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Gérer, …
…c'est prévoir !
Prévoir le suivi de l’activité
d’un établissement
Les indicateurs PRIMORDIAUX pour le suivi de l’activité d’un
établissement sont de deux natures:
 Les indicateurs de valeur (comme le chiffre d’affaires)
 Les indicateurs quantitatifs comme le nombre de clients.
Nous les nommons RATIOS
Ces ratios constatés mensuellement, reflètent le niveau
d’activité de la structure.
Il existe nombre de ratios en fonction de l’activité, des ratios
spécifiques à la restauration et d’autres à l’hotellerie.
Quels sont ils…..
Ratios ou indicateurs de
gestion associés
 Ratio matière (Production
consommée) 25-35%
 Ratio personnel =Salaires et
traitements + Charges sociales
30-40%
 Indicateurs de productivité
CAHTSC / Nombre d'heures
travaillées ou CAHTSC / Nombre
d'employés
 Ratio frais généraux ( FG/ CA HT)
10 %-15 %
 Ratio de R.B.E. =Résultat Brut
d'Exploitation/CAHTSC15 % -25 %
 Ratio de coûts d'occupation
Coûts d'occupation/cahtsc 10 %
-12 %=
 effectif par chambre
2 * : 0,20 – 0,30
3 * : 0,30 – 0,40
4 * : 0 ,50 – 0,70
 RevPar =
Chiffres d'affaires
---------------------
Chambres disponibles,…..
Restaurant Hôtel
Suivre le chiffre d'affaires, la
fréquentation et
l'addition moyenne
C'est la base statistique indispensable sans laquelle
aucune gestion n'est possible.
Le coût de cette base de données statistique est négligeable alors
qu'elle est d'une grande utilité.
 CONNAÎTRE LE COMPORTEMENT DES CLIENTS ET
SUIVRE SON ÉVOLUTION:
Les statistiques de fréquentation permettent de déterminer le profil
de la semaine et la saisonnalité annuelle. Sur cette base, il est
possible de prévoir les actions commerciales, les animations… ;
Les statistiques d'addition moyenne permettent de suivre
l'évolution du comportement d'achat des clients, de mesurer les
résultats des changements de carte…
SERVIR DE BASE AUX PRÉVISIONS DE
COMMANDES ET
D'EFFECTIF (PLANNINGS)
 Une fois de plus"Gérer, c'est prévoir"
 faire de bonnes prévisions, c’est beaucoup de
problèmes de gestion résolus.
Or, de bonnes prévisions s'appuient obligatoirement
sur des données statistiques.
De quels outils disposons
nous ??
….
Construisons nos outils….. De collecte d’informations
1)La Fiche de caisse
2) Stat d’occupation hebdomadaire et mensuelle
3)Le rapprochement de ces informations et leurs
utilisations.
La fiche de caisse
0 0
37
3
1 659,78 €
43
- €
- €
cumul jour
91,20 €
- €
105,30 €
Fiche de Caisse
Date:
Fond de caisse:
75 €
MIDI SOIR
Espéces:
81,20 € 10,00 €
Chéques:
37,80 € 67,50 €
QUANTITE 2 1
CB:
466,08 € 1 193,70 €
QUANTITE 16 27
Amex:
- € - €
QUANTITE 0 0
Ticket restaurant
29 8
Compte Client:(nom et montant/joindre copie note)
Signature Caissier: Nombre chéque:
DATE
MODES
REGLEMENT
Stat d’occupation hebdomadaire
2014
Midi Soir Midi Soir Midi Soir Midi Soir Midi Soir MIDI SOIR MIDI SOIR
Semaine 1
Semaine 2
Semaine 3
Semaine 4
Semaine 5
Semaine 6
Semaine 7
Semaine 8
Semaine 9
Semaine 10
Semaine 11
Semaine 12
Semaine 13
Semaine 14
Semaine 15
Semaine 16
Semaine 17
Semaine 18
Semaine 19
Semaine 20
Semaine 21
Semaine 22
Semaine 23
Semaine 24
Semaine 25
Semaine 26
Semaine 27
Semaine 28
Semaine 29
Semaine 30
Semaine 31
Semaine 32
Semaine 33
Semaine 34
Semaine 35
Semaine 36
Semaine 37
Semaine 38
Semaine 39
Semaine 40
Semaine 41
Semaine 42
Semaine 43
Semaine 44
Semaine 45
Semaine 46
Semaine 47
Semaine 48
Semaine 49
Semaine 50
Semaine 51
Semaine 52
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Moyenne 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Averge/jour
SAMEDI DIMANCHE
0 00 0 0 0 0
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
52 semaines /an
Du lundi au
dimanche
2 services (midi
et soir)
Total midi
et soir par
jour Moyenne
Average
jour
MIDI:
SOIR:
MIDI:
SOIR:
MIDI:
SOIR:
MIDI:
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
MIDI
SOIR
5
DécembreJanvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre
SERVICE
1
2
3
4
2013
SERVICE SERVICE SERVICE
24
18
19
20
21
22
23
12
13
14
15
16
17
6
7
SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE
25
26
27
8
9
10
11
total
couverts
MIDI 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SOIR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MOIS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Moyenne
MIDI
SOIR
Tx
Frequentati
on
Midi
Soir
MOIS
Date
Total
Moyenne
Taux
fréquentation
Midi
SOIR
ETUDE JANVIER N/N-1
Date 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Lundi Mardi Mer Jeu
2013 midi 22 service 44 80 79 60 59 51 82 98 76 44 75 86 66
2014 midi 22 service 55 52 72 48 47 75 85 48 66 55 75 85 59
mercredi
Ecart 2014/2013 0 11 -28 -79 0 72 -12 -12 54 3 -98 0 48 -10 11 0 -1 -66 0 59
ecart semaine -36 -3
2013 Soir 22 service 24 36 29 21 34 26 31 31 39 27 52 26 24
2014 Soir 20 service 23 39 18 24 19 9 34 35 19 26 33 22 22
Ecart 2014/2013 0 -24 -36 -29 0 23 18 -16 -2 -12 -22 0 34 -4 -8 -26 7 -2 0 22
ecart semaine -48 -6
2013 Midi+Soir 0 0 115 79 120 97 133 0 0 85 86 104 131 147 0 0 73 147 133 81
2014 Midi+Soir 0 55 52 0 0 95 87 65 99 104 9 0 82 101 74 101 118 22 0 81
Ecart 2014/2013 0 55 -63 -79 -120 -2 -46 65 99 19 -77 -104 -49 -46 74 101 45 -125 -133 0
CA 2013.01 CA 2014.01 ca bev
ecart jour ca food
Moyenne jour 2013,01 Moyenne jour 2014,01 75,00 €
Moyenne jour cvs midi Moyenne jour cvs midi -5
Moyenne Cvs soir Moyenne jour cvs soir -7
Moyenne Jours couverts Moyenne jour cvs ecart cvs j -12
Ticket moyen jours = ticket moyen jours
1,14€
43000€
36 29
106 94
19,57€ 20,70€
2 075,00 € 2 150,00 €
70 66
2013 2014
45 650,00 € 43 000,00 €
2014
La Collecte des factures
fournisseurs
janv-14 2 II 2 BB 2 DD 2 DD 2 EE 2 FF 2 AA 2 DD 606 360 Energie
Date FOURNISSEUR N° Facture
CUISINE CAFETERIE VINS FINS B E M ALCOOL BAR
P ENTR RESTO PET FOURNI VAISSEL PET MAT
La Date
les
Fournisseurs
N°
facture
Imputation à quel POSTE D’ACHATS ?
Les éléments à renseigner….
Mais avant de collecter les
facture, il faut commander…
LES ACHATS :
LE NERF DE LA
GUERRE
1. QU'ENTEND-ON PAR…
ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ?
 L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un
service ou un produit, moyennant une contrepartie
financière
 Objectif de la fonction achats : mettre à la disposition
des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et
services acquis à l’extérieur dans les meilleures
conditions de prix, délais, qualité et services requis
pour l’entreprise et ses clients.
 La fonction achats : rôle d'interface dans l'entreprise
Elle doit répondre au mieux et au plus vite aux besoins
de ses clients internes (les autres services de l'entreprise),
elle a un devoir d’assistance et de conseil.
1. QU'ENTEND-ON PAR...
ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ?
 L'approvisionnement désigne la fonction qui consiste
à alimenter les sites de production, et elle recouvre les
opérations suivantes :
 Le calcul de la quantité à commander et la date à
laquelle cette quantité doit être livrée
 Le passage des commandes
 Le suivi des livraisons
 La gestion des stocks
2. LES ACHATS, UNE FONCTION
STRATÉGIQUE
Les enjeux financiers
 Le montant des achats est généralement >25 à 35%
du CA
 L'impact des gains d'achats sur le résultat est > à celui
 d'une augmentation du CA
 Les achats constituent généralement le poste le
+important du prix de revient
 Toute réduction du stock constitue un gain financier
sensible, si elle ne nuit pas à la réactivité de l'entreprise
Compte de résultat K€ K€ % du CA
Chiffre d’affaires 1000 100 %
Coût matière (achats-appro) 600 60 %
Coût main-d’oeuvre 300 30 %
Autres frais variables 25 2.5 %
Total coûts variables 925 92.5 %
Marge sur coûts variables 75 7.5 %
Frais généraux 50 5 %
Frais financiers 5 0.5 %
Fraisfixes 55 5.5 %
Marge nette 20 2 %
Compte de résultat K€ K€ % du CA
Chiffre d’affaires 1000 100 %
Coût matière (achats-appro) 582 58.2 %
Coût main-d’oeuvre 300 30 %
Autres frais variables 25 2.5 %
Total coûts variables 907 90.7 %
Marge sur coûts variables 93 9.3 %
Frais généraux 50 5 %
Frais financiers 5 0.5 %
Fraisfixes 55 5.5 %
Marge nette 38 3.8 %
L’acheteur a obtenu des
baisses de prix conduisant à
une réduction de 3% sur les
coûts matières, soit un gain
de 18 k€, la marge sur
coûts variables a progressé
de 24%, gagner 1% sur les
achats équivaut, en terme
de marge, à +8% du CA.
2. LES ACHATS, UNE FONCTION
STRATÉGIQUE
 L'impact sur la performance:
 Apport d'avantages concurrentiels aux produits
fabriqués
 Impact sur la qualité du produit final
 La façon de gérer les achats est un gage de
performance de l'entreprise pour les clients
 Un rôle décisif dans le développement des services à
la clientèle et de son positionnement
 Les achats ont un rôle de véhicule de l'image de
l'entreprise
L'ORGANISATION DE LA FONCTION
ACHATS
Les missions :
 Satisfaire les besoins internes de l'entreprise
 Assister les utilisateurs dans la définition et la formulation de
leurs besoins
 Consulter et sélectionner les fournisseurs
 Négocier tous les aspects de l'achat, formaliser les accords
 S'assurer de leur bonne exécution
 Régler les litiges éventuels
 Assurer la pérennité des sources d'approvisionnement
 Transmettre toutes les infos nécessaires aux appros pour
l'alimentation de la production
Les missions
Contribuer au profit de l'entreprise
 Rechercher le meilleur rapport qualité/service/prix
 Réfléchir aux meilleures quantités économiques de
commande
 Prendre en compte le coût total de l'achat au-delà
du prix affiché
 Optimiser la charge de travail administratif en
réduisant le nombre de fournisseurs et en
standardisant les produits achetés
Les missions
 Apporter de la valeur ajoutée aux produits fabriqués
 Prospecter en permanence de nouveaux fournisseurs
potentiels
 Recueillir toutes les infos sur les marchés fournisseurs
 Assurer la gestion des échantillons reçus
 Visiter les salons professionnels
 Assurer une veille technologique sur les innovations
pouvants'appliquer à l'entreprise
 Participer à la conception des nouveaux produits en
apportant la connaissance des marchés pour influencer le
choix des composants
Un rôle fédérateur dans l’analyse des besoins
Chaque service de l’entreprise a des besoins d’achats (la production, les
services administratifs et financiers, l’informatique…). La fonction achats est
transversale, cela lui permet d’analyser les besoins de l’ensemble des
services de l’entreprise. Elle contribue à la coordination, la planification et
l’anticipation des besoins. La globalisation et la redéfinition des besoins sont
les deux principaux leviers de la réduction des coûts.
Un rôle de négociateur et de contrôle
Le rôle des achats est de s’assurer que la commande est conforme et de se
prémunir contre toute dérive (qualité, prix, délai, paiement…). En cas de
litige, l’acheteur doit être là pour trouver une solution ou un compromis, il est
l’interlocuteur privilégié du fournisseur.
Un rôle d’optimisation des coûts
L’acheteur est en charge de réduire les coûts liés à la consultation, la
passation de commande, au suivi (délais, contrôles, réception, paiement,
SAV…)
Un rôle de conseil
La transversalité de la fonction achats l’amène souvent à jouer un rôle de
conseil auprès des autres fonctions de l’entreprise qu’elle doit considérer
comme ses clients toujours dans un esprit de service
LE PROCESSUS DES ACHATS
EXPRESSION DU BESOIN ( demande d’achat)
APPEL D’offre ( consultation des fournisseurs)
COMPARAISON DE L OFFRE
NEGOCIATION (choix du fournisseurs)
PASSATION DE LA COMMADE (envoi/suivi/relance)
Livraison (réception et contrôle)
Facturation (saisie, contrôle, paiement)
Les ratios de charges de personnel du
restaurant
 Le rapport entre les charges de personnel (salaires
bruts + charges) et le CAHT vous donne le ratio de
charges de personnel.
 Cela vous indique la part des couts salariaux dans le
prix d’un repas.
 Ce ratio, dans l’idéal, est compris entre 35 et 45 %,
selon l’implication des dirigeants dans l’activité du
restaurant.
 La somme de vos ratios de personnel et de
consommation (liquide + solide) vous donne le « prime
cost ». La marge dégagée après déduction de ce
prime cost sert à financer les charges fixes et autres
charges d’exploitation.
Le ratio des charges d’exploitation
 Il s’agit la de toutes les charges de structure du
restaurant telles que :
 Les énergies consommables (eau – électricité – gaz…)
 L’entretien du restaurant, le loyer
 Les assurances…
 Ces charges qui sont nécessaire à la bonne marche
de l’établissement doivent être absorbées par la
marge dégagée après déduction des consommations
et des charges de personnel.
 Elles peuvent atteindre jusqu'à 20-25 % du prix d’un
repas.
Les marges brutes dans la
restauration
 Dans un restaurant il existe 2 calculs de marge:
 La marge sur les solides :[Chiffre d’affaires hors taxes (CA
HT) – coût d’achat de nourriture consommée]/CA HT
 La marge sur les liquides : [Chiffre d’affaires hors taxes
(CA HT) – Coût d’achat des boissons consommées] /CA
HT
Les coefficients multiplicateurs à
appliquer
 Afin de déterminer le prix d’un plat ou d’une boisson, plusieurs options
s’offrent à nous :
 S’inspirer des tarifs appliqués par la concurrence
 Définir le prix en fonction de l’image que l’on souhaite refléter
 Définir le prix en fonction de la marge souhaiter, pour cela vous pouvez
appliquer au prix d’achat de vos marchandises un coefficient
multiplicateur.
 Par exemple, si pour les solides vous appliquez un coefficient multiplicateur
de 4,30 sur le prix d’achat HT (25 €), vous affichez un prix de vente client de
107 € TTC (25 x 4,30), ce qui vous génère une marge de (en tenant compte
d’un taux de TVA à 10 %) :
 107/1,1 -25 = 72 € soit un taux de marge solide de 72 %.
 Ce qui apparaît dans la fourchette les taux moyens constatés dans la
restauration indépendante depuis quelques années.
 Concernant les liquides, le coefficient multiplicateur appliqué est souvent
très variable et peut se situer entre 3 à 10 pour certains alcools.
Mon conseil pour la gestion
de votre restaurant
 Ces différents ratios sont à déterminer
régulièrement (tous le mois) afin d’assurer un bon suivi
de votre activité..
 Les conseils d’un expert comptable vous permettront
d’établir un tableau de bord régulier faisant
apparaître vos ratios clés afin de vous situer par
rapport à votre secteur
Partons à la recherche du Prime Cost…..
LE CONTRÔLE NOURRITURE
ET BOISSONS
(Food and Beverage Control)
Définition et objectif
Contrôle nourriture et boissons
Réguler les consommations
de
matières
Faire tendre vers
un objectif
*
Procédures visant
à « tracer »,
suivre, repérer les
denrées dans
l’entreprise
Calcul à intervalle
régulier d’un ou
plusieurs ratios
matières
Pourquoi le CNB est
indispensable en restauration
Coût des denrées et
boissons consommées
représente une part
importante :
25% à 40% du CAHT
Risques d’irrégularités
Élevés:
COULAGE, OFFERTS CLIENTS,
ERREURS LIVRAISON
PERTES, VOLS,……
La responsabilité du CNB
Hôtel restaurant 2*,3* ou
4* de
capacité importante
DAF et/ou contrôleur de gestion
• Contrôleur nourriture et
boissons
• Econome
• Responsable du département
restauration
• Chef de cuisine /Maître d’hôtel
Restaurant indépendant Chef d’entreprise
• Chef de cuisine
• Econome
Restaurant de chaîne
Restaurant de
collectivité
Directeur / Gérant
Chef de cuisine
La commande
Décision
d’achat
Commande supérieure à un certain
montant Visa de la hiérarchie
Souche (BC1)
Fournisseur (BC 2)
Classeur 1
Bons de commande
en
attente de livraison
(BC 3)
Bons de
commandes
(3 exemplaires)
La livraison
Livraison Contrôler la conformité de la
livraison : quantité et qualité
•Contrôle du bon de livraison :
mentions conformes à la livraison
•Création d’une liasse BL et BC3
Classeur 2
Bons de livraison en
attente de facture
Bon de livraison
(BL)
BC3
La facturation
Réception facture • Contrôle conformité
facture avec BL
• Création d’une liasse
facture, BC3 et BL
Comptabilisation Classeur 3
Factures (+BC3 + BL)
en attente de règlement
Règlement facture
Archivage de la liasse
facture + BC3 + BL
Le repérage des flux de denrées en
cas d’utilisation de fiches de stocks
Bon de livraison
Bons de sortie (BS)
Mise à jour des
fiches de stocks
Réquisitions des
services
Le repérage des flux de
denrées : schéma
Bons de
livraison Livraisons
Denrées
périssables
Denrées
non
périssables
Cuisine
Réserves
froides
Economat
Reserve sèche
Bon de
sortie
Bon de
transfert
CLIENTS BAR
Les inventaires physiques
Pourquoi ?
Une
obligation
légale
Compter et valoriser les articles
en stock
Le code du commerce rend
obligatoire la pratique d’un
inventaire au minimum 1/an
Un inventaire physique doit être
réalisé :
Pour calculer le
ratio matières
réel d’une période
(décade,
mois) Pour vérifier les
mentions
portées sur les
fiches de stock…
Les inventaires : une
exigence de gestion
 Stock début :
12 bouteilles
+
Livraisons : 24 bouteilles
-
Stock fin : 6 bouteilles
=
 30 bouteilles
STOCK INITIAL
+ LIVRAISONS
_ STOCK FINAL
= CONSOMMATIONS DE LA
PERIODE
Les inventaires : une exigence de
gestion
FEUILLE DE PRISE D’INVENTAIRE DATE LE 30/03/2014
PRODUITS
VIANDES
BŒUF TRANCHE
VEAU (ESCALOPES)
Q
1,50
2,30
P/UNITAIRE
14,50
12,80
TOTAL
21,75
29,44
TOTAL viandes 228,60
LEGUMES
Tomates
Salades
4,00
10,00
2,50
0,95
10,00
9,50
TOTAL légumes 180,70
Epicerie
Riz
Sel
Huile d’olive
5,00
3,00
5,00
3,50
6,00
4,50
17,50
18,00
22,50
TOTAL épicerie 457,90
TOTAL INVENTAIRE 867,20
COMPTAGE
VALEUR ?
Comment valoriser les
stocks ?
STOCK 24 bouteilles 12 € 288 €
ENTREE 24 bt 14 € 336 €
STOCK 48 bt 13 € 624 €
SORTIE 12 bt
12 €
13 €
144 €
156 €
FIRST IN
FIRST OUT
COÛT
MOYEN
PONDERE
La séparation des fonctions
Principe général
Application au
contrôle F&B
PERSONNE NE DOIT AVOIR LE
CONTRÔLE TOTAL D’UN PROCESSUS
COMPLET
Lorsqu’un économe est chargé de la tenue
des fiches de stocks, la réalisation des
inventaires et le calcul du ratio matières
seront effectués par une personne du
service direction ou de contrôle
Lorsque le chef de cuisine est responsable du
ratio matières, il ne doit pas réaliser
l’inventaire seul
Repas du personnel et offerts
Consommations de
matières
Clients qui paient
Offerts
Repas du personnel
Objectifs du contrôle F&B
Calculer le coût des matières consommées et payées par
les clients
POURQUOI FAIRE…?
Eliminer les variations de ratios dus aux offerts et aux
repas du personnel
Evaluer les performance des personnes responsables
des ratios matières
Comment évaluer les repas du
personnel et les offerts ?
Repas du personnel
Fixer un budget matières par repas
Offerts
Prix de vente HT x Ratio objectif
Procédure 1
Dans de nombreux restaurants
indépendants ou appartenant à un
réseau ainsi qu’en restauration
collective, le calcul régulier d’un ou
plusieurs ratios matières est une
procédure suffisante et peu
coûteuse pour assurer un contrôle
efficace des consommations de
denrées et boissons.
Procédure 1 : Calcul régulier
du ratio matières
Périodicité de calcul du ratio
Calcul
Mensuel
Périodicité la pus courante
Calcul
décadaire
Très utilisé en restauration
collective
Calcul
journalier
Ratio généralement estimé à partir
des livraisons
Procédure 1 : Calcul régulier
du ratio matières
Compte « 6 – Achats » =
Facture comptabilisées
Inventaires Physiques
Classeur « Bons de
livraison en attente de
factures »
Achats de la période
+ Stock initial
- Stock Final
+ factures non parvenues en fin de
période
- Factures on parvenues période
précédente
= Consommations
totales de la période
Procédure 1 : Calcul régulier
du ratio matières
Consommations totales de la période
- Coûts des repas personnel
- Coût des offerts
= Denrées et boissons consommées et payées par les
clients
Ratio = denrées et boissons…/ CA HT
Exemple
Contrôle ratios
Mois de FEVRIER n
Denrées Mois Cumul
Achats comptabilisés
+ Stock initial
- Stock final
+ Factures non parvenues fin de période
- Factures on parvenues début de période
16538
5491
6965
850
36776
4282
6965
850
1409
Consommation Totales 15914 33535
- Coût matières repas du personnel
- Coût matières des offerts
880
326
1830
520
Consommation nettes 14708
Vos commentaires sur :
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  • 2. Prévoir le suivi de l’activité d’un établissement Les indicateurs PRIMORDIAUX pour le suivi de l’activité d’un établissement sont de deux natures:  Les indicateurs de valeur (comme le chiffre d’affaires)  Les indicateurs quantitatifs comme le nombre de clients. Nous les nommons RATIOS Ces ratios constatés mensuellement, reflètent le niveau d’activité de la structure. Il existe nombre de ratios en fonction de l’activité, des ratios spécifiques à la restauration et d’autres à l’hotellerie. Quels sont ils…..
  • 3. Ratios ou indicateurs de gestion associés  Ratio matière (Production consommée) 25-35%  Ratio personnel =Salaires et traitements + Charges sociales 30-40%  Indicateurs de productivité CAHTSC / Nombre d'heures travaillées ou CAHTSC / Nombre d'employés  Ratio frais généraux ( FG/ CA HT) 10 %-15 %  Ratio de R.B.E. =Résultat Brut d'Exploitation/CAHTSC15 % -25 %  Ratio de coûts d'occupation Coûts d'occupation/cahtsc 10 % -12 %=  effectif par chambre 2 * : 0,20 – 0,30 3 * : 0,30 – 0,40 4 * : 0 ,50 – 0,70  RevPar = Chiffres d'affaires --------------------- Chambres disponibles,….. Restaurant Hôtel
  • 4. Suivre le chiffre d'affaires, la fréquentation et l'addition moyenne C'est la base statistique indispensable sans laquelle aucune gestion n'est possible. Le coût de cette base de données statistique est négligeable alors qu'elle est d'une grande utilité.  CONNAÎTRE LE COMPORTEMENT DES CLIENTS ET SUIVRE SON ÉVOLUTION: Les statistiques de fréquentation permettent de déterminer le profil de la semaine et la saisonnalité annuelle. Sur cette base, il est possible de prévoir les actions commerciales, les animations… ; Les statistiques d'addition moyenne permettent de suivre l'évolution du comportement d'achat des clients, de mesurer les résultats des changements de carte…
  • 5. SERVIR DE BASE AUX PRÉVISIONS DE COMMANDES ET D'EFFECTIF (PLANNINGS)  Une fois de plus"Gérer, c'est prévoir"  faire de bonnes prévisions, c’est beaucoup de problèmes de gestion résolus. Or, de bonnes prévisions s'appuient obligatoirement sur des données statistiques.
  • 6. De quels outils disposons nous ?? …. Construisons nos outils….. De collecte d’informations 1)La Fiche de caisse 2) Stat d’occupation hebdomadaire et mensuelle 3)Le rapprochement de ces informations et leurs utilisations.
  • 7. La fiche de caisse 0 0 37 3 1 659,78 € 43 - € - € cumul jour 91,20 € - € 105,30 € Fiche de Caisse Date: Fond de caisse: 75 € MIDI SOIR Espéces: 81,20 € 10,00 € Chéques: 37,80 € 67,50 € QUANTITE 2 1 CB: 466,08 € 1 193,70 € QUANTITE 16 27 Amex: - € - € QUANTITE 0 0 Ticket restaurant 29 8 Compte Client:(nom et montant/joindre copie note) Signature Caissier: Nombre chéque: DATE MODES REGLEMENT
  • 8. Stat d’occupation hebdomadaire 2014 Midi Soir Midi Soir Midi Soir Midi Soir Midi Soir MIDI SOIR MIDI SOIR Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6 Semaine 7 Semaine 8 Semaine 9 Semaine 10 Semaine 11 Semaine 12 Semaine 13 Semaine 14 Semaine 15 Semaine 16 Semaine 17 Semaine 18 Semaine 19 Semaine 20 Semaine 21 Semaine 22 Semaine 23 Semaine 24 Semaine 25 Semaine 26 Semaine 27 Semaine 28 Semaine 29 Semaine 30 Semaine 31 Semaine 32 Semaine 33 Semaine 34 Semaine 35 Semaine 36 Semaine 37 Semaine 38 Semaine 39 Semaine 40 Semaine 41 Semaine 42 Semaine 43 Semaine 44 Semaine 45 Semaine 46 Semaine 47 Semaine 48 Semaine 49 Semaine 50 Semaine 51 Semaine 52 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Moyenne 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Averge/jour SAMEDI DIMANCHE 0 00 0 0 0 0 LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI 52 semaines /an Du lundi au dimanche 2 services (midi et soir) Total midi et soir par jour Moyenne Average jour
  • 9. MIDI: SOIR: MIDI: SOIR: MIDI: SOIR: MIDI: SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR MIDI SOIR 5 DécembreJanvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre SERVICE 1 2 3 4 2013 SERVICE SERVICE SERVICE 24 18 19 20 21 22 23 12 13 14 15 16 17 6 7 SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE SERVICE 25 26 27 8 9 10 11 total couverts MIDI 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 SOIR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 MOIS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Moyenne MIDI SOIR Tx Frequentati on Midi Soir MOIS Date Total Moyenne Taux fréquentation Midi SOIR
  • 10. ETUDE JANVIER N/N-1 Date 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Lundi Mardi Mer Jeu 2013 midi 22 service 44 80 79 60 59 51 82 98 76 44 75 86 66 2014 midi 22 service 55 52 72 48 47 75 85 48 66 55 75 85 59 mercredi Ecart 2014/2013 0 11 -28 -79 0 72 -12 -12 54 3 -98 0 48 -10 11 0 -1 -66 0 59 ecart semaine -36 -3 2013 Soir 22 service 24 36 29 21 34 26 31 31 39 27 52 26 24 2014 Soir 20 service 23 39 18 24 19 9 34 35 19 26 33 22 22 Ecart 2014/2013 0 -24 -36 -29 0 23 18 -16 -2 -12 -22 0 34 -4 -8 -26 7 -2 0 22 ecart semaine -48 -6 2013 Midi+Soir 0 0 115 79 120 97 133 0 0 85 86 104 131 147 0 0 73 147 133 81 2014 Midi+Soir 0 55 52 0 0 95 87 65 99 104 9 0 82 101 74 101 118 22 0 81 Ecart 2014/2013 0 55 -63 -79 -120 -2 -46 65 99 19 -77 -104 -49 -46 74 101 45 -125 -133 0 CA 2013.01 CA 2014.01 ca bev ecart jour ca food Moyenne jour 2013,01 Moyenne jour 2014,01 75,00 € Moyenne jour cvs midi Moyenne jour cvs midi -5 Moyenne Cvs soir Moyenne jour cvs soir -7 Moyenne Jours couverts Moyenne jour cvs ecart cvs j -12 Ticket moyen jours = ticket moyen jours 1,14€ 43000€ 36 29 106 94 19,57€ 20,70€ 2 075,00 € 2 150,00 € 70 66 2013 2014 45 650,00 € 43 000,00 € 2014
  • 11. La Collecte des factures fournisseurs janv-14 2 II 2 BB 2 DD 2 DD 2 EE 2 FF 2 AA 2 DD 606 360 Energie Date FOURNISSEUR N° Facture CUISINE CAFETERIE VINS FINS B E M ALCOOL BAR P ENTR RESTO PET FOURNI VAISSEL PET MAT La Date les Fournisseurs N° facture Imputation à quel POSTE D’ACHATS ? Les éléments à renseigner….
  • 12. Mais avant de collecter les facture, il faut commander… LES ACHATS : LE NERF DE LA GUERRE
  • 13. 1. QU'ENTEND-ON PAR… ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ?  L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un service ou un produit, moyennant une contrepartie financière  Objectif de la fonction achats : mettre à la disposition des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et services acquis à l’extérieur dans les meilleures conditions de prix, délais, qualité et services requis pour l’entreprise et ses clients.  La fonction achats : rôle d'interface dans l'entreprise Elle doit répondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes (les autres services de l'entreprise), elle a un devoir d’assistance et de conseil.
  • 14. 1. QU'ENTEND-ON PAR... ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ?  L'approvisionnement désigne la fonction qui consiste à alimenter les sites de production, et elle recouvre les opérations suivantes :  Le calcul de la quantité à commander et la date à laquelle cette quantité doit être livrée  Le passage des commandes  Le suivi des livraisons  La gestion des stocks
  • 15. 2. LES ACHATS, UNE FONCTION STRATÉGIQUE Les enjeux financiers  Le montant des achats est généralement >25 à 35% du CA  L'impact des gains d'achats sur le résultat est > à celui  d'une augmentation du CA  Les achats constituent généralement le poste le +important du prix de revient  Toute réduction du stock constitue un gain financier sensible, si elle ne nuit pas à la réactivité de l'entreprise
  • 16. Compte de résultat K€ K€ % du CA Chiffre d’affaires 1000 100 % Coût matière (achats-appro) 600 60 % Coût main-d’oeuvre 300 30 % Autres frais variables 25 2.5 % Total coûts variables 925 92.5 % Marge sur coûts variables 75 7.5 % Frais généraux 50 5 % Frais financiers 5 0.5 % Fraisfixes 55 5.5 % Marge nette 20 2 % Compte de résultat K€ K€ % du CA Chiffre d’affaires 1000 100 % Coût matière (achats-appro) 582 58.2 % Coût main-d’oeuvre 300 30 % Autres frais variables 25 2.5 % Total coûts variables 907 90.7 % Marge sur coûts variables 93 9.3 % Frais généraux 50 5 % Frais financiers 5 0.5 % Fraisfixes 55 5.5 % Marge nette 38 3.8 % L’acheteur a obtenu des baisses de prix conduisant à une réduction de 3% sur les coûts matières, soit un gain de 18 k€, la marge sur coûts variables a progressé de 24%, gagner 1% sur les achats équivaut, en terme de marge, à +8% du CA.
  • 17. 2. LES ACHATS, UNE FONCTION STRATÉGIQUE  L'impact sur la performance:  Apport d'avantages concurrentiels aux produits fabriqués  Impact sur la qualité du produit final  La façon de gérer les achats est un gage de performance de l'entreprise pour les clients  Un rôle décisif dans le développement des services à la clientèle et de son positionnement  Les achats ont un rôle de véhicule de l'image de l'entreprise
  • 18. L'ORGANISATION DE LA FONCTION ACHATS Les missions :  Satisfaire les besoins internes de l'entreprise  Assister les utilisateurs dans la définition et la formulation de leurs besoins  Consulter et sélectionner les fournisseurs  Négocier tous les aspects de l'achat, formaliser les accords  S'assurer de leur bonne exécution  Régler les litiges éventuels  Assurer la pérennité des sources d'approvisionnement  Transmettre toutes les infos nécessaires aux appros pour l'alimentation de la production
  • 19. Les missions Contribuer au profit de l'entreprise  Rechercher le meilleur rapport qualité/service/prix  Réfléchir aux meilleures quantités économiques de commande  Prendre en compte le coût total de l'achat au-delà du prix affiché  Optimiser la charge de travail administratif en réduisant le nombre de fournisseurs et en standardisant les produits achetés
  • 20. Les missions  Apporter de la valeur ajoutée aux produits fabriqués  Prospecter en permanence de nouveaux fournisseurs potentiels  Recueillir toutes les infos sur les marchés fournisseurs  Assurer la gestion des échantillons reçus  Visiter les salons professionnels  Assurer une veille technologique sur les innovations pouvants'appliquer à l'entreprise  Participer à la conception des nouveaux produits en apportant la connaissance des marchés pour influencer le choix des composants
  • 21. Un rôle fédérateur dans l’analyse des besoins Chaque service de l’entreprise a des besoins d’achats (la production, les services administratifs et financiers, l’informatique…). La fonction achats est transversale, cela lui permet d’analyser les besoins de l’ensemble des services de l’entreprise. Elle contribue à la coordination, la planification et l’anticipation des besoins. La globalisation et la redéfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la réduction des coûts. Un rôle de négociateur et de contrôle Le rôle des achats est de s’assurer que la commande est conforme et de se prémunir contre toute dérive (qualité, prix, délai, paiement…). En cas de litige, l’acheteur doit être là pour trouver une solution ou un compromis, il est l’interlocuteur privilégié du fournisseur. Un rôle d’optimisation des coûts L’acheteur est en charge de réduire les coûts liés à la consultation, la passation de commande, au suivi (délais, contrôles, réception, paiement, SAV…) Un rôle de conseil La transversalité de la fonction achats l’amène souvent à jouer un rôle de conseil auprès des autres fonctions de l’entreprise qu’elle doit considérer comme ses clients toujours dans un esprit de service
  • 22. LE PROCESSUS DES ACHATS EXPRESSION DU BESOIN ( demande d’achat) APPEL D’offre ( consultation des fournisseurs) COMPARAISON DE L OFFRE NEGOCIATION (choix du fournisseurs) PASSATION DE LA COMMADE (envoi/suivi/relance) Livraison (réception et contrôle) Facturation (saisie, contrôle, paiement)
  • 23. Les ratios de charges de personnel du restaurant  Le rapport entre les charges de personnel (salaires bruts + charges) et le CAHT vous donne le ratio de charges de personnel.  Cela vous indique la part des couts salariaux dans le prix d’un repas.  Ce ratio, dans l’idéal, est compris entre 35 et 45 %, selon l’implication des dirigeants dans l’activité du restaurant.  La somme de vos ratios de personnel et de consommation (liquide + solide) vous donne le « prime cost ». La marge dégagée après déduction de ce prime cost sert à financer les charges fixes et autres charges d’exploitation.
  • 24. Le ratio des charges d’exploitation  Il s’agit la de toutes les charges de structure du restaurant telles que :  Les énergies consommables (eau – électricité – gaz…)  L’entretien du restaurant, le loyer  Les assurances…  Ces charges qui sont nécessaire à la bonne marche de l’établissement doivent être absorbées par la marge dégagée après déduction des consommations et des charges de personnel.  Elles peuvent atteindre jusqu'à 20-25 % du prix d’un repas.
  • 25. Les marges brutes dans la restauration  Dans un restaurant il existe 2 calculs de marge:  La marge sur les solides :[Chiffre d’affaires hors taxes (CA HT) – coût d’achat de nourriture consommée]/CA HT  La marge sur les liquides : [Chiffre d’affaires hors taxes (CA HT) – Coût d’achat des boissons consommées] /CA HT
  • 26. Les coefficients multiplicateurs à appliquer  Afin de déterminer le prix d’un plat ou d’une boisson, plusieurs options s’offrent à nous :  S’inspirer des tarifs appliqués par la concurrence  Définir le prix en fonction de l’image que l’on souhaite refléter  Définir le prix en fonction de la marge souhaiter, pour cela vous pouvez appliquer au prix d’achat de vos marchandises un coefficient multiplicateur.  Par exemple, si pour les solides vous appliquez un coefficient multiplicateur de 4,30 sur le prix d’achat HT (25 €), vous affichez un prix de vente client de 107 € TTC (25 x 4,30), ce qui vous génère une marge de (en tenant compte d’un taux de TVA à 10 %) :  107/1,1 -25 = 72 € soit un taux de marge solide de 72 %.  Ce qui apparaît dans la fourchette les taux moyens constatés dans la restauration indépendante depuis quelques années.  Concernant les liquides, le coefficient multiplicateur appliqué est souvent très variable et peut se situer entre 3 à 10 pour certains alcools.
  • 27. Mon conseil pour la gestion de votre restaurant  Ces différents ratios sont à déterminer régulièrement (tous le mois) afin d’assurer un bon suivi de votre activité..  Les conseils d’un expert comptable vous permettront d’établir un tableau de bord régulier faisant apparaître vos ratios clés afin de vous situer par rapport à votre secteur Partons à la recherche du Prime Cost…..
  • 28. LE CONTRÔLE NOURRITURE ET BOISSONS (Food and Beverage Control)
  • 29. Définition et objectif Contrôle nourriture et boissons Réguler les consommations de matières Faire tendre vers un objectif * Procédures visant à « tracer », suivre, repérer les denrées dans l’entreprise Calcul à intervalle régulier d’un ou plusieurs ratios matières
  • 30. Pourquoi le CNB est indispensable en restauration Coût des denrées et boissons consommées représente une part importante : 25% à 40% du CAHT Risques d’irrégularités Élevés: COULAGE, OFFERTS CLIENTS, ERREURS LIVRAISON PERTES, VOLS,……
  • 31. La responsabilité du CNB Hôtel restaurant 2*,3* ou 4* de capacité importante DAF et/ou contrôleur de gestion • Contrôleur nourriture et boissons • Econome • Responsable du département restauration • Chef de cuisine /Maître d’hôtel Restaurant indépendant Chef d’entreprise • Chef de cuisine • Econome Restaurant de chaîne Restaurant de collectivité Directeur / Gérant Chef de cuisine
  • 32. La commande Décision d’achat Commande supérieure à un certain montant Visa de la hiérarchie Souche (BC1) Fournisseur (BC 2) Classeur 1 Bons de commande en attente de livraison (BC 3) Bons de commandes (3 exemplaires)
  • 33. La livraison Livraison Contrôler la conformité de la livraison : quantité et qualité •Contrôle du bon de livraison : mentions conformes à la livraison •Création d’une liasse BL et BC3 Classeur 2 Bons de livraison en attente de facture Bon de livraison (BL) BC3
  • 34. La facturation Réception facture • Contrôle conformité facture avec BL • Création d’une liasse facture, BC3 et BL Comptabilisation Classeur 3 Factures (+BC3 + BL) en attente de règlement Règlement facture Archivage de la liasse facture + BC3 + BL
  • 35. Le repérage des flux de denrées en cas d’utilisation de fiches de stocks Bon de livraison Bons de sortie (BS) Mise à jour des fiches de stocks Réquisitions des services
  • 36. Le repérage des flux de denrées : schéma Bons de livraison Livraisons Denrées périssables Denrées non périssables Cuisine Réserves froides Economat Reserve sèche Bon de sortie Bon de transfert CLIENTS BAR
  • 37. Les inventaires physiques Pourquoi ? Une obligation légale Compter et valoriser les articles en stock Le code du commerce rend obligatoire la pratique d’un inventaire au minimum 1/an
  • 38. Un inventaire physique doit être réalisé : Pour calculer le ratio matières réel d’une période (décade, mois) Pour vérifier les mentions portées sur les fiches de stock…
  • 39. Les inventaires : une exigence de gestion  Stock début : 12 bouteilles + Livraisons : 24 bouteilles - Stock fin : 6 bouteilles =  30 bouteilles STOCK INITIAL + LIVRAISONS _ STOCK FINAL = CONSOMMATIONS DE LA PERIODE
  • 40. Les inventaires : une exigence de gestion FEUILLE DE PRISE D’INVENTAIRE DATE LE 30/03/2014 PRODUITS VIANDES BŒUF TRANCHE VEAU (ESCALOPES) Q 1,50 2,30 P/UNITAIRE 14,50 12,80 TOTAL 21,75 29,44 TOTAL viandes 228,60 LEGUMES Tomates Salades 4,00 10,00 2,50 0,95 10,00 9,50 TOTAL légumes 180,70 Epicerie Riz Sel Huile d’olive 5,00 3,00 5,00 3,50 6,00 4,50 17,50 18,00 22,50 TOTAL épicerie 457,90 TOTAL INVENTAIRE 867,20 COMPTAGE VALEUR ?
  • 41. Comment valoriser les stocks ? STOCK 24 bouteilles 12 € 288 € ENTREE 24 bt 14 € 336 € STOCK 48 bt 13 € 624 € SORTIE 12 bt 12 € 13 € 144 € 156 € FIRST IN FIRST OUT COÛT MOYEN PONDERE
  • 42. La séparation des fonctions Principe général Application au contrôle F&B PERSONNE NE DOIT AVOIR LE CONTRÔLE TOTAL D’UN PROCESSUS COMPLET Lorsqu’un économe est chargé de la tenue des fiches de stocks, la réalisation des inventaires et le calcul du ratio matières seront effectués par une personne du service direction ou de contrôle Lorsque le chef de cuisine est responsable du ratio matières, il ne doit pas réaliser l’inventaire seul
  • 43. Repas du personnel et offerts Consommations de matières Clients qui paient Offerts Repas du personnel Objectifs du contrôle F&B Calculer le coût des matières consommées et payées par les clients
  • 44. POURQUOI FAIRE…? Eliminer les variations de ratios dus aux offerts et aux repas du personnel Evaluer les performance des personnes responsables des ratios matières
  • 45. Comment évaluer les repas du personnel et les offerts ? Repas du personnel Fixer un budget matières par repas Offerts Prix de vente HT x Ratio objectif
  • 46. Procédure 1 Dans de nombreux restaurants indépendants ou appartenant à un réseau ainsi qu’en restauration collective, le calcul régulier d’un ou plusieurs ratios matières est une procédure suffisante et peu coûteuse pour assurer un contrôle efficace des consommations de denrées et boissons.
  • 47. Procédure 1 : Calcul régulier du ratio matières Périodicité de calcul du ratio Calcul Mensuel Périodicité la pus courante Calcul décadaire Très utilisé en restauration collective Calcul journalier Ratio généralement estimé à partir des livraisons
  • 48. Procédure 1 : Calcul régulier du ratio matières Compte « 6 – Achats » = Facture comptabilisées Inventaires Physiques Classeur « Bons de livraison en attente de factures » Achats de la période + Stock initial - Stock Final + factures non parvenues en fin de période - Factures on parvenues période précédente = Consommations totales de la période
  • 49. Procédure 1 : Calcul régulier du ratio matières Consommations totales de la période - Coûts des repas personnel - Coût des offerts = Denrées et boissons consommées et payées par les clients Ratio = denrées et boissons…/ CA HT
  • 50. Exemple Contrôle ratios Mois de FEVRIER n Denrées Mois Cumul Achats comptabilisés + Stock initial - Stock final + Factures non parvenues fin de période - Factures on parvenues début de période 16538 5491 6965 850 36776 4282 6965 850 1409 Consommation Totales 15914 33535 - Coût matières repas du personnel - Coût matières des offerts 880 326 1830 520 Consommation nettes 14708
  • 51. Vos commentaires sur :  www.oaformation.com