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1  sur  11
26/01/2015
1
Gérer ses disponibilités en ligne
avec
GOOGLE AGENDA
LUNDI 19 JANVIER 2015
Google Agenda : Qu’est-ce que c’est ?
Google Agenda est une application Google qui permet de partager des événements et des
agendas et de les publier sur internet ou sur un site web.
Quelques unes de ses fonctionnalités :
- Tenue et partage d'agendas. Publication d'événements personnels, pour diffusion à une
liste de personnes, ou pour publication sur Internet.
Ces agendas sont sauvegardés sur internet, ils sont accessibles de n'importe
quel navigateur web.
Envoi de rappels pour des événements : par courriel, par pop-up (nécessite une fenêtre de
navigateur avec Google Agenda ouverte)
Créer des invitations, envoi de celles-ci par courriel, possibilité de répondre ou de faire des
commentaires même sans utiliser Google Agenda.
Accès depuis un téléphone mobile : notifications et rappels par SMS.
26/01/2015
2
26/01/2015
2
Un outil qui peut nous simplifier la vie
26/01/2015 3
Gérer les disponibilités d’un établissement touristique, n’est pas chose facile…
Voilà donc pour nous l’occasion de :
- Se simplifier la vie
- D’apporter un peu de modernité et de numérique à notre façon de travailler
- De gagner du temps (on sait tous qu’il est précieux),
- ET d’optimiser les réservations…
A bas les agendas papier, les post-its, les blocs-notes et vive le PC et le smartphone (grâce
à la version mobile!)
Et enfin ce qui ne gâche rien : Google Agenda est un outil gratuit
Vous ne pourrez bientôt plus vous en passer…
3
26/01/2015
4
Tout commence par…
Le prérequis :
avoir un compte Google
Pour accéder à l’outil
Connexion à Google Agenda:
www.google.com/calendar:
E-Mail
Mot de passe
26/01/2015
3
Premiers pas dans Google Agenda
26/01/2015
5
Aperçu de l’Agenda
Base de travail pour établir un tableau des disponibilités
Choisir la
visualisation
Choisir la
période de
visualisation
Emplacement
personnalisés
Emplacement
des futurs
agendas
personnalisés
Choix de
l’affichage
aux
de l’agenda
Accès aux
paramètres
de l’agenda
26/01/2015
6
26/01/2015
4
Paramétrer l’agenda
Vérifier:
- Début de la semaine
- Affichage week-end
- Vue par défaut
Enregistrer
26/01/2015
7
Création de l’agenda
Cliquer sur
puis sur « créer un
agenda »
26/01/2015
8
26/01/2015
5
Détails de l’agenda
Nom de la
location
Nom de la
chambre ou
de la
location
Facultatif mais
évite les doutes
et les erreurs
Ne pas oublier
de cocher ces 2
options
26/01/2015
9
Etape de la personnalisation
Personnaliser : une
couleur par chambre
par exemple. Pour une
visualisation + rapide
26/01/2015
10
26/01/2015
6
Enregistrement des réservations
Sélection de la date +
Modifier l’évènement
Sélection de la date +
Sélection de l’agenda
(de la chambre)
Puis
Modifier l’évènement
26/01/2015
11
Enregistrement des informations
pour la réservation
Peut-être utile si vous
souhaitez créer un dossier
client en ligne avec
coordonnées du client –
composition famille – date de
réservation - copie du chèque
d’acompte…
LES DONNÉES À ENREGISTRER :
- Occupé
LES DONNÉES À ENREGISTRER :
- Si l’agenda reste un outil de travail interne :
saisir ici le nom du client. Si l’agenda est mis en
ligne, cette information sera visible de vos
internautes (visible sur votre site internet),
mentionner donc seulement « réservé » ou
« disponible ».
- Date d’arrivée et de départ
- Sélection de l’Agenda (chambre)
- Sélection de la couleur de la chambre
- Etat de la réservation : Occupé
26/01/2015
12
26/01/2015
7
Visualisation des agendas
On fait apparaître ou
disparaître à volonté les
agendas en cliquant sur
leur nom
26/01/2015
13
Intégration du planning de dispo sur
vote site internet
Cliquer sur
du 1er agenda puis sur
« Paramètres de l’agenda »
26/01/2015
14
26/01/2015
8
26/01/2015
15
Intégration du planning
sur leur page propre
Cocher une seule
chambre à la fois
pour intégrer les dispo de
chacune des chambres
sur leur page propre
26/01/2015
16
A chacun sa stratégie…
sur l’agenda
Choisir les
éléments que l’on
souhaite afficher
sur l’agenda
26/01/2015
9
Vérifier ou
changer le titre
pour l’agenda
globale
Cocher toutes les
chambres pour faire
apparaître l’état de dispo
de toutes les chambres
dans un onglet
« disponibilités »
26/01/2015
17
Les petits +
Dans la rubrique
Labos, certaines
options peuvent vous
être utiles
Ajouter des piècesAjouter des pièces
jointes pour
constituer un
dossier clientèle
Visualisation à
l’année des résa
pour établir un bilan
plus facilement
26/01/2015
18
26/01/2015
10
Ajouter une pièce jointe à sa
réservation
26/01/2015 19
PIECE JOINTE :
pièce
PIECE JOINTE :
- Cliquer sur «Ajouter une pièce jointe » puis
sélectionner la source : votre pièce jointe peut
provenir de votre drive, des éléments partagés
(« documents reçus » dans votre drive) ou
importer de votre disque dur ou clé USB.
-Double cliquer sur le document à insérer puis
importer.
- On retrouve le document importé dans le
détail de l’évènement sur la ligne « pièce
jointe »
Tutoriels à disposition pourTutoriels à disposition pour
l’intégration de ce code sur
votre site :
N’hésitez pas à me le
demander !
Dernière étape
Pour l’intégration, 2 possibilités :
Vous avez la main sur votre site internet :
vous pourrez intégrer le code HTML sur la page souhaitée en suivant les instructions de
votre CMS.
Vous avez confié la mise à jour de votre site à un webmaster : dans ce cas, il vous suffit
de lui transmettre le code HTML pour qu’il l’intègre.
26/01/2015
20
26/01/2015
11
Merci et à bientôt
26/01/2015 21
Office de Tourisme Val de Cher Saint-Aignan
Emilie Moussard
Animation Numérique du Territoire
www.tourisme-valdecher-staignan.com
https://www.facebook.com/tourisme.saintaignan
Tél : 02 54 75 22 85

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  • 1. 26/01/2015 1 Gérer ses disponibilités en ligne avec GOOGLE AGENDA LUNDI 19 JANVIER 2015 Google Agenda : Qu’est-ce que c’est ? Google Agenda est une application Google qui permet de partager des événements et des agendas et de les publier sur internet ou sur un site web. Quelques unes de ses fonctionnalités : - Tenue et partage d'agendas. Publication d'événements personnels, pour diffusion à une liste de personnes, ou pour publication sur Internet. Ces agendas sont sauvegardés sur internet, ils sont accessibles de n'importe quel navigateur web. Envoi de rappels pour des événements : par courriel, par pop-up (nécessite une fenêtre de navigateur avec Google Agenda ouverte) Créer des invitations, envoi de celles-ci par courriel, possibilité de répondre ou de faire des commentaires même sans utiliser Google Agenda. Accès depuis un téléphone mobile : notifications et rappels par SMS. 26/01/2015 2
  • 2. 26/01/2015 2 Un outil qui peut nous simplifier la vie 26/01/2015 3 Gérer les disponibilités d’un établissement touristique, n’est pas chose facile… Voilà donc pour nous l’occasion de : - Se simplifier la vie - D’apporter un peu de modernité et de numérique à notre façon de travailler - De gagner du temps (on sait tous qu’il est précieux), - ET d’optimiser les réservations… A bas les agendas papier, les post-its, les blocs-notes et vive le PC et le smartphone (grâce à la version mobile!) Et enfin ce qui ne gâche rien : Google Agenda est un outil gratuit Vous ne pourrez bientôt plus vous en passer… 3 26/01/2015 4 Tout commence par… Le prérequis : avoir un compte Google Pour accéder à l’outil Connexion à Google Agenda: www.google.com/calendar: E-Mail Mot de passe
  • 3. 26/01/2015 3 Premiers pas dans Google Agenda 26/01/2015 5 Aperçu de l’Agenda Base de travail pour établir un tableau des disponibilités Choisir la visualisation Choisir la période de visualisation Emplacement personnalisés Emplacement des futurs agendas personnalisés Choix de l’affichage aux de l’agenda Accès aux paramètres de l’agenda 26/01/2015 6
  • 4. 26/01/2015 4 Paramétrer l’agenda Vérifier: - Début de la semaine - Affichage week-end - Vue par défaut Enregistrer 26/01/2015 7 Création de l’agenda Cliquer sur puis sur « créer un agenda » 26/01/2015 8
  • 5. 26/01/2015 5 Détails de l’agenda Nom de la location Nom de la chambre ou de la location Facultatif mais évite les doutes et les erreurs Ne pas oublier de cocher ces 2 options 26/01/2015 9 Etape de la personnalisation Personnaliser : une couleur par chambre par exemple. Pour une visualisation + rapide 26/01/2015 10
  • 6. 26/01/2015 6 Enregistrement des réservations Sélection de la date + Modifier l’évènement Sélection de la date + Sélection de l’agenda (de la chambre) Puis Modifier l’évènement 26/01/2015 11 Enregistrement des informations pour la réservation Peut-être utile si vous souhaitez créer un dossier client en ligne avec coordonnées du client – composition famille – date de réservation - copie du chèque d’acompte… LES DONNÉES À ENREGISTRER : - Occupé LES DONNÉES À ENREGISTRER : - Si l’agenda reste un outil de travail interne : saisir ici le nom du client. Si l’agenda est mis en ligne, cette information sera visible de vos internautes (visible sur votre site internet), mentionner donc seulement « réservé » ou « disponible ». - Date d’arrivée et de départ - Sélection de l’Agenda (chambre) - Sélection de la couleur de la chambre - Etat de la réservation : Occupé 26/01/2015 12
  • 7. 26/01/2015 7 Visualisation des agendas On fait apparaître ou disparaître à volonté les agendas en cliquant sur leur nom 26/01/2015 13 Intégration du planning de dispo sur vote site internet Cliquer sur du 1er agenda puis sur « Paramètres de l’agenda » 26/01/2015 14
  • 8. 26/01/2015 8 26/01/2015 15 Intégration du planning sur leur page propre Cocher une seule chambre à la fois pour intégrer les dispo de chacune des chambres sur leur page propre 26/01/2015 16 A chacun sa stratégie… sur l’agenda Choisir les éléments que l’on souhaite afficher sur l’agenda
  • 9. 26/01/2015 9 Vérifier ou changer le titre pour l’agenda globale Cocher toutes les chambres pour faire apparaître l’état de dispo de toutes les chambres dans un onglet « disponibilités » 26/01/2015 17 Les petits + Dans la rubrique Labos, certaines options peuvent vous être utiles Ajouter des piècesAjouter des pièces jointes pour constituer un dossier clientèle Visualisation à l’année des résa pour établir un bilan plus facilement 26/01/2015 18
  • 10. 26/01/2015 10 Ajouter une pièce jointe à sa réservation 26/01/2015 19 PIECE JOINTE : pièce PIECE JOINTE : - Cliquer sur «Ajouter une pièce jointe » puis sélectionner la source : votre pièce jointe peut provenir de votre drive, des éléments partagés (« documents reçus » dans votre drive) ou importer de votre disque dur ou clé USB. -Double cliquer sur le document à insérer puis importer. - On retrouve le document importé dans le détail de l’évènement sur la ligne « pièce jointe » Tutoriels à disposition pourTutoriels à disposition pour l’intégration de ce code sur votre site : N’hésitez pas à me le demander ! Dernière étape Pour l’intégration, 2 possibilités : Vous avez la main sur votre site internet : vous pourrez intégrer le code HTML sur la page souhaitée en suivant les instructions de votre CMS. Vous avez confié la mise à jour de votre site à un webmaster : dans ce cas, il vous suffit de lui transmettre le code HTML pour qu’il l’intègre. 26/01/2015 20
  • 11. 26/01/2015 11 Merci et à bientôt 26/01/2015 21 Office de Tourisme Val de Cher Saint-Aignan Emilie Moussard Animation Numérique du Territoire www.tourisme-valdecher-staignan.com https://www.facebook.com/tourisme.saintaignan Tél : 02 54 75 22 85