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Colloque en gestion de projets 2017
1
Les bénéfices de la création
d’un bureau de projets à la RBQ
Stéphane Labrie Président-directeur général
Éric Bélanger Responsable du bureau de projets
Colloque en gestion de projets 2017
2
Plan de la présentation
• Section 1 : La présentation de l’organisation
• Section 2 : Le contexte de la RBQ en 2013
• Section 3 : Les bénéfices du bureau de projets (BP)
• Section 4 : La progression des dernières années
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Colloque en gestion de projets 2017
3
Section 1
La présentation de l’organisation
Colloque en gestion de projets 2017
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La présentation de l’organisation
Les responsabilités de la RBQ
Organisme public sous la responsabilité du secrétariat du Travail. Il compte 470 employés.
Assurer la qualité de
la construction
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professionnelle - Probité
Colloque en gestion de projets 2017
5
La présentation de l’organisation
Les projets sous la responsabilité du BP
Technologies de
l’information (TI)
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Règlements
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Organisation
et mission
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Colloque en gestion de projets 2017
6
Section 2
Le contexte de la RBQ en 2013
Colloque en gestion de projets 2017
7
Le contexte de la RBQ en 2013
La motivation qui mène aux changements
• Arrivée récente en poste
• Plusieurs projets sont en retards et sans responsable
assigné
• Aucun système de suivi structuré des mandats de la
RBQ
Colloque en gestion de projets 2017
8
Le contexte de la RBQ en 2013
La motivation qui mène aux changements
• Une firme est retenue afin de conseiller la direction
pour faire face à ces enjeux
• Le constat est flagrant : On ne peut réaliser
efficacement les projets avec les méthodes actuelles
• Recommandations de la firme retenue :
– Créer un bureau de projets sous la présidence
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Colloque en gestion de projets 2017
9
Le contexte de la RBQ en 2013
Comment les projets étaient-ils gérés ?
• Environ 125 projets et opportunités identifiés ou
en réalisation
• Notion de projets floue et non uniforme
• Absence de données sur les projets
• Fonctionnement cloisonné où l’on trouve peu
d’échange inter-direction
• Absence d’outil permettant de colliger les données
des projets et d’en faire un suivi
Colloque en gestion de projets 2017
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Section 3
Les bénéfices du bureau de projets (BP)
Colloque en gestion de projets 2017
11
Création des
outils et
processus
Consolidation des
rôles et
responsabilités du BP
Contrôle de
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des projets
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Les grandes étapes dans le temps
Sept.
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Nouveau
positionnement
du BP
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Réalisation d’une étude
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Colloque en gestion de projets 2017
12
Création des
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La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014)
Nouveau
positionnement
du BP
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• Structurer la gestion des projets à la RBQ
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• Une méthodologie est instaurée pour le démarrage des projets
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Colloque en gestion de projets 2017
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Création des
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Consolidation des
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Les bénéfices du bureau de projets
La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)
Nouveau
positionnement
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Objectifs visés :
• Disposer d’une porte d’entrée unique pour la gestion des projets
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l’organisation
Activités réalisées :
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Colloque en gestion de projets 2017
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La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)
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Création des
outils et
processus
Consolidation des
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Contrôle de
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des projets
Les bénéfices du bureau de projets
La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)
Nouveau
positionnement
du BP
Bénéfices obtenus :
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projets à la RBQ
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• Amélioration du suivi des projets par la haute direction
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les projets en temps réel
Colloque en gestion de projets 2017
18
Création des
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Le contrôle de la qualité des projets (septembre 2015 à mai 2016)
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bureau de projets
Réalisation d’une
étude de maturité
Colloque en gestion de projets 2017
19
Les bénéfices du bureau de projets
Les grands constats de l’étude de maturité
• Des assises solides aptes à soutenir l’évolution de
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• Une culture de gestion de projets qui doit
s’incarner davantage au sein de l’organisation
• Une gestion de portefeuille de projets (GPP) à
bonifier
• Des rôles et des responsabilités à préciser au sein
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Colloque en gestion de projets 2017
20
Les bénéfices du bureau de projets
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• Outils fonctionnels
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• Langage commun
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• Processus axés sur les
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• Plans de contrôle des
processus documentés
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2016
2016
2016
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Colloque en gestion de projets 2017
21
Les bénéfices du bureau de projets
Les recommandations de l’étude de maturité
• Favoriser l’émergence d’une véritable culture de
gestion de projets au sein de la RBQ
• Implanter la GPP comme point d’appui de la
gouvernance des projets et de l’organisation
• Revoir l’organisation du mode « projet » de la RBQ
afin d’en augmenter l’efficacité et l’efficience
Colloque en gestion de projets 2017
22
Création des
outils et
processus
Consolidation des
rôles et
responsabilités du BP
Contrôle de
la qualité
des projets
Les bénéfices du bureau de projets
Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Nouveau
positionnement
du BP
Objectifs visés :
• Culture de GP présente à tous les niveaux de l’organisation
• Fiabilité accrue des données de projets
• Réalisation des projets retenus par l’organisation
Activités réalisées :
• Mise en place d’un comité de suivi des projets
• Mise en place d’une communauté de praticiens en GP
• Implantation de la notion de programme
• Développement d’outils d’évaluation de la capacité
• Introduire un outil de feuilles de temps pour gérer les heures consacrées aux
projets
Colloque en gestion de projets 2017
23
Création des
outils et
processus
Consolidation des
rôles et
responsabilités du BP
Contrôle de
la qualité
des projets
Les bénéfices du bureau de projets
Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Nouveau
positionnement
du BP
Bénéfices obtenus (partie 1) :
• La haute direction consacre périodiquement du temps à l’approbation et aux
suivis des projets
• Création d’une dynamique de groupe et d’un sentiment d’appartenance pour
les chefs de projets
• La reddition de comptes des projets est plus transparente et plus fiable
• La RBQ dispose d’un portefeuille de projets priorisés
• On donne de la valeur à tous les projets de l’organisation parce qu’on
considère désormais les coûts internes et externes des projets
Colloque en gestion de projets 2017
24
Création des
outils et
processus
Consolidation des
rôles et
responsabilités du BP
Contrôle de
la qualité
des projets
Les bénéfices du bureau de projets
Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Nouveau
positionnement
du BP
Bénéfices obtenus (partie 2) :
• Les silos entre les directions sont diminués par l’approche projet
• La capacité de réalisation de l’organisation est considérée dans la
préparation des projets
• Plus de projets qui respectent les paramètres autorisés
• Dispose d’une capacité de gérer et d’offrir une reddition de comptes
automatisée par projet ou par programme
• Le parcours de gestion de projets est adapté (mini-standard-complexe) selon
le niveau de complexité identifié au démarrage du projet
Colloque en gestion de projets 2017
25
Les bénéfices du bureau de projets
Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Tableau de bord
exécutif
Colloque en gestion de projets 2017
26
Les bénéfices du bureau de projets
Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Section des
projets retenus
et priorisés
Section des projets
non sélectionnés
Portefeuille des
projets RBQ
2017-2018
Colloque en gestion de projets 2017
27
Section 4
La progression des dernières années
Colloque en gestion de projets 2017
28
La progression des dernières années
Retour sur l’atteinte des objectifs que l’organisation s’était fixés en 2014
• Objectif 1 : Prioriser les projets à l’aide de critères établis
• Objectif 2 : Fonctionner en multidisciplinarité du démarrage à la
fermeture
• Objectif 3 : Intégrer la GP dans les pratiques usuelles de la RBQ
• Objectif 4 : Posséder un tableau de bord dont les données sont
fiables et complètes sans relance du BP
• Objectif 5 : Assurer la réalisation des projets identifiés
65 %
90 %
95 %
90 %
80 %
Colloque en gestion de projets 2017
29
La progression des dernières années
Répartition des projets (%) à travers les années selon 3 axes d’évaluation
0
20
40
60
80
100
2013 2014 2015 2016
Réalisation d'un suivi de projet Production d'un bilan Respect de la date de livraison autorisée
Colloque en gestion de projets 2017
30
Section 5
Les projections pour le futur
Colloque en gestion de projets 2017
31
Les projections pour le futur
• Confier au BP des responsabilités plus grandes dans la
gestion et la direction de certains projets pour le
compte de la haute direction
• Améliorer les critères de priorisation des projets et les
outils de capacité actuels
• Améliorer les métriques et l’historique des projets
• Établir un plan d’amélioration continue à l’aide des
bilans déposés
Colloque en gestion de projets 2017
32
Les projections pour le futur
• Rendre l’information de gestion plus simple et plus
conviviale pour les gestionnaires
• Améliorer les connaissances et l’expertise du
personnel en GP
• Établir des ententes de gestion avec nos partenaires
de services afin d’améliorer la gestion des projets
réalisés à l’externe
Colloque en gestion de projets 2017
33
Des commentaires
ou des questions?
Colloque en gestion de projets 2017
34
Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2017.

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PMI LQ colloque 2017 S. Labrie É. Bélanger-Bénéfices création bureau de projets à la rbq

  • 1. Colloque en gestion de projets 2017 1 Les bénéfices de la création d’un bureau de projets à la RBQ Stéphane Labrie Président-directeur général Éric Bélanger Responsable du bureau de projets
  • 2. Colloque en gestion de projets 2017 2 Plan de la présentation • Section 1 : La présentation de l’organisation • Section 2 : Le contexte de la RBQ en 2013 • Section 3 : Les bénéfices du bureau de projets (BP) • Section 4 : La progression des dernières années • Section 5 : Les projections pour le futur
  • 3. Colloque en gestion de projets 2017 3 Section 1 La présentation de l’organisation
  • 4. Colloque en gestion de projets 2017 4 La présentation de l’organisation Les responsabilités de la RBQ Organisme public sous la responsabilité du secrétariat du Travail. Il compte 470 employés. Assurer la qualité de la construction Assurer la sécurité du public Mission Compétences Normalisation Qualification professionnelle Enquête Garanties financières Inspection Assurer la qualification professionnelle - Probité
  • 5. Colloque en gestion de projets 2017 5 La présentation de l’organisation Les projets sous la responsabilité du BP Technologies de l’information (TI) 25 % Règlements 39 % Organisation et mission 36 % * Source : Portefeuille RBQ 2017-2018
  • 6. Colloque en gestion de projets 2017 6 Section 2 Le contexte de la RBQ en 2013
  • 7. Colloque en gestion de projets 2017 7 Le contexte de la RBQ en 2013 La motivation qui mène aux changements • Arrivée récente en poste • Plusieurs projets sont en retards et sans responsable assigné • Aucun système de suivi structuré des mandats de la RBQ
  • 8. Colloque en gestion de projets 2017 8 Le contexte de la RBQ en 2013 La motivation qui mène aux changements • Une firme est retenue afin de conseiller la direction pour faire face à ces enjeux • Le constat est flagrant : On ne peut réaliser efficacement les projets avec les méthodes actuelles • Recommandations de la firme retenue : – Créer un bureau de projets sous la présidence – Mettre en place un cadre de gouvernance des projets – Doter des postes dans l’organisation – Créer une liste consolidée des projets
  • 9. Colloque en gestion de projets 2017 9 Le contexte de la RBQ en 2013 Comment les projets étaient-ils gérés ? • Environ 125 projets et opportunités identifiés ou en réalisation • Notion de projets floue et non uniforme • Absence de données sur les projets • Fonctionnement cloisonné où l’on trouve peu d’échange inter-direction • Absence d’outil permettant de colliger les données des projets et d’en faire un suivi
  • 10. Colloque en gestion de projets 2017 10 Section 3 Les bénéfices du bureau de projets (BP)
  • 11. Colloque en gestion de projets 2017 11 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets Les grandes étapes dans le temps Sept. 2013 Mai 2014 Sept. 2015 Mai 2016 Nouveau positionnement du BP Création du bureau de projets Réalisation d’une étude de maturité de la gestion de projets (GP)
  • 12. Colloque en gestion de projets 2017 12 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014) Nouveau positionnement du BP Objectifs visés : • Structurer la gestion des projets à la RBQ • Avoir une image commune des projets à la RBQ Activités réalisées : • Adoption d’un cadre de gouvernance des projets • Publication d’une première liste des projets • Développement d’outils de documentation des projets
  • 13. Colloque en gestion de projets 2017 13 Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014) Approche de gouvernance des projets RBQ
  • 14. Colloque en gestion de projets 2017 14 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014) Nouveau positionnement du BP Bénéfices obtenus : • Une méthodologie est instaurée pour le démarrage des projets • Prise de conscience partagée de l’ampleur et de la diversité des projets • Une meilleure compréhension du contenu de chaque projet
  • 15. Colloque en gestion de projets 2017 15 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015) Nouveau positionnement du BP Objectifs visés : • Disposer d’une porte d’entrée unique pour la gestion des projets • Rendre disponible l’information des projets à l’ensemble de l’organisation Activités réalisées : • Regrouper la gestion de tous les projets sous le BP • Implanter un système de gestion de projets « l’Espace projets »
  • 16. Colloque en gestion de projets 2017 16 Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015) Page d’accueil d’un site de projet RBQ
  • 17. Colloque en gestion de projets 2017 17 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015) Nouveau positionnement du BP Bénéfices obtenus : • Uniformisation des pratiques de gestion et de reddition des projets à la RBQ • Uniformisation des étapes de réalisation-suivi des projets • Amélioration du suivi des projets par la haute direction • La haute direction a accès au contenu et aux informations de tous les projets en temps réel
  • 18. Colloque en gestion de projets 2017 18 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets Le contrôle de la qualité des projets (septembre 2015 à mai 2016) Nouveau positionnement du BP Objectif visé : • Assurer la conformité et l’uniformité des informations des projets Bénéfices obtenus : • Mise en lumière des lacunes liées à l’approbation et au suivi des projets • Démonstration du fait que la gestion des projets est variable selon les gestionnaires • Mise en perspective que certains projets étaient gérés hors du bureau de projets Réalisation d’une étude de maturité
  • 19. Colloque en gestion de projets 2017 19 Les bénéfices du bureau de projets Les grands constats de l’étude de maturité • Des assises solides aptes à soutenir l’évolution de la gestion de projets • Une culture de gestion de projets qui doit s’incarner davantage au sein de l’organisation • Une gestion de portefeuille de projets (GPP) à bonifier • Des rôles et des responsabilités à préciser au sein d’un travail d’équipe accentué
  • 20. Colloque en gestion de projets 2017 20 Les bénéfices du bureau de projets Les résultats globaux d’étalonnage de l’étude de maturité Domaine • Aucun outil • Aucune méthode • Aucune orientation • Outils fonctionnels • Méthodes de base • Gestion réactive • Gestion des processus • Langage commun • Processus documentés • Conformité • Processus mesurés • Mesure des intrants et des extrants • Processus axés sur les clients • Plans de contrôle des processus documentés • Contrôle des processus démontré (données) • Amélioration continue • Participation étendue • Améliorations intégrées GPP Gestion de programme Gestion de projet 2016 2016 2016 2013 2013 2013 2017 0 Absent 1 Initial 2 Normalisé 3 Mesuré 4 Contrôlé 5 Amélioré 2019 2018
  • 21. Colloque en gestion de projets 2017 21 Les bénéfices du bureau de projets Les recommandations de l’étude de maturité • Favoriser l’émergence d’une véritable culture de gestion de projets au sein de la RBQ • Implanter la GPP comme point d’appui de la gouvernance des projets et de l’organisation • Revoir l’organisation du mode « projet » de la RBQ afin d’en augmenter l’efficacité et l’efficience
  • 22. Colloque en gestion de projets 2017 22 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui) Nouveau positionnement du BP Objectifs visés : • Culture de GP présente à tous les niveaux de l’organisation • Fiabilité accrue des données de projets • Réalisation des projets retenus par l’organisation Activités réalisées : • Mise en place d’un comité de suivi des projets • Mise en place d’une communauté de praticiens en GP • Implantation de la notion de programme • Développement d’outils d’évaluation de la capacité • Introduire un outil de feuilles de temps pour gérer les heures consacrées aux projets
  • 23. Colloque en gestion de projets 2017 23 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui) Nouveau positionnement du BP Bénéfices obtenus (partie 1) : • La haute direction consacre périodiquement du temps à l’approbation et aux suivis des projets • Création d’une dynamique de groupe et d’un sentiment d’appartenance pour les chefs de projets • La reddition de comptes des projets est plus transparente et plus fiable • La RBQ dispose d’un portefeuille de projets priorisés • On donne de la valeur à tous les projets de l’organisation parce qu’on considère désormais les coûts internes et externes des projets
  • 24. Colloque en gestion de projets 2017 24 Création des outils et processus Consolidation des rôles et responsabilités du BP Contrôle de la qualité des projets Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui) Nouveau positionnement du BP Bénéfices obtenus (partie 2) : • Les silos entre les directions sont diminués par l’approche projet • La capacité de réalisation de l’organisation est considérée dans la préparation des projets • Plus de projets qui respectent les paramètres autorisés • Dispose d’une capacité de gérer et d’offrir une reddition de comptes automatisée par projet ou par programme • Le parcours de gestion de projets est adapté (mini-standard-complexe) selon le niveau de complexité identifié au démarrage du projet
  • 25. Colloque en gestion de projets 2017 25 Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui) Tableau de bord exécutif
  • 26. Colloque en gestion de projets 2017 26 Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui) Section des projets retenus et priorisés Section des projets non sélectionnés Portefeuille des projets RBQ 2017-2018
  • 27. Colloque en gestion de projets 2017 27 Section 4 La progression des dernières années
  • 28. Colloque en gestion de projets 2017 28 La progression des dernières années Retour sur l’atteinte des objectifs que l’organisation s’était fixés en 2014 • Objectif 1 : Prioriser les projets à l’aide de critères établis • Objectif 2 : Fonctionner en multidisciplinarité du démarrage à la fermeture • Objectif 3 : Intégrer la GP dans les pratiques usuelles de la RBQ • Objectif 4 : Posséder un tableau de bord dont les données sont fiables et complètes sans relance du BP • Objectif 5 : Assurer la réalisation des projets identifiés 65 % 90 % 95 % 90 % 80 %
  • 29. Colloque en gestion de projets 2017 29 La progression des dernières années Répartition des projets (%) à travers les années selon 3 axes d’évaluation 0 20 40 60 80 100 2013 2014 2015 2016 Réalisation d'un suivi de projet Production d'un bilan Respect de la date de livraison autorisée
  • 30. Colloque en gestion de projets 2017 30 Section 5 Les projections pour le futur
  • 31. Colloque en gestion de projets 2017 31 Les projections pour le futur • Confier au BP des responsabilités plus grandes dans la gestion et la direction de certains projets pour le compte de la haute direction • Améliorer les critères de priorisation des projets et les outils de capacité actuels • Améliorer les métriques et l’historique des projets • Établir un plan d’amélioration continue à l’aide des bilans déposés
  • 32. Colloque en gestion de projets 2017 32 Les projections pour le futur • Rendre l’information de gestion plus simple et plus conviviale pour les gestionnaires • Améliorer les connaissances et l’expertise du personnel en GP • Établir des ententes de gestion avec nos partenaires de services afin d’améliorer la gestion des projets réalisés à l’externe
  • 33. Colloque en gestion de projets 2017 33 Des commentaires ou des questions?
  • 34. Colloque en gestion de projets 2017 34 Cette présentation sera disponible sur le site web du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2017.