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CRISE SUR MON PROJET
Ma cause racine est un agent double !
Jean-Luc Salinas, PMP®
Gestion du
Changement
Gestion de
Risques
Gestion de
Projet
Gestion de
Crise
Avez-vous déjà fait de la … ?
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Ce qui vous attend !
Phase observation
Big Brother
Phase d’analyse
Diggy Diggy Hole
Plan
Go Habs Go !
Bilan du plan
And ...
0. LE CAS PRATIQUE
Mise en situation
4
Jean-Luc Salinas, PMP®
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LE cas pratique: Le commencement !
T1 T2 T3 T4
Le point de rupture !
CRISE ! Plan d’action
> 1 NOUVEAU CHEF
DE PROJET
20...
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Jean-Luc Salinas, PMP® en bref
' 82 2000 ' 172010 2015
2012. RESPONSABLE D’ÉQUIPE (7 PERS.)
SEP. 2012. CHEF DE PROJET (~...
SII
Directeur des
Opérations
Directeur
d’Agence
Responsable
Commerciale
Assurance
Qualité
Ressources
Humaines
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Responsabl...
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LE cas pratique: La découverte !
2
2B
T1 T2 T3 T4
Gain d’un nouveau
périmètre: +10 Ing.
GAIN
2A
1ère ALERTE
La qualité n...
1. PHASE D’OBSERVATION
Big Brother
9
Jean-Luc Salinas, PMP®
10
Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
ARRIVÉE
Nouveau chef de
projet annoncé
Crise: le d...
11
Crise: C’est quoi donc?
Une crise est une situation qui menace les buts essentiels des unités de prise de
décision, réd...
CA CHANGE
TOUT LE TEMPS
On ne fait que refaire et
refaire en permanence
les livrables…
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LES ÉQUIPES
SONT BONNES
La compe...
PMBOK (5ème): Gestion de la communication
13
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INTÉGRATION
PÉRIMÈTRE
TEMPS
COÛT
QUALITÉ
RESSOU...
Crise: L’effet « Œil de Sauron »
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PROJET
Le projet est le centre des attentions
15
LE cas pratique: Première analyse
Interne ExterneStatut du projet
• Compétences
• Échéancier
• Charge
• Coût / Marge
Li...
2. PHASE D’ANALYSE
Diggy Diggy Hole
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Jean-Luc Salinas, PMP®
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Point de convergence
avec le client et annonce
du plan d’action / audit
PLAN DE CRISE
Crise: L’analyse « externe »
Sept...
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Qualité des
documents
insuffisante
Batch
documentaire par
conf avec relecture
inter-doc
Processus
de relecture
insuffis...
L’analyse cause racine: Ishikawa
19
Qualité des
documents
insuffisante
SUPPORT
Changements de scope fréquents
(intrinsèque...
Point de convergence
avec le client et annonce
du plan d’action / audit
PLAN DE CRISE
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Crise: L’analyse « interne »
Sept...
21
Crise: L’analyse « interne »
Équipe
Mise en place d’une équipe: temps
plein/partiel, sous-charge et pic
Plan de charge
...
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UO: Le triple effet !
1
2
3
Début
prévu
Début
réel
SOUS-CHARGE
« RE-WORK »
Début
réel Changement
Début Fin
DIMENSIONNEM...
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Externe
Livrables Client
• Contenu
• Qualité
• Délai
CRISE
EXTERNE
Interne
Catalogue UO
• Variabilité
• Changement
• Di...
3. PLAN
Go Habs Go !
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Jean-Luc Salinas, PMP®
25
UN ENGAGEMENT COMMUN
LE CAPITAL HUMAIN
INVESTISSEMENTS
COÛTS
La gestion de crise: Ce que cela implique…
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Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
Analyse
cause racine
crise externe
Point de conver...
Qualité des
documents
insuffisante
Reconvergence
vers un niveau
de qualité
acceptable
L’analyse cause racine: Ishikawa
27
...
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Crise: le plan d’action – Externalisation
Encadrement Equipe SII:
• Proximité avec Chef de projet, Responsable d’Équipe...
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Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
Analyse
cause racine
crise externe
Point de conver...
4. BILAN DU PLAN
And the winner is ?
30
Jean-Luc Salinas, PMP®
PLAN DE CRISE
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Crise: « … Faites ce que vous dites ! »
Q1
CRISE !
CDP
Définition du process batch documentaire
Le « Resp...
32
Gérer « l’après-crise »
N’arrêtez pas vos initiatives et plan en cours à la
sortie de la crise !
• Faites des bilans de...
5. RÉTROSPECTIVE
L’identité secrète de l’agent double !
33
Jean-Luc Salinas, PMP®
34
Cause racine ? L’agent double ?
LA GESTION DE PROJET
« La non-maîtrise par les parties prenantes du fonctionnement d’un...
35
Gestion de crise: Les tuyaux d’Huggy
COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT EN INTERNE
• La crise? Donnez lui un nom ! > Rendez-la ré...
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COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT EN INTERNE
• La crise? Donnez lui un nom ! > Rendez-la réelle
• Ne pas la “minimiser”
• Ne pas...
Une organisation qui a su gérer une crise est une organisation
« gagnante »
• Une capacité de changement améliorée
• Des é...
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JEAN-LUC SALINAS
PMP®
www.siicanada.com
SII CANADA
Merci.
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Soirée corporative PMI-Montréal : Crise sur mon projet, ma cause racine est un agent double! par Jean-Luc Salinas

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Soirée corporative PMI-Montréal : Crise sur mon projet, ma cause racine est un agent double! par Jean-Luc Salinas

  1. 1. 1 CRISE SUR MON PROJET Ma cause racine est un agent double ! Jean-Luc Salinas, PMP®
  2. 2. Gestion du Changement Gestion de Risques Gestion de Projet Gestion de Crise Avez-vous déjà fait de la … ?
  3. 3. 3 Ce qui vous attend ! Phase observation Big Brother Phase d’analyse Diggy Diggy Hole Plan Go Habs Go ! Bilan du plan And the winner is ? LE cas pratique Mise en situation 02 01 03 04 05 Rétrospective L’identité secrète de l’agent double !
  4. 4. 0. LE CAS PRATIQUE Mise en situation 4 Jean-Luc Salinas, PMP®
  5. 5. 5 LE cas pratique: Le commencement ! T1 T2 T3 T4 Le point de rupture ! CRISE ! Plan d’action > 1 NOUVEAU CHEF DE PROJET 2012
  6. 6. 6 Jean-Luc Salinas, PMP® en bref ' 82 2000 ' 172010 2015 2012. RESPONSABLE D’ÉQUIPE (7 PERS.) SEP. 2012. CHEF DE PROJET (~15 PERS.) 2007. INGÉNIEUR AÉRONAUTIQUE 2011. RESPONSABLE D’ÉQUIPE (3 PERS.) MAR. 2015: CO-FONDATEUR RESPONSABLE DES OPÉRATIONS 2016 2003 2 55+
  7. 7. SII Directeur des Opérations Directeur d’Agence Responsable Commerciale Assurance Qualité Ressources Humaines 7 Responsable du Service 1 Resp. Activité 1 Resp. Activité 2 Resp. Activité 3 Resp. Activité 4 CLIENT Responsable du Service 2 Responsable du Département Resp. Activité 1 Resp. Activité 2 Resp. Activité 3 Resp. Activité 4 Resp. Activité 5 CLIENT Équipe 2AÉquipe 1 SERVICE 2SERVICE 1 Chef de Projet Équipe 2B LE cas pratique: Les parties prenantes
  8. 8. 8 LE cas pratique: La découverte ! 2 2B T1 T2 T3 T4 Gain d’un nouveau périmètre: +10 Ing. GAIN 2A 1ère ALERTE La qualité n’est pas toujours au rendez-vous Nouveau projet de R&D pour 2 Ing. GAIN 2A 2nde ALERTE La qualité et les dates de livraisons ne sont pas tenues Le point de rupture ! CRISE ! Plan d’action > RELECTURE PAR LA QUALITÉ Plan d’action > 1 SCRUM MASTER Plan d’action > 1 NOUVEAU CHEF DE PROJET Équipe 2AÉquipe 1 SERVICE 2SERVICE 1 Chef de Projet Équipe 2B 2A Passage du contrat en Unité d’Oeuvre UO
  9. 9. 1. PHASE D’OBSERVATION Big Brother 9 Jean-Luc Salinas, PMP®
  10. 10. 10 Sept. Oct. Nov. Dec. Le point de rupture CRISE ! Phase d’observation ARRIVÉE Nouveau chef de projet annoncé Crise: le début
  11. 11. 11 Crise: C’est quoi donc? Une crise est une situation qui menace les buts essentiels des unités de prise de décision, réduit le laps de temps disponible pour la prise de décision, et dont l'occurrence surprend les responsables. Charles Herman, 1972 Une crise est une menace sérieuse affectant les structures de base ou les valeurs et normes fondamentales d'un système social, qui – en situation de forte pression et haute incertitude – nécessite la prise de décisions cruciales. Uriel Rosenthal, 1986 Moment très difficile dans la vie de quelqu'un, d'un groupe, dans le déroulement d'une activité, etc. ; période, situation marquée par un trouble profond Larousse, dictionnaire de langue française PLUSIEURS PERSONNES LE TEMPS, UN FACTEUR CLÉ PÉRIODE DIFFICILE PRISE DE DÉCISION
  12. 12. CA CHANGE TOUT LE TEMPS On ne fait que refaire et refaire en permanence les livrables… 12 LES ÉQUIPES SONT BONNES La competence est là, le responsable de l’équipe est un expert. C’EST PAS GRAND CHOSE Il y a juste un manque de relecture et de suivi des livrables C’EST PAS NOUS On sait faire, c’est juste le client qui ne nous aime pas et qui nous fait des retours pour rien QUALITÉ ! L’équipe n’est pas au niveau et ne comprend pas la base du métier QUALITÉ, DÉLAI Jamais livré à temps et c’est avec beaucoup d’erreurs, énormes comme d’étourderies QUALITÉ, STOP ! Assez des plans d’actions, on veut que ca livre en délai et en qualité ! CLIENTL’ÉQUIPESII ??? CDP ON GÈRE ! Les livrables avancent bien, on va pouvoir livrer à temps, vu avec le client Phase d’observation
  13. 13. PMBOK (5ème): Gestion de la communication 13 41 35 51 33 27 31 21 45 35 25 INTÉGRATION PÉRIMÈTRE TEMPS COÛT QUALITÉ RESSOURCE HUMAINE COMMUNICATION RISQUE ACHAT PARTIES PRENANTES
  14. 14. Crise: L’effet « Œil de Sauron » 14 PROJET Le projet est le centre des attentions
  15. 15. 15 LE cas pratique: Première analyse Interne ExterneStatut du projet • Compétences • Échéancier • Charge • Coût / Marge Livrables Client • Contenu • Qualité • Délai GESTION DE LA CRISE CLIENT GESTION DE PROJET
  16. 16. 2. PHASE D’ANALYSE Diggy Diggy Hole 16 Jean-Luc Salinas, PMP®
  17. 17. 17 Point de convergence avec le client et annonce du plan d’action / audit PLAN DE CRISE Crise: L’analyse « externe » Sept. Oct. Nov. Dec. Le point de rupture CRISE ! Phase d’observation Analyse cause racine crise externe ARRIVÉE Nouveau chef de projet annoncé
  18. 18. 18 Qualité des documents insuffisante Batch documentaire par conf avec relecture inter-doc Processus de relecture insuffisant Manque de cohérence Workflow de relecture non capitalisé Compétences équipe insuffisantes Manque de cohésion et communication équipe Absence de responsabilisation équipe Manque d’engagement équipe Faiblesse animation et encadrement équipe Prise directe, Infantilisation Visual management adapté Difficulté à maintenir l’intégrité de la baseline des documents livrés Scope de conf changeant Nouveau leader d’équipe – point focal Client Analyse Qualité des remarques Réunions de capitalisation Checklist partagée Workflow commun à l’équipe pour la relecture document Renfort IQP Workflow relecture par document Relectures Experts Formations Experts Externalisation Colocalisation Analyse relation Cause/Effet/Remède
  19. 19. L’analyse cause racine: Ishikawa 19 Qualité des documents insuffisante SUPPORT Changements de scope fréquents (intrinsèque à l’activité) ENVIRONNEMENT MOYENS PROCESSUS Pas de baseline « batch » de documents Manque d’agilité sur les changements de scope Pas de point focal responsabilisé EQUIPE Animation collective de l’équipe déficiente Leadership faible Infantilisation
  20. 20. Point de convergence avec le client et annonce du plan d’action / audit PLAN DE CRISE 20 Crise: L’analyse « interne » Sept. Oct. Nov. Dec. Le point de rupture CRISE ! Phase d’observation Analyse cause racine crise externe Analyse projet interneARRIVÉE Nouveau chef de projet annoncé CRISE INTERNE Échéancier / Coût / Marge !
  21. 21. 21 Crise: L’analyse « interne » Équipe Mise en place d’une équipe: temps plein/partiel, sous-charge et pic Plan de charge Distribution des activités et corrélation avec les compétences Planning Répartition des activités avec les dépendances Charge Liste des activités avec leur charge associée Catalogue d’UOs = Unités Œuvre Centre de service: peu de flexibilité entre les différentes activités Environ 3000 activités dans 3 fichiers Excel ! 1 2 3Mode UO > Le triple effet !
  22. 22. 22 UO: Le triple effet ! 1 2 3 Début prévu Début réel SOUS-CHARGE « RE-WORK » Début réel Changement Début Fin DIMENSIONNEMENT Fin réel
  23. 23. 23 Externe Livrables Client • Contenu • Qualité • Délai CRISE EXTERNE Interne Catalogue UO • Variabilité • Changement • Dimensionnement CRISE INTERNE Plan: Que faire donc !
  24. 24. 3. PLAN Go Habs Go ! 24 Jean-Luc Salinas, PMP®
  25. 25. 25 UN ENGAGEMENT COMMUN LE CAPITAL HUMAIN INVESTISSEMENTS COÛTS La gestion de crise: Ce que cela implique…
  26. 26. 26 Sept. Oct. Nov. Dec. Le point de rupture CRISE ! Phase d’observation Analyse cause racine crise externe Point de convergence avec le client et annonce du plan d’action / audit PLAN DE CRISE ARRIVÉE Nouveau chef de projet annoncé Crise: « Dites ce que vous faites… » Analyse projet interne CRISE INTERNE Échéancier / Coût / Marge !
  27. 27. Qualité des documents insuffisante Reconvergence vers un niveau de qualité acceptable L’analyse cause racine: Ishikawa 27 SUPPORT Changements de scope fréquents (intrinsèque à l’activité) ENVIRONNEMENT MOYENS PROCESSUS Pas de baseline « batch » de documents Manque d’agilité sur les changements de scope Pas de point focal responsabilisé EQUIPE Animation collective de l’équipe déficiente Leadership faible Infantilisation Définition du process batch documentaire Le « Responsable d’Équipe » devient point focal responsabilisé Expert intégré à l’équipe Refonte de l’équipe Nouveau « Team Leader » Coaching sur développement personnel
  28. 28. 28 Crise: le plan d’action – Externalisation Encadrement Equipe SII: • Proximité avec Chef de projet, Responsable d’Équipe et service Qualité • Management facilité, réactivité accrue • Proximité avec les Opérations, le commerce, les RH Intégration Equipe SII • Réunion hebdo, café ensemble le matin, repas le midi • Devenu une équipe => Engagement • Co-localisation • Discussions intra/inter équipe => Echange, REX, bonne pratique Relation Client: • Rationalisation du rapport • Echange anticipé => Discussions plus ciblées, plus riches • Interface « point focal » avec le nouveau « Responsable d’équipe » • Communication globale améliorée Outils • Nouvelle façon de s’organiser/travailler • Présence du Responsable d’équipe 2 jours par semaine sur site client • Outils dispo uniquement chez le client => Anticipation, Optimisation du planning • Espace de collaboration / Échange en ligne (SharePoint) COMMUNICATION INTERNE COMMUNICATION INTERNE COMMUNICATION EXTERNE COMMUNICATION EXTERNE
  29. 29. 29 Sept. Oct. Nov. Dec. Le point de rupture CRISE ! Phase d’observation Analyse cause racine crise externe Point de convergence avec le client et annonce du plan d’action / audit PLAN DE CRISE 25 Janvier = Statut du plan Rassemblement de l’équipe, présentation, nouvelle organisation et plan de gestion du centre de service « GRANDE MESSE » PROJET EXTERNALISATION Création d’une colocalisation et d’un esprit d’équipe fort ARRIVÉE Nouveau chef de projet annoncé Crise: Le plan d’action « Mobilisation » Analyse projet interne CRISE INTERNE Échéancier / Coût / Marge !
  30. 30. 4. BILAN DU PLAN And the winner is ? 30 Jean-Luc Salinas, PMP®
  31. 31. PLAN DE CRISE 31 Crise: « … Faites ce que vous dites ! » Q1 CRISE ! CDP Définition du process batch documentaire Le « Responsable d’Équipe » devient point focal responsabilisé Expert intégré à l’équipe Refonte de l’équipe Nouveau « Team Leader » Externalisation de l’équipe STATUT DU PLAN PROCESSUS Validation « batch » Q4 Point focal responsabilisé NOUVEAU TL Q2 Mi-temps EXPERT Nouvelle ÉQUIPE EXTERNALISATION Création d’une colocalisation et d’un esprit d’équipe fort
  32. 32. 32 Gérer « l’après-crise » N’arrêtez pas vos initiatives et plan en cours à la sortie de la crise ! • Faites des bilans de fin de crise – projet et personnel • Poursuivez les transformations effectuées • Lancez des plans d’amélioration continue • Osez !
  33. 33. 5. RÉTROSPECTIVE L’identité secrète de l’agent double ! 33 Jean-Luc Salinas, PMP®
  34. 34. 34 Cause racine ? L’agent double ? LA GESTION DE PROJET « La non-maîtrise par les parties prenantes du fonctionnement d’un catalogue en Unité d’Oeuvre »
  35. 35. 35 Gestion de crise: Les tuyaux d’Huggy COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT EN INTERNE • La crise? Donnez lui un nom ! > Rendez-la réelle • Ne pas la “minimiser” • Ne pas la “dramatiser” • Adoptez la transparence • Faites une revue de lancement de la crise ! • Faites de la sortie de crise une réussite collective PROTÉGEZ L’ÉQUIPE • Restaurez un climat propice au travail et à la sortie de la crise • Ranimer un esprit d’équipe • Faites les se sentir supporter RESTAUREZ LA CONFIANCE • Montrez que vous « gérez » • Adoptez une transparence positive • Mettez-vous à sa place ! • Montrez vos efforts: « Dites ce que vous faites… … Et faites ce que vous dites » • Faites de la sortie de crise un succès commun SOYEZ AGILE ! • Faites des choix forts et nécessaires • Favorisez le travail collaboratif • « Visual Management » • Créez des moments privilégiés • Cycle court avec succès itératifs POUTINE
  36. 36. 36 COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT EN INTERNE • La crise? Donnez lui un nom ! > Rendez-la réelle • Ne pas la “minimiser” • Ne pas la “dramatiser” • Adoptez la transparence • Faites une revue de lancement de la crise ! • Faites de la sortie de crise une réussite collective PROTÉGEZ L’ÉQUIPE • Restaurez un climat propice au travail et à la sortie de la crise • Ranimer un esprit d’équipe • Faites les se sentir supporter RESTAUREZ LA CONFIANCE • Montrez que vous « gérez » • Adoptez une transparence positive • Mettez-vous à sa place ! • Montrez vos efforts: « Dites ce que vous faites… … Et faites ce que vous dites » • Faites de la sortie de crise un succès commun SOYEZ AGILE ! • Faites des choix forts et nécessaires • Favorisez le travail collaboratif • « Visual Management » • Créez des moments privilégiés • Cycle court avec succès itératifs RESPONSABILISÉE MOTIVÉE ENGAGÉE COLLABORATIVE SOUTENUE SUPPORTÉE CONSCIENTE CONCERNÉE Gestion de crise: Un travail d’équipe
  37. 37. Une organisation qui a su gérer une crise est une organisation « gagnante » • Une capacité de changement améliorée • Des équipes engagées • Une hausse des « soft skills » • Une meilleure sensibilisation sur les pratiques en gestion de projet La gestion de crise est une gestion du changement rapide et forcée. Jean-Luc Salinas, 2017 37 Conclusion 
  38. 38. 38 JEAN-LUC SALINAS PMP® www.siicanada.com SII CANADA Merci. Jean-luc.salinas@siicanada.com

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