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La valeur ajoutée d’une analyse
  d’impact sur les affaires (AIA) :
quand la gestion de projet croise la
      continuité des affaires !
Agenda de la rencontre



• Impacts: continuité des affaires vs gestion de projet

• Qu’est-ce que la continuité des affaires?

• Qu’est-ce que l’analyse d’impact sur les affaires?

• Comment faire bénéficier la gestion de projet des
  extrants et de la méthode de l’analyse d’impact sur les
  affaires?




                                                            PAGE 1
Qu’est-ce qu’un impact?


• En gestion de projet, les impacts sont surtout reliés à ce
  qui influence le projet:
   – Parties prenantes internes et externes;
   – Environnement et contexte;
   – Risques et changements.


• En continuité des affaires, on:
   – Regarde l’impact des crises, décisions et projets sur les
     activités critiques liées à la survie de l’organisation;
   – Ne voit souvent pas les projets comme des activités
     critiques car trop ponctuels, variables et imprévisibles.

                                                                 PAGE 2
Effets pervers de cette différence



• L’organisation peut subir des conséquences négatives
  pendant le projet;
• L’organisation peut découvrir des conséquences
  négatives suite à l’implantation du projet;
• L’organisation peut oublier de prendre le projet en
  considération lors de son AIA et ne pas lui prévoir de
  solution de relève en cas de crise.

       D’où l’importance d’en connaître plus
           sur la continuité des affaires!

                                                           PAGE 3
Qu’est-ce que la continuité des
                                                   affaires?


• Capacité stratégique et tactique d’une organisation de
  planifier pour et de répondre à une crise ou une
  interruption des opérations, dans l’objectif de maintenir
  ces dernières à un niveau acceptable et prédéterminé;

• Processus holistique se basant sur une bonne
  compréhension des organisations et sur l’intégration de
  réflexes de résilience et de gestion de crise aux
  opérations quotidiennes, afin que le tout soit intériorisé
  en tant que nouvelle culture.



                                                           PAGE 4
La continuité des affaires, ça sert à
                                                        quoi?
• Augmenter la résilience et la capacité de relève face aux
  crises, transformations et projets;
• Mieux coordonner et communiquer en cas de crise;
• Assurer la pérennité et préserver la notoriété;
• Protéger les acquis des clients et partenaires;
• Répondre aux obligations réglementaires / conformité;
• Obtenir des gains en termes de vente ou marketing;
• Obtenir une réduction des coûts d’assurance.




                                                           PAGE 5
Qu’est-ce que la continuité des
                                                               affaires?




Source: BS 25999-1:2006 Code of Practice, Figure 1: BCM Life Cycle


                                                                     PAGE 6
Qu’est-ce que l’analyse d’impact sur
                                                les affaires?


• Processus systématique à la base de la continuité des
  affaires;
• Permet d’obtenir et d’analyser l’information propre aux
  fonctions et processus critiques afin de déterminer
  comment l’organisation serait impactée si ces derniers
  étaient interrompus;
• S’exécute par le biais d‘entrevues et d’ateliers avec les
  employés, les gestionnaires et la haute direction.




                                                            PAGE 7
L’analyse d’impact sur les affaires,
                                              ça sert à quoi?


• Identifier les fonctions critiques et leur objectif (temporel)
  de relève;
• Identifier les risques potentiels auxquels l’entreprise
  s’expose;
• Faire ressortir les obligations de l’organisation;
• Identifier les interdépendances critiques;
• Fournir de l’information quant aux stratégies de relève et
  moyens de mitigation à implanter.



                                                             PA GE 8
Bénéfices de l’AIA pour la gestion
                                                       de projet

• La collecte de données peut supporter les gestionnaires
  de projet dans les phases cruciales, dont:
    –   Initiation: évaluer la faisabilité du projet et la définition
        de la portée à haut niveau;
    –   Planification: définir les besoins d’affaires identifiés, la
        portée plus précise, l’analyse des risques, estimer les
        besoins et types de ressources, planifier les échéanciers;
    –   Contrôle: évaluer et gérer les demandes de
        changement.
• Une entreprise qui possède un programme de continuité
  des affaires et qui tient son AIA à jour fournit un excellent
  outil de référence aux gestionnaires de projet et PMO.


                                                                  PAGE 9
Exemple de bénéfices de l’AIA pour
                                         la gestion de projet

Une entreprise décide de centraliser ses opérations,
groupes et fonctions en un seul site par souci d’efficacité et
enclenche un projet de déménagement massif.
Un tel projet:
•Est toujours complexe;

•Demande beaucoup de ressources, gens et équipements;

•Implique de faire accepter ce changement (gestion du
changement est donc cruciale);
•Nécessite de bien comprendre ce que le projet aura comme
impact(s) et ce, à tous les niveaux (fonctions, gens, équipes).


                                                                  PAGE 10
Bénéfices de l’AIA pour la gestion
                                                      de projet

• L’ AIA contribuera à définir la portée du projet :
   – Qui ? Quand? Comment?
   – Comment diminuer les coûts opérationnels et garder le
     niveau de service (ex: maintien du service à la clientèle en
     mode dégradé)?
   – Choisir si le service doit être maintenu durant les
     interruptions d’équipements.
   – Quelles sont nos obligations contractuelles?
   – Les plans de relève doivent-ils être revus ?

L’AIA est un outil indispensable, tant pour les gestionnaires
   de projet que pour les membres de l’exécutif, qui doivent
                 prendre de bonnes décisions.
                                                               PAGE 11
Comment faire une analyse
                                     d’impact sur les affaires
Pour chaque fonction d’une unité d’affaires:
• Nombre d’employés et lieux de travail habituels;
• Horaire d’affaires et périodes de pointe;
• Outils de communications, applications et données vitales;
• Besoins quant aux copies de sauvegarde et plans de relève;
• Autres types d’outils nécessaires (ex: imprimante, cellulaire);
• Interdépendances internes et externes, en intrant et extrant;
• Impacts d’une interruption : financiers, légaux,
  réglementaires, opérationnels, image, niveau de service, etc.


   En bout de ligne.. un objectif de temps de relève maximal

                                                               PAGE 12
Critères de succès


•   La décision pour l’organisation de conduire une telle analyse devrait
    suivre le cadre normal de tout bon projet
      Initiation              Planification              Exécution

                                                               • Gérer l’analyse
• Développement de la portée                                   • Capturer les données via des
                             • Bâtir le plan
•Analyse de coûts
                             • Définition plus précise de la   sessions de travail avec les
                             portée                            intervenants
                             • Définition des activités        • Valider les informations
                             • Estimation des ressources,      • Présenter les statuts
                             efforts                           d’avancements
                             • Budget
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Critères de succès


                   Contrôle                         Clôture

            • Assurer que le temps, les coûts
            et la qualité sont toujours
                                           • Remise du rapport final incluant
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                                           actions recommandées,
            repositionne
                                           investissments nécessaires

                                           • Établir le plan d’action




•   Autant l’AIA est bénéfique à la gestion de projet, autant la gestion de
    projet apporte une structure et une méthodologie nécessaires à la mise
    en place d’une bonne pratique de l’AIA.


                                                                                PAGE
Conclusion


Critères de succès communs:
• Se baser sur l’intégration des réflexions aux opérations
  quotidiennes des organisations en s’assurant que le tout soit
  intériorisé, communiqué et compris;
• Afin de valider que les processus et solutions mis en place
  soient efficaces et opérationnels, ils sont adaptés à la culture
  organisationnelle et de chacun des départements;
• Il est important que l’ensemble du personnel soit impliqué
  dans les démarches, qu’il s’agisse des employés, des
  membres de la haute direction ou des parties prenantes
  externes critiques.



                                                                PAGE

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La valeur ajoutée d'une analyse d'impacts sur les affaires : quand la gestion de projet croise la continuité des affaires

  • 1. La valeur ajoutée d’une analyse d’impact sur les affaires (AIA) : quand la gestion de projet croise la continuité des affaires !
  • 2. Agenda de la rencontre • Impacts: continuité des affaires vs gestion de projet • Qu’est-ce que la continuité des affaires? • Qu’est-ce que l’analyse d’impact sur les affaires? • Comment faire bénéficier la gestion de projet des extrants et de la méthode de l’analyse d’impact sur les affaires? PAGE 1
  • 3. Qu’est-ce qu’un impact? • En gestion de projet, les impacts sont surtout reliés à ce qui influence le projet: – Parties prenantes internes et externes; – Environnement et contexte; – Risques et changements. • En continuité des affaires, on: – Regarde l’impact des crises, décisions et projets sur les activités critiques liées à la survie de l’organisation; – Ne voit souvent pas les projets comme des activités critiques car trop ponctuels, variables et imprévisibles. PAGE 2
  • 4. Effets pervers de cette différence • L’organisation peut subir des conséquences négatives pendant le projet; • L’organisation peut découvrir des conséquences négatives suite à l’implantation du projet; • L’organisation peut oublier de prendre le projet en considération lors de son AIA et ne pas lui prévoir de solution de relève en cas de crise. D’où l’importance d’en connaître plus sur la continuité des affaires! PAGE 3
  • 5. Qu’est-ce que la continuité des affaires? • Capacité stratégique et tactique d’une organisation de planifier pour et de répondre à une crise ou une interruption des opérations, dans l’objectif de maintenir ces dernières à un niveau acceptable et prédéterminé; • Processus holistique se basant sur une bonne compréhension des organisations et sur l’intégration de réflexes de résilience et de gestion de crise aux opérations quotidiennes, afin que le tout soit intériorisé en tant que nouvelle culture. PAGE 4
  • 6. La continuité des affaires, ça sert à quoi? • Augmenter la résilience et la capacité de relève face aux crises, transformations et projets; • Mieux coordonner et communiquer en cas de crise; • Assurer la pérennité et préserver la notoriété; • Protéger les acquis des clients et partenaires; • Répondre aux obligations réglementaires / conformité; • Obtenir des gains en termes de vente ou marketing; • Obtenir une réduction des coûts d’assurance. PAGE 5
  • 7. Qu’est-ce que la continuité des affaires? Source: BS 25999-1:2006 Code of Practice, Figure 1: BCM Life Cycle PAGE 6
  • 8. Qu’est-ce que l’analyse d’impact sur les affaires? • Processus systématique à la base de la continuité des affaires; • Permet d’obtenir et d’analyser l’information propre aux fonctions et processus critiques afin de déterminer comment l’organisation serait impactée si ces derniers étaient interrompus; • S’exécute par le biais d‘entrevues et d’ateliers avec les employés, les gestionnaires et la haute direction. PAGE 7
  • 9. L’analyse d’impact sur les affaires, ça sert à quoi? • Identifier les fonctions critiques et leur objectif (temporel) de relève; • Identifier les risques potentiels auxquels l’entreprise s’expose; • Faire ressortir les obligations de l’organisation; • Identifier les interdépendances critiques; • Fournir de l’information quant aux stratégies de relève et moyens de mitigation à implanter. PA GE 8
  • 10. Bénéfices de l’AIA pour la gestion de projet • La collecte de données peut supporter les gestionnaires de projet dans les phases cruciales, dont: – Initiation: évaluer la faisabilité du projet et la définition de la portée à haut niveau; – Planification: définir les besoins d’affaires identifiés, la portée plus précise, l’analyse des risques, estimer les besoins et types de ressources, planifier les échéanciers; – Contrôle: évaluer et gérer les demandes de changement. • Une entreprise qui possède un programme de continuité des affaires et qui tient son AIA à jour fournit un excellent outil de référence aux gestionnaires de projet et PMO. PAGE 9
  • 11. Exemple de bénéfices de l’AIA pour la gestion de projet Une entreprise décide de centraliser ses opérations, groupes et fonctions en un seul site par souci d’efficacité et enclenche un projet de déménagement massif. Un tel projet: •Est toujours complexe; •Demande beaucoup de ressources, gens et équipements; •Implique de faire accepter ce changement (gestion du changement est donc cruciale); •Nécessite de bien comprendre ce que le projet aura comme impact(s) et ce, à tous les niveaux (fonctions, gens, équipes). PAGE 10
  • 12. Bénéfices de l’AIA pour la gestion de projet • L’ AIA contribuera à définir la portée du projet : – Qui ? Quand? Comment? – Comment diminuer les coûts opérationnels et garder le niveau de service (ex: maintien du service à la clientèle en mode dégradé)? – Choisir si le service doit être maintenu durant les interruptions d’équipements. – Quelles sont nos obligations contractuelles? – Les plans de relève doivent-ils être revus ? L’AIA est un outil indispensable, tant pour les gestionnaires de projet que pour les membres de l’exécutif, qui doivent prendre de bonnes décisions. PAGE 11
  • 13. Comment faire une analyse d’impact sur les affaires Pour chaque fonction d’une unité d’affaires: • Nombre d’employés et lieux de travail habituels; • Horaire d’affaires et périodes de pointe; • Outils de communications, applications et données vitales; • Besoins quant aux copies de sauvegarde et plans de relève; • Autres types d’outils nécessaires (ex: imprimante, cellulaire); • Interdépendances internes et externes, en intrant et extrant; • Impacts d’une interruption : financiers, légaux, réglementaires, opérationnels, image, niveau de service, etc. En bout de ligne.. un objectif de temps de relève maximal PAGE 12
  • 14. Critères de succès • La décision pour l’organisation de conduire une telle analyse devrait suivre le cadre normal de tout bon projet Initiation Planification Exécution • Gérer l’analyse • Développement de la portée • Capturer les données via des • Bâtir le plan •Analyse de coûts • Définition plus précise de la sessions de travail avec les portée intervenants • Définition des activités • Valider les informations • Estimation des ressources, • Présenter les statuts efforts d’avancements • Budget • Plan de communication PAGE
  • 15. Critères de succès Contrôle Clôture • Assurer que le temps, les coûts et la qualité sont toujours • Remise du rapport final incluant respectés les constats, faiblesses, risques, • On valide, on questionne et on actions recommandées, repositionne investissments nécessaires • Établir le plan d’action • Autant l’AIA est bénéfique à la gestion de projet, autant la gestion de projet apporte une structure et une méthodologie nécessaires à la mise en place d’une bonne pratique de l’AIA. PAGE
  • 16. Conclusion Critères de succès communs: • Se baser sur l’intégration des réflexions aux opérations quotidiennes des organisations en s’assurant que le tout soit intériorisé, communiqué et compris; • Afin de valider que les processus et solutions mis en place soient efficaces et opérationnels, ils sont adaptés à la culture organisationnelle et de chacun des départements; • Il est important que l’ensemble du personnel soit impliqué dans les démarches, qu’il s’agisse des employés, des membres de la haute direction ou des parties prenantes externes critiques. PAGE