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« Gestion documentaire d’un grand
g
projet par l’exemple du CHUM,
un projet en soi! »
Projet de modernisation du nouveau CHUM
j
Par :
Julie LeBlanc, Gestionnaire de document
Danielle Dufour Gestionnaire de document
Dufour,
Jean Martel, ing. PMP, directeur – Équipe maître de gestion de projet
RÉSUMÉ DE LA PRÉSENTATION
On
O dit souvent que l gestion d projet se résume à 90% d communication…Le PMBOK
t
la
ti de
j t
é
de
i ti
L
prévoit un chapitre spécialement pour ce domaine de connaissance : « La gestion des
communications d’un projet ».
La diffusion de l’information prend toute sa place pour les parties prenantes d’un projet qui
désirent disposer rapidement d’une quantité souvent impressionnante d’information en temps
voulu.
Dans le cadre d’un méga projet du type du CHUM, nos conférenciers (ères) vous présenteront
les outils et techniques de diffusion de l’information :
–Compétences en communication (Responsabilités de l’émetteur et du récepteur)
–Systèmes de collecte et récupération des informations (base de données électronique)
–Méthodes de diffusion de l’information (accès partagé aux bases de données électroniques)
Méthodes
l information
Diffusion de l information
l’information
DÉFINITION selon PMBOK
É
Processus permettant de mettre les informations
nécessaires à la disposition des parties
prenantes du projet en temps voulu.
PPP OU CONVENTIONNEL ?
CHUM: Modèle en PPP complet
•
•
•
•

Financement
Conception
Construction
Opération 30 ans

CRCHUM Phase I
• Signature le 26 mai 2010 et livraison le 30 septembre 2013
g
p
CHUM Phases II et III (juin 2011 à mars 2020)
• Phase II avril 2016 (entre phases II et III: démolition Saint-Luc /
Saint Luc
transfert Hôtel-Dieu et Notre-Dame)
LE CHUM C’EST QUOI ?
CHUM, C EST
CHUM













12 435 employés dont 916 médecins
1615 chercheurs, investigateurs, étudiants, stagiaires
510 bénévoles
330 000 m2 brut (135 000 m2 net)
772 lits
39 salles d’opération
6 pa o s d s c s
pavillons distincts
8500 locaux
Système de Transport Automatisé (véhicules autoguidés)
23 étages hors-sol
g
4 étages sous-sol
1354 places de stationnement intérieur

CRCHUM






3000 employés dont 2000 du CHUM
400 chercheurs
400 étudiants
69 000 m2
2 pavillons (6 et 16 étages)
BUDGET DU CHUM EN RÉSUMÉ
– B d t CRCHUM :
Budget
• Pour la construction PPP : 425 M$
• Autres (équipement, honoraires divers, etc.) : 494 M$

– Budget CHUM :
• Pour la construction PPP : 2 G$
$
• Autres (équipement, honoraires divers, etc.) : 2.8 G$
RAPPEL DES PROCESSUS DE GESTION DES
COMMUNICATIONS selon le PMBOK
•

Démarrage

•

Planification
– Planification des communications

•

Exécution
– Diffusion de l’information

•

Surveillance et maîtrise
– Établissement du rapport d’avancement
– Gestion des parties prenantes

•

Clôture du projet

Ces processus interagissent entre eux ainsi qu’avec les processus
qu avec
des autres domaines de connaissance
PPP
P

LES ACTEURS ET PARTENAIRES
 CHUM et CRCHUM (clients utilisateurs et
décideurs du produit)
 Infrastructures Québec (IQ)
 MSSS Bureau du Directeur Exécutif (DE)
 Certificateur indépendant (CI)
 P j tC (Si
ProjetCo (Signataires d contrat et
t i
du
t t t
maintien des actifs)
 CJV (« construction joint venture »)
(
)
 Gestionnaire de projet (GP) et Équipes
Maîtres
C
Consultants externes
lt t
t
Attentes Gouvernementales
Entre autres…
Le processus de réalisation des CHU doit être rigoureux,
transparent et discipliné
t
t t di i li é
Quantité de d
Q
tité d documentation :
t ti
CRCHUM: +/- 125 000
CHUM: / 00
CHUM +/- 500 000
D’où l’importance d’une saine gestion documentaire !
ORGANIGRAMME HAUT NIVEAU
CHUM & CRCHUM – ORGANIGRAMME FONCTIONNEL DES
COMMUNICATIONS
Un brin d’Histoire !
Certains de vous ont connu…
On est parti de la dactylo, au Macintosh, au Blackberry,
au Iphone et ce n’est qu’un début !
Il y a vingt ans,
il n’y avait pas de centralisation de l’information
La Révolution informatique est arrivée !
On a fait
du chemin
depuis ce
temps-là !
La GED est devenue essentielle dans le monde
d’aujourd’hui

•

La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé
informatisé visant à organiser et g
g
gérer des informations et des documents
électroniques au sein d’une organisation

•

Elle
Ell prend en compte l b
d
t le besoin d d
i des documents selon l
t
l leur cycle d vie, d
l de i de
la création à l’archivage, en passant par la gestion des différentes
versions

•

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents :
acquisition (création) classement conservation et diffusion
(création), classement,
Défi et enjeu !

Le défi quant au processus des communications en
démarrage d’ grand projet repose sur un enjeu majeur :
dé
d’un
d
j t
j
j
• la capacité des gestionnaires de projet de définir les balises
claires permettant d’assurer :
– la qualité de la gestion de l’information
– la qualité de gestion de la documentation
Une réflexion préalable s’impose !
La
L connaissance et l’
i
t l’appropriation
i ti
des bonnes pratiques de gestion d’information
Démarrage
Planification
Exécution
E é ti – contrôle-maîtrise
t ôl
ît i
Clôture du projet

Qui informer ?
De quoi informer ?
Quand informer ?
Q
di f
Comment informer ?

Accorder l’importance requise
à la source même de l’Information :
la Documentation
Quelques statistiques !
• Selon la firme américaine de recherche et
d’analyse Gartner
– 40 % des heures travaillées son perdues à chercher
p
de l’information
– 70 % des documents produits existent déjà
totalement ou partiellement
– 80 % de l’information produite n’est pas gérée selon
les bonnes pratiques
l b
ti
Comment retrouver un document en deux minutes
Le temps c’est de l’argent !
Il f t s’assurer :
faut ’
– que seu e la de è e version du docu e t est ce e e c cu at o
seule a dernière e s o
document
celle en circulation
– que la recherche des documents soit rapide et efficace
– que toute l’information soit disponible en temps réel aux personnes
visées
– que le système implanté permette les recherches poussées à l’aide de
mots-clés
– que l système assure l confidentialité d’un document, s’il y a li
le
tè
la
fid ti lité d’ d
t ’il
lieu
Une culture à partager – Une image corporative !
Développer une culture organisationnelle axée sur :
• Des pratiques communes de gestion de la documentation et de l’information
l information
• D’où l’importance de définir un langage commun :
Dans l’
D
l’ensemble d la documentation
bl de l d
t ti
Dans tout système de Gestion électronique des documents

Comment ?
• En faire un projet d’entreprise
• Impliquer les parties prenantes
• Gérer le changement
La Gestion Électronique des Documents
Révolution ou Solution ?

Gérer le changement de pratiques des parties prenantes
–
–
–
–

Qui?
Comment?
Quand ?
Pourquoi?
L’importance de la Gouvernance en GED
Qui fait Quoi en GED !
Clarifier les rôles - la Gouvernance
La Direction

définit la structure de gouvernance
approuve le projet - supporte les parties prenantes

Le Rédacteur

adapte le contenu aux destinataires

Équipe - GED assure le contrôle de la qualité documentaire
conseille la direction
gère les gabarits (approuvés par la direction, le C.A.)
gère le cycle de vie
gère les opérations - terrain

Approbateur

donne le feu vert pour la diffusion

*L’utilisateur

respecte les procédures (techniques et administratives)
Les qualités d’un gestionnaire de documents efficace

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Esprit d’analyse
E i d’
l
Organisé - Rigoureux
Innovateur
Respectueux des Échéanciers
Capable de travailler sous pression
Cohérent - Souci du détail
Curieux et discret
Bonne connaissance d l grammaire f
B
i
de la
i française
i
Connaît les lois, règlements et procédures
Fait connaître les bonnes pratiques de la GED
Recommandations / Réflexion !
Analyser les besoins
Planifier le projet de GED
Définir la
Défi i l gouverne d l G ti de l d
de la Gestion d la documentation
t ti
Définir et garder un langage commun
Se doter de politiques, de procédures
Évaluer le nombre de ressources humaines requis – définir les rôles
rôles,
responsabilités et tâches
Support de la direction : RH, $, TI
pp
,
Rigueur dans le contrôle / qualité et respect de l’échéancier
Quelques outils nécessaires !
• Versions récentes et complètes de tous les outils
q
(Microsoft, Autocad et autres)
)
informatiques (
• Un système de gestion de la documentation performant
facilitant l’é h
f ilit t l’échange d’i f
d’information
ti
• Capacité de serveur adéquate
• Un système de prises de copies de sécurité (fréquence)
• U t è b support i f
Un très bon
t informatique
ti
Mise en place de la GED
Avoir une vue d’ensemble de la situation
L’analyse des besoins
L’
l
d b
i

Établir le diagnostic – identifier les risques
g
q
Comment :

Identifier …

•

les problématiques

•

la documentation non liée à la mission / au projet

•

la connaissance des lois applicables

•

la cohérence des politiques et procédures
Mise en place de la GED (2)

Établir le diagnostic – la suite
É
Comment :

Identifier les points forts, les points faibles
Analyser le facteur humain
Faire l’analyse des parties prenantes
• leur influence favorable ou défavorable
• bonnes et mauvaises pratiques
Faire le bilan des ressources disponibles :
• Ressources humaines
• Ressources budgétaires
• Ressources informationnelles
Mise en place de la GED (3)

Observer les pratiques de cueillette et de diffusion de l’information
Comment :

Faire l’inventaire de la documentation
Faire un diagnostic des systèmes en place
Faire l’analyse des méthodes de diffusion
l analyse
Faire l’analyse des environnements «interne et externe»

Pourquoi :
q

•
•
•
•

Avoir l heure juste
l’heure
Cibler l’écart
Supports utilisés
Savoir où l’on est - où l’on va !
Mise en place de la GED (4)

Faire état de la situation à la Direction
Proposer un plan d’action
Définir l’envergure du projet (la portée, le scope)

Ce que j «veux faire» et ce que «peux faire»
q je
q
p
Un projet en phases ?
Mise en place de la GED (5)

Faire approuver la solution retenue
par la Direction - le C.A.

Communiquer la solution retenue aux parties prenantes
Mettre en place un plan de communication
Mise en place de la GED (6)

Planifier le projet
Établir le Plan de
É bli l Pl d projet d’i l
j d’implantation d la GED
i de l
Établir un plan d’action : (Str ct re de découpage-WBS)
n
(Structure
déco page WBS)
• Analyse de la masse documentaire – inventaire
• Plan de classification
• Calendrier de conservation
• Échéancier
• RH $ TI
RH, $,
• Structure des documents – gabarits
• Plan qualité, plan de gestion des risques
• Plan de communication
• Plan de formation
y
• Définir la fiche de métadonnées essentielle au système GED
Catégoriser l’information
l information
L’indexation : un outil essentiel du contrôle qualité en GED
de at o u out esse t e
co t ô e qua té e G
Définir la fiche de métadonnées

–
–
–
–
–
–
–
–

Chemin d’accès
Classification
Objet
Obj
Mots-clés
Domaine d’activités
Date d’ouverture du dossier
Date de fermeture du dossier
Date de création, d’approbation

− Limite d’accès
− Règle de conservation (durée, cycle de vie)
− Dé
Détenteur principal
i i l
− Délai de conservation
− Numéro de la règle
− Statut archivistique : actif, semi-actif,
archivé (conservation permanente)
− Statut de la révision
LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET
SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le plan de classification : Obligation pour le secteur public /
Recommandation pour le secteur privé
«1. La présente loi s'applique aux documents détenus p un organisme
p
pp q
par
g
public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée
par l'organisme public ou par un tiers.»
« Un organisme public doit classer ses documents de manière à en
permettre le repérage. »
Catégoriser l’information
au cours des phases du projet : les outils indispensables

Le plan de classification
Définition −

Outil qui définit la structure de classification des
documents
d
t

Comment :

un ordre logique hiérarchique (général au particulier)
logique,
représentant les activités de l’entreprise

Les avantages •
•
•
•
•
•

Repérage
Accès à l’information (secteur public)
Recherche d’information
Sécurité
Traçabilité
Intégrité
Plan de classification
Structure de l’information

65 000
65 200

RESSOURCES INFORMATIONNELLES
GESTION DE L'INFORMATION
65 210

Accès à l'information et protection des
renseignements personnels (PRP)
65 211

Demandes d'accès à
l'information et protection des
renseignements personnels
g
p
Index pour les nuls
PLAN DE CLASSIFICATION - INDEX
Mots-clés
Titre d l de l
Tit du plan d classification
ifi ti

Code de classification

Accès l’information
A è à l’i f
ti
Accès à l’information et protection des renseignements personnels

65 210

Accessibilité
Accessibilité aux services
Accessibilité aux édifices

35 410
90 421
Comment nommer un fichier?
•

Répertoire projet CHUM – O
Ré
t i
j t
Organisation administrative
i ti
d i i t ti
20110214_GED_Plan de classification_R00

•

Répertoire projet CHUM – Compte-Rendu
20131010_COR-CHUM_Atelier – Documentation_R00

•

Répertoire projet – Ingénierie - Structure
CHUM PL D 01 22 ST 00001_Bâtiment
CHUM-PL-D-01-22-ST-00001 Bâtiment D - Structure – Acier R02
Acier_R02
Loi sur les archives
obligations des organismes publics
Le calendrier de conservation : Obligation pour le secteur public /
Recommandation pour le secteur privé
«7. Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui
détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents
actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière
permanente et l
lesquels sont éli i é 1983 c. 38 a. 7.
l
éliminés. 1983, 38,
«8. Un organisme public visé aux paragraphes 1° ou 3° de l'annexe doit, conformément
au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales son
règlement
l approbation
calendrier de conservation et chacune de ses modifications.»
« Les organismes publics visés aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe adoptent une
4
7
l annexe
politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. Bibliothèque et Archives
nationales peut les conseiller en cette matière. » (L.R.Q., A-21.1, article 6.)
Les avantages !

• Assure la bonne gestion de la révision en cours
• Facilite le temps de recherche p
p
pour les utilisateurs
• Permet de faire des statistiques rapidement (%)
Les bonnes pratiques en GED
De la conception, la diffusion à la conservation
Les impacts :
• Assure la traçabilité, l’accessibilité et la sécurité
• Facilite la production des différents rapports, registres, etc.
• Favorise l’application de la méthodologie et outils en gestion
de projet
• Permet la gestion du cycle de vie de la documentation
• Favorise l’intégrité et la transparence
Impacts positifs des bonnes pratiques en GED
Conception - Diffusion - Conservation
Impacts sur les coûts et les délais

• Favorise la prise de décision
• Diminue les coûts en RH et les délais de production
• Améliore la qualité des rapports de performance
POURQUOI ?
Un projet de gestion électronique de document !

•

Assure la pérennité de l’Information (cycle de vie)

•

Assure la Conservation des Documents essentiels

•

Facilite le Transfert des documents aux archives

•

Assure la Mémoire du Projet

•

Permet de Bénéficier des leçons apprises

•

Impact sur l’environnement

•

Facilite la Fermeture du Projet
LOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIES
DE L'INFORMATION

Respect d l V l
R
de la Valeur j idi
juridique d d
des documents
• S’ils comportent la même information
S ils
• Si l’intégrité de chacun d’eux est assurée
• S’ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent
• L’un peut remplacer l’autre et ils peuvent être utilisés simultanément
p
p
p
ou en alternance
• Ces documents peuvent être utilisés aux mêmes fins (L R Q C 1 1)
L.R.Q., C-1.1)
article 9.)
LA SIGNATURE NUMÉRIQUE
POUR ÊTRE VALIDE, LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DOIT
VALIDE
OBLIGATOIREMENT :
•

Permettre à une personne de manifester son consentement

•

Identifier la personne qui signe

•

Assurer l’intégrité du document

•

Assurer le lien entre la personne et le document

*La numérisation doit être réalisée selon les normes établies (Réf. BANQ)
Gérer les préoccupations
Prévenir les risques
En changement
L Importance
L’Importance de gérer l’impact humain !
l impact

Gérer les préoccupations
au cours d l’implantation de la GED
de l’i l t ti d l
Conclusion
• Ê
Êtes-vous de ceux qui…
– 40 % des heures travaillées à chercher de l’information
– 70 % des documents produits existent déjà totalement
ou partiellement
– 80 % de l’information produite n’est pas
gérée selon les bonne pratiques
Quelques sites d’intérêt
d intérêt

•
•
•
•
•

www.banq.qc.ca
qq
www.archivistes.qc.ca
www.notarius.com
www notarius com
www.oiq.qc.ca
www3.publicationsduquebec.gouv.qc.ca
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Gestion documentaire d’un grand projet par l’exemple du CHUM, un projet en soi!

  • 1. « Gestion documentaire d’un grand g projet par l’exemple du CHUM, un projet en soi! » Projet de modernisation du nouveau CHUM j Par : Julie LeBlanc, Gestionnaire de document Danielle Dufour Gestionnaire de document Dufour, Jean Martel, ing. PMP, directeur – Équipe maître de gestion de projet
  • 2. RÉSUMÉ DE LA PRÉSENTATION On O dit souvent que l gestion d projet se résume à 90% d communication…Le PMBOK t la ti de j t é de i ti L prévoit un chapitre spécialement pour ce domaine de connaissance : « La gestion des communications d’un projet ». La diffusion de l’information prend toute sa place pour les parties prenantes d’un projet qui désirent disposer rapidement d’une quantité souvent impressionnante d’information en temps voulu. Dans le cadre d’un méga projet du type du CHUM, nos conférenciers (ères) vous présenteront les outils et techniques de diffusion de l’information : –Compétences en communication (Responsabilités de l’émetteur et du récepteur) –Systèmes de collecte et récupération des informations (base de données électronique) –Méthodes de diffusion de l’information (accès partagé aux bases de données électroniques) Méthodes l information
  • 3. Diffusion de l information l’information DÉFINITION selon PMBOK É Processus permettant de mettre les informations nécessaires à la disposition des parties prenantes du projet en temps voulu.
  • 4. PPP OU CONVENTIONNEL ? CHUM: Modèle en PPP complet • • • • Financement Conception Construction Opération 30 ans CRCHUM Phase I • Signature le 26 mai 2010 et livraison le 30 septembre 2013 g p CHUM Phases II et III (juin 2011 à mars 2020) • Phase II avril 2016 (entre phases II et III: démolition Saint-Luc / Saint Luc transfert Hôtel-Dieu et Notre-Dame)
  • 5. LE CHUM C’EST QUOI ? CHUM, C EST CHUM             12 435 employés dont 916 médecins 1615 chercheurs, investigateurs, étudiants, stagiaires 510 bénévoles 330 000 m2 brut (135 000 m2 net) 772 lits 39 salles d’opération 6 pa o s d s c s pavillons distincts 8500 locaux Système de Transport Automatisé (véhicules autoguidés) 23 étages hors-sol g 4 étages sous-sol 1354 places de stationnement intérieur CRCHUM      3000 employés dont 2000 du CHUM 400 chercheurs 400 étudiants 69 000 m2 2 pavillons (6 et 16 étages)
  • 6. BUDGET DU CHUM EN RÉSUMÉ – B d t CRCHUM : Budget • Pour la construction PPP : 425 M$ • Autres (équipement, honoraires divers, etc.) : 494 M$ – Budget CHUM : • Pour la construction PPP : 2 G$ $ • Autres (équipement, honoraires divers, etc.) : 2.8 G$
  • 7. RAPPEL DES PROCESSUS DE GESTION DES COMMUNICATIONS selon le PMBOK • Démarrage • Planification – Planification des communications • Exécution – Diffusion de l’information • Surveillance et maîtrise – Établissement du rapport d’avancement – Gestion des parties prenantes • Clôture du projet Ces processus interagissent entre eux ainsi qu’avec les processus qu avec des autres domaines de connaissance
  • 8. PPP P LES ACTEURS ET PARTENAIRES  CHUM et CRCHUM (clients utilisateurs et décideurs du produit)  Infrastructures Québec (IQ)  MSSS Bureau du Directeur Exécutif (DE)  Certificateur indépendant (CI)  P j tC (Si ProjetCo (Signataires d contrat et t i du t t t maintien des actifs)  CJV (« construction joint venture ») ( )  Gestionnaire de projet (GP) et Équipes Maîtres C Consultants externes lt t t
  • 9. Attentes Gouvernementales Entre autres… Le processus de réalisation des CHU doit être rigoureux, transparent et discipliné t t t di i li é Quantité de d Q tité d documentation : t ti CRCHUM: +/- 125 000 CHUM: / 00 CHUM +/- 500 000 D’où l’importance d’une saine gestion documentaire !
  • 10. ORGANIGRAMME HAUT NIVEAU CHUM & CRCHUM – ORGANIGRAMME FONCTIONNEL DES COMMUNICATIONS
  • 11. Un brin d’Histoire ! Certains de vous ont connu…
  • 12. On est parti de la dactylo, au Macintosh, au Blackberry, au Iphone et ce n’est qu’un début !
  • 13. Il y a vingt ans, il n’y avait pas de centralisation de l’information La Révolution informatique est arrivée ! On a fait du chemin depuis ce temps-là !
  • 14. La GED est devenue essentielle dans le monde d’aujourd’hui • La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et g g gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation • Elle Ell prend en compte l b d t le besoin d d i des documents selon l t l leur cycle d vie, d l de i de la création à l’archivage, en passant par la gestion des différentes versions • Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition (création) classement conservation et diffusion (création), classement,
  • 15. Défi et enjeu ! Le défi quant au processus des communications en démarrage d’ grand projet repose sur un enjeu majeur : dé d’un d j t j j • la capacité des gestionnaires de projet de définir les balises claires permettant d’assurer : – la qualité de la gestion de l’information – la qualité de gestion de la documentation
  • 16. Une réflexion préalable s’impose ! La L connaissance et l’ i t l’appropriation i ti des bonnes pratiques de gestion d’information Démarrage Planification Exécution E é ti – contrôle-maîtrise t ôl ît i Clôture du projet Qui informer ? De quoi informer ? Quand informer ? Q di f Comment informer ? Accorder l’importance requise à la source même de l’Information : la Documentation
  • 17. Quelques statistiques ! • Selon la firme américaine de recherche et d’analyse Gartner – 40 % des heures travaillées son perdues à chercher p de l’information – 70 % des documents produits existent déjà totalement ou partiellement – 80 % de l’information produite n’est pas gérée selon les bonnes pratiques l b ti
  • 18. Comment retrouver un document en deux minutes Le temps c’est de l’argent ! Il f t s’assurer : faut ’ – que seu e la de è e version du docu e t est ce e e c cu at o seule a dernière e s o document celle en circulation – que la recherche des documents soit rapide et efficace – que toute l’information soit disponible en temps réel aux personnes visées – que le système implanté permette les recherches poussées à l’aide de mots-clés – que l système assure l confidentialité d’un document, s’il y a li le tè la fid ti lité d’ d t ’il lieu
  • 19. Une culture à partager – Une image corporative ! Développer une culture organisationnelle axée sur : • Des pratiques communes de gestion de la documentation et de l’information l information • D’où l’importance de définir un langage commun : Dans l’ D l’ensemble d la documentation bl de l d t ti Dans tout système de Gestion électronique des documents Comment ? • En faire un projet d’entreprise • Impliquer les parties prenantes • Gérer le changement
  • 20. La Gestion Électronique des Documents Révolution ou Solution ? Gérer le changement de pratiques des parties prenantes – – – – Qui? Comment? Quand ? Pourquoi? L’importance de la Gouvernance en GED
  • 21. Qui fait Quoi en GED ! Clarifier les rôles - la Gouvernance La Direction définit la structure de gouvernance approuve le projet - supporte les parties prenantes Le Rédacteur adapte le contenu aux destinataires Équipe - GED assure le contrôle de la qualité documentaire conseille la direction gère les gabarits (approuvés par la direction, le C.A.) gère le cycle de vie gère les opérations - terrain Approbateur donne le feu vert pour la diffusion *L’utilisateur respecte les procédures (techniques et administratives)
  • 22. Les qualités d’un gestionnaire de documents efficace • • • • • • • • • • Esprit d’analyse E i d’ l Organisé - Rigoureux Innovateur Respectueux des Échéanciers Capable de travailler sous pression Cohérent - Souci du détail Curieux et discret Bonne connaissance d l grammaire f B i de la i française i Connaît les lois, règlements et procédures Fait connaître les bonnes pratiques de la GED
  • 23. Recommandations / Réflexion ! Analyser les besoins Planifier le projet de GED Définir la Défi i l gouverne d l G ti de l d de la Gestion d la documentation t ti Définir et garder un langage commun Se doter de politiques, de procédures Évaluer le nombre de ressources humaines requis – définir les rôles rôles, responsabilités et tâches Support de la direction : RH, $, TI pp , Rigueur dans le contrôle / qualité et respect de l’échéancier
  • 24. Quelques outils nécessaires ! • Versions récentes et complètes de tous les outils q (Microsoft, Autocad et autres) ) informatiques ( • Un système de gestion de la documentation performant facilitant l’é h f ilit t l’échange d’i f d’information ti • Capacité de serveur adéquate • Un système de prises de copies de sécurité (fréquence) • U t è b support i f Un très bon t informatique ti
  • 25. Mise en place de la GED Avoir une vue d’ensemble de la situation L’analyse des besoins L’ l d b i Établir le diagnostic – identifier les risques g q Comment : Identifier … • les problématiques • la documentation non liée à la mission / au projet • la connaissance des lois applicables • la cohérence des politiques et procédures
  • 26. Mise en place de la GED (2) Établir le diagnostic – la suite É Comment : Identifier les points forts, les points faibles Analyser le facteur humain Faire l’analyse des parties prenantes • leur influence favorable ou défavorable • bonnes et mauvaises pratiques Faire le bilan des ressources disponibles : • Ressources humaines • Ressources budgétaires • Ressources informationnelles
  • 27. Mise en place de la GED (3) Observer les pratiques de cueillette et de diffusion de l’information Comment : Faire l’inventaire de la documentation Faire un diagnostic des systèmes en place Faire l’analyse des méthodes de diffusion l analyse Faire l’analyse des environnements «interne et externe» Pourquoi : q • • • • Avoir l heure juste l’heure Cibler l’écart Supports utilisés Savoir où l’on est - où l’on va !
  • 28. Mise en place de la GED (4) Faire état de la situation à la Direction Proposer un plan d’action Définir l’envergure du projet (la portée, le scope) Ce que j «veux faire» et ce que «peux faire» q je q p Un projet en phases ?
  • 29. Mise en place de la GED (5) Faire approuver la solution retenue par la Direction - le C.A. Communiquer la solution retenue aux parties prenantes Mettre en place un plan de communication
  • 30. Mise en place de la GED (6) Planifier le projet Établir le Plan de É bli l Pl d projet d’i l j d’implantation d la GED i de l Établir un plan d’action : (Str ct re de découpage-WBS) n (Structure déco page WBS) • Analyse de la masse documentaire – inventaire • Plan de classification • Calendrier de conservation • Échéancier • RH $ TI RH, $, • Structure des documents – gabarits • Plan qualité, plan de gestion des risques • Plan de communication • Plan de formation y • Définir la fiche de métadonnées essentielle au système GED
  • 31. Catégoriser l’information l information L’indexation : un outil essentiel du contrôle qualité en GED de at o u out esse t e co t ô e qua té e G Définir la fiche de métadonnées – – – – – – – – Chemin d’accès Classification Objet Obj Mots-clés Domaine d’activités Date d’ouverture du dossier Date de fermeture du dossier Date de création, d’approbation − Limite d’accès − Règle de conservation (durée, cycle de vie) − Dé Détenteur principal i i l − Délai de conservation − Numéro de la règle − Statut archivistique : actif, semi-actif, archivé (conservation permanente) − Statut de la révision
  • 32. LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Le plan de classification : Obligation pour le secteur public / Recommandation pour le secteur privé «1. La présente loi s'applique aux documents détenus p un organisme p pp q par g public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.» « Un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. »
  • 33. Catégoriser l’information au cours des phases du projet : les outils indispensables Le plan de classification Définition − Outil qui définit la structure de classification des documents d t Comment : un ordre logique hiérarchique (général au particulier) logique, représentant les activités de l’entreprise Les avantages • • • • • • Repérage Accès à l’information (secteur public) Recherche d’information Sécurité Traçabilité Intégrité
  • 34. Plan de classification Structure de l’information 65 000 65 200 RESSOURCES INFORMATIONNELLES GESTION DE L'INFORMATION 65 210 Accès à l'information et protection des renseignements personnels (PRP) 65 211 Demandes d'accès à l'information et protection des renseignements personnels g p
  • 35. Index pour les nuls PLAN DE CLASSIFICATION - INDEX Mots-clés Titre d l de l Tit du plan d classification ifi ti Code de classification Accès l’information A è à l’i f ti Accès à l’information et protection des renseignements personnels 65 210 Accessibilité Accessibilité aux services Accessibilité aux édifices 35 410 90 421
  • 36. Comment nommer un fichier? • Répertoire projet CHUM – O Ré t i j t Organisation administrative i ti d i i t ti 20110214_GED_Plan de classification_R00 • Répertoire projet CHUM – Compte-Rendu 20131010_COR-CHUM_Atelier – Documentation_R00 • Répertoire projet – Ingénierie - Structure CHUM PL D 01 22 ST 00001_Bâtiment CHUM-PL-D-01-22-ST-00001 Bâtiment D - Structure – Acier R02 Acier_R02
  • 37. Loi sur les archives obligations des organismes publics Le calendrier de conservation : Obligation pour le secteur public / Recommandation pour le secteur privé «7. Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et l lesquels sont éli i é 1983 c. 38 a. 7. l éliminés. 1983, 38, «8. Un organisme public visé aux paragraphes 1° ou 3° de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales son règlement l approbation calendrier de conservation et chacune de ses modifications.» « Les organismes publics visés aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe adoptent une 4 7 l annexe politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. Bibliothèque et Archives nationales peut les conseiller en cette matière. » (L.R.Q., A-21.1, article 6.)
  • 38. Les avantages ! • Assure la bonne gestion de la révision en cours • Facilite le temps de recherche p p pour les utilisateurs • Permet de faire des statistiques rapidement (%)
  • 39. Les bonnes pratiques en GED De la conception, la diffusion à la conservation Les impacts : • Assure la traçabilité, l’accessibilité et la sécurité • Facilite la production des différents rapports, registres, etc. • Favorise l’application de la méthodologie et outils en gestion de projet • Permet la gestion du cycle de vie de la documentation • Favorise l’intégrité et la transparence
  • 40. Impacts positifs des bonnes pratiques en GED Conception - Diffusion - Conservation Impacts sur les coûts et les délais • Favorise la prise de décision • Diminue les coûts en RH et les délais de production • Améliore la qualité des rapports de performance
  • 41. POURQUOI ? Un projet de gestion électronique de document ! • Assure la pérennité de l’Information (cycle de vie) • Assure la Conservation des Documents essentiels • Facilite le Transfert des documents aux archives • Assure la Mémoire du Projet • Permet de Bénéficier des leçons apprises • Impact sur l’environnement • Facilite la Fermeture du Projet
  • 42. LOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION Respect d l V l R de la Valeur j idi juridique d d des documents • S’ils comportent la même information S ils • Si l’intégrité de chacun d’eux est assurée • S’ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent • L’un peut remplacer l’autre et ils peuvent être utilisés simultanément p p p ou en alternance • Ces documents peuvent être utilisés aux mêmes fins (L R Q C 1 1) L.R.Q., C-1.1) article 9.)
  • 43. LA SIGNATURE NUMÉRIQUE POUR ÊTRE VALIDE, LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DOIT VALIDE OBLIGATOIREMENT : • Permettre à une personne de manifester son consentement • Identifier la personne qui signe • Assurer l’intégrité du document • Assurer le lien entre la personne et le document *La numérisation doit être réalisée selon les normes établies (Réf. BANQ)
  • 44. Gérer les préoccupations Prévenir les risques En changement L Importance L’Importance de gérer l’impact humain ! l impact Gérer les préoccupations au cours d l’implantation de la GED de l’i l t ti d l
  • 45. Conclusion • Ê Êtes-vous de ceux qui… – 40 % des heures travaillées à chercher de l’information – 70 % des documents produits existent déjà totalement ou partiellement – 80 % de l’information produite n’est pas gérée selon les bonne pratiques
  • 46. Quelques sites d’intérêt d intérêt • • • • • www.banq.qc.ca qq www.archivistes.qc.ca www.notarius.com www notarius com www.oiq.qc.ca www3.publicationsduquebec.gouv.qc.ca