SlideShare une entreprise Scribd logo

La dématérialisation des processus métiers

Ourouk
Ourouk

En prenant comme étude de cas, le secteur de la construction immobilière, ce document déroule les étapes méthodologiques d'un projet de dématérialisation des processus métiers.

1  sur  10
Télécharger pour lire hors ligne
Ourouk au service de la gestion
de l’information pour transformer
les processus métier
L’exemple de la construction immobilière
Février 2016
5 RUE AMBROISE THOMAS
75009 PARIS
www.ourouk.fr
TÉL : 01 44 82 09 99
ourouk@ourouk.fr
SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 €
RCS B 387472160 - APE 7022Z
AGRÉMENT FORMATION : 11753245175
Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
2
Pourquoi ?
La gestion documentaire est présente au sein de grand nombre de processus métier. Son
optimisation est une source de gains de productivité, de diminution du risque d’erreur de
gestion et de valorisation de contenus techniques et commerciaux .
Prendre en compte et maîtriser ces aspects permet de :
 Capitaliser les savoir-faire
 Gagner en efficacité
 Respecter les obligations réglementaires, qualité et métier de plus en plus nombreuses (ISO 9001, marchés
publics…)
Cette approche opérationnelle peut devenir le levier d’amélioration des processus métier
 Harmoniser les pratiques : par exemple capitalisation autour d’un dossier unique de projet
 Eviter la dispersion des documents : versions, drafts…
 Améliorer les relations avec les partenaires et sous-traitants (entreprise étendue)
 Faciliter la transmission de l’information de référence entre les différentes équipes et au cours des différentes
étapes d’un projet
Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
3
Comment ?
Transformer les pratiques documentaires au sein d’une organisation suppose l’adhésion de
collaborateurs parfois très autonomes :
 Il faut définir avec eux les pratiques cibles car ils sont soucieux de maîtriser leurs outils de travail ( chefs de
projet, ingénieurs, techniciens, commerciaux, assistantes…)
 Les inscrire dans des processus transverses ne doit pas faire perdre l’ergonomie de la bureautique.
 Il est indispensable de communiquer sur les risques associés à la prolifération documentaire et aux pertes de
savoir faire associés.
Les multiples scénarios d’organisation (partenariats, sous-traitance) sont compatibles avec
ces projets.
La gestion documentaire doit s’inscrire dans le système d’information de l’entreprise,
intégré avec les bases de données existantes.
Un déploiement progressif est possible et compatible avec une vision cible cohérente :
c’est l’apport d’une gestion en mode programme d’accompagner ce déploiement progressif.
Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
4
Une gestion en mode programme apporte
dynamisme, cohérence et modularité.
Le mode programme
 favorise une approche plus industrielle de la gestion des grands dossiers sans enfermer les métiers dans des
carcans.
 distingue des plateformes techniques (convergence) et des templates d’usage (ajustement aux besoins).
 apporte de la gouvernance transverse de l’information qui se décline en règles facilitant les usages
quotidiens.
Le mode programme induit la création d’une équipe pluridisciplinaire qui anime au
quotidien la construction de la transversalité.
Un déploiement par vagues respecte les priorités et les capacités d’investissement.
Les premières réalisations induisent une dynamique vertueuse pour entrainer l’ensemble
des métiers.
OUROUK se propose de vous assister dans cette démarche :
 Nous connaissons les problématiques de la gestion documentaire dans les secteurs les plus variés
(construction, immobilier, pharmacie, centrale d’achat, construction navale, établissement scientifique et
technique,...) sur les processus métier et les processus support
 Nous avons l’expérience du pilotage de programme de gestion de contenus.
 Notre culture participative et l’implication de nos consultants seniors vous garantissent la prise en compte de
la culture de votre organisation et des spécificités de votre secteur.
Ourouk – Construction - Immobilier
5
Une gestion en mode programme apporte
transversalité des processus et
convergence des solutions
Le mode programme coordonne les acteurs et utilise
plusieurs leviers pour favoriser la convergence
Vision cible
 Des processus transverses mais sur un périmètre
maîtrisable
 Des étapes intermédiaires à moyen terme
 De l’impact organisationnel
Management du programme
 Pilotage haut niveau d’un programme pluriannuel
 Pilotage local des projets
 Equipe programme multi-disciplinaire (métiers &
supports)
 Charte de la gouvernance de l’information
 Mutualisation des moyens communs
Convergence des solutions
 Mettre en situation les acteurs via des POC pour
faciliter l’adhésion
 Valoriser les initiatives locales comme pilotes
 Mutualiser les fonctions indépendantes du métier
(GED, CMS, signature électronique, archivage, etc.)
Une palette de leviers pour transformer les
pratiques
Management de l’information
 Référentiels
 Modèles d’usage
 Management de la gestion des droits
 Règles de gouvernance
Nouveaux rôles
 Document controller
 Knowledge manager
 Records Manager/archiviste électronique
 Architecte ECM
Technologies de l’information
 Convergence GED et CMS
 Convergence GED et plateforme d’archivage
 Portail métier/portail Programmes
 Moteur de recherche transverse
Ourouk – Construction - Immobilier
6
L’adhésion des utilisateurs
Classer des documents ou des
mails par un simple geste (drag &
drop)
Rechercher intuitivement
Des templates par usage prêts à
l’emploi
Co rédaction synchrone et gestion
de versions fluides
Accéder à des contenus via un
portail unique…
La maîtrise de l’information
Le diable est dans les détails
Des plans de classement intuitifs
Des règles de nommage des
contenus
La gestion sécurisée des versions
de référence
La gestion mutualisée des
groupes de droit
…
La réussite des projets passe par un ensemble de fonctionnalités et de règles
de gouvernance qui garantissent l’adhésion des utilisateurs et la maîtrise de
l’information.

Recommandé

Aproged ourouk livre blanc archivage cloud
Aproged ourouk livre blanc archivage cloudAproged ourouk livre blanc archivage cloud
Aproged ourouk livre blanc archivage cloudOurouk
 
Synthèse du chantier gouvernance information (Pôle 1)
Synthèse du chantier gouvernance information (Pôle 1)Synthèse du chantier gouvernance information (Pôle 1)
Synthèse du chantier gouvernance information (Pôle 1)Ourouk
 
Organiser ses espaces partagés sur les serveurs
Organiser ses espaces partagés sur les serveursOrganiser ses espaces partagés sur les serveurs
Organiser ses espaces partagés sur les serveursOurouk
 
Ourouk et le Knowledge Management - Synthèse
Ourouk et le Knowledge Management - SynthèseOurouk et le Knowledge Management - Synthèse
Ourouk et le Knowledge Management - SynthèseOurouk
 
GED, Archivage & Dataroom dans l'immobilier : Carrefour Property témoigne !
GED, Archivage & Dataroom dans l'immobilier : Carrefour Property témoigne !GED, Archivage & Dataroom dans l'immobilier : Carrefour Property témoigne !
GED, Archivage & Dataroom dans l'immobilier : Carrefour Property témoigne !Everteam
 
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesGouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
 
L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises
L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprisesL’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises
L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprisesEverteam
 
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'information
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'informationPrésentation des concepts derrière le cycle de vie de l'information
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'informationPascal Romain
 

Contenu connexe

Tendances

Information management presentation generale - you can
Information management   presentation generale - you canInformation management   presentation generale - you can
Information management presentation generale - you canFlorian Reboullet
 
Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...
Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...
Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...SaaS Guru
 
Intervention L. BECHARD
Intervention L. BECHARDIntervention L. BECHARD
Intervention L. BECHARDAssociationAF
 
Ccimp rdv tic ged ecm vf
Ccimp rdv tic ged ecm vfCcimp rdv tic ged ecm vf
Ccimp rdv tic ged ecm vfCOMPETITIC
 
L’implantation d’un système de gestion documentaire
L’implantation d’un système de gestion documentaireL’implantation d’un système de gestion documentaire
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
 
20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat
20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat
20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdematAssociationAF
 
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
 
Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017
Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017
Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017Jérôme Berthé
 
Outil de gestion documentaire
Outil de gestion documentaireOutil de gestion documentaire
Outil de gestion documentaireacadieu
 
Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...
Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...
Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...Ourouk
 
La gouvernance documentaire
La gouvernance documentaireLa gouvernance documentaire
La gouvernance documentairerobergem51
 
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?Sollan France
 
Numen groupe fr_v2015
Numen groupe fr_v2015Numen groupe fr_v2015
Numen groupe fr_v2015David Gray
 
Digitech présentation de la gestion électronique de documents
Digitech présentation de la gestion électronique de documentsDigitech présentation de la gestion électronique de documents
Digitech présentation de la gestion électronique de documentsFrédéric Matthey
 

Tendances (20)

Information management presentation generale - you can
Information management   presentation generale - you canInformation management   presentation generale - you can
Information management presentation generale - you can
 
Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...
Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...
Gestion des Flux Documentaires - Solutions-as-a-Service Métier - Forum Club A...
 
CP Bilan Documation 2012
CP Bilan Documation 2012CP Bilan Documation 2012
CP Bilan Documation 2012
 
Intervention L. BECHARD
Intervention L. BECHARDIntervention L. BECHARD
Intervention L. BECHARD
 
Ccimp rdv tic ged ecm vf
Ccimp rdv tic ged ecm vfCcimp rdv tic ged ecm vf
Ccimp rdv tic ged ecm vf
 
L’implantation d’un système de gestion documentaire
L’implantation d’un système de gestion documentaireL’implantation d’un système de gestion documentaire
L’implantation d’un système de gestion documentaire
 
20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat
20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat
20211126 presentation aaf_v0.1_t_ribba_xdemat
 
Seminaires documation 2004
Seminaires documation 2004Seminaires documation 2004
Seminaires documation 2004
 
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)
 
Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017
Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017
Externalisation des processus documentaires mutuelles et assurances juin 2017
 
Outil de gestion documentaire
Outil de gestion documentaireOutil de gestion documentaire
Outil de gestion documentaire
 
Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...
Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...
Etat de l'art - La Gestion électronique de documents en 2020 : La passerelle ...
 
La gouvernance documentaire
La gouvernance documentaireLa gouvernance documentaire
La gouvernance documentaire
 
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?
Déjeuner-débat EIM360 | RGPD : Êtes-vous prêts ?
 
20200310 EVasseur
20200310 EVasseur20200310 EVasseur
20200310 EVasseur
 
Numen sae-web-fr
Numen sae-web-frNumen sae-web-fr
Numen sae-web-fr
 
Numen groupe fr_v2015
Numen groupe fr_v2015Numen groupe fr_v2015
Numen groupe fr_v2015
 
Numen cfn-web-fr
Numen cfn-web-frNumen cfn-web-fr
Numen cfn-web-fr
 
Numen ged-web-fr
Numen ged-web-frNumen ged-web-fr
Numen ged-web-fr
 
Digitech présentation de la gestion électronique de documents
Digitech présentation de la gestion électronique de documentsDigitech présentation de la gestion électronique de documents
Digitech présentation de la gestion électronique de documents
 

En vedette

Talk sur la Gestion de projet informatique
Talk sur la Gestion de projet informatiqueTalk sur la Gestion de projet informatique
Talk sur la Gestion de projet informatiqueKader KANE
 
1 electronic data interchange (edi)
1   electronic data interchange (edi)1   electronic data interchange (edi)
1 electronic data interchange (edi)gauravashq
 
Electronic data interchange
Electronic data interchangeElectronic data interchange
Electronic data interchangeRohit Kumar
 
Electronic data interchange
Electronic data interchangeElectronic data interchange
Electronic data interchangeAbhishek Nayak
 
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling NotationIntroduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling NotationSanae BEKKAR
 
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entreprise
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entrepriseLe rôle de la connaissance de soi dans la performance en entreprise
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entrepriseNelly Lafon Dubout
 
Gestion électronique des documents
Gestion électronique des documentsGestion électronique des documents
Gestion électronique des documentsMohammed Belaziz
 
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE alraee
 
Introduction to EDI Basics
Introduction to EDI BasicsIntroduction to EDI Basics
Introduction to EDI BasicsGXS
 
Introduction à la gestion des connaissances
Introduction à la gestion des connaissancesIntroduction à la gestion des connaissances
Introduction à la gestion des connaissancesPatrice Chalon
 
Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0
Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0
Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0Anthony Poncier
 
Une approche du Knowledge management
Une approche du Knowledge managementUne approche du Knowledge management
Une approche du Knowledge managementIsabelle GUYOT
 

En vedette (17)

Document management
Document managementDocument management
Document management
 
Talk sur la Gestion de projet informatique
Talk sur la Gestion de projet informatiqueTalk sur la Gestion de projet informatique
Talk sur la Gestion de projet informatique
 
Edifact
EdifactEdifact
Edifact
 
1 electronic data interchange (edi)
1   electronic data interchange (edi)1   electronic data interchange (edi)
1 electronic data interchange (edi)
 
Electronic data interchange
Electronic data interchangeElectronic data interchange
Electronic data interchange
 
EDI ppt
EDI pptEDI ppt
EDI ppt
 
EDI
EDIEDI
EDI
 
Electronic data interchange
Electronic data interchangeElectronic data interchange
Electronic data interchange
 
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling NotationIntroduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation
Introduction à BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation
 
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entreprise
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entrepriseLe rôle de la connaissance de soi dans la performance en entreprise
Le rôle de la connaissance de soi dans la performance en entreprise
 
Gestion électronique des documents
Gestion électronique des documentsGestion électronique des documents
Gestion électronique des documents
 
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
 
Edi ppt
Edi pptEdi ppt
Edi ppt
 
Introduction to EDI Basics
Introduction to EDI BasicsIntroduction to EDI Basics
Introduction to EDI Basics
 
Introduction à la gestion des connaissances
Introduction à la gestion des connaissancesIntroduction à la gestion des connaissances
Introduction à la gestion des connaissances
 
Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0
Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0
Gestion des connaissances dans l'entreprise 2.0
 
Une approche du Knowledge management
Une approche du Knowledge managementUne approche du Knowledge management
Une approche du Knowledge management
 

Similaire à La dématérialisation des processus métiers

Cyproj06 formation-projets-et-methodologies-si
Cyproj06 formation-projets-et-methodologies-siCyproj06 formation-projets-et-methodologies-si
Cyproj06 formation-projets-et-methodologies-siCERTyou Formation
 
Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?
Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?
Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?Alpha DIALLO
 
Presentation Nqi Orchestra
Presentation Nqi OrchestraPresentation Nqi Orchestra
Presentation Nqi OrchestraNQIcorporation
 
Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...
Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...
Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...CYB@RDECHE
 
CV_V. Monfort V7
CV_V. Monfort V7CV_V. Monfort V7
CV_V. Monfort V7monfort
 
2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx
2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx
2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docxsakli1
 
Planet Award - Gestion De Projet
Planet Award - Gestion De ProjetPlanet Award - Gestion De Projet
Planet Award - Gestion De ProjetPlanet Award
 
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014Nuxeo
 
CV Jean-Yves ARNAUD
CV Jean-Yves ARNAUDCV Jean-Yves ARNAUD
CV Jean-Yves ARNAUDjyarnaud
 
Présentation générale clients
Présentation générale clientsPrésentation générale clients
Présentation générale clientsBEEZEN
 
Présentation générale clients
Présentation générale clientsPrésentation générale clients
Présentation générale clientsBEEZEN
 
Offre conduite du changement appliquée aux projets digitaux Aubay
Offre conduite du changement appliquée aux projets digitaux AubayOffre conduite du changement appliquée aux projets digitaux Aubay
Offre conduite du changement appliquée aux projets digitaux AubayAnne-Pascale Noel
 
Cycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifiee
Cycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifieeCycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifiee
Cycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifieeCERTyou Formation
 
Cv michel 201801_v5_detail
Cv michel 201801_v5_detailCv michel 201801_v5_detail
Cv michel 201801_v5_detailMichel PETIT
 
Atelier comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...
Atelier   comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...Atelier   comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...
Atelier comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...polenumerique33
 
Présentation programme OREE
Présentation programme OREEPrésentation programme OREE
Présentation programme OREECYB@RDECHE
 

Similaire à La dématérialisation des processus métiers (20)

Cyproj06 formation-projets-et-methodologies-si
Cyproj06 formation-projets-et-methodologies-siCyproj06 formation-projets-et-methodologies-si
Cyproj06 formation-projets-et-methodologies-si
 
Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?
Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?
Pourquoi adopter une solution PPM (Gestion de portefeuille de projets) ?
 
Retour d'expérience mise en oeuvre One2Team
Retour d'expérience mise en oeuvre One2TeamRetour d'expérience mise en oeuvre One2Team
Retour d'expérience mise en oeuvre One2Team
 
Nqi Orchestra
Nqi OrchestraNqi Orchestra
Nqi Orchestra
 
Presentation Nqi Orchestra
Presentation Nqi OrchestraPresentation Nqi Orchestra
Presentation Nqi Orchestra
 
Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...
Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...
Mise en place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par Int...
 
CV_V. Monfort V7
CV_V. Monfort V7CV_V. Monfort V7
CV_V. Monfort V7
 
2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx
2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx
2022 CV Naziha SAKLI - Copie.docx
 
2014-05-AMfine-offre-Communication
2014-05-AMfine-offre-Communication2014-05-AMfine-offre-Communication
2014-05-AMfine-offre-Communication
 
Planet Award - Gestion De Projet
Planet Award - Gestion De ProjetPlanet Award - Gestion De Projet
Planet Award - Gestion De Projet
 
Pré-programme des conférences thématiques de Documation 2012
Pré-programme des conférences thématiques de Documation 2012Pré-programme des conférences thématiques de Documation 2012
Pré-programme des conférences thématiques de Documation 2012
 
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014
Nuxeo Digital Asset Management - SWORD Group - Nuxeo Tour 2014
 
CV Jean-Yves ARNAUD
CV Jean-Yves ARNAUDCV Jean-Yves ARNAUD
CV Jean-Yves ARNAUD
 
Présentation générale clients
Présentation générale clientsPrésentation générale clients
Présentation générale clients
 
Présentation générale clients
Présentation générale clientsPrésentation générale clients
Présentation générale clients
 
Offre conduite du changement appliquée aux projets digitaux Aubay
Offre conduite du changement appliquée aux projets digitaux AubayOffre conduite du changement appliquée aux projets digitaux Aubay
Offre conduite du changement appliquée aux projets digitaux Aubay
 
Cycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifiee
Cycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifieeCycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifiee
Cycup3 formation-mise-en-oeuvre-et-reussite-d-un-projet-de-communication-unifiee
 
Cv michel 201801_v5_detail
Cv michel 201801_v5_detailCv michel 201801_v5_detail
Cv michel 201801_v5_detail
 
Atelier comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...
Atelier   comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...Atelier   comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...
Atelier comment choisir et déployer un erp - CCI Bordeaux et Prodware - 07 ...
 
Présentation programme OREE
Présentation programme OREEPrésentation programme OREE
Présentation programme OREE
 

Plus de Ourouk

Livre blanc Ourouk - Knowlegde Management
Livre blanc Ourouk - Knowlegde ManagementLivre blanc Ourouk - Knowlegde Management
Livre blanc Ourouk - Knowlegde ManagementOurouk
 
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècle
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècleRéflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècle
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècleOurouk
 
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...Ourouk
 
Guide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueux
Guide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueuxGuide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueux
Guide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueuxOurouk
 
Ourouk - présentation générale de la société
Ourouk - présentation générale de la sociétéOurouk - présentation générale de la société
Ourouk - présentation générale de la sociétéOurouk
 
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...Ourouk
 

Plus de Ourouk (6)

Livre blanc Ourouk - Knowlegde Management
Livre blanc Ourouk - Knowlegde ManagementLivre blanc Ourouk - Knowlegde Management
Livre blanc Ourouk - Knowlegde Management
 
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècle
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècleRéflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècle
Réflexions sur la bibliothèque-médiathèque du 21ème siècle
 
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...
Bibliothèques-Médiathèques : ouvrir plus, ouvrir mieux. Notre offre de diagno...
 
Guide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueux
Guide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueuxGuide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueux
Guide pratique - PME et Knowlegde Management, un compagnonnage vertueux
 
Ourouk - présentation générale de la société
Ourouk - présentation générale de la sociétéOurouk - présentation générale de la société
Ourouk - présentation générale de la société
 
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...
Présentation du livre "Le Knowledge management, levier de transformation à in...
 

La dématérialisation des processus métiers

  • 1. Ourouk au service de la gestion de l’information pour transformer les processus métier L’exemple de la construction immobilière Février 2016 5 RUE AMBROISE THOMAS 75009 PARIS www.ourouk.fr TÉL : 01 44 82 09 99 ourouk@ourouk.fr SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 € RCS B 387472160 - APE 7022Z AGRÉMENT FORMATION : 11753245175
  • 2. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016 2 Pourquoi ? La gestion documentaire est présente au sein de grand nombre de processus métier. Son optimisation est une source de gains de productivité, de diminution du risque d’erreur de gestion et de valorisation de contenus techniques et commerciaux . Prendre en compte et maîtriser ces aspects permet de :  Capitaliser les savoir-faire  Gagner en efficacité  Respecter les obligations réglementaires, qualité et métier de plus en plus nombreuses (ISO 9001, marchés publics…) Cette approche opérationnelle peut devenir le levier d’amélioration des processus métier  Harmoniser les pratiques : par exemple capitalisation autour d’un dossier unique de projet  Eviter la dispersion des documents : versions, drafts…  Améliorer les relations avec les partenaires et sous-traitants (entreprise étendue)  Faciliter la transmission de l’information de référence entre les différentes équipes et au cours des différentes étapes d’un projet
  • 3. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016 3 Comment ? Transformer les pratiques documentaires au sein d’une organisation suppose l’adhésion de collaborateurs parfois très autonomes :  Il faut définir avec eux les pratiques cibles car ils sont soucieux de maîtriser leurs outils de travail ( chefs de projet, ingénieurs, techniciens, commerciaux, assistantes…)  Les inscrire dans des processus transverses ne doit pas faire perdre l’ergonomie de la bureautique.  Il est indispensable de communiquer sur les risques associés à la prolifération documentaire et aux pertes de savoir faire associés. Les multiples scénarios d’organisation (partenariats, sous-traitance) sont compatibles avec ces projets. La gestion documentaire doit s’inscrire dans le système d’information de l’entreprise, intégré avec les bases de données existantes. Un déploiement progressif est possible et compatible avec une vision cible cohérente : c’est l’apport d’une gestion en mode programme d’accompagner ce déploiement progressif.
  • 4. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016 4 Une gestion en mode programme apporte dynamisme, cohérence et modularité. Le mode programme  favorise une approche plus industrielle de la gestion des grands dossiers sans enfermer les métiers dans des carcans.  distingue des plateformes techniques (convergence) et des templates d’usage (ajustement aux besoins).  apporte de la gouvernance transverse de l’information qui se décline en règles facilitant les usages quotidiens. Le mode programme induit la création d’une équipe pluridisciplinaire qui anime au quotidien la construction de la transversalité. Un déploiement par vagues respecte les priorités et les capacités d’investissement. Les premières réalisations induisent une dynamique vertueuse pour entrainer l’ensemble des métiers. OUROUK se propose de vous assister dans cette démarche :  Nous connaissons les problématiques de la gestion documentaire dans les secteurs les plus variés (construction, immobilier, pharmacie, centrale d’achat, construction navale, établissement scientifique et technique,...) sur les processus métier et les processus support  Nous avons l’expérience du pilotage de programme de gestion de contenus.  Notre culture participative et l’implication de nos consultants seniors vous garantissent la prise en compte de la culture de votre organisation et des spécificités de votre secteur.
  • 5. Ourouk – Construction - Immobilier 5 Une gestion en mode programme apporte transversalité des processus et convergence des solutions Le mode programme coordonne les acteurs et utilise plusieurs leviers pour favoriser la convergence Vision cible  Des processus transverses mais sur un périmètre maîtrisable  Des étapes intermédiaires à moyen terme  De l’impact organisationnel Management du programme  Pilotage haut niveau d’un programme pluriannuel  Pilotage local des projets  Equipe programme multi-disciplinaire (métiers & supports)  Charte de la gouvernance de l’information  Mutualisation des moyens communs Convergence des solutions  Mettre en situation les acteurs via des POC pour faciliter l’adhésion  Valoriser les initiatives locales comme pilotes  Mutualiser les fonctions indépendantes du métier (GED, CMS, signature électronique, archivage, etc.) Une palette de leviers pour transformer les pratiques Management de l’information  Référentiels  Modèles d’usage  Management de la gestion des droits  Règles de gouvernance Nouveaux rôles  Document controller  Knowledge manager  Records Manager/archiviste électronique  Architecte ECM Technologies de l’information  Convergence GED et CMS  Convergence GED et plateforme d’archivage  Portail métier/portail Programmes  Moteur de recherche transverse
  • 6. Ourouk – Construction - Immobilier 6 L’adhésion des utilisateurs Classer des documents ou des mails par un simple geste (drag & drop) Rechercher intuitivement Des templates par usage prêts à l’emploi Co rédaction synchrone et gestion de versions fluides Accéder à des contenus via un portail unique… La maîtrise de l’information Le diable est dans les détails Des plans de classement intuitifs Des règles de nommage des contenus La gestion sécurisée des versions de référence La gestion mutualisée des groupes de droit … La réussite des projets passe par un ensemble de fonctionnalités et de règles de gouvernance qui garantissent l’adhésion des utilisateurs et la maîtrise de l’information.
  • 7. Ourouk – Construction - Immobilier 7 Une illustration : la gestion documentaire au service de la promotion immobilière
  • 8. Ourouk – Construction - Immobilier 8 Plusieurs domaines, métiers et support, de transformation. Objectifs Gérer l’ensemble de la documentation préparatoire d’un projet (études, analyses, devis…) Respecter les contraintes réglementaires Sécurisation des documents Capitalisation de l’information Objectifs Gestion du dossier de construction (documents, plans, maquettes) Respect des contraintes réglementaires (HSE,…) Identification des documents constitutifs du DOE Sécurisation des documents Objectifs Gestion des dossiers de consultation - appels d’offres – négociation (Construction – Travaux publics) Gestion de la promotion – Relation acquéreurs (Habitat – Immobilier d’entreprise) Sécurisation des documents Etudes Construction Commercial Objectifs Respect des procédures Référentiel normatif et réglementaire Du pull au push Qualité des référentiels Leviers Processus validation / signature numérique Intégration AQ et processus métier Objectifs Partage de la connaissance des programmes immobiliers Partage de l’information et des savoir-faire technologiques Constitution du patrimoine informationnel de l’entreprise Leviers Communautés de pratiques Portail collaboratif transverse des « Programmes » Objectifs Respect des obligations légales & réglementaires Sécurisation des documents à valeur probatoire Allègement de l’exploitation Leviers Politique d’archivage Plateforme hybride(numérique/papier) transverse Compétence archivistique Assurance Qualité Capitalisation Archivage Métiers Support SAV Gestion de l’information Objectifs Maitrise du document de référence Gestion de référentiels Contrôle de complétude des dossiers Garantie du respect des obligations réglementaires Harmonisation des pratiques pour favoriser le partage et l’accès à l’information Maîtrise des droits d’accès Leviers Politique de gouvernance de l’information (sécurité , confidentialité, conformité et pérennité) Bonnes pratiques documentaires Templates Implication des usagers et rôle des assistantes Objectifs Capture Système d’archivage Respecter les obligations légales et réglementaires Sécurisation des documents Leviers • Outil de gestion et de partage de la documentation intégré dans le SI • Template de documents • Bonnes pratiques documentaires • Référentiel normatif et partage de savoir-faire
  • 9. Ourouk – Construction - Immobilier 9 Un dossier de construction Contexte  Au sein d’un grand groupe français leader mondial du BTP  Forte présence à l’international  Plus de 80% de son chiffre d’affaires dans le BTP (bâtiments publics et privés, infrastructures de transport…)  Plusieurs services intervenant tout au long du cycle de vie du Dossier de construction Problématiques  Respecter les exigences légales & réglementaires  Assurer un suivi des dossiers au quotidien  Développer la transversalité et améliorer la transmission de l’information entre les différentes phases du projet  Favoriser le partage entre collaborateurs (siège, régions, étranger mais aussi avec les chantiers)  Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du programme Démarche et réalisations  Définition du cycle de vie du Dossier de construction  Partage d’une vision cible entre les acteurs des différentes phases  Modélisation du process de contribution des métiers à l’alimentation du dossier tout au long de son cycle de vie y compris dans les étapes de transmission d’information entre les différentes phases du projet.  La cible : conception d’un système d’information mettant à disposition l’environnement nécessaire à la gestion du dossier depuis la phase projet jusqu’à son archivage (GED, archivage..).  Mise en place de bonnes pratiques documentaires et d’archivage (politique d’archivage, plan de classement, modèle de description des données)  L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe pluridisciplinaire, a :  Favorisé les échanges et le travail collaboratif  Transformé les idées en réalisations  Mobilisé largement les acteurs Métiers, la Qualité et la DSI. Un exemple de réalisation Phase commerciale Phase Travaux Phase SAV Cycle de vie du Dossier de construction
  • 10. Ourouk – Construction - Immobilier 10 Un dossier de promotion immobilière Contexte  Au sein d’un grand groupe bancaire international, dont le secteur immobilier du groupe est le fruit de fusions et de rachats  20 programmes immobiliers courants par an (Ile-de-France)  Plusieurs services/métiers intervenant sur les dossiers de construction  Déménagement planifié à échéance du semestre Problématiques  Respecter les exigences réglementaires  Assurer un suivi des dossiers au quotidien  Harmoniser les règles de gestion (classement, nommage…)  Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du programme  Dématérialiser les dossiers papier des programmes en cours  Préparer le versement de la GED vers l’archivage électronique  Tenir les délais en vue du déménagement Démarche et réalisations  Un pilote sur les programmes vivants et ceux en phase de prospection  Pilotage du chantier Dématérialisation des dossiers papier  La cible : une GED transverse qui intègre la gestion de données de référence et les référentiels documentaires  Mise en place de bonnes pratiques documentaires  Accompagnement du changement au quotidien  Des gains de productivité et une sécurisation des dossiers  Passage à la GED sans rupture d’activité  L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe pluridisciplinaire, a :  Favorisé les échanges et le travail collaboratif de l’ensemble des métiers  Mobilisé largement le métier, la Qualité et la DSI.  Maîtrisé les délais pour un déménagement serein Un exemple de réalisation Phase Etudes Phase Travaux Phase Promotion Archives Physiques/numériques