stöd i forskning. En funktion med ”en avdelning” är att andra i organisationen inte har direkt tillgång till dig, utan måste gå genom en slags målvakt, till exempel din chef. Delvis bryts ju detta upp bara av det faktum att man kan mejla och ringa, gamla tekniker. Men nu även genom att man sitter i varandras närhet. Detta är ju ett uttalat önskemål och syfte med ABWE, i grunden någonting bra! MEN det kan bli för mycket med oreglerad tillgång så att säga. Vem kollar så att Sara har tid att göra sitt eget arbete, inte bara hjälpa alla andra? I grunden är det hennes eget ansvar att sätta gränserna. I en studie från USA, i en finansiella tjänster-organisation, hade man kartlagt nätverk av hjälp och hjälpsökande. Alla fick ange andra personer på arbetsplatsen som man ansåg vara en bra källa till viktig information, och ange i vilken grad man önskade MER tillgång till den här personen, för att själv vara effektiv i sitt arbete. Man såg då att det fanns ett fenomen som de kallar för ”Collaboration overload”. 5 % av medarbetare stod för 35 % av värdeskapande interaktioner/samarbeten. Dessa 5 % kände sig ofta överbelastade. I den studerade organisationen fann man att överbelastade experter kände sig mindre engagerade i sitt arbete, och slutade i högre grad. Och de som slutar är ju personer med viktig och eftersökt kompetens, andra behöver verkligen deras hjälp! 3. Hur kan man hantera? Praktiska tips. Som individ så kan man försöka jobba med att sätta gränser, till exempel med tidigare nämnda office hours. Man kan skriva en egen liten FAQ där man försöker besvara vanliga frågor och sprida den. Man kan eskalera till sin chef. Man vill ju inte vara en flaskhals, varken för sin egen skull eller för organisationen. Sprida sin kunskap till andra, formalisera eller utbilda någon annan. I studien från USA använde sig överbelastade experter av diskussionsgrupper online som i början tog mer tid men över tid blev en källa till information som kunde avlasta dem. Om man upplever att man är ”för tillgänglig” kan man ju förstås begränsa tillgången till sig själv, digitalt och fysiskt, vilket kan leda till punkt 4… Isolering.
- Som individ så kan man försöka jobba med att sätta gränser, till exempel med tidigare nämnda office hours. Man kan skriva en egen liten FAQ där man försöker besvara vanliga frågor och sprida den. Man kan eskalera till sin chef. Man vill ju inte vara en flaskhals, varken för sin egen skull eller för organisationen. Sprida sin kunskap till andra, formalisera eller utbilda någon annan. I studien från USA använde sig överbelastade experter av diskussionsgrupper online som i början tog mer tid men över tid blev en källa till information som kunde avlasta dem. Om man upplever att man är ”för tillgänglig” kan man ju förstås begränsa tillgången till sig själv, digitalt och fysiskt, vilket kan leda till punkt 4… Isolering.
- Beskriv "kravet", grundat i ABWE-litteraturen. Det finns få krav på att du ska vara på plats, och vilka tider du ska jobba, och med vem, kanske även med vad 2. Vad blir utmaningen för individen? Stöd i forskning. I ett noga strukturerat kontor finns det en tanke om att informationen du behöver i ditt arbete når dig genom att du följer de vanliga rutinerna. Befinner dig förutsägbart på vissa platser vid vissa tider och så vidare. (Obs, självklart inte givet att detta alltid fungerade bra tidigare heller). Men i det äldre tänkesättet ligger också ett antagande om att man kunde ruta in sin verksamhet så, att du i den här organisationsrutan behöver veta detta och känna till dessa personer. Medan logiken bakom ABWE bygger på att man behöver bli bredare informerad, ha fler kontaktytor i och utanför organisationen. Men för att komma till saken: när du själv väljer arbetsplats fritt ökar ju risken, i någon mån, att du så att säga valt fel plats, att du befinner dig på fel plats för att få den information du behöver just nu, som du inte på förhand visste om. Att man hamnar utanför ”pulsen”. Detta är ännu mer en risk om man utsätts för collaboration overload eller på annat sätt känner sig stressad eller distraherad – då kan man reagera med att isolera sig. Flera är de i min egen forskning på konsulter och mjukvaruingenjörer som säger att om man VERKLIGEN behöver koncentrera sig, då behöver man sitta hemma, eller iaf inte på kontoret. Och även att om man är stressad, då isolerar man sig för att inte behöva hjälpa kollegor utan kunna koncentrera sig på sitt eget. 3. Hur kan man hantera? Praktiska tips. Ur ett individuellt perspektiv gäller det då förstås att inte isolera sig för långa stunder åt gången. Se till att du gör checkin på vissa platser regelbundet utan att du kanske vet i förväg att något speciellt ska hända, utan för att vara öppen för att det kan ha hänt saker eller dykt upp nya grejer som berör även dig. Gäller även sociala grejer – även den som inte är så extrovert och social gör antagligen rätt i att äta lunch med kollegor i alla fall någon gång i veckan. Chefer – utgå från att det är bra att ”checka in” med alla då och då, även de som är mycket självständiga, inte minst för att fylla behovet som de flesta människor har att någon ska se dem och deras arbete. Få berätta vad man gjort och hur man tänkt utan att det nödvändigtvis ska handla om ifall det ”blev rätt”. De vi pratat med i den här studien som citaten kommer ifrån sa alla ungefär liknande: de vill inte bli kontrollerade av en chef, men de vill att chefen ska SE arbetet de gör.
- Ur ett individuellt perspektiv gäller det då förstås att inte isolera sig för långa stunder åt gången. Se till att du gör checkin på vissa platser regelbundet utan att du kanske vet i förväg att något speciellt ska hända, utan för att vara öppen för att det kan ha hänt saker eller dykt upp nya grejer som berör även dig. Gäller även sociala grejer – även den som inte är så extrovert och social gör antagligen rätt i att äta lunch med kollegor i alla fall någon gång i veckan. Serendipity – lyckosamt sammanträffande, typ. Du kan nås av information som visar sig vara precis vad du behövde men varken du eller den du träffade visste det innan. Chefer – utgå från att det är bra att ”checka in” med alla då och då, även de som är mycket självständiga, inte minst för att fylla behovet som de flesta människor har att någon ska se dem och deras arbete. Få berätta vad man gjort och hur man tänkt utan att det nödvändigtvis ska handla om ifall det ”blev rätt”. De vi pratat med i den här studien som citaten kommer ifrån sa alla ungefär liknande: de vill inte bli kontrollerade av en chef, men de vill att chefen ska SE arbetet de gör.
- Beskriv "kravet", grundat i ABWE-litteraturen. Det femte problemet är verkligen inte unikt för ABWE egentligen utan det hänger med även där. 2. Vad blir utmaningen för individen? Stöd i forskning. Det är lätt att ”få syn på” annat arbete som andra gör och där man kan bidra eller som verkar viktigt. Antingen genom att man sitter nära, eller att det landar i mejlboxen, till exempel. Igen, detta är en poäng och i grunden någonting bra. Men det är ingen annan i organisationen som bevakar att DITT viktigaste arbete blir gjort. Det blir lätt att ”förföras” att springa på andras bollar mer än man kanske borde. Och särskilt om de kommer direkt till dig och ber om hjälp. Studier tyder på att vi lägger typiskt kring 80 % av arbetstiden på möten, i telefon, och med att svara på epost. Det blir motsvarande 1 dag i veckan kvar att lägga på ”eget” ”producerande” arbete. 3. Hur kan man hantera? Praktiska tips. (som jag sa tidigare använd inte mailbox för 2do)
- Det är lätt att ”få syn på” annat arbete som andra gör och där man kan bidra eller som verkar viktigt. Antingen genom att man sitter nära, eller att det landar i mejlboxen, till exempel. Igen, detta är en poäng och i grunden någonting bra. Men det är ingen annan i organisationen som bevakar att DITT viktigaste arbete blir gjort. Det blir lätt att ”förföras” att springa på andras bollar mer än man kanske borde. Och särskilt om de kommer direkt till dig och ber om hjälp. Studier tyder på att vi lägger typiskt kring 80 % av arbetstiden på möten, i telefon, och med att svara på epost. Det blir motsvarande 1 dag i veckan kvar att lägga på ”eget” ”producerande” arbete.