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Colloque en gestion de projet 2018
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équipes de projet, sans en augmenter les effectifs
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Colloque en gestion de projet 2018
5
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6
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ressources limitées
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7
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Colloque en gestion de projet 2018
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UNE QUESTION
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Colloque en gestion de projet 2018
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travailleurs sont désengagés
Au Canada et aux États-Unis seulement :
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Les conditions de l’engagement individuel et de la
performance en projet
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11
Les conditions de l’engagement individuel et de la
performance en projet
On s’engage….
… lorsqu’on est capable
«CAPACITÉ»
Attentes sur les
réalisations
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Efforts
(ma capacité)
Attentes sur
les résultats
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Réalisations
(les possibilités
de retour)
Valence ou
valeur du
Résultat
(ce que ça
représente
pour moi)
Niveau de
motivationX X =
La formule de motivation de Vroom
Colloque en gestion de projet 2018
12
Les conditions de l’engagement individuel et de la
performance en projet
Capacité = Voir + Savoir + Pouvoir
• Voir = Connaissance partagée du contexte = le quoi et le pourquoi
• Savoir = Expertise, connaissance technique = le comment
• Pouvoir = « savoir-faire », expérience, outils et autres ressources requises…
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certainement pas égale à 100 %)
Colloque en gestion de projet 2018
13
Les conditions de l’engagement individuel et de la
performance en projet
On s’engage….
… lorsqu’on le désire
«DÉSIRABILITÉ»
Attentes sur les
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Efforts
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Résultat
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pour moi)
Niveau de
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D’HABITUDE
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Gestion multi-projet et livraison des bénéfices
Projet D
Projet C
Projet B
Projet A
Efforts
Temps
Livraison de
bénéfices
Livraison de
bénéfices
Livraison de
bénéfices
A B C
Livraison de
bénéfices
Livraison de
bénéfices
Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices
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bénéfices
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bénéfices
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bénéfices
Approche court terme et plusieurs livraisons rapides pour chacun des projets
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RessourceB
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21
Les BONNES HABITUDES
Favoriser un environnement collaborACTIF
= Performance et meilleure gestion de la capacité organisationnelle
= Maximisation des bénéfices pour l’organisation
• Une bonne organisation des tâches à réaliser dans chacun des projets
• Participation active des ressources métiers dans la planification de
chacun des projets
• Découpage des livrables en petits morceaux et pas
« de chevauchement » entre les tâches
• Une bonne communication avec les chargés de projet
• Le respect de ses engagements MALGRÉ LES INTERRUPTIONS ET LE
TRAVAIL EN MODE MULTITÂCHE
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22
Équipé pour les INTERRUPTIONS EN MODE
MULTITÂCHE
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23
La gestion multiprojet – le multitâche
Quelques mots sur la « théorie des contraintes » de Goldratt
Gestion par goulot d'étranglement et optimisation de la
gestion « multitâche » en projet
Goulot d'étranglement
• En projet, GOULOT principal: Capacité, désir
ET habitudes de travail des individus et
équipes à réaliser ce qui est demandé
Figure extraite de :
http://membres.lycos.fr/hconline/toc/toc.htm
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Colloque en gestion de projet 2018
24
La gestion multiprojet – le multitâche
Quelques mots sur la « théorie des contraintes » de Goldratt
• Les goulots déterminent le débit de réalisation
des livrables d’une activité et les niveaux du
travail en attente
• Toute perte de temps sur un goulot est une perte
pour tout le système
• Tout gain de temps sur un non-goulot est un
leurre
Quelques règles de la TOC sur la gestion des goulots
Colloque en gestion de projet 2018
25
• Le cherry-picking, consistant à choisir les tâches par
préférence plutôt que selon un ordonnancement déterminé
• La Loi de Parkinson : « La réalisation d'un travail occupe
entièrement le temps alloué pour celui-ci »
• Le syndrome de l'étudiant : Commençant au dernier
moment possible, il ne lui est plus possible de réagir en cas
d'aléa qui, selon la loi de Murphy, ne manquera pas de se
produire
Certaines contraintes comportementales à surveiller selon Goldratt
+ Mauvaise habitudes de gestion des
interruptions en mode multitâche
La gestion multi-projet – le multi-tâches
Quelques mots sur la « théorie des contraintes » de Goldratt
Colloque en gestion de projet 2018
26
Gestion multiprojet et multi-tâche
INTERRUPTIONS ET TRAVAIL EN MODE MULTITÂCHE
Quel est le % de temps que
vous passez à faire des
tâches NON PLANIFIÉES
dans une semaine
(interruptions)?
Colloque en gestion de projet 2018
27
Gestion multiprojet et multitâche
Quel est l’impact de ces
interruptions sur la livraison
de vos engagements
hebdomadaires?
INTERRUPTIONS ET TRAVAIL EN MODE MULTITÂCHE
Colloque en gestion de projet 2018
28
La gestion multiprojet – le multitâche
GESTION DES INTERRUPTIONS
Bonne habitude # 1 : découpage en plus petits objectifs
Temps de « redémarrage » + rapide suite à une interruption
pour de plus petits lots de travail
Colloque en gestion de projet 2018
29
La gestion multi-projet – le multi-tâches
GESTION DES INTERRUPTIONS
Bonne habitude # 2 : Optimisation de la gestion multi-tâches
Le multitâche – En parallèle ou en série ?
Colloque en gestion de projet 2018
30
Gestion multiprojet et multitâche
Les effets du travail en mode MULTITÂCHE
A EXÉCUTER EN PARALLÈLE A EXECUTER EN SÉRIE
Projet A
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Projet B
(a à j)
Projet C
(I à X)
Projet A
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Projet B
(a à j)
Projet C
(I à X)
Temps : secondes Temps : secondes
La gestion multiprojet – le multitâche
EXERCICE PRATIQUE
Colloque en gestion de projet 2018
31
Conclusion
Dans notre environnement changeant et en constante évolution, les
organisations font face à une capacité limitée de main d’œuvre qualifiée
2 des pistes de solution efficaces pour accroître la performance de ces
ressources sans avoir à augmenter les effectifs :
• Une gestion de projet centrée sur l’humain, visant à maximiser
l’engagement individuel et collectif
• Des comportements inspirés de la théorie des contraintes, visant de
meilleures habitudes de travail face aux interruptions et la livraison en
mode multitâche
Colloque en gestion de projet 2018
32
Merci de
votre écoute
Colloque en gestion de projet 2018
33
Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2018

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Pmilq colloque 2018 s. tanguay comment accroitre la capacite de realisation de nos equipes de projet sans augmenter les effectifs

  • 1. Colloque en gestion de projet 2018 1 Comment accroître la capacité de réalisation de nos équipes de projet, sans en augmenter les effectifs Simon Tanguay Directeur services conseils ABna services conseils simon.tanguay@abnaconseils.com 2 PISTES!
  • 2. Colloque en gestion de projet 2018 2 PROGRAMMATION • PRÉAMBULE • PISTE 1 – UNE QUESTION D’ENGAGEMENT • PISTE 2 – UNE QUESTION D’HABITUDE • CONCLUSIONS ET QUESTIONS
  • 3. Colloque en gestion de projet 2018 3 UN ENVIRONNEMENT EN CHANGEMENT Volatile Incertain Complexe Ambigu
  • 4. Colloque en gestion de projet 2018 4 Face à cet environnement VICA, l’alignement de nos ressources et de leurs capacités devient un incontournable… On doit mettre toutes nos capacités et notre habileté à : • Nous transformer, apprendre, innover, nous réorganiser, nous redéfinir et nous adapter rapidement et en continu, dans cet environnement en perpétuel changement Ce qui nous permet de continuer à prospérer dans cet environnement de type VICA en accélérant et en augmentant de façon durable la valeur et les bénéfices produits par nos actions, et ce, AVEC DES RESSOURCES CRITIQUES DE PLUS EN PLUS LIMITÉES
  • 5. Colloque en gestion de projet 2018 5 DANS CE CONTEXTE: • Les promesses (mal comprises) du LEAN de « FAIRE PLUS AVEC MOINS » ont été remplacées par l’obligation de « FAIRE PLUS AVEC LES RESSOURCES QU’ON A » • Parmi nos ressources critiques de plus en plus limitées, nous devons considérer les impacts de la démographie en Occident, le vieillissement de la population et les déficits de main d’œuvre à venir
  • 6. Colloque en gestion de projet 2018 6 LA GESTION DE PORTEFEUILLE est un grand pas vers un meilleur usage de ces ressources limitées Elle permet de mettre en place des processus efficaces pour : • Identifier et prioriser les bons projets alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation • Bien évaluer la capacité organisationnelle à réaliser les projets sélectionnés • Utiliser nos ressources limitées sur les bonnes choses RÉCUPÉRATION , PRODUCTION RÉCURRENTE ET AMÉLIORATION EN CONTINU DES BÉNÉFICES
  • 7. Colloque en gestion de projet 2018 7 Une fois qu’on a associé les bonnes ressources (limitées) aux bons projets, peut-on augmenter leur capacité et leur performance? La réponse est OUI et nous vous proposons aujourd’hui deux pistes de solution : PISTE 1 – Accroître l’engagement de nos membres d’équipes de projets PISTE 2 – Changer nos habitudes et routines de travail en mode multiprojet et multitâche
  • 8. Colloque en gestion de projet 2018 8 PISTE 1 UNE QUESTION D’ENGAGEMENT
  • 9. Colloque en gestion de projet 2018 9 L’engagement dans le monde selon Gallup (2013) Pour chaque personne engagée dans son travail, il y a 2 personnes «activement» désengagées À l’échelle mondiale, plus de 85% des travailleurs sont désengagés Au Canada et aux États-Unis seulement : 600 milliards de $ de pertes de productivité par année liées à ce manque d’engagement http://www.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx
  • 10. Colloque en gestion de projet 2018 10 Les conditions de l’engagement individuel et de la performance en projet TEMPS LES INTÉRÊTS PERSONNELS DICTENT L’ENGAGEMENT L’ENGAGEMENT PRÉCÈDE LA PERFORMANCE D’UN PROJET LE « PAIEMENT » DES BÉNÉFICES ASSURE UNE PERFORMANCE DURABLE ET LE SUCCÈS ULTIME DU PROJET
  • 11. Colloque en gestion de projet 2018 11 Les conditions de l’engagement individuel et de la performance en projet On s’engage…. … lorsqu’on est capable «CAPACITÉ» Attentes sur les réalisations associées aux Efforts (ma capacité) Attentes sur les résultats associés aux Réalisations (les possibilités de retour) Valence ou valeur du Résultat (ce que ça représente pour moi) Niveau de motivationX X = La formule de motivation de Vroom
  • 12. Colloque en gestion de projet 2018 12 Les conditions de l’engagement individuel et de la performance en projet Capacité = Voir + Savoir + Pouvoir • Voir = Connaissance partagée du contexte = le quoi et le pourquoi • Savoir = Expertise, connaissance technique = le comment • Pouvoir = « savoir-faire », expérience, outils et autres ressources requises… et disponibilité individuelle (dans un contexte multiprojet et multitâche, n’est certainement pas égale à 100 %)
  • 13. Colloque en gestion de projet 2018 13 Les conditions de l’engagement individuel et de la performance en projet On s’engage…. … lorsqu’on le désire «DÉSIRABILITÉ» Attentes sur les réalisations associées aux Efforts (ma capacité) Attentes sur les résultats associés aux Réalisations (les possibilités de retour) Valence ou valeur du Résultat (ce que ça représente pour moi) Niveau de motivationX X = La formule de motivation de Vroom
  • 14. Colloque en gestion de projet 2018 14 Les conditions de l’engagement individuel et de la performance en projet Désirabilité = Vouloir = condition essentielle à collaborer en équipe • Le « what’s in it for me » • Les bénéfices personnels associés à faire ce projet • Les intérêts et le retour sur l’effort… Les individus aussi essaient de maximiser le ratio « valeur/effort » pour eux-mêmes • Dans un contexte multiprojet et multitâche, c’est un enjeu important à gérer
  • 15. Colloque en gestion de projet 2018 15 Les « LIVRABLES » qu’on oublie !
  • 16. Colloque en gestion de projet 2018 16 CONFIANCE MUTUELLE VISION COMMUNE COMPÉTENCES SABOTAGE CONFUSION ANXIÉTÉ PROJET EN PÉRIL SINON DÉSIR DE PARTICIPER AU PROJET CONDITION 8 « livrables » favorisant l’émergence d’un engagement collectif et continu Les « livrables » favorisant l’engagement en projet
  • 17. Colloque en gestion de projet 2018 17 Les «livrables» favorisant l’engagement en projet RECONNAIS- SANCE (incitatifs) RESSOURCES PLAN D’ACTION PARTICIPATIF BÉNÉFICES MUTUELS RAPIDES À COURT TERME PERFORMANCE ALÉATOIRE (courbe de Rogers) FAUX DÉMARRAGE DÉCOURA- GEMENT ET PERTE DE MOMENTUM COLÈRE CONDITION SINON 8 « livrables » favorisant l’émergence d’un engagement collectif et continu
  • 18. Colloque en gestion de projet 2018 18 Mesurer l’engagement et la performance des équipes de projets Le radar de Olivier ZARA Source: « Le management de l’intelligence collective », Olivier Zara Entraide Ouverture Autonomie Discussion Engagement Leadership
  • 19. Colloque en gestion de projet 2018 19 PISTE 2 UNE QUESTION D’HABITUDE
  • 20. Colloque en gestion de projet 2018 20 Gestion multi-projet et livraison des bénéfices Projet D Projet C Projet B Projet A Efforts Temps Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices A B C Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Livraison de bénéfices Approche court terme et plusieurs livraisons rapides pour chacun des projets RessourceA RessourceB
  • 21. Colloque en gestion de projet 2018 21 Les BONNES HABITUDES Favoriser un environnement collaborACTIF = Performance et meilleure gestion de la capacité organisationnelle = Maximisation des bénéfices pour l’organisation • Une bonne organisation des tâches à réaliser dans chacun des projets • Participation active des ressources métiers dans la planification de chacun des projets • Découpage des livrables en petits morceaux et pas « de chevauchement » entre les tâches • Une bonne communication avec les chargés de projet • Le respect de ses engagements MALGRÉ LES INTERRUPTIONS ET LE TRAVAIL EN MODE MULTITÂCHE
  • 22. Colloque en gestion de projet 2018 22 Équipé pour les INTERRUPTIONS EN MODE MULTITÂCHE
  • 23. Colloque en gestion de projet 2018 23 La gestion multiprojet – le multitâche Quelques mots sur la « théorie des contraintes » de Goldratt Gestion par goulot d'étranglement et optimisation de la gestion « multitâche » en projet Goulot d'étranglement • En projet, GOULOT principal: Capacité, désir ET habitudes de travail des individus et équipes à réaliser ce qui est demandé Figure extraite de : http://membres.lycos.fr/hconline/toc/toc.htm Lesressources
  • 24. Colloque en gestion de projet 2018 24 La gestion multiprojet – le multitâche Quelques mots sur la « théorie des contraintes » de Goldratt • Les goulots déterminent le débit de réalisation des livrables d’une activité et les niveaux du travail en attente • Toute perte de temps sur un goulot est une perte pour tout le système • Tout gain de temps sur un non-goulot est un leurre Quelques règles de la TOC sur la gestion des goulots
  • 25. Colloque en gestion de projet 2018 25 • Le cherry-picking, consistant à choisir les tâches par préférence plutôt que selon un ordonnancement déterminé • La Loi de Parkinson : « La réalisation d'un travail occupe entièrement le temps alloué pour celui-ci » • Le syndrome de l'étudiant : Commençant au dernier moment possible, il ne lui est plus possible de réagir en cas d'aléa qui, selon la loi de Murphy, ne manquera pas de se produire Certaines contraintes comportementales à surveiller selon Goldratt + Mauvaise habitudes de gestion des interruptions en mode multitâche La gestion multi-projet – le multi-tâches Quelques mots sur la « théorie des contraintes » de Goldratt
  • 26. Colloque en gestion de projet 2018 26 Gestion multiprojet et multi-tâche INTERRUPTIONS ET TRAVAIL EN MODE MULTITÂCHE Quel est le % de temps que vous passez à faire des tâches NON PLANIFIÉES dans une semaine (interruptions)?
  • 27. Colloque en gestion de projet 2018 27 Gestion multiprojet et multitâche Quel est l’impact de ces interruptions sur la livraison de vos engagements hebdomadaires? INTERRUPTIONS ET TRAVAIL EN MODE MULTITÂCHE
  • 28. Colloque en gestion de projet 2018 28 La gestion multiprojet – le multitâche GESTION DES INTERRUPTIONS Bonne habitude # 1 : découpage en plus petits objectifs Temps de « redémarrage » + rapide suite à une interruption pour de plus petits lots de travail
  • 29. Colloque en gestion de projet 2018 29 La gestion multi-projet – le multi-tâches GESTION DES INTERRUPTIONS Bonne habitude # 2 : Optimisation de la gestion multi-tâches Le multitâche – En parallèle ou en série ?
  • 30. Colloque en gestion de projet 2018 30 Gestion multiprojet et multitâche Les effets du travail en mode MULTITÂCHE A EXÉCUTER EN PARALLÈLE A EXECUTER EN SÉRIE Projet A (1 à 10) Projet B (a à j) Projet C (I à X) Projet A (1 à 10) Projet B (a à j) Projet C (I à X) Temps : secondes Temps : secondes La gestion multiprojet – le multitâche EXERCICE PRATIQUE
  • 31. Colloque en gestion de projet 2018 31 Conclusion Dans notre environnement changeant et en constante évolution, les organisations font face à une capacité limitée de main d’œuvre qualifiée 2 des pistes de solution efficaces pour accroître la performance de ces ressources sans avoir à augmenter les effectifs : • Une gestion de projet centrée sur l’humain, visant à maximiser l’engagement individuel et collectif • Des comportements inspirés de la théorie des contraintes, visant de meilleures habitudes de travail face aux interruptions et la livraison en mode multitâche
  • 32. Colloque en gestion de projet 2018 32 Merci de votre écoute
  • 33. Colloque en gestion de projet 2018 33 Cette présentation sera disponible sur le site web du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2018